04.4. Bilaga 2 Nämndernas rapportering till KS T1 2017

(1)

Förstärkt månadsrapport april 2017

- NÄMNDERNAS RAPPORTERING TILL KOMMUNSTYRELSEN

BILAGA 2

(2)

Innehållsförteckning

1 Kommunstyrelsen ... 4

1.1 Ekonomisk uppföljning ... 4

1.2 Viktiga förändringar ... 7

1.3 Nya data och resultat ... 7

1.4 Återsökning av statsbidrag ... 8

1.5 Åtaganden ... 9

1.6 Uppdrag ... 13

1.7 Riskhantering - internkontroll ... 17

2 Barn- och ungdomsnämnden ... 20

2.6 Uppdrag ... 27

3 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden ... 32

3.6 Uppdrag ... 44

4 Vård- och omsorgsnämnden ... 52

4.6 Uppdrag ... 60

5 Socialnämnden ... 64

(3)

5.6 Uppdrag ... 74

6 Kultur- och fritidsnämnden ... 84

6.6 Uppdrag ... 89

7 Miljö- och byggnadsnämnden ... 93

7.6 Uppdrag ... 97

8 Trafik- och fastighetsnämnden ... 102

8.6 Uppdrag ... 109

9 Överförmyndarnämnden ... 114

9.6 Uppdrag ... 118

(4)

1 Kommunstyrelsen

1.1 Ekonomisk uppföljning

1.1.1 Prognos KS Prognosrapport 2017 KS

Budget

2017 Period-

utfall Prognos

apr Utfall % Budget-

avvikelse Prognos mar

KOMMUNSTYRELSEN

Intäkter -166 638 -68 367 -169 548 41 2 910 -168 721

Kostnader 345 605 106 594 347 375 31 -1 770 347 476

Netto (tkr) 178 967 38 227 177 826 21 1 141 178 755

Resultat (tkr) per rapporteringsområde

Politisk verksamhet

Intäkter 0 0 0 0 0 0

Kostnader 24 131 7 593 24 095 31 36 24 095

Netto (tkr) 24 131 7 593 24 095 31 36 24 095

Kommunledning

Intäkter -100 725 -43 238 -102 935 43 2 210 -102 408

Kostnader 203 587 61 790 205 427 30 -1 840 205 524

Netto (tkr) 102 862 18 551 102 492 18 370 103 116

Stadsbyggnadsavdelningen

Intäkter -60 351 -23 311 -61 051 39 700 -60 751

Kostnader 72 288 22 591 72 288 31 0 72 288

Netto (tkr) 11 937 -720 11 237 -6 700 11 537

Kommunrevisionen

Kostnader 1 672 132 1 672 8 0 1 672

Netto (tkr) 1 672 132 1 672 8 0 1 672

Samarbetsorgan

Kostnader 3 315 1 087 3 315 33 0 3 315

Netto (tkr) 3 315 1 087 3 315 33 0 3 315

(5)

Budget 2017

Period- utfall

Prognos

apr Utfall % Budget- avvikelse

Prognos mar

Räddningstjänst

Intäkter -5 562 -1 817 -5 562 33 0 -5 562

Kostnader 40 612 13 286 40 578 33 34 40 583

Netto (tkr) 35 050 11 468 35 016 33 34 35 021

Prel.kostnader-interna 0 116 0 0 0 0

Diff/felkonteringar 0 0 0 0 0 0

1.1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget Helårsprognos jämfört med budget och föregående prognos

Kommunstyrelsen prognostiserar ett överskott om 1,1 miljoner kronor. Överskottet är högre än föregående prognos (0,2 mkr).

Anledningen till resultatförbättringen är stadsbyggnadsavdelningen som förbättrar sin prognos då markförvaltning rapporterar högre intäkter samt

kommunledningsverksamheter som främst väntar lägre kostnader för projektet överföring till e-arkiv som inte kunnat påbörjas på grund av vakant tjänst.

Utfallet jämfört med riktvärde och prognos

Utfallet jämfört med riktvärdet efter fyra månader ska uppgå till 33 procent av årets budget. Kommunstyrelsens utfall till och med april uppgår till 21 procent. Detta beror främst på lägre kostnader för utredningar, konsultkostnader och personalkostnader under årets första fyra månader. Intäkterna för markförvaltning ökar, interndebiteringen har varit hög under början av året och kostnaderna för denna interndebitering har till större andel än tidigare hamnat i exploateringsverksamheten och inte i driftbudgeten.

Planfakturering för Q4-2016 har intäktsförts på 2017.

I prognosen beräknas kommunledningens kostnader för personal och konsulter öka under senare delen av året.

Prognosbedömning

En del av de ökade kostnaderna i prognosen kan ses som något osäkra då det gäller nya tjänster som ska tillsättas. En bedömning är gjord utifrån när det kan vara rimligt att de tillsätts. Dessutom finns konsultuppdrag planerade som ännu inte är beställda.

Kommentarer till prognos per rapporteringsområde Kommunledning

Kommunledning har sänkt sin prognos sedan mars och väntar ett överskott om 370 tusen kronor. Detta beror främst på lägre kostnader, bland annat för projekt som inte väntas upparbeta lika höga kostnader under året som budgeterats.

Kommunledning har en högre prognos vad gäller intäkter än budget då del av

kommunstyrelsens personalkostnader ska belasta de nystartade bolagen och därmed

(6)

faktureras. Högre kostnader väntas på grund av nytillkomna tjänster och för konsultuppdrag. Detta balanseras något av lägre kostnader på grund av vakanser.

Stadsbyggnadsavdelningen

Stadsbyggnadsavdelningen sänker prognosen i april från 11,5 miljoner kronor till 11,2 miljoner kronor. Denna justering är föranledd av högre intäkter för markförvaltning.

Kostnaderna för översiktlig planering förväntas bli högre än budget vilket är en direkt effekt av intensivt arbete med Översiktplan 2018. Kostnaderna för strategisk

trafikplanering och strategisk infrastrukturplanering förväntas bli lägre än budget eftersom den rollen fortfarande är vakant (tillträder i maj). Dessa effekter bedöms dock ta ut varandra.

Stadsbyggnadsavdelningens utfall ligger på -6 procent. Det finns tre huvudsakliga förklaringar till detta. Intäkterna för markförvaltning ökar och exempelvis har ett nytt arrendeavtal tecknats med SEOM. Interndebiteringen har varit hög under början av året.

Kostnaderna för denna interndebitering har till större andel än tidigare hamnat i exploateringsverksamheten och inte i driftbudgeten. Andelen detaljplaner som klassas som exploateringsprojekt är högre, och andelen driftplaner är lägre än förra året.

Planfakturering för Q4-2016 har intäktsförts på 2017.

Eventuell omdisponering av budget ----

Planerade åtgärder vid eventuella underskott ----

1.1.3 Exploateringsprognos

Exploatering exkl

Väsjön (Mkr) Budget 2017 Prognos 2017 Avvikelse

Inkomster 135 115 -20

Utgifter -79 -53 26

Netto 56 62 6

Prognostiserade inkomster för 2017 minskar med 20 miljoner kronor mot budget.

Markförsäljning i kvarteret Tårpilen har skjutits på framtiden på grund av överklagad detaljplan. Markinkomsterna för Kappetorp bedöms dock ge högre inkomster än budgeterat.

Utgiftssidan 2017 minskar med 26 miljoner kronor mot budget. Åtgärder på allmän plats i kvarteret Tabellen har skjutits på framtiden och en tänkt ombyggnation av en korsning i kvarteret Tidskriften har pausat på grund av förbifarten. Även genomförande i kvarteret tabellen förskjuts på framtiden i och med att detaljplanen är överklagad.

Netto har det budgeterade överskottet om 56 miljoner kronor nu ökat till 62 miljoner

kronor för exploateringsverksamheten, en förändring på 6 miljoner kronor.

(7)

Väsjön (Mkr) Budget 2017 Prognos 2017 Avvikelse

Inkomster 129 22 -107

Utgifter -260 -297 -37

Netto -131 -275 -144

Jämfört med budget 2017 är prognosen april sänkt från -131 miljoner kronor till -275 miljoner kronor vilket innebär en för året försämring med 144 miljoner kronor jämfört med budget. Avvikelsen beror på;

 Södersätra Kastellgården, en förskjutning av inkomster för

gatukostnadsersättningar till 2018 (-105 mkr) samt förskjutning av kostnader (- 10 mkr). Total förändring -115 miljoner kronor. Påverkar inte projektets sluttotal.

