Digitalisering av sammanträdshandlingar för den politiska organisationen KS-2010/1063

Göran Nilsson FÖRSLAG TILL BESLUT Kommunstyrelsens ordförande 2010-12-03

Kommunstyrelsen

Digitalisering av sammanträdshandlingar för den politiska organisationen

KS-2010/1063 Förslag till beslut

Kommunstyrelsen beslutar

att godkänna tidsplanen och strukturen för det fortsatta arbetet med digitaliseringen av handlingar för kommunens nämnder, samt

att rekommendera nämnderna att ge förvaltningen i uppdrag att fortsatta arbetet med digitaliseringen för respektive nämnd enligt intentionerna i detta ärende.

Göran Nilsson

1

Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer

Rojda Alpsoy Datum KS 2010/1063

2010-11-30 Kommunstyrelsen

Digitalisering av sammanträdshandlingar för den politiska organisationen

KS-2010/1063 Förslag till beslut

Kommunstyrelsen beslutar

att godkänna tidsplanen och strukturen för det fortsatta arbetet med digitaliseringen av handlingar för kommunens nämnder, samt

att rekommendera nämnderna att ge förvaltningen i uppdrag att fortsatta arbetet med digitaliseringen för respektive nämnd enligt intentionerna i detta ärende.

Ärendet

Kommunstyrelsen beslutade den 2010-04-12 att ge förvaltningen i uppdrag att fortsätta arbetet med digital överföring av sammanträdeshandlingar enligt intensionerna i

skrivelse daterad 2010-03-30.

Förvaltningen har tagit fram en tidsplan och återkommer nu med förslag på lösning på kvarvarande problematik gällande;

1. Förslag till infrastrukturen bland annat helpdesk/support 2. Inloggnings funktion med användarnamn och lösenord 3. Tidsplan och kostnader för andra nämnder

1. Förslag till infrastrukturen bland annat beställning, helpdesk/support Att besluta, beställa och ta emot utrustning för VAP

 Varje nämnd tar eget beslut om digitalisering av handlingar

 En handling/förstudie tas fram gällande ekonomi, kompetens och nämndkaraktär (sekretess mm) . Projektledaren för VAP ansvarar för handlingen och beställningen som skickas via respektive förvaltningschef.

till servicesamordnare som ska se till att beställningar utförs och drivleverantören informeras om beställningen.

 Leverantören (Qbranch) tar emot utrustningen och förbereder med VAP image till nämnden.

 Qbranch kontaktar projektledaren för att dela ut utrustningen

 Projektledaren kontaktar resp. förvaltningschef samt informerar om leveransen med avtal för att slutföra beställningen.

 Utbildning av ledamöterna kommer att ske enligt förstudien.

Frågor som besvaras och hanteras av Qbranch

 Hårdvara problem

 Komma igång med datorn

 Har dålig upplösning

 Batteri problem, sladder, ljud, bild, kamera

 Kan inte logga in till namn.efternam@knivsta.se

 Kan inte logga in via www.knivsta.se

 Måste ändra lösenordet

 Behöver ladda ner program

 Virusskydds program hantering

 Kan inte använda Tele2 stickan, koden fungerar ej

 OpenOffice, Foxit, Zip hantering

Frågor som ska till sekreterare;

 Fel version av handlingarna

 Handlingarna är inte publicerade

 Kan inte öppna/spara/ladda upp handlingarna

Frågor som ska till förvaltningschef/administrativ chef

 Regler och lagar kring utrustningen och Knivsta.se adress.

 Beställningar av hårdvara, mjukvara, 3G USB-modem dvs Tele2 stickan. Knivsta.se adress. Obs efter beslut från nämnden

2. Inloggningsfunktion med användarnamn och lösenord för känsliga dokument

För närvarande skickas handlingarna via Outlook(mail) till politiker men i fortsättningen

kommer det att finnas en inloggningsruta i externa Webben. Där kan politiker logga in med

användarnamn och lösenord för att ladda upp handlingarna. Det kommer att vara krypterad

inloggningsalternativ.

