Effektivisering av byggservice, PEAB

Effektivisering av byggservice, PEAB

Potentiation of building services within PEAB

Lina Örnberg

Sammanfattning

Alla företag i dagens samhälle strävar efter att utveckla sin verksamhet för att hela tiden hålla jämna steg med konkurrenterna. Siktar företaget på att vara bland de främsta i branschen måste de inte bara hålla jämna steg med de andra, utan även leda utvecklingen. Det här arbetet har gått ut på att med enkla medel öka Peab byggservice möjligheter att vara bland de främsta. Fokus har legat på att ta fram underlag som kan förenkla dels dokumenteringen av material, maskiner och arbetade timmar, men också hanteringen av släpvagnar. Det har även tagits fram tekniska hjälpmedel samt att förrådsområdet inom byggservice har organiserats. Vissa delar fungerar i dagsläget relativt bra medan andra inte gör det. För att nå bättre resultat inom en verksamhet så gäller det att både effektivisera det som fungerar bra och dåligt. I och med effektiviseringen framställdes nya underlag så som mallar, formulär och överenskommelser, detta för att förenkla arbetet för arbetsledarna när det gäller slutsummering och sammanställning av projekt. Utöver det så togs även tekniska hjälpmedel, i form av appar, fram för att kunna digitalisera en stor del av den projektinformation som arbetsledarna behöver ha tillgång till. Detta visade sig ge mycket positiva effekter i arbetsledarnas vardag, med bättre tillgång till information och större flexibilitet i arbetet. Dessutom förbättrades förutsättningarna för att kunna köpa in och lagra material i egna lokaler då en APD-plan upprättades över

byggservice tillhörande förrådsområde. Genom att köpa in större partier med

material så kan kostnader och resor hållas nere, vilket ger en effektivare användning av resurser och tillgångar. Dessa hjälpmedel kommer att ligga som grund till ett effektivare och mer framåtsträvande arbetssätt inom byggservice.

Abstract

All businesses in today’s society are constantly striving to develop their agency to keep up with the competition. For a company to be among the best in the industry, they must not only keep pace with the others, but also lead the development.

This work has been about increasing Peab byggservice opportunities to be among the best, using only simple instruments. The focus has been on developing equipment that can simplify the documentation of materials, machines and hours worked, but also the management of trailers. It has also been on developing technical facilities and organizing the storage area that is connected to building service. Some parts work in the current situation quite well while others do not. In order to achieve better results within a business you have to both streamline what works good and bad. With the streamline new features was developed such as templates, forms and agreements, in order to simplify the work of supervisors in terms of summaries and compilations of the project. In addition there were also technical instruments in form of apps developed to digitize a large amount of project information that supervisors need access to. This proved to give a very positive effect in supervisors’ daily work, with better access to information and greater flexibility. In addition, a disposition-drawing plan was created to improve conditions so that in the future larger amount of

materials can be bought and stored within their own premises. By buying larger bathes of materials it’s easier to keep expenses for material and transportations down, resulting in a more efficient use of resources and assets. These facilities will serve as basis for a more effective and progressive way of working in building services.

Innehållsförteckning

Sammanfattning ... i

Abstract ... ii

Innehållsförteckning ... iii

1. Inledning ... 1

1.1 Bakgrund ... 1

1.2 Problembeskrivning ... 2

1.3 Syfte ... 3

1.4 Verksamhetsbeskrivning ... 4

1.5 Avgränsningar ... 5

2. Teori ... 6

2.1 Grunderna ... 6

2.2 Hjälpmedel ... 7

2.3 Val av metod ... 8

3. Genomförande ... 9

3.1 Förarbete ... 9

3.2 Utförande ... 10

3.2.1 Mall till Bostaden projekt ... 10

3.2.2 Förenkling och hantering av dokument och bilder ... 15

3.2.3 Bokningsunderlag för släpvagnar ... 16

3.2.4 Mall till vattenskador ... 17

3.2.5 Formulär, kundöverenskommelse vid vattenskador ... 19

3.2.6 Arbetsplatsdispositionsplan över gårdsplan ... 21

3.3 Efterarbete ... 28

3.4 Sammanfattning, genomförande ... 29

4. Resultat ... 31

4.1 Mall till Bostaden-projekt ... 31

4.2 Förenkling och hantering av dokument och bilder ... 31

4.3 Bokningsunderlag för släpvagnar ... 32

4.4 Arbetsorder vattenskador ... 33

4.5 Formulär, kundöverenskommelse vid vattenskador ... 34

4.6 Arbetsplatsdispositionsplan över gårdsplan ... 35

5 Diskussion ... 37

5.3 Rekommendationer ... 38 Referenslista ... 41 Bilagor ... I

1. Inledning 1.1 Bakgrund

I takt med att byggservice utvecklas så måste även metoderna som används också göra det. Många i branschen gör precis som de alltid har gjort, detta ger en bra rutin i gruppen men försvårar företagets utveckling. För att få ett arbete att fungera bättre så gäller det att på något vis hitta ett hjälpmedel som kan förmedla information, så att alla kan ta del av den, samtidigt som det underlättar arbetet vid en slutgiltig

summering. Ett sådant hjälpmedel skulle till stor del underlätta för arbetsledarna eftersom det i nuläget inte fungerar tillfredsställande. Det är i nuläget speciellt svårt att som enskild arbetsledare veta exakt vad som använts på de olika arbetsplatserna och hur många arbetstimmar som krävts, då de har hand om ett tiotal snickare var.

Detta skulle kunna, med enkla medel, bli mer effektivt och skulle minska den tid som arbetsledarna måste lägga ned på sammanställningar både före, under och efter ett projekt. Den tid som sparas in kan istället läggas på organisering och samordning, som är arbetsledarens tilltänkta huvuduppgifter.

Arbetsledarna inom byggservice är mycket ute och kontrollerar de pågående

arbetena, men även besiktiga framtida arbeten. På grund av detta så är det svårt för dem att ständigt hålla koll på alla de olika arbetena, både pågående och framtida, utan att ha en dator tillgänglig då det är där de har all information. Detta resulterar i många körningar till kontoret för att kunna svara på uppkomna frågor. För att

minska detta skulle ett hjälpmedel, som gör det enkelt för arbetsledarna att hela tiden ha med sig all nödvändig data, vara en lösning. Detta skulle gynna arbetsledarna på sådant sätt att de får mer tid till arbetena och mindre tomkörning fram och tillbaka.

Det skulle även gynna företaget genom minskade drivmedelskostnader, samt miljön genom minskade utsläpp.

Då de arbeten som utförs inom byggservice är utspridda på ett stort område så är det viktigt att materialtransporterna fungerar på ett så smidigt sätt som möjligt för att minimera väntetiderna. Ombyggnationer och renoveringar behöver sällan så mycket material att det måste beställas utan det hämtas av hantverkarna direkt från butik.

Till detta krävs dock skåpbilar och släpvagnar. I dagsläget är just

släpvagnshanteringen inom byggservice under all kritik och det behövs ett nytt system som är lätthanterligt, men ändå får med all nödvändig information. Om det skulle kunna fixas så skulle en smidigare, och mer självgående, arbetsplats fås där mer tid kan gå till förberedelser och utförande än sökande efter släpvagnar.

Dessutom så ska det vara ett system som inte behöver ständig övervakning och som inte tar upp arbetsledarens tid, utan någonting som hantverkarna tillsammans kan hålla ordning på. Detta skulle både främja gruppens sammanhållning samt öka varje individs organisations- och planeringsförmåga. Med bättre organisering runt

släpvagnarna så skulle arbetena fungera smidigare och bli klart snabbare.

Som arbetsledare är det svårt att hålla informationen till kunden på en lagom nivå då kundernas vetskap inom ämnet kan vara relativt begränsade. Det är många

privatpersoner som inte vet vad det innebär att faktiskt använda och ta hjälp av sina försäkringar vid t.ex. brandolyckor och vattenskador, då de flesta, lyckligtvis, sällan

liknande. Det är därför av största intresse att hitta ett hjälpmedel som dels gör det enkelt för kunden att förstå vad som gäller och dels ger arbetsledaren information om vad som behöver göras i varje enskilt fall. Detta skulle kunna förenklas genom att göra relationen mellan arbetsledare och kund bättre så att båda blir medvetna om hur vägen från skada till slutresultat kommer att se ut. Det är också önskvärt att skapa en bättre dialog och underlätta kommunikationen så att krav och önskemål från kunden kommer fram tidigare i processen och minskar förseningar.

