Kallelse till möte för teknik- och fastighetsnämnden

(1)

Teknik- och fastighetsnämnden 2021-04-16 Kod: 1.1.3.1

Dnr: TFN/2021:00005

Botkyrka Kommun

Adress: Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Org.nr: 212000-2882 · Bankgiro: 624-1061 Medborgarcenter: 08-530 610 00 · E-post: medborgarcenter@botkyrka.se

Hemsida: www.botkyrka.se

Kallelse till möte för teknik- och fastighetsnämnden

Tid: 2021-04-27 , Kl: 19:00

Plats: Kommunalhuset i Tumba, plan 4, Mälaren – Digitalt i Teams Ordförande: Stefan Dayne (KD)

Sekreterare: Elisabeth Persson

Ärenden:

Dnr:

Ärende för beslut Dnr:

1. Antagande av anbudsgivare för tillbyggnad

av Banslättsskolan - Sekretess TFN/2021:00014:

2. Ekonomisk rapport januari–mars med

helårsprognos 2021 TFN/2021:00094

3. Yttrande över revisionsrapport – Kris- och

katastrofberedskap: Vattenförsörjning TFN/2021:00054 4. Slutredovisning av projekt nybyggnad av

förskolan Opalen TFN/2021:00076

5. Slutredovisning av projekt nybyggnad av

förskolan Vallmon TFN/2021:00077

6. Godkännande av fastighetsinvesteringar

2021 i mål och internbudget 2021 TFN/2021:00082 7. Tecknande av tilläggsavtal till hyresavtal

avseende skollokaler på Gröndalsvägen 20 i fastigheten Trädgårdsmästaren 14 Tumba

TEF/2020:00094

(2)

Teknik- och fastighetsnämnden 2021-04-16 Kod: 1.1.3.1

Dnr: TFN/2021:00005

Botkyrka Kommun

8. Ordförandeuppdrag - Distribuera

miljötratten till Botkyrkas invånare TEF/2020:00167 9. Ordförandeuppdrag – Öka den biologiska

mångfalden TEF/2020:00165

10. Ordförandeuppdrag - Installera laddstolpar

för el/hybridbilar vid kommunhuset TEF/2020:00166 11. Ordförandeuppdrag - Pilotprojekt för

klimatsmarta solcellspaneler och en sam- manhållen solcellspark

TEF/2020:00168

12. Dom från Mark- och miljööverdomstolen gällande inrättande av allmän Va-

anläggning i Sandvikenområdet, Botkyrka kommun

TEF/2019:00042

13. Delegationsbeslut 14. Anmälningsärenden

15. Teknik- och fastighetsdirektören informerar

Anmäl eventuellt förhinder till Elisabeth Persson, tfn 0708-90 40 56 eller elisabeth.persson@botkyrka.se

(3)

Teknik- och fastighetsnämnden 2021-04-15 ID: TFN/2021:00094

Botkyrka Kommun

2

Ekonomisk rapport januari-mars med helårsprognos 2021

Förslag till beslut

Teknik- och fastighetsnämnden godkänner teknik- och

fastighetsförvaltningens ekonomiska uppföljning januari-mars med helårsprognos 2021.

Sammanfattning

Marsprognosen är en redovisning av nämndens ekonomiska utfall för perioden januari till och med mars med en prognos för helår 2021. I marsprognosen är det ingen återrapportering av förvaltningens investeringsprojekt.

Helårsprognosen för den intäktsfinansierade delen inklusive va-

verksamheten samt den budgetfinansierade delen visar ett överskott mot budget med 1,2 miljoner kronor. Överskottet uppstår inom de

intäktsfinansierade enheterna. Den budgetfinansierade delens prognos är lika med budget.

Helårsprognosen tar även hänsyn till uppskattade ekonomiska effekter som coronapandemin förväntas medföra. I marsprognosen uppskattar

verksamheterna inom förvaltningen inga större ekonomiska effekter. Vissa enheter inom driftservice förväntas erhålla en mindre ökning av kostnader för förbrukningsmaterial. Internservice och lokalvård prognostiserar lägre intäkter för tryckeriet då enheten förväntas erhålla färre beställningar.

Förvaltningen har erhållit ersättning från staten för sjuklönekostnader perioden januari och februari.

Teknik- och fastighetsförvaltningen redogör för ärendet i tjänsteskrivelse 2021-04-13.

(4)

Teknik- och fastighetsförvaltningen 2021-04-13 Kod:1.2.4.2 Dnr: TFN/2021:00094

Botkyrka Kommun

Referens Mottagare

Inger Larsson

inger.larsson@botkyrka.se

Teknik och fastighetsnämnden

Ekonomisk rapport januari-mars med helårsprognos 2021

Förslag till beslut

Teknik- och fastighetsnämnden godkänner teknik- och

fastighetsförvaltningens ekonomiska uppföljning januari-mars med helårsprognos 2021.

Sammanfattning

Marsprognosen är en redovisning av nämndens ekonomiska utfall för perioden januari till och med mars med en prognos för helår 2021. I marsprognosen är det ingen återrapportering av förvaltningens investeringsprojekt.

Helårsprognosen för den intäktsfinansierade delen inklusive va-

verksamheten samt den budgetfinansierade delen visar ett överskott mot budget med 1,2 miljoner kronor. Överskottet uppstår inom de

intäktsfinansierade enheterna. Den budgetfinansierade delens prognos är lika med budget.

Helårsprognosen tar även hänsyn till uppskattade ekonomiska effekter som coronapandemin förväntas medföra. I marsprognosen uppskattar verksamheterna inom förvaltningen inga större ekonomiska effekter. Vissa enheter inom driftservice förväntas erhålla en mindre ökning av kostnader för förbrukningsmaterial. Internservice och lokalvård prognostiserar lägre intäkter för tryckeriet då enheten förväntas erhålla färre beställningar.

Förvaltningen har erhållit ersättning från staten för sjuklönekostnader perioden januari och februari.

Ärendet

Intäktsfinansierad verksamhet Helårsprognos

(5)

Botkyrka Kommun

VA-verksamheten prognostiserar ett mindre överskott med drygt 100 000 tusen kronor. Överskottet uppstår eftersom verksamheten prognostiserar lägre personalkostnader än budget. VA-verksamheten har inte hunnit rekrytera personal i samma takt som personalbudget.

Övriga intäktsfinansierade enheterna prognostiserar ökade intäkter med 1,2 miljoner kronor och ökade kostnader med 0,1 miljoner eftersom

lokalförsörjning och fastighet tagit höjd för tillkommande och avgående objekt. Flera verksamheter inom förvaltningen prognostiserar även lägre personalkostnader än budget. Detta eftersom förvaltningen inte kunnat rekrytera personal i samma takt somt lagd personalbudget.

Avvikelse för perioden mot budget

För perioden januari-mars redovisar VA-verksamheten ett överskott med 4,5 miljoner kronor på grund av lägre kostnader än budget för inköpt vatten, transportkostnader och kapitalkostnader.

