Förfrågningsunderlag 2014-06-19
Upphandlande organisation Upphandling
Region Skåne, Koncerninköp Färskt bröd
Maria Plaschke 1401213
Sista anbudsdag: 2014-09-08 Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas
Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen
Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen
Frågan besvaras av köparen Symbolförklaring:
Texten innehåller sekretessbelagd information
1. Administrativa föreskrifter
1.1 Allmän orientering
1.1.1 Upphandlingsobjekt och omfattning
Upphandlingen avser leveranser av färsk bröd samt kaffebröd året runt för Region Skåne. Denna upphandling kommer att ligga till grund för ett ramavtal.
I upphandlingen ingår Region Skånes sjukhus i Ängelholm, Helsingborg, Hässleholm, Kristianstad, Ystad, Lund, Malmö och Patienthotellet i Lund. I upphandlingen ingående produkter framgår av Bilaga 1 - Prisbilaga och leveransställen samt leveransfrekvens framgår av Bilaga 2 -Leveransställen.
Upphandlingen är indelad i fem delar enlig nedan. Under avtalstiden kommer Lunds sjukhusområde samt Malmö sjukhusområde först påbörja sina avrop runt april 2015. Patienthotellet i Lund och övriga delar påbörjar sina avrop vid avtalsstart planerad till 2015-01-01.
Del A Ängelholm + Helsingborg Del B Hässleholm + Kristianstad
Del C Lunds sjukhusområde + Patienthotellet i Lund Del D Malmö sjukhusområde
Del E Ystad
Anbudsgivaren kan välja att lämna anbud på en del eller flera delar i upphandlingen. Varje del utvärderas var för sig. De Anbudsgivare som ger Region Skåne det lägsta jämförelsepriset samt uppfyller minst 90 % av positionerna i Bilaga 1 - Prisbilaga utgör vinnande anbud av den delen.
Avtalet kommer att löpa under två (2) år med rätt för Region Skåne till förlängning i upp till två (2) år.
Beräknad avtalsstart 2015-01-01.
Denna upphandling kommer att ligga till grund för ett ramavtal med en Leverantör per del eller samma Leverantör för flera delar. Avrop kommer att ske löpande under avtalstiden.
Skulle avropad kvantitet under avtalsperioden över- eller underskrida angiven kvantitet, ska detta inte betraktas som avtalsbrott från Beställarens sida. Region Skåne garanterar inga volymer och Anbudsgivaren är skyldig att
leverera Beställarens verkliga behov.
1.1.2 Option
Option för att fler sjukhus/kök/leveransställen inom Region Skåne kan tillkomma under avtalsperioden.
Om optionen avropas kommer en förnyad konkurrensutsättning göras mellan de Leverantörer som redan har fått någon/några delar tilldelade.
Förnyad konkurrensutsättning görs enligt 5 kap 7§ LOU. Vid detta avropsförfarande fastställs samtliga villkor, genom en precisering och komplettering av ramavtalets villkor. Avrop sker genom en förnyad konkurrensutsättning och föregås av en skriftlig avropsförfrågan som avropare gör för att utvärdera vilken ramavtalsleverantör som kan erbjuda det ekonomiskt mest fördelaktiga avropssvaret. Är de offererade priserna i den förnyade
konkurrensutsättningen högre än tidigare offererade priser för annan vunnen del har Beställaren rätt att avbryta och göra en separat upphandling för den tillkomma delen.
Beställaren ska meddela Leverantör/Leverantörer senast 6 månader i förväg om eventuellt
tillkommande sjukhus/kök/leveransställen. Därefter är Leverantör/Leverantörer skyldig att leverera till tillkommande sjukhus/kök/leveransställe enligt befintligt avtal.
1.1.3 Upphandlande myndighet
Upphandlande myndighet är Region Skåne, org nr 232100-0255, genom Koncerninköp.
1.1.4 Region Skånes uppdrag
Region Skåne ansvarar för hälso-och sjukvård och regional utveckling. Inom hälso-och sjukvård ingår sjukhus, primärvård, tandvård, habilitering och hjälpmedel och psykiatri. Inom regional utveckling ingår kollektivtrafik, kultur, näringsliv och miljö. Mer information om Region Skånes verksamheter finns påwww.skane.se.
1.1.5 Region Skånes kvalitetsarbete
Region Skånes verksamhet baseras på en strategisk plattform med visionen Livskvalitet i världsklass som i sin tur bygger på det regionala utvecklingsprogrammet med de långsiktiga målen för Skåne – Tillväxt, Attraktionskraft, Bärkraft och Balans.
Hälso- och sjukvården i Skåne styrs av beslutet om Skånsk Livskraft – vård och hälsa, en patientfokuserad hälso- och sjukvård som också förstärks av värderingarna i SOSFS 2011:9, Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, se vidare på www.skane.se/utvecklingscentrumunder rubriken Förbättringsarbete/God Vård.
1.1.6 Region Skånes miljöarbete
Region Skåne bedriver ett offensivt miljöarbete med utgångspunkt i miljöpolicy och miljöprogram för Region Skåne 2010-2020. I miljöprogrammet finns fyra övergripande miljömål, som här beskrivs i korthet:
1. Fossilbränslefri, klimatneutral och klimatanpassad verksamhet
Verksamheten ska senast år 2020 vara fossilbränslefri i energianvändning och transporter, inklusive kollektivtrafiken.
Samtliga fordon som ägs, hyrs eller används i Region Skånes verksamheter ska senast år 2020 drivas av fossilbränslefria drivmedel. Den klimatpåverkan som Region Skåne direkt och indirekt orsakar genom materialanvändningen förebyggs genom bra produktval.
2. Hälsosam miljö
Kemiska produkter som har miljö- eller hälsofarliga egenskaper undviks vid upphandling. Region Skåne vill prioritera närproducerade livsmedel och har en ambition att år 2016 köpa minst 50 procent ekologiska livsmedel.
3. Hållbar resursanvändning
Region Skånes ambition är att upphandla produkter och material som är resurssnåla och tillverkade av förnybara råvaror.
Samtliga förvaltningar inom Region Skåne är senast år 2013 miljöcertifierade enligt ISO 14001. Miljö- och hälsokrav ingår vid upphandling av varor och tjänster.
För mer information om Region Skånes miljöarbete, se vidare på http://www.miljo.skane.se.
1.1.7 Vision
Region Skåne har antagit en vision; Matlandet Skåne – en vision för Region Skåne. Visionen innefattar flertalet faktorer som ska göra Skåne till norra Europas ledande matregion 2025. Måltiden ska visa vägen till ett hållbart och hälsosamt Skåne. I visionen täcks ett antal områden inom mat och livsmedel in; hur Skånes roll som matregion kan utvecklas, vikten av mat och avtal som främjar miljön, matens betydelse för hälsa och tillfrisknande, att laga mat från grunden och hur viktigt det är att personalen har god kompetens inom matområdet.
Region Skåne bedriver ett aktivt miljöarbete för att reducera miljöpåverkan i sin verksamhet.
Livsmedelstransporter ska minska och andeln livsmedel som är ekologiska ska öka. Region Skånes miljömål för ekologiska produkter är 40 % år 2014 och 50 % år 2016.
Region Skånes vision är att vara norra Europas mest innovativa och effektiva regionala aktör för
hållbar näringslivsutveckling. Vår långsiktiga strategi är att samla offentliga skånska aktörer för att tillsammans enas kring gemensamma utvecklingsinsatser som gynnar skånskt näringsliv på både kort och lång sikt. Region Skåne ska vara en aktiv och innovativ upphandlare av livsmedel. Det ska vara enkelt för både stora och små leverantörer att lägga
anbud.
1.1.8 Region Skånes arbete för tillgänglighet
Region Skåne arbetar aktivt med att de internationella och nationella handikappolitiska målen ska beaktas och uppnås i verksamheterna och i samhället. Alla verksamheter inklusive bidragsfinansierade och regionägda bolag samt de Leverantörer som har avtal med Region Skåne, har ett uppdrag att vara tillgängliga med en miljö som inte
funktionshindrar. Tillgänglighetsarbetet bedrivs i enlighet med Region Skånes handikappolitiska program ”Tillgänglighet för alla”.
För mer information om Region Skånes arbete för tillgänglighet, se vidare
på http://www.skane.se/sv/Om_Region_Skane/Styrande_dokument/1-Regionovergripande-styrdokument/
1.2 Upphandlingens genomförande 1.2.1 Upphandlingsförfarande
Denna upphandling följer Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) i de avsnitt som gäller för upphandlingar över tröskelvärdet.
Upphandlingen genomförs som ett Öppet förfarande
Öppet förfarande medger ej förhandling, därför är det av stor vikt att alla krav och villkor enligt detta förfrågningsunderlag uppfylls och att bästa villkor lämnas i anbudet.
