05.2 Bilaga 1 Patientsäkerhetsberättelse EMI 2018-02-26

(1)

Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare Elevhälsans medicinska insats

Grundskolan, Sollentuna kommun

År 2017

2018-02-25

MLA (medicinskt ledningsansvarig) Ann Lötbom

Mall från SKL

(2)

2

Innehållsförteckning

PATIENSÄKERHETSBERÄTTELSE FÖR VÅRDGIVARE, 2017…...……..1

Verksamhetens mål för patientsäkerhetsarbetet ……… …………...…..3

Ansvar för patientsäkerhetsarbetet ………...……….…….…3

Rutiner för egenkontroll samt vilken egenkontroll som genomförts……….…….3

Vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet ………..4

Rutiner för att identifiera risker i verksamheten ……….……...4

Rutiner för händelseanalyser ………...……….….….……4

Informationssäkerhet……….……..5

Samverkan för att förebygga vårdskador ………...5

Rapporteringsskyldighet/klagomål och synpunkter……….….. 6

Sammanställning och analys ……….…...6

Samverkan med elever och närstående ……….6

Resultat………..….6

Analys av resultat ...………..……….………….7

I följande dokument används förkortningarna:

MLA- medicinskt ledningsansvarig EMI - elevhälsans medicinska insats

KIA - kommunens incidentrapporteringssystem, Ascendo.

(3)

3

Verksamhetens mål för patientsäkerhetsarbetet

SFS 2010:659, 3 kap. 1 § och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 § VAD vi vill uppnå:

 Minska antalet tillbud och avvikelser både internt och externt.

 All personal (100 %) inom medicinsk elevhälsa (skolsköterskor och skolläkare) ska ha rutiner för att bedöma och rapportera riskfaktorer runt elever.

 Förbättrade samarbetsmetoder gällande neuropediatriska utredningar mellan Landsting och kommun.

 Ta fram rutiner för årlig revidering av Ledningssystemet, enl. Socialstyrelsens föreskrifter (SOSFS 2011:9).

 Revidera digitala mallar för rutiner av egenkontroll i respektive yrkesgrupp.

Ansvar för patientsäkerhetsarbetet

SFS 2010:659,3 kap. 9 § och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2 §, p 1

HUR det organisatoriska ansvaret för patientsäkerhetsarbetet är fördelat inom verksamheten.

 Verksamhetschef för Stöd och utveckling är ytterst ansvarig för patientsäkerhetsarbetet samt att informera elev/vårdnadshavare om vårdskada inträffat.

 MLA (medicinskt ledningsansvarig) tar emot synpunkter/klagomål inom respektive verksam- hetsområde. De ansvarar över att rutiner finns för säkerhetsarbetet samt att inkomna synpunkter och klagomål hanteras.

 MLA tar emot och följer upp samtliga digitala tillbud och avvikelserapporter.

 Samtliga medarbetare har ett egenansvar att notera och rapportera tillbud eller uppkomna vårdskador i kommunens digitala ”KIA-system”.

Rutiner för egenkontroll samt vilken egenkontroll som genomförts

SOSFS 2011:9 5 kap. 2 § HUR vi genomför egenkontroll:

 Interna observationer och kontroll av utfört arbete registreras av alla sköterskor och läkare i slutet av varje termin.

 Antal utförda hälsobesök i åk. 4 och åk. 8 hämtas från journalsystemet i slutet av läsåret.

 Antal utförda vaccinationer hämtas från journalsystemet vid läsårets slut.

 Loggkontroll/journalgranskning sker slumpvis av en journal/skola/termin (två journa-

ler/skola/år, totalt 34 journaler/år) och utförs gemensamt av systemförvaltare och systemadmi- nistratör, enligt framtagna rutiner. Anteckning om loggkontroll görs i journalen.

HUR vi utvärderar resultaten från mätningarna:

 Varje skolsköterska kontrollerar att 100 % kontroller är utförda enligt det s.k. BAS- programmet.

 Antal hälsokontroller jämförs med antal elever för att se om 100 % hälsokontroller är utförda, enligt uppdrag.

 Inom målgrupperna för olika vaccintyper bör minst 80 % av eleverna blivit vaccinerade.

 Resultaten från loggkontroll utvärderas i slutet av varje termin, utifrån bedömningspunkter:

o Användarens och patientens identitet (behörighet till journalen).

(4)

4

o Har journalanteckningar gjorts avvikande tider på dygnet.

o Yrkesperson i journaltest, t.ex. läkare eller psykolog, skrivs med efternamn.

o Antal besök i journalen (relevans till att vara i journalen).

o Har det dokumenterats i linje med EMI:s rutiner för journalföring

(enbart fakta - inga egna slutsatser eller åsikter, kortfattade och konkreta anteckningar, enbart vedertagna förkortningar, anteckningar ska vara signerade).

