MELLERSTA ÖSTERBOTTENS SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSSAMKOMMUN PROTOKOLL 3/2017 1

(1)

Plats Adminstrationens mötesrum

Ärenden som behandlas

§

Sidan 25 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH

BESLUTFÖRHET

4

26 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE 5

27 GODKÄNNANDE AV ARBETSORDNING 6

28 TILL SAMMANTRÄDET KALLADE SAKKUNNIGA OCH ÖVRIGA

7 29 REPRESENTANT FÖR SAMKOMMUNENS

TVÅSPRÅKIGA AVTALSKOMMUNER TILL SOITES SVENSKA SEKTION

8

30 ÄRENDEN TILL KÄNNEDOM 9

31 RESPONS / TIDNINGSINSÄNDARE OM VÅRD PÅ MODERSMÅLET

10 32 RESPONS / TIDNINGSINSÄNDARE OM

UPPHANDLINGSFÖRFARANDE

12 33 RESPONS / KRITERIER PÅ SVENSKA OCH FAKTURA

PÅ KLIENTENS SPRÅK

15 34 RESPONS / KONTAKTINFORMATION PÅ SOITES

HEMSIDA PÅ SVENSKA

17

35 INFO OM SVENSK SERVICE INOM SOITE 19

36 KOMMUNFÖRFRÅGAN OM HUR DE SPRÅKLIGA RÄTTIGHETERNA FÖRVERKLIGAS DÅ SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSTJÄNSTERNA ORDNAS

20

37 ÖVRIGA ÄRENDEN / FRÅGOR UNDER BEHANDLING 21 38 ÖVRIGA ÄRENDEN / INFORMATION TILL

PERSONALEN PÅ SVENSKA

22 39 ÖVRIGA ÄRENDEN / FÖLJANDE SAMMANTRÄDE 23

(2)

Snellman Hans 14:00 - 15:25 ordförande Dahlbacka Mikaela 14:00 - 15:25 vice ordförande Hongell Susanne 14:00 - 15:25 ledamot

Myllymäki Tapani 14:00 - 15:25 ledamot Kinnunen Pia 14:00 - 15:25 ersättare

Suojoki Marcus 14:00 - 15:25 Jakobstads representant Salminen Jussi 14:00 - 15:25 utvecklingsdir./föredragande Dabnell Pirjo 14:00 - 15:10 chefsöverläkare

Hägg Inger 14:00 - 15:25 sekreterare

Hagström Oskar 14:00 - 14:35 förstavårdschef Sinko Pirjo 14:00 - 14:35 ansvarsområdesdir.

samjouren

Store Mia 14:00 - 14:45 translator

Borta Aspvik Krister ledamot

Winter Hannele ledamot

Åstrand Ulla-Maria ledamot

Luoma Ilkka verkst.dir

Oikarinen-Nybacka Tarja socialdirektör Hautala-Jylhä Pirjo-Liisa chefsöverskötare Laitila Veikko styr.ordf.

___________________________________________________________________

Underskrift

Hans Snellman Inger Hägg

Ordförande Sekreterare

___________________________________________________________________

Protokolljustering

Datum___/___2017 Datum___/___2017

___________________________________________________________________

(3)

SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Svensekt § 25

Utvecklingsdirektörens förslag:

Konstateras att sammanträdet är lagenligt sammankallat och beslutfört.

Beslut:

Beslutsförslaget godkändes enhälligt.

(4)

VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Svensekt § 26

Svenska sektionen utser två protokolljusterare.

I tur att väljas är Krister Aspvik och Susanne Hongell.

Beslut:

Till protokolljusterare valdes Pia Kinnunen och Susanne Hongell.

(5)

GODKÄNNANDE AV ARBETSORDNING Svensekt § 27

Svenska sektionen besluter godkänna föredragningslistan som arbetsordning för detta sammanträde.

Beslut:

(6)

TILL SAMMANTRÄDET KALLADE SAKKUNNIGA OCH ÖVRIGA Svensekt § 28

Svenska sektionen besluter godkänna att nedan

nämnda personer deltar i sammanträdet som sakkunniga.

