12.2. Bilaga 1. Delårsrapport 2017, kommunstyrelsen

(1)

Delårsrapport Tertial 2 2017

Kommunstyrelsen

(2)

Kommunstyrelsen, Delårsrapport 2(27)

Innehållsförteckning

1 Ekonomisk uppföljning ... 3

1.1 Prognos KS ... 3

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 4

1.3 Uppföljning av årets förändringar ... 5

1.4 Exploateringsprognos ... 6

1.5 Investeringsprognos ... 7

2 Återsökning av statsbidrag ... 8

3 Åtaganden ... 9

3.1 Ansvarsfull ekonomi ... 9

3.2 Näringsliv och arbetsmarknad ... 10

3.3 Förebyggande insatser och omsorg ... 11

3.4 Miljö och samhällsutveckling ... 11

3.5 Kommunikation ... 13

4 Personal ... 15

5 Kommunledningskontorets uppdrag ... 16

5.1 Löpande rapportering: KS uppdrar till KLK att ta fram en markutvecklingsstrategi för utveckling av kommunens mark och bedriva fastighetsutveckling ... 21

5.2 Löpande rapportering: KS uppdrar till KLK att i projektdirektivet för Väsjön lägga in antal byggrätter för hyresrätter, vilka bör upplåtas med tomträtt. ... 21

6 Viktiga förändringar ... 22

7 Nya data och resultat ... 23

8 Riskhantering - internkontroll ... 24

8.1 Administration ... 24

8.2 Ekonomi... 24

8.3 Generell ... 25

8.4 Inköp ... 26

8.5 Fakturahantering ... 26

8.6 Arkivering och gallring ... 27

(3)

1 Ekonomisk uppföljning

1.1 Prognos KS

Prognosrapport 2017 KS

Budget

2017 Period-

utfall Utfall % Prognos

aug Budget-

avvikelse Prognos maj KOMMUNSTYRELSEN

Intäkter -166 638 -110 384 66 -171 912 5 274 -170 598

Kostnader 346 465 211 165 61 348 919 -2 454 349 561

Netto (tkr) 179 827 100 781 56 177 007 2 820 178 962

Resultat (tkr) per rapporteringsområde Politisk verksamhet

Intäkter 0 0 0 0 0 0

Kostnader 24 131 15 142 63 24 057 74 24 054

Netto (tkr) 24 131 15 142 63 24 057 74 24 054

Kommunledning

Intäkter -100 725 -67 229 67 -104 065 3 340 -102 535

Kostnader 204 447 124 237 61 206 613 -2 166 206 205

Netto (tkr) 103 722 57 007 55 102 548 1 174 103 669

Stadsbyggnadsavdelningen

Intäkter -60 351 -39 520 65 -62 285 1 934 -62 501

Kostnader 72 288 42 036 58 72 685 -397 73 738

Netto (tkr) 11 937 2 516 21 10 400 1 537 11 237

Kommunrevisionen

Kostnader 1 672 336 20 1 672 0 1 672

Netto (tkr) 1 672 336 20 1 672 0 1 672

Samarbetsorgan

Kostnader 3 315 2 235 67 3 315 0 3 315

Netto (tkr) 3 315 2 235 67 3 315 0 3 315

Räddningstjänst

Intäkter -5 562 -3 635 65 -5 562 0 -5 562

Kostnader 40 612 26 900 66 40 578 34 40 578

Netto (tkr) 35 050 23 265 66 35 016 34 35 016

Prel.kostnader-interna 0 279 0 0 0 0

Diff/felkonteringar 0 0 0 0 0 0

(4)

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget

Helårsprognos jämfört med budget och föregående prognos

Kommunstyrelsen prognostiserar ett överskott om 2,8 miljoner kronor. Tidigare prognos visade en budget i balans.

Stadsbyggnadsavdelningen bidrar till överskottet med ca 1,5 miljoner kronor (0,7 mkr i tidigare prognos) och under kommunledning har prognosen förbättras och ett överskott väntas om 1,2 miljoner kronor.

Utfallet jämfört med riktvärde och prognos

Utfallet ligger på 56 procent för kommunstyrelsen vilket är lägre än riktvärdet för perioden (67 %). Detta beror bland annat på att kostnader för It-projekt, utredningar och konsultkostnader väntas först till hösten.

Även personalkostnader har varit lägre under de två första tertialen.

Utfallet för stadsbyggnadsavdelningen till och med augusti månad visar ett fortsatt stort överskott jämfört med budget. Intäkterna för markförvaltning fortsätter att öka och väntas bli cirka 1,7 miljoner kronor högre än budgeterat.

Prognosbedömning

En del av kostnaderna i prognosen kan ses som något osäkra då det gäller löpande konsultuppdrag som ännu inte är färdigställda.

Kommentarer till prognos per rapporteringsområde Kommunledning

Flera av vårens vakanta tjänster som funnits på kommunledningskontoret är tillsatta och en bättre prognos har kunnat göras utifrån faktiska startdatum och lön. Under maj inventerades behovet av utredningar och konsultstöd vilket visade på högre kostnader för året. Flera av dessa kostnader väntas under hösten.

Personalavdelningen väntar lägre kostnader efter omföring från PO-pålägget då kommunens lönekostnader ökat samt mindre kostnader för utbildning och rehabilitering.

Ny kostnad i prognosen sedan maj är ombyggnation av receptionen på entréplan, detta för att förbättra miljön för både medarbetare och besökare. Totalt väntas detta kosta cirka 0,5 miljoner kronor.

Stadsbyggnadsavdelningen

Utfallet till och med augusti månad visar ett fortsatt stort överskott jämfört med budget. Intäkterna för markförvaltning är fortsatt höga (prognos 1,7 mkr högre än budgeterat). Rent administrativt leder några vakanser till att lönekostnaderna är lägre än förväntat, samtidigt som de som är på plats har en hög interndebiteringsgrad. Sammantaget gör detta att stadsbyggnadsavdelningen kan lämna ett överskott mot budget på 1,5 miljoner kronor (förra prognosen: 700 tkr).

Översiktsplanering och strategisk fastighetsplanering har kostat mer än avsatta budgetmedel under 2017 på grund av många och stora uppdrag inom dessa verksamhetsområden. Detta har dock kunnat hanteras inom ram, dels tack vare ovanstående positiva effekter, men också tack vare omfördelning av resurser, framför allt från vattenverksamhet, hållbarhetsarbete och detaljplanering.

Utfallet för strategisk infrastrukturplanering samt strategisk trafikplanering är lägre än budget, men bedöms sluta på budget vid årets slut då en vakans bemannades under maj månad.

Eventuell omdisponering av budget

Inte aktuellt för perioden

Planerade åtgärder vid eventuella underskott Inte aktuellt för perioden

(5)

1.3 Uppföljning av årets förändringar

Effektivisering inköpshantering 2017 (800 tkr)

Inköpsenheten ser att tendens till att kommunen minskar antal leverantörer fortsätter även under 2017.

Under 2017 har inköpsanalyser med varje förvaltning gjorts. Arbetet med att hitta strategiska inköpsområden fortsätter och behöver utvecklas under 2018.

Drift, e-arkiv (400 tkr)

E-arkivet är i drift.