För att kunna effektivisera ett företag så gäller det att känna till dess

utvecklingsområden. Det skulle, med enkla medel, gå att tjäna mer pengar på varje arbete om det gick att köpa in större partier av de material som används mest, vilket det inte görs i dagsläget. I teorin så är gårdsplanen på byggservice ett bra ställe att påbörja en sådan effektivisering, men då det i dagsläget helt och hållet saknas struktur och ordning där så kommer det krävas en hel del arbete innan det fungerar även i praktiken. Därför skulle området behöva organiseras upp och disponeras på ett bättre sätt. Det skulle nog vara knuffen som behövs för att påbörja en satsning mot ett mer effektivt arbetande. En smartare och mer organiserad arbetsplats ger snickarna bättre förutsättningar för att kunna utföra sina arbeten på bästa sätt.

1.2 Problembeskrivning

Peab byggservice stora avtal med Bostaden AB kommer att medföra mer jobb runt organiseringen av egna material, maskiner och resurser m.m. Det kommer även att bli mer kritisk då förseningar i arbeten påverkar utgifterna för Bostaden och

inkomsten för Peab, samtidigt som hyresgästerna blir lidande. När det kommer till löpande utgifter, som blir större ju längre arbetet håller på, så är både arbetade timmar och hyreskostnader av maskiner det som påverkar slutsumman mest. En stor del av de maskiner som används inom byggservice är just hyrmaskiner då många maskiner inte finns införskaffade inom företaget, detta för att minska svinnet.

Fördelen är självklart att onödiga utgifter minskar men däremot så kan hantverkarna bli lata och istället för att kontrollera vad det finns för maskiner i förrådet åka och hyra maskinerna de behöver. Problemet är dock att behovet av maskiner varierar mellan arbetsplatser. Det är också svårt att hålla ordning på vilka maskiner som hyrs till vilket projekt, samtidigt som det blir mycket körning fram och tillbaka bara för att hyra maskiner. Detta gäller speciellt när skadorna ser annorlunda ut mot vad

beskrivningen angett och hantverkarna måste utföra en närmare undersökning på plats för att kunna bestämma vilka maskiner de kommer att behöva. Allt detta är tidskrävande och inte särskilt lönsamt, samtidigt som det blir en stor belastning för arbetsledarna att hålla ordning på vilka maskiner som har varit på vilka arbetsplatser för att få den slutliga faktureringen att stämma. Ingenting av detta är vidare

tidseffektivt, och det krävs ett bättre flyt för att kunna förbättra detta.

Samlingsnamnet för denna del av byggservice kallas för Bostaden-projekten då det kan vara tiotal jobb igång samtidigt.

Materialinköpen och materialhanteringen inom byggservice är precis som

maskinhanteringen tidskrävande och svårhanterad för arbetsledaren, då denne får stora mängder fakturor som kräver genomgång och sortering. För att förenkla detta har företaget valt att satsa på att ha en liten Würth-butik i sina egna lokaler. I denna finns de vanligaste åtgångsmaterialen och tillbehören, just för att minska

körningarna och hanteringarna. Detta har fungerat relativt bra samtidigt som det

skulle kunna utnyttjas bättre och på så sätt växa. Svårigheten är dock, speciellt för arbetsledarna, att veta om materialen är tagna från det egna förrådet, inköpta från butik eller om det är spill från tidigare projekt. För att kunna fakturera kunden rätt summa och få en godkänd inkomst så är denna information viktig.

Många av snickarna inom byggservice är dåliga på att kontinuerligt skriva upp hur många timmar de jobbat på vilka projekt, vilket försvårar summeringen av

arbetstiderna i slutet av varje månad. Detta påverkar slutsumman som kunden ska betala och det är därför ytterst viktigt att få rätt antal timmar på varje projekt.

Inom byggservice finns det i nuläget nio släpvagnar varav sju har kåpa. Användandet av dessa släpvagnar har alltid varit ett problem då de ofta är borta utan att någon vet var de är eller vem det är som använder dem för tillfället. Det har även hänt att släpvagnar hittats fyllda med obrukbart material som inte tagits bort av den tidigare användaren. Detta skapar frustration inom gruppen och bidrar till förseningar, då det tar mycket tid att enbart reda ut var släpvagnarna är och när de går att få tag i.

Släpvagnarna är för närvarande utrustade med lås just för att förhindra att vem som helst ska kunna ta dem. Detta löser dock inga problem då nycklarna istället

försvinner eller hålls på av hantverkarna för att försäkra sig om att ha ett släp dagen efter.

En stor del av byggservice består av att reparera försäkringsskador och främst då vattenskador. Detta är tidskrävande och inte särskilt vinstgenererande för företaget.

De flesta som drabbas är privatpersoner och en stor del av dem har dålig kunskap om vad en försäkringsskada innebär och främst vad åldersavdraget innebär. Det händer ett flertal gånger att kunden inte vill betala för det som ska göras då de tycker att försäkringen ska täcka det, trots att det står i deras avtal vad som ingår och inte. Just kundens bristande kunskap och dennes sena information om ändringar och

tilläggsarbeten ger ständiga förseningar för byggföretagen.

Förrådet, som området där byggservice är beläget kallas, har en stor gårdsplan som till stor del består av gammalt skräp, obrukbart material, trasiga släpvagnar,

containrar, pallar, osv. Om gårdsplanen kunde struktureras upp så skulle mer material kunna köpas in och lagras på plats vilket även det skulle resultera i mindre körningar och mer tid ute på arbetsplatsen för snickarna. Dessutom så kan

kostnaderna för materialinköp minskas då det möjliggörs att köpa större partier åt gången.

Även hanteringen av material och tillbehör är under all kritik då saker under en längre tid bara har dumpats där det har funnits plats. För tillfället finns det bara ett fåtal sopcontainrar, och dessa är enbart avsedda för projekt åt Bostaden AB. Om alla kunde få ta del av dessa skulle körningarna till och från sopstationen minska

drastiskt och ännu mer tid skulle kunna gå till själva arbetet.

1.3 Syfte

Syftet med det här arbetet har varit att effektivisera byggservice med små medel för att kunna hjälpa dem att se saker från en ny synvinkel och på så sätt hitta

utvecklingsmöjligheter. Alltså att hjälpa företaget och dem chansen att följa med i

Figur 1. Operativ nettoomsättning 2012 för Peab Sverige5.

utvecklingen för att hela tiden vara ett steg framför konkurrenterna. Eftersom dagens samhälle blir alltmer digitaliserat måste även byggföretagen följa i de fotspåren.

1.4 Verksamhetsbeskrivning

PEAB är ett av nordens största byggföretag och håller till största del till i Sverige men bedriver även verksamhet i Norge och Finland 23. De håller på med bland annat nybyggnationer, byggservice, anläggning samt drift och underhåll. Parten byggservice är en del av PEAB som har hand om renoveringar, ombyggnationer,

skadereparationer m.m. och har här i Umeå ungefär 20-30 anställda varav fyra är arbetsledare och en platschef¹. Byggservice Umeå har sitt kontor på Teg men själva arbetena ligger utspridda i hela Umeå kommun och är därför en delvis mobil verksamhet. Beställare är oftast fastighets- och försäkringsbolag vilket innebär

vattenskador, brandskador, inbrott och andra typer av skador. Byggservice utför även andra sorters arbeten, såsom ombyggnationer och reparationer, men då främst åt företag och privatpersoner.

På ett år står byggservice för ca 11 % av hela företagets inkomst, se figur 1, vilket kanske inte låter så mycket, men detta är på grund av att en stor del av projekten som genomförs inte ligger på speciellt höga summor samt att antalet anställda är

varierande. Inom byggservice är det väldigt svårt att förutse hur mycket jobb det kommer att finnas under olika delar av året, mycket på grund av att skador oftast händer oväntat och måste lagas fort. Därför kan de inte ha en alltför stor grupp av anställda då arbetstillfällena under ett år varierar kraftigt. Byggservice i Umeå har i år tecknat avtal med Umeås största fastighetsbolag, Bostaden AB 6, som i nuläget har uppemot 15 500 hyreslägenheter runt om i hela Umeå Kommun. I det avtalet ingår ca 550 lägenhetsrenoveringar per år, vilket ger många arbetstillfällen. Detta kommer att göra så att fler personer med säkerhet kan anställas och finnas som resurser inom byggservice. Med ökat manskap så ökar även tiden arbetsledarna måste lägga ner på organisering och planering vilket innebär att det blir mindre tid till de pågående arbetena.