 Restaurering Väsjön, en förskjutning av kostnader på grund av tidigareläggning av arbete -15 miljoner kronor. Påverkar inte projektets sluttotal.

 Övrigt -13 miljoner kronor, mindre positiva och negativa ändringar. Påverkar inte projektets sluttotal.

Total prognos Väsjön (till och med 2025):

I prognos april har den totala budgeten för Edbergs idrottsområde minskat med 103 miljoner kronor, vilket avser den del av projektet som ska ligga på KFN. Detta påverkar inte prognosen för 2017 men innebär att totala Väsjöprojektet slutresultat förbättrats till -62,6 miljoner kronor, att jämföras med prognosen februari -165,4 miljoner kronor.

1.1.4 Investeringsprognos

I tidigare prognos fanns investeringar gällande möbler och anpassning efter flytt till plan 7 där ekonomiavdelningen nu sitter samlad. Det visade sig att kostnaden blev lägre än beräknat och därför tas medel från driftsbudgeten.

Tre miljoner kronor av investeringsbudgeten var avsatta för nytt inpasseringssystem i Turebergshuset. Då huset behöver renoveras är projektet uppskjutet.

Investeringar Årsbudget Årsprognos Avvikelse

Investeringslimit (mkr) 5,2 0 5,2

1.2 Viktiga förändringar

Stadsbyggnadschefen kommer att vara tjänstledig under hösten varvid

förvaltningschefen för TFK går in som Tf Stadsbyggnadschef. Samtidigt förstärks stadsbyggnadsavdelningen med en administrativ chef.

1.3 Nya data och resultat

PwC har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer granskat kommunens

årsredovisning för 2016. Uppdraget är en obligatorisk del av revisionsplanen för år

2016.

(8)

Syftet med granskningen är att ge kommunens revisorer ett underlag för sin bedömning av om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lagens krav och god

redovisningssed samt om resultatet är förenligt med de mål fullmäktige beslutat.

Årsredovisningen bedöms i allt väsentligt redogöra för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Kommunen lever upp till kommunallagens krav på en ekonomi i balans och förvaltningsberättelsen innehåller den information som ska ingå enligt lag om kommunal redovisning och god

redovisningssed.

Årets resultat är delvis förenligt med fullmäktiges mål för god ekonomisk hushållning i det finansiella perspektivet. Två av de tre finansiella målen för 2016 är uppfyllda och ett av målen är inte uppfyllt.

Utifrån årsredovisningens återrapportering bedöms att verksamhetens utfall delvis är förenligt med fullmäktiges övergripande mål för verksamheten. Av de åtta

verksamhetsmässiga målen för 2016 uppges ett vara helt uppfyllt och sju stycken vara delvis uppfyllda. Kommunstyrelsen gör i förvaltningsberättelsen bedömningen att Sollentuna kommun uppfyller de uppsatta kriterierna tillräckligt för god ekonomisk hushållning gällande verksamhetsåret 2016.

Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt är rättvisande. De fel som noterats bedöms inte som materiella och påverkar därför inte bedömningen av räkenskaperna för år 2016.

Årsredovisningen är i huvudsak upprättad enligt god redovisningssed.

1.4 Återsökning av statsbidrag

Stadsbyggnadsavdelningen kommer att söka ”byggbonus”, ett bidrag för bostadsbyggande som Boverket ger ut och betalas ut i slutet av 2017.

Stadsbyggnadsavdelningen driver även ett EU-projekt, LIFE. Totalt kan bidraget uppgå till cirka 4,7 miljoner kronor (under 5 år) varav vattenplanen har ca 1,7 miljoner kronor.

Vattensamverkansnätverket ska söka bidrag för ett lokalt åtgärdsprogram från

Länsstyrelsen, 800 000 kronor under 2017-2018. Det avser dock det nätverk bestående av alla kommuner som har avrinningsyta mot Edsviken och kommer kommunen till godo i form av renare vatten.

Linbaneprojektet har fått 1,4 miljoner kronor från Naturvårdsverket i december 2016, men om det inte blir någon fortsättning på projektet kan kommunen tvingas betala tillbaka bidraget.

Kommunen erhåller statsbidrag för såväl allmänna val/EU-val som det kommunala

krisberedskapsarbetet men detta är inget som söks utan fördelas ut till kommunerna.

(9)

1 .5 Åtaganden

Fokusområden:

1.5.1 Ansvarsfull ekonomi

Nämndens åtaganden

Stärka kommunens förutsättningar för att kunna erbjuda tjänster av högsta kvalitet och nå sina mål

Kommentar

Arbete pågår med att skapa bästa möjliga förutsättningar för kommunens verksamheter, en enklare vardag för kommunens anställda.

Ekonomiavdelningens handlingsplan att skapa bästa möjliga förutsättningar för kommunens

verksamheter riktar sig till alla enheter och medarbetare på ekonomiavdelningen. Den är avdelningens huvudhandl ingsplan, vilken syftar till att utveckla ekonomiavdelningens grunduppdrag.

Samtliga enheter inom ekonomiavdelningen har kommit igång med sina aktiviteter under det första tertialet och prognosen för helåret är god. Exempelvis har flera strukturerade arbet en för att säkerställa rättvisade redovisning startat, arbetet med att genomföra den nya bolagsstrukturen har kommit igång och de flesta av ekonomiavdelningens system är på väg att förvaltningsetableras. Ny

målstyrningsmodell har tagits fram i bred samverk an med nämnderna och kommunicerats, beslut väntas i juni. En gemensam kvalitetsredovisning har utarbetats och omvärldsanalysen är publicerad på webben.

Administrativa avdelningens handlingsplan enklare vardag för kommunens anställda går enligt plan. I T - en heten arbetar bland annat med att förenkla beställningsförfarande av standardiserade interna och externa tjänster och produkter, utveckling av kommunens digitala samverkan (och därmed delvis även medarbetarnas digitala kompetens) och utveckling av I T - arbet splatsen. Internservice arbetar med en väg in - Telefoni för interna samtal och att samordna sommarjobbsadministrationen för kommunens chefer.

I T - enheten arbetar för en effektiv och styrbar systemförvaltning på samtliga kontor med etablering av kommunens s ystemförvaltningsmodell. Arbetet tar tid då det är nya/förändrade arbetssätt och roller som ska anammas. I T - enheten kommer att fortsätta stödja kontoren under året i att etablera organisation (objektägare, förvaltningsledare) samt grundläggande dokument fö r styrning (förvaltningsplan, förvaltningsspecifikation).

Fokusområden:

1.5.2 Näringsliv och arbetsmarknad

Medarbetarengagemanget ska öka Kommentar

Strategiskt arbete med kompetensförsörjning pågår, samtliga förvaltningsledare arbetar med att utbilda relevanta målgrupper i systemen. Bland annat sker under 2017 utbildning i nytt arbetssätt i Stratsys – för controllers och chefer.

Stadsbyggnadsavdelning en deltar i Lava (kontaktdagar på KTH) samt i Initiativet (Under paraplyet Initiativet samlas företag och myndigheter som gemensamt – genom arrangemang och opinion – vill locka fler studenter att läsa till ”lantmätare”, det vill säga en utbildning med foku s på juridik och ekonomi i samhällsbyggnadsprocessen).

Arbete för ökad jämställdhet och mångfald pågår och beaktas i rekryteringar och interna sökande kallas till intervjuer. Frågan tas till exempel upp med medarbetare vid medarbetarsamtal, det tas i beakt ande i rekryteringsprocesser samt vid sammansättning av olika samarbetskonstellationer på avdelningen.

Kommunövergripande mål:

1.5.2.1 Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet

Byggherrar som verkar i Sollentuna ska vara nöjda med samarbetet med kommunen

(10)

Nämndens åtaganden Kommentar

Intressentlistan har tagits fram som service för byggherrar som är intresserade av att utveckla fastigheter i Sollentuna. Tydligare rutiner för att hålla intresselistan uppdaterad och aktuell har tagits fram och etablerats. Idag finns en ”blankett” på exte rna webben där intressenter kan fylla i.

Intresselistan har använts i samband med försäljningstävlingen av Väsjö Torg.

Kommunens företag ska uppleva förbättrad service och bemötande från Sollentuna kommun Kommentar

Arbetet med att genomföra en förvaltn ingsövergripande utbildningsinsats med syfte att förbättra bemötande och service gentemot kommunens företag pågår enligt plan.

Under 2016 beslutade kommunens ledningsgrupp att en gemensam kurs skulle genomföras under 2017 med syfte att diskutera vikten av service och bemötande i kommunens näringslivsarbete.