Resurs rekrytering (700 tkr)

En ytterligare medarbetare har rekryterats till personalavdelningen som personaladministratör, främst med inriktning mot rekrytering för att bland annat avlasta chefer vid annonsering.

Finansiering av överföring av information till E-arkiv (1 mkr)

Medel väntas inte tas i anspråk fullt ut då tjänsten som e-arkivarie varit vakant under första halvåret.

Effektiviseringsprogrammet (totalt 792 tkr) Aktivt arbeta med markupplåtelser

Prognosen för intäkter för markupplåtelser kommer att överträffa målsättningen, tack vare en aktiv förvaltning och omförhandling av tomträttsavtal. Totalt väntas de bli 1,7 miljoner kronor högre än budgeterat.

Minskad ambitionsnivå Mipim

2017 års deltagande vid fastighetsmässan i MIPIM höll en lägre profil än tidigare år.

Minskad ambitionsnivå Stockholm Business Arena

Kommunens deltagande på SBA i slutet av september kommer att hålla något läge profil i år jämfört med tidigare år.

Pris som urvalskriterie i samband med upphandlingar

Hittills i år har två ramavtalsupphandlingar gjorts som påverkar stadsbyggnadsavdelningens driftbudget.

Kommunens upphandling av rekryteringstjänster och stadsbyggnadsanalyser. Prisnivån i de avtalen har dock inte sjunkit sedan de förra avtalen, varför den här punkten får betraktas som ej uppfylld i dagsläget.

Ny timtaxa för PBL-åtgärder

Det index som reglerar timtaxan var något högre än förväntat, vilket leder till något högre intäkter för planavtal.

Effektivare lagring IT

Arbete med att sänka kostnader för back-up filer pågår. Hur stor effektivisering detta innebär är inte klart vid detta tillfälle.

(6)

1.4 Exploateringsprognos

Exploatering exkl

Väsjön (Mkr) Budget 2017 Prognos 2017 Avvikelse

Inkomster 135 109 -26

Utgifter -79 -45 33

Netto 56 64 8

Prognostiserade inkomster för 2017 minskar med 26 miljoner kronor mot budget. Markförsäljning i kvarteret Tårpilen har skjutits på framtiden på grund av överklagad detaljplan. Markförsäljning i Kronåsen är också framflyttad i tiden. Markinkomsterna för Kappetorp bedöms dock ge högre inkomster än budgeterat.

Utgiftssidan minskar med 33 miljoner kronor mot budget. Åtgärder på allmän plats i kvarteret Tabellen har skjutits på framtiden och en tänkt ombyggnation av en korsning i kvarteret Tidskriften har pausat på grund av förbifarten. Även genomförande i kvarteret Tårpilen förskjuts på framtiden i och med att detaljplanen var överklagad.

Netto har det budgeterade överskottet om 56 miljoner kronor nu ökat till 64 miljoner kronor för exploateringsverksamheten, en förändring på 8 miljoner kronor.

Väsjön (Mkr) Budget 2017 Prognos 2017 Avvikelse

Inkomster 129 12 -117

Utgifter -260 -246 14

Netto -131 -234 -103

Jämfört med budget 2017 är prognosen sänkt från -131 miljoner kronor till -234 miljoner kronor vilket innebär en för året försämring med -103 miljoner kronor jämfört med budget. Avvikelsen beror på;

 Väsjön övergripande, en förskjutning av utgifter med (2 mkr) till kommande år. Påverkar inte projektets sluttotal.

 Södersätra Kastellgården, en förskjutning av inkomster för gatukostnadsersättningar till 2018 (- 108 mkr) samt tidigareläggning av kostnader med (-13 mkr). Total förändring -121 miljoner kronor. Påverkar inte projektets sluttotal.

 Väsjön Torg, en förskjutning av utgifter med (13 mkr) till kommande år. Påverkar inte projektets sluttotal.

 Edsbergs Idrottsområde, en förskjutning av utgifter med (9 mkr) till kommande år. Påverkar inte projektets sluttotal.

 Norrsätra, en förskjutning av utgifter med (2 mkr) till kommande år. Påverkar inte projektets sluttotal.

 Esset 3-5, en tidigareläggning av inkomster med (4 mkr). Påverkar inte projektets sluttotal.

 Restaurering Väsjön, en förskjutning av kostnader på grund av tidigareläggning av arbete med (- 13mkr). Projektets sluttotal har påverkats efter upphandling av entreprenaden med -20 miljoner kronor.

Total prognos Väsjön (till och med 2025): Den nyligen avslutade upphandlingen av

muddringsentreprenaden innebär att kostnaderna för Restaurering av Väsjön har ökats med -20 miljoner kronor. Då projektet inte fick något anbud i vanlig ordning upphandlades entreprenaden genom

direktupphandling. Detta innebär att totala Väsjöprojektet slutresultat blir -82,6 miljoner kronor, att jämföras med prognosen i april som låg på -62,6 miljoner kronor.

(7)

1.5 Investeringsprognos

Tre miljoner kronor av investeringsbudgeten var avsatta för nytt inpasseringssystem i Turebergshuset. Då huset behöver renoveras är projektet uppskjutet.

Prognosen för investeringar gäller möbler och anpassning av pentryt på plan 7.

Investeringar Årsbudget Årsprognos Avvikelse

Investeringsram (mkr) 5,2 0,3 4,9

(8)

2 Återsökning av statsbidrag

Medel t.o.m. augusti 2017 Medel - helårsprognos Myndighet

30,5 mkr 30,5 mkr Boverket

15-20 mkr Boverket

218,5 mkr Trafikverket

0,8 mkr 0,8 mkr Länsstyrelsen

Klimatklivet och

stadsinnovationer (belopp okänt) Naturvårdsverket Energieffektivisering inom

belysningsområdet – EELYS

(belopp okänt) Energimyndigheten

Innovationslab för social

innovation (belopp okänt) Vinnova

Projekt Malmparken: 30,5 miljoner kronor har sökts från Boverket för Stöd till utemiljöer i

socioekonomiskt utsatta områden. 75 procent av beviljat bidrag betalas ut i samband med beslut, vilket kan komma att ske under 2017 eller tidigt 2018. Resterande 25 procent betalas ut i samband med slutrapportering av åtgärden.

Stadsbyggnadsavdelningen har sökt Boverkets Stadsbidrag för ökat bostadsbyggande. Storleken på bidraget är svårt att bedöma, då det beror på hur många andra kommuner som söker. På basis av förra årets ansökningar, och givet det antal bostäder med startbesked som ansökan grundar sig på kan en gissning vara att bidraget uppgår till ca 15-20 miljoner kronor. Besked kommer i november och eventuell utbetalning görs i december.

Projekt Linbanan: Ansökan om 218,5 miljoner kronor avsåg Statligt stöd för att främja hållbara stadsmiljöer. Trafikverket avslog ansökan med motiveringen att åtgärden inte kommer att vara färdigställd innan 2019 och uppfyller därmed inte kriterierna för bidraget.

0,8 miljoner kronor har erhållits från Länsstyrelsen för vårt deltagande i Vik-till-vik, ett projekt inom ramen för Vattensamverkan.

