SOLLENTUNA KOMMUN
Tjänsteutlåtande2012-11-16
Lars Keski-Seppälä Sidan 1 av 3
Dnr 2012/0263 KS-10 Kommunstyrelsen
Regler för miljökrav vid upphandling och inköp
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen följande:
• Kommunstyrelsen godkänner regler för miljökrav vid upphandling och inköp bilagda till tjänsteutlåtande daterat 2012-11-16.
Sammanfattning
Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2012-05-23, § 114, att remittera förslag till regler för miljökrav vid upphandling till nämnderna. Nämnderna tillstyrker förslaget. De synpunkter som framförts rör tillämpningen av reglerna för miljökrav. Den viktigaste synpunkten rör huruvida höjda miljökrav leder till högre kostnader, försvårar för småföretag att konkurrera och behovet av en ökad kompetens inom kommunen att formulera och följa upp miljökraven.
Det finns inget omedelbart samband mellan ökade miljökrav och kostnader eller möjligheter för småföretag att konkurrera. Andra faktorer bedöms ha större betydelse. Ökade behov av resurser för upphandlingen bör balanseras med bättre resultat sett till kostnad och kvalitet.
Ärendets beredning Inkomna synpunkter
Överförmyndarnämnden tillstyrker förslag till regler för miljökrav vid upphandlingar. Överförmyndarnämnden ser för sin del inga svårigheter att uppfylla kraven.
Barn- och utbildningskontoret har granskat förslaget och föreslår följande:
• Kommunledningskontoret upprättar gemensamma riktlinjer för val av miljöstyrningsrådets kravnivå samt vilka krav som ska ställas, när det gäller upphandlingar på områden som kan förekomma på flera verksamhetsområden inom kommunen, t.ex. städtjänster.
I övrigt har inte barn- och ungdomsnämnden något att erinra mot de av kommunledningskontoret föreslagna reglerna.
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Tjänsteutlåtande
2012-11-16
Dnr 2012/0263 KS-10 Sidan 2 av 3
Utbildning- och arbetsmarknadskontoret har granskat förslaget och föreslår följande:
• Kommunledningskontoret upprättar gemensamma riktlinjer för val av miljöstyrningsrådets kravnivå samt vilka krav som ska ställas, när det gäller upphandlingar på områden som kan förekomma på flera verksamhetsområden inom kommunen, t.ex. städtjänster.
Kontoret anser även att det är viktigt att beakta möjligheten för mindre företag att lämna anbud när miljökrav ställs i upphandlingar.
Vård- och omsorgsnämnden ställer sig bakom förslag till regler för miljökrav vid upphandlingar.
Trafik- och fastighetsnämnden instämmer i förslaget till regler för miljökrav vid upphandlingar.
Socialnämnden tillstyrker kommunledningskontorets förslag till regler för miljökrav vid upphandlingar.
Miljö- och byggnadsnämnden anser bland annat att Miljöstyrningsrådets lägsta miljökrav "basnivå" skall användas som en minsta nivå för
kommunens miljökrav. En så hög kravnivå som möjligt ska alltid eftersträvas om det inte är uppenbart oskäligt.
För att Sollentuna kommun skall kunna använda Miljöstyrningsrådets kriterier och bedriva ett offensivt miljöarbete vid all form av upphandling och inköp anser kontoret det vara nödvändigt att anställa en eller flera personer som enbart arbetar med dessa frågor. Att kommunen har egen kunnig personal leder till ett betydligt bättre miljöarbete än att bland annat tillfälligt ta in konsulter. Upplands Väsby kommun är ett exempel på en arbetsplats där man tillsatt tjänster för dessa arbetsuppgifter.
Kultur- och fritidsnämnden har inget att erinra mot förslaget till regler för miljökrav vid upphandling.
Kommentarer
Flera remissvar pekar på risken för att ökade krav kan leda till ökade kostnader.
Det finns ingen självklarhet i att miljö- och klimatkrav leder till högre kostnader. Medvetet ställda krav kan tvärtom befordra ett effektivare resursutnyttjande. Förslaget till regler innehåller ett stycke om att i det fall miljöstyrningsrådets krav inte ställs ska detta särskilt motiveras och dokumenteras. Föreligger oskäliga ekonomiska nackdelar att ställa kraven ska detta dokumenteras. Dokumentationen syftar till att bygga upp kunskap om olika kravs konsekvenser. Är kostnaderna höga kan det finnas skäl att se över upphandlingsbehovet och hur förvaltningens behov bäst tillgodoses.
De konkreta kravnivåerna ska bestämmas vid varje upphandlingstillfålle utifrån verksamhetens behov och förutsättningar. Att tillämpa
miljöstyrningsrådets kravnivåer underlättar detta arbete.
Tjänsteutlåtande
2012-11-16
Dnr 2012/0263 KS-10 Sidan 3 av 3
När likartade upphandlingar görs inom olika delar av kommunens
organisation vore det önskvärt att ha en gemensam syn på kravnivåer. Om miljöstyrningsrådets baskravsnivå i regel ställs skapas en gemensam grundnivå för hur karven ställs.
