Erika Stolpe
Den digitala arbetsplatsen inom metallindustrin
En intervjustudie av fyra företag i Värmland
The digital workplace in the metal industry
An interview study of four companies in Värmland
Informatik C-uppsats
Termin: VT-19
Handledare: Monika Magnusson
Abstract
Denna uppsats har syftet att bidra till en förståelse av tillämpningen av den digitala
arbetsplatsen inom metallindustrin. Den fokuserar på hur metallindustrin använder digitala tekniker för att samarbeta internt och externt samt undersöker om metallindustrin ser några drivkrafter och/eller hinder för att utveckla den digitala arbetsplatsen. Empirin som ligger till grund för uppsatsen baseras på kvalitativa intervjuer av nyckelpersoner från fyra
metallindustriföretag i Värmland.
Resultatet av studien visar att företag inom segmentet använder sig av
informationsskärmar på väggen, intranät, sociala teknologier, sociala medier, affärssystem, e- mail, videokommunikation och digital teknik för att hantera och dela dokument. Resultatet visar att den digitala arbetsplatsen mestadels används för envägskommunikation och att tvåvägskommunikation mestadels sker via fysiskt möte. Det visar också att det finns en vilja inom metallindustrin i Värmland att utveckla den digitala arbetsplatsen men det finns hinder som påverkar om de ska utveckla. De hinder som upptäckts är; kunders behov och utveckling, kostnader och inre motstånd inom organisationen. De drivkrafter som har upptäckts är; att främja samarbete genom att hantera och koordinera grupper, att effektivt kunna förmedla mer information till produktionsgolvet, kunders behov och utveckling och värdet som digitala verktyg skulle ge för verksamheten.
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 1
1.1 Bakgrund ... 1
1.2 Syfte och frågeställningar ... 2
1.3 Målgrupp ... 2
1.4 Avgränsning ... 3
1.5 Metod ... 3
1.5.1 Kvalitativa intervjuer ... 3
1.5.2 Urval ... 5
1.5.3 Validitet och reliabilitet ... 5
1.5.4 Etiska överväganden inklusive GDPR ... 6
1.5.5 Kvalitativ analys av data ... 6
1.6 Begreppsförklaringar ... 7
2 Litteraturöversikt ... 8
2.1 Litteratursökning ... 8
2.1.1 Exempel på sökning ... 8
2.1.2 Reflektion på litteratursökning ... 9
2.2 Den digitala arbetsplatsen ... 9
2.3 Digital teknik ... 11
2.3.1 Intranät ... 12
2.3.2 Enterprise collaboration system ... 12
2.4 Samarbete via den digitala arbetsplatsen ... 13
2.5 Nivåer för användning av den digitala arbetsplatsen ... 14
2.5.1 Grundläggande användning ... 15
2.5.2 Utökad användning ... 16
2.5.3 Avancerad användning ... 16
2.6 Drivkrafter med den digitala arbetsplatsen ... 17
2.7 Hinder för den digitala arbetsplatsen ... 18
2.8 Analysmodell ... 19
3 Resultat och Analys ... 21
3.1 Genomförande av undersökning ... 21
3.1.1 Intervjuöverblick och respondenter ... 22
3.2 Samarbete inom den digitala arbetsplatsen ... 23
3.2.1 Tvåvägskommunikation ... 23
3.2.2 Envägskommunikation ... 24
3.2.3 Hantera och dela dokument ... 26
3.3 Tillämpningsnivå av den digitala arbetsplatsen ... 27
3.4 Utveckling av den digitala arbetsplatsen ... 28
4 Slutsatser ... 31
4.1 Svar på frågeställningar ... 31
F1 På vilket sätt tillämpar företag inom metallindustrin i Värmland den digitala arbetsplatsen för att samarbeta? ... 31
F2 Vilka drivkrafter och/eller hinder ser metallindustrin i Värmland för att utveckla den digitala arbetsplatsen? ... 32
4.2 Egna reflektioner ... 32
Omnämnande ... 34
Referenser ... 35
Bilagor ... 37
1 Inledning 1.1 Bakgrund
Dagens arbetsplats ser annorlunda ut jämfört med för ett par tiotal år sedan. Idag är det en ny typ av arbetsplats, nämligen den digitala arbetsplatsen. Den digitala arbetsplatsen är en digital arbetsmiljö som innehåller digitala tekniker som hjälper människor i arbetet (Berg &
Gustavsson 2016; Dery et al. 2017; Haddud & McAllen 2018; Schmidt et al. 2018; Williams
& Schubert 2018). Den omfattar all teknik och alla system som anställda använder för att utföra sitt arbete (Deloitte u.å.). Det kan vara allt från e-mail och chattgrupper för att kommunicera med varandra till delade kalendrar för att boka möten (Deloitte u.å.).
Den digitala arbetsplatsen gör det möjligt för kunskapsdelning inom en organisation, genom att anställda kan kommunicera med varandra och ta del av varandras kunskaper oavsett var de befinner sig i organisationen (Skaržauskiené et al. 2013). Schmidt et al. (2018) skriver om kunskap som en avgörande faktor för att organisationer ska lyckas och att den digitala arbetsplatsen är en viktig del för att kunskap ska kunna flöda genom organisationer.
Idag kan organisationer använda olika kommunikationskanaler, som t.ex. chattgrupper, där anställda kan kommunicera fritt med varandra. Det leder till en öppen och dynamisk
kommunikation och möjlighet att kunna kommunicera i realtid även om de anställda befinner sig på olika platser (Baptista & Galliers 2012). Den digitala arbetsplatsen möjliggör för bättre kommunikation både internt i organisationen men också externt med kunder och
samarbetspartners (Snow et al. 2017).
Den digitala arbetsplatsen skapar en möjlighet att utföra sitt arbete var som helst (Heinström 2017). Förut var arbetsplatsen en bestämd fysisk plats dit man gick och utförde sitt arbete. Idag, med den digitala arbetsplatsen, kan man flytta ut arbetet till olika platser som tidigare inte setts som en arbetsplats. Det innebär att man kan utföra sitt arbete hemma i soffan eller på tåget likaväl som på ett kontor (Heinström 2017). Den digitala arbetsplatsen gör det möjligt att få tillgång till information och tjänster oavsett fysisk plats vilket skapar en mer flexibel arbetsplats.
Berg och Gustavsson (2016) skriver att allt för ofta installeras digitala verktyg utan någon närmare eftertanke eller planering. De digitala arbetsmiljöerna har vuxit fram utan någon genomtänkt strategi och det gör att det som var tanken att hjälpa oss i arbetet och göra det enklare, istället gör det svårare. När fler system och mer teknik införs på arbetsplatsen blir komplexiteten större. Berg och Gustavsson (2016) menar därför att den digitala arbetsplatsen ska utformas med eftertanke för att hjälpa i arbetet och inte försvåra det. De beskriver den digitala arbetsplatsen enligt följande: ”Den digitala arbetsplatsen är en digital arbetsmiljö som medvetet utformas utifrån ett helhetsperspektiv, med användarna i centrum” (Berg &
Gustavsson 2016, s. 34).
Arbetsmiljöerna blir mer och mer digitala oavsett bransch eller arbete. Den digitala arbetsplatsen sträcker sig längre än bara till kontorsarbeten. I de flesta yrken idag använder anställda sig av någon digital teknik som en del i sitt arbete (Berg & Gustavsson 2016). T.ex.
kassörskan på en snabbmatsrestaurang. Idag knappar hon in på skärmen vad kunden beställer för att beställningen sedan ska hamna hos personalen i köket. Utan digitala verktyg hade kanske kassörskan skrivit beställningen på en lapp och lämnat den till personalen i köket.
Den digitala arbetsplatsen skapar möjligheter att nå kunder och leverantörer över hela världen. En organisation kan vidga sin kundkrets över hela världen istället för att bara fokusera lokalt. Samtidigt som organisationer kan utveckla sin kundkrets över hela världen ökar den globala konkurrensen. Richter et al. (2017) skriver om den ökade globala
konkurrensen för tillverkningsindustriföretag och om en ny generation av IT. De diskuterar kring nya sätt att arbeta i ”smarta fabriker” och menar att det har skett flera framsteg inom digital teknik. Ritcher et al. (2017) förklarar att tillverkningsföretag behöver utnyttja dessa tekniska framsteg samtidigt som de behöver behålla en företagskultur som främjar en effektiv arbetskraft. Frågan är då, hur utnyttjar tillverkningsindustrin de tekniker som finns i den digitala arbetsplatsen?