För perioden januari-mars redovisar de intäktsfinansierade enheterna ett överskott med 43,7 miljoner kronor. Överskottet för perioden är dock inte korrekt eftersom ett systemfel har lett till att förvaltningen redovisar lägre kostnader än väntat. Förvaltningen har fört diskussioner med central ekonomifunktion för att rätta till redovisningen inför kommande perioder.

Budgetfinansierad verksamhet Helårsprognos

De budgetfinansierade enheterna prognostiserar enligt budget men inom engångskostnaderna har det skett viss förändring. Prognosen

för rivningskostnader har ökat eftersom rivningar för Hågelby och Ekvägen inte var budgeterade. Sanerings- och etableringskostnader prognostiseras lägre än budget då förvaltningen erhållit en lägre offert samt att

Björkhagaskolan senareläggs.

För perioden januari-mars redovisar finns ett överskott med 6,6 miljoner kronor. Det förklaras av att förvaltningen inte haft lika höga kostnader för denna period likt budget.

Expedieras till:

(6)

Ekonomisk marsrapport med helårsprognos

Teknik- och fastighetsnämnden

(7)

Teknik- och fastighetsnämnden

2 [8]

Innehållsförteckning

1 Sammanfattning ... 3

2 Ekonomisk uppföljning och analys ... 4

2.1 Driftuppföljning ... 4

2.1.1 Analys ... 4

2.1.2 Övrig betydelsefull ekonomisk information ... 8

(8)

3 [8]

1 Sammanfattning

Verksamhet (i

miljoner kronor) Bokslut 2020 Utfall period 2021 Budget 2021 Prognos helår

2021 Avvikelse 2021 Va-verksamheten

Intäkter (+) VA 142,0 36,5 145,9 145,9 0

Kostnader (-) VA -138,2 -32 -145,9 -145,8 0,1

Netto (+/-) VA 3,8 4,5 0 0,1 0,1

Övrigt inom tfn

’- varav

Intäktsfinansierat

Intäkter (+) 937 243,7 1 030 1 031,2 1,2

Kostnader (-) 941,7 -215,1 -1 030 -1 030,1 -0,1

Netto (+/-) -4,7 28,6 0 1 1,1

’- varav

Budgetfinansierat

Kostnader (-) -0,4 -2,6 -36,8 -36,8 0

Netto (-) -0,4 -2,6 -36,8 -36,8 0

Summa netto tfn -1,3 30,5 -36,8 -35,6 1,2

Årliga investeringar Fleråriga

investeringar Nettoinvesteringar (+/-)

Marsprognosen är en redovisning av nämndens ekonomiska utfall för perioden januari till mars med en prognos för helåret. Förvaltningens investeringar rapporteras inte under marsprognosen.

Helårsprognosen på driftsekonomin visar ett överskott mot budget med 1 219 000 kronor.

Överskottet uppstår inom de intäktsfinansierade enheterna.

Helårsprognosen tar även hänsyn till uppskattade ekonomiska effekter som coronapandemin förväntas medföra. I marsprognosen uppskattar verksamheterna inom förvaltningen inga större ekonomiska effekter. Vissa enheter inom driftservice förväntas erhålla en mindre ökning av kostnader för förbrukningsmaterial. Internservice och lokalvård prognostiserar lägre intäkter för tryckeriet då enheten förväntas erhålla färre beställningar. Förvaltningen har erhållit ersättning från staten för sjuklönekostnader perioden januari och februari.

Intäktsfinansierad verksamhet Helårsprognos

VA-verksamheten prognostiserar ett överskott med drygt 162 000 kronor. Överskottet uppstår eftersom verksamheten prognostiserar lägre personalkostnader än budget. VA-verksamheten har inte hunnit rekrytera personal i samma takt som personalbudget.

Övriga intäktsfinansierade enheterna prognostiserar ökade intäkter med 1 200 000 kronor och ökade kostnader med 100 000 kronor eftersom lokalförsörjning och fastighet tagit höjd för tillkommande och avgående objekt. Flera verksamheter inom förvaltningen prognostiserar även lägre

personalkostnader än budget. Detta eftersom förvaltningen inte kunnat rekrytera personal i samma takt somt lagd personalbudget.

(9)

4 [8]

För perioden januari-mars redovisar VA-verksamheten ett överskott med 4 497 000 kronor på grund av lägre kostnader än budget för inköpt vatten, transportkostnader och kapitalkostnader.

För perioden januari-mars redovisar övriga intäktsfinansierade enheterna ett överskott med 28 563 723 kronor. Överskottet för perioden är dock inte korrekt eftersom ett systemfel har lett till att förvaltningen redovisar lägre kostnader än väntat. Förvaltningen har fört diskussioner med central ekonomifunktion för att rätta till redovisningen inför kommande perioder.

Budgetfinansierad verksamhet Helårsprognos

De budgetfinansierade enheterna prognostiserar enligt budget men inom engångskostnaderna har det skett viss förändring. Prognosen för rivningskostnader har ökat eftersom rivningar för Hågelby och Ekvägen inte var budgeterade. Sanerings- och etableringskostnader prognostiseras lägre än budget då förvaltningen erhållit en lägre offert samt att Björkhagaskolan senareläggs.

För perioden januari-mars redovisar finns ett överskott med 6 554 000 kronor. Det förklaras av att förvaltningen inte haft lika höga kostnader för denna period likt budget.

2 Ekonomisk uppföljning och analys

2.1 Driftuppföljning

2.1.1 Analys

Text UTFALL

januari- mars 2021

UTFALL januari- mars 2020

UTFALL januari- december 2020

BUDGET

2021 PROGNOS 2021

AVVIKELSE BUDGET - PROGNOS INTÄKTSFINANSIERING

GEMENSAM VERKSAMHET

Intäkter 7 415 4 125 16 532 29 659 29 659 0

Kostnader -7 757 -3 726 -17 800 -31 214 -30 850 364

Netto -342 400 -1 268 -1 555 -1 191 364

LOKALFÖRSÖRJNING OCH FASTIGHET

Intäkter 176 801 181 208 746 170 721 081 723 470 2 389

Kostnader -147 993 -196 597 -722 767 -719 526 -723 060 -3 534

Netto 28 808 -15 389 23 403 1 555 410 -1 145

PROJEKT

Intäkter 3 541 0 0 15 372 14 222 -1 150

Kostnader -3 546 0 0 -15 372 -13 214 2 158

Netto -5 0 0 0 1 008 1 008

(10)

5 [8]