3

3. Tidsplan och kostnader för andra nämnder

Tidsplan för övriga nämnders inträde i VAP

Nämnd Intresse anmälda nämnd

Publicering dagordning kallelse

Protokoll Digital Handlingar

Tid Övrigt

UN

genomförande plan

Ja Ja Nej Våren

2011 Sekretes inlogg

SN

2011 Sekretes inlogg

BoM

genomförande plan

Nej Nej Nej Kallelse

(vissa ja) Ja Protokoll

Hösten

2011 Speciell Teknik

KF

genomförande plan

Ja Ja Nej Våren

2012

KS

plan klar Ja Ja Ja Pågår

Nya vår 11

Nya medlem mar

Kostnader i dags läge (betalas av respektive nämnd)

Utrustning Månadskostnad Årskostnad Total kostnad

HP mini dator

gångs kostnad

3G -modem(Tele2 sticka)

88 kr 300 kr

Support o helpdesk

med förslag - -

Antivirus

Trådlöst accesspunkt

Foxit

E-mail adress

kostnad

Verktyg till nämnder

Nämnd Hp-mini datorn 3G USB-modem Övrigt

Knivsta.se adress

UN

SN

BoM

KF

KS

Revisorer

Förvaltningens synpunkter

Förvaltningen har tillsammans med Kommunstyrelsen kommit relativt långt med utrustningen. Det finns dock fortfarande delar att jobba vidare med. Förvaltningen är medveten om att det aldrig kommer att bli helt problemfritt med hänsyn till projektets karaktär. Mjuka delar är lika viktiga som tekniska delar.

Genom att kartlägga så tydligt så möjligt (förstudie) och bygga en stark infrastruktur kommer sårbarheten att minska.

Birgitta Ljungberg Jansson Adm. chef

Bilagor

Tjänsteskrivelse 2010-03-31 KS-beslut 2010-04-12

Handläggare TJÄNSTESKRIVELSE KS-2007/407 Rojda Alpsoy 2010-03-31

Kommunstyrelsen

Digitalisering av sammanträdshandlingar för kommunstyrelsen.

(med betoning på de 4 kvarvarande problem inom steg 1 i VAP projektet)

KS-2007/407

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen beslutar

att uppdra till förvaltningen att införskaffa Netbooks (datorer) till ledamöterna i kommunstyrelsen enligt bilagt förslag.

att uppdra till förvaltningen att fortsätta arbetet enligt intensionerna i denna skrivelse.

Ärendet

Digitalisering av kommunstyrelsens ärendehantering är under uppbyggnad.

Den politiska - och tjänstemannasammansatta arbetsgruppen för projektet har identifierat fyra problem, som förvaltningen nu arbetat vidare med för att hitta lösningar på.

1. Sammanträdesdisciplinen behöver bli bättre.

2. Behov av kraftfullare datorer med Windows som operativsystem.

3. Namnsättningen på utsända dokument behöver bli tydligare för att underlätta sökning.

4. Det finns behov av att kunna göra egna anteckningar i dokument.

1. Sammanträdesdisciplinen behöver bli bättre

Till största delen en politisk fråga som måste avgöras av kommunstyrelsens ledamöter. Förvaltningen kan bidra med att påminna handläggarna om de stopp-tider som gäller inför utskick mm. för att få alla handlingar klara i tid.

2. Behov av kraftfullare datorer med Windows som operativsystem Definition för kraftfullare datorer; (ledamöter, verksamhetsutvecklare, it-chef mfl.)

 att kunna surfa för omvärldsbevakning

 att kunna läsa PDF filler

 att kunna spara dokument och ha tillräcklig med utrymme för det

 att kunna titta på video konferenser

 utrustat med kamera, mikrofon för live möten

 att kunna förberedda presentationer i form t.ex. av PowerPoint

 att batteritiden ska vara minst 5-6h

 att ergonomin på tangentbordet är av god kvalitet

 skärmstorleken är viktig framförallt vad det gäller upplösning

 datorn måste lätt gå att ställa i vänteläge, snabbt gå att starta upp igen

 att Netbooken utrustat med Windows som operativsystem

Förvaltningen har tagit fram ett förslag till en kraftfullare dator; HP Mini som testats av både förvaltningen och fyra förtroendevalda. En utvärdering är gjord med mycket positivt resultat.

Den föreslagna Netbooken kostar ca 2 800 kr. I dagsläget verkar 10- tumsskärmar etablera sig som standard för Netbooks.

Den tidigare erhållna Tele 2-modem behålles.

Total kostnad för KS om alla fjorton ledamöter lånar en dator blir 2.800 x 14 = 39.200 kr. Ca 10 – 11 ledamöter har anmält intresse att låna. Övriga har egen dator. Kostnaden ryms inom befintliga ekonomiska ramar.