Vilka åtgärder som genomförts för ökad patient säkerhet

SFS 2010:659, 3 kap. 10 § p 1-2 Beskriver HUR elevsäkerhetsarbetet har bedrivits under föregående kalenderår samt vilka åtgärder som har vidtagits för att öka elevsäkerheten:

 Kommunikation och utvecklingsarbete har förts med samtliga sjuksköterskor och läkare om rutiner för säkerhetsarbete samt hur tillbud/avvikelser bedöms och registreras.

 På tillbud och avvikelser i extern verksamhet skickas alltid kopia på rapporten till berörd chef och till Hälso- och sjukvårdsförvaltningen, av MLA.

 Verksamhetschef och förvaltningschef har deltagit på möte med Hälso-och sjukvårdsnämnden i syfte att skapa bra samarbetsrutiner.

 Ett nytt ledningssystem har tagits fram (i enlighet med SOSFS 2011:9).

 Förbättrade rutiner för dokumentation, loggkontroller/journalgranskning samt åtgärder vid ev.

avvikelse har tagits fram i elevhälsoarbetet.

Rutiner för att identifiera risker i verksamheten

SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 §

HUR vi fortlöpande bedömer om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa som kan medföra brister i verksamheten:

 Varje enskild medarbetare bedömer om en händelse leder till tillbud/ avvikelse utifrån elevens behov och skada.

 Medarbetare ansvarar för att skriva en händelserapport, där bl.a. händelsetyp och förslag om åtgärd skrivs enligt mall, i det digitala KIAsystemet.

 MLA riskbedömer varje händelse genom att bedöma ”sannolikhet att det inträffar igen” och

”konsekvens om det inträffar igen”

 Tillsammans med kollegor diskuteras tillbud och avvikelserapporter på möte 1 gång/månad, där beslut om nya rutiner tas om behov finns.

Rutiner för händelseanalyser

SFS 2010:659, 3 kap. 3§

HUR vi utreder händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada:

 MLA sammanställer, utreder och analyserar tillbud/avvikelser samt skickar kopia ”för känne- dom” till berörd chef.

 Varje händelse riskbedöms utifrån ”sannolikhet att det inträffar igen” och ”konsekvens om det inträffar igen” både före och efter åtgärd.

(5)

5

 Tillbud och avvikelser grupperas i riskområden och analyser genomförs av varje område genom frågan ”kan vi förbättra våra rutiner”.

Informationssäkerhet

HSLF-FS 2016:40, 7 kap. 1§

HUR vi arbetar med informationssäkerhet:

 Alla medarbetare har eget ansvar att personligt lösenord inte blir tillgängligt för obehöriga, att uppgifter i journalsystemet inte blir tillgängliga för andra samt att inte ta del av annan vårdre- lation än den man är behörig att utföra.

 All åtkomst i journaldatasystemet sker genom trestegs inloggning. Utdelning av inloggnings- behörigheter/rättigheter hanteras endast av systemförvaltare och systemadministratör.

 Uppföljningar av informationssäkerheten utvärderas i slutet av varje termin, enligt rutiner, uti- från framtagna bedömningspunkter.

 Personalen informeras om logguppföljning preventivt och allmän återkoppling sker på möte med personalgruppen. Enskild återkoppling sker vid risk/avvikelse.

 Om dataintrång upptäcks kommunicerar MLA med berörd personal, rektor och verksamhetschef. Rapport eller Lex Mariaanmälan skrivs, beroende av intrångets art.

Bedömning av dataintrång sker efter:

o Hur länge intrånget varat

o Hur många gånger intrånget skett

o Om intrånget skett i samma journal flera gånger

o Om intrånget dokumenterats i journalen

Samverkan för att förebygga vårdskador

SOSFS: 2011:9,4 kap. 6 §

HUR samverkan sker i den egna verksamheten och med andra vårdgivare för att förebygga att patien- ter drabbas av en vårdskada:

 Skolsköterskor och skolläkare samverkar kring rutiner och kvalitetsarbete regelbundet på mö- ten.

 Ett utvecklingsarbete pågår mellan kommun och Landsting i mottagandeprocessen av nyan- lända elever och arbete är påbörjat kring gemensam remissprocess.

 Samverkan mellan EMI (elevhälsans medicinska insats) och Socialkontoret sker på flera plan, både i akut och förebyggande syfte t.ex. genom BUSSAM (regional samverkan för samverkan mellan hälso- och sjukvården, socialtjänsten samt skolan för barn i behov av särskilt stöd).

 I arbetet för en samlad elevhälsa pågår ett utvecklingsarbete om tillbud/avvikelsehantering för fler personalgrupper.