1 Information från platschef Anders Fransson.

1.5 Avgränsningar

Examensarbetet omfattar 15 hp vilket uppfyller tio veckors arbete. Av de veckorna så utfördes genomförandet under tre arbetsveckor, åtta timmar per dag, på Peab

byggservice kontor. Detta för att få en bättre relation till snickare och arbetsledare samt att vara närmare om frågor uppstod. Det som fanns att tillgå var papper, penna, dator med internetanslutning samt Peabs interna dokument. Med hjälp av detta togs sedan underlag och hjälpmedel fram. Bristande kunskaper inom programmering och framställning gjorde dock att möjligheterna för skapa egna digitala hjälpmedel försvårades. Även tillgången till material om organisationen och dess fastigheter var bristfälliga vilket gjorde arbetet begränsat.

2. Teori 2.1 Grunderna

Ordet effektivisering betyder, enligt Svenska akademin 3, att göra någonting effektivare. Just ordet effektiv betyder i sin tur verkningsfull, verksam eller, som nationalencyklopedin 22 uttrycker det, någonting som ger ett gott resultat. Just effektivisering kan då sägas vara någonting som riktar in sig på specifika saker och att få dessa att fungera på ett bättre, snabbare och/eller smidigare sätt. Inom

byggbranschen så betyder varje intjänad sekund mer pengar för företaget. Detta betyder att ju mer tid som kan sparas in, alltså ju effektivare verksamheten kan

bedrivas, desto mer pengar kommer att finnas på kontot i slutänden. Det gäller därför att hålla koll på tiden, både förbrukad och kvarvarande, för att kunna följa en

utarbetad arbetsplan så bra som möjligt.

När det istället gäller ordet byggservice så kan det delas upp i två delar, där ordet bygg egentligen kan liknas med att det är någonting som ska byggas, alltså skapas, ändras eller göras. Enligt svenska akademin 3 står ordet service för kundtjänst, betjäning och tillsyn. Detta förklarar bra vad för typ av verksamhet byggservice är och vad det innebär. Alltså kan det sägas att byggservice är den del av en verksamhet som håller i ändringar och hjälper sina kunder att genomföra sådant som de själva inte kan göra.

Som nämnt i inledningen så återställer byggservice många försäkringsskador och en stor del av dem är vattenskador. Precis som namnet säger så innebär det att en byggnadsdel skadats då den utsatts för vatten. Detta sker oftast obemärkt i samband med läckage och frostskador, men får allvarliga konsekvenser när det tillslut

upptäcks. Kostnaderna för vattenskador under 2011-2012 uppgick till 10 miljarder kronor, bara i Sverige, enligt byggtidningen Byggvärlden 20. I tidningen så säger de även att en stor orsak till vattenskador är uteblivet underhåll. När skadan redan har skett så är det en stor del av de som blir drabbade som inte vet vad som ingår i deras försäkringsavtal. Avtalen varierar dock beroende på vilket försäkringsbolag som används, men i många fall så måste de drabbade betala självrisk och åldersavdrag samtidigt som extra kostnader för tilläggsarbeten och eventuella regeländringar kan tillkomma. Många är medvetna om vad självrisk innebär, det en fast summa som den drabbade själv måste stå för oberoende av vad skadesumman blir, medan

åldersavdrag är främmande för många. Åldersavdrag innebär att den drabbade måste stå för en procentsats av materialkostnaderna om dessa är äldre än ett

schablonmässigt värde, exempel se figur 52, bilagor. Detta skiljer sig dock något beroende på vilket försäkringsbolag som används, dessutom så gäller detta enbart då materialen ersätts med likvärdiga material. Så om kunden vill använda ett annat material än det som redan var där så får de betala extra för det, t ex om en plastmatta i badrum byts ut mot kakel. Övriga händelser så som regeländringar och nya normer är ingenting som kan förutses utan uppdateringarna sker med jämna mellanrum och kan ge ökade utgifter för den drabbade.

APD-plan är en förkortning för arbetsplatsdispositionsplan 24 och är en ritning över hur ett område ska ordnas och struktureras. Oftast så används detta inom byggsektorn för att innan arbetets start rita ut var containrar, baracker,

materialupplag, lyftkran m.m. ska placeras för att senare spara in tid och orientera sig

på området. Kranplaceringen brukar oftast vara det mest kritiska momentet i planeringen, då det är avgörande för att få ut det mesta av kranens kapacitet.

Felplacering kan innebära flytt under utförandetiden vilket kan leda till försening och ökade kostnader.

Orden arbetsledare och hantverkare är olika typer av yrkesgrupper inom

byggbranschen. Arbetsledare kallas den som har hand om samordning, detta innebär att de fördelar arbetet som ska göras och fungerar lite som spindeln i nätet.

Hantverkaren är den som utför själva arbetet som arbetsledaren delegerar ut och innefattar snickare, murare, elektriker osv. Arbetsledarna och snickarna hör oftast till byggföretagen medan de andra hantverkarnas tjänster brukar innefattas i någonting som kallas underentreprenörer, i talspråk även kallat UE. De utför oftast arbeten på beställning av huvudentreprenaden, byggföretaget, och har då inte heller något större samordningsansvar.

App är en förkortning för ordet applikation och är ett program som laddas ned och används på mobila enheter så som iPhones och surfplattor.

2.2 Hjälpmedel

För att kunna utföra de insatser som detta arbete har innefattat så har ett antal hjälpmedel används. Till största del så är det datorprogram som har gjort genomförandet smidigare och gett resultatet ett mer professionellt utseende.

Programmen som använts under arbetet är:

- Ordbehandlingsprogrammet Microsoft Word, finns till både PC och Mac och är världens mest använda ordbehandlingsprogram.

- Kalkylprogrammet Microsoft Excel, vanligt kalkylprogram där grafer, tabeller, ekvationer m.m. kan skapas.

- Ritningsprogrammet Revit Architecture, liknar ett annat program vid namn Auto CAD och används främst av konstruktörer och arkitekter för att skapa ritningar i både 2D och 3D.

Microsoft programmen valdes för att de är enkla att jobba i samt att de flesta har goda kunskaper i programmen. För att arbetsledarna sedan ska kunna använda sig av de framtagna mallarna i sitt arbete så var de tvungna att göras i program som de innehar. Både Word och Excel fanns på deras datorer, vilket underlättar så att

mallarna och dokumenten ska kunna användas och redigeras av flera personer. Dessa program är även kompatibla med varandra vilket gör det ännu smidigare att föra över information mellan dem. Med detta i åtanke så var det självklart att använda dessa program.

När det gäller ritningsprogrammet Revit Architecture så valdes det främst för att det var de enda ritningsprogram som fanns att tillgå på den dator som användes samt att de största kunskaperna fanns inom det. Det är även ett relativt enkelt program att använda om viss kunskap inom konstruktion och ritningsprogram finns.

För att kunna utföra sökningen efter appar så var en Apple produkt nödvändig att använda sig av då arbetsledarna enbart har iPhones och appstore bara finns till Apple

efterforskningen och utprövandet av apparna för att få en bättre känsla om konceptet till arbetsledarna senare kunde användas i en sådan produkt.

Under rapportskrivningen så utnyttjades Umeå Universitets hjälpmedel: ”att skriva och presentera rapporter” 4 för att få den slutprodukt som efterfrågas.

2.3 Val av metod

För att genomföra ett sådant här arbete valdes en kvalitativ metod att användas.

Detta innebär att under arbetets gång kommer analys över data göras för att få en djupare förståelse i beslutsfattande och handlingar för att kunna ta fram nytt underlag. Det kommer även att innefatta en del intervjuer med snickare och arbetsledare samt att nya genomarbetade underlag tas fram.