Text UTFALL

BUDGET

2021 PROGNOS 2021

AVVIKELSE BUDGET - PROGNOS

DRIFTSERVICE

Intäkter 55 927 37 832 174 311 263 861 263 865 4

Kostnader -55 825 -40 356 -176 054 -263 861 -263 035 826

Netto 102 -2 524 -1 743 0 830 830

VA-VERKSAMHET

Intäkter 36 545 36 428 142 024 145 935 145 943 8

Kostnader -32 048 -35 819 -138 178 -145 935 -145 781 154

Netto 4 497 609 3 846 0 162 162

TOTALT UTAN VA- VERKSAMHET

Intäkter 243 684 223 165 937 013 1 029 973 1 031 216 1 243

Kostnader -215 120 -240 679 -916 620 -1 029 973 -1 030 159 -186

Netto 28 563 -17 513 20 393 0 1 057 1 057

TOTALT MED VA- VERKSAMHET

Intäkter 280 229 259 593 1 079 037 1 175 908 1 177 159 1 251

Kostnader -247 168 -276 468 -1 054 797 -1 175 908 -1 175 940 -32

Netto intäktsfinansiering 33 061 -16 905 24 240 0 1 219 1 219

BUDGETFINANSIERING

NÄMND Intäkter

Kostnader -93 -102 -403 -600 -600 0

Netto -93 -102 -403 -600 -600 0

ENGÅNGSKOSTNADER

Rivning 174 -4 500 -8 179 -13 735 -17 884 -4 149

Nedskrivningar 0 0 0 -3 659 -3 659 0

Hyra evakueringslokaler -2 527 0 0 -10 107 -10 107 0

Avetablering, återställning -143 0 -11 435 -3 152 -1 550 1 602

Sanering 0 0 -508 -3 547 -1 000 2 547

Förgävesprojektering 0 0 -4 980 -2 000 -2 000 0

Netto budgetfinansiering -2 588 -4 602 -25 505 -36 800 -36 800 0

(11)

6 [8]

Text UTFALL

BUDGET

2021 PROGNOS 2021

AVVIKELSE BUDGET - PROGNOS Totalt TFN

(budgetfinansiering och intäktsfinansiering)

30 472 -21 507 -1 265 -36 800 -35 581 1 219

Intäktsfinansiering

Gemensam verksamhet (stödfunktioner)

Gemensam verksamhet prognostiserar ett överskott med 364 000 kronor. Överskottet uppstår på grund av lägre prognostiserade personalkostnader än budget samt en utebliven hyreskostnad.

Personalkostnaderna är lägre prognostiserade än budget då gemensam verksamhet inte förväntas anställa personal enligt perioderna som sattes i personalbudget. Den uteblivna hyreskostnaden har att göra med att flytten till Ekvägen kommer att senareläggas.

För perioden januari-mars uppvisar gemensam verksamhet ett överskott med 45 000 kronor på grund av lägre verksamhetskostnader än budget.

Lokalförsörjning och fastighet

Lokalförsörjning och fastighet prognostiserar ett underskott med 1 145 000 kronor på grund av högre konsultkostnader än budget. Konsultkostnaderna prognostiseras högre än budget då behov av verksamhetsutveckling finns. Lokalförsörjning och fastighet har till följd av tillkommande samt avgående objekt prognostiserat både ökade intäkter och kostnader.

För perioden januari-mars uppvisar lokalförsörjning och fastighet ett överskott med 28 808 227 kronor. Överskottet för perioden är inte korrekt eftersom ett systemfel inträffat som leder till att verksamheten visar ett bättre resultat än väntat. Förvaltningen har varit i kontakt med central ekonomifunktion och arbetar tillsammans för att rätta till redovisningen för kommande perioder.

Lokalförsörjning och fastighet redovisar för perioden lägre kostnader för lokalhyror,

fastighetskostnader, energimedia (el, värme och vatten) och utredningskostnader än budget.

Systemfelet påverkar avvikelsen på lokalhyror och fastighetskostnader. Avvikelsen för energimedia förklaras genom att kostnaderna eftersläpar med en månad. Utredningskostnaderna är lägre än budget då verksamheten inte haft utredningskostnader i samma takt som lagd budget

Driftservice

Driftservice prognostiserar ett överskott med 830 000 kronor på grund av lägre personalkostnader än budget. Prognostiseringen av personalen är lägre än budget till följd av ändrat behov av vakanser samt svårighet med att anställa personer enligt satt personalbudget.

För perioden januari-mars uppvisar driftservice ett överskott med 100 000 kronor. Verksamheten redovisar lägre intäkter än budget men även lägre kostnader än budget.

De största intäktsavvikelserna för perioden finns på enheterna fordon- och transportservice samt markservice. Fordon- och transportservice redovisar lägre intäkter eftersom enheten haft

komplikationer med att fakturera via det nya fordonshanteringssystemet. Förvaltningen arbetar tillsammans med leverantör för att lösa problemet. En annan orsak till intäktsavvikelsen är färre erhållna persontransporter. Markservice redovisar lägre intäkter eftersom faktureringen för perioden

(12)

7 [8]

eftersläpar samt att enheten inte hunnit arbeta i samma takt som budget.

De största kostnadsavvikelserna för perioden finns på interna kostnadsposter, transport, städtjänster, förbrukningsmaterial och fastighetskostnader. Interna kostnadsposter är lägre än budget eftersom enheterna inom driftservice inte erhållit kostnaderna för sina fordon. Avbeställda persontransporter har lett till lägre kostnader för transporter än budget. Interservice och lokalvård har inte haft

storstädningar och det har lett till lägre kostnader för både köpta tjänster och förbrukningsmaterial än budget. Fastighetskostnader är lägre än budget eftersom fastighetsservice inte haft kostnader för avhjälpande och förebyggande underhåll i samma takt som budget.

Projekt

Projektenheten prognostiserar ett överskott med 1 008 000 kronor på grund av lägre

personalkostnader än budget. Personalprognosen är lägre eftersom projektenhetens rekryteringar inte har skett i samma takt som personalbudget.

För perioden januari-mars uppvisar projektenheten ett mindre underskott på 5 000 kronor.

VA-verksamhet

VA prognostiserar ett mindre överskott med 162 000 kronor på grund av lägre personalkostnader än budget. Personalprognosen är lägre än budget eftersom VA-verksamheten inte hunnit rekrytera personal i samma takt som personalbudget.

För perioden januari-mars uppvisar VA ett överskott med 4 497 000 kronor till följd av lägre verksamhetskostnader än budget. De stora kostnadsavvikelserna avser inköp av vatten, kostnader för transportmedel och kapitalkostnader.

Avvikelsen för inköp av vatten uppstår eftersom kostnaden eftersläpar med en månad. Kostnad för transportmedel är lägre än budget då VA-verksamheten inte erhållit kostnaderna för bilarna som verksamheten använder. Kapitalkostnaderna uppvisar en avvikelse eftersom flera

investeringsprojekt ännu inte är slutredovisade.

Budgetfinansiering Nämndadministration

Nämnden prognostiserar enligt budget.

För perioden januari-mars uppvisar nämnden ett överskott med 57 000 kronor till följd av lägre arvodes- och verksamhetskostnader än budget.

Engångskostnaderna

Engångskostnaderna prognostiseras enligt budget men inom prognosen har det skett förändringar.

Rivningar prognostiseras högre än budget eftersom det planeras tillkomma rivningskostnader som inte var budgeterade. Det avser rivningskostnader för Hågelby och Ekvägen. Sanering och

etablering prognostiseras lägre än budget eftersom vi erhållit en lägre offert samt ska senarelägga en etableringskostnad för Björkhagaskolan.

För perioden januari-mars uppvisar engångskostnader ett överskott med 6 554 000 kronor då förvaltningen inte upparbetat kostnader i samma takt som budget.