Stadsbyggnadsavdelningen överväger att söka Bidrag för sanering av förorenade områden för att bygga bostäder från Naturvårdsverket. Från bidragsbeloppet skall den värdeökning som saneringen medför dras av. Hur detta slår på just projekt i Sollentuna Kommun och hur Naturvårdsverket kommer att bedöma detta ska utredas innan beslut tas om kommunen ska ansöka eller ej. Steg ett för Naturvårdsverket är en enkätundersökning till alla kommuner för att inventera områden i Sverige som tack vare sanering kan användas för att öka bostadsbeståndet. Sollentuna kommun ska delta i den enkätundersökningen.

Under hösten kommer ytterligare några ansökningar att göras (från Energimyndigheten samt Vinnova).

Eftersom ansökningarna inte gjorts ännu går det i dagsläget inte att få fram några belopp.

(9)

Kommunstyrelsen, Delårsrapport 9 ( 27 )

3 Åtaganden

Fokusområden:

3.1 Ansvarsfull ekonomi

Nämndens åtaganden

Stärka kommunens förutsättningar för att kunna erbjuda tjänster av högsta kvalitet och nå sina mål

Kommentar

Utvecklingen av momenten i styrprocessen har fortlöpt fantastiskt under de första två tertialen 201 7. En ny målstyrningsmodell har tagits fram och till den nya övergripande mål. En stor förankringsinsats har genomförts och kommunikationen kring modell och mål fortsätte r under hösten. Flera nya arbetssätt har tagits fram, utvecklats och dokumenterats. Vårens budgetprocess kommer utvärderas under september med fokus på att utveckla budgetunderlaget så det motsvarar det politiken behöver för sina diskussioner under våren.

Inköpsenheten uppdaterar sina rutiner för ärendehantering kontinuerligt. Beställningsformulär för uppdrag har införts i syfte att kunna prioritera de uppdrag som kommer in från verksamheten korrekt, också utifrån att det ska bli mer rättvist.

Arbetet med a tt formalisera den nya bolagsstrukturen efter fullmäktiges beslut i december har varit intensivt. De nödvändiga dokumenten för de nya bolagen, bland annat ägardirektiv och

delegationsordningar, har arbetats fram och fastställts. En delningsplan som syftar till att fastställa vilka fastigheter som ska gå över till Kommunfastigheter har utarbetats.

Etablering av kommunens systemförvaltningsmodell fortsätter. Under våren har införandet riktat in sig på det operativa arbetet i förvaltningsobjekten med utbildnin g och stöd av förvaltningsledare. Efter sommaren har fokus förflyttats till att stödja objektägare att styra sitt förvaltningsobjekt. Syftet blir att skapa en ökad förståelse för på vilket sätt verksamhetsplaneringen bör stödja förvaltningsplaneringen och att detta bör göras med ett strategiskt perspektiv, på vilket sätt man ser att verksamheten utvecklas över tid och på vilket sätt systemstödet kan bidra till detta alternativt behöver anpassas till detta.

Tjänsteportföljer (beskrivning över vilka tjänster som köps in och erbjuds) för It - enhetens

tjänsteområden (It - arbetsplats, servrar, e - tjänsteplattform etc.) är nästan klara. Tjänsteportföljerna ligger som grund för kommande upphandlingar.

Egen servicedesk i kommunens regi kommer att inrättas. Servicedesk, Onsite och Teleservice (de som jobbar med support) kommer att bilda en enhet, vilket kommer att förbättra kundservicen och öka kvalitén.

Utvecklingen av en beställningsportal rullar på enligt plan. Till en början blir den ett nytt sätt att beställa I T - til lbehör, telefoner och vissa internservicetjänster. Men den kommer utvecklas för att på lite sikt bli en portal för alla möjliga typer av beställningar, interna felanmälningar etcetera. Plattform för digital samverkan och samarbete har utvärderats och en le verantör har valts ut. Diverse aktiviteter har genomförts för att höja den digitala kompetensen i kommunen.

Internservice arbetar med att se över processen kring introduktionen av nyanställda och arbetet inför att den nya medarbetaren kommer på plats. Tank en är att få en likadan, effektiv och kvalitativ start för samtliga anställda. Internservice ser även över processen vid avslut av anställning.

Personalavdelningen och kommunikationsenheten har gemensamt tagit fram en plan med olika aktiviteter för att stä rka arbetsgivarmärket. Introduktionen av chefer och medarbetare är under en förändringsprocess för att bättre möta den nya medarbetarens behov. Under hösten kommer

kommunens annonskoncept ses över för att på ett bättre sätt stärka arbetsgivarmärket. Under våren har ett förslag till kärnvärden arbetats fram och presenterats i ledningsgruppen. Kärnvärdena är en

sammanfattning av personalpolicyn och syftar till att skapa en gemensam syn och dialog kring vilka normer som är viktiga för oss. Under hösten kommer arbetet gå vidare med att färdigställa kärnvärdena och förbereda implementering.

(10)

Kommunstyrelsen, Delårsrapport 1 0 ( 27 )

Fokusområden:

3.2 Näringsliv och arbetsmarknad

Medarbetarengagemanget ska öka Kommentar

Arbetet med strategisk kompetensförsörjning pågår löpande med bedömning kring övergripande kompetens utifrån uppdragen. Vid nyrekryteringar görs bedömning om vilka nya kompetenser

avdelningen och i förlängningen kommunen är i behov av. I rekryteringar jämställdhet och mångfald och interna sökande kallas till intervju er.

Kontaktcenter har under året inventerat språkkunskaperna inom enheten. Några ytterligare

språkkunskaper inom kontaktcenter är inte nödvändiga. I dagsläget finns personal som kan följande språk flytande: arabiska, somaliska, finska, spanska, italienska, persiska, tyska och engelska.

Stadsbyggnadsavdelningen deltar i Lava (kontaktdagar på KTH) samt i Initiativet (Under paraplyet Initiativet samlas företag och myndigheter som gemensamt – genom arrangemang och opinion – vill locka fler studenter att läsa ti ll ”lantmätare”, det vill säga en utbildning med fokus på juridik och ekonomi i samhällsbyggnadsprocessen). Avdelningen tar regelbundet emot praktikanter från relevanta

utbildningar. Inom exploateringsenheten ska en ny roll för lite yngre medarbetare inför as för att tydliggöra och uppmuntra till karriärvägar inom avdelningen.

Personalavdelningen har utvecklat en arbetsprocess för att säkerställa ett strukturerat arbetssätt för kompetensförsörjning i kommunen. Arbetssättet ska bidra till att verksamheterna h ar kontroll över strategiskt viktiga kompetenser och säkrar behovet av rätt kompetens på kort och lång sikt.

Verksamheterna har under 201 7 haft i uppdrag att redogöra för arbetet 201 6 samt fortsätta kompetensförsörjningsarbetet genom att följa upp, komment era och uppdatera sina aktivitetsplaner 201 7 utifrån de kompetensbehov man identifierat. Utifrån verksamheternas aktivitetsplaner har

personalavdelningen identifierat ett antal centrala aktiviteter som ska gynna kompetensförsörjningen för hela kommunen. De ssa aktiviteter är: utveckla rekryteringsprocessen för att säkerställa en

kompetensbaserad och icke diskriminerande process, i samarbete med kommunikationsavdelningen utveckla arbetet med arbetsgivarvarumärket i rekryteringssammanhang, utarbeta en sammanst ällning av personalpolicyn, samt delta på lavamässan och framtidsmässan. Medarbetarakademin,

ledarskapsakademin och ledarutvecklingsprogrammet fortsätter för att stärka medarbetarskap och ledarskap i kommunen. Ett mentorskapsprogram erbjuds och chefer.