Förberedelsearbete påbörjades under hösten och vintern 2016. Målgruppen för kursen är tjänstemän inom alla förvaltningar och det är cirka 130 personer som bjuds in till respektive kurstillfälle.

Under 2017 äger fem kurstillfällen rum, fyra övergripande och ett med fokus på entreprenadstyrning.

Det första kurstillfället ägde rum 24 februari med cirka 110 deltagare. Temat då var in - och

omvärldskunskap kring näringslivsarbete och företagsklimat. Nästa kur stillfälle var den 28 april och hade temat bemötande. Under hösten är det tre tillfällen; service på förvaltningsnivå (6/10),

samverkande förhållningssätt (24/11) och ett särskilt tillfälle med fokus på entreprenadstyrning (20/10).

Dessutom finns aktiviteter planerade för året så som bland annat VD - luncher, näringslivsluncher och näringslivsdialoger.

Fokusområden:

1.5.3 Förebyggande insatser och omsorg

Kommunövergripande mål:

1.5.3.1 Genom förebyggande arbete ge förutsättningar att leva ett tryggt och självstän digt liv

Kommuninvånarna i Sollentuna ska känna sig trygga Kommentar

Sollentuna kommun bedriver ett kommungemensamt och strukturerat arbete med trygghetsfrågorna.

Kommunen samverkar med andra organisationer för ett tryggare Sollentuna och under våren har särskilt samarbetet med polisen varit i fokus. Trygghetsfrågor på både nationell, regional och lokal nivå bevakas. Invånares och företagares upplevelse av dels tryggheten i sig, dels kommunens arbete med trygghetsfrågorna har varit prioriterade. Under maj månad genomfördes en välbesökt temaföreläsning (ca 125 besökare) kring trygghetsfrågorna där kommunen och polisen gemensamt informerade om vilka åtgärder och insatser som vidtagits för att öka tryggheten och besökarna fick mö jlighet att ställa frågor och komma med synpunkter.

Trygghetsstrategin anger tre prioriterade områden för trygghets - och säkerhetsarbetet, nämligen brottsförebyggande arbete, social hållbarhet och trygga utemiljöer. Dessa prioriteringar är grunden för Proj ekt Tureberg/Edsberg, samverkansöverenskommelsen med polisen och samarbetet kring metodutveckling inom trygghetsområdet som leds från Nationella BRÅ.

Fokusområden:

1.5.4 Miljö och samhällsutveckling

Kommunövergripande mål:

1.5.4.1 Arbeta för en god bebyggd miljö

Nämnd ens åtaganden Minska kemikaliepåverkan

(11)

Nämnd ens åtaganden Kommentar

Arbete pågår med handlingsplanen arbeta enligt kemikalieplanen och i upphandlingar tillfrågas miljöstrateger för bedömning av vilka krav som ska ställas.

Minska resursanvändningen Kommentar

Tillsammans med SÖRAB utreds möjligheterna för etablering av återvinningscentral inklusive någon form av återbruk på Kronåsen.

Arbeta med Grön IT Kommentar

I kommunens upphandlingspolicy och KLK : s styrdokument finns policy för Grön I T. För I T - arbetsplatsen är aktiviteten klar gällande asset management, hur vi hanterar hårdvara och vad som köps in samt vilken livslängd exempelvis en dator ska ha. Rutiner för ansvarsfull återanvändning av hårdvara fi nns.

Telefonupphandlingen är avslutad med miljökrav för inköp av telefoner och återanvändning av telefoner.

Inom utskriftshantering är "Follow - me" print och dubbelsidig utskrift standard. Kommunikationsplan är framtagen för intern som extern kommunikation. Inom området digitala informationsflöden återstår mycket arbete, det som kan nämnas är en den kommande ”beställningsportalen” kommer att digitalisera och automatisera interna beställningar. Projektet har startat och kommer att pågå till årsskiftet. Inom m iljöanpassad upphandling behöver ytterligare diskussioner/analyser genomföras för att kunna ställa rätta krav i relation till kommunen miljöpolicy och kostnader.

Dessutom pågår arbete med hjälp av statistik på skickade brev internt och externt under maj må nad och enkät till interna stoppställen kommer att skickas ut första veckan i maj.

Minska avfallet enligt gällande avfallsplan Kommentar

Arbete med handlingsplan pågår och beaktas i pågående detaljplaner.

Hantera förorenade områden Kommentar

Arbetet är påbörjat med ett första möte med MBK och exploateringsenheten. Då uppdaterades en lista över de platser som har identifierats som förorenade och som sedan ska ligga till grund för prioritering av åtgärder.

Öka kännedom om kommunens miljöarbete Kommentar

Arbete med att etablera ett gott samarbete med den nya kommunikationsenheten har landat väl och flyter på som tidigare.

Öka miljökompetens i kommunens verksamheter Kommentar

Arbete med handlingsplan har ej påbörjats utan att arbetet kommer ske till hösten.

God vattenkvalitet som ger förutsättningar för ett rikt växt - och djurliv samt goda rekreationsmöjligheter

Kommentar

Arbetet med Vattenplanen fortgår enligt plan. En projektadministratör ska rekrytera s för att avlasta projektet.

Genomföra undersökning om kommunens miljöarbete Kommentar

Arbetet kommer påbörjas under hösten,

Samarbeta med forskningsvärlden inom miljö - och klimatområdet Kommentar

Arbetet har ej påbörjats.

Arbetet med en reviderad översiktsplan ska pågå under 2017

(12)

Nämnd ens åtaganden Kommentar

Intensivt arbete pågår i alla arbetsgrupper. Workshops hålls under vecka 19 med alla förvaltningar och bolag för att fånga in önskemål och behov från alla kommunens alla olika verksamhetsgrenar.

Redakt ionellt arbete har inletts med till exempel kartmaterial, text - massor och bildspråk.

Planeringen ska utgå ifrån att 700 bostäder ska bli inflyttningsklara årligen i Sollentuna Kommentar

Pågår enligt plan och ca 500 bostäder beräknas bli inflyttningsklara under 2017.

Kommunövergripande mål:

1.5.4.2 Minska utsläppen av växthusgaser

Minska energianvändningen i kommunens fastigheter från 2016 med 10 % till 2020 Kommentar

Arbetet är ej påbörjat.

Ställa miljökrav i upphandling och vid inköp enligt ”Regler för miljökrav vid upphandling och inköp i Sollentuna kommun”

Kommentar

Samarbete pågår mellan inköpsenheten och miljöstrategerna vid upphandlingar där miljökrav ställs.

Minska de fossila utsläppen från upphandlade transporter Kommentar

Vid entreprenadupphandlingar ställs miljökrav regelmässigt. En del av dessa krav handlar om utsläpp.

En översyn ska göras för att se om kraven kan skärpas.

Minska klimatpåverkan från byggprocessen Kommentar

Diskussioner har förts inom ramen för vissa projekt som till exempel Väsjöprojektet.

Fokusområden:

1.5.5 Kommunikation

Kommunövergripande mål:

1.5.5.1 Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling

Utveckla kommunikationen så att den i större utsträckning sker utifrån vad, när och hur invånarna vill ha kontakt med kommunen

Kommentar

Under januari till april har målgruppsanalysen presenterats för kommunens ledningsgrupp samt vid budgetinternatet med majoriteten. Den 17 maj kommer analysen att presenteras vid ett chefsmöte i kommunen.

På avdelningen har en rad aktiviteter genomförs under de första tertialen; varje kommunikatör har fått ett personligt mål om att arbeta med målgruppsanalysen i sitt löpan de arbete, en gemensam workshop har genomförts för en fördjupad analys av underlaget och en ytterligare är planerad till mitten av maj.

Utifrån dessa workshops kommer gemensamma aktiviteter tas fram för det fortsatta

implementeringsarbetet samt att respekt ive kommunikatör ska bryta ned materialet för att se hur det kan användas kopplat till sin förvaltning/avdelning.

Kommunens service ska kännetecknas av gott bemötande, hög tillgänglighet och god återkoppling till kund

(13)

I syfte att utveckla servicen gentemot politiken genomför kansliet löpande ett systematiskt

förbättringsarbete och olika aktiviteter vilka förväntas effektivisera enhetens arbetsprocesser liksom att höja servicens kvalité och effektivitet på ett långsiktigt och hållbart vis.