Den här uppsatsen görs på uppdrag av Soleil IT som är ett IT-konsultbolag med fokus på webb och integrationer. Soleil IT erbjuder tjänster för den digitala arbetsplatsen genom att skapa ordning i den digitala arbetsmiljön. Det handlar om att organisera och utnyttja de hjälpmedel och verktyg som kunderna redan har men också om att förbättra deras sätt att kommunicera, samarbeta och hantera information.
De flesta av Soleil IT:s kunder är offentlig sektor eller stora företag. I dagsläget har de ingen kund från tillverkningsindustrin och därför vet de inte i vilken grad det segmentet har utvecklat eller använder den digitala arbetsplatsen. Soleil IT vill därför undersöka den digitala arbetsplatsen inom tillverkningsindustrin för att ta reda på hur segmentet tillämpar den
digitala arbetsplatsen. Vad används den digitala arbetsplatsen till, vilka tekniker används och hur. Under min litteraturstudie visade det sig att det fanns en brist på studier angående den digitala arbetsplatsen inom tillverkningsindustrin, vilket tyder på att den här studien behövs.
1.2 Syfte och frågeställningar
Syftet med undersökningen är att bidra till en förståelse för den digitala arbetsplatsen inom metallindustrin, med fokus på att samarbeta både internt inom företaget och externt med kunder och leverantörer. Arbetet ska redogöra för vilken nivå metallindustrin tillämpar den digitala arbetsplatsen och vilka digitala tekniker som används för att samarbeta. Vidare ska arbetet undersöka vilka drivkrafter och/eller hinder metallindustrin ser för att utveckla den digitala arbetsplatsen.
F1. På vilket sätt tillämpar företag inom metallindustrin i Värmland den digitala arbetsplatsen för att samarbeta?
F2. Vilka drivkrafter och/eller hinder ser metallindustrin i Värmland för att utveckla den digitala arbetsplatsen?
1.3 Målgrupp
Uppsatsen riktar sig till tillverkningsföretag som är intresserade av att utveckla eller effektivisera sitt sätt att samarbeta inom organisationen med hjälp av den digitala
arbetsplatsen. Den riktar sig till tillverkningsföretag som är intresserade av eller nyfikna på vad den digitala arbetsplatsen har att erbjuda. Den riktar sig också till Soleil IT, eftersom
uppsatsen är på uppdrag av dem, samt andra konsultföretag som erbjuder digitala tjänster och lösningar för den digitala arbetsplatsen.
1.4 Avgränsning
Uppsatsen kommer avgränsa sig till att studera metallindustriföretag och dessa företag ska ha ett kontor i Värmland. Undersökningen har avgränsats till metallindustrin för att
tillverkningsindustrin är ett stort område och det hade krävts mer tid för att studera hela området. Anledningen till att undersökningen avgränsades till Värmland är för att jag bor i Värmland och ville ha acceptabelt reseavstånd till respondenterna för att kunna genomföra personliga intervjuer. Jag ville hellre genomföra intervjuerna vid möte än över telefon.
Uppsatsen har avgränsats till att se på digitala tekniker som människor integrerar med och har inte sett på digitala tekniker i produktion som automatiserar produktionsprocesser eller som kommunicerar och integrerar med varandra.
1.5 Metod
1.5.1 Kvalitativa intervjuer
Ryen och Torhell (2004) skriver att kvalitativ forskning handlar om att generera hypoteser som senare kan prövas i kvantitativ forskning. Vidare skriver Patel och Davidsson (2011) att kvalitativa intervjuer används framförallt för att utforska egenskaper och beskaffenhet hos något, det kan t.ex. vara intervjupersonens uppfattningar om något. Ett kvalitativt
forskningsangrepp med kvalitativa intervjuer lämpar sig därför bra för det här arbetet
eftersom det ska utforska den digitala arbetsplatsen inom metallindustrin. Det finns en brist på forskning inom området och därför behövs en kvalitativ studie så hypoteser kan genereras för att senare studeras vidare eller prövas i en kvantitativ forskning.
Patel och Davidson (2011) skriver att kvalitativa intervjuer är bra om forskaren inte på förväg kan formulera svaren eller avgöra vad som är det ”rätta” svaret. Den här
undersökningen lämpar sig bäst för intervjuer för att svaren inte kan definieras på förhand eftersom det inte finns något korrekt svar på hur organisationer använder den digitala arbetsplatsen och hur den ser ut i olika organisationer1. Fördefinierade svar kan leda till ett missvisande resultat eftersom det mer speglar forskarens sätt att uppfatta saker och ting än respondenten (Denscombe 2009).
Denscombe (2009) skriver att en av fördelarna med intervjuer är att det ger djupgående information men nackdelen är att de är tidskrävande. Intervjuer skapar data som är besvärlig att analysera och kräver därför mycket tid. På den korta tid som jag hade till förfogande har jag därför inte haft möjlighet att studera lika stor mängd företag som jag skulle kunna gjort om jag valde att skicka ut enkäter. Fördelen blir då istället att jag fått in djupare svar och kunnat skapa en större förståelse och uppfattning för de specifika företagen. Dock är det viktigt att notera att denna undersökning inte kan anses representativ för hela metallindustrin eftersom den bara undersöker fyra företag. Dessa fyra företag har valts ut gemensamt med
1 Enligt Williams och Schubert ser den digitala arbetsplatsen olika ut i olika organisationer (Williams &
Schubert 2018, s. 484).
Soleil IT utefter vilka som de tyckte var mest intressanta. Om det har vägt mellan två företag har valet gjorts utefter bekvämlighetsurval på grund av begränsning av tid och resurser.
Denscombe (2009) skriver att om de olika valen är lika ändamålsenliga är det rimligt att välja urvalet utefter bekvämlighetsurval och med det menas det som är mest tillgängligt, innebär lägst kostnader och minst antal resor.
Semistrukturerad intervju
Semistrukturerade intervjuer innebär att intervjuerna till viss del är styrda utifrån en lista med ämnen men att forskaren är flexibel och kan frångå listan och t.ex. ändra ordningsföljd på ämnen eller fråga följdfrågor. Det är den specifika intervjun och situationen som avgör hur intervjun kommer ta form (Denscombe 2009). I det här arbetet lämpar det sig bra med
semistrukturerade intervjuer eftersom olika organisationer tillämpar den digitala arbetsplatsen olika och därför är svaren från respondenterna olika och olika långa. Då är det bra att ha flexibla intervjuer för att kunna ändra ordningsföljd av frågorna och forma intervjun utefter respondenten och dess svar. En intervjuguide (se bilaga 3), som skapades baserat på resultatet från litteraturundersökningen, användes som stöd under intervjuerna för att styra intervjun i rätt riktning och förhindra att något ämne glöms att tas upp. Intervjuguiden användes inte som en fast struktur för intervjun utan bara som ett stöd. Ryen och Torhell (2004) argumenterar för att intervjuer som utförs med en fast struktur riskerar att göra forskaren blind och det kan leda till att viktiga aspekter inte fångas upp eller misstolkas. De argumenterar också för fördelar som finns med att utföra en strukturerad intervju. Med en strukturerad intervju reduceras risken för att viktiga aspekter eller ämnen inte fångas upp (Ryen & Torhell 2004). Vet forskaren vad han är ute efter menar Ryen och Torhell (2004) att det inte finns något hinder för att planera intervjun. I det här arbetet visste jag vilka ämnen jag ville prata om och använde en intervjuguide för att vara säker på att dessa ämnen fångas upp. Men det var den enskilda intervjun och interaktionen mellan mig och respondenten som avgjorde strukturen.
Ryen och Torhell (2004) skriver att en fast struktur motverkar syftet med en intervju om målet är att fånga respondentens perspektiv. De menar att en fast strukturerad intervju begränsar interaktionen genom att intervjun blir mekanisk (Ryen & Torhell 2004) . Personlig intervju
Undersökningen gjordes med personliga intervjuer och det innebär att forskaren intervjuar en individ vid varje tillfälle (Denscombe 2009). Fördelen med personliga intervjuer är att
informationen endast kommer från en källa, det vill säga den intervjuade. Det är också enklare för forskaren att styra en personlig intervju i jämförelse med t.ex. en fokusgrupp eller
gruppintervju. I en personlig intervju behöver forskaren bara vägleda en person och kan fokusera på dennes synpunkter och åsikter (Denscombe 2009). Personliga intervjuer användes i den här undersökningen för att förenkla för mig som ensam forskare. Istället för att behöva fokusera på att få ordning på en hel grupp kunde jag fokusera på en individ och dess svar.