Kom munen har ett mycket gott jämställdhetsarbete vilket visade sig i SKL´s öppna jämförelser

”Jämställdhet en grundläggande rättighet” där Sollentuna rankades som nummer två av Sveriges samtliga kommuner i den samlade analysen av jämställdheten. De faktorer s om jämfördes var politisk representation, arbetsvillkor och service till invånarna. Under 201 7 genomförde kommunen en JÄMI X mätning för femte gången. JÄMI X är ett index som utgår från jämställdheten i nio nyckeltal. Resultatet visade en liten förbättring a v jämställdheten i kommunen. Lönekartläggningen är påbörjad och kommer att färdigställas under hösten. Nya rutiner för att arbeta med aktiva åtgärder enligt diskrimineringslagens krav är påbörjat och kommer fortsätta under hösten.

En ledarskapsenkät är gen omförd där chefer fått feedback på sitt ledarskap. Resultatet ska vara en grund för fortsatt utveckling av ledarskapet. Ny medarbetarenkät kommer genomföras under hösten.

Implementering av att arbeta enligt föreskriften om organisatorisk och social arbetsm iljö fortsätter.

Under våren har ett seminarium i konflikthantering erbjudits chefer och skyddsombud. Arbetet med att förebygga sjukskrivningar fortsätter. Sollentuna kommun arbetar med att kartlägga orsaker och ge insatser som stödjer cheferna i deras reh abiliteringsarbete i form av form av möten och planeringar tillsammans med medarbetare.

Kommunövergripande mål:

Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet

Byggherrar som verkar i Sollentuna ska vara nöjda med samarbetet med kommunen Kommentar

Intressentlistan har tagits fram som service för byggherrar som är intresserade av att utveckla fastigheter i Sollentuna. Tydligare rutiner för att hålla intresselistan uppdaterad och aktuell har tagits fram och etablerats. Idag finns en ”blankett” på externa webben där intressenter kan fylla i.

Intresselistan har använts i samband med försäljningstävlingen av Väsjö Torg.

(11)

Kommunstyrelsen, Delårsrapport 11 ( 27 )

Kommunens företag ska uppleva förbättrad service och bemötande från Sollentuna kommun Kommentar

Under 2016 beslutades att en gemensam kurs skulle genomföras under 2017 med syfte att diskutera vikten av service och bemötande i kommunens näringslivsarbete. Förberedelsearbete påbörjades under hösten och vintern 2016. Målgruppen för kursen är tjänstemän inom alla f örvaltningar och det är cirka 130 personer som bjuds in till respektive kurstillfälle.

Under 2017 äger fem kurstillfällen rum, fyra övergripande och ett med fokus på entreprenadstyrning.

Det första kurstillfället ägde rum 24 februari med cirka 110 deltagar e. Temat då var in - och

omvärldskunskap kring näringslivsarbete och företagsklimat. Nästa kurstillfälle hade temat bemötande.

Under hösten är det tre tillfällen; service på förvaltningsnivå, samverkande förhållningssätt och ett särskilt tillfälle med fokus på entreprenadstyrning.

Resultatet av NKI - undersökningen för 2016 kom i april där Sollentunas totala NKI höjdes till 71 (föregående mätning 68). Överlag stärkte kommunen sig inom alla myndighetsområden utom bygglov samt förbättrade sig i stort i alla servicekategorier.

Under maj kom resultatet av Svenskt Näringslivs enkät. Enkätresultatet var överlag mycket bra och återigen får Sollentuna ett högre betyg avseende företagens totala omdöme avseende företagsklimatet i kommunen, förra året 4.0 och i år 4.0 1. I Stockholms län hade Sollentuna bäst resultat avseende service och information till företagen och delade förstaplatsen med Solna kring kommunpolitikernas syn på företagande och andra plats gällande dialog mellan företag och kommunledning.

Svenskt Närin gslivs ranking av det lokala företagsklimatet publiceras den 26 september.

Fokusområden:

3.3 Förebyggande insatser och omsorg

Kommunövergripande mål:

Genom förebyggande arbete ge förutsättningar att leva ett tryggt och självständigt liv

Kommuninvånarna i Sollentuna ska känna sig trygga Kommentar

Sollentuna kommun bedriver ett kommungemensamt och strukturerat arbete med trygghetsfrågorna och arbetet följer de tre prioriterade områdena i trygghets - och säkerhetsstrategin. Detta genomsyrar även de prioriterade trygghetsprojekten, det vill säga projekt Tureberg och Edsberg samt EST - projektet (nationella Brå). Sociala indikatorer håller under perioden på att tas fram. Uttag ska göras från SCB under hösten 2017.

Trygghetsfrågan ska lyftas tydl igt i översiktsplanen och arbetsgrupp har utsetts för att arbeta med sociala frågor.

Fokusområden:

3.4 Miljö och samhällsutveckling

Kommunövergripande mål:

Arbeta för en god bebyggd miljö

Nämndens åtaganden Minska kemikaliepåverkan Kommentar

En inventering av varor som kan innehålla särskilt farliga ämnen är påbörjad. Strategiska enheten deltar i de upphandlingsprocesser som omfattar bedömning av kemiska ämnen.

(12)

Kommunstyrelsen, Delårsrapport 12 ( 27 )

Minska resursanvändningen Kommentar

Tillsammans med SÖRAB utreds möjligheterna för etablering av återvinningscentral inklusive någon form av återbruk på Kronåsen. Möjlig tomt är lokaliserad och just nu pågår ett gemensamt arbete med avtals - och genomförandefrågor, planändring kan dock behöva ske innan byggstart.

Arbeta med Grön IT Kommentar

Ett pm är under bearbetning som ska klargöra vissa övergripande frågor för det fortsatta arbetet med Grön I T. En avgörande fråga är hur miljönytta kontra acceptans för kostnadsökningar vid exempelvis inköp av datorer ska hanteras och hur den av vägningen ska matchas mot miljömålet för 2030.

Minska avfallet enligt gällande avfallsplan Kommentar

Startmöte för framtagande av ny gemensam avfallsplan inom SÖRAB har genomförts och organisationen för det fortsatta arbetet har etablerats.

Hantera förorenade områden Kommentar

Arbetet är påbörjat. En arbetsgrupp bestående av representanter från exploateringsenheten, strategiska enheten och MBK har etablerats och tagit fram en prioriteringslista över alla förorenade områden som ligger på kommunens mark. Nästa steg är att ta fram en handlingsplan för saneringsåtgärder på dessa områden. Arbetet med denna handlingsplan kommer att ske under vintern 2017/2018.

Öka kännedom om kommunens miljöarbete Kommentar

Samarbetet med den nya kommunikationsenhete n har landat väl och flyter på som tidigare med olika aktiviteter enligt kommunikationsplan.

Öka miljökompetens i kommunens verksamheter Kommentar

Fortsättning på den insats som huvudsakligen genomfördes under 2016 kommer att övergå till en web - baserad utbildning för alla nyanställda.

God vattenkvalitet som ger förutsättningar för ett rikt växt - och djurliv samt goda rekreationsmöjligheter

Kommentar

Arbetet med Vattenplanen fortgår enligt plan. En projektadministratör har rekryterats för att avlasta projektledaren.