Ett remissvar framhåller att möjligheten för mindre företag att lämna anbud när miljökrav ställs ska beaktas. Det finns inte något självklart samband mellan höga miljökrav och svårigheter för små företag att lämna anbud.
Sannolikt har upphandlingsvolymer och hur uppdelningen av
upphandlingarna görs större betydelse för de små företagens möjlighet att lämna anbud. Om en upphandling delas upp, ska miljökrav ställas för varje enskild del.
Miljö- och byggnadsnämndens synpunkt att det är effektivare att anställa en eller flera personer som enbart arbetar med dessa miljökrav i
upphandlingarna än att anlita konsulter är en relevant och betydelsefull fråga. En konsekvens av att införa de föreslagna reglerna är att ytterligare kompetens behöver föras in i upphandlings- och uppföljningsarbetet.
Kommunledningskontorets slutsatser
De inkomna synpunkterna motiverar inga förändringar av förslaget till regler.
Däremot finns det skäl att beakta konsekvenserna av att införa reglerna. Det fordras verksamhetsspecifik kompetens för att kunna ställa, utvärdera och följa upp miljökrav. Detta kan ske i form av konsultinsatser eller
personalförstärkningar. Ökade kostnader för upphandlingen bör balanseras med att resultat blir bättre sett till kostnad och kvalitet.
Mot denna bakgrund föreslår kommunledningskontoret att
kommunstyrelsen godkänner kommunledningskontorets förslag till regler för miljökrav.
Kommundirektör
Lill Sandberg Upphandlingschef
Bilaga: Regler för miljökrav vid upphandling.
v S O L L E N T U N A
% FÖRFATTNINGSSAMLING
Regler miljökrav vid upphandling
Regler för
miljökrav vid upphandling och inköp i Sollentuna kommun
Antagna av kommunstyrelsen 2012-xx-xx, § xx
Innehållsförteckning
Inledning 2 Energieffektiviseringsåtgärder 2
Miljöstyrningsrådets kriterier 2
\\SOLPUB360P\360users\cache\ntdom01\larkes\2012-0263 KS-1 Regler för miljökrav vid upphandlingar.docx 465914_2_0.DOCX
Sida I av 3
S T (SOLLENTUNA
\ # FÖRFATTNINGSSAMLING
Regler miljökrav vid upphandling
Inledning
Varje upphandling eller inköp av en vara, tjänst och entreprenad påverkar miljön och klimatet. Innan en upphandling inleds ska därför alltid övervägas hur stort behovet är.
Miljö- och klimataspekter ska alltid vägas in vid kommunens upphandlingar.
Dessa regler gäller för alla upphandlingar över 15 % av tröskelvärdet.
Energieffektiviseringsåtgärder
Kommunen ska vidta följande åtgärder enligt riktlinjer från Statens energimyndighet:
Köpa in utrustning på grundval av förteckningar som Statens energimyndighet tillhandahåller och som innehåller energieffektiva produktspecifikationer för olika kategorier av utrustning.
Köpa in utrustning med effektiv energianvändning i alla lägen, även i viloläge.
Miljöstyrningsradets kriterier
Kommunen ska följa Miljöstyrningsrådets kriterier enligt nedanstående.
Miljöstyrningsrådets kravnivåer ska alltid ställas vid en upphandling, om det inte finns särskilda skäl att frångå kraven.
Kravnivåerna är - bas,
- avancerat och - spjutspets
där den lägsta nivån är bas.
Om Miljöstyrningsrådets krav inte ställs ska detta särskilt motiveras och dokumenteras. Valet av kravnivå och vilka krav som ställs ska vägledas dels av hur stor den potentiella miljö- och klimatpåverkan är, dels av vilka
praktiska möjligheter som finns att förebygga sådan påverkan utan oskäliga nackdelar för funktion och ekonomi.
Möjligheten att verifiera att de ställda miljökraven uppfylls ska alltid
Kommunen ska ställa krav på att leverantören följer upp och rapporterar de miljökrav som ställts. Redovisning av klimatpåverkan ska ske så långt
I upphandlingar ska krav på samordning av leveranser eftersträvas.
Inom områden där Miljöstyrningsrådet inte har förslag till miljö- och klimatkriterier ska de varor, tjänster och entreprenader med följande egenskaper prioriteras som
\\SOLPUB360P\360users\cache\ntdom01\larkes\2012-0263 KS-1 Regler för miljökrav vid upphandlingar.docx 465914_2_0.DOCX
beaktas.
möjligt.
Sida 2 av 3
S O L L E N T U N A
\ # FÖRFATTNINGSSAMLING
Regler miljökrav vid upphandling
inte innehåller eller förbrukar (till exempel fordon) miljö- eller hälsofarliga komponenter,
är återanvända, är återvunnet eller är tillverkade av förnybara råvaror,
är material- och energieffektiva, kan återanvändas eller återvinnas,
är biologiskt lätt nedbrytbara och inte ger skadliga restprodukter.
\\SOLPUB360P\360users\cache\ntdom01\larkes\2012-0263 KS-1 Regler för miljökrav vid upphandlingar.docx 465914_2_0. DOCX
Sida 3 av 3