(13)

8 [8]

Avvikelser i utfallet för perioden mellan nuvarande år och föregående år

Förvaltningen har inte kunnat studera avvikelser i utfallet mellan perioden januari-mars 2021 och 2020 eftersom ett systemfel och rättningar av bokföringsorder inte kunnat hanterats korrekt. Central ekonomifunktion har varit behjälpliga med att försöka lösa problemen men inte lyckats inom

perioden.

2.1.2 Övrig betydelsefull ekonomisk information

Externa kostnader Interna kostnader

Handsprit, ytdesinfektion och annat förbrukningsmaterial

-30

Kostnad för byggbodar Extra städning (inköp)

Summa externa kostnader -30 Summa interna kostnader

Externa intäkter Interna intäkter -415

Hyresnedsättning Minskning av antalet

felanmälningar Ersättning från staten för

sjuklönekostnader

148 Uteblivna intäkter för transporter Intäkter för extra städ och leverans av skyddsmaterial

Summa externa intäkter 148 Summa interna intäkter -415

Totalt 118 Totalt -415

Verksamheterna inom förvaltningen har i ovanstående tabell prognostiserat coronapandemins ekonomiska effekter för helåret.

Förvaltningen ser i dagsläget inga större ekonomiska konsekvenser som coronapandemin kan tänkas medföra. Utifrån dagens information har förvaltningen tagit höjd för en minimal

kostnadsökning för förbrukningsmaterial samt minskade intäkter till följd av färre beställningar.

Både posterna finns inom driftservice.

Ersättning från staten för sjuklönekostnader är ingen prognos utan det är faktiskt ersättning för januari och februari.

(14)

Teknik- och fastighetsnämnden 2021-04-15 ID: TFN/2021:00054

Botkyrka Kommun

3

Yttrande över revisionsrapport – Granskning av kris- och katastrofberedskap med fokus på vattenförsörjning

Förslag till beslut

Teknik och fastighetsnämnden godkänner teknik och

fastighetsförvaltningens yttrande över revisionsrapporten Granskning av kris- och katastrofberedskap med fokus på vattenförsörjning.

Sammanfattning

PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Botkyrka kommun genomfört en granskning av kommunens kris- och katastrofberedskap med fokus på vattenförsörjning. Efter genomförd granskning var PwCs

bedömning att det är i begränsad utsträckning som beredskapen är ändamålsenlig. För att kunna uppnå fullgod beredskap ger PWC kommunstyrelsen och teknik- och fastighetsnämnden fem

rekommendationer. I denna skrivelse berörs de rekommendationer teknik- och fastighetsnämnden svarar mot:

Att nämnden genomför en risk- och sårbarhetsanalys med fokus på vattenförsörjning.

Att krisledningsorganisationen inom VA dokumenteras och att skriftliga rutiner för händelser kopplade till vattenförsörjning tas fram, samt att även de kommunala bolagens ansvar vid händelse av kris definieras.

Att övningar genomförs med regelbundna intervall för att säkerställa en effektiv nödvattenhantering.

Kommunledningsförvaltningen inkommer med ett separat svar.

Teknik- och fastighetsförvaltningen redogör för ärendet i tjänsteskrivelse 2021-03-15.

(15)

Botkyrka Kommun

Referens Mottagare

John Glimtoft

john.glimtoft@botkyrka.se

Yttrande över revisionsskrivelse - Granskning av kris- och

katastrofberedskap med fokus på vattenförsörjning

Förslag till beslut

Teknik och fastighetsnämnden godkänner teknik och

fastighetsförvaltningens yttrande över revisionsrapporten Granskning av kris- och katastrofberedskap med fokus på vattenförsörjning.

Sammanfattning

PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Botkyrka kommun genomfört en granskning av kommunens kris- och katastrofberedskap med fokus på vattenförsörjning. Efter genomförd granskning var PwCs

bedömning att det är i begränsad utsträckning som beredskapen är ändamålsenlig. För att kunna uppnå fullgod beredskap ger PWC kommunstyrelsen och teknik- och fastighetsnämnden fem

rekommendationer. I denna skrivelse berörs de rekommendationer teknik- och fastighetsnämnden svarar mot:

Att nämnden genomför en risk- och sårbarhetsanalys med fokus på vattenförsörjning.

Att krisledningsorganisationen inom VA dokumenteras och att skriftliga rutiner för händelser kopplade till vattenförsörjning tas fram, samt att även de kommunala bolagens ansvar vid händelse av kris definieras.

Att övningar genomförs med regelbundna intervall för att säkerställa en effektiv nödvattenhantering.

Kommunledningsförvaltningen inkommer med ett separat svar.

(16)

Botkyrka Kommun

Ärendet

PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Botkyrka kommun genomfört en granskning av kommunens kris- och katastrofberedskap med fokus på vattenförsörjning. Granskningen har syftat till att bedöma om kommunstyrelsen och teknik- och fastighetsnämnden har en ändamålsenlig beredskap för att kunna hantera allvarliga händelser och kriser inom

vattenförsörjningen.

Efter genomförd granskning var PwCs bedömning att det är i begränsad utsträckning som beredskapen är ändamålsenlig. För att kunna uppnå fullgod beredskap ger PWC kommunstyrelsen och teknik- och fastighetsnämnden fem rekommendationer. Rekommendationerna är följande:

1. Att kommunstyrelsen ser över kommunens krishanteringsprogram så att det möter de krav som MSB ställer, samt föreslår fullmäktige att besluta om revideringar.

2. Att kommunstyrelsen föreslår fullmäktige att besluta om vilken strategisk inriktning och prioriteringar för nödvatten som ska finnas i kommunen.

Prioritering av nödvatten i händelse av kris bör utgå från politiska inriktningsbeslut.

3. Att nämnden genomför en risk- och sårbarhetsanalys med fokus på vattenförsörjning. Vid en sådan RSA bör berörda bolag (exempelvis Stockholm vatten och SYVAB) medverka.

4. Att krisledningsorganisationen inom VA dokumenteras och att skriftliga rutiner för händelser kopplade till vattenförsörjning tas fram, samt att även de kommunala bolagens ansvar vid händelse av kris definieras.

5. Att övningar genomförs med regelbundna intervall för att säkerställa en effektiv nödvattenhantering.

Av dessa berörs teknik- och fastighetsnämnden i första hand av rekommendation nummer 3 och 4 men även 5.

Svar på rekommendationerna Punkt 3, risk- och sårbarhetsanalys

(17)

Botkyrka Kommun

En av PwCs rekommendationer är att teknik- och fastighetsnämnden genomför en risk- och sårbarhetsanalys med fokus på vattenförsörjning.

Medverkan är önskvärt från berörda bolag såsom Stockholm vatten och SYVAB.

I det Program för Trygghet- och säkerhet och Utbildnings- och övningsplan inom området krisberedskap som antogs av kommunstyrelsen 2021-02-25, är ett av målen att integrera risk- och sårbarhetsanalysprocessen med arbetet med att fastställa en Nödvattenplan för kommunen. Arbete med

nödvattenplanen pågår och väntas vara klar 2021-2022.