Genomföra undersökning om kommunens miljöarbete Kommentar

Frågor kring detta tema kommer att integreras i den ordinarie medarbetarenkäten.

Samarbeta med forskningsvärlden inom miljö - och klimatområdet Kommentar

Kommunen deltar i ett forskningsprojekt som drivs av KTH, ett tvärvetenskapligt projekt ” Bortom BNP - tillväxt. Scenarier för hållbart samhällsbyggande ” som handlar om samhällsutveckling och miljöfrågor.

Sollentuna är en av en handfull kommuner som är referensobjekt, vilket i nnebär att vi bjuds in till workshops där forskarna testar sina teorier på oss. Vår ambition med att delta är dels att vi anser att forskningsvärlden behöver konkreta referenser, dels att vi själva får tillgång till nya rön. Vi har varit på två workshops 2 017.

Arbetet med en reviderad översiktsplan ska pågå under 2017 Kommentar

Underlag inför samråd presenterades för Stadsbyggnadsnämnden onsdagen den 23 augusti. En uppdaterad version presenterades därefter den 6 september. Samrådstiden har förkortats från åtta till sex veckor. Den totala tidplanen ligger fast med antagande våren 2018.

(13)

Kommunstyrelsen, Delårsrapport 13 ( 27 )

Planeringen ska utgå ifrån att 700 bostäder ska bli inflyttningsklara årligen i Sollentuna Kommentar

Kommunens planberedskap är mycket god och har ökat från 1 700 till 4 700 bostäder i detaljplaner som vunnit laga kraft. Under 2017 bedöms ca 500 bostäder bli inflyttningsklara, vilket är mer än dubbelt så många som året innan. Mellan 201608 - 201707 har MBK gett startbesked för 688 bostäder vilket tyder på att antalet inflyttningsklara bostäder per år kommer att öka framöver.

Kommunövergripande mål:

Minska utsläppen av växthusgaser

Minska energianvändningen i kommunens fastigheter från 2016 med 10 % till 2020 Kommentar

Trafik - och fastighetsnämnden arbetar systematiskt med att minska energianvändningen och de bedömer att målet kommer att kunna uppnås till 2020.

Ställa miljökrav i upphandling och vid inköp enligt ”Regler för miljökrav vid upphandling och inköp i Sollentuna kommun”

Kommentar

Hittills i år har strategiska enheten deltagit i granskning av upphandlingsunderlag för lekmaterial, vårdgivare till service - och gruppboende samt möbler. Vi har diskuterat miljökrav i en kommande upphandling av I T - produkter.

Minska de fossila utsläppen från upphandlade transporter Kommentar

Vid entreprenadupphandlingar ställs miljökrav regelmässigt. En del av dessa krav handlar om utsläpp.

En översyn ska göras för att se om kraven kan skärpas.

Minska klimatpåverkan från byggprocessen Kommentar

Konsultstöd är upphandlat för att stötta i arbetet med att använda LCA (livscykelanalys) i

byggprocessen. Diskussioner förs om återbruk som ett sätt att minska klimatpåverkan vid rivning och byggande.

Fokusområden:

3.5 Kommunikation

Kommunövergripande mål:

Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling

Utveckla kommunikationen så att den i större utsträckning sker utifrån vad, när och hur invånarna vill ha kontakt med kommunen

Kommentar

Under året en rad aktiviteter genomförs, varje kommunikatör har fått ett personligt mål om att arbeta med målgruppsanalysen i sitt löpande arbete, två gemensamma workshops har genomförts för en fördjupad analys av underlaget. Utifrån dessa kommer gemensamma aktiviteter tas fram för det fortsatta implementeringsarbetet samt att respektive kommunikatör ska bryta ned materialet för att se hur det kan användas kopplat till sin förvaltning/avdelning. En avslutande workshop kring resultatet planeras til l början av hösten. Målgruppsundersökningen ligger även som en grund för

varumärkesarbetet som intensifieras efter sommaren.

(14)

Kommunstyrelsen, Delårsrapport 1 4 ( 27 )

Kommunens service ska kännetecknas av gott bemötande, hög tillgänglighet och god återkoppling till kund

Kommentar

I syfte att utveckla service, och ytterligare ge stöd till våra förtroendevalda, arbetar kansliet med effektivisering och kvalitetshöjande insatser av olika slag. Arbetet består av en blandning av översyn, omarbetning och digitalisering av redan existerande arbetspro cesser och stödjande dokumentation, liksom utveckling av nya arbetsprocesser.

Ett exempel på effektivisering, omarbetning och nyutveckling är den nya systemförvaltningsplanen för Public 360 liksom uppgraderingen av systemet och den numera digitaliserade ar vodeshanteringen i det nytillkomna I T - verktyget Troman.

Digitala metoder för service, kommunikation och insyn ska utvecklas för att underlätta vardagen för kommunens målgrupper

Kommentar

Mycket har hänt inom kommunikationsområdet under de första två tertialen av 2017. Sidorna om ekonomi och verksamhetsstyrning på Solsidan har helt omarbetats med ny struktur och nytt innehåll. En handbok för verksamhetsstyrning har tagits fram, och arbetet med att finslipa innehållet pågår under hösten. Löpande uppdate ring av inköpssidorna sker.

Kommunikationen om årsredovisningen på externwebben utvecklades under våren, med en uppföljning av mål och resultat. Inte bara på webbarna har kommunikationssatsning skett - ett omfattande

kommunikationsarbete avseende den nya s tyrmodellen pågår - presentationer, trycksaker och film - är några exempel på det stödmaterial som är framtaget eller under utarbetning av kommunikationsenheten i samverkan med controllerenheten.

Under tertial 2 har tid och kraft ägnats åt It - enhetens förä ndringsresa och den kommande

driftupphandlingen. Arbetet kommer intensifieras under hösten. Några aktiviteter inom detta område har därmed fått lägre uppmärksamhet och prioritet. Inför tertial 3 behöver prioritering av aktiviteter i

förhållande till driftu pphandlingen göras. Ett par aktiviteter, E - tjänst Felanmälan del 2 och App "Fixa min gata" hänger ihop och inriktningsbeslut behöver tas. Andra aktiviteter har avslutats utan att slutföras på grund av förändrade behov och omprioriteringar.

(15)

4 Personal

Nyckeltal Utfall T2 2016 Utfall T2 2017

Personalomsättning (%) 18,87 % 8,33 %

Kommentar

Kommunledningskontoret hade under 2016 en relativt hög personalomsättning. Under 2017 ser det dock ut att ha skett en avsevärd minskning av omsättningen. Kommunledningskontorets målsättning är att personalomsättningen ska ligga mellan 10 och 15 %.

Sjukfrånvaro i % 3,51 % 3,44 %

Kommentar

Sjukfrånvaron har endast ändrats marginellt jämfört med samma period 2016. Kommunledningskontoret har lägre sjukfrånvaro än kommunen i snitt som för perioden ligger på 4,9 procent.

(16)

Kommunstyrelsen, Delårsrapport 16 ( 27 )

5 Kommunledningskontorets uppdrag

Kommunledningskontoret utför egna uppdrag åt kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Dessutom bereder kommunledningskontoret övriga nämnders återrapporteringar av uppdrag från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. I tabellen kommenteras både uppdrag för utförande och beredning.