Oskar Hagström, förstavårdschef, § 30

Pirjo Sinko, avdelningsskötare/ansvarsområdesdirektör vid sam jou ren, § 31

Mia Store, translator, § 32

Beslut:

(7)

REPRESENTANT FÖR SAMKOMMUNENS TVÅSPRÅKIGA AVTALSKOMMUNER TILL SOITES SVENSKA SEKTION

Svensekt § 29

Beredning: utvecklingsdirektören

Förvaltningsstadgan för Mellersta Österbottens social- och hälsovårdssamkommun Soite föreskriver i paragraf 6 gällande Svens ka sektionen, att samkommunens tvåspråkiga av tals kom mu ner kan utse en person med yttrande- och närvarorätt till svenska sek tio nen.

Staden Jakobstad är tvåspråkig avtalskommun i Soite.

Jakobstad har också möjlighet att utse en representant i Soites sam kom mun full mäk ti ge.

Stadsstyrelsen i Jakobstad har 28.4 2017 § 112 beslutat utse Marcus Suojoki till stadens representant i

Samkommunen Soites svenskspråkiga sektion och samkommunfullmäktige.

Svenska sektionen hälsar staden Jakobstads representant välkommen till Svenska sektionen.

Beslut:

(8)

ÄRENDEN TILL KÄNNEDOM Svensekt § 30

Utvecklingsdirektören:

Kronoby kommun och Soite har förhandlat om samarbetsfrågor, om nuvarande läge och framtiden.

Kronoby önskar av Soite svar och utredningar av möjligheter.

En fråga gällde skolning, första vård och brandväsendet.

Soites förstavårdschef Oskar Hagstöm har inbjudits til sam man trä det för närmare information.

Svenska sektionen besluter diskutera ärendena till kännedom och anteckna den erhållna informationen till kännedom.

Behandling:

Oskar Hagstöm berättade att det i avtal mellan Soite och räddningsverket sägs att om en ambulans dröjer så ska en brandbil rycka ut.

För Kronobys del gäller det avtalsbrandkårerna. So i te beställer dessa utryckningar, övervakar att kvaliteten är i ord ning och ordnar skolning. Skolningssituationen har granskats och för när va ran de finns inget akut

skolningsbehov för verksamheten i Kronoby, men man följer med situationen.

Skriftligt svar i frågan kommer att sändas till Kronoby kommun av förstavårdschefen.

Beslut:

(9)

RESPONS / TIDNINGSINSÄNDARE OM VÅRD PÅ MODERSMÅLET Svensekt § 31

Svenska sektionen 30.3 2017 § 20:

Om Soites service har givits respons i en insändare i Österbottens Tid ning 18.2 2017 under rubriken "Kan Möcs ge vård på mo ders må let?". Samma insändare ingick 20.3 i tidningen Keskipohjanmaa på fins ka.

BILAGA A § 20 Insändare i Öt 18.2 2017 Utvecklingsdirektörens förslag:

Svenska sektionen beslutar anteckna responsen till kännedom och dis ku te ra frågan. Samtidigt betonar sektionen betydelsen av det nya språk pro gram met som språkpolitiskt rättesnöre.

Till följande sammanträde inbjuds berörda tjänstemän för att diskutera vidtagna åtgärder.

Beslut:

Sektionen betonar viktigheten av kvalitetskontroll, uppföljning och fun ge ran de processer även gällande responser och klagomål. Sek tio nen begär en redogörelse över vilka åtgärder som vidtagits och vad som kommer att göras i förebyggande syfte.

Avdelningsskötare/ansvarsområdesdirektör Pirjo Sinko från samjouren har inbjudits till sammanträdet för att ge

information om vil ka åtgärder som vidtagits i ärendet.

Svenska sektionen beslutar diskutera ärendet och anteckna till kän ne dom informationen om vilka åtgärder som vidtagits i ärendet.

(10)

Behandling:

Pirjo Sinko berättade att man har gått igenom fallet med personalen vid samjouren, och att läkare Risto Hannula har avgivit bemötande åt patienten. Personalen talade svenska och tolkade, den jourhavande läkarens modersmål var estniska och hen kunde inte svenska.

Chefsöverläkare Pirjo Dabnell har behandlat fallet med patienten och med personalen på avdelningen för den fortsatta behandlingen. Alla har tagit klagomålen på allvar med en genomgående positiv attityd, och Dabnell beklagar det dåliga intryck som patienten fått.

Beslut:

Svenska sektionen antecknade informationen till

kännedom, konstaterade att ärendet handhafts på behörigt sätt, att frågan har tagits på allvar och att nödvändiga åtgärder har vidtagits.

