17.2. Patientsäkerhetsberättelse EMI 2015-16

Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare

Elevhälsans medicinska insats, grundskolan, Sollentuna kommun

År 2015

2016-03-10

Verksamhetsansvarig skolsköterska, Ann Lötbom

Mallen är framtagen av Sveriges Kommuner och Landsting

Innehållsförteckning

Sammanfattning 3

Övergripande mål och strategier 4

Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 4

Struktur för uppföljning/utvärdering 4

Uppföljning genom egenkontroll 4

Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 5

Samverkan för att förebygga vårdskador 5

Riskanalys 6

Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 6

Hantering av klagomål och synpunkter 6

Sammanställning och analys 6

Samverkan med patienter och närstående 6

Resultat 7

Övergripande mål och strategier för kommande år 8

Elevhälsans medicinska insats benämns även som EMI i detta dokument. EMI innefattar skolsköterskor och skolläkare.

2

Sammanfattning

Vårdgivaren ska planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som leder till att kravet på god vård enligt hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) upprätthålls.

I Sollentuna kommun är barn och ungdomsnämnden vårdgivare för kommunala grundskolorna.

De viktigaste åtgärderna som vidtagits för att öka patientsäkerheten:

 Tydliga rutiner finns för att bedriva ett systematiskt patientsäkerhetsarbete. Digitala registreringar och uppföljning av tillbud/avvikelser har införts genom “KIA-systemet”.

 System för egenkontroller har förbättrats genom utarbetade mallar i nytt journalsystem.

 Alla elevhälsoteam har knutits till journalsystemet. Dokument, protokoll och mål samlas säkert i en egen “elevhälsoportal”.

Uppföljning sker genom

 att alla tillbud/avvikelser följs upp på möten, samt sammanställning och fortsatta åtgärder följs 1g./termin. Nya mål och rutiner utarbetas vid behov.

Patientsäkerheten har ökat genom att rapportera och diskutera negativa händelser:

 Flera rutiner har ändrats och tydliggjorts.

 Elever och närståendes synpunkter hanteras under regelbundna möten.

Elever och närstående involveras i patientsäkerhetsarbetet genom

 kommunikation och meddelande vid avvikelse och medstämmande på vissa områden De viktigaste resultaten som uppnåtts är

 tydlighet, bättre rutiner och ökad samsyn med riktning åt ett förebyggande tankesätt.

Övergripande mål och strategier

SFS 2010:659,3 kap. 1 § och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1§

Målet är att bedriva en god och säker vård där risker och händelser identifieras tidigt och förebyggs.

Det ska inom verksamheten finnas den kompetens som är nödvändig för att up

pnå detta. Det skall

Strategier för att uppnå dessa mål är:

 Tillse att personal i verksamheten har den kompetens som krävs för att god vård kan bedrivas och som tidigt kan identifiera avvikelser och förebygga risker.

 Riktlinjer och rutiner ska utarbetas och systematiskt implementeras

Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet

SFS 2010:659,3 kap. 9 § och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2 §, p 1

Barn- och ungdomsnämnden är vårdgivare för hälso- och sjukvård som bedrivs inom elevhälsan i kommunala grundskolorna.

Verksamhetschef över elevhälsan är utsedd enligt HSL 29§ och är chef för Stöd och utveckling.

Verksamhetschef ansvarar över ledning, planering och utveckling, samt att god vård bedrivs.

Verksamhetsansvarig skolsköterska har delegation om patientsäkerhetsarbetet från verksamhetschef, samt är medicinskt ledningsansvarig.

Skolläkare är upphandlade via Proffice Care, under ansvar av chef för Stöd och utveckling.

Skolsköterskor är anställda av varje enskild rektor, som också har personalansvar.

Hälso- och sjukvårdspersonal bär själv ett ansvar för hur han/hon fullgör sina arbetsuppgifter (SFS 2010:659).

Struktur för uppföljning/utvärdering

SFS 2010:659, 6 kap. 4§ och SOSFS 20111_9, 7 kap. 2§ punkt 5

Skolsköterskor och skolläkare arbetar under eget medicinskt yrkesansvar.