Information kring upphandlingsförfarande finns påwww.kkv.se 1.2.2 Offentlighet och sekretess
Upphandlingen följer reglerna i Offentlighets- och Sekretesslagen (2009:400). Absolut sekretess gäller tills dess att tilldelningsbeslut har fattats i upphandlingen eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Huvudregeln är att alla handlingar efter fattat tilldelningsbeslut blir offentliga.
1.2.3 Anbudsprövning
Prövningen av anbud sker enligt följande:
1. Kontroll mot uppställda kvalificeringskrav.
2. Prövning om anbud uppfyller ställda ska-krav på produkterna.
3. Utvärdering enligt punkten Utvärderingskriterier.
Anbud som inte uppfyller samtliga ställda ska-krav kommer inte att beaktas.
Upphandlande myndighet kan komma att tillämpa regeln om begränsad kontroll enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Detta innebär att handlingar enbart kontrolleras när det gäller den eller de Anbudsgivare som
myndigheten avser att tilldela avtal.
1.2.4 Obligatoriska uteslutningsgrunder
En Anbudsgivare ska enligt Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling 10 kap 1§ uteslutas från att delta i upphandlingen om denne:
* är medlem i en kriminell organisation, eller
* är dömd för brott som innefattar korruption, givande av muta, bedrägeri eller penningtvätt.
Genom att Anbudsgivare svarar nej på frågan försäkras att inte något av förhållandena i Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling 10 kap 1§ föreligger för varken anbudsgivaren eller för hos Anbudsgivaren verksam person.
Med verksam person avses ägare/delägare eller den som genom sin befattning företräder Anbudsgivaren, eller den som är aktuell för att utföra uppdrag för Anbudsgivarens räkning.
Föreligger obligatorisk uteslutningsgrund? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Nej
Ja Föreligger obligatorisk uteslutningsgrund? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Nej
Ja
1.2.5 Övriga uteslutningsgrunder
En Anbudsgivare kan enligt Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling 10 kap 2§ uteslutas från att delta i upphandlingen om denne:
* är i konkurs eller likvidation, eller
* är under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller underkastats näringsförbud, eller
* är dömd för brott avseende yrkesutövningen eller har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövning, eller
* inte har fullgjort sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt.
Genom att svara nej på frågan försäkras att inte något av förhållandena i Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling 10 kap 2§ föreligger för varken Anbudsgivaren eller hos Anbudsgivaren verksam person.
Med verksam person avses ägare/delägare eller den som genom sin befattning företräder Anbudsgivaren, eller den som är aktuell för att utföra uppdrag för Anbudsgivarens räkning.
Föreligger övrig uteslutningsgrund? I de fall Anbudsgivaren ej kan garantera ovanstående, ska skäl anges i frågans
kommentarsfält. (Ja/Nej svar)
Nej Ja Föreligger övrig uteslutningsgrund? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Nej
1.2.6 Kontroll av Anbudsgivarens juridiska ställning
Anbudsgivaren ska vara registrerad hos Bolagsverket, i näringslivsregistret samt vara godkänd för F-skatt. Undantag från kravet på registrering i näringslivsregistret medges för enskild näringsidkare. Anbudsgivaren ska ha fullgjort lagstadgade skyldigheter avseende betalningar för sociala avgifter och skatter.
Region Skåne kontrollerar Anbudsgivarens juridiska ställning i Creditsafe eller hos Bolagsverket. Kompletterande information avseende momsregistrering och registrering i arbetsgivarregistret hämtas från Creditsafe eller
Skatteverket. Eventuella skatteskulder kontrolleras hos Skatteverket.
Utländska Anbudsgivare som inte kan uppfylla kraven i första stycket kan bifoga intyg från behörig myndighet i det land där Anbudsgivaren har sitt säte. Intygen ska stärka att Anbudsgivaren där har betalt föreskrivna skatter och avgifter och att Anbudsgivaren är registrerad i den officiella förteckningen över näringsidkare i det land där leverantören är verksam. Dokumentationen får i sådana fall inte vara äldre än fyra (4) månader vid anbudstidens utgång. I de fall utländsk Anbudsgivare ej inlämnat intyg ska denne på anmodan från Region Skåne inom 5 dagar inlämna/tillhandahålla efterfrågade intyg.
Uppfyller Anbudsgivaren ställda krav gällande juridisk ställning?
(Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
1.2.7 Kontroll av Anbudsgivarens ekonomiska ställning
Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska ha en god och stabil ekonomisk ställning som svarar mot uppdragets omfattning och innehåll.
Region Skåne kontrollerar Anbudsgivarens ekonomiska ställning hos Creditsafe. Region Skåne förbehåller sig rätten att begära in kompletterande information för att kunna bedöma Anbudsgivarens ekonomiska ställning. Region Skåne ska ha möjlighet att kontrollera Anbudsgivarens uppgifter. Kontrollen kan innebära att den aktuella Anbudsgivarens revisorer och/eller bank kontaktas och att en kassaflödesanalys genomförs.
Kraven på ekonomisk ställning uppfylls genom att Anbudsgivaren har en kreditvärdighet på minst 40 enligt en kreditupplysning hos Creditsafe eller motsvarande rating hos likvärdigt kredit-upplysnings-institut. Region Skåne kommer att ta särskild hänsyn till nyckeltalen soliditet och kassalikviditet. I de fall då Anbudsgivarens kreditvärdighet understiger 40 (hos Creditsafe), soliditet understiger 15 procent och/eller kassalikviditet understiger 1,0 kommer en bedömning av företagets samlade kreditvärdighet att göras.
Har Anbudsgivaren sämre kreditvärdighet än den ovan nämnda finns möjlighet för Anbudsgivaren att på annat sätt styrka sin ekonomiska ställning, vilket kan ske genom exempelvis garanti från moderbolag, utdrag från bank och/eller utlåtande från revisor. Region Skåne gör då en bedömning av Anbudsgivarens kreditvärdighet utifrån uppställda krav och inlämnade uppgifter.
I de fall då en Anbudsgivarens ekonomiska stabilitet garanteras av moderbolag, bifogas intyg om detta med anbudet.
Intyget ska vara undertecknat av behörig företrädare för moderbolaget. Kraven ska i detta fall på motsvarande sätt redovisas och uppfyllas av moderbolaget.
Anbudsgivaren ska på begäran lämna information om vilka bankgarantier eller motsvarande som kan ställas som säkerhet.
Anbud kan lämnas av företag eller andra juridiska personer under bildande. Av anbudet ska framgå nuläge, förutsättningar och tidplan för att företaget ska kunna etableras. En ekonomisk plan för företagets verksamhet ska bifogas anbudet. Planen skall vara intygad av företagets revisor och/eller bank. I övrigt ställs samma krav som för övriga Anbudsgivare.
För företag under bildande gäller att erfarenhet finns hos person i ledande ställning inom företaget eller annan resurs.
Det innebär att Anbudsgivaren kan åberopa annat företags erfarenhet (person/resurs). Som bevis ska till anbudet bifogas en kopia på ett avtal/överenskommelse eller dylikt som visar att Anbudsgivaren förfogar över
personen/resursen.
För mindre företag som önskar lämna gemensamt anbud finns möjlighet att åberopa andras företags kapacitet och på så sätt lämna ett gemensamt anbud. Se LOU 11kap 12 paragraf tillgång till andra företags kapacitet. Som bevis ska till anbudet bifogas en kopia på ett avtal/överenskommelse eller dylikt som visar att Anbudsgivaren förfogar över personen/resursen.
Uppfyller Anbudsgivaren ställda krav gällande ekonomisk ställning? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
1.2.8 Anbudsgivarens tekniska förmåga och kapacitet
Anbudsgivarens ska ha erfarenhet av att leverera färskt bröd samt kaffebröd till skola och/eller äldreomsorg och/eller sjukvård och/eller restaurang/personalmatsal.
Anbudsgivaren ska ha nödvändiga intyg och certifikat som krävs för att driva sin verksamhet enligt alla gällande regler och förordningar.
Det är önskvärt att referenser lämnas avseende två uppdrag som utförts under den senaste tre
årsperioden. Referenser ska bestå av beskrivning av uppdrag till volym och värde och kontaktuppgifter till avtalsansvariga hos köparen.
Det är önskvärt att en kortfattad beskrivning av företaget och dess organisation lämnas.
Lämnas inte referenser och beskrivning in samtidigt med anbudet kan detta begäras in i efterhand och ska skickas in senast 5 arbetsdagar efter inkommen begäran.