3. Genomförande 3.1 Förarbete

För att få en bättre inblick i hur grundkoncepten i ett produktionsföretag fungerar och hur deras upplägg är i allmänhet, så kändes det som att ett bibliotek är bästa stället att hitta sådan information, om inte byggföretag bortses. På biblioteket kunde nödvändig litteratur letas fram och läsas in för att få en bättre grund att stå på innan själva arbetet ute på företaget skulle påbörjas. Efter noggrant sökande efter främst böcker med inriktning mot produktion och samordning så var det två böcker som låg inom dessa ramar. Den ena boken, Byggstyrning 1, inriktade sig på

produktionsplanering samt olika styrningsverktyg vilket kunde vara användbart då en stor del av arbetet som skulle genomföras innefattar sådant. Den andra boken, Leda projektering i byggprocessen 2, var mer inriktat mot underlag och

beskrivningar, vilket kom att ge bra information om hur utförligt projekteringsarbete ska vara, samt hur skisser kan utformas. När dessa böcker var utvalda så gjordes en djupare granskning av vad de innehöll. Anteckningar gjordes över vilka delar som verkade vara mest relevanta att använda senare under arbetet. När det gällde boken Byggstyrning så var det följande kapitel och figurer som användes:

Avsnitt

- Kapitel 3.3, steg 3: samla in data, sidan 51-79 - Kapitel 3.434, maskinplanering, sidan 104-106

- Kapitel 3.446, placeringsritningens utformning, sidan 134 - Kapitel 3.45, materialplanering, sidan 135-141

- Kapitel 7.5, rapporter, sidan 312 Figurer

- Figur 3.3.2, arbetsdata, sidan 55 - Figur 3.4.6, maskinplan, sidan 106 - Figur 3.4.20, inköpsplan, sidan 139 - Figur 3.4.21, leveransplan, sidan 141

- Figur 3.7.3, tiduppföljningsblanketter, sidan 161 - Figur 4.2.13, förfrågan i anbudsskedet, sidan 199

- Figur 7.4.1, avstämningsblankett för material- och UE-konton, sidan 306 - Figur 7.5.2, årets resultat, sidan 313

Undertiden som böckerna lästes uppmärksammades att stora delar enbart handlar om nyproduktion och i princip ingenting om byggservice. I och med detta så var information som tagits från böckerna tvunget att modifierats så att det skulle vara mer anpassat till sådant som har med byggservice att göra. Däremot så var ändå stora delar användbart, speciellt delar gällande hur mallar och underlag kan tänkas se ut och ungefär vad de borde innehålla.

3.2 Utförande

3.2.1 Mall till Bostaden projekt

Precis som nämnt tidigare så var det svårt för arbetsledarna att hålla reda på vilka material och maskiner som använts på de olika projekten samt vilka hantverkare som varit på vilka projekt. I och med det så skulle underlag tas fram för att förenkla

arbetet för arbetsledarna, så att de kan lägga större fokus på samordning.

Till en början så gjordes anteckningar om vilka delar som mallen till Bostaden- projekten skulle behöva innehålla och vilken nödvändig information den skulle förmedla. Det som ansåg viktigast var:

- Projektets beteckning, inom byggservice så används olika typer av

nummerkombinationer för att hålla reda på vilket projekt det handlar om. De använder även beteckningen som referens vid maskinhyror och uthämtande av material, för att i slutet av varje månad kunna göra en sammanställning till den slutliga faktureringen.

- Kontaktinformation, detta gäller vem som är beställare, namn, adress och telefonnummer till denne samt namn och telefonnummer till arbetsledaren på Peab. Detta ska göra det lättare för hantverkaren att hålla ordning på vem som är ansvarig för projektet och det ska också hjälpa dem att, utan att behöva kontakta arbetsledaren, kunna ta kontakt med kunden direkt om det är några oklarheter.

- Datum för projektets start samt för projektets avslut, för att lättare kunna se under vilken period som projektet har pågått.

- Namn på hantverkarna som är inblandade i Bostaden-projekten. Det ska vara lätt att fylla i vem som har varit på projektet samt hur många arbetade timmar de har lagt ner totalt.

- Maskiner, så att hantverkarna enkelt ska kunna fylla i vilka maskiner de har hyrt och vilka de har tagit från det egna förrådet. Detta underlättar för den ansvariga arbetsledaren när denne ska debitera maskinkostnaderna.

- Material, att det ska vara möjligt att fylla i vilka material som använts, samt hur mycket. Även detta för att hjälpa arbetsledaren i slutet av projektet, då kunden ska debiteras för materialen.

När all nödvändig information var bearbetat så kunde arbetet med layouten på mallen påbörjas. Konceptet skulle vara enkelt, då hantverkarna inte har alltför mycket tid till att föra anteckningar när de väl är ute på arbetsplatserna. Här föddes en idé om att på något sätt använda sig av ett kryss-system, där

hantverkarna enkelt kan kryssa i de vanligaste materialen och maskinerna i en lista. Detta resulterade i en noggrann undersökning av vilka material och maskiner som används mest inom just Bostaden-projekten. För att få reda på detta kontaktades Andreas Niklasson, arbetsledare på Peab byggservice och ansvarig för Bostaden-projekten, om vad de hade för avtal gällande maskinhyror.

Peab hade då avtal med ett uthyrningsföretag vid namn Cramo 8, vilket innebär att alla maskinhyror som görs måste ske där. Det visade sig även att han hade en lista på alla de olika maskinerna som erbjuds att hyra, viket gjorde arbetet något enklare, se bilaga 9, figur 31-46. Listorna lästes igenom och de gissningsvis vanligaste maskinerna markerades. Dessa maskiner var:

- Avfuktare, används främst vid vattenskador för att blöta material och byggnadsdelar ska torkas ut snabbare.

- Bandslip, används för att slipa plana ytor så som trägolv.

- Bilningshammare, används till att t ex arbeta sig igenom betong och ta bort keramiska plattor, speciellt vid rivning.

- Blandarkärl och vagn, används till att blanda (ihop) bruk och transportera det.

- Borrhammare, kraftig maskin som används till att borra igenom hårda material, t ex betong, sten och tegel. Stora delar av dagens byggnader är uppbyggda av hårda material.

- Borrmaskin, används för att borra igenom de flesta material.

- Bruksomrörare, en specialdesignad skruvdragare som används för att röra om och blanda bruk.

- Bultpistol, används vid infästning i stål och betong.

- Byggtork, oftast stor dieseldriven maskin som värmer och torkar ut utrymmen.

- Cirkelsåg, oftast handhållen sågmaskin som används till att kapa trä, stål och cementskivor enkelt och snabbt.

- Damm- och våtsugare, används för att hålla rent från både våta och torra material. Kan användas vid vattenskador då underliggande material måste tas bort.

- Dammsugare, används för att hålla rent från enbart torra material så som damm, stoft, mikropartiklar m.m.

- Dyckertpistol, används till att fästa in lister, dekorationer, skåpdörrar m.m.

- Dörrlyft, används för att kunna lyfta av dörrar på ett enkelt och ergonomiskt sätt.

- Fuktindikator, används för att lokalisera fukt i konstruktioner, t ex vid vattenskada.

- Gipsvagn, används för att transportera större mängder gipsskivor på ett enkelt och snabbt sätt.

- Handöverfräs, används för att fräsa ut mönster i trämaterial.

- Hyvelmaskin, används till att hyvla trämaterial så att de blir släta.

- Kakel-/klinkersåg, används till att kapa av kakel- och klinkerplattor så att de passar bättre vid montering.

- Kap- och geringssåg, är en fast sågmaskin, oftast med bord, som kapar trämaterial i olika vinklar.

- Klammerpistol, är en mindre variant av spikpistol som används till möbler, skåp, vindpapp m.m.

- Klyvsåg, liknande kap- och geringssåg, dock till för större dimensioner på trämaterialen. Infälld i tillhörande bord och stativ.

- Kompressor, används till maskiner som behöver tryckluft eller olika typer av pumpning.

- Linjelaser, avger en röd rak linje horisontellt- och vertikalt vilket underlättar vid montering, speciellt uppmontering av tavlor, hyllor, skåp m.m på väggar.

- Luftkonditionering, används till att kyla inomhusluft vid höga temperaturer.

- Multimaskin, ett litet handhållet verktyg som används till att kapa, slipa, såga, putsa m.m. Speciellt bra i trånga utrymmen eller vid mindre dimensioner på material.

- Punkt- och linjelaser, används både för att sätta ut specifika punkter samt horisontella och vertikala linjer.