K ontaktcenterpersonalen har varit med på ett möte angående service och tillgänglighet. Där en plan för hur kontaktcenterpersonalen ska följa med det samtal de kopplar vidare tagits fram, och vid ej svar - ta ett meddelande till handläggaren och skicka detta i Service now till handläggaren. Detta kräver dock att varje kontor använder sig av samma ärendehanteringssystem som kontaktcenter (i dagsläget Service now). Därför är denna handlingsplan beroende av handlingsplanen kring "Service now till alla kontor".

Digitala metoder för service, kommunikation och insyn ska utvecklas för att underlätta vardagen för kommunens målgrupper

Kommentar

I stort går aktiviteter kring kommunens digitala utveckling framåt enligt plan.

Aktiviteter rörande e - tjänsteplattform och e - tjänster ligger i stort sett enligt plan.

Aktiviteter inom Utveckling av kommunens I T - infrastruktur avser att skapa förutsättningar för säker och stabil drift och fokus blir många gånger att säkerställa att förändringar kan ske med ingen eller

begränsad verksamhetspåverkan. Därav avbröts uppgradering av integrationstjänsten. Uppgradering av inloggningstjänst (Portwise) och kontoprovisionering (FI M) sker enligt plan men med något förlängd tidshorisont avseende kontoprovisionering då leverantören haft viss personalomsättning. I tre av aktiviteterna väntar vi på avropsförslag från Tieto där en aktivitet har eskalerats inom Tieto av oss.

Årsredovisningen är publicerad på externwebben och i samband med det utvecklades sidorna om just årsredovisning men även om mål och resultat på webben. Avsnittet om kvalitet och utveckling på externwebben har utvecklats. En handbok i verksamhetsstyrning är under framtagande och kommer ha sin plats på Solsidan.

Digitaliseringen av detaljplaner bedöms vara slutfört innan årsskif tet

1.6 Uppdrag

Lägesrapport kring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är rapporterade till nämnd (dvs. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för återredovisning till KS/KF.

Uppdrag

Datum (beslutat) för återredovi sni ng till uppdrags givare

Status Kommentar

Uppdrag om utredning av fastighetsöverlåtande avseende fastigheten Centrum 2

AU 2015 - 05 - 25

Uppdraget kommer att beaktas i samband med att delningsplanen för Sollentunahem tas fram under våren 2017.

Kommunledningskontoret får i uppdrag att i samråd med SE OM utreda om

renhållningsordning en ska revideras samt en eventuell kompensation till

fastighetsägare som får ändrat hämtningsställe. (Tidigare:

Uppdrag att revidera gällande renhållningsordning)

Ej ti dsatt Vi inväntar att nya lagförslag ska beslutas av riksdagen. Lagförslagen hanterar ansvarsfördelning mellan FTI och kommunerna.

(14)

Uppdrag

Status Kommentar

Uppdrag om skyltning vid Norrortsleden och E4

KS 2015 - 09 - 07

Det utökade uppdraget

ska redovisas

under hösten

2016

Uppdraget löper på under 2017 i väntan på besked avseende ett par bygglov från Länsstyrelsen i Stockholm.

Uppdrag att ta fram en plan för gymnasieutbildning i Sollentuna kommun - ny utredning 2019

2019 - 12 - 31

Uppdraget genomförs under 2019 enligt plan.

Reviderat reglemente för Sollentuna ungdomsråd - uppföljning

2017 - 12 - 15

Revidering av reglemente enligt ärende 2017/0077 Reviderat reglemente och justering av budgetram för Sollentuna ungdomsråd (SU R). Antas i KF 16 mars 2017.

Efter sommaren 2017 bestäms hur reviderinen läggs upp inför hösten.

KS ger KLK i uppdrag att utreda förutsättningarna för att upplåta mark med äganderätt eller tomträtt i en form som långsiktigt säkerställer användningssättet till LSS - boenden och

äldreboenden

Framgår ej av beslutet

Detta uppdrag behandlas i delar inom ramen för andra uppdrag om försäljning eller upplåtelse av verksamhetsfastigheter.

Beredning pågår och kommer att avrapporteras i etapper.

Ekonomiavdelningen leder den beredningen, strategiska enheten och kommunjuris t bistår.

Uppdrag att se över och komma med förslag på revidering av Regler för bidrag ur

kommunstyrelsens särskilda medel för verksamhets - och arbetsrelaterade resor utomlands -

Internationaliseringsbidrag.

2016 - 09 - 26

Utkast på nytt regelverk finns framtaget men behöver kvalitetsäkras ytterligare något. Planen är att ett beslutsärende ska gå upp i kommunstyrelsen före sommaren.

Uppdrag att genomföra nästa lönekartläggning efter avslutad löneöversyn 2017.

2017 - 06 - 30

Lönekartläggningen påbörjad med att identifiera tjänstegrupper och arbetsvärdera tjänster.

Kommunledningskontoret får i uppdrag att ta fram en vattenplan i enlighet med projektdirektiv som bifogats tjänsteutlåtande daterat 2016 - 06 - 29

Ej angivet i beslutet

Arbete med Vattenplan pågår. Sollentuna har fått EU - bidrag för att genomföra dels denna vattenplan, dels bottenbehandling av Norrviken.

Kommunstyrelsen uppdrar till KLK att ta fram en

markutvecklingsstrategi för utveckling av kommunens mark och att bedriva en aktiv fastighetsutveckli ng i syfte att frigöra byggrätter.

Återrapportering ska ske till kommunstyrelsen årligen i samband med tertialsrapport 2, med början 2017.

Löpande årligen med start

2017 i tertialsrapp

ort 2

Uppdraget kommer redovisas i samband med tertial 2.

(15)

Uppdrag

Status Kommentar

Kommunstyrelsen uppdrar till KLK att i den kommande revideringen av projektdirektivet för Väsjön lägga in att antal byggrätter för hyresrätt, vilka bör upplåtas med tomträtt, bör vara i spannet 250 - 500.

Återrapportering av ovanstående ska ske till KS årlig en i samband med tertialsrapport 2, med början 2017.

Löpande årligen med start

2017 i tertialsrapp

ort 2

Av förslaget till det reviderade direktivet framgår att projektet kommer att lägga in ett antal hyresrätter vilka kan upprättas med tomträtt. I den nu aktuella

markförsäljningstävlingen för Väsjö torg ingår 150 bostäder som skall upplåtas med hyresrätt. Men den här gången föreslår vi att marken säljes så att vi använda priserna för att göra en bedömning av tomträttsavgäld i nästa etapp av markanvisning.

Kommunstyrelsen får i uppdrag att utreda vidare omfång på och finansiering av

internserviceverksamheter i kommunen.

2017 - 02 - 01

Kommunstyrelsen fattade 2017 - 03 - 16 beslut om att frågan om centraliserad internservice skulle hanteras i samband med renovering och ombyggnation av Turebergshuset. Uppdraget är därmed avslutat denna gång.

Boenden för ensamkommande barn och nyanlända i Sollentuna

Inget slutdatum

angivet i beslutet

Under 2016 har kommunen arbetat med att ta fram olika boendelösningar fö r

ensamkommande barn och nyanlända. Alla som behövt bostad i Sollentuna kommun har fått det. Boendeformerna har sett olika ut men behoven är tillfredsställda.

Kommunledningskontoret får i uppdrag att vidare undersöka olika möjligheter till samordning av kommunens bilinnehav samt presentera ett förslag på hur samordningen ska organiseras.

Inte angivet.

Planerat till KS i oktober

2017

Beredning av ärendet pågår av stadsbyggnadsavdelningen och administrativa avdelningen gemensamt.

Kommunstyrelsen får i up pdrag att bereda försäljning av kommunägda skol - och förskolefastigheter där

verksamheten bedrivs av privat huvudman. Kommunstyrelsen ger kommunledningskontoret i uppdrag att undersöka intresset hos de fristående aktörer som bedriver verksamheter i skolor och förskolor i kommunägda fastigheter att dels förvärva fastigheterna där respektive verksamhet bedrivs och dels förlänga hyresavtalet på oförändrade villkor.

2017 - 12 - 31

Delrapportering till KS har skett. Vi har tagit in intresseanmälningar från

verksamhetsutövare.

Försäljningsuppdraget har preciserats genom beslut i KF. Nästa delrapportering till KS sker i maj.

Kommunledningskontoret får i uppdrag att genomföra en översyn av kommunens tjänstemannaorganisation och återrapportera resultatet till k ommunstyrelsen senast i januari 2018.

Januari 2018

Utredningsuppdraget kommer att genomföras av extern konsult. En anbudsförfrågan har gått ut till fyra konsultföretag. Planen är att

upphandlingen ska vara klar runt 1 juni så att konsulten kan börja arbeta direkt efter semestrarna.