Det är önskvärt att Anbudsgivaren här beskriver sin erfarenhet av att leverera bröd enligt ovan beskrivning. Lämnas inte detta in vid anbudet kan detta begäras in i efterhand. (Fritextsvar) Det är önskvärt att Anbudsgivaren här beskriver företaget och organisationen. (Fritextsvar)
Det är önskvärt att Anbudsgivaren här anger två st
referensuppdrag, företaget, kontaktpersoner, telefonnummer och e-postadress. (Fritextsvar)
Anbudgivaren har erfarenhet av att leverera färskt bröd enligt ovan beskrivning? (Ja/Nej svar)
Ja Nej Har Anbudsgivaren teknisk förmåga och kapacitet att utföra uppdraget? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
1.2.9 Etiska och sociala krav
Sveriges Regioner och Landsting vill säkerställa att de varor och tjänster som köps in är producerade under hållbara och ansvarsfulla förhållanden. Sedan 2010 samarbetar alla Landsting och Regioner i Sverige med detta arbete och en gemensam uppförandekod har tagits fram.
Antagen Leverantör åtar sig i och med avtalstecknandet att följa villkoren avseende etiskt och socialt ansvar i Avtalet
antal grundläggande uppgifter i landstingens och regionernas webb-baserade avtalsuppföljningsverktyg (för mer information se www. uppföljningsportalen.se).
Anbudsgivaren accepterar Uppförandekod för Leverantörer som en del av avtalet och bekräftar att personen ansvarig för sociala krav och därmed anbudsgivaren har läst och förstått innebörden i dokumentet (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
1.2.10 Anbudsgivarens kvalitetsarbete
Anbudsgivaren ska tillämpa kvalitetssäkringsrutiner som säkerställer att det utförda uppdraget genomförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls.
Anbudsgivaren ska ha kontroll över produkterna i enlighet med HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Point) eller motsvarande se upprättad plan, http://www.slv.se/upload/dokument/livsmedelsforetag/vagledningar/Vägledning HACCP.pdf
Anbudsgivare ska ha rutiner för att säkerställa spårbarhet i ledet före och efter enligt förordning (EG) 178/2002.
Anbudsgivare ska ha rutiner (system och standardförfaranden) för bevarande och vidarebefordran av uppgifter som krävs för spårbarhet och märkning av att en produkt innehåller, består av eller har framställts av genetiskt
modifierade organismer i enlighet med vad som föreskrivs i förordning 1830/2003/EG.
I samtliga fall och i varje tillfälle ska såväl Miljö- och hälsoskyddsnämnden, Arbetsmiljöverkets,
Livsmedelsverkets samt andra myndigheters bestämmelse och rekommendationen samt gällande författningar avseende verksamheten uppfyllas.
Anbudsgivaren accepterar och uppfyller samtliga ställda krav under rubriken "Anbudsgivarens kvalitetsarbete" (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
1.2.11 Anbudsgivarens miljöarbete
Region Skånes Leverantörer ska verka för att målen i Region Skånes miljöprogram nås, år 2016 ska minst 75 procent av alla transporter ske med förnybara bränslen och 50 % eller mer av livsmedelsbudgeten ska gå till inköp av ekologiska livsmedel.
Leverantören ska senast ett år efter avtalets ingång ha ett strukturerat och dokumenterat miljöarbete som är öppet för granskning av beställaren. Miljöarbetet ska vara aktivt under hela avtalsperioden. Detta innebär att det minst ska finnas en miljöpolicy, mätbara och tidsatta mål inom miljöarbetet samt en handlingsplan med ansvarsfördelning.
Miljöarbetet ska följas upp minst en gång per år. Dokumentation som styrker detta arbete kan komma att begäras in under avtalstiden.
Kopia på certifikat, policy eller andra dokument som styrker informationen ska på anmodan kunna lämnas.
Anbudsgivaren accepterar och uppfyller samtliga ställda krav under rubriken "Anbudsgivarens miljöarbete" (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
1.2.12 Utvärderingskriterier
Region Skåne kommer att anta det anbud som uppfyller ställda krav och som bedöms ha det lägsta priset enligt ifylld Prisbilaga, se bilaga 1- Prisbilaga. Varje flik i prisbilagan är en specifik del.
Anbudsgivaren kan välja att lämna anbud på en eller flera delar. Varje grupp utvärderas var för sig. Den
Anbudsgivare som ger Region Skåne det lägsta jämförelsepriset samt uppfyller minst 90 % av positionerna per del i upphandlingen utgör vinnande anbud.
I Bilaga 1 - Prisbilaga ska anbudspriser anges i svenska kronor (SEK) exkl mervädersskatt och ska inkludera samtliga åtagande, såsom frakt, emballage, REPA-avgift, försäkring, transport, tull och miljöavgift enligt denna förfrågan.
Anbudsgivaren ska fylla i samtliga gula fält i Bilaga 1 - Prisbilaga för den/de delar de menar lämna anbud för.
Anbudet accepteras om lägst 90% av positionerna per offererad del och kategori i Bilaga 1 - Prisbilaga är godkända.
För att öka möjligheten för Anbudsgivaren att få en produkt godkänd kan Anbudsgivaren välja att lägga in flera förslag på produkter på varje position. Detta läggs då in som en ny rad med samma positionsnummer. För att en position ska räknas som godkänd ska denna position uppfylla samtliga krav beskrivna i kravspecifikation, prisbilaga samt få godkänt i Beställarens smaktest.
I de fall en vara inte motsvarar beskrivningen av efterfrågad vara kommer ett belastningspris att tilldelas positionen. I de fall Anbudsgivaren väljer att inte lämna anbud på någon position kommer också denna position att tilldelas ett belastningspris.
Under utvärderingen har Beställaren rätt att begära att Anbudsgivaren för varje position i Bilaga 1 - Prisbilaga ska skicka in prover till Beställaren för smaktest och godkännande. Smaktester kommer att göras av personal i Region Skånes kök och där kommer man titta på smak, doft, konsistens samt utseende. Minst 10 personer ska ingå i
smaktestsgruppen. Produkten kan få bedömningen Godkänt eller Icke godkänt för varje kriterie. Varje enskild produkt ska få bedömningen Godkänt på minst 80 % av vardera kriterier smak, doft, konsistens samt utseende baserat på resultatet i smaktestsgruppen för att få godkänt i smaktestet. Bedömningen per kriterie görs individuellt från varje person i smaktestsgruppen och utan att veta vilken Anbudsgivaren är för den specifika produkten. Anbudsgivaren har möjlighet att skicka in upp till tre (3) olika produkter per position. Samtliga produkter ska skickas in samtidigt inom en vecka från att förfrågan har kommit från Beställaren. Av de produkter som Anbudsgivaren skickar in kommer
Beställaren i första hand anta den produkt som har lägst pris, uppfyller alla krav samt blir godkänd i smaktestet. Alla positioner ska ha minst en produkt godkänd av Beställaren för att ej få ett belastningspris i utvärderingen.
Anbud kan komma att antagas helt eller delvis.
Avtal kommer att tecknas med en eller flera Anbudsgivare.
Om anbudsutvärderingen resulterar i exakt lika jämförelsevärde för två eller fler anbud kommer valet av Leverantör att ske genom lottning.
1.2.13 Upplysningar, frågor och tilldelningsbeslut
I upphandlingssystemet TendSign registrerar Anbudsgivaren en person som användare av systemet, denne person blir även Anbudsgivarens kontaktperson för upphandlingen. All kommunikation från Region Skåne till Anbudsgivaren under upphandlingen, inklusive tilldelningsbeslut, sker till denne kontaktperson hos Anbudsgivaren. Den
e-postadress som anges i TendSign för kontaktpersonen kommer att användas vid kommunikation från Region Skåne.
Frågor under anbudstiden ska ställas via frågor och svarsfunktionen i TendSign. Region Skåne besvarar frågor via samma funktion och endast svar lämnade via TendSign är bindande. Frågor och svarsfunktionen är tillgänglig via annonsen till upphandlingen under ”Frågor och svar”.
Eventuella oklarheter eller otydligheter i förfrågningsunderlaget meddelas Region Skåne snarast möjligt via TendSigns frågor och Svarsfunktion. Det åligger Anbudsgivaren att kontrollera om nya uppgifter gällande upphandlingen har tillkommit innan anbudstiden går ut.
Frågor ställs senast tio (10) dagar före anbudstidens utgång, så att de hinner besvaras i god tid. Frågor som inkommer
utgång.
Region Skåne svarar inte på frågor under veckorna 28,29 och 30.
1.2.14 Avbrytande av upphandling
Region Skåne förbehåller sig rätten att avbryta hela eller delar av denna upphandling, om politiska beslut fattas eller organisatoriska förändringar sker, som påverkar eller förändrar förutsättningarna för upphandlingens
fullföljande. Överskrider lämnat anbudspris förutsättningarna för beräknad budget förbehåller sig beställaren rätten att avbryta upphandlingen.
1.2.15 Ersättning för upprättande av anbud
Kostnader och/eller förluster, som kan uppkomma för Anbudsgivaren med anledning av och i samband med upprättande och inlämnande av anbud eller andra aktiviteter i anslutning härtill ersätts inte.
