BFD12 080926
22-2010-9927
Avtal
§ 1 Parter
Mellan Migrationsverket (Verket), organisationsnummer 202100-2163, och Skandinavisk språkanalys AB (Sprakab) (Leverantören),
organisationsnummer 556355-5951, har följande ramavtal, jämte bilagor (Avtalet) slutits, innebärande att Leverantören förbundit sig att till de villkor som anges i Avtalet utföra språkanalystjänster för Verket.
§ 2 Avtalshandlingar
Parternas åtaganden regleras av nedan angivna handlingar.
Skriftliga ändringar i eller tillägg till Avtalet Detta avtal
Förfrågningsunderlag, inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar
Leverantörens anbud, inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar
Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i ovan nämnd ordning, såvida inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat.
För de fall Leverantören har och/eller tillämpar några ”Allmänna villkor”
eller motsvarande för sin verksamhet har dessa avvisats av Verket
innebärande att parterna genom detta avtal uttryckligen avtalat bort samtliga sådana.
§ 3 Uppdragets syfte och omfattning
Leverantören åtar sig att tillhandahålla och förmedla språkanalystjänster för utförande av uppdrag i enlighet med villkoren i Avtalet, kraven uppställda i förfrågningsunderlaget samt enligt redovisat förfarande i Leverantörens anbud.
Verket förbinder sig inte att avropa till ett visst belopp eller antal uppdrag.
Leverantören förbinder sig att utföra alla sina åtaganden enligt Avtalet professionellt och fackmannamässigt. Leverantören är därvid skyldig att följa gällande lagar och förordningar samt i övrigt agera i enlighet med för branschen gällande god sed och etiska normer.
Leverantören är skyldig att inneha alla tillstånd som erfordras för fullgörande av sina åtaganden enligt Avtalet.
§ 4 Avtalsperiod och förlängning av avtal
Avtalet träder i kraft den dag då Avtalet undertecknas av båda parter, dock tidigast 2010-09-01 och gäller fram till och med 2011-08-31.
Verket äger rätt men har ej skyldighet att förlänga avtalet med ett (1) år i taget tre (3) gånger med i övrigt oförändrade villkor. Meddelande om förlängning ska ske skriftligen till Leverantören senast tre (3) månader innan avtalstiden löper ut. I annat fall löper avtalet ut utan uppsägning.
§ 5 Avropsordning
Avropsförutsättningar
Om Verket ingår avtal med mer än en leverantör, tillämpas en fast avropsordning.
Verket har valt att ingå avtal med följande leverantörer :
Skandinavisk Språkanalys AB (Sprakab), nr 1 i avropsordningen Verified AB, nr 2 i avropsordningen.
Avrop ska i första hand ske från den först rankade leverantören i
avropsordningen. Beställaren äger rätt att vända sig till närmast följande leverantör i avropsordningen om den föregående leverantören att de inte kan förmedla den efterfrågade tjänsten avtalsenligt eller inte bekräftar
beställningen enligt vad som anges under ”Avropsbekräftelse”.
Analyser från utlandet i undantagsfall
I de fall Verket har vänt sig till den först rankade Leverantören för att beställa en analys, och Leverantören meddelar att analytikern befinner sig utomlands, kan analysen genomföras från utlandet med Verkets
godkännande. Beställaren/Verket ska först vända sig till övriga leverantörer enligt avropsordningen för att utesluta möjligheten att någon annan
leverantör har en analytiker i Sverige som kan utföra uppdraget.
Avropsbekräftelse
Avrop av språkanalystjänsten ska bekräftas av Leverantören så snart det är möjligt dock senast enligt nedan:
- Direktanalys och sedvanlig analys ska bekräftas via e-post senast kl. 17.00 dagen efter beställningen.
- Expressanalys ska bekräftas under kontorstid på beställningsdagen under förutsättning att beställningen inkommit före kl. 12.00 på beställningsdagen.