(16)

Uppdrag

Status Kommentar

Kommunstyrelsen får i uppdrag att utreda hur kommunens webb kan förses med basinformation på andra språk med KLK : s tjänsteutlåtande 2017 - 01 - 09 som grund. KF delegerar till KS att avgöra frågan när

utredningen genomförs.

KS 9 oktober

2017

Påbörjas i mitten av maj.

Kommunledningskontoret får i uppdrag att genomföra en förstudie avseende elektronisk handel, s.k. E - handel.

Förstudien finansieras inom KLKs budget för 2017. En avrapportering gällande finansieringen görs i samband med delårsrapporten 2017.

2017 - 10 - 30 avseende finansierin

gen

En resurs för att arbeta med förstudien är rekryterad och påbörjar sitt uppdrag efter sommaren. Förstudie beräknas påg å fram till tidig vår 2018.

Uppdrag att utarbeta

värderingsprinciper vid avyttring av fast egendom

12 juni 2017 - delredovis

ning

1.6.1 Kommunstyrelsens beredning av nämndernas uppdrag

Uppdrag

Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare

Status Kommentar

Uppdrag åt kultur - och fritidsnämnden om att utreda behov av idrottsanläggningar inom Väsjöområdet

KS 2015 - 06 - 01

Ansvarsfördelningen mellan kontoren har retts ut. Tjut kan skrivas fram före sommaren.

Budgetuppdrag om det framtida Edsvik

KF 2016 - 12 - 01 (Årsskiftet -

17)

Enligt beslut ska KFN lämna en ny tidsplan för återrapporteringen i samband med förstärkt månadsrapport. Efter det sker löpande rapportering i delårsrapport och verksamhetsberättelse.

Uppdrag att återkomma med redovisning enligt kommunens ANDT - policy.

KF 2017 - 05

Socialkontoret har lämnat in underlag till KLK och ärende kommer att skrivas fram innan sommaren.

Utredningsuppdrag för fler Sollentunabor i arbete

Uppdraget ska återredovis as löpande i samtliga delårsrapp

orter och årsredovis

ningar

Beredning sker i samband med

återrapportering vid delårsrapporter och årsredovisningar, i samverkan med ekonomiavdelningen.

(17)

Uppdrag

Status Kommentar

Fullmäktige uppdrar åt UAN att i samverkan med BUN och SN genomföra försl aget om lokalt anpassad introduktion för vuxna och ensamkommande barn och unga. Uppdraget ska

återrapporteras löpande i samband med

tertialsrapporterna.

Löpande i samband

med tertialsrapp

orterna.

Slutdatum uppdateras

vid varje årsskifte.

De aktuella nämnderna som har uppdraget rapporterar status och nuläge via sina förstärkta månadsrapporter med deadline i mitten av maj. En sammanställning av den rapporteringen går till kommunstyrelsen i samband med den förstärkta

månadsrapporten på kommunövergripande nivå. Ingen separat beredning sker inom detta uppdrag.

Uppdrag till utbildnings - och arbetmarknadsnämnden och socialnämnden att vidta åtgärder för att underlätta nyanländas väg in på arbetsmarknaden.

31 maj 2017 till KS

Arbetet följs och kommer redovisas för KS 12 juni.

1.7 Riskhantering - internkontroll

Nedan följer en lägesrapport kring internkontrollarbetet 2017. Färgsymbol avseende brister/avvikelser används endast för kontroller med färdiga resultat eller delresultat. En sammanfattande analys av hela internkontrollarbetet 2017 lämnas i nämndens

Verksamhetsberättelse 2017.

1.7.1 Administration

1.7.1.1 Delegationsbeslut hanteras inte i enlighet med nämndernas

delegationsordning samt reglerna i kommunallagen (Beslut KS 2016 - 09 - 05)

Kontroller

Kontroll att del egationsbeslut avseende anställningar anmäls korrekt till nämnd (Beslut KS 2016 - 09 - 05)

Ingen avvikelse

Hur?

Säkerställa att anställningsuppgifter från personalavdelningen anmäls till nämnd.

När?

Löpande under 2017. Tertialvis rapportering till KS.

Kommentar

Anställningsuppgifter från personalavdelningen gällande perioden 2016 - 10 - 01 - 2016 - 12 - 31 har korrekt anmälts som delegationsbeslut till kommunstyrelsens sammanträde 2017 - 03 - 06.

1.7.2 Ekonomi

1.7.2.1 Kommunen går miste om intäkter i form av ersättningar avseende flyktingverksamhet (Beslut KS 2016 - 09 - 05)

Kontroller

(18)

Kontroller

Säkerställa eftersökning av statsbidrag och andra ersättningar avseende

flyktingverksamhet (Beslut KS 2016 - 09 - 05)

Ingen avvikelse

Hur?

Säkerställande av interna rutiner och andra aktiviteter inom ramen för risken/kontrollen.

När?

2017. Tertialvis rapportering till KS.

Kommentar

Inte aktuellt för kommunstyrelsen.

1.7.3 Generell

1.7.3.1 Del av organisationen eller viss tjänsteutövning utsätts för oegentligheter (Beslut KS 2016 - 09 - 05)

Kontroller

Identifiera del av organisationen eller typ av tjänsteutövning som kan vara särskilt utsatt för risk för korruption och oegentligheter (Beslut KS 2016 - 09 - 05)

Inte kontrollerat

Hur?

Analys och diskussion inom respektive förvaltning. Förvaltningen väljer tillvägagångssätt.

När?

Januari - augusti 2017. Tertialvis rapportering till KS.

Kommentar

Analys och diskussion kommer att ske inför delårsrapporteringen.

1.7.4 Inköp

1.7.4.1 Risk att direktupphandling inte genomförs enligt beslutade handläggningsrutiner

Kontroller

Kontroll av att kommunens rutiner för direktupphandling följs

Större avvikelse

Hur?

Kontrollerar alla köp mellan 400 000 - 534 000 kr. Kontroll sker av de köp av leverantörer som

kommunen saknar avtal med i relation till det redovisningsformulär som ska skickas in till inköpsenheten vid direktupphandling,

När?

Kontrollen avser hela 2016 och görs i februari 2017 Kommentar

Avtalscontroller har slumpmässigt kontrollerat tio köp för över 400 000 och i endast tre fall var redovisningsblankett inlämnad till inköpsenheten.

Förbättringsåtgärder: i samband med möten påminna inköpssamordnarna om vikten av att följa reglerna för direktupphandlingar samt uppmana att föra informationen vidare till behöriga beställare.

(19)

1.7.5 Fakturahante ring

1.7.5.1 Risk för felaktigt konterad moms vid representation

Kontroller

Moms vid representation Mindre avvikelse

Hur?

Aktuella konton kontrolleras för fakturor under två kontrollmånader.

När?

Bokförda poster under september och december 2016.

Kommentar

September och december månad är avstämda 33 poster upptäcktes sex avvikelser där momsen var felredovisad. Under 2017 kommer användarna informeras och utbildas för att öka kunskapen minska felen.

1.7.6 Arkivering och gallring

1.7.6.1 Risk att arkivering och gallring inte sker enligt fastställd dokumenthanteringsplan

Kontroller

Kontroll av arkivering och gallring Större avvikelse Hur?

Kommunarkivarien kontrollerar vilka handlingar som har levererats till arkivmyndigheten/kommunarkivet.

Frågor kring rutinerna för arkivering och gallring ställs till avdelningarnas/enheternas avdelnings - /enhetschef.

När?

Kontrollen ska vara avslutad 31 mars 2017.

Kommentar

Undersökningen visar på en rad brister. Av de dokumenthanteringsplaner som finns är flera föråldrade.

Flera verksamheter saknar dokumenthanteringsplan. Efterlevnaden av de planer som finns är dålig, vilket innebär att viktiga handlingar som ska bevaras ald rig lämnas till kommunarkivet. Ytterligare en anmärkning gäller att det finns I T - system inom kommunstyrelsen som saknar gallringsfunktion. Att allmänna handlingar, för vilka det finns gallringsbeslut, inte kan gallras är särskilt allvarligt när det handlar om personuppgifter.

Kansli - och arkivenheten leder och samordnar den förändringsprocess som är nödvändig för att komma tillrätta med problemen. En långsiktig handlingsplan finns redan för hur arbetet ska bedrivas.