1.2.16 Anbudstidens utgång
Anbud som kommit in för sent får inte prövas av Region Skåne.
Anbud ska vara Koncerninköp, tillhanda senast 2014-09-08
1.2.17 Anbudets giltighet
Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudens giltighetstid fram till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock längst 6 månader efter nedan angivet datum.
Anbud ska vara bindande t o m 2015-04-02
Anbudsgivaren accepterar krav avseende anbudets giltighet (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
1.2.18 Preliminär tidplan Anbud in: 2014-09-08
Ev förtydligande och utvärdering: 2014-09-10--2014-10-30 Beräknad dag för beslut: 2014-10-31
Avtalsstart: 2015-01-01
Anbudsgivaren ska beakta stående tidplan och vara tillgänglig för eventuella förtydliganden under denna tid.
1.2.19 Tilldelningsbeslut och tecknande av avtal
Tilldelningsbeslut innebär inte att avtal är ingånget. Avtal är ingånget först när det är undertecknat av båda parter.
1.2.20 Avtalsmall
Anbudsgivaren ska acceptera Avtalsmallen i sin helhet.
Eventuella kommersiella villkor i anbud kommer att vara utan verkan, Region Skåne förbinder sig inte att köpa det som inte efterfrågats men ändå offererats i anbudet.
Anbudsgivaren accepterar Avtalsmallen i sin helhet. (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
1.2.21 Elektronisk signering av avtal
Region Skåne avser att signera avtal elektroniskt (e-signering) i TendSign.
För att kunna utföra e-signering i TendSign ska Leverantören ha konto för ChamberSigns signeringstjänst CSign som är integrerad i TendSign.
Konto hos och signering av Region Skånes avtal via TendSign/CSign är kostnadsfritt för Leverantören.
Kontot skapas kostnadsfritt hos ChamberSign Sverige AB med e-legitimation.
ChamberSign rekommenderar att den som skapar kontot använder sin personliga e-legitimation som utfärdas av bankerna och Telia.
Registrera kontot vid CSign www.csign.se, klicka på knappen ”Registrera konto” eller gå direkt till https://online.csign.se, välj ”Baskonto” och fyll i uppgifterna.
Vid kontoregistrering kontrollerar CSign automatisk firmateckningsrätter med Bolagsverket genom Soliditet.
Är den som registrerar kontot firmatecknare, är kontot klart att användas direkt.. Saknas firmateckningsrätt meddelas detta vid bekräftelsen av kontoregistreringen och kontoinnehavaren anmodas att skicka in en fullmakt till
ChamberSign. Fullmaktsmall kan laddas ner vidhttp://www.csign.se/support/dokument/. Fullmakten kan faxas alternativt skickas per post till ChamberSign.
Alla avtal signeras i TendSign efter att Leverantören fått en inbjudan per e-post, därefter arkiveras dessa hos TendSign.
Support för tjänsten ges av ChamberSign Sverige AB, via www.csign.se/support eller telefon 08-19 11 19.
I det fall Anbudsgivaren är ett utländskt företag och saknar svensk e-legitimation eller saknar person som lämnar anbud för Anbudsgivares räkning firmateckningsrätt, behöver Anbudsgivaren ha framförhållning:
1. Införskaffa en svensk e-legitimation.
2. Använda en alternativ signeringsmetod, ex köpa in en Yubikey från ChamberSign AB 3. Utfärda en fullmakt till en person som redan har någon av metoderna ovan
4. Du som har en giltig e-legitimation men saknar firmateckningsrätt, få en fullmakt utställd från ditt företags firmatecknare och faxa in den till ChamberSign.
1.3 Anbudsutformning
1.3.1 Anbudets form och innehåll
Anbud ska lämnas elektroniskt viawww.tendsign.com.
Anbud ska vara undertecknat av behörig företrädare för Anbudsgivaren i Bilaga 3 - Leverantörsuppgifter. Om behörigheten ej framgår av Bolagsverkets uppgifter bör fullmakt bifogas som styrker denna. Behörighet ska kunna styrkas på begäran.
Samtliga krav i underlaget besvaras och redogörs för direkt i det elektroniska underlaget. Anbudsbilagor bifogas vid begäran i underlaget alternativt vid längre redogörelser eller verifikation av uppgifter såsom dokumentation, certifikat, intyg eller liknande.
Anbudet ska vara avfattat på svenska, bifogade bilagor får utöver svenska även inlämnas på engelska. I det fall bilaga inlämnas på ej efterfrågat språk och behov av översättning uppstår har Region Skåne rätt att kräva att Anbudsgivaren på egen bekostnad inom 10 dagar översätter bilaga till svenska.
I Förfrågningsunderlaget kan det finnas krav både i de strukturerade dokumenten samt i upphandlingens eventuella
Support för hantering av upphandlingssystemet, i vilket det elektroniska anbudet lämnas, sker via Visma TendSign på telefonnummer 0771-440 200 eller e-posttendsignsupport@opic.com
Anbudsgivaren intygar att den person som registrerat anbudet har formell behörighet och handlar inom befogenhetens inskränkningar. (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
Anbudsgivaren har tagit del av informationen gällande att krav kan finnas både i strukturerade dokument och i bilagor. (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
Bifoga undertecknat dokument Bilaga 3 - Leverantörsuppgifter.
(Bifogat dokument)
Är Bilaga 3 - Leverantörsuppgifter undertecknad av behörig företrädare för Anbudsgivaren? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
1.3.2 Filformat
De bilagor i förfrågningsunderlaget som ska besvaras, ska besvaras i elektronisk form och bifogas anbudet i samma format som de har i förfrågningsunderlaget. Exempel: Bilaga 1 - Prisbilaga, ska besvaras i Excel-format och sedan bifogas anbudet i Excel-format.
Eventuella bifogade bilagor rekommenderas att lämnas in olåsta, alternativt ska lösenord lämnas in på begäran inom tre (3) arbetsdagar.
1.4 Produktkrav
1.4.1 Produktspecifika krav
Produktspecifika krav framgår av Kravspecifikationen samt Bilaga 1 - Prisbilaga.
2. Kravspecifikation
2.1 Krav på produkten/tjänsten 2.1.1 Produktkrav
För detta förfrågningsunderlag gäller att alla offererade produkter ska uppfylla aktuella avsnitt i Livsmedelslagen (www.slv.se) Jordbruksverkets förordningar (www.jordbruksverket.se) samt relevanta EU-direktiv.
Anbudsgivaren accepterar och uppfyller samtliga ställda krav under rubriken "Produktkrav"? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
2.1.2 Sammalt mjöl
I Bilaga 1 - Prisbilaga betyder sammalet mjöl samma sak som fullkornsmjöl och innebär att hela spannmålskärnan malts ner utan att kli och grodd siktats bort.
2.1.3 Krav på färskt bröd och frukostbullar
Färskt bröd och frukostbullar ska vara fria från ägg, nötter/mandel, sojaprotein, mjölkprotein samt fria från transfettsyror om inget annat står beskrivet i Bilaga 1 - Prisbilaga.
Anbudsgivaren accepterar och uppfyller samtliga ställda krav under rubriken "Krav på färskt bröd och frukostbullar? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
2.1.4 Allergivänliga bröd
Anbudsgivaren ska kunna erbjuda produkter fria från laktos, ägg samt olika former av nötter och frön.
Anbudsgivaren accepterar och uppfyller samtliga ställda krav under rubriken "Allergivänliga bröd" (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
2.1.5 Kvalitetskrav
Produkterna ska hålla en hög kvalitetsnivå beträffande vikt, form, färg, smak, lukt och konsistens. Under hela avtalstiden ska kvalitén på produkterna motsvara den kvalitet som de produkter har som skickas in för smaktest och som blir godkända under anbudsutvärderingen.
Anbudsgivaren accepterar och godkänner samtliga ställda krav under rubriken "Kvalitetskrav" (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
2.1.6 Surdegsbröd
Anbudsgivaren ska i Bilaga 1 - Prisbilaga offerera minst ett ljust bröd, minst ett mörkt bröd och minst ett portionsbröd med surdeg.
Ange minst tre (3) artikelnummer och namn för de bröd som är bakade med surdeg (Fritextsvar)
Anbudsgivaren uppfyller kravet gällande surdegsbröd (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
2.1.7 Sortiment
Produkter ingående i denna upphandling redovisas i Bilaga 1- Prisbilaga. De volymer som anges enligt denna, redovisar uppskattat behov och ska enbart ses som ett riktmärke.
Samtliga i underlaget redovisade storlekar, vikter etc är angivna som ungefärlig vikt. Anbudsgivaren ska i sitt anbud ange faktiska uppgifter.