(11)

RESPONS / TIDNINGSINSÄNDARE OM UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Svensekt § 32

Om Soites service har givits respons i en insändare om upp hand lings för fa ran det gällande person- och

varutransporter för So i te i Österbottens Tidning 21.3 2017 under rubriken "Soite och två språ kig he ten?".

BILAGA A § 21 Insändare i Öt 21.3 2017

Denna anbudsförfrågan har översatts till svenska och införts i upp hand lings sy ste met Hilma 22.3 2017.

Kravet på Android-system gäller enbart anbudsgivarna, inte klienter.

Svenska sektionen beslutar anteckna responsen till kännedom och dis ku te ra frågan. Samtidigt betonar sektionen betydelsen av det nya språkprogrammet som språkpolitiskt rättesnöre.

Beslut:

Sektionen betonar viktigheten av kvalitetskontroll, uppföljning och fun ge ran de processer även gällande responser och klagomål.

Sek tio nen begär en redogörelse över vilka åtgärder som vidtagits och vad som kommer att göras i förebyggande syfte.

Anbudsförfrågan som insändaren gäller var redan införd i Hilma på fins ka in nan den sändes till översättning 14.3.

Texten blev klar att in fö ras i Hil ma på svenska 22.3 2017.

Förfrågan bestod av 29 sidor krä van de text.

(12)

Allmänt sagt kan man betona vikten av att tjänstemännen skulle komma ihåg att reservera tid för översättning när man pla ne rar tidtabell för oli ka "projekt". Den aktuella

anbudsförfrågan hade be retts och sänts till Hilma innan det framkom att den också måste fin nas på svenska.

Därför blev tidtabellen synnerligen stram. Det samma gällde planen för ordnande av välfärdstjänsterna som uppgjordes i början av året.

Läget inom Soites översättningsarbete har diskuterats med för ma nen ser vi ce om rå des di rek tör Jonna Ström i början av mars.

Det finns 2,5 översättare, varav en är tjänstledig till slutet av augusti 2017. I Soites veckomeddelande (viikkotiedote) har informerats om vart brådskande översättningsuppdrag ska sändas kl. 9 - 15.

Där ingick också önskemål om att översättningsuppdrag sänds i god tid till översättning, så att det finns tillräckligt med tid för översättningsarbetet.

Till översättning kommer i allmänhet:

- Sjukberättelser

- Meddelanden/annonser, till nätsidorna/facebook/

tidningarna.

Kommer oftast från kommunikationschef Suvi Melender-Lågland

som också sänder översättningarna vidare.

- Blanketter av olika slag

- Text till samkommunens informationstidning

- Text till nätsidorna, eller uppdatering av befintliga texter - Meddelanden till kp2019.fi sidorna

- Plan för ordnande

- Fullmäktiges föredragningslista och protokoll

- Styrelsens föredragningslista och protokoll (rubriker, beslutsförslag och beslut) från juni 2017 (när

språkprogrammet är godkänt).

- Olika kriterier för verksamheten

Translator Mia Store har inbjudits till sammanträdet för att informera när ma re om översättningsarbetet.

(13)

Behandling:

Mia Store berättade att hon nu är den enda heltidsanställda över sät ta ren, och att Inger Hägg översätter på deltid. Soite har en översättare till som är tjänstledig till slutet av augusti 2017. För när va ran de är det lugnare, men tidigare fanns behov av flera över sät ta re.

Under diskussionen konstaterades att det borde finnas en översättare till åtminstone under 1 - 2 år, bör beaktas i budgeten.

Pirjo Dabnell berättade att ledningsgruppen behandlat frågan att per so nal med språktillägg också ska användas för mindre översättningar. Soite har varit tvungen att minska på sekreterarresurserna, men Dabnell hoppas att Mia Store får arbeta enbart med översättningar. Ledningen har i allmänhet varit intresserad av språkservicen.

Beslut:

Beslutsförslaget godkändes enhälligt. Man beslöt poängtera vikten av att tjänstemännen i olika tidtabeller beaktar att översättning tar tid.

(14)

RESPONS / KRITERIER PÅ SVENSKA OCH FAKTURA PÅ KLIENTENS SPRÅK Svensekt § 33

En person har ringt och påpekat att hemvårdens kriterier inte hittas på svenska, och att en faktura kommit på finska till en svensk språ kig klient.

