Örebro kommun |2020-10-28| |Sov 82/2020|
orebro.se
Uppföljning av kvalitetskrav
Service
Utförare: Maximal Assistans AB
Inledning
Enheten för uppföljning har följt upp kvalitetskrav i er verksamhet.
Kvalitetskraven har sin utgångspunkt i det avtal verksamheten tecknat med Programnämnd social välfärd Örebro kommun, Sov 17/2020. En uppföljning av kvalitetskrav genomförs minst en gång var tredje år på uppdrag av
Programnämnd Social välfärd.
Uppföljning av kvalitetskrav syftar till att utveckla och förbättra verksamheten.
Maximal Assistans AB
Maximal Assistans AB utför fixartjänst samt servicetjänster i form av fönsterputs, inköp, städning och tvätt, i hela Örebro kommun. Företaget har cirka 120
kunder.
Beslut
Enheten för uppföljning har identifierat brister i er verksamhet och beslutar därmed att Maximal Assistans AB ska åtgärda bristerna och upprätta en
åtgärdsplan. Åtgärdsplanen ska innehålla åtgärdsaktiviteter, tidplan och ansvarig för respektive åtgärd. Maximal Assistans AB ska senast den 16 november 2020 skicka in åtgärdsplanen till egetval@orebro.se
Bedömningen är att utföraren brister i följande kvalitetskrav
• Ledningssystem för kvalitet - Samverkan - Riskanalyser - Egenkontroller
- Utredning av avvikelser - Rapporteringsskyldighet
• Uppdraget
• Dokumentation
• Delaktighet
Med anledning av ovanstående brister ska utföraren även skicka in följande handlingar:
• Rutin för intern och extern samverkan
• Rutiner för egenkontroll av dokumentation och hygien
• Rutin för klagomålshantering och för hur kunder och anhöriga ges möjlighet att lämna synpunkter och klagomål direkt till kommunen
• Rutiner kring utbildning, rapportering och anmälan i enlighet med lex Sarah
• Rutin för mottagande av uppdrag och för hur genomförandeplaner upprättas och hålls aktuella
Handlingarna ska vara inskickade till egetval@orebro.se senast den 11 december 2020.
Med anledning av omfattningen av bristerna är Maximal Assistans AB från och med 29 oktober 2020 klockan 12.00 avstängd från valbarhet och ickeval.
Avstängning kvarstår till dess att bristerna är åtgärdade i tillräcklig omfattning.
Enheten för uppföljning kommer följa upp att identifierade brister är åtgärdade i tillräcklig omfattning genom en resultatuppföljning. En resultatuppföljning kommer genomföras efter den 11 december 2020. Resultatuppföljningen innebär granskning av inkomna rutiner, dokumentationsgranskning gällande aktuella genomförandeplaner och granskning av verkställighetsjournaler.
Om brister kvarstår vid en resultatuppföljning kan Enheten för uppföljning komma att vidta ytterligare sanktioner i enlighet med gällande avtal. Utebliven åtgärd eller åtgärd som inte hanteras inom föreskriven tid kan leda till väsentligt avtalsbrott. Ett väsentligt avtalsbrott föreligger om fel i tjänsten påpekats av Enheten för uppföljning vid två tillfällen men trots det inte åtgärdats inom föreskriven tid.
Bedömning
Uppfyllda kvalitetskrav
Resultatet visar att utföraren uppfyller nedanstående kvalitetskrav.
Bemötande
Enligt avtalet ska ni bland annat respektera och lyssna till kunden och respektera kundens integritet och självbestämmande. Genom att granska Örebro kommuns senaste kundundersökning ser vi att era kunder är nöjda med hur de blir bemötta av er personal.
Hygien
Ni ska följa krav i avtal och föreskrifter. Detta innebär bland annat att ni ska tillhandahålla arbetskläder och säkerställa att personalen tvättar sina arbetskläder på arbetsplatsen. Vidare ska ni tillhandahålla skyddsutrustning till personalen.
Under intervjun som genomfördes i samband med denna uppföljning intygar ni att ni uppfyller detta.
Brister i kvalitetskrav
Resultatet visar att utföraren brister i kvalitetskrav. Nedan redovisas de brister som föranlett beslut om åtgärdsplan.
Ledningssystem för kvalitet
Samverkan
För att kunna säkra kvaliteten på insatser inom socialtjänsten är samverkan en förutsättning. Detta gäller samverkan inom den egna verksamheten såväl som med olika externa parter. Rutin för samverkan ska ingå i ert ledningssystem för kvalitet. Enligt avtalet ska ledningssystemet uppfylla de krav som finns i
Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). Där framgår att rutin för samverkan ska finnas upprättad och att det i rutinen ska framgå ett bestämt tillvägagångssätt och hur ansvaret är fördelat i verksamheten.