Anbudsgivaren accepterar och uppfyller samtliga ställda krav under rubriken "Sortiment" (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
2.1.8 Säsongssortiment
Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla säsongssortiment utefter behov. T ex vörtbröd, semla, lussebulle.
Anbudsgivaren accepterar och uppfyller samtliga ställda krav under rubriken "Säsongssortiment" (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
2.1.9 Hållbarhet
Färskt bröd ska vara dagsfärskt med undantag för de brödsorter som kräver en viss mognad. Brödet får ej ha varit djupfryst tidigare om inget annat står beskrivet på specifika positioner i Bilaga 1 - Prisbilaga.
Anbudsgivaren accepterar och uppfyller samtliga ställda krav under rubriken "Hållbarhet" (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
2.1.10 Märkning av livsmedel
Märkning av förpackade livsmedel ska ske enligt LIVSFS 2004:27. Märkningskravet gäller samtliga förpackningar och vid brutet ytteremballage även innerförpackningar.
Anbudsgivaren accepterar och uppfyller samtliga ställda krav under rubriken "Märkning av livsmedel" (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
2.1.11 Leveranstid
Leverans till Region Skånes sjukhus/kök/leveransställen enligt Bilaga 2 - Leveransställen ska ske innan klockan 06.30.
Beställningar ska kunna göras fram till kl 12.00 helgfri vardag före leveransdag.
Leverans ska göras sex (6) dagar i veckan till vardera sjukhus/kök/leveransställe.
Avropande enheter ska vid avtalsstart kunna välja om de vill ha löspackade bröd och bullar eller om de ska vara plastförpackade vid leverans.
Anbudsgivaren accepterar och uppfyller samtliga ställda krav under rubriken "Leveranstid" (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej 2.1.12 Leveransavgift
För ordrar med värde överstiger 500 kr till samma leveransadress ska leveranserna ske utan avgift.
För ordrar med värden understiger detta belopp kan en leveransavgift tas ut. Ange lägsta ordervärde och leveransavgift i anbudet om det är aktuellt. Leveransavgift kommer ej att utvärderas
Ange lägsta ordervärde och leveransavgift (Fritextsvar) Anbudsgivaren accepterar och uppfyller samtliga ställda krav under rubriken "Leveransavgift" (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
2.1.13 Extra leverans
Vid akuta behov ska det finnas möjlighet till extra leverans för alla kök. Ange vilka möjligheter och eventuell avgift som finns för extra leverans. Leveransavgift för extra leverans får dock ej överstiga 500 kr. Eventuell avgift kommer ej att utvärderas.
Ange möjligheter till akut leverans och kostnader för frakt enligt ovan. (Fritextsvar)
Anbudsgivaren accepterar och uppfyller samtliga ställda krav under rubriken "Extra leverans" (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
2.1.14 Varuprover
Vid behov under upphandlingsarbetet, inför avtalsstart, under avtalstiden eller vid sortimentsförändringar kan det bli aktuellt att Beställaren kan komma att begära varuprov. Dessa varuprov ska tillhandahållas kostnadsfritt för
Beställaren och levereras till plats angiven vid beställningstillfället.
Anbudsgivaren accepterar och uppfyller samtliga ställda krav under rubriken "Varuprover" (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
2.1.15 Avtalsstart
Anbudsgivaren ska leverera färdiga prislistor, beställningslistor och ifyllda relevanta Basera/Hantera eller likvärdigt filer till Beställaren minst 30 dagar innan avtalsstart enligt Region Skånes mallar.
Anbudsgivaren accepterar och uppfyller samtliga ställda krav under rubriken "Avtalsstart" (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
2.1.16 Basera/Hantera eller likvärdigt
Beställaren använder sig vid avtalsuppföljning av bland annat IT verktyget Basera, Hantera eller likvärdigt.
Anbudsgivaren ska under avtalstiden kostnadsfritt skicka in filer i Excelformat enligt beskrivning
i Avtalsmallen. Anbudsgivaren ska varje kvartal utan anmodan lämna statistik över levererade varor. Under avtalstiden kan begäran om inlämnande av statistik ändras från kvartalsvis till månadsvis.
Sker ändringar gällande IT verktyget Basera, Hantera eller likvärdig under avtalsperioden ska Leverantören rätta sig efter dessa ändringar.
Anbudsgivaren accepterar samtliga krav ställda under rubriken
"Basera filer"? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
2.2 Miljö
2.2.1 Kontraktsvillkor Ekologiska produkter
Anbudsgivare ska under avtalstiden i möjligaste mån använda sig av ekologiskt producerade och/eller ekologiskt märkta varor.
Minst två (2) bröd ska vara ekologiska vid avtalsstart och minst ett (1) ekologiska bröd ska tillkomma varje år.
Samtliga produkter som ingår i det offererade sortimentet och där det står ekologisk i benämningen menas, att de ska uppfylla kriterierna enligt förordning (EG) 834/2007 om ekologisk produktion och märkning av ekologiska produkter.
Vid ekologisk produktion och/eller ekologiskt märkt produkt ska Anbudsgivaren vid anmodan kunna styrka det genom lämplig dokumentation.
Anbudsgivaren ska ange vilka offererade två artikelnummer och produktnamn som kommer vara ekologiska vid avtalsstart (Fritextsvar)
Anbudsgivaren accepterar och uppfyller samtliga ställda krav under rubriken "Kontraktsvilkor Ekologiska produkter" (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
2.2.2 Plastmaterial
Plastmaterial i inner- och ytterförpackningar (avser delar över 25 gram) ska vara märkt enligt DIN 6120-1, DIN 6120-2, ISO 11469 eller likvärdigt.
2.2.3 Krav på förpackningar och emballage
Av anbudet ska framgå att Anbudsgivaren uppfyller kraven för producentansvaret för förpackningar enligt förordning (2006:1273) med senaste ändring (Senaste ändring genom direktiv 2004/12/EG)). Producentansvaret kan uppfyllas för offererad produkt genom att Anbudsgivaren eller att Anbudsgivarens leverantörer i tidigare led är ansluten till
REPA-registret eller motsvarande, eller genom att Anbudsgivaren har ett eget upprättat system (Kravet gäller för den som är producent enligt lagstiftningen, d.v.s. den som yrkesmässigt tillverkar, till Sverige för in eller säljer en förpackning eller en vara som är innesluten i en sådan förpackning).
Förpackning och ytteremballage ska vara godkänd för återvinning/återanvändning. Emballage ska ingå i varans pris.
Produkter ska levereras i rena luktfria returbackar eller likvärdigt. Returbackar ska återtas av leverantören vid närmaste efterföljande leveranstillfälle.
Löspackade bröd/bullar ska placeras på papper eller likvärdigt och inte direkt i back. Brödback får ej placeras direkt på marken.
Minst översta backen i en stapel ska vara övertäckt, både under transport och vid leverans.
Leverans får ej placeras utomhus.
2.2.4 Skadliga ämnen
Produkten ska vara förpackad i emballage som inte tillför produkten skadliga ämnen (Livsmedelsverkets föreskrifter LIVSFS 2003:2 med senaste ändring). Dessa föreskrifter kompletterar bestämmelserna i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1935/2004 om material och produkter avsedda att komma i kontakt med livsmedel och om upphävande av direktiven 80/590/EEG och 89/109/EEG2. Föreskrifterna gäller material och produkter som anges i artikel 1.2 i förordning (EG) 1935/2004 med de begränsningar som framgår av artikel 1.3 i samma förordning.
(LIVSFS 2004:31) All emballage ska vara hel och ren och varan ska vara förpackat så att den inte kan kontamineras.
2.2.5 Skadeinsekter, patogener mm
Alla produkter och förpackningar ska vara fria från främmande föremål, skadeinsekter, skadedjur, mögel och andra parasiter samt fri från främmande lukt och smak. Alla produkter ska vara fria från hälsovådliga halter av patogener.
2.2.6 Konstruktionskrav för förpackningar
Förpackningar ska uppfylla konstruktionskraven (de så kallade väsentliga kraven). Konstruktionskraven innebär bl a förpackningsmaterial ej får innehålla högre koncentrationer av bly(Pb), kadmium(Cd), kvicksilver(Hg) och sexvärt krom(CrVI) än 100 μg/g. För glas gäller undantag: gränsvärde är där 250 μg/g tom år 2006 enligt bilaga 2 i direktiv 1994/62/EG om förpackningar och förpackningsavfall med ändringar (Senaste ändring gm direktiv 2004/12/EG).
2.2.7 Transport
Fordon som används vid utförandet av uppdraget ska som lägst uppfylla utsläppskraven för Euro 4. Fordon med dieseldrift ska uppfylla utsläppskraven för Miljöklass 2005PM eller högre.
Minst 50 % av transportarbetet som omfattas av uppdraget ska utföras av fordon som lägst uppfyller utsläppskraven motsvarande Euro 5.