Kriterierna för hemvården har översatts till svenska och lagts in på So i tes hemsidor 6.3 2017.

Klientfakturor sänds ut på det språk som finns som språkkod i kli en tens grunduppgifter. Det aktuella fallet kontrolleras och korrigeras.

Svenska sektionen beslutar anteckna responsen till kännedom och dis ku te ra frågan. Samtidigt betonar sektionen betydelsen av det nya språkprogrammet som språkpolitiskt rättesnöre.

Beslut:

Sektionen betonar viktigheten av kvalitetskontroll, uppföljning och fun ge ran de processer även gällande responser och klagomål.

Sek tio nen begär en redogörelse över vilka åtgärder som vidtagits och vad som kommer att göras i förebyggande syfte.

Har kontrollerats att språkkoden i den aktuella klientens grunduppgifter är rätt, dvs. svenska. Har också kontrollerats att klientens fak tu ror i allmänhet varit på svenska, men raden Tk-käyntimaksu (besöksavgift vid hälsocentralen) var endast på finska på några ställen. It-avdelningen har

meddelats att detta bör kontrolleras och rättas i systemen.

(15)

Vissa termer förekommer på båda språken på fakturorna.

Beslut:

(16)

RESPONS / KONTAKTINFORMATION PÅ SOITES HEMSIDA PÅ SVENSKA Svensekt § 34

Har kommit respons per e-brev om bristfällig kontaktinformation på svens ka på Soites hemsidor (namnlista, titlar, adresser och av del ning ar).

Hemsidornas uppgifter är under utredning, kommer att åtgärdas inom den närmaste framtiden.

Svenska sektionen beslutar anteckna responsen till kännedom och dis ku te ra frågan. Samtidigt betonar sektionen betydelsen av det nya språk pro gram met som språkpolitiskt rättesnöre.

Beslut:

Sektionen betonar viktigheten av kvalitetskontroll, uppföljning och fun ge ran de processer även gällande responser och klagomål. Sek tio nen begär en redogörelse över vilka åtgärder som vidtagits och vad som kommer att göras i förebyggande syfte.

För närvarande finns på Soites svenskspråkiga hemsidor under "Kon takt upp gif ter" personalens namn och

yrkesbeteckningar på svens ka, men en del saknas ännu.

Arbetsenheternas namn är tills vi da re på finska.

Soites kommunikationschef Suvi Melender-Lågland har meddelat att bristerna kommer att åtgärdas under den närmaste tiden i samband med att det görs också andra tekniska ändringar i telefonkatalogen.

I fortsättningen kommer de svenska yrkesbeteckningarna au to ma tiskt för alla när de först har valt den rätta

(17)

finskspråkiga.

Det samma gäller arbetsenheterna.

Svenska sektionen beslutar diskutera ärendet och anteckna till kän ne dom in for ma tionen om vilka åtgärder som vidtagits i ärendet.

Behandling:

Jussi Salminen informerade om chat-servicen som tagits i bruk inom So i te. Också där har förekommit frågor om kontaktuppgifter, har va rit problem också på den finska sidan. Är alltid svårt med nya organisationer.

Be slut:

(18)

INFO OM SVENSK SERVICE INOM SOITE Svensekt § 35

Fredagen den 7 april hölls ett informationstillfälle om svensk service inom Soite.

Från Soite deltog svenska sektionens ordförande Hans Snellman, svens ka sektionens föredragande

utvecklingsdirektör Jussi Sal mi nen och kommunikationschef Suvi Melender-Lågland.

Vid tillfället visades en presentation över den svenska servicen i enlighet med bilagan.

BILAGA A § 35 Soites svenska sektion

Svenska sektionen beslutar anteckna ärendet till kännedom.

Beslut:

(19)

KOMMUNFÖRFRÅGAN OM HUR DE SPRÅKLIGA RÄTTIGHETERNA

FÖRVERKLIGAS DÅ SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSTJÄNSTERNA ORDNAS Svensekt § 36

Regionförvaltningsverket i Västra och Inre Finland främjar den re gi o na la jämställdheten genom att sköta verkställande, styrnings- och till syns upp gif ter i landskapen Birkaland, Mellersta Finland, Mellersta Ös ter bot ten, Södra Österbotten och Österbotten.