(20)

2 Barn- och ungdomsnämnden

2.1 Ekonomisk uppföljning

2.1.1 Prognos BUN Prognosrapport BUN

Budget 2017

Period-

utfall Utfall % Prognos_apr Budget-

avvikelse Prognos_mar

BARN- OCH

UNGDOMSNÄMNDEN

Intäkter -180 588 -51 896 29 -180 841 254 -180 654

Kostnader 1 768 124 588 782 33 1 751 457 16 666 1 758 838

Netto (tkr) 1 587 536 536 886 34 1 570 616 16 920 1 578 184

Resultat (tkr) per rapporteringsområde

Nämnd

Kostnader 2 500 901 36 2 500 0 2 500

Netto (tkr) 2 500 901 36 2 500 0 2 500

Kontor

Intäkter -5 285 -530 10 -5 250 -36 -5 255

Kostnader 33 330 9 185 28 33 295 36 33 300

Netto (tkr) 28 045 8 654 31 28 045 0 28 045

Förskola

Intäkter -83 540 -23 355 28 -83 445 -95 -82 955

Kostnader 541 340 179 459 33 532 478 8 862 539 330

Netto (tkr) 457 800 156 104 34 449 033 8 767 456 375

Skola

Intäkter -91 252 -27 775 30 -91 637 384 -91 934

Kostnader 1 143 676 384 720 34 1 139 335 4 341 1 139 381

Netto (tkr) 1 052 424 356 945 34 1 047 698 4 726 1 047 448

Grundsärskola

Intäkter -510 -235 46 -510 0 -510

Kostnader 47 277 13 751 29 43 850 3 427 44 326

Netto (tkr) 46 767 13 516 29 43 340 3 427 43 816

(21)

Budget 2017

Period-

utfall Utfall % Prognos_apr Budget-

avvikelse Prognos_mar

Prel. kostnader-interna 0 766 0 0 0 0

Diff/felkonteringar 0 766 0 0 0 0

KOMMUNALA GRUNDSKOLOR OCH FÖRSKOLOR

Intäkter -1

147 258 -384 624 34 -1 154 919 7 661 -1 101 533

Kostnader 1 147 258 422 069 37 1 154 919 -7 661 1 104 193

Netto (tkr) 0 37 445 0 0 0 2 660

2.1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget Helårsprognos jämfört med budget och föregående prognos

Barn- och ungdomsnämnden prognostiserar ett överskott mot budget på 16,9 miljoner kronor i nettokostnad för perioden. Avvikelsen utgörs i huvudsak av förändringar i volymer för barn och elever inom förskola och skola.

Avvikelsen mot föregående period uppgår till 7,6 miljoner kronor i minskade

nettokostnader. Orsaken är att skolvalet nu är klart vilket resulterat i en minskning av antalet elever med totalt 85 stycken samt 22 stycken i förskoleklass. Antalet elever i särskola minskar med 13. Antalet fritidshemselever ökar med totalt 52 stycken samt 3 stycken i fritids inom särskola. Förskolebarnen minskar med på totalt 165 stycken.

Prognosen för de kommunala förskolorna och skolorna ligger i linje med budget.

Utfallet jämfört med riktvärde och prognos

Utfallet jämfört med riktvärdet efter fyra månader ska uppgå till 33,3 procent av årets budget. Barn- och ungdomsnämndens utfall till och med april uppgår till 33,8 procent.

En orsak till avvikelsen finns på intäktssidan där nämnden väntar beslut om 12,2 miljoner kronor för sökta statsbidrag. Ytterligare en förklaring är att kostnaderna för verksamheten under terminerna är högre än under sommaren då förbrukningen minskar.

Prognosbedömning

Kontorets uppdrag har varit att öka prognossäkerheten och bedömningen är att

prognosen i huvudsak är god. Antalet 1 till 2 åringar som börjar förskolan kan komma att bli högre utifrån att det är mycket svårt att veta när dessa barn faktiskt börjar på förskola. Det förekommer osäkerheter i prognosen framförallt utifrån intäkter vid avgiftskontrollen för förskola. Kontoret utvecklar hela tiden verktygen för att göra korrekta prognoser och ambitionen är att redogöra för avvikelser så fort de konstateras.

Förbättringar har genomförts för att periodisera större intäkter som statsbidrag, maxtaxa

och kvalitetssäkrande åtgärder. Nämnden har en buffert om 8,0 miljoner kronor. I

dagsläget beräknas denna buffert gå åt. En anledning är att kostnaderna för omsorg på

obekväm tid ökat. Detta beror på att övergången till egen verksamhet först skedde i april

istället för i januari. Därmed försvann del av den effektivisering som inarbetats i budget.

(22)

Kommentarer till prognos per rapporteringsområde

Nettokostnadsprognosen för den politiska verksamheten samt kontoret bedöms ligga i nivå med budget.

Förskoleverksamheten prognostiserar en lägre nettokostnad än budget om totalt 8,8 miljoner kronor. Av avvikelsen utgör volymerna en minskning om 10 miljoner kronor, det vill säga färre barn än budgeterat. Kostnaderna har ökat för omsorg på obekväm tid eftersom verksamheten per den 1 april 2017 har övergått till kommunal regi.

Inom verksamhetsområdet skola prognostiseras en lägre nettokostnad än budget på totalt 4,7 miljoner kronor. Av den positiva avvikelsen utgör volymerna 3,6 miljoner kronor, det vill säga färre elever i alla årskursen än budgeterat, med undantagen för elever i årskurs 4 till 6 inom fritidshem som är fler än budgeterat. Övrig positiv avvikelse utgörs främst av högre barnomsorgsintäkter inom fritidshemmen.

Särskolan prognostiserar en lägre nettokostnad än budget på motsvarande 3,4 miljoner kronor. Denna förändring beror till största delen på färre elever inom verksamheten.

Prognosen för de kommunala förskolorna och skolorna ligger i linje med budget. Det förekommer dock extraordinärt höga kostnader till följd av lokalförändringar samt avetablering av paviljonger. Avetablering av paviljonger borde ingå i projekteringen av nya lokaler. Barn- och utbildningskontoret har tagit upp frågan med trafik- och

fastighetskontoret. Om dessa kostnader ska bäras av enheterna slår det extremt hårt mot driften av verksamheten. Det råder även en osäkerhet i prognoserna utifrån minskat barnantal. Dock har inte alla sökta statsbidrag heller räknats med varvid bedömningen för året är att de kommunala förskolorna och skolorna kommer ha en prognos i linje med budget.

Eventuell omdisponering av budget

Omdisponering av budget har skett under mars månad till följd av ökad peng inom särskolan. De ökade kostnaderna finansieras inom barn- och ungdomsnämndens befintliga ram 2017. Någon annan omdisponering planeras ej.

Planerade åtgärder vid eventuella underskott

Samtliga enheter följs upp månatligen. Vid underskott på enhetsnivå utarbetas individuella åtgärdsplaner för att nå en budget i balans.

2.1.3 Investeringsprognos

Nämndens investeringsbehov är cirka 7 miljoner kronor högre än tilldelad budget.

Huvuddelen av investeringarna avser IT-utrustning samt möbler. Barn- och ungdomsnämnden kommer i samband med delårsrapport begära utökning av investeringsbudgeten. Investeringsprognosen är samma som för föregående månad.

Hemställan görs i samband med delårsrapporten.

Investeringar Årsbudget Årsprognos Avvikelse

8 000 15 000 -7 000

(23)

2.2 Viktiga förändringar

Inga större förändringar som påverkar verksamheten kan konstateras i denna månadsrapport.

2.3 Nya data och resultat

Brukarundersökningen, kallad Våga visa enkäten, som följer upp elevers och vårdnadshavares uppfattning om verksamheten samt Olweusenkäten som följer upp elevernas upplevelse av trygghet är precis avslutade och utfallet har kommunicerats till alla förskolor och skolor. Viss del av resultatet redovisas under åtagandet "Sollentunas elever ska uppleva trygghet i skolan". I övrigt analyseras utfallet på enhetsnivå och kommer presenteras i samband med delårsrapporten.

2.4 Återsökning av statsbidrag

Under året har följande statsbidrag sökts:

Totalt har ansökningar om minst 36,7 miljoner kronor skickats in. Av dessa ansökningar har hittills 18,8 miljoner kronor beviljats. 5,7 miljoner kronor har avslagits för skapande skola samt lovskola. Totalt har inte beslut fattats för ansökningar om 12,2 miljoner kronor.

Under året har följande statsbidrag inte sökts:

 Matematiklyftet eftersom insatser redan är införda och bidrag därmed inte kan rekvireras.

 Utlandssvenska elever 2017 eftersom ersättning inte kan rekvireras.

 Läslyftet eftersom Sollentuna genomför egen satsning.