Vid anskaffning av fordon under avtalstiden ska varje fordon som används för uppdraget minst uppfylla kraven för Euro 5
2.2.8 Accept
Anbudsgivaren uppfyller och accepterar samtliga ovanstående krav och villkor under rubriken "Miljö".
Anbudsgivaren accepterar och uppfyller samtliga krav och villkor under huvudrubriken "Miljö"? (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
3. Avtalsmall
3.1 Avtalsparter Leverantör Namn Adress
Organisationsnummer: […]
Beställare Region Skåne
291 89 KRISTIANSTAD
Organisationsnummer: 232100-0255
Ev förvaltning Adress mm
Kontaktpersoner för detta avtal framgår ur bilaga [..]
Mellan Leverantören och Beställaren har följande avtal slutits:
3.2 Avtalskonstruktion
Avtalet utgörs av nedanstående handlingar. Förekommer i dessa mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter gäller de sinsemellan i följande ordning, såvida inte omständigheterna i det aktuella fallet uppenbarligen föranleder annat:
• Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal
• Detta avtal inklusive bilagor, till exempel Uppförandekod m.m.
•Beställarens förfrågningsunderlag inklusive frågor och svar.
• ALOS 05
• Leverantörens anbud daterat 20xx-xx-xx inklusive förtydliganden.
3.3 Avtalstid 3.3.1 Avtalsperiod
Avtalet gäller under tiden 2015-01-01 - 2016-12-31 med rätt för Beställaren till förlängning i upp till två (2) år, dvs.
längst till och med 2018-12-31.
Avtal är ingånget först när det är undertecknat av behöriga företrädare från båda parter.
Beställaren har rätt att förlänga avtalet avseende hela eller delar av upphandlat sortiment.
Detta avtal upphör att gälla utan krav på särskild uppsägning vid detta avtals sluttid.
3.4 Uppdraget
3.4.1 Syfte och omfattning
Leverantören åtar sig att efter avrop leverera färskt bröd inklusive kaffebröd till Beställaren i enlighet med detta avtal.
I avtalet ingår Region Skånes tillagningskök i Ängelholm, Helsingborg, Hässleholm, Kristianstad, Ystad, Lund, Malmö och Patienthotellet i Lund.
Specifikation av i avtalet ingående detaljer framgår av bifogad anbudsprislista, se Bilaga X - Prislista samt Bilaga X - Leveranställen.
Blå text specificeras vid avtalsskrivandet.
Skulle avropad kvantitet under avtalsperioden över- eller underskrida angiven kvantitet, ska detta inte betraktas som avtalsbrott från Beställarens sida. Region Skåne garanterar inga volymer och Anbudsgivaren är skyldig att leverera Beställarens verkliga behov.
3.4.2 Tillägg av produkter till avtal
Under hela avtalstiden förbehåller sig Beställaren rätten att testa nya produkter för att byta ut produkter eller lägga till produkter till avtalat sortiment. Produkter som läggs till avtalet ska prissättas enligt samma princip som
anbudsprodukterna. Endast Beställarens kontaktperson får efterfråga och besluta om tilläggsprodukter. Prover ska skickas kostnadsfritt till Beställaren.
3.4.3 Avrop
Avrop från detta avtal sker från respektive förvaltning eller verksamhet inom Region Skåne.
3.4.4 Leveranstid
Leverans ska ske sex (6) dagar i veckan (mån-lör) senast kl 06.30 till angiven varumottagningsplats i Ängelholm, Helsingborg, Hässleholm, Kristianstad, Ystad, Lund, Malmö samt Patienthotellet i Lund. Eventuella avsteg ska alltid godkännas av Beställaren.
Beställning ska kunna göras alla vardagar innan kl 12.00 för leverans dagen därpå.
Då helgdag infaller på en leveransdag(vardag) ska Leverantören i god tid erbjuda berörda enheter en annan leveransdag.
Blå text specificeras vid avtalsskrivandet.
3.4.5 Leveransvillkor
Fritt på beställningen angiven leveransadress, enligt DDP Incoterms 2010 inkl emballage.
3.4.6 Leveransställe
Varorna ska levereras till anvisad varumottagningsplats. Vid avlämnande av varor ska skälig tid för
mottagningskontroll medges. Engångsemballage ingår i varans pris undantag emballage som ingår i pantsystem.
Låneemballage ska återtas i samband med nästkommande leverans utan särskild kostnad för avropande enhet.
Låneemballage kan vara pallar, vagnar, backar etc. Emballaget ska vara återvinningsbart. Packning av lastbärare ska göras så att varorna lätt kan tas om hand vid lossning och så att leveranskontroll och att inplockning i förråd underlättas. Varor ska ej packas över kanten på lastbärarens sidoskydd. Leverans ska ske på rullvagn eller enligt överenskommelse med avropande enhet.
3.4.7 Leveransförsening produkter
Om leverans inte kan ske enligt avtalad leveranstid, ska Leverantören så fort denne får kännedom om de omständigheter som förorsakar förseningen meddela Beställaren som ensam bestämmer om senareläggning av leveransen kan accepteras. Om inte Beställaren genom skriftlig bekräftelse accepterar senareläggning av leverans ska förseningen anses utgöra ett avtalsbrott.
Vid försening från Leverantörens sida i förhållande till överenskomna tidpunkter, har Beställaren möjlighet att begära att Leverantören levererar annan av Beställaren godkänd, likvärdig produkt utan merkostnad för Beställaren.
Om leverans inte fullgörs senast samma dag äger Beställaren rätt att köpa beställda varor från annan Leverantör.
avtalade produkten och ersättningsprodukten samt en administrativ avgift om 2000 kr per tillfälle och produkt.
Exempel:
Avtalad produkt kostar 50 kr Ersättningsprodukt kostar 60 kr Volym som behöver köpas in 1000 st
Beräkning av ersättning från Leverantör till Beställare ((60-50) *1 000) + 2000 =12 000 kr
Om en vara avviker från kvalitets- eller miljökrav enligt avtal kommer Beställaren att göra en reklamation. Beställaren ska ej betala för varor som inte beställts eller som inte uppfyller avtalade kvalitets- och miljökrav.
Leverantören ska kostnadsfritt ersätta produkter som levererats och/eller transporterats på ett felaktigt sätt samt stå för kostnader för frakt, extra fraktkostnader för brådskande leverans och returer föranledda av felaktiga produkter och/eller felleveranser.
Om sena leveranser under en månad överstiger 10 % av samtliga leveranser kommer vite att utgå med 5000 kr per sen leverans. Sen leverans innebär leveranser som inte levererats på överenskommen dag innan kl 06:30. Utöver detta förbehåller sig Beställaren rätten att ta ut en administrativ avgift om 2 000 kr per tillfälle som vitesklausulen
åberopas/nyttjas.
3.4.8 Sortiment och kvalitet
Produkterna ska hålla en hög kvalitetsnivå beträffande vikt, form, färg, smak, lukt och konsistens. Under hela avtalstiden ska kvalitén på produkterna motsvara den kvalitet som de produkter hade som blev godkända vid smaktestet vid anbudsutvärderingen.
De produkter som levereras ska uppfylla samtliga krav för respektive produkt beskrivet i Bilaga 1 - Prisbilaga samt helt överensstämma med de specifikationer, anbudsprover och broschyrer som Beställaren fått i samband med upphandlingen.
Det offererade och avtalade sortimentet ska tillhandahållas av Leverantören under hela avtalstiden.
3.4.9 Hållbarhet
Vid leverans ska brödet vara dagsfärskt, med undantag för de produkter som kräver en viss mognadsprocess. Brödet får ej ha varit djupfryst tidigare om inget annat står i Bilaga X-Prisbilaga.
3.4.10 Produktinformation och innehållsdeklarationer
Produktinformation/Innehållsdeklaration på samtliga offererade artiklar ska under hela avtalstiden finnas tillgänglig och uppdaterad, detta kan antingen presenteras på Leverantörens hemsida eller i trycksak. Produktinformation ska alltid överensstämma med den levererade varan. Detta innebär att en anbudsvara inte får förändras till sitt innehåll (råvara, tillsatser etc) utan att Beställare informerats.
Samtliga ingående tillsatser i produkten ska vara godkända och deklarerade enligt Livsmedelslagens krav för märkning av livsmedel.
Om brödet levereras opackad ska alltid gällande produktinformation med innehållsdeklaration bifogas.
Det ska framgå om produkten innehåller ämnen som kan framkalla allergier och/eller överkänslighetsreaktioner. I de fall där innehållsförteckning ej är fullständig, ex vid samlingsnamn som kryddor, ska en fullständig
ingrediensförteckning kunna lämnas ut på begäran. Denna ska finnas hos enheten som gjort begäran inom 5 dagar. En sådan begäran kan göras av varje enskild avropande enhet inom Region Skåne. Endast produkter där fullständig innehållsdeklaration kan ges vid förfrågan ska finnas med i avtalet.