Punkt 4, dokumentation av VA-krisledningsorganisation

En ytterligare rekommendationen av PwC är att krisledningsorganisationen inom VA dokumenteras och att skriftliga rutiner för händelser kopplade till vattenförsörjning tas fram, samt att även de kommunala bolagens ansvar vid händelse av kris definieras.

Krisplanen bör beskriva hur VA hanterar kriser på olika nivåer från enklare vattenläckor till händelser som större läckor eller otjänliga vattenprov.

Planen bör även beskriva hur intern och extern kommunikation skall hanteras.

En effektiv hantering av nödvattenleverans skall hanteras likväl att utbildning och övningar genomförs med regelbundna intervaller.

Punkt 5, Övningar för att säkerställa en effektiv nödvattenhantering.

En Utbildnings- och övningsplan inom området krisberedskap för perioden 2021-2024 beslutades 2020-02-01. Ur den framkommer följande:

Under perioden 2021-2024 planeras utbildningar och övningar i form av stabsmetodikutbildning, skrivbordsövning samt simuleringsövning med motspel. Dessa övningar ska motsvara de behov som kan skönjas från rådande risk- och sårbarhetsanalyser.

Teknik- och fastighetsnämnden behöver likväl komplettera dessa övningar med utbildning och övningar kopplade till praktisk nödvattenhantering.

Ekonomiska konsekvenser av beslutet

Framtagande av krisplan för VA, utbildning och genomförande av övningar medför kostnader på ca 100 000 kronor.

(18)

Botkyrka Kommun

Bilagor

1. Revisionsskrivelse, Kris- och katastrofberedskap: Vattenförsörjning, 2021-02-08

2. Kris- och katastrofberedskap: Vattenförsörjning. Rapport PwC, januari 2021.

Expedieras till:

Kommunstyrelsen

(19)

(20)

Revisionsrapport

Kris- och

katastrofberedskap:

vattenförsörjning

Botkyrka kommuns revisorer Januari 2021

Said Ahrafi Susanna Huber

(21)

1

Innehållsförteckning

Sammanfattning ... 2

Inledning ... 4

Bakgrund ... 4

Syfte och revisionsfrågor ... 4

Revisionskriterier ... 4

Avgränsning ... 5

Metod ... 5

Iakttagelser och bedömningar ... 6

Revisionsfråga 1: Organisation och ansvarsfördelning ... 6

Revisionsfråga 2: Dokumentation ... 9

Revisionsfråga 3: Säkerhetsskydd ... 12

Revisionsfråga 4: Samverkan ... 13

Revisionsfråga 5: Identifierade risker ... 14

Avslutning ... 16

Bedömningar mot revisionsfrågor ... 16

Rekommendationer ... 18

(22)

2

Sammanfattning

På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Botkyrka kommun har PwC genomfört en granskning av kris- och katastrofberedskap med fokus på vattenförsörjning.

Granskningen tar sin utgångspunkt från kommunallagens revisionskapitel.

Granskningen har inriktats mot följande områden:

● Organisation och ansvarsfördelning

● Identifierade risker och upprättad dokumentation

● Säkerhetsskydd avseende vattenförsörjningen och dess funktionalitet

● Samverkan (intern och extern)

Vår revisionella bedömning är att kommunstyrelsen och teknik- och

fastighetsnämnden i begränsad utsträckning har en ändamålsenlig beredskap för att kunna hantera allvarliga händelser och kriser inom vattenförsörjningen. Bedömningen baseras på respektive revisionsfråga som bedöms som följer:

Revisionsfråga 1: Har kommunen en ändamålsenlig organisation för krisledning och beredskap med tydlig ansvarsfördelning gällande vattenfrågor?

Bedömning: delvis uppfylld

Revisionsfråga 2: Finns en ändamålsenlig dokumentation upprättad, exempelvis krisplan och risk- och sårbarhetsanalys?

Revisionsfråga 3: Har kommunen säkerställt ett fullgott säkerhetsskydd avseende vattenförsörjningen och dess funktionalitet?

Revisionsfråga 4: Har kommunen säkerställt en ändamålsenlig intern, såväl som extern, samverkan gällande vattenförsörjning?

Bedömning: inte uppfylld

Revisionsfråga 5: Har kommunen identifierat risker kopplat till framtida vattenförsörjningsbehov?

Utifrån genomför granskning lämnar vi följande rekommendationer:

- Att kommunstyrelsen ser över kommunens krishanteringsprogram så att det möter de krav som MSB ställer, samt föreslår fullmäktige att besluta om revideringar.

- Att kommunstyrelsen föreslår fullmäktige att besluta om vilken strategisk inriktning och prioriteringar för nödvatten som ska finnas i kommunen.

Prioritering av nödvatten i händelse av kris bör utgå från politiska inriktningsbeslut.

- Att nämnden genomför en risk- och sårbarhetsanalys med fokus på vattenförsörjning. Vid en sådan RSA bör berörda bolag (exempelvis Stockholm vatten och SYVAB) medverka.

(23)

3 - Att krisledningsorganisationen inom VA dokumenteras och att skriftliga

rutiner för händelser kopplade till vattenförsörjning tas fram, samt att även de kommunala bolagens ansvar vid händelse av kris definieras.

- Att övningar genomförs med regelbundna intervall för att säkerställa en effektiv nödvattenhantering.

(24)

4

Inledning

Bakgrund

Inom ramen för det kommunala åtagandet finns en rad samhällsviktiga funktioner, vilka om de inte fungerar kan leda till skada för såväl enskilda individer som samhället i stort.

Dessa samhällsviktiga funktioner behöver fungera varje dag även om incidenter inträffar och det för verksamheten är ett så kallat onormalt läge. Exempelvis är föroreningar i dricksvatten en risk som skulle kunna leda till längre avbrott i samhällsviktig verksamhet.

Kommunstyrelsen har ansvaret att trygga samhällsviktiga funktioner såsom

vattenförsörjning. Det finns även en regional vattenförsörjningsplan som är framtagen av länsstyrelsen i Stockholms län i samarbete med Storstockholm, Region Stockholm och länets kommuner. Syftet med planen är att säkra en trygg och robust vattenförsörjning ur ett flergenerationsperspektiv.

Vissa oönskade händelser innebär, eller riskerar att innebära, konsekvenser som inte kan hanteras inom ordinarie organisation och arbetssätt. För hantering av sådana händelser ska nämnder och bolag ha en utsedd krisledningsorganisation. Denna ska övas årligen. Tidigare genomförd granskning har visat på brister kopplat till

krisberedskap inför oönskade händelser.

Syfte och revisionsfrågor

Granskningen syftar till att bedöma om kommunstyrelsen och teknik- och

fastighetsnämnden har en ändamålsenlig beredskap för att kunna hantera allvarliga händelser och kriser inom vattenförsörjningen?

Revisionsfrågor:

● Har kommunen en ändamålsenlig organisation för krisledning och beredskap med tydlig ansvarsfördelning gällande vattenfrågor?