I de fall beställningen inkommer senare än kl. 12.00 ska Leverantören bekräfta detta senast kl. 12.00 påföljande arbetsdag.
När svarsfristen har löpt ut utan att Leverantören bekräftat avropet ska Beställaren inte behöva kontakta denne, utan kan då istället kontakta nästa Leverantör i rangordningen.
Bekräftelse ska innehålla ett löfte om att Leverantören åtar sig uppdraget, samt uppgifter om språkanalytikerns kod samt ett åtagande om att
Uppdraget kommer att utföras enligt de villkor som Beställaren anger inom ramen för Avtalet.
Meddelar Leverantören att denne inte kan utföra en sedvanlig analys/expressanalys, ansvarar Leverantören för att den media som inskickats i samband med beställningsblanketten återsänds till
Verket/beställaren ev. skickas till den Leverantör som anges av beställaren.
Leverantören bekostar portot.
§ 6 Språk
Leverantören kan leverera språkutlåtanden på följande språk, se anbudets språkbilaga 5.
§ 7 Leveranstid
Direktanalys
Språkutlåtandet ska levereras senast femton (15) arbetsdagar efter mottagen beställning. Detta innebär att leverantören ansvarar för att direktanalysen genomförs i så pass god tid att det slutgiltiga språkutlåtandet kan levereras till Verket inom femton (15) arbetsdagar från mottagen beställning.
Sedvanlig analys
Språkutlåtandet ska levereras senast femton (15) arbetsdagar efter mottagen kassett/CD.
Expressanalys
Språkutlåtandet ska levereras omgående med express, dvs. en (1) till sex (6) arbetsdagar efter mottagen kassett/cd.
§ 8 Leveransmottagare
Språkutlåtandet skickas via e-post till den beställare/mottagare av analysen som angetts på beställningsblanketten. Det skriftliga utlåtandet, som undertecknats av lingvist, skickas till angiven beställare/mottagare per post tillsammans med de inspelade media som leverantören använt i analysen.
§ 9 Beställning
Direktanalys
Beställaren fyller i en beställningsblankett ev. digitalt och skickar denna till Leverantören. Leverantören bekräftar uppdraget och kontaktar sedan Beställaren och överenskommer om en tid för direktanalysens
genomförande. Se vidare under ”Analysmetoder” i förfrågningsunderlaget, bilaga ”Krav på tjänsten”.
Sedvanlig analys/Expressanalys
Ljudinspelning skickas med ifylld beställningsblankett till Leverantören . Leverantören bekräftar uppdraget. Beställningsblankett finns i Verkets inköpshandbok.
§ 10 Avbeställning
Verket har rätt att skriftligen per e-post avbeställa, hela eller delar av beställda uppdrag avseende direktanalys och sedvanlig analys, utan att ersättning utgår till leverantören.
Ersättning för avbeställd analys utgår inte till Leverantören om avbeställningen skett enligt nedanstående:
Direktanalys- avbeställning senast två arbetsdagar före det datum då analytikern enligt överenskommelse ska genomföra samtalet med den asylsökande.
Sedvanlig analys- avbeställning senast två arbetsdagar efter Leverantörens uppdragsbekräftelse mottagits av Verket.
Avbeställning som sker senare än ovangiven tidpunkt ersätts fullt ut enligt gällande prislista.
Expressanalys- tjänsten kan avbeställas men full ersättning utgår till Leverantören enligt gällande prislista.
§ 11 Pris/Ersättningens omfattning
Leverantörens ersättning för fullgörande av sina åtaganden enligt Avtalet regleras i anbudets prisbilaga 6 (kommer att biläggas avtalet). Priserna är angivna i SEK. exkl. moms.
Ersättningen innefattar samtliga kostnader som kan föranledas av avtalet.
Migrationsverket har sålunda inget ansvar för eventuella
socialförsäkringskostnader eller liknande kostnader som kan ankomma på uppdragstagaren.
Mervärdesskatt tillkommer enligt gällande skattelagstiftning.