3.4.11 Sortimentsförändringar
Med anledning av bland annat vision och mål för ekologiskt/etiskt producerat samt eventuella nya målsättningar/beslut inom Beställarens verksamhet, kan sortimentet under avtalsperioden komma att förändras. Önskade
sortimentsförändringar ska alltid initieras av Beställaren.
Leverantören får inte ta initiativ till att en produkt utgår i annat fall än om aktuell producent slutat producera produkten. Är detta fallet så ska tydlig dokumentation från producenten visa att de inte längre producerar produkten eller av annan relevant anledning inte längre kan leverera produkten. I de fall där Leverantören initierar att produkt ska utgå trots att produkt fortfarande produceras så utfaller ett vite á 50 000 kr. Detta belopp kommer att faktureras Leverantören för varje vara som utgår där produkten fortfarande finns att tillgå på marknaden.
Vid tillfälle att produkt utgår enligt ovan förutsättningar ska Leverantören ge Beställaren minst tre alternativ (om det finns på marknaden) som förslag på ersättningsprodukter. Ifall inte Leverantören hittar likvärdiga alternativ har Beställaren rätt att hitta likvärdiga alternativ på ersättningsprodukter. Kvaliteten på ersättningsprodukterna ska vara likvärdig eller bättre än utgående produkt. Jämförelsepriset ska vara detsamma eller lägre. Beställarens kontaktperson väljer vilket alternativ som antas. Återkommer ursprungsprodukten på marknaden ska Leverantören alltid meddela Beställaren som ensidigt bestämmer om denna produkt åter ska införas som anbudsprodukt. Ursprungsprodukten ska ha samma pris som när den utgick. Vid tillfälle att Beställarens kontaktperson efterfrågar varuprover på något/några av produktförslagen ska detta skickas kostnadsfritt till angivet tillagningskök. I de fall ursprungsprodukten är ekologisk ska Leverantören kunna erbjuda annan ekologisk likvärdig produkt.
Ersätter Leverantören avtalsprodukten med annan avtalsprodukt är det jämförelsepriset för den produkt med lägst jämförelsepris av dessa två som ska gälla.
Byte av förpackning, nytt artikel nummer eller ändring av någon mindre betydande ingrediens i produkten innebär inte att en produkt utgår. Ändringen ska dock meddelas Beställarens kontaktperson. Kg/liter pris och andra förutsättningar ska fortsätta enligt avtal. Skulle dock Beställaren bedöma att ändringen är väsentlig så utgår produkten utan att vite faktureras. Dock ska Leverantören erbjuda alternativ enligt ovan skrivelse.
3.4.12 Tillfällig ersättningsvara
Om en avtalsprodukt tillfälligt inte kan levereras ska Leverantören ersätta med en vara av samma eller högre kvalité till samma kg/liter pris som avtalsprodukten. Den tillfälliga ersättningen ska godkännas av avropande enhet och leveranstiden ska vara i enlighet med lagd order. En strykning eller notering om att varan har restnoterats är ej tillräckligt. I de fall avtalsprodukten är ekologisk ska Leverantören kunna erbjuda annan ekologisk likvärdig produkt, finns inte detta att tillgå på marknaden ska ersättningsprodukten ha en pris som är minst 30 % lägre än ursprunglig avtalsprodukt.
Ersätter Leverantören avtalsprodukten med annan avtalsprodukt är det jämförelsepriset för den produkt med lägst jämförelsepris av dessa två som ska gälla.
I de fall Leverantören inte kan tillhandahålla likvärdig produkt har Beställaren rätt att, efter det att Beställaren meddelat detta till Leverantören, beställa motsvarande produkt och kvantitet hos annan leverantör. Merkostnaden för detta debiteras avtalad Leverantör.
3.4.13 Service och information
Anbudsgivaren ska erbjuda kundsupport/kontaktperson alla vardagar mellan 06.30-16.00.
Från och med avtalsstart ska leverantör tillse att personal såväl, säljare som kundtjänst, under hela avtalsperioden har uppdaterad kunskap om gällande avtal mellan parterna vad gäller avtalsvillkor och upphandlat sortiment.
All informations- och utbildningsinsatser för personal i Region Skåne ska planeras och genomföras i samråd mellan Leverantören och Beställarens kontaktperson. Informations- och utbildningsinsatser, prislistor, produktblad mm ska tillhandahållas kostnadsfritt av Leverantören. Allt material ska vara på svenska.
3.5 Ersättning 3.5.1 Priser
För leveranser enligt detta avtal gäller priser specificerade i Bilaga 1 - Prisbilaga.
Kompletteras vid avtalsskrivandet
3.5.2 Fakturerings- och betalningsvillkor För faktura gäller följande:
· Betalning erläggs månadsvis mot faktura efter utförd/t och godkänd/t leverans/uppdrag.
· Betalningsvillkoren är trettio (30) dagar netto räknat från fakturans ankomstdag. Betalning sker i svenska kronor (SEK).
· Fakturerings-, småorder-, miljö-, MOSA, expeditionsavgift eller dylikt får ej förekomma.
· Fakturan ska innehålla uppgift om beställarens namn, RSID, kundnummer, avtalsnummer, ordernummer, leveransadress etc.
· Fakturan ska innehålla uppgift om leverantörens plus-/bankgironummer, organisationsnummer, innehav av F-skattebevis samt kontaktuppgifter.
· Fakturan ska innehålla specifikation, ersättningsmetod, specificerad moms etc.
· Felaktig faktura ska krediteras.
· Faktureringsrutiner kan komma att förändras.
· Fakturering får inte överlåtas på tredje part utan skriftligt godkännande av Beställaren.
Det är önskvärt att Leverantören kan leverera elektroniska fakturor. De standards för elektronisk faktura som Region Skåne valt är Svefaktura och SFTI-faktura. För mer information kring Svefaktura och SFTI-faktura, se:
http://www.svefaktura.se/
3.5.3 Faktureringsadresser
Fakturering ska ske till av Beställaren angiven adress.
En leveransadress ska kunna delas upp kostnadsfritt på flera kundnummer vid faktureringen.
3.5.4 Dröjsmålsränta
Dröjsmålsränta får debiteras tidigast 30 dagar efter fakturans ankomstdag och godkänd leverans. I övrigt gäller Räntelagen.
3.5.5 Priser och prisjustering
Offererat pris i anbudet ska vara fast i sex (6) månader räknat från den dagen anbudet lämnas in.
Begäran om prisjustering ska framställas senast 30 dagar före den dag då det justerade priset önskas börja gälla och ska godkännas av Beställaren innan justeringen får ske. Även Beställaren kan begära prisjustering enligt ovan.
Vid begäran om prisjustering ska en aviseringsfil i redigerbart excel-format med uppgift om positionsnummer, artikelnummer, benämning och pris, döpt med Leverantörens namn och datum för prisjusteringen enligt bilaga X - Information och instruktioner Basera, insändas till Beställarens kontaktperson.
Prisförändringar ska vara väl dokumenterade från tidigare led i form av fabrikantens prisjustering i kronor och ören (med bibehållen marginal), branschindex osv. och bifogas ansökan om prisjustering. Underlag ska på ett enkelt sätt kunna kontrolleras av Beställaren. Om t.ex. prisförändring önskas på position 1 ska de av Leverantören bifogade underlagen från producent/råvaruleverantör tydligt visa begärd prisjustering samt hänvisa till position 1. Endast mot uppvisande av väl dokumenterade kostnadsförändringar ska prisreglering ske med samma belopp som aktuell livsmedelsproducent kräver utan extra påslag för mellanled. Prispåslag får ej ske med generell procentsats. Justerat pris ska gälla i minst 6 månader efter överenskommelse om nytt pris är gjort. Prisändringar till följd av
valutaförändring ska preciseras med vilken valuta, tidsperiod och andel av produktpris som påverkas av valutan.
Retroaktiva prishöjningar godkänns inte. Endast dokumentation (prisavisering, följebrev etc.) som är aktuellt för detta
avtal och för aktuell prisjusteringsperiod får skickas till Beställarens kontaktperson. Dokumentation i form av prisaviseringar och följebrev som ej är relevanta för aktuell upphandling/prisjusteringsperiod får ej skickas till Beställarens kontaktperson.
Om överenskommelse om prisjustering inte träffas, äger Beställaren rätt att säga upp avtalet till upphörande vid tidpunkten för den begärda prisjusteringen. Fram till denna tidpunkt gäller oförändrat pris.
Skulle enighet i ovan berörda fall inte nås äger Beställaren rätt att häva avtalet med verkan 120 dagar efter det att begäran framställdes. Under uppsägningstiden gäller de gamla priserna. Om överenskommelse ej kan nås vid förhandlingar om prisändringar, äger Beställaren också rätt att häva avtalet enligt ovan.