● Finns en ändamålsenlig dokumentation upprättad, exempelvis krisplan och risk- och sårbarhetsanalys?

● Har kommunen säkerställt ett fullgott säkerhetsskydd avseende vattenförsörjningen och dess funktionalitet?

● Har kommunen säkerställt en ändamålsenlig intern, såväl som extern, samverkan gällande vattenförsörjning?

● Har kommunen identifierat risker kopplat till framtida vattenförsörjningsbehov?

Revisionskriterier

● Lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH)

● Författningar, föreskrifter och rekommendationer för en god krisberedskap i vattenförsörjningen

● Säkerhetsskyddslagen (2018:585)

● Livsmedelslagen (2006:804)

● Lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster

(25)

5

Avgränsning

Revisionen betonar kommunens övergripande beredskap att hantera allvarliga händelser och kriser inom vattenförsörjningen och berör endast eventuellt enskilda verksamheters beredskap. Berörda nämnder är kommunstyrelsen och teknik- och fastighetsnämnden.

Metod

Inom ramen för revisionsgranskningen har relevant dokumentation granskats, såsom reglementen, krisledningsplaner och kommunens risk- och sårbarhetsanalys. Intervjuer har genomförts med berörda funktioner inom kommunledning och inom teknik- och fastighetsförvaltningen.

De insamlade underlagen och uppgifter från intervjuer har legat till grund för bedömningen av revisionsfrågor kring huruvida kommunen har en ändamålsenlig beredskap att hantera vattenförsörjning även under en allvarlig händelse eller kris.

Vår intention har varit att genomföra ett stickprov i syfte säkerställa att kommunens strategi har omsatts i operativ planering på ett ändamålsenligt sätt. Då både

nödvattenplan och övningsplan saknas, samt att incidenthanteringsdokumentation saknas för de tillfällen då nödvatten levererats, har stickprovskontrollen inte kunnat genomföras.

Innan rapporten fastställts har dessutom de personer som varit föremål för intervju getts möjlighet att faktakontrollera rapporten. Detta innebär att de getts möjlighet att läsa ett rapportutkast och lämna synpunkter på eventuella faktafel och missvisande

formuleringar. Utifrån erhållna synpunkter har vi gjort en slutvärdering samt fastställt bedömningar och rekommendationer.

Revisionsrapporten har kvalitetssäkrats av Hans Forsström, certifierad kommunal revisor inom Public Sector på PwC. Kvalitetssäkringen innefattar genomläsning och analys av rapportens utformning i förhållande till uppdragsbeskrivningen.

(26)

6

Iakttagelser och bedömningar

Revisionsfråga 1: Organisation och ansvarsfördelning

Har kommunen en ändamålsenlig organisation för krisledning och beredskap med tydlig ansvarsfördelning gällande vattenfrågor?

Iakttagelser Grundprinciper

I Botkyrka kommuns krishanteringsprogram framgår att kommunens krishantering bygger på tre nationellt vedertagna grundprinciper:

- ansvarsprincipen - den som har ansvar för en verksamhet under normala förhållanden har det också vid kris,

- närhetsprincipen - kriser ska hanteras på lägsta möjliga ansvarsnivå i kommunen, samt

- likhetsprincipen - innebär att en verksamhets organisation och lokalisering så långt som möjligt ska överensstämma i normal verksamhet och i kris.

Politisk organisation

I Botkyrka kommun är teknik- och fastighetsnämnden, enligt sitt reglemente (KF 2019- 12-17), ansvarig för uppgifter enligt lag om allmänna vattentjänster och förvaltar kommunens VA-anläggningar.

I Botkyrka kommun finns i enlighet med lagens krav en krisledningsnämnd. Fullmäktige har fastställt ett reglemente för krisledningsnämnden (rev. 2020-12-17) vilket tydliggör att nämnden, vid händelser av extraordinär art och omfattning, temporärt får överta hela eller delar av övriga nämnders verksamhetsområden. Nämnden består av tre ledamöter och tre ersättare, som väljs för den tid som sammanfaller med mandattiden för

kommunstyrelsens ledamöter. Kommunens förvaltningar biträder nämnden i den omfattning som krävs för att krisledningsnämnden ska kunna bedriva sin verksamhet.

Enligt kommunens krishanteringsprogram (KF 2015-06-16) är det ordföranden i krisledningsnämnden (tillika kommunstyrelsens ordförande) eller, då denne har

förhinder, vice ordföranden som bedömer när en extraordinär händelse enligt lag (SFS 2006:544) medför att nämnden ska träda i funktion. Ordförande och 1:e respektive 2:e vice ordförande utses av fullmäktige.

I kommunstyrelsens reglemente noterar vi att styrelsen ansvarar för att tillhandahålla ett effektivt stöd i form av styrning och samordning för kommunorganisationen inom

krishantering.

Organisation på central förvaltningsnivå

Kommunens krishanteringsprogram beskriver ansvar och roller vid en kris. Centralt i kommunen finns det, inom kommunledningsförvaltningen, en krisledningsgrupp inrättad.

Vid en extraordinär händelse är krisledningsgruppen underställd krisledningsnämnden och sköter det operativa arbetet med att hantera och leda vid uppkomna kriser och allvarliga händelser. Krisledningsgruppen aktiveras av kommundirektör. Länken mellan centrala krisledningsgruppen och krisledningsnämnd uppges vara mellan nämndens ordförande och kommundirektör.

(27)

7 I riktlinje för central krisledning finns rollkort för de 10 funktionerna som ingår i den centrala krisledningsgruppen:

- ordförande i krisledningsgrupp/behörig beslutsfattare, - stabschef,

- samordning och nulägesbild, - analys och planering,

- kommunikationsansvarig, - loggförare,

- HR-funktion,

- logistik och service, - samband och teknik, - extern aktör.

Enligt intervjuuppgift är alla roller bemannade och det finns ersättare (1-3 st) för respektive roll. I rollkorten noterar vi särskilt att stabschef ansvarar för att ordförande/behörig beslutsfattare hålls uppdaterad om händelseutvecklingen.

Ordförande/behörig beslutsfattare ansvarar i sin tur för att ha dialog med kommunens förtroendevalda.Intervjuade uppger att då krisledningsnämnd varit aktiverad har kommunikationsvägarna fungerat väl mellan den centrala krisledningsgruppen och nämnden. Kontinuerliga möten hålls och även kommunstyrelse och gruppledare hålls informerade löpande. Intervjuade uppger även att de upplever att kriskommunikationen generellt fungerar väl, även om den ständigt behöver utvecklas. Styrkor som lyfts fram är att kommunen har en utsedd KIB-funktion (kommunikatör i beredskap), samt att fortbildning genomförts gällande skillnad på kriskommunikation och kommunikation i normalläge. Granskningen kan dock inte styrka att ett rollkort för KIB-funktionen finns.

En mall för utvärdering av krishantering (fokus på kommunens styrkor och svagheter) finns i riktlinjen för central krisledning. Enligt intervjuer görs utvärderingar efter varje händelse där den centrala krisledningen aktiverats.