§ 12 Indexreglering
Priserna enligt detta avtal är fasta det första avtalsåret. Därefter kan en eventuell prisjustering komma att ske efter begärd prisförhandling en gång per år.
Som underlag för en eventuell prisförhandling ska prisjusteringen ske enligt förändringar som ägt rum i de preliminära arbetskraftsindex för tjänstemän SNI (P-S). Som basmånad gäller december år 2009 (106,0).
Beräkningsgrund för prisförändringen ska vara högst 80 % av det avtalade priset.
Skriftlig begäran om prisjustering med angivande av önskad ändring och motivering ska vara Verket tillhanda senast tre (3) månader innan
avtalsårets slut. Har begäran inte kommit Verket tillhanda detta datum gäller föregående periods priser oförändrade.
Indexreglerade priser får tillämpas först vid närmast påföljande
kalendermånadsskifte efter att överenskommelse träffats mellan parterna.
Indexreglerade priser gäller fasta i ett (1) år.
§ 13 Fakturering och betalning På fakturan ska tydligt specificeras:
- vilket avtal som avses
- Beställarens kontaktuppgifter
- Total kostnad per Uppdrag, exkl. moms, med särredovisning av ev.
resekostnad och ersättning för restid - Referensnummer (kostnadsställe)
- Övriga uppgifter om uppdraget som angetts av Beställaren vid avropstillfället
- uppdragstagarens organisations- och momsregistreringsnummer, bolagets säte samt uppgift om att F-skattsedel innehas.
- uppdragstagarens bankgiro-/plusgironummer eller betalningsadress
Faktura ska skickas till:
Migrationsverket FE 11
Referensnummer: (enhetens kostnadsställe) 833 83 Strömsund
Villkor som anges i faktura men som inte omfattas av avtalade villkor är inte bindande för Verket. Felaktigt ställda fakturor returneras utan åtgärd.
Enligt meddelande från regeringen ska samtliga myndigheter senast fr.o.m.
den 1 juli 2008 hantera sina inkommande fakturor elektroniskt. Verket avser att övergå till mottagande av elektroniska fakturor. I dagsläget scannas fakturorna. Leverantören är skyldig att ha beredskap för att under avtalstiden börja skicka elektroniska fakturor i format Svefaktura.
§ 14 Betalningsvillkor
Betalning erläggs netto mot specificerad och godkänd faktura senast trettio (30) dagar efter fakturans mottagande. Order-, expeditions-, fakturerings- avgifter eller andra liknande avgifter som inte avtalats ska inte erläggas av Verket.
Vid försenad betalning äger Leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen.
§ 15 Fel eller brister i utfört arbete
Uppdraget ska anses ha utförts felaktigt eller bristfälligt om det inte uppfyller krav från vedertagen branschpraxis eller om det på annat sätt avviker från beställningen eller vad som särskilt överenskommits.
Är utfört arbete felaktigt eller bristfälligt får Migrationsverket göra skäligt avdrag på ersättningen eller om felet är väsentligt häva avtalet.
Migrationsverket har också rätt att kräva att uppdragstagaren rättar till felet genast och detta utan ersättning. Migrationsverket får vidare hålla inne så mycket av betalningen som svarar mot skäligt avdrag. Vid fel/brist i form av leveransförsening/dröjsmål gäller såsom ”skäligt avdrag” det som anges under § 18 och faktureras Leverantören enligt angivna rutiner.
§ 16 Rutiner vid leveransförsening
Försening som beror på Leverantören
Överstiger leveranstiden av utlåtandet 15 arbetsdagar för direktanalys och sedvanlig analys och inget annat har överenskommits i samband med beställningen, kontaktar leverantören beställaren av ärendet. Beror
förseningen på Leverantören har beställaren rätt att annullera beställningen utan att ersättning utgår till Leverantören.