Om konkurrensläget på marknaden förändras på sådant sätt att priserna sjunker, ska avtalade priser sänkas motsvarande. Det åligger Leverantören att kontakta Beställaren om detta. Alla former av kampanjrabatter och/eller andra liknande rabatter från Leverantören ska alltid med automatik tillkomma regionens enheter även om det skulle medföra lägre priser än vad som avtalats. Prisjustering till ett lägre pris kan genomföras med omedelbar verkan.
Efter överenskommelse om nya priser ska Leverantör utan anmodan skicka uppdaterade prislistor och pricat till Beställarens kontaktperson.
3.6 Uppföljning och statistik 3.6.1 Uppföljningsmöten
Beställaren och Leverantören ska halvårsvis genomföra uppföljningsmöten där ingånget avtal och samarbete följs upp.
Vid uppföljningsmötet ska det ske en avstämning av det aktuella läget samt även en genomgång av nya och förändrade rutiner, samt uppföljning av kvalitet, statistik mm.
3.6.2 Statistik Basera/Hantera eller likvärdigt
Leverantören, ska, kostnadsfritt och utan anmodan varje kvartal lämna statistik över levererade varor. Begäran om inlämnande av statistik kan också ändras från kvartal till varje månad under avtalsperioden. Statistiken databehandlas och det är därför viktigt att den följer Region Skånes gällande statistikmall, som för tillfället ser ut som i bilaga 6 - Statistikfil. Ifyllda bilagor 7 och 8 - Kund- och Sortimentsfiler ska lämnas till Beställarens kontaktperson i enlighet med bifogade mallar. Ifylld bilaga 9 - Prisfil lämnas utan anmodan vid varje prisändringsperiod oavsett om några
förändringar skett till Beställarens kontaktperson. Mallarna kan ändras under avtalstiden. Information om hur filerna ska fyllas i finns i Bilaga 5 - Information och instruktioner Hantera.
Leverantören ska döpa filerna enligt nedan:
Statistikfil (bilaga X) : Levnamn_kundnamn_QX0X_statfil.xls Kundfil (bilaga X): Levnamn_kundnamn_kundfil.xls
Sortimentfil (bilaga X): Levnamn_kundnamn_sortiment.xls
Prisfil (bilaga X): Levnamn_kundnamn_prisfil_datum för prishöjning.xls
Filerna ska komma i Excel-format (2003-2010) och följa de bifogade mallarna.
Statistikfilen ska innehålla:
Kundnummer = Kundnr
Ert artikelnummer = Artnr
Benämning på produkten = Benämning
Total kvantitet i kg eller liter = Kvantitet (numeriskt)
Totalt antal kronor per artikelnummer = Kronor (numeriskt)
Märkning av om produkten är upphandlad = Upphandlad
Försäljningsenhet ska anges och vara identisk med den försäljningsenhet som finns i sortimentsfilen och prisfilen
värdet efter avdragna rabatter.
Försäljningsenhet ska anges på varje artikel och vara samma som i sortimentsfilen och prisfilen.
All statistik ska avse kg eller liter, inte styck antal frp eller krt.
Samtliga produkter i statistikfilen ska finnas komplett beskrivna i den bifogade sortimentsfilen (bilaga X).
Statistiken ska skickas utan anmodan senast den 15:e påföljande månad. Vid tillfälle att statistiken skickas in för sent förbehåller sig Beställaren rätten att ta ut ett vite á 1000 kr för varje försenad vecka.
Samtliga produkter i sortimentet som Beställaren har köpt eller kan köpa ska finnas i bifogad sortimentsfil.
Sortimentsfilen ska innehålla:
Ert artikelnummer = Artnr
Er benämning = Benämning
Er försäljningsenhet = Fsgenhet. Ska vara i förhållande till hur ni säljer och prissätter produkten. Säljs den per kg ska priset vara per kg, per kart så ska priset vara per kart osv.
Producent = Vem producerar varan eller förädlar den
Producentartikelnummer = Prodartnr
Märke på produkten = Märke
Vikt/liter per försäljningsenhet = Vikt
Antal enheter = Innehåll
Eannummer= EAN nummer (om det finns) ej obligatoriskt
Varuområde= Varuområde ( Kolonial, Djupfryst, Färskvaror, Non food)
Färdig/avrunnen/vikt/liter per försäljningsenhet = FärdigAvrunnen
Antalet i försäljningsenheten i förhållande till vikten och priset = Antfp
Latinskt namn = Latinskt namn (om det finns). Gäller fisk.
Kommentarfält, om ni vill skicka med något om produkten, t ex Ekologiskt, Fairtrade mm. = Kommentar
Pris per liter eller kilo. För avstämning mot prisfilen att det är rätt vikt enheter som anges. = Verifikationspris
Kundfil
Samtliga leveransenheter som finns medtagna i statistikfilen ska redovisas i bifogad kundfil.
Kundnummer = Kund nr
Leveransställets namn = Kundnamn
Leveransadress = Leveransadress
Postnummer = Post nr
Ort = Ort
Prisfil (avtalpris/anbudspriser)
En komplett prislista som innehåller samtliga avtalade artiklar ska skickas vid varje prisändringsperiod, oavsett om några prisförändringar skett. Artiklarna ska finnas beskrivna i sortimentsfilen. Det är viktigt att det endast är avtalade artiklar och inte Leverantörens övriga sortiment som finns med i prisfilen. Filen skickas senast 30 dagar före
ikraftträdande och ska innehålla:
Positionsnummer, används endast vid upphandling och första startprislistan = POSNummer
Artikelnummer, Leverantörens artikelnummer = Artnr
Benämning, Leverantörens benämning på produkten = Benämning
Försäljningsenhet, samma som i sortimentsfilen, statistikfilen och den enhet som priset avser = FsgEnhet
Pris per försäljningsenhet, ska ge produktens jämförelsepris när den divideras med vikten med kolumnen FärdigAvrunnen = PrisFsgEnhet
OBSERVERA! Först när filen ankommit i rätt filformat anses avisering av prisförändringarna gjorda och avtalad aviseringstid påbörjas.
Inga kommentarer får göras i denna fil. Sortimentet och priserna är de som ska gälla på ändringsdagen. Har det skett
någon ändring av artikeln läggs detta in under rätt positionsnummer och rätt pris i förhållande till försäljningsenheten.
Vid tilläggsupphandling skickar Region Skåne ett underlag som ska retuneras med ifyllt pris.
Filinläsning
Enligt avtal ska Dalesjö Konsult AB läsa in begärda filer. Samtliga filer skickas till Dalesjö Konsult AB samt till Beställarens kontaktperson på Koncerninköp, Region Skåne.
E-postadress: datafiler@dkab.se
Frågor avseende BASERA besvaras av:
Bengt Dalesjö Jenny Dalesjö Caroline Åkerhage Tel direkt 031-757 8450 Tel direkt 031-757 8451 Tel direkt 031-757 8457 Mobil 0708-93 78 96 Mobil 0708-13 72 20 Mobil 0734-44 24 28 Tel 031-93 78 96 Tel 031-93 78 96 Tel 031-93 78 96 bengt@dkab.se jenny@dkab.se caroline@dkab.se
3.7 Personal 3.7.1 Kompetens
Leverantören åtar sig att tillse att samtliga i verksamheten engagerad personal har för Uppdraget nödvändig
kompetens och erfarenhet samt fortlöpande erhåller nödvändig fort- och vidareutbildning inom det område Uppdraget avser.
3.7.2 Kontaktperson Ansvarig kontaktperson är[...].
Kompletteras vid avtalsskrivandet
3.7.3 Språkkunskaper
Leverantörens personal som har kontakt med Beställare ska behärska svenska språket väl i både tal och skrift.
3.7.4 Samarbete
Vid samarbetssvårigheter eller kompetensbrist hos Leverantörens kontaktperson har Beställaren rätt att utan kostnad begära att denne byts ut.
3.8 Avtalsbrott 3.8.1 Skadestånd
I de fall Leverantören begår avtalsbrott som ger upphov till direkt skada ska Leverantören ersätta Beställaren med belopp motsvarande skadans verkliga storlek. Skadestånd ska utgå även då avtalet hävs pga avtalsbrottet samt i de fall vite utgår, dock ska skadeståndet i dessa fall endast utgå om skadans verkliga storlek överstiger utbetalt vite.
Vidare ansvarar Leverantören för indirekta skador som uppkommit då uppsåt eller grov vårdslöshet förekommit från Leverantörens sida.
3.8.2 Hävning
Beställaren har rätt att häva ingånget Avtal i det fall:
· Leverantören begår väsentligt avtalsbrott och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran, eller