Antal intervjuer
Jag utförde fyra djupgående intervjuer. Tanken var att utföra mellan fyra och sex intervjuer.
Jag vill hellre ha färre djupgående intervjuer med kvalité än många korta intervjuer som ger
kvantitet. Det som avgjorde om det skulle bli fyra eller sex intervjuer var variationen och skillnaden mellan företagen som blev intervjuade. Om det var stor variation mellan företagen skulle jag göra fler intervjuer och om jag märkte att det inte var någon större skillnad skulle jag välja att göra färre. Jag märkte efter den tredje att det inte var någon större skillnad och beslutade därför att stoppa vid fyra intervjuer. Problemet med långa djupgående intervjuer är att de tar tid att transkribera och analysera, som nämns ovan med hänvisning till Denscombe (2009). Därför slutade det med fyra intervjuer för att ge mig själv tid att transkribera och analysera. I slutsatser framhävs likheterna mellan de studerade företagen.
För att se information om intervjuerna, hur långa de var, var och hur de utfördes, roll på respondenten, inspelning, datum etc., se tabell 2 i avsnitt 3.1.
1.5.2 Urval
Medelstora tillverkningsföretag, det vill säga företag som har mellan 50–249 antal anställda (Europakommissionen 2016), inom metallindustrin. Företagen ska ha ett kontor i Värmland för att underlätta ett möte för personlig intervju. De intervjupersoner som representerar varje företag ska vara någon från ledningsgruppen. Företagen har själva fått välja ut vem från ledningsgruppen som ska utföra intervjun utefter vem de anser har bäst insyn i de frågorna som jag undersöker, d.v.s. tillämpning av den digitala arbetsplatsen.
1.5.3 Validitet och reliabilitet
Validitet och reliabilitet är viktigt för undersökningar för att öka tillförlitligheten på
undersökningen. Validitet handlar om att forskaren undersöker det som avses att undersökas och reliabilitet handlar om att det som undersöks mäts på ett tillförlitligt sätt (Patel &
Davidson 2011).
För att öka reliabiliteten har en sammanställning av intervjuerna skickats ut till
respondenterna för att godkännas. Respondenterna har därmed fått möjlighet att komplettera sina svar eller korrigera eventuella feltolkningar. För att öka validiteten inleddes varje intervju med en introduktion med tydliga exempel för vad jag menar med den digitala arbetsplatsen och digitala hjälpmedel. För att säkerställa att introduktionen och intervjufrågorna var förståeliga och gav svar på det som efterfrågades utfördes en pilotintervju. Ryen och Torhell (2004) skriver att man inom olika kulturer använder olika begrepp och uttryck och att det är viktigt att använda samma vokabulär för att förstå varandra. Pilotintervjun blir därför ett sätt att säkerställa att begrepp och uttryck som används av mig är förståeliga för respondenterna.
Pilotintervjun utfördes på en individ som har arbetat inom metallindustrin och som inte hade en klar bild över den digitala arbetsplatsen. På så vis säkerställdes att introduktionen var tillräcklig och förståelig om intervjupersonen hade förstått innebörden av den digitala
arbetsplatsen efter att introduktionen getts. Pilotintervjun resulterade inte i några förändringar av introduktionen men vissa frågor korrigerades för att bli mer förståeliga och en fråga togs bort för den genererade inget svar som var av värde för undersökningen. Dessa aktiviteter som har utförts för att öka reliabiliteten och validiteten gör att insamlad data blir mer tillförlitlig.
1.5.4 Etiska överväganden inklusive GDPR
Forskare behöver ta hänsyn till forskningsetiska aspekter vid undersökningar. Patel och Davidson (2011) skriver om fyra krav som forskare ska förhålla sig till; informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet och nyttjandekravet.
Informationskravet handlar om att alla som deltar i undersökningen ska ges tillräcklig information om undersökningen (Patel & Davidson 2011). Deltagarna ska få information om deras deltagande, vad det innebär för undersökningen, och om undersökningens syfte, varför undersökningen görs. Det är viktigt att framhäva för deltagarna att deras medverkan är frivillig och att den data som samlas in endast kommer användas för den här undersökningen (Patel & Davidson 2011).
Samtyckeskravet handlar om att de som deltar i undersökningen medverkar frivilligt och därför ska de ha rätt till att själva bestämma om de vill medverka eller inte (Patel & Davidson 2011).
Konfidentialitetskravet handlar om att data som samlas in från deltagarna samt uppgifter om dem ska behandlas konfidentiellt. Det betyder att ingen utomstående ska kunna ta del av dessa uppgifter och att det inte ska gå att identifiera en enskild deltagare när resultatet redovisas (Patel & Davidson 2011).
Nyttjandekravet handlar om att de uppgifter som samlas in om deltagarna endast får användas för forskningsändamål (Patel & Davidson 2011).
Varje respondent erhöll ett informationsblad om medgivande (se bilaga 1) och en samtyckesblankett (se bilaga 2). Alla som deltog i studien fick skriva under
samtyckesblanketten innan intervjun. Informationsbladet innehåller viktig information till respondenten. Där beskrivs undersökningens syfte, vem som har tillgång till insamlat material, när materialet raderas och respondentens rättigheter.
Undersökningen görs i enlighet med nuvarande lagar och GDPR2 för att skydda respondenternas personuppgifter. En ansökan om personuppgiftsbehandling gjordes till Karlstads Universitet innan intervjuerna utfördes. Personuppgifterna som samlas in till studien hanteras endast av mig och raderas efter att studien avslutats.
1.5.5 Kvalitativ analys av data
Patel och Davidson (2011) menar att det inte finns någon specifik metod för kvalitativ
bearbetning av data men att det handlar mycket om att analysera texter. Kvalitativ bearbetning av data kan ske genom att läsa insamlade data flera gånger och samtidigt anteckna tankar eller dylikt som uppkommer (Patel & Davidson 2011). Den data som samlades in under
intervjuerna i det här arbetet transkriberades genom att jag lyssnade på intervjuinspelningarna och samtidigt skrev ner det som respondenterna sade. Data bearbetades sedan genom att studera transkriptionerna ett flertal gånger samtidigt som anteckningar fördes. Tolkningen som görs av data ska komma från en mycket noggrann genomläsning skriver Denscombe (2009).
Utifrån anteckningarna tolkades data genom att dela in den i deskriptiva kategorier. Ryen och Torhell (2004) skriver om vikten av att dela in kvalitativ data i deskriptiva kategorier för
2 Se https://www.datainspektionen.se/lagar--regler/dataskyddsforordningen/grundlaggande-principer/ för mer information
att sedan kunna analysera den. Denscombe (2009) skriver också om att skapa kategorier av bearbetade data som en del av analysen för kvalitativa undersökningar.
Genom att studera data och hitta mönster eller ofta förekommande termer, vad gäller hur företagen samarbetar via den digitala arbetsplatsen, delade jag in sammanhängande data i kategorier. Det resulterade i tre kategorier; tvåvägskommunikation, envägskommunikation och hantera och dela dokument.
1.6 Begreppsförklaringar
Här förklaras centrala begrepp för att ge en förståelse för vad som avses med dessa i den här uppsatsen.
Digital arbetsplats: Den digitala arbetsplatsen är en digital arbetsmiljö som innehåller digitala tekniker, som hjälper människor i arbetet (Berg & Gustavsson 2016; Dery et al. 2017;
Haddud & McAllen 2018; Schmidt et al. 2018; Williams
& Schubert 2018)
Samarbetsteknologi: Digital teknik som används för att samarbeta och
möjliggöra samarbete genom att t.ex. kommunicera eller dela information (Brown et al. 2010).
ECS (Enterprise collaboration system):
En teknikplattform som erbjuder verktyg för samarbete och kommunikation mellan anställda inom en
organisation (Williams & Schubert 2018).
Wiki: En sökbar webbplats med dokument eller sidor där sidorna kan redigeras av användarna.
Intranät: En privat portal inom en organisation eller ett företag.
Användbarhet: Enkelheten i att använda en produkt eller ett system i ett vissa sammanhang (Sandblad et al. 2018)
Sociala teknologier: Digital teknik som används av människor i sociala syften och dessa innehåller bland annat funktioner liknande sociala medier (Skaržauskiené et al. 2013).
