Organisation FIS World Cup 2017-2018
11. Tävling backsektionen
Styrelsen VD
Ledningsgrupp Organisationskommittén
Referensgrupp
4. Infrastruktursektion 3. Försäljningssektion
2. Publik / Funktionär 1. Arenasektion
9. Säkerhetssektionen 6. Kanslisektion
7. Kringarrangemang- sektion 8. Mediasektionen
5. Information/
Marknadsföringssektion
10. Trafiksektionen
12. Tävling längdsektionen
Ledningsgrupp (6st)
: Med ansvarsområden VD, Ekonomi, Försäljning(spons), Tävling, Arena, Media/Information/Marknadsföring fokus på strategiska frågor, inriktnings och vägledningsbeslut. Ledningsgruppen leds av VD. Uppskattningsvis ca 3-4 möten per år.Referensgrupp:
En fristående entreprenadgrupp som handplockas. Viktigt med hjärta för skidspelen & Falun. Fokus att omvärldsspana och kläcka idéer åt varandra dock fokusSkidspelen. Har ingen beslutade rätt men viktig för att få specialkunskap och information från betraktarens sida, hur uppfattas skidspelen utifrån? Allt för att ledningsgruppen skall ha underlag/få kunskap för att kunna fatta beslut. Leds av VD och samlas ca 3-4 ggr per år.
Organisationskommittén (
med sektionerna(12st))Fokus för OC ligger på att lösa övergripande frågor över/mellan sektioner och funktioner.
Organisationskommittén leds av VD. Uppskattningsvis 6-8 möten per år, vanligtvis kl 17.30- 19.00
1. Arean
▪ TV-support
▪ Vinterstudion
▪ Baninramning(hantering, ej införsäljning)
❖ Banstaketering
❖ Reklam FIS-Mag
❖ Reklam Egen såld
▪ Bygg (ink skyltning, ej trafik)
▪ Materialhantering/vård/godsmottagning (Hälla, Ladan, Container)
▪ Transport(internt)
❖ Skoter
❖ 4-hjulningar
❖ Hjullastare
❖ Kranbil
▪ Arenaproduktion
❖ Speaker
❖ Producent
❖ Storbild
❖ Kamerapersoner
▪ Ljudansvarig
▪ Flagg och renhållning
❖ Flagghissning
❖ Plocka skräp
❖ Sopkärl
❖ Sopcontainer
❖ Toalett skötsel ink städning
❖ Lokal städning
2. Publik och Funktionär
▪ Publikservice (intern facebook sida +dokument bank)
▪ Utspisning
▪ Rekrytering/Utbildning/Information
3. Försäljning
▪ Biljetter
▪ Kiosker
▪ Souvenirer
▪ Sponsorer/Partner
4. Infrastruktur
▪ El
▪ Fiber, WiFi nät
▪ Datasystem
▪ Teknik, komradio
5. Information/Marknadsföring
▪ Hemsida
❖ Team info
❖ Publik info
▪ Sociala medier (Facebook, Instagram, Twitter, Snapchat)
▪ Nyhetsbrev
❖ Publik
❖ Funktionärer/Volontärer
❖ Sponsorer/Partners
▪ Annonsering, affischering, kampanjer
6. Kansli
▪ Ackrediteringar funktionärer/volontärer + lev, FIS mm.
▪ Intern dokumentation
▪ Materialbeställningar
▪ Ekonomi
❖ Budget, Utfall, Prognos
❖ Prispengar
❖ Kassahantering
7. Kringarrangemang
▪ Företagsstafetten
▪ Utställare
▪ Bubo
▪ Buboland
▪ Skidspelslördagar
▪ Snowkidz längd
▪ Snowkidz backhoppning
▪ Falujungfru
▪ Stjärna på skidor
▪ Prisceremonier
8. Media
▪ Ackrediteringar
▪ Presskonferenser
▪ Mediacenter
▪ Fotocenter
▪ Mixade zon
▪ Sociala medier
9. Säkerhet
▪ Sjukvård
▪ Checkpoint
▪ Kris
▪ Bevakning
10. Trafik
▪ Trafikskyltning
▪ Parkering
▪ Buss
11. Tävling- backe
▪ Tävlingsledare
▪ Tävlingssekreterare
▪ Backen(hela)
▪ Dataservice
▪ Team Service
❖ Nationsbyn
❖ Race Office
❖ Transport
12. Tävling- längd
▪ Tävlingsledare
▪ Tävlingssekreterare
▪ Stadion
▪ Banor
▪ Tidtagning
▪ Doping
▪ Team Service
❖ Attaché
❖ Athlete Lounge
❖ Babyroom
❖ Nationsbyn
❖ Race Office
❖ Transport(kunder)
Funktionsnivån:
Fokus på de olika sektionerna ligger på att lösa detaljfrågorna inom respektive funktion.
Sektionschef ansvarar för att styra och följa upp sektionens underfunktioner och rapportera till OC och VD. Uppskattningsvis 6-8 möten per år, vanligtvis kl 19.00-20.30.
Morgonmöten
:Sista perioden, ca 1 månad innan genomförandet genomförs morgonmöten till en början en gång per vecka, de sista 8-10 dagarna blir det ett dagligt möte kl 8-9. Mötet är öppet för samtliga funktionärer/volontärer, leverantörer, mm. Dagordningen styrs av frågor som respektive funktion, sektion, område eller leverantör har.
Gemensamma Verktyg(mallar) som hela organisationen använder sig av vid planering, genomförande, avveckling samt avstämningar på OC möten:
• Ackreditering
• Beställning
• Brev
• Checklista
• Körschema
• Lärgrupp – SISU
• Produktion
• Pärmetikett
• Riskanalys
• Statusrapport
• Tidsplan