Avvikelsehantering sker löpande enligt utarbetade riktlinjer. Medicinskt ledningsansvarig ansvarar för bedömning och analys av avvikelsen.

Hantering sker enligt hälso-och sjukvårdslagen samt Socialstyrelsens föreskrifter och riktlinjer.

Medicinskt ledningsansvarig gör anmälan enligt Lex Maria i de fall det bedöms adekvat.

Uppföljning genom egenkontroll

SOSFS 2011:9, 5 kap. 2§, 7 kap. 2 § p2.

Alla skolsköterskor utför egenkontroll 1 gång/ år i maj, enligt upprättat dokument. I slutet av år 2015 har kontroller kopplats till vårt digitala journalsystem för enklare och mer exakt kontroll.

Områden som kontrolleras är:

antal elever, strukturerad journalgranskning, avvikelserapporter, antal vaccinationer, hälsobesök årskurs 4 och 8, antal remisser

På grund av att statistikgrundande uppgifter inte kunnat överföras från gamla till nya journalsystemet blir årets statistik missvisande och kan ej visas. Vaccinationstäckningen ligger dock på 96 %.

4

Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet

SFS 2010:659, 3 kap. 10 § p 1-2

En förutsättning för ökad patientsäkerhet, förutom kompetensutveckling i ämnet, är att alla i verksamheten är väl förtrogna med gällande styrdokument.

Såväl skolsköterska som skolläkare har ansvar att rapportera när kvaliteten inte beaktats eller tillgodosetts.

 Avvikelserapportering sker löpande enligt utarbetade riktlinjer. Ev. inkomna

avvikelserapporter lyfts för diskussion på nästkommande möte. Vid behov beslutas om revidering av arbetsrutiner. Verksamhetsansvarig sköterska sammanställer och analyserar avvikelser vilka presenteras för EMI och chef för Stöd och utveckling. Hon för relevant information vidare till ledning.

Beslut om avvikelse ska anmälas enlig Lex Maria och tas av medicinskt ledningsansvarig.

 Under året har avvikelse rapportering knutits till det digitala KIA-systemet, samt egenkontroll knutits till journalsystemet Prorenata, vilket ger tydligare analys och bättre uppföljning.

 Alla elevhälsoteam har knutits till journalsystemet. Dokument, protokoll och mål samlas säkert i en egen “elevhälsoportal”.

 Rutiner för egenkontroll, hälsosamtal, hälsokontroller och vaccinationer har förtydligats

 Verksamhetsansvarig sköterska träffar skolsköterskor och skolläkare på möte 1gång/mån, i syftet att hantera frågeställningar rörande utveckling, arbetsrutiner, organisation och resursfördelning.

 Verksamhetsansvarig sköterska ingår i ett nätverk där representanter för Stockholms stad och alla “kranskommuner” träffas 1 gång/termin. Där diskuteras arbetsmetoder, kvalitet, lagar och riktlinjer, systematiskt kvalitetsarbete och andra viktiga ämnen.

 En digital metodbok för elevhälsans medicinska insats finns på intranätet. Här beskrivs rutiner och metoder. Metodboken uppdateras 1 gång/mån., vid behov.

 Verksamhetsansvarig och systemansvarig utför loggkontroller av digitala journaler 1 gång/

termin, enligt särskild dokumenterad rutin utifrån patientdatalagen

(2008:355). Bedömningspunkterna är: behörighet, journalanteckning avvikande tid, dokumentation i linje med journal lagen (enbart fakta - inga egna slutsatser eller åsikter, kortfattade och konkreta anteckningar, enbart vedertagna förkortningar, anteckningar ska vara signerade)

Om dataintrång upptäcks tar verksamhetsansvarig sköterska kontakt med berörd personal och verksamhetschef. Avvikelserapport eller Lex Maria anmälan skrivs beroende på intrångets art.

Samverkan för att förebygga vårdskador

SOSFS: 2011:9,4 kap. 6 §, 7 kap. 3 § p 3

Elevhälsans medicinska arbete bygger ständigt på samverkan, i första hand med eleven. Det är också av stor vikt att samverka med vårdnadshavare och all persona på skolan, främst genom

elevhälsoteamet, för att leda eleven mot utbildningens mål.