I kommunens RSA noterar vi att i princip samtliga samhällsviktiga verksamheter har ett gemensamt sårbart beroende, nämligen kommunikation. Främst handlar detta om en situation där telefonnät slås ut, då verksamheterna har få eller inga andra

kommunikationsmedel att tillgå.

Vid intervjuer med centrala funktioner beskrivs att ett arbete med att tydliggöra hur krisberedskapsorganisationen ser ut har pågått de senaste 3–4 åren. Tidigare saknades en struktur för krisberedskapsarbetet. Denna process har bland annat omfattat att tydliggöra vilka händelser som ska hanteras av förvaltningarna och vilka som ska eskaleras till central nivå. Vi noterar även att kommunens RSA lyfter fram att de kommunala bolagens ansvarsområden vid händelse av kris inte är tydligt definierade.

Vid intervjuer med centrala funktioner inom kommunen ges en enhetlig bild av att det inom kommunen finns en god förmåga att hantera kriser. Flera intervjuade lyfter att kommunen har en tradition av att, av olika orsaker, vara tvungen att hantera kriser av olika slag vilket gjort att man har fått en erfarenhet av detta. Det som brustit, och som arbetas med sedan ett par år tillbaka, är att strukturera och dokumentera formerna för kommunens krisberedskap. Kommundirektör uppger att det idag finns en bra

grundstruktur, tydliga roller, dokumentation samt kraft och förmåga att agera i en kris.

(28)

8 Teknik- och fastighetsnämndens organisation

Teknik- och fastighetsnämndens krisorganisation beskrivs i nämndens krisledningsplan (TEF rev. 2020-09-22). I planen framgår att det finns en krisledningsgrupp, vilken kan aktiveras av krisledningschef eller stabschef. Krisledningsgrupp ska kontinuerligt rapportera till ledningsgrupp och nämnd. Krisledningsplanen beskriver 5 olika nivåer för kriser och förvaltningens krisledningsgrupp aktiveras vid krisläge två till fyra, beroende på krisens karaktär. För krisläge nivå 1 bedöms varje enhet kunna hantera krisen inom ramen för sin egen krisledningsorganisation. Som exempel på detta anges bland annat vattenläcka.

Teknik- och fastighetsnämndens krisledningsplan beskriver arbets- och

ansvarsfördelning i krisledningsgruppen för följande funktioner: krisledningschef, stabschef, kommunikatör, loggförare, analysfunktion, planeringsfunktion samt teknik- och fastighetsnämnd.

Avveckling av krisledningsgrupp och återgång till normal organisation beslutas

gemensamt av krisledningschef och stabschef. Vi noterar att planen anger att efter varje insats där förvaltningens krisledning varit aktiv ska en utvärdering göras. Vi har inom ramen för granskningen inte kunnat styrka att sådan utvärdering har genomförts.

Granskningen kan styrka att det finns uppdaterade larmlistor med kontaktuppgifter för tekniska förvaltningens krisledningsorganisation.

Slutligen noterar vi att det i krisledningsplanen framgår att krisledningsgruppen varje år ska genomföra övningar och utbildningar. Granskningen kan inte styrka att detta genomförs systematiskt.

Krisledning inom VA

I teknik- och fastighetsnämndens krisledningsplan framgår inte hur varje enhet skall organisera sin krisberedskap. Dock återfinns skrivningar om “verksamheternas

krisledningsgrupper” och “varje enhets krisorganisation”, varför det ändå är tydligt att det på enhetsnivå skall finnas en viss beredskap att hantera kriser. Inom VA-enheten finns inte någon egen krisledningsgrupp. Vid intervjuer uppges att om en händelse inträffar som kan hanteras av enheten - exempelvis ledningsbrott eller vattenläcka - så nyttjas beredskapsledare, beredskapsstyrka, egna resurser och avtalsentreprenörer.

Intervjuade uppger att det finns en tydlig rollfördelning. Kontaktlistor uppges finnas för beredskapsstyrka, VA-chef, driftschef, TIB¹ och entreprenörer.

Granskningen kan inte styrka att dokumenterad krishanteringsplan, rollkort eller rutin för hur händelser som rör just VA-enheten finns framtagna. Vid intervju beskrivs att det finns en inarbetad, välfungerande praktisk rutin för att hantera exempelvis störning i vattentillförsel till en begränsad del av kommunen. Mer omfattande kriser eskaleras till förvaltningsnivå eller central nivå. Vid intervju uppges att vid ledningsbrott skickas meddelanden ut till berörda medborgare, beredskapsstyrkan aktiveras och

entreprenörer med maskiner kan kopplas in och nödvattentankar ställas ut.

En dokumenterad nödvattenplan är under framtagande, men i dagsläget saknas en sådan (se vidare nedan). Dock finns en praktisk rutin för nödvattenhantering. Vid

intervjuer framkommer att kommunen varit med om situationer där nödvatten har behövt levereras till vissa delar av kommunen. Detta har kunnat hanteras av VA-enheten.

1 Tjänsteman i beredskap

(29)

9 Intervjuade uppger att nödvattenvagnar kan vara på plats inom ett par timmar. Vidare uppges vid intervju att erfarenhetsåterkoppling sker löpande i och med att händelser följs upp efter varje helgberedskap med en genomgång i arbetsgruppen på måndagen samt vid driftmöten som hålls varje torsdag. Information lämnas till underhållsingenjörer som tar med informationen i underhållsplaneringen.

Vid intervjuer uppges att VA-enheten dimensionerar personalstyrka för att täcka det dagliga arbetet plus viss beredskapsstyrka för att klara begränsade händelser. Om resurser, personella eller maskinella, behöver utökas kan VA-enheten få hjälp från andra enheter inom förvaltningen alternativt ta in stöttning från ramavtalade

entreprenörer.

Granskningen kan inte styrka att VA-enheten har upprättat en övningsplan eller genomför regelbundna kris- och beredskapsövningar.

Granskningen kan inte styrka att förvaltningen arbetat med att säkerställa att

mottagarsidan (dvs offentliga/privata verksamheter som behöver vatten) har beredskap för hur de ska agera vid en händelse. Dokumenterade prioriteringar för vem som ska få/inte få nödvatten saknas i dagsläget. Enligt intervjuuppgift omfattas dessa aspekter av pågående arbetet med nödvattenplan.

Granskningen kan inte styrka att övningar inom krisberedskap kopplat till vattenfrågor genomförs.

Bedömning

Vi bedömer att revisionsfrågan delvis är uppfylld. Bedömningen baseras i huvudsak på att:

- på central nivå i kommunen samt inom teknik- och fastighetsförvaltningen finns det en tydlig organisation med tydliga roller och ansvar för krisberedskap,

- granskningen kan styrka att det finns uppdaterade larmlistor med kontaktuppgifter för tekniska förvaltningens krisledningsorganisation,

- inom VA-enheten finns inte någon egen krisledningsgrupp eller dokumenterade rollkort eller rutiner, men det finns ett praktiskt arbetssätt med personal i beredskap för att klara av mindre händelser,

- de kommunala bolagens ansvarsområden vid händelse av kris inte är tydligt definierade,

- granskningen kan inte styrka att övningar inom krisberedskap kopplat till vattenfrågor genomförs.