2 Litteraturöversikt
Litteraturöversikten börjar med att beskriva hur litteratursökningen gått till för att sedan gå in på den digitala arbetsplatsen och sammanfatta, vad det är och vilka delar den innehåller, utifrån olika författare och forskare. Därefter kommer litteraturöversikten gå in på digitala tekniker inom den digitala arbetsplatsen mer i detalj. Den sista delen av litteraturöversikten handlar om vad forskningen säger om tillämpningen av den digitala arbetsplatsen, med fokus på att samarbeta, och tar upp tre nivåer på tillämpning. Litteraturöversikten behandlar även drivkrafter och hinder med den digitala arbetsplatsen, i syfte att erhålla mer underlag för att senare i arbetet kunna analysera gentemot de drivkrafter och/eller hinder som metallindustrin ser för att utveckla den digitala arbetsplatsen.
2.1 Litteratursökning
Litteraturen som underbygger det här arbetet söktes fram via Karlstads universitetsbiblioteks sökmotor Onesearch. Onesearch söker igenom flera databaser vid en sökning. Majoriteten av sökningarna har utgått från ”digital workplace” och sedan antingen adderat sökord eller ämnen, som ”manufacturing industries”, ”collaboration”, ”social media”, ICT (Information and communication technology), ”collaboration technologies” etc., för att specificera och filtrera sökningarna. Sökresultatet filtrerades alltid med ”peer reviewed”, det menas att alla artiklar, rapporter, konferenser etc. är granskade. Jag valde också att filtrera resultatet efter årtal för att endast visa resultat från senare delen av 2000-talet. Det gjordes för att digital teknik har utvecklats mycket under 2000-talet och jag vill i det här arbetet behandla studier som är relevanta för den digital teknik som finns idag. I avsnitt 1.5.1.1 visas exempel på hur två sökningar gått till.
Arbetet bygger också på ett antal böcker. Två böcker används i litteraturkapitlet och resterande används för att beskriva och styrka metoden. En av böckerna som används i litteraturkapitlet är inte skriven av forskare men jag anser att den är trovärdig då forskare har refererat till den boken i sina arbeten. Boken ger en bra uppfattning av den digitala
arbetsplatsen och används i det här arbetet för att beskriva den digitala arbetsplatsen. De andra böckerna som används i arbetet är från Studentlitteratur och anses vara trovärdiga eftersom de används som kurslitteratur inom utbildningar på högskolenivå.
2.1.1 Exempel på sökning
Sökningen ”digital workplace” and ”manufacturing industries” gav 82 resultat. För att filtrera resultatet, så att endast granskat material visas, användes ”peer reviewed”. När sökningen filtrerats återstod 7 artiklar. För att undersöka vilka av artiklarna som passade det här arbetet studerades abstraktet och det visade sig att ingen artikel passade. Det här exemplet ger en bild av bristen på information om analyser av den digitala arbetsplatsen inom
tillverkningsindustrin, som upptäcktes vid litteratursökningen.
Sökningen ”digital workplace” gav 2358 resultat. Resultatet filtrerades med ”peer reviewed” som gav 378 resultat. För att filtrera ytterligare valdes ämnet ”collaboration”
eftersom arbetet ska studera den digitala arbetsplatsen med fokus på att samarbeta. Det gav 5 resultat. Likt ovanstående exempel studerades abstrakten på de fem resultaten och ytterligare
4 resultat filtrerades bort. Kvar var Designing digital workplace environment av Carssen Schmidt, Claus-Peter Praeg och Jochen Gunther från 2018. Den är intressant för det här arbetet eftersom den beskriver den digitala arbetsplatsen. Därför kommer den att användas i litteraturöversikten för att beskriva och stärka definitioner av den digitala arbetsplatsen.
2.1.2 Reflektion på litteratursökning
I samband med sökningarna upptäcktes en brist på studier av den digitala arbetsplatsen inom tillverkningsindustrin. Därför visar litteraturöversikten ett mer generellt forskningsläge av den digitala arbetsplatsen inom organisationer och med några få exempel inom
tillverkningsindustrin. Det behöver dock inte vara en brist på studier av IT-användning inom metallindustrin bara för att mina sökningar inte gav många träffar. Det kan vara begreppet
”digital workplace”, som jag har valt att använda mig av i majoriteten av sökningarna, som är nytt och inte studerat inom det valda segmentet.
Många studier som söktes fram när ”manufacturing” användes som sökord tillsammans med t.ex. ”technology”, undersökte tekniker som effektiviserade processer genom att minska eller ersätta mänskligt arbete. Det handlade mycket om robotteknik och maskiner som kan utföra mänskligt arbete. Det är inte intressant för det här arbetet och därför valdes de
resultaten bort. Många sökningar gav betydligt fler resultat än ovanstående exempel, t.ex. ett- till tvåtusen artiklar och då är det bra att kunna använda filtreringen med ”peer reviewed” och ämnesord. Ibland räckte det dock inte med att filtrera sökningen för att få ett rimligt antal att gå igenom och därför studerades de första resultaten för att se om sökningen gav ett
ungefärligt resultat som jag var ute efter. Valet av sökord och ämnesord har därför varit viktiga för att generera ett resultat som är relevant för denna studie. I de fall som en bra artikel har hittats har jag även studerat referenserna i artikeln för att se om någon passar för det här arbetet.
2.2 Den digitala arbetsplatsen
Den digitala arbetsplatsen är ett diffust begrepp med varierande definitioner, av vad det är och vad det innehåller, och behöver därför förtydligas. Berg och Gustavsson (2016, s. 34)
beskriver den digitala arbetsplatsen som ”[…] en digital arbetsmiljö som medvetet utformats utifrån ett helhetsperspektiv, med användarna i centrum”. Vidare beskriver de åtta byggstenar för en digital arbetsplats; vision, användare, enheter, situationer, förmågor, plattformar, information och styrning.
- Vision: Målet med den digitala arbetsplatsen,
- Användare: Användargrupperna av den digitala arbetsplatsen, deras karaktär och dess behov,
- Enheter: Enheter som behövs för att interagera med den digitala arbetsplatsen, - Situationer: De situationer som den digitala arbetsplatsen behövs eller används, - Förmågor: Digitala tjänster som den digitala arbetsplatsen erbjuder mot användarnas
behov,
- Plattformar: Digitala plattformar som förser med de digitala förmågorna och tjänsterna,
- Information: Informationstillgångar som kommer konsumeras av användarna,
- Styrning: Ägaren av den digitala arbetsplatsen och styrning av de olika delarna (Berg
& Gustavsson 2016).
Schmidt et al. (2018) beskriver den digitala arbetsplatsen som ett hjälpmedel för de anställda att utföra aktiviteter som karaktäriseras av information, kommunikation och samarbete. I deras definition av den digitala arbetsplatsen inkluderar de följande begrepp;
hårdvara, programvara, användarstöd inom organisationen och tillgänglighet av data och tjänster. Detta kan liknas med Berg och Gustavssons (2016) begrepp; enheter, plattformar och information.
Dery et al. (2017) gjorde en fallstudie på tre olika organisationer vad gäller deras digitala arbetsplats. Valet av organisationer baserades på vilka som var mest insiktsfulla i författarnas förstudie som baserades på 63 intervjuer. Resultatet de kom fram till är att det finns två områden att fokusera på inom den digitala arbetsplatsen och dessa är; anställdas uppkoppling och responsivt ledarskap. Anställdas uppkoppling handlar om i vilken utsträckning som anställda kan kommunicera och dela information, kunskap och idéer internt och externt (Dery et al. 2017). Responsivt ledarskap handlar om den utsträckning som organisationens ledning prioriterar aktiviteter som fokuserar på utveckling och förbättring av anställdas upplevelse inom verksamheten (Dery et al. 2017). Vidare kom de fram till tre byggstenar inom varje område. De menar att den digitala arbetsplatsen med fokus på anställdas uppkoppling bygger på; plats, system och sociala medier och med fokus på responsivt ledarskap bygger på;
systeminlärning, hållbart ledarskap och symboler som tydliggör arbetsplatsstrategin (Dery et al. 2017). Dery et al. (2017) definition av fokusområdet anställdas uppkoppling liknar Schmidt et al. (2018) och Berg och Gustavssons (2016) definition på den digitala arbetsplatsen. De framhäver alla någon typ av teknik, system eller plattform men också användaren. Alla fokuserar på ett eller annat sätt att den digitala arbetsplatsen ska vara ett hjälpmedel för att effektivisera arbetet för de anställda.