- Skruvdragare, används till att skruva in skruvar i de flesta material.

- Slagborrmaskin, är något mindre än en borrhammare men fungerar på

liknande sätt. Den inte bara borrar utan den ”slår” även fram och tillbaka med borren, därav namnet.

- Spikpistol, är en automatiserad maskin som skjuter ut spik för att göra fästningsarbeten effektivare.

- Spårfräs, används för att skära spår i hårdare material så som betong.

- Sticksåg, handburen maskin som används för att kapa och klyva konturer i mindre trä och stålmaterial samt skivmaterial.

- Sågbänk, används för att kapa material på den, eller som förlängning till klyvsågar.

- Tigersåg, är en större och kraftigare typ av sticksåg som kan användas för att kapa av större material.

- Varmluftsfläkt, används till att värma upp kalla utrymmen eller för att fortare torka fuktiga platser.

- Varmluftspistol, används till att bland annat värma upp material så som stål och plast att de blir lättare att arbeta med, vid målningsarbeten för att få färg att torka eller släppa m.m.

- Våtsugare, används till att suga upp vatten och blöta material.

När det istället gällde material så hade Peab avtal med bygghandelskedjan Beijer Bygg, men i det här fallet hade de ingen lista på vilka material som erbjöds. Utifrån Beijer Byggs internetkatalog 7 så kollades varje kategori noga igenom och de uppfattningsvis vanligaste materialen antecknades ned. När hela internetkatalogen hade granskats så slutade listan med dessa material:

- Bruk, används vid mindre gjutningar.

- Fix, är en cementbaserad massa som används till att fästa keramiska plattor.

- Fog, används som tätning mellan keramiska plattor.

- Foder, används runt dörrar och fönster som inramning.

- Fästmaterial, en allmän benämning på spik, skruv, stift m.m.

- Gips, har ett stort användningsområde t ex väggavskiljande, täckning m.m.

- Isolering, används främst i väggar, golv och tak samt runt dörrar som värme-, kyla- och ljudavskiljare.

- Kakel, används oftast i våtutrymmen och är väldigt slittåligt.

- Lim, används till alla möjliga fästningsarbeten.

- Lister, används vid golv och tak för att täcka skarven mellan vägg-golv och vägg-tak.

- Mjölkpapp, är en typ av skyddspapp som främst används för att täcka golvytor och förhindra att de blir skadade och smutsiga.

- Sopsäck, används till att slänga sopor och materialrester.

- Stålreglar, används främst till att bygga upp innerväggar. Vissa används när hög ljudreduktion eftersträvas.

- Tejp, används till att fästa alla sorters material tillfälligt.

- Träregel, används till uppbyggnaden av väggar, bjälklag, tak m.m.

Efter att ha sammanställt både materialen och maskinerna så var det lite för mycket föremål, speciellt maskiner, för att rymma i en tänkt mall. Detta sköts på framtiden då utformandet av mallen istället påbörjades. Då det var så pass många delar som skulle rymmas så bestämde det att den skulle bli tvåsidig med information om projektet i huvudsak på förstasidan och material och maskiner på den andra sidan, detta för att få en röd tråd i det hela. Innan något datoriserat program började

användas så skissades ett antal olika lösningar upp, både på en liggande och stående layout. Relativt snabbt så slogs det fast att en liggande layout skulle vara mer

användbar då mycket information ska skrivas på de olika raderna. Alla alternativ som togs fram hade en header där all projektinformation skulle stå, dock så varierade utseendet på denna med tiden. Samtidigt så gjordes olika alternativ för arbetade timmar. Underrubriken maskiner gjordes i vissa alternativ väldigt utförlig medan den i andra enbart innehöll allmän information om maskinen. Detsamma gällde

underrubriken material som gjordes både avancerad och enkel. Under arbetets gång så låg även idén om att ha med underentreprenörerna i luften men detta slopades relativt fort då utrymmet på mallarna helt enkelt skulle bli för begränsat, samt att det oftast är samma underentreprenör som används till flera projekt.

När tillräcklig många alternativ hade tagits fram prioriterades två av dessa. De låg sedan till grund för den mall som togs fram. För att få ett professionellt utseende på mallen så användes i detta skede ett digitaliserat program, i detta läge programmet Microsoft Excel. Detta var det självklara valet då många är väl bekanta med

programmet samtidigt som det är relativt enkelt att arbeta med. Det första som gjordes var headern då den alltid ska vara överst och först i dokumentet. För att vara säker på att den förmedlar det som är nödvändigt så var det viktigt att få in så mycket information som möjligt på en liten yta. Det som var med i headern var följande:

- Vem som är beställare, samt namn på denne.

- Namn på ansvarig arbetsledare.

- Telefonnummer till både beställare och arbetsledare.

- Projekt- och aktivitetsnummer för att kunna hålla ordning på vilket projekt det handlar om.

- Adress, var projektet är beläget.

- Start- och slutdatum för projektet.

- Peabs logga

Alla dessa delar sattes in på olika sätt i programmet och relativt fort konstaterades den färdiga headerns utseende. I samband med detta studerades de olika

mallförslagen som fanns i boken byggstyrning samt ett antal gamla arbetsorder som Peab tidigare använt sig av för att få så mycket inspiration som möjligt. Dessa gav väldigt bra idéer om vad som kunde finnas med och inte, t ex så placerar Peab oftast sin logga längst upp till vänster. I den här mallen placerade den på samma ställe för att få en seriös och välbekant layout. När nu headern var fastställd så påbörjades utformningen av resterande delar, till en början arbetstimmarna. Dessa skulle vara enkla att fylla i så att det inte skulle bli några missförstånd, och då var fortfarande idén om kryss-system den bästa lösningen. För att få den så enkel som möjligt så utformades denna del med att skriva in namnen på de som ingår i Bostaden-

projekten så de alltid finns med i mallen. Detta kompletterades med kolumner med arbetade timmar samt datum för när de utfört ett arbete. När alla namn var inskrivna så var det i princip slut med utrymme på den första sidan och det var dags för sida två, den med maskiner och material. Även dessa skulle få ett kryss-system. De maskiner och material som hade diskuterats fram tidigare skrevs in i mallen. Till avsnittet maskiner skulle det finnas kolumner för hyrdagar och effekt/storlek, för att hålla ordning på hur många dagar som maskinen hyrts samt vilken maskin det gällde, då det oftast finns flera olika inom samma kategori. Avsnittet material skulle istället

Figur 2. Första utkast, mall maskin- och materialåtgång sida 1.

Figur 3. Första utkast, mall maskin- och materialåtgång sida 2.

När det gällde framställandet av mallen så var det inte själva upplägget som tog tid utan det var att få till rätt storlek på alla kolumner och rader så att alla delar passade ihop. När alla justeringar var gjorda så kunde det konstateras att ett första utkast var klart, se figur 2 och 3, eller för fullständig version se figur 20 och 21 i bilagor.

För att ta reda på om de val som gjorts när det gällde maskiner och material stämde ihop med verkligheten planerades en träff med två snickare samt arbetsledaren Anders Bäcklund, som även han är ansvarig för Bostaden-projekten. Det som togs upp under träffen var främst mallarnas utformning, om upplägget verkade

användbart eller om någonting kunde prioriteras bort när det gällde maskinerna och materialen. Det konstaterades att nästan hälften av maskinerna kunde plockas bort samtidigt som några nya lades till då Bostaden-projekten skiljer sig lite från andra typer av projekt som byggservice gör. På materialsidan var det däremot bara ett fåtal

poster som behövde raderas, och sammanfattningsvis så såg både maskin- och materialvalen relativt bra ut. Vi diskuterade också vilka snickare som skulle jobba inom just Bostaden-projekten så att enbart dessa kunde inkluderas i mallen. Med all insamlad information från träffen så redigerades de delar som behövde ändras, och layouten fick en lite annan utformning då hantverkarlistan kunde minskas relativt mycket. När ändringarna sedan var gjorda visades mallen än en gång för arbetsledare Anders Bäcklund som kunde bekräfta att alla delar stämde och att inga ytterligare ändringar behövde göras. Efter godkännandet skulle mallen provas av de två hantverkarna, som tidigare varit med under utformningen, för att se hur den fungerar ute i arbetet.