Uppdrag Utförande Beredning

Uppdrag om utredning av fastighetsöverlåtande avseende fastigheten Centrum 2

Delningsplanen för AB

Sollentunahem är försenad och arbetet fortsätter under hösten 2017.

Budgetuppdrag om det

framtida Edsvik KFN angav i den förstärkta

månadsrapporten per april att de räknar med att kunna

återrapportera uppdraget vid årsskiftet 2017/2018. Vid avstämning i samband med tertial 2 anger kontoret att arbetat går enligt plan.

Uppdrag att ta fram en plan för gymnasieutbildning i Sollentuna kommun - ny utredning 2019

Uppdraget genomförs under 2019 enligt plan.

Utredning av ombyggnation av befintligt kommunalhus

(Turebergshuset) Utredningen om att bygga om

och renovera Turebergshuset består av två delar. Den första delen utgörs av en

behovsanalys som redovisar vilka behov och principer som ska styra ombyggnationen. Den and ra delen består av en förstudie som översiktligt visar hur ombyggnationen ska gå till, uppskattade kostnader och tidsplan för arbetet. Arbetet med att ta fram förfrågningsunderlag för att upphandla en konsult är färdigt. Underlaget kommer publiceras i börj an av hösten.

Utvärdering av hyressystem

för skolor och förskolor Detta uppdrag är nu en del i

arbetet med att överföra fastigheter från trafik - och fastighetskontoret till bolaget kommunfastigheter. Arbetet pågår under hösten.

Reviderat reglemente för Sollentuna ungdomsråd -

uppföljning Revidering av reglemente enligt ärende 2017/0077 Reviderat reglemente och justering av budgetram för Sollentuna ungdomsråd (SUR). Antas i KF 16 mars 2017.

Efter sommaren 2017 bestäms hur reviderinen läggs upp inför hösten.

(17)

Kommunstyrelsen, Delårsrapport 17 ( 27 )

Uppdrag att genomföra nästa lönekartläggning efter

avslutad löneöversyn 2017. Arbetet med lönekartläggningen pågår. Identifiering av

tjänstegrupper och

arbetsvärdering är genomförd.

Lönekartläggningen ska vara klar enligt plan.

Följduppdrag inventering MEX 2: KLK får i uppdrag att i samverkan med TFK ta fram en uthyrningsmodell för resterande fastigheter, såväl för bostäder som för

verksamhetsfastigheter. I samband med översynen av vilka fastigheter som kan försäljas/omvandlas ska även inklud eras

verksamhetsfastigheter som idag hyrs ut för

bostadsändamål samt udda fastigheter med kommunal eller annan verksamhet.

Uppdraget är en del i arbetet med att bygga upp en ny bolagsstruktur i Sollentuna.

Arbetet fortsätter under hösten 2017.

Följdupp drag inventering MEX 3: KLK får i uppdrag att i samverkan med TFK göra en översyn av hyresnivåerna. I samband med översynen av vilka fastigheter som kan försäljas/omvandlas ska även inkluderas

verksamhetsfastigheter som idag hyrs ut för

bostadsändamål samt udda fastigheter med kommunal eller annan verksamhet.

Uppdraget är en del i arbetet med den nya bolagsstrukturen samt arbetet med ny

hyresmodell. Arbetet fortsätter under hösten 2017.

Trafik - och

fastighetsnämnden får i uppdrag at återkomma till kommunstyrelsen med en förnyad redovisning av införandet av Grön IT senast i december 2017.

Kommunledningskontoret får i uppdrag att återkomma till miljöutskottet med en rapport om effekterna av arbetet med Grön IT.

Trafik - och fastighetskontoret förber eder för närvarande ett ärende som kommer upp i nämnden i oktober för att sedan kunna överlämnas till

kommunstyrelsen senast i december i år.

Kommunledningskontoret får i uppdrag att ta fram en vattenplan i enlighet med projektdirektiv som bifogats tjänst eutlåtande daterat 2016 - 06 - 29

Arbete med Vattenplan pågår.

Sollentuna har fått EU - bidrag för att genomföra dels denna vattenplan, dels

bottenbehandling av Norrviken.

Utredningsuppdrag för fler

Sollentunabor i arbete Beredning sker i samband med

återrapportering vid delårsrapporter och

årsredovisningar, i samverkan med ekonomiavdelningen.

(18)

Kommunstyrelsen, Delårsrapport 18 ( 27 )

Kommunstyrelsen uppdrar till KLK att ta fram en

markutvecklingsstrategi för utveckling av kommunens mark och att bedriva en aktiv fastighetsutveckling i syfte a tt frigöra byggrätter.

Återrapportering ska ske till kommunstyrelsen årligen i samband med tertialsrapport 2, med början 2017.

Rapportering sker löpande i samband med ordinarie uppföljningsprocess, enligt uppdragsbeskrivningen.

Rapportering sker i fritex t i rapporten.

Kommunstyrelsen uppdrar till KLK att i den kommande revideringen av

projektdirektivet för Väsjön lägga in att antal byggrätter för hyresrätt, vilka bör upplåtas med tomträtt, bör vara i spannet 250 - 500.

Återrapportering av

ovanstående ska ske till KS årligen i samband med tertialsrapport 2, med början 2017.

Rapportering sker löpande i samband med ordinarie uppföljningsprocess, enligt uppdragsbeskrivningen.

Rapportering sker i fritext i rapporten.

Uppdrag till kultur - och fritidsnämnden samt

kommunledningskontoret att löpande i tertialsrapporterna rapportera det fortsatta arbetet med mötesplats för nyanlända och övriga kommuninvånare (MeetSollentuna).

Rapportering kommer ske löpande i samband med ordinarie rapporteringsprocess från näm nderna till

kommunstyrelsen, enligt uppdragsbeskrivningen. Ingen separat beredning sker inom detta uppdrag.

Fullmäktige uppdrar åt UAN att i samverkan med BUN och SN genomföra förslaget om lokalt anpassad introduktion för vuxna och

ensamkommande barn och unga. Uppdraget ska återrapporteras löpande i samband med

tertialsrapporterna.

De aktuella nämnderna som har uppdraget rapporterar status och nuläge via sina

delårsrapporter med deadline i mitten av september. Beredning sker i samband med ärendet delårs rapport. Ingen separat beredning sker inom detta uppdrag.

Kommunledningskontoret får i uppdrag att vidare

undersöka olika möjligheter till samordning av

kommunens bilinnehav samt presentera ett förslag på hur samordningen ska

organiseras.

Utredningen på går och förväntas vara färdig i slutet av hösten.

(19)

Kommunstyrelsen, Delårsrapport 19 ( 27 )

Kommunstyrelsen får i uppdrag att bereda försäljning av kommunägda skol - och förskolefastigheter där verksamheten bedrivs av privat huvudman.

Kommunstyrelsen ger kommunledningskontoret i uppdrag att undersöka intresset hos de fristående aktörer som bedriver verksamheter i skolor och förskolor i kommunägda fastigheter att dels förvärva fastigheterna där respektive verksamhet bedrivs och dels förlänga hyresavtalet på oförändrade villkor.

15 fastighete r har varit ute till försäljning under våren 2017.