Regionförvaltningsverket har sänt ut en kommunförfrågan för att kart läg ga hur de språkliga tjänsterna ordnas och förverkligas inom so ci al- och hälsovården som ordnas av kommunerna, sam kom mu ner na och sjukvårdsdistrikten i Mel lers ta Österbotten, Södra Ös ter bot ten och Österbotten, dvs. får klienten och patienten tjänsterna på det språk han eller hon väljer. Förfrågan som skulle besvaras senast 15.5 2017 var riktad till ledande tjänsteinnehavare inom social- och häl so vår den.

Soites utvecklingsenhet har berett ärendet och förfrågan har be hand lats i Soites ledningsgrupp 2.5 2017. Förfrågan och Soites svar på förfrågan fram går av bilagan.

BILAGA A § 36 Ifylld frågeblankett

Svenska sektionen beslutar diskutera och anteckna ärendet till kännedom.

Beslut:

(20)

ÖVRIGA ÄRENDEN / FRÅGOR UNDER BEHANDLING Svensekt § 37

Ordföranden framförde önskemålet att svenska sektionen mer skulle få ta del av ärenden som handläggs av

ledningen, sty rel sen och andra beredelseorgan för att på så sätt kunna föra fram syn punk ter och ge utlåtanden redan i beredningsskedet i viktiga frå gor som berör den svenska servicen och vården.

Jussi Salminen informerade om den planerade landskaps- koncernen.

Beslut:

Svenska sektionen antecknade frågorna till kännedom.

(21)

ÖVRIGA ÄRENDEN / INFORMATION TILL PERSONALEN PÅ SVENSKA Svensekt § 38

Mikaela Dahlbacka påpekade att information till

personalen i allmänhet saknas på svenska, t.ex. har det inom hemvården kommit material om introduktion enbart på finska.

Beslut:

Svenska sektionen diskuterade frågan preliminärt och önskar att ärendet utreds.

(22)

ÖVRIGA ÄRENDEN / FÖLJANDE SAMMANTRÄDE Svensekt § 39

Svenska sektionen besluter att sektionens följande sammanträde hålls torsdagen den 7.9 2017 kl. 14.00 på samma plats.

Beslut:

(23)

Datum Paragrafer Sida

18.5 2017 25 - 39 24

Rätt att framställa rättelse- yrkande

Den som är missnöjd med beslutet kan framställa ett skriftligt rättelseyrkande.

Ett rättelseyrkande kan framställas av den som beslutet avser eller av den vars rätt, skyldighet eller fördel direkt påverkas av beslutet (part) samt av kommunmedlemmar.

När ett beslut endast gäller beredning eller verksställighet kan, enligt 91 § i kommunallagen, rättelseyrkan inte framställas eller kommunalbesvär anfóras över beslutet. Detta gäller paragraferna 25 - 39.

Myndighet till vilken rättelse- yrkande kan framställas

Rättelse i beslutet kan yrkas hos nedan nämnda myndighet:

Mellersta Österbottens social- och hälsovårdssamkommun Soite / Svenska sektionen Mariegatan 16-20

67200 Karleby Tid för

yrkande av rättelse och från vilken tidpunkt tiden räknas

Rättelseyrkandet skall framställas inom 14 dagar från delfåendet av beslutet. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram offentligt. En part anses, om inte något annat påvisas, ha fått del av beslutet tre dagar från att elektroniskt meddelande skickats, sju dagar efter att ett brev därom blivit sänt eller vid den tidpunkt som framgår av mottagningsbeviset eller som har antecknats i ett särskilt intyg om delfående av beslutet.

Framläggande

av protokollet Datum

29.5 2017 Delgivning till

part 1)

Part Avsänts för delgivning per brev

(kommunallagen § 139).

Lämnats för befodran av posten, datum/delgivare

Part Lämnats till parten

Ort, datum och delgivarens underskrift Mottagarens underksrift På annat sätt, dvs

Rättelse- yrkandets innehåll och hur yrkandet skall inlämnas

Av rättelseyrkandet skall framgå yrkandet och vad det grundar sig på. Yrkandet skall underteckas av den som framställer det.

Rättelseyrkandet skall lämnas till den myndighet till vilken yrkandet framställs innan tiden för framställande av rättelseyrkande går ut.

Tilläggs- uppgifter

Bifogas protokollsutdraget

1) Ifylls i protokollsutdraget om beslutet enskilt delges en person som är part enligt 137 § 1 mom. kommunallagen.

Det skuggade området ifylls även i det dublettexemplar som stannar hos myndigheten.