Haddud och McAllen (2018) skriver även de om någon typ av teknik och hjälpmedel för anställda när de beskriver den digitala arbetsplatsen. Likt Berg och Gustavsson (2016)
fokuserar de också på att det ska finnas ett syfte med den digitala arbetsplatsen, den ska ge ett värde. Enligt Haddud och McAllen (2018) bör en digital arbetsplats fokusera på fyra element;
användning, teknik, kontroll och affärsdrivare. Med användning menar de att den digitala arbetsplatsen ska möjliggöra kommunikation, samarbete och uppkoppling. Den digitala arbetsplatsen ska vara ett hjälpmedel för anställda för att underlätta aktiviteter av sådana karaktärer. Teknik avser Haddud och McAllen (2018) som de digitala tekniker och verktyg som används i den digitala arbetsplatsen. Med kontroll menar de att den digitala arbetsplatsen har en tydlig styrning och ett samtycke. Med affärsdrivare menar de att den digitala
arbetsplatsen ska ge ett värde för organisationer (Haddud & McAllen 2018).
Ytterligare en definition eller ett sätt att beskriva den digitala arbetsplatsen på ger Williams och Schubert (2018). De har sammanställt flera definitioner och deras resultat blev en definition med tre områden; människor och arbete, teknikplattform samt organisatorisk digital arbetsplatsstrategi och design (Williams & Schubert 2018). Denna beskrivning är en bra sammanfattning av delarna som framhävs i de flesta definitioner som beskrivs ovan.
Framförallt människa och arbete och teknikplattform. De skriver alla (Berg och Gustavsson 2016; Dery et al. 2017; Haddud och McAllen 2018; Schmidt et al. 2018) om användning och att den digitala arbetsplatsen ska på något vis hjälpa de anställda i arbetet. Alla skriver även
om att den digitala arbetsplatsen består av någon typ av teknik, det kan vara allt från enheter och hårdvaror till system och mjukvaror. Organisatorisk digital arbetsplatsstrategi och design framhävs mest av Berg och Gustavsson (2016) och Haddud och McAllen (2018) som skriver om att den digitala arbetsplatsen ska ha ett syfte och ge ett värde. Berg och Gustavsson (2016) framhäver speciellt designen och uppbyggnaden av den digitala arbetsplatsen, att den ska formas med eftertanke.
Sammanfattningsvis kan den digitala arbetsplatsen definieras som en digital arbetsmiljö som innehåller flera digitala tekniker som hjälper människor i arbetet (Berg & Gustavsson 2016; Dery et al. 2017; Haddud & McAllen 2018; Schmidt et al. 2018; Williams & Schubert 2018). Det är en tolkning utifrån gemensamma nämnare mellan ovanstående forskares och författares definitioner.
2.3 Digital teknik
Digital teknik är en central del i den digitala arbetsplatsen, det är tekniken som förser användarna med de verktyg och hjälpmedel som de behöver för att utföra sitt arbete.
Organisationer använder olika verktyg och tekniker i den digitala arbetsplatsen och detta varierar beroende på industri och behov (Haddud & McAllen 2018).
Huvudsakligen så innefattar digital teknik hårdvara och mjukvara (Snow et al. 2017).
Snow et al. (2017) menar att digital teknik skapar möjligheter att hantera stora mängder information och har förändrat vårt sätt att kommunicera. Den här undersökningen fokuserar på digitala tekniker som främjar samarbete och Brown et al. (2010) benämner sådana tekniker som samarbetsteknologier. De menar, efter att ha studerat och undersökt andra studier, att samarbetsteknologier består av ett paket med både hårdvara och mjukvara, likt Snow et al.
(2017). Vidare skriver de att samarbetsteknologier innehåller en eller fler av följande funktioner:
- Kommunikationsstöd för att kunna kommunicera mellan individer, - Bearbetningsstöd för information,
- Användarstöd för teknikanvändning (Brown et al. 2010).
Ett exempel på en samarbetsteknologi kan vara ”mobile dashboard” som Gröger et al. (2013) har tagit fram utifrån resultatet från en intervjustudie inom tillverkningsindustrin. Den mobila dashboarden är en applikation för arbetare på produktionsgolvet inom tillverkningsindustrin och möjliggör att arbetarna kan ta del av allt som händer i en process (Gröger et al. 2013).
Den innehåller bland annat funktioner för att kommunicera, visa information om processers kontext, visa processprestationer och förmedla kunskap inom processer (Gröger et al. 2013).
Den mobila dashboarden innehåller framförallt kommunikationsstöd eftersom den innehåller funktioner för att kommunicera. Den kan också anses innehålla bearbetningsstöd för
information eftersom den bearbetar information om processer och visar det på ett förståeligt sätt för användarna.
Affärssystem är en digital teknik som används i den digitala arbetsplatsen. Sandblad et al.
(2018) ger ett exempel på ett affärssystem som har testats inom tillverkningsindustrin.
Resultatet var bland annat att systemet gav bra möjligheter att samarbeta genom att underlätta både intern och extern kommunikation (Sandblad et al. 2018). Gröger et al. (2013) menar dock att det finns vissa brister i affärssystem vad gäller adaptionen i tillverkningsindustrin och
framförallt för produktionsgolvet. De utförde en litteraturanalys innan intervjustudien och utefter den menar de bland annat att affärssystem främst är designade för företagets ledning och tillgodoser inte informationsbehovet hos varje individ på produktionsgolvet. Gröger et al.
(2013) anser att den mobila dashboarden kompenserar för dessa brister, genom att den är kopplad till affärssystemet kan den hämta information som behövs och visa för operatörerna på produktionsgolvet. Den mobila dashboarden innehåller sådan information som forskarna upptäckte att operatörer på produktionsgolvet behövde, genom sina utforskande och
kvalitativa expertintervjuer som de utförde på ett tyskt tillverkningsföretag.
Dery et al. (2017) redovisar att företagen, som studerades i deras undersökning, utvecklade sin digitala verktygslåda genom att erbjuda de senaste digitala teknikerna, som t.ex. digital teknik för videokommunikation och mobil teknik. Det som var gemensamt för alla organisationer var att den nya tekniken inkluderade funktioner som karaktäriserades av sociala medier och något företag använde till och med sociala medier, som Facebook och Twitter för att t.ex. dela idéer och samarbeta internt och externt (Dery et al. 2017). Haddud och McAllen (2018) framhäver digital teknik och framförallt sociala teknologier, som inkluderar bloggar, wikier och sociala nätverk, som en framgångsfaktor för kommunikation och samarbete mellan anställda.
Sociala teknologier är teknik som används av människor i sociala syften och dessa innehåller bland annat funktioner som karaktäriseras av sociala medier (Skaržauskiené et al.
2013). Sociala medier används av många på fritiden på daglig basis men allt fler företag väljer att implementera sociala medier som ett verktyg på arbetsplatsen.
2.3.1 Intranät
Intranät är en teknik som används av många företag. Intranät erbjuder lösningar för att dela information och skapar möjligheter att koppla samman anställda inom organisationen (Rowlands et al. 2006). Enligt Rowlands et al. (2006) är intranät effektiva för att dela information och kunskap med en stor grupp. Williams och Schubert (2018) menar att nyare typer av intranät har uppkommit på marknaden som inte bara tillåter anställda att passivt erhålla information utan att också aktivt bidra med innehåll till intranätet. Det är något som också Baptista och Galliers (2012) menar. De menar att intranäten har utvecklats och att de nu bygger på sociala medier och dess funktioner. Medarbetarna kan bidra, delta och engagera sig i vilket konversation som helst (Baptista & Galliers 2012). Enligt Baptista och Galliers (2012) skapar detta ett nytt sätt att kommunicera internt. Samtidigt som intranäten har samma
funktioner som tidigare så har de också utvecklats genom att möjliggöra för öppna konversationer över hela organisationen (Baptista & Galliers 2012).
2.3.2 Enterprise collaboration system
Enterprise collaboration systems (ECS) är en teknikplattform som erbjuder verktyg för samarbete och kommunikation mellan anställda inom en organisation (Williams & Schubert 2018). Det är ett system som integrerar tekniker som karaktäriseras av sociala medier, som t.ex. wikier, bloggar, forum och taggar, men som också utökar tekniker som e-mail och delade kalendrar. ECS stödjer bland annat kunskap- och informationsdelning, dokumenthantering
och koordination av arbete. Ett ECS kan ses som en huvudkomponent för den digitala arbetsplatsen (Williams & Schubert 2018).