(24)

2.5 Åtaganden

Fokusområden:

2.5.1 Ansvarsfull ekonomi

Resurserna ska användas effektivt Kommentar

Arbete pågår inom varje specifikt byggprojekt i samarbete med trafik - och fastighetskontoret som är byggherre för att hålla byggkostnaderna på rimlig nivå.

Det finns ett flertal paviljongsuppställningar, till exempel Töjnaskolan, och Tegelhagen, som blivit dyrare än ursprungligen beräknat från trafik - och fastighetskontoret. En viktig del i barn - och

utbildningskontorets arbete i lokalfrågor är att bidra med väl avvägda kravunderlag på funktion och utformning av planerade byggprojekt. Ett utvecklingsarbete pågår här för att kunna begränsa framtida kostnader.

Genomgående har barn - och utbildningskontor ets verksamheter god budgetdisciplin och verksamheten bedrivs inom tilldelad resursram. De enheter som redovisar negativa prognoser har tagit fram

åtgärdsplaner för en budget i balans.

Statsbidragsprocessen har förtydligats genom tydlig rollfördelning, inf örandet av en ny samordningsfunktion samt utökat samarbete med utbildnings - och arbetsmarknadskontoret.

Prognosarbetet har förbättrats genom utökade analyser av kostnadsfördelning under året samt bättre periodiseringar av kostnader och intäkter. Syftet är att säkerställa i tidigt skede om eventuella underskott uppkommer så att verksamheten i ett tidigt skede kan vidta åtgärder för att nå en budget i balans.

Fokusområden:

2.5.2 Näringsliv och arbetsmarknad

Kommunövergripande mål:

2.5.2.1 Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet

Bidra i arbetet med att förbättra bemötande och service gentemot kommunens företag Kommentar

En grupp medarbetare från barn - och utbildningskontoret deltar i den kommunövergripande utbildningen för att förbättra bemötande och service gentemot kommunens företag.

De fristående huvudmännen i kommunen ses som företagare och barn - och utbildningskontorets målsättning är att upprätthålla en hög servicenivå och ett gott samarbete i relevanta frågor.

Fokusområden:

2.5.3 Utbild ning

Kommunövergripande mål:

2.5.3.1 Alla kommunens utbildningsverksamheter ska hålla en hög kvalitet

Alla elevers och skolors resultat ska förbättras

(25)

Sollentunas meritvärde fortsatte att ligga högt i samtliga årskurser. Målvärdena för det samlade resultatet för läsåret 2015/2016 uppnåddes för samtliga årskurser. De officiella resultaten, publicerade på Skolverkets webbplats SI RI S, visar ett meritvärde för årskurs 9 på 259 för samtliga huvudmän där elever med okänd bakgrun d inräknats och 255,8 för de kommunala skolorna. Också när det gäller andelen elever som når lägst betyget E i alla ämnen uppnåddes målvärdet, både för kommunala och fristående enheter.

För spridningen av resultat mellan pojkar och flickor nåddes dock inte målvärdet utan visar på en spridning med 26 meritpoäng till flickornas fördel. Pojkarnas resultat hade höjts markant men då flickornas höjdes desto mer ökade spridningen.

I samband med läsårsslutet i juni tas preliminära resultat fram och analyseras omgåe nde för att ligga till grund för planeringen av det kommande läsåret. Spridningen i resultat mellan pojkar och flickor kommer då att uppmärksammas.

Sollentunas elever ska uppleva trygghet i skolan Kommentar

Det samlade målvärdet som speglar om Sollentunas elever känner trygghet är inte uppfyllt för 2017.

3862 elever har genomfört enkäten, 89,5 procent av eleverna i åk 3 till 9. 5,6 procent (207 elever) av eleverna uppger att de är mobbade i jämförelse med 2016 - då utfallet var 4,3 procent.

Lång tidsmobbningen ökar från 1,7 procent till 2,0 procent vilket innebär 73 elever varav 50 pojkar och 23 flickor. Nätmobbning har ökat från 2,8 procent till 4,0 procent vilket i antal innebär från 111 elever till 139 elever. Det är en utmaning att komma åt oc h kommer att vara ett fokusområde under läsåret 2017/2018.

Dock är det 95,9 procent av våra elever som uppger att de trivs i våra skolor. För att öka den upplevda tryggheten genomförs följande:

Projekt Tureberg - Edsberg: Långsiktigt projekt för att skapa tr ygga stadsdelar med extra fokus på fritidsgårdarnas verksamhet.

Samverkande ungdom: Ett förvaltningsövergripande trygghetsforum med syfte att samordna resurser.

Operativa trygghetsmöten: Skolor, polis, säkerhetsavdelning, fält och fritid träffas kontinuerl igt för att ringa in problemområden och samordnar insatser.

Samverkan mellan fritidgårdar: Operativa veckovisa lägesbeskrivningar samt rapporter. Syfte är information samt riskinventering inför helgen.

Barnen i förskolan ska möta en verksamhet med hög pedagogisk kvalitet Kommentar

Den pedagogiska verksamheten ska anpassas till alla barn i förskolan i en trygg miljö som främjar leken, kreativiteten och det lustfyllda lärandet samt utmanar och stimulerar barnens utveckling och lärande. Utforskande, nyfik enhet och lust att lära ska utgöra grunden för förskolans verksamhet. Ett medvetet bruk av leken för att främja varje barns utveckling och lärande ska prägla verksamheten.

Ett nytt verktyg från SKL för att mäta förskolans kvalitet har lanserats. Utifrån de tta ska ett nuläge definieras på samtliga kommunala förskolor som sedan följs upp årligen. En första lägesrapport finns som visar att de flesta kommunala förskolorna redovisar gul nivå. Två kommunala förskolor har redovisat röd nivå och en grön nivå. Analy s av uppföljningen har inte genomförts ännu men i samband med i delårsrapporten kommer delar av uppföljningen redovisas.

Barnen i förskolan ska känna sig trygga Kommentar

Enligt skollagen ska förskolan stimulera barns utveckling och lärande samt erbjuda barnen en trygg omsorg. Verksamheten ska utgå från en helhetssyn på barnen och barnens behov och utformas så att omsorg, utveckling och lärande bildar en helhet. Förskolan ska främja allsidiga kontakter och social gemenskap och förbereda barnen för fortsatt utbildning samt lägga grunden till ett livslångt lärande i en verksamhet som är rolig, trygg och lärorik för alla barn som deltar.

I brukarundersökningen mäts vårdnadshavarnas upplevelse av trygghet på förskolan. 96 procent uppger att deras barn är trygga på förskolan.

Barnen i förskolan ska ges möjlighet att utveckla socialt samspel

(26)

Förskolan ska främja allsidiga kontakter och social gemenskap och förbereda barnen för fortsatt utbildning samt lägga grunden till ett livslångt lärande i en verksamhet som är rolig och lärorik för alla barn som deltar. I samarbete med hemmen ska förskolan skapa bästa möjliga förutsättningar för varje barn att utvecklas rikt och mångsidigt.

Ett nytt verktyg från SKL för att mäta förskolans kvalitet har la nserats. Utifrån detta ska ett nuläge definieras på samtliga kommunala förskolor som sedan följs upp årligen. Uppföljning har inte genomförts ännu men i samband med tertialrapport 2 kommer utförligare analys att redovisas.

Eleverna på fritidshemmen ska möta en verksamhet med tydligt pedagogiskt innehåll Kommentar

Arbetet med det kollegiala lärandet för fritidshemmets personal har genomförts enligt plan inom ramen för Lokala Utvecklingscenter (LUC) tre till fyra gånger per termin, där kompetensutveckling sker genom föreläsningar och utbyte mellan fritidshemmen. Arbetet har utgått från läroplanen och det allmänna rådet för fritidshem. Utvärderingen av LUC visar på hög måluppfyllelse hos deltagarna.

89 procent av vårdnadshavarna i förskoleklass uppger att man är nöjd med verksamheten på sitt barns fritidshem, liksom genomsnittet av lågstadiets vårdnadshavare. Bland eleverna i årskurs 3 uppger 92 procent att man är nöjda med sitt fritidshem.

Snittet av dessa ger ett värde på 90,5 procent vilket innebär att m ålvärdet är uppnått.

Den systematiska kvalitetsuppföljningen ska stödja utvecklingen av verksamheten Kommentar

Barn - och utbildningskontoret arbetar enligt det framtagna kvalitetsårshjulet som består av kontinuerliga uppföljningar och analyser av verks amhetens resultat och insatta åtgärder.