I samband med denna uppföljning ombads ni inkomma med er rutin för hur samverkan sker mellan personal och funktioner inom den egna verksamheten samt för hur extern samverkan sker med andra aktörer, vårdgivare och myndigheter.
Granskad beskrivning av extern samverkan innehåller exempel på olika
funktioner som ni samverkar med. I beskrivningen av intern samverkan framgår vilka olika kommunikationskanaler ni använder er av för er interna samverkan.
Det ni har skickat in är dock inte rutiner enligt föreskriften. Det framgår inte att ni har identifierat de processer där samverkan krävs, inte heller har ni beskrivit hur samverkan sker.
Ni ska inkomma med rutin för extern såväl som intern samverkan. I rutinen ska tillvägagångssätt och ansvarsfördelning framgå.
Ledningssystem för kvalitet
Riskanalyser
Riskanalyser ska enligt SOSFS 2011:9 genomföras förebyggande och fortlöpande för att identifiera risker som kan komma att påverka verksamhetens kvalitet. För varje händelse som bedöms innebära en risk ska ni uppskatta sannolikheten för att händelsen inträffar och bedöma vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden. Riskanalyser som genomförs ska dokumenteras.
I samband med denna uppföljning ombads ni inkomma med er beskrivning av hur ni arbetar med riskanalyser. Beskrivningen skulle även innehålla en
sammanställning av de riskanalyser som er verksamhet genomfört det senaste året.
I granskad beskrivning av hur ni arbetar med riskanalyser framgår att ni utgår från klagomål och synpunkter för att identifiera brister och för att förebygga
uppkomsten av nya. Detta hör dock till avvikelsehanteringen och inte till
riskanalyser. Den sammanställning ni bifogat innehåller exempel på två avvikelser
som ni har hanterat. Den innehåller även ett exempel på en genomförd riskanalys gällande hanteringen av hygienen i samband med Covid-19. Det framgår inte hur ni dokumenterar arbetet med riskanalyser eller vem som ansvarar för det.
Ni ska i åtgärdsplanen beskriva hur ni på en systematisk nivå framledes kommer arbeta med riskanalyser för att uppfylla krav i avtal och föreskrifter.
Ledningssystem för kvalitet
Egenkontroller
Ni ska regelbundet genomföra egenkontroller av den egna verksamheten. Det innebär enligt SOSFS 2011:9 att på ett systematiskt sätt följa upp och utvärdera verksamheten och kontrollera att lagar, föreskrifter och styrdokument efterlevs.
Utöver de krav som ställs i ovan föreskrift ska ni enligt avtalet genomföra egenkontroller avseende hygien och dokumentation.
I samband med denna uppföljning ombads ni inkomma med er beskrivning av hur ni arbetar med egenkontroller. Beskrivningen skulle även innehålla en sammanställning av vilka egenkontroller ni genomfört det senaste året.
I den granskade beskrivningen av hur ni arbetar med egenkontroller framgår att era egenkontroller avser planering och personalens attityd och förhållningssätt.
Beskrivningen saknar egenkontroller på en systematisk verksamhetsnivå enligt krav i avtal och föreskrifter. Er sammanställning över genomförda egenkontroller visar att ni har genomfört en egenkontroll under året och den föranleddes av att ni redan hade identifierat en brist.
Vidare framgår det både i er beskrivning och er sammanställning att ni saknar rutiner för och inte genomfört egenkontroller avseende hygien och
dokumentation, vilket är krav i avtalet.
Ni ska inkomma med rutiner för egenkontroll av dokumentation och hygien. I rutinerna ska tillvägagångssätt och ansvarsfördelning framgå.
I åtgärdsplanen ska ni beskriva hur ni på en systematisk nivå framledes kommer arbeta med egenkontroller för att uppfylla krav i avtal och föreskrifter.
Ledningssystem för kvalitet
Utredning av avvikelser
Enligt SOSFS 2011:9 ska er verksamhet ta emot och utreda klagomål och synpunkter gällande kvalitet. Inkomna klagomål och synpunkter ska även sammanställas och analyseras.
I samband med denna uppföljning ombads ni inkomma med er rutin för hur ni hanterar klagomål och synpunkter enligt ovan. Ni ombads även inkomma med en sammanställning av de avvikelser ni registrerat i avvikelsemodulen under året.
Den granskade rutinen för er klagomålshantering innehåller beskrivning av hur ni arbetar efter fastställande av klagomål. Rutinen saknar beskrivning av hur
klagomål och synpunkter tas emot, utreds, åtgärdas, analyseras och sammanställs.
Rutinen saknar även beskrivning av vem som gör vad i detta arbete.
Ni har inte rapporterat några avvikelser under året.