Överstiger leveranstiden av utlåtandet 6 arbetsdagar för expressanalys och inget annat har överenskommits i samband med beställningen, kontaktar leverantören beställaren av ärendet. Beror förseningen på Leverantören har beställaren rätt att annullera beställningen, utan att ersättning utgår till Leverantören.
Väljer Verket/beställaren att annullera en beställning avseende
sedvanlig/expressanalys, ansvarar Leverantören för att den inskickade ljudinspelningen returneras till beställaren så fort som möjligt. Leverantören bekostar portot.
Försening som beror på Verket/Beställaren
Vid direktanalys där Verket inte inställer sig enligt överenskommelse med Leverantören, utgår ersättning till Leverantören för beställd tid om 750 SEK exkl. moms.
§ 17 Reklamationer
Reklamationsblankett ska ifyllas och skickas enligt överenskommen rutin.
§ 18 Vite vid försening/dröjsmål
Vid försening som beror på Leverantören, äger Beställaren rätt att kräva vite.
Direktanalys och sedvanlig analys
Väljer verket att inte annullera en försenad beställning enligt 16 §, utgår vite om inte annat överenskommits, från och med den 16 arbetsdagen med 100
kr per dag till och med leveransdagen, dock högst tills det att vitet uppgår till den totala ersättning för det aktuella uppdraget.
Expressanalys
Väljer verket att inte annullera en försenad beställning enligt 16 §, utgår vite om inte annat överenskommits, från och med den 7 arbetsdagen med 100 kr per dag till och med leveransdagen, dock högst tills det att vitet motsvarar den totala kostnaden för det aktuella uppdraget.
Vite utgår inte om leverantören kan styrka laga förfall. Som laga förfall anses omfattande avbrott i allmänna kommunikationer, plötslig sjukdom som kan styrkas med läkarintyg eller annan hindrande omständighet som Leverantören inte kunnat förutse. Leverantören har bevisbördan för att laga förfall föreligger.
Fakturering av vite
Beställaren fakturerar Leverantören vite efter avsänd avvikelserapportering.
Beställarens rätt till vite för förseningen är förverkad om anspråk på
ersättning inte framställts skriftligen senast tre (3) månader efter det aktuella uppdragets slutförande.
§ 19 Befrielsegrunder (Force majeure)
Part befrias från sina åligganden enligt detta avtal om parten visar att fullgörandet därav förhindras på grund av omständigheter utanför partens kontroll som parten skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder parten inte skäligen kunnat undvika eller övervinna. Som sådana omständigheter ska anses krig eller krigsliknande tillstånd, strejk (såväl avtalsenlig som avtalsstridig), lockout, blockad, eldsvåda, beslut från regering eller myndighet.
Den part som avser åberopa ovan beskriven omständighet ska omedelbart och skriftligen underrätta motparten därom. Så snart den åberopade omständigheten upphört ska parten underrätta motparten samt överenskomma om fortsatt arbete av påbörjat eller nya uppdrag.
§ 20 Hävning av avtal
Endera parten har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om motparten i väsentligt hänseende brister i sina åligganden och underlåter att vidta rättelse inom 30 dagar efter skriftlig anmodan därom.
Verket äger rätt att, helt eller delvis, häva avtalet med omedelbar verkan om:
Leverantören vid upprepade tillfällen gör sig skyldig till sådana förseelser som avses i §15 och §16 och som sammantaget är av väsentlig betydelse för Verket; eller om
Leverantören i övrigt underlåter att fullgöra sina förpliktelser enligt avtalet som är av väsentlig betydelse för Verket, eller om
Leverantören försatts i konkurs eller likvidation, satts under
tvångsförvaltning, är föremål för ackord, har inställt betalningar, är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, ackord eller liknande förfarande, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen genom lagakraftvunnen dom, underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter, har lämnat felaktig information i delar som berör denna punkt.
Hävning ska ske genom skriftligt meddelande för att vara giltig.