Strukturen är i form av ett årshjul och en gemensam analystrappa för uppföljning av resultat på barn - och utbildningskontoret och enheterna. Dialoger genomförs i samband med att varje termins samlade resultat följs u pp och analyseras.

Hösten 2016 genomförde Skolinspektionen regelbunden tillsyn i Sollentuna kommun och endast en åtgärd bedömdes behöva tillföras med systematisk uppföljning även av resultaten i grundsärskolan.

I kommunens styr - och uppföljningssystem ska presentationen av utfallet på resultatindikatorerna göras så att avvikelser från de mål som satts upp snabbt kan upptäckas, därför ligger i årshjulet kontinuerliga uppföljningar. Att identifiera avvikelser som är viktiga och analys av dessa resultat måste prioriteras. Att hantera negativa avvikelser har prioritet ett men en analys kan också göras på de indikatorer som har ett förväntat utfall eller där utfallet överträffar det förväntade. I det senare fallet kan det finnas ett stort värde i att identifiera och lära av det vi gjorde bra. Att höja kvaliteten kring analys är ett prioriterat område.

Fokusområden:

2.5.4 Miljö och samhällsutveckling

Kommunövergripande mål:

2.5.4.1 Arbeta för en god bebyggd miljö

Nämndens åtaganden Minska kemikaliepåverkan Kommentar

Verksamheten står de närmaste åren inför stora förändringar i lokalbeståndet. För att minska kemikaliepåverkan är det viktigt att dessa byggnader uppförs på ett miljömässigt hållbart sätt.

Miljöbyggnad är ett svenskt system för klassning och certifiering a v byggnader. Systemet utgår från svenska bygg - och myndighetsregler och som innehåller indikatorer som täcker tre områden: innemiljö, energi och material/kemikalier. Systemet möjliggör jämförelser mellan byggnader och godkända byggnader klassas i tre nivåe r brons, silver eller guld. Samtliga nybyggnationer som görs är i nivå silver.

Arbetet med kemikaliesmart förskola pågår.

Öka elevernas och förskolebarnens miljökompetens Kommentar

I samband med årets resultatdialoger kommer uppföljning av detta att sk e.

(27)

Kommunövergripande mål:

2.5.4.2 Minska utsläppen av växthusgaser

Minska klimatpåverkan från mat, CO2e Kommentar

Förutsättningar för att minska nämndens utsläpp av växthusgaser har arbetats fram enligt plan. Ett matsvinnsprojekt har genomförts på en pilotskola under höstterminen 2015 i syfte att minska svinnet samt öka elevers och pedagogers förståelse för matsvinnets miljöpåverkan. Projektet har utvärderats med gott resultat och ett material har arbetats fram som är tillgängligt för alla enheter i avsikt att involvera fler skolor i arbetet. Samtliga medarbetare har genomgått kommunens miljöutbildning.

Fokusområden:

2.5.5 Kommunikation

Kommunövergripande mål:

2.5.5.1 Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling

Nämnden s åtaganden

Barn och elevers inflytande i beslut som berör dem ska öka Kommentar

Andelen elever som svarar att lärarna tar hänsyn till deras åsikter, det sammantagna medelvärdet av eleverna i åk 3, 6 och 8, har ökat från 72,3 procent 2016 till 78 procent 2017. Vilket innebär att målvärdet har uppnåtts.

Utveckla e - tjänster utifrån medborgarnas behov Kommentar

En gemensam skolplattform infördes 2016 på samtliga kommunala enheter och planerade e - tjänster publicerades på webben. Nu pågår utveckling av användandet av skolplattformen.

Utveckla kommunikationen så att den i större utsträckning sker utifrån vad, hur och när invånarna vill ha kontakt med kommunen

Kommentar

Genom skolplattformen har en ny arena skapats för kommunikation med hemmen samt mellan lärare och elever. Arbetet fortgår med att säkerställa att detta fungerar. Vidare har utbildningar i bemötande genomförts.

2.6 Uppdrag

Lägesrapport kring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är rapporterade till nämnd (dv s. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för återredovisning till KS/KF.

Uppdrag

Status Kommentar

(28)

Uppdrag

Status Kommentar

Uppdrag åt kultur - och fritidsnämnden om att utreda behov av idrottsanläggningar inom Väsjöområdet

KS 2015 - 06 - 01

Utredningen antogs av KFN den 2016 - 01 - 18 och lämnades till kommunstyrelsen.

Ärendet ligger hos

kommunledningskontoret för vidare beredning till kommunstyrelsen.

Uppdrag att utvärdera fritidsgårdsverksamheten.

2016 - 11 - 14

Uppdraget har avrapporterats till KS i februari 2017, dnr 2016/0694 genom en beskrivande genomlysning av olika aspekter rörande ansvaret för fritidsgårdsverksamheten.

Fullmäktige uppdrar åt UAN att i samverkan med BUN och SN genomföra förslaget om lokalt anpassad introduktion för vuxna och ensamkommande barn och unga. Uppdraget ska

återrapporteras löpande i samband med

tertialsrapporterna.

Löpande i samband

med tertialsrapp

orterna.

Slutdatum uppdateras

vid varje årsskifte.

Utbildnings - och arbetsmarknads kontoret har rekryterat projektledare som börjar under maj månad som kommer ansvara för att starta samverkan med barn - och utbildningskontoret för att genomföra förslaget om lokalt anpassad introduktion.

2.7 Riskhantering - internkontroll

Nedan följer en lägesrapport kring internkontrollarbetet 2017. Färgsymbol avseende brister/avvikelser används endast för kontroller med färdiga resultat eller delresultat. En sammanfattande analys av hela internkontrollarbetet 2017 lämnas i nämndens

Verksamhetsberättelse 2017.

2.7.1 Administration

2.7.1.1 Att delegationsbeslut inte anmäls till BUN eller registreras felaktigt

Kontroller

Delegationsbeslut Mindre avvikelse

Hur?

Kontroll av inkomna delegationsbeslut.

När?

2016, 2017 Kommentar

I dagsläget finns fortfarande delegationsbeslut som beslutsfattare fattar som inte anmäls till barn - och ungdomsnämnden. Bedömningen grundas på den lilla mängden anmälda delegationsbeslut som registreas/anmäls. Informationsinsatser kommer att göras.

Det händer även att handläggare glömmer att anmäla delegationsbeslut till nämnden i

ärendehanteringssystemet P360. För att minska detta kommer utbildningsinsatser att genomföras. Även sökbarheten måste förbättras i ärendehanteringssystemet.

Åtgärder Status Status

Utbildning av rektore r Avslutad (enligt plan)

(29)

Åtgärder Status Status Utbildning av handläggare på

BUK

Pågående (enligt plan)

Utbildning rektorer 2017 Pågående (enligt plan)

2.7.1.2 Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen.

Kontroller

Delegationsordning Mindre avvikelse

Hur?

Kontroll av delegationsordning. Kontrolla att allt i beslutet stämmer - t ex att rätt person har sk r ivit under, rätt delegationspunkt har använts, diarieföringen är korrekt, osv.

När?

2016, 2017 Kommentar

Delegationsbeslut anmäls inte alltid till nämnden enligt gällande rutiner. Detta beror ibland på felaktig diarieföring samt att beslutsfattaren glömmer att anmäla sina delegationsbeslut till nämnden.

Informationsinsats kommer att göras.

Åtgärder Status Status

Uppföljning av risk sker under 2017 enligt ny plan.

Avslutad (enligt plan)

Stickprovskontroller Pågående (enligt plan)

2.7.1.3 Delegationsbeslut hanteras inte i enlighet med nämndernas

delegationsordning samt reglerna i kommunallagen (Beslut KS 2016 - 09 - 05)

Kontroller

Kontroll att delegationsbeslut avseende anställningar anmäls korrekt till nämnd (Beslut KS 2016 - 09 - 05)

Ingen avvikelse

Hur?

Säkerställa att anställningsuppgifter från personalavdelningen anmäls till nämnd.

När?

Löpande under 2017. Tertialvis rapportering till KS.

Kommentar

Anställningsuppgifter för år 2016 har anmälts till nämnd, uppgifter för första kvartalet 2017 har ännu inte anmälts.

2.7.2 Ekonomi

2.7.2.1 Kommunen går miste om intäkter i form av ersättningar avseende flyktingverksamhet (Beslut KS 2016 - 09 - 05)

Kontroller

Säkerställa eftersökning av statsbidrag och andra ersättningar avseende

flyktingverksamhet (Beslut KS 2016 - 09 - 05)

Ingen avvikelse