2.4 Samarbete via den digitala arbetsplatsen
Rowlands et al. (2006) har studerat samarbete genom digitala tekniker inom
läkemedelsindustrin. Det är en delbransch i kemisk industri som är ett område inom
tillverkningsindustrin (NE. 2019). Utifrån studien som baserades på 30 djupgående intervjuer menar Rowlands et al. (2006) att inom segmentet används den digitala arbetsplatsen för att samarbeta genom att människor i företagen delar information och kunskap mellan varandra.
Vidare skriver de att man inom segmentet är beroende av e-mail, telefoner och
videokommunikation (Rowlands et al. 2006). Videokommunikation möjliggör att arbetsteam som är geografiskt utspridda kan föras samman och kommunicera både verbalt och icke- verbalt (Rowlands et al. 2006). Somliga faktorer kan dock ha ändrats sedan studien
genomfördes eftersom den är från 2006 och därmed över 13 år gammal, något som kan vara bra att ha i åtanke.
Dagens samarbetsteknologier baseras mycket på att individer ska kunna kommunicera med varandra, både synkront och asynkront. Synkron kommunikation är när
kommunikationen sker direkt, det kan vara via direktmeddelande eller chattar (Rowlands et al. 2006). Asynkron kommunikation är när kommunikationen inte ger svar direkt utan det kan vara fördröjning på svaret, det kan vara via e-mail eller diskussionsforum (Rowlands et al.
2006). Rowlands et al. (2006) menar att det är en mix av båda som ger ett effektivt samarbete.
Det kan vara en faktor till varför sociala medier fått en framskjuts som ett effektivt verktyg, för att främja samarbete inom organisationer. Sociala medier ger en mix av båda typerna av kommunikation, de bidrar med synkron kommunikation via t.ex. chattar och asynkron kommunikation via t.ex. diskussionsforum eller bloggar.
Enligt en studie av Skaržauskiené et al. (2013) påvisades den största positiva effekten av sociala teknologier när de användes som ett verktyg för att samarbeta eller samla kunskap.
Gleba (2014) framhäver, likt Skaržauskiené et al. (2013), positiva effekter av att använda sociala teknologier för att samarbeta och hon betonar speciellt sociala medier. Hon skriver att en nyckelfaktor som har upptäckts med användning av sociala medier inom organisationer är att de används för att möjliggöra samarbete men poängterar att de inte är en lösning i sig själv.
Det är sociala medier i samband med människor och processer som skapar lösningen för samarbete (Gleba 2014). Snow et al. (2017) framhäver också positiva effekter av sociala teknologier. De skriver att många av de tekniker som karaktäriseras av sociala medier främjar intern kommunikation men att det också främjar samarbete med partners. Många företag som använder sig av sociala medier använder det för att kommunicera med sina kunder och intressenter (Snow et al. 2017).
Dery et al. (2017) redovisar att organisationerna i deras studie valde att införa digitala tekniker som karaktäriseras av sociala medier i syfte att möjliggöra samarbete oavsett tid och rum och enkelt hitta och nå kollegor på ett effektivt sätt. Organisationerna i studien använde de införda sociala medieverktygen för att nå ut till medarbetare, kommunicera och dela kunskap samt information. En organisation menade att de ville förse medarbetarna med den information som de behövde för att kunna leverera en bättre kundupplevelse (Dery et al.
2017). Inom en annan organisation byttes kommunikationskanalen från e-mail till ett system med funktioner som karaktäriserades av sociala medier. Det resulterade bland annat i att idéer kunde spridas över organisationen (Dery et al. 2017).
Kunskapsdelning och informationsdelning är sätt att samarbeta genom att dela kunskap och information med varandra. Ett exempel på att dela kunskap och information i en
organisation kan vara att använda sociala teknologier, som diskussionsforum, som alla inom organisationen har tillgång till. Det möjliggör att alla inom organisationen kan ta del av information och varandras expertis oavsett var de befinner sig och om de inte befinner sig på samma plats. Gleba (2014) framhäver det som en av fördelarna med sociala teknologier, att kunna nå medarbetare över hela organisationen. Hon menar att information som skrivs i t.ex.
en bloggpost eller diskussionsforum kan nå alla i hela organisationen samtidigt som informationen bara behöver laddas upp på ett ställe. Det enda som krävs är att en individ lägger upp en tråd på ett diskussionsforum, sedan svarar en annan individ som besitter kunskap om ämnet på tråden. Baptista och Galliers (2012) redovisar hur företag använder sig av diskussionsforum för att medarbetarna ska kunna kommunicera med varandra både horisontellt och vertikalt genom organisationen.
Dery et al. (2017) redovisar hur ett företag i deras studie införde wikier som en intern kunskapsbas inom företaget. Wikier kan användas som ett samarbetsverktyg då det möjliggör att ett dokument kan redigeras av flera användare. I wikier kan medarbetare fritt bidra med och ta del av innehåll. Gleba (2014) framhäver fördelen med sociala tekniker som wikier som möjliggör att ett dokument kan ha flera bidragsgivare som redigerar och bidrar med innehåll.
Hon jämför det mot att använda e-mail och skicka ett dokument fram och tillbaka mellan olika bidragsgivare (Gleba 2014).
Snow et al. (2017) skriver att många av de tekniker som karaktäriseras av sociala medier främjar intern kommunikation men att det också främjar samarbete med partners. Många företag som använder sig av sociala medier använder det för att kommunicera med sina kunder och intressenter (Snow et al. 2017).
2.5 Nivåer för användning av den digitala arbetsplatsen
Olika organisationer tillämpar och tolkar den digitala arbetsplatsen olika och det har gjort att tillämpningen av den digitala arbetsplatsen kan delas in i olika nivåer. Williams och Schuberts (2018) har gjort en fallstudie på användningen av ECS (Enterprise collaboration system). Via intervjuer och workshops undersökte de 13 företag som mellan fyra och åtta år innan studien gjordes påbörjade ett projekt med att implementera ECS. De kom fram till att ECS används för olika syften och i olika grader i olika organisationer. Detta kopplar de till att olika organisationer tillämpar den digitala arbetsplatsen olika. De menar att resultatet av tillämpningen på ECS visar att olika organisationer tolkar och formar den digitala arbetsplatsen olika (Williams & Schubert 2018).
Resultatet av studien visar två fokuserade användningsområden av ECS,
användarfokuserad och processfokuserad, och tre olika nivåer för användandet (Williams &
Schubert 2018). De tre olika nivåerna av ECS användning är; grundläggande, utökad och avancerad3.
Det här arbetet kommer utgå från Williams och Schuberts (2018) indelning på nivåerna för att kunna redogöra för den nivå som metallindustrin tillämpar den digitala arbetsplatsen.
Arbetet kommer också att utgå från ett användarfokuserat perspektiv. Enligt Williams och Schuberts (2018) så handlar det användarfokuserade perspektivet mestadels om informations- och kunskapshantering med fokus på innehåll och kommunikation. Det är mer intressant för detta arbete eftersom arbetet fokuserar på samarbete och digitala tekniker som möjliggör samarbete. Informations- och kunskapshantering är en viktig del i samarbetsteknologier.
Rowlands et al. (2006) skriver om samarbetsteknologier och beskriver samarbete via teknologier som när informationssystem används för att möjliggöra för olika individer att arbeta med samma information samtidigt, oavsett plats. Det användarfokuserade perspektivet fokuserade på kommunikation och innehåll, och kommunikation är en avgörande del i
samarbete. Skaržauskiené et al. (2013) menar att kommunikation är en integrerad del av samarbete. De beskriver samarbete som kommunikationen av en eller fler människor som interagerar i syfte att nå ett gemensamt mål. De menar att kommunikation är en process och inte en egenskap, det är en konsekvens av en interaktion och samarbete är en interaktion mellan två objekt som är beroende av varandra (Skaržauskiené et al. 2013).
Det processfokuserade perspektivet handlar mer om organisationens processer och
affärsprocesstöd (Williams & Schubert 2018) och är därför inte lika intressant för detta arbete.
Nivåindelningen som Williams och Schubert (2018) definierade är högst relevant för detta arbete eftersom de tagit fram nivåerna efter att ha undersökt ECS, som är en sorts samarbetsteknologi, och det här arbetet fokuserar på samarbete genom digitala tekniker.
Nedan finns beskrivning av de olika nivåerna och dessa sammanfattas sedan i tabell 1.
2.5.1 Grundläggande användning
Williams och Schubert (2018) menar att grundläggande användning handlar till största del om att dela information och dokument inom organisationen, information som medarbetarna behöver för att kunna utföra sitt arbete. Att dela information och dokument kan handla om att använda sig av olika typer av forum eller bloggar för att publicera information som andra sedan kan ta del av.