Due diligens och tecknande av köpeavtal för fastigheterna kommer att pågå under hösten 2017.

Kommunledningskontoret får i uppdrag att genomföra en översyn av kommunens tjänstemannaorganisation och återra pportera resultatet till kommunstyrelsen senast i januari 2018.

Organisationskonsult upphandlades under våren.

Själva utredningsarbetet inleddes 1 september med en stor workshop där ca 50 chefer och andra nyckelfunktioner i den kommunala organisationen t räffades på temat "Kommunens utmaningar framöver".

Utredningen planeras vara klar i december.

Kommunledningskontoret får i uppdrag att, i samverkan med miljö - och

byggnadskontoret och trafik - och fastighetskontoret, ta fram förslag på

kompletterande styr dokument gällande tillskapande av parkeringar vid nyproduktion.

Uppdraget ska återrapporteras till

kommunstyrelsen under 2017 för att det kompletterande styrdokumentet därefter ska kunna fastställas av

kommunfullmäktige.

Uppdraget är påbörjat och går en ligt plan. En projektgrupp med medlemmar från TFK och KLK är tillsatt.

Synålen:

Kommunledningskontoret får i uppdrag att tillsammans med trafik - och fastighetskontoret utreda hur en

pendlarparkering på

fastigheterna Sykorgen 5 och del av Häggvik 2:3 kan finansieras, anläggas och förvaltas.

Arbetet med detta uppdrag påbörjas efter det att

markförsäljning av Synålen har avslutats.

Kommunstyrelsen får i uppdrag att utreda hur kommunens webb kan förses med basinformation på andra språk med KLKs

tjänsteutl åtande 2017 - 01 - 09 som grund. KF delegerar till KS att avgöra frågan när utredningen genomförs.

Arbetet löper på enligt plan och kommer att rapporteras till KS under oktober.

(20)

Kommunstyrelsen, Delårsrapport 20 ( 27 )

Kommunledningskontoret får i uppdrag att genomföra en förstudie avseende

elektronisk handel, s.k. E - handel. Förstudien finansieras inom KLKs budget för 2017.

En avrapportering gällande finansieringen görs i samband med delårsrapporten 2017.

Resurs för att genomföra förstudien finns på plats sedan augusti. Förstudien beräknas pågå fram till tidig vår 2018.

Uppdrag att utarbeta värderingsprinciper vid

avyttring av fast egendom Första muntlig delrapportering genomförd till KSAU 12 juni - 17.

Uppdrag att utreda förutsättningarna för förmedling av bostäder via publik bostadskö (del av ärende "Säkerställande av bostäder för sociala behov i nyproduktion av

hyreslägenheter)

Kontakter med Sollentunahem har tagits.

Uppdrag för att möjliggöra

ökad byggtakt av hyresrätter Första muntlig delrapportering till KSAU 12 juni - 17. Önskad nästa delrapportering oktober/november - 17.

Utvärdera kommunen nuvarande och de i budget 2018 tillkommande

trygghetsåtgärderna avseende effektivitet och resultat

En rad utvärderingar planeras under 2018. Det gäller Projekt Tureberg/Edsberg, EST - projektet, FoU - utvärderingen med mera. Under hösten kommer en närmare beskrivning av dessa utvärderingar att lämnas som ett underlag på uppdraget.

Utvärdering av de åtgärder som sätts in under 2018 kommer att utvärderas tidigast 2019.

Utred klottersaneri ngens framtida organisatoriska hemvist i syfte att öka samordning och effektivitet.

Åtgärder avser 2018.

En grundläggande

klotterutredning har genomförts.

Under september fortsätter utredningen och då kommer även den organisatoriska frågan att hanteras.

Utred effektiviseringsåtgärder för att nå en kostnad i nivå med jämförbara kommuner inom LSS och äldreomsorg.

FÖRTYDLIGANDE: Redovisa planerade och genomförda effektiviseringsåtgärder för att nå en kostnad i nivå med jämförbara kommu ner inom LSS och äldreomsorg.

Effekter avser 2018.

Rapportering från nämnden kommer ske i samband med inlämning av

verksamhetsplanen i slutet av oktober. Ekonomiavdelningens beredning sker i samband med beredningen av nämndernas verksamhetsplaner.

(21)

Kommunstyrelsen, Delårsrapport 21 ( 27 )

Utred effektiviseringsåtgärder för att nå en kostnad i nivå med jämförbara kommuner inom ekonomiskt bistånd.

FÖRTYDLIGANDE: Redovisa planerade och genomförda effektiviseringsåtgärder för att nå en kostnad i nivå med jämförbara kommuner inom ekonomiskt bistånd. Effekter avser 2018.

Rapportering från nämnden kommer ske i samband med inlämning av

verksamhetsplanen i slutet av oktober. Ekonomiavdelningens beredning sker i samband med beredningen av nämndernas verksamhetsplaner.

5.1 Löpande rapportering: KS uppdrar till KLK att ta fram en

markutvecklingsstrategi för utveckling av kommunens mark och bedriva fastighetsutveckling

Arbetet påbörjas under hösten med att identifiera faktorer för att kunna identifiera och prioritera möjliga byggrätte r på kommunens mark. Budgeterade medel för strategiska fastighetsförvärv har fördelats till åren 2018 - 2021 i exploateringsprognosen.

5.2 Löpande rapportering: KS uppdrar till KLK att i projektdirektivet för Väsjön lägga in antal byggrätter för hyresrätter, vil ka bör upplåtas med tomträtt.

Det reviderade projektdirektivet för Väsjön godkändes av KS 2017 - 06 - 12 (Dnr 2016/0650 231). Detta

innebär att projektet kommer att lägga in ett antal hyresrätter vilka kan upplåtas med tomträtt. I den

pågående markförsäljnings tävling för Väsjö torg ingår 150 bostäder som skall upplåtas med hyresrätt. I

denna försäljningsomgång kommer marken att säljas så att priserna kan användas för att göra en

bedömning av tomträttsavgäld i nästa etapp av markanvisning.

(22)

6 Viktiga förändringar

Nyheter inom arbetsrätten

Från den 1 januari 2017 har vissa ändringar genomförts i Diskrimineringslagen. Förändringarna innebär att arbetsgivarens ansvar för att genomföra aktiva åtgärder utifrån de sju diskrimineringsgrunderna har ökat. I syfte att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga löneskillnader i lön och andra anställningsvillkor mellan kvinnor och män ska arbetsgivaren varje år genomföra lönekartläggning samt analysera skillnader och utarbeta en handlingsplan. Arbetsgivaren ska under året skriftligen dokumentera arbetet med aktiva åtgärder.

SKL och Kommunalarbetarförbundet har kommit överens om att målsättningen är att

tillsvidareanställning på heltid ska vara det normala vid nyanställning och att redan anställda medarbetare i högre utsträckning ska arbeta heltid. Alla arbetsgivare ska därför, med utgångspunkt från verksamhetens behov och resurser, ha en plan för hur andelen medarbetare som arbetar heltid ska öka. Planen ska finnas på plats senast 2017-12-31 och utgöra en utgångspunkt för det fortsatta arbetet med årlig avstämning fram till 2021-05-31. Sollentuna kommun kommer under hösten tillsammans med Kommunal ta fram denna plan.