Revisionsfråga 2: Dokumentation

Finns en ändamålsenlig dokumentation upprättad, exempelvis krisplan och risk- och sårbarhetsanalys?

Iakttagelser

Kommunerna ska rapportera RSA:er enligt Myndigheten för samhällsskydd och

beredskaps (MSB) föreskrifter. Kommunen ska sammanställa och rapportera resultatet av analysen till Länsstyrelsen senast den 31 oktober under det första kalenderåret efter ordinarie val till kommunfullmäktige.

(30)

10 Kommunövergripande dokumentation

I Botkyrka kommun finns ett antal kommunövergripande styrdokument inom krishantering. Två centrala dokument är kommunens krishanteringsprogram samt riktlinje för central krisledning.

Kommunens krishanteringsprogram syftar till att skapa en grundläggande

hanteringsförmåga vid kriser. Krishanteringsprogrammet definierar vad en allvarlig händelse respektive extraordinär händelse är. Programmet innehåller övergripande mål för kommunens hantering av extraordinära händelser. Programmet beskriver

kommunens krishanteringsorganisation, krisledningsplan och samverkan. Vi noterar att programmet saknar vissa punkter som enligt MSB ska finnas i ett

krishanteringsprogram.² De punkter som inte beskrivs i programmet är:

- det arbete och de åtgärder som ska ske under mandatperioden för att reducera eller ta bort risker och sårbarheter,

- hur kommunen avser fullgöra åtgärder enligt överenskommelse om kommunernas krisberedskap mellan SKR och MSB,

- vilka lokaler som disponeras vid extraordinär händelse.

Vi noterar även att krishanteringsprogrammet anges gälla t o m 2019-05-01.

I riktlinje för central krisledning (KS 2019-02-04) beskrivs hur en händelse ska hanteras, från att larm kommer in, till att läget bedöms, åtgärder beslutas och genomförs samt hanteringen av händelsen utvärderas.

Botkyrka kommun genomförde under år 2019 en kommunövergripande risk- och sårbarhetsanalys (RSA) för mandatperioden 2019–2022. RSA:n omfattar risker och sårbarheter kopplat till vattenförsörjning, samt åtgärder som behövs för att säkra

dricksvattenförsörjningen (se vidare under revisionsfråga 5). Deltagare i RSA:n har varit ledningsgrupp inom respektive förvaltning sam utvalda verksamhetsexperter inom identifierade samhällsviktiga verksamheter. Dialog har förts med utvalda kommunala bolag. RSA:n följer FORSA-modellen.³

Vi noterar att

- kommunen har rapporterat RSA:n till länsstyrelsen (2019-10-31), - RSA:n har godkänts av kommunstyrelsen (2019-10-25),

- granskningen kan utifrån fullmäktiges protokoll inte styrka att fullmäktige fått del av RSA:n.

Riktlinje för kriskommunikation (KLF 2015-05-19) beskriver hur kommunikationsarbetet ska genomföras. Riktlinjerna för kriskommunikation ska användas när

krisledningsorganisationen är aktiverad eller i andra situationer där förstärkt och intensifierad kommunikation behövs. Riktlinjen beskriver att kriskommunikationen ska vara snabb, trovärdig, öppen, saklig, tillgänglig, empatisk och entydig. Målgrupper för kommunikationen finns identifierade.

Av riktlinjen framgår att kriskommunikationen, så långt det är möjligt, planeras och förmedlas av ansvarig för den berörda verksamheten. Riktlinjen beskriver även roller och ansvar för kommunikatör, kommunikationschef samt kriskommunikationsgrupp.

2 MSBFS 2015:5, föreskrifter och allmänna råd om kommuners risk- och sårbarhetsanalyser

3 Totalförsvarets forskningsinstituts modell för risk- och sårbarhetsanalys

(31)

11 Enligt kriskommunikationsriktlinjerna ska riktlinjerna utvärderas varje mandatperiod, eller vid behov, till exempel efter kriser eller genomförda krisövningar. Enligt uppgifter vi fått har utvärderingar genomförts vid två tillfällen under år 2020, dock har inte dessa utvärderingar dokumenterats.

Inom kommunen finns även en policy för informationssäkerhet (KS 20170403)

upprättad. Policyn beskriver syftet med, och mål för, informationssäkerhetsarbete, samt ansvar och roller kopplat till det.

Granskningen kan inte styrka att en plan för utbildning och övning har upprättats. I kommunens RSA (2019) identifieras ett behov av att tillskapa en långsiktig och

kontinuerlig övningsverksamhet på både förvaltnings- och central nivå. RSA:n föreslår som åtgärd att en plan för övning vid kris tas fram för hela organisationen. Enligt intervjuade är detta under framtagande.

Dokumentation inom teknik- och fastighetsförvaltningen

Inom tekniska förvaltningen finns som ovan nämnts en krisledningsplan. Planen beskriver 5 olika krisnivåer:

1. kris som varje enhet hanterar själv, 2. störning,

3. allvarlig händelse,

4. extraordinär händelse, och

5. extra kritisk händelse med POSOM inkopplat.

I planen beskrivs vilken organisation som gäller vid de olika krisnivåerna. Vi noterar att förvaltningens krisledningsgrupp sammankallas vid nivå 2-4 och blir då överordnad verksamhetens krisledningsgrupp. Vid krisläge 4 aktiveras även den centrala krisledningsorganisationen.

Enligt krisledningsplanen ska tekniska förvaltningen årligen göra en risk- och sårbarhetsanalys som sedan ska utgöra ett underlag för framtagande av en

kontinuitetsplan. Vi kan verifiera att nämnden fastställt riktlinjer för kontinuitetshantering (se vidare under fråga 3). Dock styrker vår granskning inte att en risk- och

sårbarhetsanalys gjorts inom förvaltningen under år 2020 eller att en kontinuitetsplan upprättats.

I tekniska förvaltningens krisledningsplan framgår också att larmlistor med

kontaktuppgifter till krisledningsnämnd och krisledningsstab samt för respektive nämnd och förvaltning ska finnas tillgängliga både digitalt och på papper. Dessa listor ska uppdateras kontinuerligt och en utsedd person på kommunledningsförvaltningen ska vara ansvarig för uppdateringen. Granskningen styrker, som ovan nämnts, att tekniska förvaltningens larmlistor hålls uppdaterade.

Under granskningen har framkommit att en nödvattenplan är under framtagande.

Planen beräknas vara klar under andra halvan av 2021. Beslut om att ta fram en nödvattenplan fattades av kommunstyrelsen efter att kommunen, i sin risk- och

sårbarhetsanalys år 2019, identifierat att en nödvattenplan saknades och gett förslag på att åtgärda detta.

I en projektbeskrivning för nödvattenplan beskrivs att projektet omfattar bland annat:

- beslut om prioritering av vilka verksamheter som ska få nödvatten vid en händelse, - ambitionsnivå för hur snabbt nödvatten ska nå kommuninvånarna vid en händelse.