§ 21 Skadestånd
Part har rätt till ersättning för den direkta skada part lider genom att
motparten i väsentligt hänseende brister i sina åligganden om inte motparten visar att bristen beror på sådana omständigheter som anges i §19.
Häver Verket avtalet enligt § 20, äger Verket rätt till skadestånd motsvarande samtliga kostnader som åsamkas Verket i samband med avveckling av avtalet, byte av leverantör samt för alla merkostnader och all övrig skada.
Föreligger ersättningsgill skada är part skyldig att vidta åtgärder för att begränsa skadan, såvida dessa åtgärder inte orsakar oskälig kostnad, eller eljest är oskäligt betungande.
Parts skadeståndsansvar är per skadetillfälle begränsat till 35 gånger det vid tiden för skadans uppkomst gällande basbeloppet enligt lagen (1962:381) om allmän försäkring, såvida inte uppsåt eller grov vårdslöshet föreligger på parts sida.
Framställan om krav på skadestånd ska ske genom skriftligt meddelande för att vara giltigt.
§ 22 Försäkring
Leverantören är skyldig att teckna och under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring som säkerhet för fullgörande av skadeståndsskyldighet med anledning av ingångna åtaganden enligt Avtalet.
Leverantören ska på begäran av Verket kunna uppvisa försäkringsbrev eller annat bevis på att försäkringen gäller under avtalstiden.
§ 23 Offentlighets- och sekretesslagen
Leverantören förbinder sig att följa gällande bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) samt att ålägga av Leverantören anställd personal som får tillgång till uppgifter för vilka sekretess gäller i Verkets verksamhet att iakttaga motsvarande sekretess. Sekretesskyldighet gäller för Leverantören och leverantörens anställda även efter att avtal har upphört.
§ 24 Antidiskrimineringsklausul
Antidiskrimineringsklausul ska gälla enligt bilaga 1 till avtalet.
§ 25 Statistik
Leverantören är skyldig, utan anmodan och ersättning, att tillhandahålla statistik över utförda Uppdrag. Statistik ska redovisas kvartalsvis och skickas till Verket i närmast efterföljande månad efter avslutat kvartal.
Statistik ska tillhandahållas i excelformat och skickas elektroniskt.
Statistik ska innehålla nedan angivna uppgifter för respektive kostnadsställe/enhet:
Leverantören ska varje kvartal lämna statistik till verket. Statistiken ska omfatta för tidsperioden:
- antal språkanalyser och direktanalyser - antal expressanalyser
- vilka språk som analyserats och resultatet i språkutlandet (t.ex. efter en fyrgradig skala: högst sannolikt, sannolikt, osannolikt, högst osannolikt + land).
- avvikelser från beställning och orsak till avvikelse.
- beställarens namn
- antal sedvanliga- direkt- och expressanalyser som beställts med kunskapskontroll
§ 26 Uppstartsmöten
Leverantören förbinder sig att medverka vid uppstartsmöten. Båda parter ska då presentera sin verksamhet och ange det som är särskilt viktigt att beakta för ett bra genomförande av uppdraget.
§ 27 Kvalitetsutveckling
Leverantören ska tillsammans med Verket, under hela avtalstiden, ha ett kunskapsutbyte med den operativa verksamheten om metodik,
metodutveckling och kvalitetsuppföljning vid språkanalyser.
Två gånger per år ska leverantören och Migrationsverket träffas fysiskt och genomföra kunskapsutbyte samt gå igenom lämnad statistik.
Anbudsgivaren ska i samband med dessa möten även avrapportera resultaten av de genomförda kvalitetskontrollerna till Migrationsverket, under förutsättning att verket inte begärt in resultaten tidigare.
Bolaget redovisar metod och resultat av kvalitetssäkringen i arbetet,
eventuellt inkomna reklamationer och hur dessa har åtgärdats samt redovisar de uppdrag som annan analysexpertis har gjort.
Från Leverantörens sida deltar anställd personal och från Verket deltar avtalsansvarig, någon/några experter samt operativ personal.