3.2.2 Förenkling och hantering av dokument och bilder

Inom byggservice är det många projekt som är igång samtidigt och det kan vara svårt för arbetsledarna att hålla ordning på vad som hör till vilket projekt och exakt vad projekten innebär, utan att kolla i sina anteckningar. Detta är ett stort problem då de ofta får ta emot frågor angående flera olika projekt när de är på resande fot och inspekterar skador och arbetsplatser. För att förenkla deras arbete och minska körningarna som krävs för att hämta information på kontoret, skulle ett hjälpmedel för att minska körningarna tas fram. Då alla arbetsledarna hade iPhones så föll valet ganska fort på att försöka hitta en app för att hjälpa dem i arbetet. Denna app skulle i första hand vara ett hjälpmedel som skulle göra det enklare att:

- Ta med sig all information digitalt, t ex i iPhonen.

- Informera och dokumentera direkt på plats.

- Sprida information till alla inblandade parter.

- Förenkla den slutliga summeringen varje månad.

Till en början låg funderingarna på om det skulle vara möjligt att göra en egen app som enbart byggservice använder. För att ta reda på mer om detta gjordes en

undersökning av ett antal hemsidor på internet. De olika sökorden som användes var

”egen app till iPhone” och ”att bygga iPhone-app” vilket gav många träffar att gå igenom. Det var dock en som var extra intressant. Det var en steg-för-steg-instruktion om hur du själv kan skapa en app, detta låg på MacWorlds webbplats 9. Efter att ha läst igenom artikeln så var det många delar som krävde avancerad kunskap inom programmering, vilket tyvärr saknades. I och med detta fortsatte sökandet, men nu istället efter återförsäljare av appar. Relativt fort hittades en återförsäljare, Sweapp

10, som för en summa pengar framställer den app som kunden önskadar. Denna idé slopades dock också, mycket på grund av att det visade sig vara relativt stora

kostnader i att framställa en app, samtidigt som tillverkningen tog väldigt lång tid. Då tid var någonting som var begränsat under arbetet så ville inga risker tas för att

undvika att inte hinna bli klar eller inte hinna genomföra en testperiod. Om det hade funnits mer tid och pengar hade detta givetvis varit det självklara valet då det skulle ha gett byggservice en app som skulle täcka alla deras behov. Det kan dock vara ett alternativ att ta med sig då det skulle kunna användas i framtiden, efter att själva konceptet med digitaliserad information hunnit testas och företaget är helt säker på att metoden kommer att användas. Sista alternativet var att leta bland befintliga appar för att komma så nära idealet som möjligt. Detta gjordes på App Store, där iPhone appar laddas ned, vilket var relativt begränsat. Det som i första hand söktes

verkligen skulle effektivisera arbetsledarnas arbete. Under kategorin företag så hittades ett flertal appar som laddades ned för att testas. Alla apparna fungerade bra men det var en som innehöll fler användbara verktyg än de andra. För att skydda Peab och deras information och dokument från spridning kommer denna app här att kallas för Byggappen. Denna app kunde göra så att information lagras och delas med ett flertal användare på ett enkelt och smidigt sätt. Det negativa med Byggappen var att det inte gick att redigera dokument som lagts in i den. Detta blev ett problem då appen skulle utrustas med mallen för maskin- och materialåtgång från Bostaden- projekten och fyllas i digitalt på och under varje projekt. Detta innebar att ännu en app skulle behövas, men den här gången en app som skulle kunna redigera Excel- dokumenten. Efter samma procedur så hittades slutligen en som täckte projektets behov. Även denna kommer att döpas om för att skydda Peab, och den kommer kallas för Serviceappen. Med dessa två appar kunde all information tas med ut på

arbetsplatserna och även redigeras under arbetets gång. Apparna och deras

funktioner visades för platschef Anders Fransson som tyckte att konceptet var mycket bra. Apparna laddades ned på alla arbetsledarnas iPhones, så att de alltid skulle ha tillgång till informationen. För att arbetsledarna skulle vara medvetna om alla funktioner så hölls även en kort introduktion för dem. Även arbetsledarna tyckte att det lät lovande och var ganska säkra på att det skulle underlätta deras arbete. Trots den positiva responsen genomfördes en testperiod som sträckte sig över ca två veckor, då arbetsledarna fick testa apparna i sitt dagliga arbete.

3.2.3 Bokningsunderlag för släpvagnar

För att få veta mer om släpvagnarna så kontaktades den ansvariga arbetsledaren Håkan Södrén. Han berättade om problemen de upplevde samt vilka släpvagnar som fanns att tillgå. Inom byggservice har de nio släpvagnar varav sju med kåpa.

Släpvagnarna är märkta med ett nummer mellan 1 och 9 för att lättare kunna hålla ordning på dem, men detta har inte gett önskat resultat. Första idén gick ut på att ordna ett enkelt, digitalt bokningssystem där släpvagnarna skulle kunna bokas in.

Där skulle den enskilde snickaren skriva in vilken period denne ville låna släpet, vem hen var samt vilket släp det gällde. Idén fick dock slopas då det visade sig att

hantverkarna inte hade någon dator att tillgå på arbetsplatsen. En annan idé var att på något sätt kunna boka släpvagnarna genom en iPhone. Detta skulle fungera på ungefär samma sätt som med en dator och det skulle bara vara till att kryssa i olika val. Dessvärre stoppades också denna idé i ett tidigt skede då många av hantverkarna inte ägde någon iPhone. Däremot så fanns det en dator med scanner i Würth butiken som är ansluten till Peabs lokaler. Denna hade kunnat fungera att använda även till släphanteringen och skulle gå till på sådant sätt att nyckeln skulle få en streckkod, precis som en produkt, och då kunna ”köpas” av den som skulle låna släpvagnen.

Sedan när de lämnar tillbaka släpet så skulle nyckeln helt enkelt ”säljas” tillbaka och då vara ledig för någon annan att använda. Idén hade troligen fungerat bra om det inte hade varit så att systemet enbart fick användas till Würth-tillåtna produkter. I och med detta så slutade det hela med en traditionell bokningsblankett som skulle finnas i anslutning med släpvagnarna så att alla skulle kunna ta del av den. För att komma fram till hur utformningen skulle se ut så bestämdes först vad som

bokningsblanketten skulle innehålla. I samråd med Håkan Södrén så resonerades det fram vilken information som skulle framkomma med blanketten:

- Släpnummer, för att veta vilket släp som är bokat.

- Datum för bokningen, så att alla andra ska veta när släpet är bokad från och när den kommer att finnas tillgänglig igen.

- Namn på den som bokar, ifall någon skulle vara i behov av ett släp så vet alla vem det är som har vilket.

- Reparation, ifall någon släpvagn går sönder så vet alla att den är på reparation.

Utav dessa stödpunkter så började en blankett att formas. Hela tiden så var tanken på att den skulle vara enkel och snabb att fylla i då hantverkarna hela tiden är på språng.

Även denna gång användes Microsoft Excel till framställandet, mycket på grund av att det är enkelt att använda samt att om arbetsledarna senare vill ändra på

blanketten så kan de enkelt göra det då många har god erfarenhet med programmet.

Layouten på blanketten var relativt enkel och tog inte vidare lång tid att komma fram till då det inte var så många delar som skulle ingå. Den enda hänsyn som togs var att göra raderna nog stora så att den information som skulle skrivas in, speciellt då detta skulle göras för hand, lätt skulle rymmas. Även släpvagnarnas registreringsnummer och märkning togs med för att underlätta för hantverkarna vid bokningen då det kan vara svårt att komma ihåg vilket släp de vill boka. När första utkastet var färdigt så visades det för Håkan Södrén för godkännande. Blankettens utformning blev bra och behövde inte göras några justeringar på, vilket gjorde att den kunde börja användas relativt fort.

För att blanketten skulle kunna användas på bästa sätt så var även regler, på hur blanketten och släparna skulle användas, nödvändigt att ta fram. Denna skulle innehålla allmän information om hur släpvagnarna används, i vilket skick den ska vara när den återlämnas, vad som ska göras om de gått sönder samt vad som gäller vid privatlån. Stödorden till denna information togs fram under det tidigare mötet med Håkan Södrén. Dessa regler skrevs i Microsoft Word. När reglerna var klara så hängdes dokumentet upp bredvid bokningsblanketten så att alla information fanns på ett och samma ställe.