 Barn- och utbildningskontoret har tagit fram beslut och gemensamma rutiner gällande dokumentation och journalföring för alla elevhälsoteam på kommunala skolor.

 I införandet av e-arkiv samarbetar MLA, systemansvarig och kommunens arkivarie.

 Flera grundskolor, EMI, Kultur-och fritidskontoret samt externa aktörer samverkar kring ökad rörelse för elever, bl.a. genom fysisk aktivitet på recept (FaR).

 Samverkan sker internt vid vaccinering.

(6)

6

Rapporteringsskyldighet/klagomål och synpunkter

SFS 2010:659, 6 kap. 4 §, SOSFS 2011:9, 5 kap. 3 §

HUR vi tar emot klagomål eller synpunkter från elever, närstående, personal eller andra verksamheter:

 EMI följer kommunens rutiner för klagomålshantering. Information och länk för klagomåls- hantering finns på kommunens hemsida.

 Klagomål tas emot genom samtal (fysiskt eller via telefon) alternativt via kommunens e-tjänst.

Den som lämnar en synpunkt eller gör en felanmälan får vara anonym.

 Kontaktuppgifter behövs om svar önskas.

Vid synpunkt eller klagomål:

o En händelserapport skrivs i KIA-systemet.

o Rektor informeras om det gäller elev.

Sammanställning och analys

SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 §

HUR inkomna rapporter, klagomål och synpunkter sammanställs och analyseras:

 Utredning sker enligt framtagna rutiner för tillbud och avvikelser.

 Analys sker 1 gång/år. Alla ärenden (100 %) ska ha pågående lösningsarbete alternativt ha klarmarkerats.

Samverkan med elever och närstående

SFS 2010:659 3 kap. 4 §

HUR patienterna och deras närstående har erbjudits möjlighet att medverka i elevsäkerhetsarbetet:

 Eleven har ett ökat medinflytande och självbestämmande i hälsosamtalen. I kommunikationen styr eleven mål, åtgärder och uppföljning med stöd från skolsköterska.

 Ett ökat medinflytande sker allt mer i enskilda arbetsmiljöfrågor, för eleven, genom att prata om enskilda behov för lärandet i skolan med eleven.

 Vid upptäckt av risk, tillbud eller avvikelse återkopplas alltid med förslag på åtgärd till elev och/eller vårdnadshavare (beroende av elevens ålder).

Resultat

SFS 2010:659, 3 kap. 10 § p 3

Resultaten av egenkontrollen tillsammans med andra resultat:

 I åk. 4 utfördes 446 hälsosamtal och i år 8 utfördes 347 hälsosamtal. Alla planerade

hälsosamtal (enl. Skollagen och Socialstyrelsen) är genomförda. Vid de tillfällen elev flyttat från skola, stora språksvårigheter funnits eller då elev/vårdnadshavare tackat nej är inte hälsosamtal utförda.

 Antal givna vaccinationer av MPR (mässling, påssjuka, röda hund) uppgår till 96 %. Antal givna vaccinationer av HPV (humant papillomvirus = livmoderhalscancer) uppgår till 85 %.

 En journal föranledde avvikelse år 2017. Berörd person är vidtalat, åtgärder diskuterade och verksamhetschef informerad. Avvikelsen krävde inte Lex Maria anmälan.

(7)

7

 Under året inkom 5 klagomål från vårdnadshavare via telefon. Alla gällde enskilda elever som inte mår bra i skolan, där vårdnadshavaren var hjälpsökande. Berörda rektorer har informerats.

Ett ärende har klarmarkerats och två har pågående åtgärder. Övriga två bedömdes så allvarliga att ”BUS-avvikelse” är skickad till Hälso-och sjukvårdsförvaltningen.



Totalt är 13 st. tillbud/avvikelser registrerade under året, se diagram nedan.

Ingen avvikelse har bedömts så allvarlig att den föranlett skäl att anmäla enligt Lex Maria. Ärenden till Patientnämnden eller Inspektion för vård och omsorg (IVO) har inte varit aktuellt under året.

Analys av Resultat

 Hälsosamtalen är utförda enligt uppdrag

 Antal givna MPR (mässling, påssjuka, Röda hund) vaccinationer ligger stabilt. Mäng-

den givna HPV (humant papillomvirus) vaccinationer har minskat. Trolig orsak är de- batten om biverkningar som gör vårdnadshavare oroliga (vilka inte har stöd i forsk- ning).

 Medicinsk journalföring har endast en avvikelse där åtgärder är vidtagna.

 Rutiner för inkomna klagomål har fungerat bra då vi hanterat dessa skyndsamt och åtgärder pågår.

 11 av 13 tillbud/avvikelser rör Landstinget (BUMM/BUP). Rutiner i elevsäkerhetsar-