(23)

7 Nya data och resultat

Inget finns att rapportera under denna period.

(24)

Kommunstyrelsen, Delårsrapport 24 ( 27 )

8 Riskhantering - internkontroll

Nedan följer en lägesrapport kring internkontrollarbetet 2017. Färgsymbol avseende brister/avvikelser används endast för kontroller med färdiga resultat eller delresultat. En sammanfattande analys av hela internkontrollarbetet 2017 lämnas i nämndens Verksamhetsberättelse 2017.

8.1 Administration

Delegationsbeslut hanteras inte i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen (Beslut KS 2016 - 09 - 05)

Kontroller

Kontroll att delegationsbeslut avseende anställningar anmäls korrekt till nämnd (Beslut KS 2016 - 09 - 05)

Ingen avvikelse

Hur?

Säkerställa att anställningsuppgifter från personalavdelningen anmäls till nämnd.

När?

Löpande under 2017. Tertialvis rapportering till KS.

Kommentar Kommunstyrelsen

Anställningsuppgifter från personalavdelningen gällande perioden 2017 - 01 - 01 - 2017 - 03 - 31 har korrekt anmälts som delegationsbeslut till kommunstyrelsens sammanträde 2017 - 05 - 08 och 2017 - 04 - 01 - 2017 - 06 - 30 till sammanträde 2017 - 09 - 04.

8.2 Ekonomi

Kommunen går miste om intäkter i form av ersättningar avseende fl yktingverksamhet (Beslut KS 2016 - 09 - 05)

Kontroller

Säkerställa eftersökning av statsbidrag och andra ersättningar avseende

flyktingverksamhet (Beslut KS 2016 - 09 - 05)

Ingen avvikelse

Hur?

Säkerställande av interna rutiner och andra aktiviteter inom ramen för risken/kontrollen.

När?

2017. Tertialvis rapportering till KS.

Kommentar

Inte aktuellt för kommunstyrelsen.

(25)

Kommunstyrelsen, Delårsrapport 25 ( 27 )

8.3 Generell

Del av organisationen eller viss tjänsteutövning utsätts för oegentligheter (Beslut KS 2016 - 09 - 05)

Kontroller

Identifiera del av organisationen eller typ av tjänsteutövning som kan vara särskilt utsatt för risk för korruption och oegentligheter (Beslut KS 2016 - 09 - 05)

Ingen avvikelse

Hur?

Analys och diskussion inom respektive förvaltning. Förvaltningen väljer tillvägagångssätt.

När?

Januari - augusti 2017. Tertialvis rapportering till KS.

Kommentar

En diskussion och kartläggning av förtroendekänsliga poster har genomförts av KLKs ledningsgrupp under möte 2017 - 06 - 13.

Då identifierades tre områden:

Inköpsenheten, leverantörer försöker påverka upphandlingar

Stadsbyggnadsavdelningen, leverantörer försöker påverka upphandlingar även andra intressenter kan försöka påverka

It - enheten, stort avtal och ny upphandling på gång. Om kommunen delar upp avtalet i flera upphandlingar och får flera olika leverantörer leder det till fler avtal och fakturor och därmed mer att granska.

Inköpsenhetens medarbetare har under sin utbildning gått igenom risker och vad som är tillåtet och inte.

När situationer uppkommer med gåvor och bjudluncher sker en öppen dialog på enheten.

Kommunjuristen har tidigare varit på besök hos enheterna på Stadsbyggnadsavdelningen och pratat om risker och för att skapa medvetenhet. Även It - enheten är medveten om att risker finns och kommer att b eakta detta.

Ledningsgruppen kommer att diskutera om vidare åtgärder behöver vidtas för identifierade områden.

(26)

Kommunstyrelsen, Delårsrapport 26 ( 27 )

8.4 Inköp

Risk att direktupphandling inte genomförs enligt beslutade handläggningsrutiner

Kontroller

Kontroll av att kommunens rutiner för direktupphandling följs

Större avvikelse

Hur?

Kontrollerar alla köp mellan 400 000 - 534 000 kr. Kontroll sker av de köp av leverantörer som

kommunen saknar avtal med i relation till det redovisningsformulär som ska skickas in till inköpsenheten vid direktupphandling,

När?

Kontrollen avser hela 2016 och görs i februari 2017 Kommentar

Då kommunen har en stor mängd leverantörer från vilka man totalt handlat för mellan 400 000 - 534 000 kronor gjordes stickprov på tio leverantörer. I endast tre fall var redovisningsblankett inlämnad till inköpsenheten.

För att öka medvetenheten hos förvaltningarna och förbättra har inköpsenheten i samband med möten med inköpssamordnarna påmint om vikten av att följa reglerna för direktupphandlingar samt uppmanat om att föra informationen vidare till behöriga beställare. Dessutom har det tagits upp på inköpsenhetens förvaltningsträffar där bland annat ekonomer, förvaltnings - och avdelningschefer deltar.

Under året har inköpsrapporterna i BI BA kompletterats med ytterligare kategori, direktupphandling.

Vilket innebär att inköpsenheten måste få in samtliga redovisningsformulär när direktupphandlingar har genomförts för att aktuella köp ska hamna rätt i statisken. Uteblivna rapporter innebär att köpen hamnar under kategorin ej avtal, trots att köpen kan vara rätt genomfört. Statistiken används av inköpsenheten och intresset för det egna resultatet är stort.

Samma kontroll föreslår vi görs för 2017 - års köp i februari 2018 för att se om åtgärderna givit resultat.

8.5 Fakturahanterin g

Risk för felaktigt konterad moms vid representation

Kontroller

Moms vid representation Mindre avvikelse

Hur?

Aktuella konton kontrolleras för fakturor under två kontrollmånader.

När?

Bokförda poster under september och december 2016.

Kommentar

September och december månad är avstämda 33 poster upptäcktes sex avvikelser där momsen var felredovisad. Under 2017 kommer användarna informeras och utbildas för att öka kunskapen minska felen.

(27)

Kommunstyrelsen, Delårsrapport 27 ( 27 )

8.6 Arkivering och gallring

Risk att arkivering och gallring inte sker enligt fastställd dokumenthanteringsplan

Kontroller

Kontroll av arkivering och gallring Större avvikelse Hur?

Kommunarkivarien kontrollerar vilka handlingar som har levererats till arkivmyndigheten/kommunarkivet.

Frågor kring rutinerna för arkivering och gallring ställs till avdelningarnas/enheternas avdelnings - /enhetschef.

När?

Kontrollen ska vara avslutad 31 mars 2017.

Kommentar

Undersökningen visar på en rad brister. Av de dokumenthanteringsplaner som finns är flera föråldrade.

Flera ve rksamheter saknar dokumenthanteringsplan. Efterlevnaden av de planer som finns är dålig, vilket innebär att viktiga handlingar som ska bevaras aldrig lämnas till kommunarkivet. Ytterligare en anmärkning gäller att det finns I T - system inom kommunstyrelsen s om saknar gallringsfunktion. Att allmänna handlingar, för vilka det finns gallringsbeslut, inte kan gallras är särskilt allvarligt när det handlar om personuppgifter.

Kansli - och arkivenheten leder och samordnar den förändringsprocess som är nödvändig för att komma tillrätta med problemen. En långsiktig handlingsplan finns redan för hur arbetet ska bedrivas.