 Nya, gemensamma överlämningsrutiner från BVC (barnavårdscentralerna) till EMI har utformats i samverkan med BVC.

 Rutiner mellan CIFS (centrum för integration och flerspråkighet), Landstinget och EMI utvecklas fortlöpande, efter behov, i mottagningsarbetet kring nyanlända elever.

 Samverkansavtal mellan kommun och Landsting gällande egenvård i skolan har undertecknats.

 Landstinget och EMI har samverkat i ett projekt om ökad rörelse för elever, där bl.a. rutiner för FaR (fysisk aktivitet på recept) tagits fram.

 Verksamhetsansvarig och förebyggarenheten (Socialkontoret) har arbetat gemensamt för att motverka ökad psykisk ohälsa och stress hos elever.

Riskanalys

SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 §

EMI utför fortsatt och ständigt arbete med riskanalys. Tillbud/avvikelser lämnas och grupperas inom områden; människa, organisation och teknik. Riskanalyser genomförs på varje område 1 gång/termin och har resulterat i förtydligande rutiner.

Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet

SFS 2010:659, 6 kap. 4 § och SOSFS 7 kap. 2 § p 5

All personal inom elevhälsans medicinska del har ett egenansvar att identifiera och rapportera risker som kan medföra negativa händelser eller tillbud i verksamheten.

 Tillbud/avvikelser rapporteras in från skolsköterskorna och diskuteras på följande möte.

 Beslut om förslag på åtgärd/nytt arbetssätt behövs eller ej, tas på möte.

 Verksamhetsansvarig ringar in utvecklingsområden efter sammanställning och analys

 Skolsköterska informerar rektor, skolläkare och berörd elev/vårdnadshavare vid vårdskada

 Verksamhetsansvarig skolsköterska ansvarar för analys och rapportering till verksamhetschef på barn och utbildningskontoret, där ev. beslut om åtgärd tas.

Klagomål och synpunkter

SOSFS 2011:9, 5 kap. 3 §, 7 kap 2 § p 6

Information om hur klagomål och synpunkter lämnas finns på kommunens hemsida. EMI följer rutiner från barn och utbildningskontoret. Resultaten återkopplas till EMI under möte samt till chef för stöd och utveckling, från verksamhetsansvarig sköterska. Vid behov

informeras rektor. Vidare lyfts patientsäkerhetsrapporten till barn- och ungdomsnämnden för godkännande/icke godkännande.

Sammanställning och analys

SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 §, 7 kap.2 §

Totalt är 6 st. anmälningar om avvikelser skrivna. Dessa har fördelats under områden:

Människa 3 st., Organisation 0 st. och Teknik 3 st.

Ingen avvikelse har bedömts så allvarliga att den föranlett skäl att i enlighet med Lex Maria anmäla till IVO (Inspektion för vård och omsorg). Inget ärende är anmält till Patientnämnden.

Mönster utifrån analys;

Teknik och Människa är de områden som fått flest avvikelser. Teknik gällande inloggningsproblem till journalsystemet, pga. problem med befintliga tekniska lösningar. I området “människa” är

vaccinationer det område där flest avvikelser skrivits. Anledningen är ofta ökad stress pga. högre belastning i situationen samt att journalsystem och rutiner är olika när flera vårdgivare är inblandade.

Nytt journalsystem är upphandlat och rutiner kring vaccinationer har förtydligats.

För att bedöma om jämlik elevhälsa bedrivs i Sollentuna behöver begreppet definieras.

Samverkan med patienter och närstående

SFS 2010:659 3 kap. 4 §

 Eleven har ett ökat medinflytande och självbestämmande i hälsosamtalen.

 Skriftligt medgivande efterfrågas från båda vårdnadshavare vid vaccination.

 Tolk används vid besök när behov finns.

 Ett ökat medinflytande sker allt mer i enskilda arbetsmiljöfrågor, för eleven.