Under intervjun i samband med denna uppföljning framkom att ni saknar rutin för hur kunder och anhöriga ges möjlighet att lämna synpunkter och klagomål direkt till kommunen.
Ni ska inkomma med reviderad rutin för er klagomålshantering samt rutin för hur kunder och anhöriga ges möjlighet att lämna synpunkter och klagomål direkt till kommunen. I rutinerna ska tillvägagångssätt och ansvarsfördelning framgå.
Ledningssystem för kvalitet
Rapporteringsskyldighet
Enligt avtalet ska ni ha upprättade rutiner kring utbildning, rapportering och anmälan i enlighet med lex Sarah.
I samband med denna uppföljning ombads ni inkomma med dessa rutiner. Ni svarade att personalen arbetar efter upprättade rutiner kring
rapporteringsskyldigheten men några rutiner har inte inkommit till Enheten för uppföljning.
Ni ska inkomma med rutiner kring utbildning, rapportering och anmälan i enlighet med lex Sarah. I rutinerna ska tillvägagångssätt och ansvarsfördelning framgå.
Uppdraget
Enligt avtalet ska ni för samtliga kunder påbörja en genomförandeplan omgående och färdigställa den senast 30 dagar efter mottaget uppdrag. För att en
genomförandeplan ska vara aktuell ska ni följa upp planerade insatser vid behov eller minst var tredje månad. Ni ska även ha rutin för daglig hantering för mottagande av uppdrag och för hur genomförandeplaner upprättas och hålls aktuella.
I samband med denna uppföljning valde vi slumpmässigt ut 30% (36st.) av era kunder för granskning av deras genomförandeplaner. Av dessa hade endast 9st aktuella genomförandeplaner vilket gör att ni inte uppfyller kravet.
Ni ska inkomma med rutin för mottagande av uppdrag och för hur
genomförandeplaner upprättas och hålls aktuella. I rutinerna ska tillvägagångssätt och ansvarsfördelning framgå.
Dokumentation
Enligt SOSFS 2014:5 ska faktiska omständigheter och händelser av betydelse framgå i dokumentationen. Det ska gå att följa den individuella
omsorgsprocessen, vad som har genomförts och hur situationen ser ut för kunden.
I samband med denna uppföljning valde vi slumpmässigt ut 30% (36st) av era kunders journaler för granskning. Samtliga journaler saknar kontinuerliga anteckningar vilket gör att ni brister i denna avtalspunkt.
Ni ska i åtgärdsplanen beskriva hur ni planerar att framledes arbeta för att er dokumentation ska uppfylla krav i avtal och föreskrifter.
Delaktighet
Enligt avtalet ska ni, inom ramen för uppdraget, utforma insatserna tillsammans med kunden. Ni ska tillgodose kundens önskemål och ge kunden möjlighet att påverka och bestämma över sitt liv. Kundens delaktighet ska synas i plan, genomförande och uppföljning.
I samband med denna uppföljning har vi tagit del av era kunders svar i Örebro kommuns senaste brukarundersökning. Ni ligger över riktvärdet vad gäller kundernas nöjdhet avseende delaktighet och inflytande, för de kunder som har svarat i undersökningen.
I vår granskning av era genomförandeplaner (se under punkten Uppdraget ovan) framgår dock att majoriteten av era kunder saknar en aktuell plan, eller saknar plan helt. Det innebär att era kunder, oavsett deras upplevelse och nöjdhet, inte har fått vara delaktiga i planeringen av deras insatser i den utsträckning avtalet kräver. Genomförandeplanen ska upprättas inom 30 dagar från mottaget uppdrag och uppdateras tillsammans med kunden vid behov eller minst var tredje månad.
Ni ska upprätta eller uppdatera era genomförandeplaner för alla kunder där aktuell plan saknas. Kundens individualitet och delaktighet ska gå att utläsa.
Metod
Avtalscontrollers inom Enheten för uppföljning har samlat in och granskat nedanstående underlag. Underlaget ligger till grund för det beslut som Enheten för uppföljning fattat i denna rapport. Uppföljningen har även innefattat ett digitalt möte med utföraren. Under det digitala mötet uppgav utföraren att de hade vissa av de efterfrågade rutinerna upprättade. Enheten för uppföljning gav utföraren möjlighet att komplettera med dessa, vilket utföraren aldrig gjorde.
Underlag för bedömning:
• Intervju
• Synpunkter och klagomål
• Avvikelser
• Journal
• Dokumentation
• Kundundersökning
• Myndighetsinformation
• Rutiner
• Policy
• Årsberättelse, verksamhetsplan
Cecilia Hamp Avtalscontroller
Enheten för uppföljning Myndighetsverksamheten Örebro kommun