3.2.4 Mall till vattenskador

På byggservice var Oscar Gustafsson ansvarig arbetsledare för försäkringsskadorna, vilket inkluderar vattenskador. Då han ensam höll i alla vattenskador för Umeå- regionen hade han ofta mycket att göra, och en fungerande mall skulle underlätta hans arbete avsevärt. Detta innebar ett stort krav på att producera någonting som var användbart för både arbetsledare och hantverkare.

Arbetet påbörjades med att sitta ned med Oscar för att få en bättre bild av hur han ville att mallen skulle fungera och vad den skulle förmedla. Det fanns stora likheter med mallen till Bostaden-projekten, då den här mallen skulle användas till liknande ändamål. De delar som kunde kännas igen var noteringar av arbetade timmar, hyrda maskiner och materialanvändning. De saker som han ville fylla på med, och som var viktiga när det gällde vattenskador, var:

- Projektnummer och skadenummer, för att ansvarig arbetsledare på Peab ska veta vilket projekt det handlar om.

- Datum för skadan, för att veta när skadan uppkom.

- Försäkringstagarens² namn, adress, telefonnummer och e-post. För att det ska vara lätt att kontakta kunden vid frågor.

- Försäkringsbolagets kontaktperson och dennes telefonnummer. För att det ska vara lättare att kontakta försäkringsbolaget vid frågor, och komma direkt till den som är har hand om den specifika skadan.

- Telefonnummer och e-post till kontaktpersonen på Peab, för att veta vem som är ansvarig för återställandet och lätt kunna ta kontakt med denne.

- Underentreprenörer (UE), för att veta vilka som har hjälpt till med projektet.

- Arbetets omfattning, en beskrivning gjord av arbetsledaren så att hantverkarna vet vad som kommer att behöva åtgärdas.

- Resor, för att veta hur mycket som ska debiteras för resorna som görs till och från arbetsplatserna.

Dessutom var det viktigt att hålla isär vilka material som köpts in och vilka material som tagits från egna lager, detta för att den slutliga faktureringen ska bli så korrekt som möjligt. När all information om vad mallen skulle innehålla hade samlats in påbörjades arbetet med layouten. Det var viktigt att den skulle vara lätt att hantera och fylla i så att både hantverkarna och arbetsledarna kunde ägna mer tid åt själva arbetena. Då det var så många delar som skulle rymmas i mallen kändes det bäst att ha en stående disposition för att enklare kunna passa in alla delar. Då det är viktigt att personuppgifter och kontaktinformation är lättillgängligt kändes det självklart att projektinformationen skulle stå längst upp på första sidan. Ett antal olika alternativ skissades upp för att enklare kunna jämföra dessa och välja ut det eller de mest lättanvända. I samband med detta hämtades lite inspiration från två gamla

arbetsordrar, se figur 47 och 48 i bilagor, just för att se hur en sådan kunde se ut. När skissandet var gjort var det en mall som kändes enkel att förstå och enklare att fylla i än de andra alternativen. Denna mall valdes för fortsatt utvecklande. De tankegångar som fanns under framställandet och utvecklandet var följande:

1. Dispositionen på den var sådan att all information om projektet skulle stå först, precis som tidigare beslutat.

2. Efter projektinformationen behövdes utrymme för att skriva in arbetets

omfattning, då detta bör stå i närheten av kontaktinformationen om det skulle dyka upp några frågor. Dessutom skulle det vara enkelt att koppla ihop projekt- och skadenummer med de åtgärder som skulle genomföras, för att få en bättre uppfattning om projektet.

3. Vidare så kändes det som att material- och maskinanvändningen skulle höra ihop, då de båda hanteras i samband med varandra ute på arbetsplatserna.

Dessutom införskaffas oftast maskiner och material samtidigt, innan arbetet påbörjas, och genom att placera dessa fält efter varandra skulle det bli enklare att fylla i dem samtidigt. Denna information kräver dock relativt mycket utrymme, om mycket material/maskiner behövs till projekten, så därför valdes dessa fält att placeras på en helt egen sida så att allt skulle rymmas med god marginal.

4. Det som återstod nu var arbetstimmar, gjorda resor samt underentreprenörer.

Allt detta skulle rymmas på förstasidan som redan var relativt fullspäckad. Detta gjorde att dessa tre kategorier var tvungna att optimeras för att allt skulle

rymmas. Arbetade timmar och gjorda resor fick placeras under samma avsnitt, vilket visade sig vara ett smart val då resorna kunde skrivas på samma rad som namnet och det blev enklare att hålla ordning på hur många resor varje enskild

2Försäkringstagare innebär den person som är utsatt för skada och är tvungen att använda sig av sin försäkring.

person gjort. Slutligen fick underentreprenörerna ett eget avsnitt, dock väldigt komprimerat, men all nödvändig information rymdes.

Efter detta började arbetsordern framställas med hjälp av Microsoft Excel. Då

konceptet i princip var klart tog det inte alltför lång tid att ta fram det första utkastet.

Det svåra vid tillverkningen var att få allting att se symmetriskt ut samt att passa in alla kolumner och rader, precis som vid framställningen av Bostaden-mallen. När allt var klart visades förslaget för den ansvariga arbetsledaren Oscar samt för platschef Anders Fransson och båda tyckte att arbetsordern så bra ut och att den relativt fort skulle börja användas i tjänst. Några små justeringar och förbättringar gjordes, såsom att automatisk summering infördes i programmet vilket fick arbetade timmar, antal resor, kostnader för material samt kostnader för maskiner att summeras av

programmet automatiskt. Allt detta gjordes för att förenkla arbetsledarnas arbete med att sammanställa arbetsorderna, vilket visade sig uppskattat.

3.2.5 Formulär, kundöverenskommelse vid vattenskador

Det händer ofta att den drabbade kunden vid en vattenskada inte har så god kunskap om vad en sådan skada innebär. Många gånger blir arbetena försenade bara för att kunderna gör sena ändringar eller vill göra tillägg till det som redan täcks av försäkringen. Detta gör att frågor från de drabbade, både före, under och efter

återställandet, tar upp mycket av arbetsledarnas tid. Därför var det nödvändigt att ta fram ett underlag som kunde informera försäkringstagaren om vad som gäller vid ändringar eller tilläggsarbeten. Det skulle också göra det lättare för kunderna att kommunicera önskade ändringar gällande reparationen till arbetsledarna.

Framtagandet av denna typ av kundöverenskommelse började med att, på samma sätt som med mallen till vattenskadorna, räkna upp vilken information som skulle vara nödvändig och vad den skulle förmedla. Detta gjordes för att underlätta framställningen av överenskommelsen och för att lättare kunna ta fram ett förslag.

Efter att ha diskuterat med arbetsledare Oscar Gustafsson bestämdes det att de delar som skulle vara nödvändiga att ta med i överenskommelsen var:

- Projektnummer och skadenummer, för att ansvarig arbetsledare på Peab ska veta vilket projekt som skadan gäller.

- Datum för skadan, för att veta när överenskommelsen skickades ut.

- Försäkringstagarens namn, adress, telefonnummer och e-post, för att det ska vara lätt att kontakta kunden vid frågor samt att kunden kan redigera/fylla i ofullständiga uppgifter.

- Försäkringsbolagets kontaktperson och dennes telefonnummer, för att det ska vara lättare för både kunden och arbetsledaren att kontakta försäkringsbolaget vid frågor och komma direkt till den som har hand om skadan.

- Telefonnummer och e-post till kontaktpersonen på Peab, för att veta vem som är ansvarig för återställandet och göra det lättare för kunden att ta kontakt med hen.

- Information om kostnader vid beställning av tilläggsarbeten, för att kunden enklare ska kunna se vad eventuella ändringar skulle medföra för kostnader.

- Information om ROT-avdrag och hur det fungerar, för att kunden ska få en grundläggande kunskap om vad ROT-avdrag verkligen innefattar.

- Formulär som enkelt kan fyllas i av försäkringstagaren om eventuella tilläggsarbeten, så att arbetsledaren snabbare kan få den informationen.

- Namnteckning för att godkänna att tilläggsarbetena utförs, för att bevisa att kunden verkligen beställt dessa.