6

Resultat

SFS 2010:659, 3 kap. 10 § p 3

 Elevernas psykiska hälsa har ökat genom FaR (fysisk aktivitet på recept) och genom arbete med modellen SPARK på tre skolor. Elever och vårdnadshavare ser bättre matvanor och eleverna själva tycker de är piggare och orkar koncentrera sig bättre i skolan. Förutom detta har ökad självkänsla hos flera elever och ett mer positivt klimat i klassen visats.

 Elevens arbetsmiljö har blivit en fast punkt på elevhälsoteams möten.

 Samverkan kring eleven sker i ökad omfattning, både intern och externt.

 Ökad kvalitet och säkerhet genom att e-journalsystem implementerats under året, även för elevhälsoteamen.

Strukturmått

 Utveckla kvalitetsarbetet

 Fortsatt arbete med implementering av “Vägledning för elevhälsan” (Skolverket och Socialstyrelsen)

 Upphandling av nytt journalsystem

 Möte med skolsköterskor/skolläkare 1g/mån.

Processmått

 Påbörjat arbete i digitalt system (KIA) för registrering av avvikelser/tillbud. Gemensam föreläsning från KIA-ansvarig i kommunen.

 Upphandling av nytt journalsystem, för elevhälsans medicinska insats samt för elevhälsoteamen. Sökmallar för digital statistik har tagits fram.

 1,5 dag med gemensamma föreläsningar inför arbetet med fysisk hälsa (metoderna FaR och SPARK), har anordnats och erbjudits alla elevhälsoteam.

 Ett arbete för införande av e-arkiv, mellan arkivarier och verksamhetsansvarig sköterska, har påbörjats.

 Nya hälsoenkäter har införts.

Resultatmått

Under året har inga vårdskador rapporterats.

Anmälda avvikelser är åtgärdade och kontakt har tagits med berörda elever/vårdnadshavare.

Måluppfyllelse

 Nytt vägledningsystem från Skolverket och Socialstyrelsen har implementerats

 Rutiner för ökad fysisk aktivitet hos eleverna (metoderna FaR och SPARK) har utformats.

 Samarbetet kring elever har ökat både internt inom kontoret och med övriga kontor i kommunen samt extern med t.ex. Landstinget.

 Att tänka nytt och tänka möjligheter har ständigt behövts i mottagandet av nyanlända elever.

Ett gemensamt förebyggande synsätt har börjat ta form, samtidigt som tiden för förebyggande arbete blir allt kortare.

 All personal i EMI har fått fortbildning i samtals modell MI (Motivational Interviewing)

 Ett aktivt samarbete mellan arkivarier och verksamhetsansvarig sköterska har pågått under året och e-arkiv för EMI startar januari 2017.

Arbete/åtgärder som skett under året;

Ett nära samarbete med CIFS (centrum för integration och flerspråkighet)

Rutiner har utvecklats för att båda vårdnadshavare behöver lämna medgivande inför vaccinationer.

Mallar och rutiner för nya journalsystemet har utarbetats.

Övergripande mål och strategier för kommande år

Mål Strategier för att nå mål

Öka arbetet med en öppen kultur som främjar dialog kring tillbud/avvikelser i verksamheten

Arbetet genomförs vid yrkesspecifika träffar 1 gång/månad. Avvikelser lyfts och åtgärder för att reducera risker för upprepad avvikelse diskuteras.

Alla elever ska känna sig trygga i skolan.

Arbeta med att synliggöra risk och frisk faktorer för eleverna, utifrån hälsobesök i åk 4 och åk 8.

Genomgång med skolsköterskor om hur statistik tas fram och analyseras, för presentation på skolorna.

Öka tillgängligheten för alla elever i skolan

Ett fortsatt nära samarbete med CIFS (centrum för integration och flerspråkighet) i mottagandet av elever.

Införa e-arkiv januari 2017, på alla elever födda 2003 och framåt.

Ett nära samarbete med arkivarierna. Gemensamma rutiner för arbetet sätts. Alla skolsköterskor scannar in lösa dokument i journalen.

Elever med psykisk ohälsa presterar ofta sämre i skolan, och har ofta lägre utbildningsnivå i senare vuxen ålder, vilket gör att det är viktigt att fånga problemen i tid och att prioritera förebyggande åtgärder.

8