Grundläggande användning kan definieras som att den digitala arbetsplatsen används för att enklare och effektivare kunna ta del av information, som användarna behöver för att kunna utföra sitt arbete. Medarbetarna är ”passiva” i integrationen med den digitala arbetsplatsen, d.v.s. att de inte ger något eget bidrag utan de tar bara del av information som finns där (Williams & Schubert 2018).
Baptista och Galliers (2012) redovisar hur vissa företag i deras studie hade en mer styrd digital arbetsplats än andra. Alla företag använde sig av funktioner som karaktäriserades av sociala medier, som t.ex. bloggar, diskussionsforum, men skiljde sig vad gäller styrningen av innehållet (Baptista & Galliers 2012). De som hade ett mer styrt innehåll använde sig av envägskommunikation och det innebär att medarbetarna endast kunde ta del av innehållet och
3 En översättning av Williams och Schuberts (2018) benämning på de olika nivåerna. Originalbenämningarna är
”basic use”, ”extended use” och ”advanced use”.
inte svara eller ge feedback på det (Baptista & Galliers 2012). Dessa företag kan kategoriseras inom grundläggande användning av den digitala arbetsplatsen eftersom de mestadels använde sig av envägskommunikation. Den digitala arbetsplatsen användes för att förmedla
information (ledningen) och för att ta del av information (medarbetarna).
2.5.2 Utökad användning
Utökad användning innebär att den digitala arbetsplatsen är en central åtkomstpunkt för information och kommunikation (Williams & Schubert 2018). Den digitala arbetsplatsen används inte bara för att ta del av information utan medarbetarna är aktiva deltagare i den digitala arbetsplatsen och kan själva ge ett bidrag och redigera information (Williams &
Schubert 2018).
Om en organisation har en utökad användning av den digitala arbetsplatsen innebär det att medarbetarna aktivt använder den för att kommunicera samt ta del av och bidra med information. Innehållet i den digitala arbetsplatsen bli interaktivt. I Baptista och Galliers (2012) studie redovisar de att i de fall som företagen hade ett mindre styrt innehåll kunde alla anställda i företaget bidra till innehållet. Innehållet på den digitala arbetsplatsen blev
interaktivt och ingen behörighet behövdes för att ändra på innehållet (Baptista & Galliers 2012).
2.5.3 Avancerad användning
Avancerad användning innebär att den digitala arbetsplatsen utgör ett nätverk för organisationen där medarbetarna kan följa varandra (Williams & Schubert 2018).
Flera organisationer har börjar att tillämpa den digitala arbetsplatsen som ett socialt nätverk där anställda är uppkopplade och kan samarbeta genom att kommunicera, dela information och sprida idéer. Dery et al. (2017) redovisar bland annat hur ett företag utvecklade sin digitala arbetsplats till att bli ett socialt nätverk där anställda ska vara
uppkopplade för att enkelt få tillgång till företagssamtal och konversationer. Ett annat företag som de studerade utvecklade också en typ av ett socialt nätverk för att anställda skulle vara uppkopplade. Det sammanhängande syftet för företagen var att de anställda skulle vara uppkopplade för att främja samarbetet och idéskapande (Dery et al. 2017). Det kan ses som avancerad användning av den digitala arbetsplatsen.
Tabell 1. En tabell på de olika nivåerna av tillämpning på den digitala arbetsplatsen. Vilken delaktighet de anställda har på varje nivå och vad den främsta användningen är.
Delaktighet anställda
Användning
Grundläggande användning Passiv Ta del av information
Utökad användning Aktiv Ta del av och bidra med information Avancerad användning Aktiv Nätverk. Kommunicera, dela och bidra
med information, alla anställda är uppkopplade i den digitala arbetsplatsen
2.6 Drivkrafter med den digitala arbetsplatsen
Den digitala arbetsplatsen har flera fördelar som skapar drivkrafter för utveckling och nedan framhävs några av dem som benämns i litteraturen.
Förbättrad arbetskraft och produktivitet: Den digitala arbetsplatsen förbättrar
arbetskraften och produktiviteten. Digital teknik kan öka engagemanget hos anställda som kan leda till ökad produktivitet (Haddud & McAllen 2018). Genom den digitala arbetsplatsen kan anställda dela med sig av kunskap och kan lättare förvärva ny kunskap. Gröger et al. (2016) beskriver bland annat kunskapshantering som en av de fördelar som finns med att använda en mobil dashboard på golvet i tillverkningsindustrin. Om anställda enkelt kan ta del av ny kunskap ökar det chansen till en förbättrad arbetskraft, i den mening att anställda ökar sin kunskap.
Ökar innovation: Den digitala arbetsplatsen skapar större nivåer av innovation. Den främjar flexibelt arbete och stödjer en mångsidig och inkluderande arbetskraft och detta skapar en miljö som främjar innovation (Haddud & McAllen 2018). Dery et al. (2017) redovisar att sociala medieverktyg maximerade samarbetet och innovationen inom en organisation genom att möjliggöra att alla anställda var uppkopplade och det var då enklare att tillgå företagssamtal och konversationer (Dery et al. 2017). En viktig del i innovation är kunskap och Skaržauskiené et al. (2013) skriver att sociala teknologier möjliggör ett effektivt sätt att tillgå och dela kunskap. Som beskrivs i exemplet ovan är en mobil dashboard ett bra verktyg för kunskapshantering men det finns många fler tekniker och verktyg som kan användas för att hantera kunskap. Till exempel med sociala teknologier är det enkelt för medarbetarna att utbyta kunskap mellan varandra över organisationen. De kan nå varandra och kommunicera i realtid oavsett om de befinner sig på olika platser, det gör att man enkelt kan utbyta kunskap mellan varandra (Skaržauskiené et al. 2013).
Främjar samarbete: Den digitala arbetsplatsen främjar samarbete i en organisation genom att möjliggöra att enkelt kunna koordinera stora grupper (Rowlands et al. 2006).
Grupper kan via den digitala arbetsplatsen t.ex. arbeta gemensamt på dokument, schemalägga möten, dela information, posta frågor och svar etc. Det gör att samarbete inom organisationer också blir effektivare och enklare genom att bland annat dessa ovanstående aktiviteter kan ske på ett och samma ställe oavsett om medarbetarna befinner sig på olika platser. På så vis skapar den digitala arbetsplatsen möjligheter för organisationer att tänja på de organisatoriska begränsningarna. Dery et al. (2017) skriver att ett resultat som framkom genom deras studie var att de traditionella begränsningar som organisationer har, t.ex. platsberoende arbete eller kommunikation med samarbetspartners, bröts. Det var möjligt genom att de nya verktygen, med funktioner som karaktäriserades av sociala medier, gav stöd för bland annat
distansarbete, kunskapsdelning över organisationen och att engagera sig med samarbetspartners (Dery et al. 2017).
Optimerar och sänker kostnader: Den digitala arbetsplatsen optimerar och sänker kostnader (Haddud & McAllen 2018). Sociala teknologier inom organisationer har blivit en framgångsfaktor och en av orsakerna är minskade kostnader. Sociala teknologier möjliggör att organisatoriska samspel kan ske online vilket i sin tur bidrar till minskade kostnader för kommunikation, samarbete och samordning (Skaržauskiené et al. 2013). Gröger et al. (2016) menar att en mobil dashboard minskar risken för väntetider och dyr kommunikation vid
haveri eftersom den mobila dashboarden ger anställda och ledare en överblick över den aktuella situationen kontinuerligt. Det gör att de kan agera direkt om det blir ett haveri (Gröger et al. 2016).
Förbättrar kundkontakt: Den digitala arbetsplatsen skapar en bättre kundkontakt
(Haddud & McAllen 2018). Genom den digitala arbetsplatsen kan anställda hitta information snabbare och därmed tjäna kunderna effektivare, vilket skapar en bättre kundkontakt.
Attraktiv arbetsplats: Den digitala arbetsplatsen gör en organisation mer attraktiv som arbetsplats. Den både lockar unga talanger och får redan anställda att stanna kvar (Haddud &
McAllen 2018).
2.7 Hinder för den digitala arbetsplatsen
Den digitala arbetsplatsen har många fördelar, som driver fram en utvecklingsvilja, men det finns en del faktorer som behövs ta hänsyn till för att dra nytta av de fördelar som den digitala arbetsplatsen har att erbjuda.