När det gällde kostnadsinformation, alltså vad de debiterar för olika delar av ett arbete, diskuterades det under min träff med Oscar. Den kostnadsinformation som ansågs viktigast att ha med var följande:

- Timkostnader för hantverkare

- Kostnader för transporten till och från arbetsplatsen.

- Arvoden för underentreprenörer.

- Arvoden för materialkostnader.

- Övriga kostnader såsom merkostnader vid regeländringar m.m.

Vissa av dessa kostnader kunde variera något beroende på hur ursprungsskadan såg ut, samt att oväntade kostnader kunde uppkomma vilket var nödvändigt att göra kunden medveten om. Detta innebar att vissa delar enbart skulle visa vad som skulle kunna inkluderas i priset och inte exakt vad det kunde kosta. Under träffen

diskuterades även avtalen för ändrings- och tilläggsarbeten och hur dessa debiteras, alltså antingen löpande eller till fast pris. Löpande avtal var att föredra och användes oftast då skador kan vara relativt oberäkneliga. Fast pris förekom, men relativt sällan, men då diskuterades priset istället fram efter speciella överenskommelser innan arbetet påbörjades. Efter träffen var all nödvändig information insamlad och framställandet av kundöverenskommelsen kunde påbörjas. Precis som vid framställningen av de andra mallarna skissades ett antal layouter fram innan en valdes ut. För att arbetsledarna enkelt skulle känna igen konceptet valdes samma utformning som vid arbetsorderna, åtminstone när det gällde kontaktinformationen, för att få en röd tråd i de olika underlagen. När alternativen sedan skissades upp var det naturligt att försöka få in all information om tilläggsarbeten på samma sida som projektinformationen och att beställningar av eventuella tilläggsarbeten skulle få en egen sida. Detta skulle göra det enklare för arbetsledaren att dela upp dokumentet i två och enbart ta ut beställningen och inte informationsformuläret, då det till största del är avsett för kunden. När uppdelningen och konceptet för formuläret var klart påbörjades framställningen i Microsoft Excel. Projektinformationen gjordes likadan som till mallarna för vattenskador då exakt samma information skulle vara med i överenskommelsen. Därefter gjordes förklaringar av:

- Hur tilläggsarbeten debiteras och efter vilka överensstämmelser, dvs.

löpande avtal eller till ett fast pris.

- Vad ett löpande avtal omfattar, alltså vad för delar som debiteras och hur stor kostnaden blir för varje del.

- Att försäkringstagaren skriftligen måste göra en beställning om denne vill göra tilläggsarbeten utöver försäkringsskadan.

- Vad ROT-avdrag innebär och vad som kan inkluderas i det.

Den största delen av informationen till detta togs fram vid den tidigare träffen med Oscar och behövde i princip bara sammanfattas och sättas in i rätt ordföljd. Som hjälpmedel, för att få en bättre uppfattning om försäkringsskador, överlämnade Oscar även en broschyr över vad ett försäkringsbolag, i detta fall Tre kronor, tar med vid en eventuell försäkringsskada, se figur 49-52. Det enda information som fick

sökas på annat håll var om ROT-avdrag. Den information som hittades och sedan användes i formuläret var från skatteverkets hemsida 19 samt från rotavdrag.se

10. Båda dessa hemsidor beskrev utförligt vad som gäller vid nyttjande av ROT- avdrag. Denna information sammanfattades så att det mest nödvändiga skulle tas med i formuläret och placerades in under en egen rubrik. För att arbetsledaren sedan ska veta om kunden verkligen har läst och förstått vad som gäller vid tilläggsarbeten så lades ett avsnitt in för godkännande, för att bekräfta att kunden förstått vad det innebär att göra en beställning samt att de godkänner priserna för de olika delarna av ett tilläggsarbete.

Utformandet av beställningsformuläret och vad det skulle innehålla påbörjades. För att få kunden att skriva så mycket information som möjligt om vilka åtgärder de vill ha utfört, utan att komplicera formuläret och på så sätt avskräcka kunden, gällde det att använda sig av rätt typ av rubriker och avsnitt. Den information som var

nödvändig att veta för arbetsledaren var:

- Vad det är som kunden vill ha gjort, alltså en beskrivning av arbetet samt vars det ska utföras.

- Materialspecifikation så att arbetsledaren kan beställa rätt typ av material.

T ex om det gäller ett badrum som ska kaklas så ska information om vad för typ av kakel det ska vara samt en uppskattning på hur mycket som behövs skrivas ned av kunden i beställningen.

- Dessutom så ska det finnas utrymme för om annan information vill ges från kunden, t ex att de vill att badrummet ska göras klart innan hallen osv.

All denna information passades in på en egen sida och med rubrikerna: beskrivning, materialval och övrigt, för att göra det enkelt för både kunden att fylla i samt för arbetsledaren att förstå. Dessutom för att arbetsledaren skulle kunna hålla koll på vilket projekt som beställningen kommer ifrån så var även skade- och

projektnummer tvunget att finnas med på den här sidan eftersom att de två sidorna kan separeras. Även på denna sida så kompletterades det med ett avsnitt för

godkännande, så att beställningen som kunden gjort godkänns av denne. Detta för att kunden inte i efterhand ska kunna komma och säga att den inte beställt det som gjorts, utöver försäkringsskadan, eller att de inte valt de materialen som är ditsatta.

Det är faktiskt någonting som händer med jämna mellanrum och är då svårt för arbetsledaren att kunna bevisa att kunden verkligen beställt det som är utfört.

När alla delar var på plats i formuläret och de sista små justeringarna var gjorda så visades överenskommelsen för den ansvarige arbetsledaren Oscar och han tyckte att det såg bra ut och inga större ändringar var tvungna att göras. I och med det så var överenskommelsen klar och kunde testas i verkligheten.

3.2.6 Arbetsplatsdispositionsplan över gårdsplan

Som nämnt tidigare i problembeskrivningen så har byggservice en stor gårdsplan som skulle vara en mycket bra resurs till att kunna köpa in stora partier av material och lagra dem där. Detta skulle ge billigare materialinköp och mindre körningar fram och tillbaka till byggvaruhandeln.

Figur 4. Satellitfoto över gårdsplanen, byggservice Peab

För att det skulle vara möjligt så var ett underlag på hur gårdsplanen skulle kunna disponeras tvunget att tas fram, en så kallad APD-plan. Men för att kunna genomföra det så behövdes det ritningar över gårdsplanen så att förslaget skulle bli så realistiskt som möjligt. Dock så var just ritningar över detta område någonting som inte fanns inom Peab, så det fick lösas på ett annat sätt. Många tjänster på internet erbjuder satellitkartor över angivna områden och det var precis det som kom att användas. För att få en bra översikt hur det såg ut så användes Google maps 11, då de är väldigt stora inom just satellitkartor och har väldigt uppdaterad information. Med hjälp av Google maps så söktes adressen, som Peab byggservice är beläget på, fram och resultatet som visades var en satellitbild över kontoret och gårdsplanen med

tillhörande måttsystem, se figur 4 eller för större storlek se figur 29, bilagor. Då det inte gick att direkt kopiera bilden så användes programmet skärmklippverktyget³, som finns på de flesta datorer, för att kunna ”klippa ut” och använda satellitbilden.

För att få ut ungefärliga mått på de olika delarna på kartan så kopierades bilden in i programmet Revit Architecture för att sedan från den kunna rita av gårdsplanen. Det svåra var inte att kopiera in filen utan att få den i rätt skala. Detta löstes på sådant sätt att en linje ritades ut i programmet som var precis tjugo meter, precis som måttsystemet på bilden, och använde det som jämförelse med bildens måttsystem.

Sedan så förstorades bilden till dess att måttsystemet i bilden och linjen i

programmet var lika stora. I och med det så blev de olika delarna som fanns i bilden så pass skalenliga att det ansågs vara godtagbart nära med verkligheten och kunde användas. Med hjälp av bilden så ritades alla byggnader, containrar och övriga föremål ut samt att alla områden där det låg material och annat skräp färgades grått med hjälp av en funktion i Revit som heter region. Detta gjordes för att enklare kunna se hur mycket utrymme som fanns kvar samt hur stor del av gårdsplanen som var täckt med föremål. I samband med detta så togs även satellitbilden bort så att det

3Skärmklippverktyget är ett program som ”klipper ut” en vald yta på skärmen och gör den till en bildfil, t ex (JPEG).