Motstånd inom organisationen: Rowlands et al. (2006) diskuterar hinder som påverkar om organisationer drar nytta av fördelarna med den digitala arbetsplatsen. De skriver om beteenden inom organisationer som påverkar (Rowlands et al. 2006). En organisations kultur har därmed i högsta grad en påverkan på hur väl en organisation drar nytta av fördelarna med den digitala arbetsplatsen. Enligt Rowlands et al. (2006) kan det finnas ett inre motstånd inom organisationer mot förändring och att dela information. Den digitala arbetsplatsen används av många organisationer för att dela information och har möjliggjort att det är både enklare och effektivare att göra det. Dock menar Rowlands et al. (2006) att det finns hinder inom en organisation som påverkar hur väl den digitala arbetsplatsen kommer användas för att dela information. De nämner att det kan finnas en motvilja inom organisationer att dela
information eftersom kunskap är makt (Rowlands et al. 2006). Beroende på vilken typ av organisation det är så kanske inte medarbetarna kommer dela med sig av information för att de vill vara ”starkast” själva och vara den som besitter mest kunskap. Rowlands et al. (2006) nämner också att det uppfattade värdet av att dela information kan vara lågt. Medarbetarna kanske inte ser något större värde i att dela information. En annan faktor som Rowlands et al.
(2006) nämner är att det kan finnas en oro över vem som har tillgång till den delade informationen. Detta kan påverka huruvida medarbetarna kommer använda den digitala arbetsplatsen för att dela information.
En extra belastning i arbetet och en kognitiv belastning: De digitala tekniker som
utvecklas på arbetsplatsen kan leda till att mycket energi läggs på fel saker. Det kan vara som Rowlands et al. (2006) argumenterar kring, att digitala tekniker utgör en extra belastning istället för att stödja arbetet. Digitala tekniker och framförallt nya sådana kräver en viss kognitiv ansträngning för användarna, t.ex. krävs det att användarna lär sig hur de fungerar innan teknikerna kan användas effektivt. Sandblad et al. (2018) skriver om kognitiva
arbetsmiljöproblem som kan uppstå med digitala tekniker. De nämner bland annat kognitiva belastningar, som att människor behöver lägga kognitivenergi på saker som inte hör till deras huvudsakliga arbetsuppgifter. Det kan till exempel handla om att människor behöver förstå hur digitala tekniker ska användas (Sandblad et al. 2018).
Fel digitala verktyg för organisationen: Om en organisation ska implementera eller utveckla digitala tekniker är det viktigt att se till så att de faktiskt fungerar som hjälpmedel för de anställda i arbetet. Rowlands et al. (2006) kom fram till i sin studie på läkemedelsindustrin att det är ofta som digitala tekniker implementeras utan att ta hänsyn till om funktionerna på teknikerna passar för verksamhetens behov. De skriver att det därmed blir en missanpassning mellan förvändningarna på verktygen och verkligheten (Rowlands et al. 2006). Sandblad et al.
(2018) diskuterar kring verktyg som används på en arbetsplats och menar att om verktygen är dåliga blir resultatet dåligt. Verktyg som används på en arbetsplats ska stödja
arbetsuppgifterna för att ett bra arbete ska kunna utföras och generera ett bra resultat. Digitala tekniker är ett verktyg som används på arbetsplatser och för att ett bra arbete ska ske behöver dessa stödja de arbetsuppgifter som sker på arbetsplatsen. Sandblad et al. (2018) diskuterar kring vikten av användbarhet hos digitala tekniker. Om digitala tekniker har bra användbarhet avgörs inte genom produktens egenskaper utan genom användningssammanhanget. Det är genom användning av de digitala teknikerna i ett visst sammanhang som avgör
användbarheten (Sandblad et al. 2018). Det innebär att digitala tekniker som har bra användbarhet i en organisation kanske inte har bra användbarhet i en annan, eftersom teknikerna används i olika sammanhang.
Ökade kostnader: Digitala tekniker kan inte implementeras eller utvecklas bara för att det finns flera fördelar med att använda dessa. Det gäller att de digitala tekniker som
implementeras eller utvecklas faktiskt ger ett värde för den specifika organisationen och att de funktioner som finns är användbara för organisationen, som nämns ovan. Annars kan det resultera i att de digitala teknikerna leder till ökade kostnader istället för att optimera och sänka kostnader. Sandblad et al. (2018) menar att det uppstår mer kostnader t.ex. om anställda måste fokusera mer på de digitala teknikerna än på sitt faktiska arbete eller om de digitala teknikerna har dålig användbarhet som gör att användningen går långsamt.
2.8 Analysmodell
Tillämpningen av den digitala arbetsplatsen inom metallindustrin i Värmland analyseras enligt figur 1. Figuren visar att den digitala arbetsplatsen analyseras i det här arbetet utifrån samarbete. Med det avser jag hur metallindustrin samarbetar inom den digitala arbetsplatsen och vilka digitala tekniker som används till det. Samarbetet analyseras utifrån kategorier som skapas under den kvalitativa dataanalysen. Detta lägger sedan grunden för nästa steg i
analysen som handlar om att undersöka vilken nivå metallindustrin tillämpar den digitala arbetsplatsen (se tabell 1 i avsnitt 2.5 för en snabb överblick på nivåerna av tillämpning) för att sedan analysera vilka drivkrafter och hinder som segmentet ser för att utveckla den.
Figur 1. Analysmodell över hur den digitala arbetsplatsen analyseras i det här arbetet
3 Resultat och Analys
Första delen av kapitlet redovisar genomförandet av undersökningen och ger information om respondenter och intervjuer. Därefter kommer kapitlet redovisa och analysera resultatet från intervjuerna. Först analyseras hur de studerade företagen samarbetar via den digitala
arbetsplatsen och sedan analyseras deras tillämpningsnivå av den. Sist analyseras vilka drivkrafter och/eller hinder som företagen ser för att utveckla den digitala arbetsplatsen.
3.1 Genomförande av undersökning
Vid genomförandet av intervjuerna användes intervjuguiden (se bilaga 3) endast som ett stöd för att påminna om ämnen och frågor att ta upp. Intervjuguiden gjordes mycket omfattande för att hjälpa så mycket som möjligt. Det innebar att många av de frågor som finns på den aldrig behövde ställas eftersom de besvarades ändå.
Samtliga intervjuer började likadant med samma introduktion. Jag förklarade bland annat varför jag var där, vad syftet med min undersökning var, att ursprunget var ett uppdrag från Soleil IT, vad den digitala arbetsplatsen är osv. När jag beskrev den digitala arbetsplatsen hade jag med mig bilder som visade på olika digitala tekniker för att respondenten enklare ska förstå vad jag menar. Efter introduktionen började jag med några inledande frågor om
företaget innan jag gick in på den digitala arbetsplatsen. När jag frågade frågor om den digitala arbetsplatsen valde jag att använda mig av andra begrepp än den digitala
arbetsplatsen. Jag använde mig istället av t.ex. digitala tekniker och digitala verktyg eftersom samtliga respondenter svarade att de inte använder begreppet digital arbetsplats.
Den inledande frågan på den digitala arbetsplatsen i samtliga intervjuer var hur de
organiserar produktionen och vilka digitala verktyg som används för det, om några används. I samtliga fall fick jag till svar att de använde sig av affärssystemet. T.ex. svarar en respondent såhär:
”Det kommer in en order från kund till affärssystemet som sedan tas om hand i planeringen. Efter att planeringen har hanterat ordern skickas en
tillverkningsorder via affärssystemet ut till produktion. Affärssystemet tar sedan upp rapporter från maskinerna, t.ex. avvikelser från planeringen, som vi i ledningen kan gå in och läsa för att göra förändringar på.”
Det svaret liknar samtliga respondenters svar med ett fåtal avvikelser beroende på att de använder sig av olika affärssystem och har olika maskiner i produktion som är olika utvecklade digitalt. En annan respondent har t.ex. gamla maskiner som gör att de inte kan skicka ut tillverkningsorder direkt till maskinen via affärssystemet utan de måste skriva ut tillverkningsordern.
Efter den inledande frågan på den digitala arbetsplatsen tog intervjuerna olika form beroende på svaret från respondenten, t.ex. hur detaljerat respondenten svarade. Jag försökte få en naturlig konversation med respondenten och valde frågor från intervjuguiden utifrån svaret jag fått från tidigare fråga. Det gjorde jag för att respondenterna ska kunna spinna vidare på den tanken som de har färskt i minnet.