3. Namnsättningen på utsända dokument behöver bli tydligare för att underlätta sökning

Förvaltningen (sekreterargruppen) arbetar för att underlätta och förtydliga namnsättningen av dokument.

Alla handlingar i ett ärende ”packas” ihop till en fil på den externa webben, för ledamöterna i kommunstyrelsen.

4. Det finns behov av att kunna göra egna anteckningar i dokument Det finns två möjligheter att kunna göra anteckningar i dokumenten

4.1 Foxit lösning

4.2 Adobe Acrobat lösning 4.1 Foxit lösningen

Foxit PDF Reader är ett alternativ till Abobe Reader för att kunna läsa PDF- filer. Det finns många fördelar med Foxit PDF Reader t.ex.: programmet är kostnadsfritt som man kan lätt ladda ner från internet. Med Foxit kan man;

 anteckna/kommentera i ett PDF-dokument

 markera text

 skriva text

 rita grafik

 göra anteckningar på ett PDF-dokument och sedan skriva ut eller spara den kommenterade dokumentet mm.

4.2 Adobe Acrobat lösningen

Man kan anteckna i Adobe Reader förutsatt att filen är tillgänglig för anteckningar utav skaparen - alltså sekreteraren ska ge tillåtelse till förtroendevalda att anteckna i PDF filen.

Slutsats

Foxit ger en större funktionalitet. Det går inte att göra kommentarer i Adobe

Förvaltningen förordar att alla ledamöterna använder sig av Foxit.

Utbildning

Utbildning för HP Mini datorer kommer att anordnas inom kort. Det kommer att handla om kunskap och förmåga att använda HP Mini datorn i det politiska arbetet, samt hantering av PDF filer och inloggnings uppgifter. Utbildningen kommer att planeras tillsammans med ledamöterna.

Support och helpdesk

Support och helpdesk för förtroendevaldas datorer finns med vid upphandling av ny drifts leverantör för Knivsta kommun.

IT-enheten inom kommunen ansvarar för ;

att stödja inloggning på guest nätverket vid sammanträdena att beställa e-postkonton

Informationsenheten ansvarar för:

att möjliggöra publicering lösenordsskyddat på webben.

Förvaltningens synpunkter

Ett av målen i kommunstyrelsens verksamhetsplan och internbudget för år 2010 är att kommunstyrelsens samtliga ledamöter och ersättare ska ta del av kallelser och övriga sammanträdeshandlingar i digital form före utgången av året. Men det kommer inte att räcka med att digitalisera handlingar. Om man har både digitala och analoga handlingar så går det mer tid och resurser i handläggningen, påföljderna blir sämre än innan. Upplevelsen blir sämre och man börjar ifrågasätta utvecklingen. Därför behöver man redan vid början ändra arbetssätten med ny teknik - både för förtroendevalda och för sekreterarna.

Mot bakgrund av detta föreslår förvaltningen att förtroendevalda får handlingarna enbart digital av sekreterarna i huvudsak via publicering lösenordskyddat, på grund av eventuella personuppgifter och känsliga handlingar.

Virtuella Arbetsrummet för Politiker i 3 steg

Politiker tillsammans med medborgare och förvaltningen utvecklar kommunen och strävar att ge Sveriges yngsta kommun en utvecklad och modern bild bland andra kommuner. Alla tar gemensamt ansvar i Knivsta kommun och därför måste politiker på samma sätt som förvaltningen och medborgare tar sin plats i virtuella världen.

För politiken kan det i framtiden vara ett verktyg för att se helheten av sina beslut, bemanning och effekter. Inte minst ett verktyg för att kommunicera med medborgarna.

VAP är en del av e-förvaltning som ska hantera de inre processerena. Alltså processen att kunna se helheten i förvaltningen och att kunna kommunicera

med medborgarna i deras egen miljö. I dagsläget pratar man om e-förvaltning men med VAP sträcker vi oss in i inre processerna.

Målet med VAP i 3 steg är att;

 Kunna skapa möjlighet för förtroendevalda att utföra sina uppdrag på ett effektivt sätt

 Kunna vara tillgängliga för medborgarna och för förvaltningen

 Flexibilitet; minska administrationen både tidsmässigt och kostnadsmässigt

 Bygga grunden för e-förvaltning och e-demokratin för framtiden

VAP - Steg 1 De 4 kvarvarande problem (2010) (X= ej påbörjat)

Nämnd E-post Anteckna

PDF

Netbooks 3G Papplösa (Webb)

Dokument Namnsätt

KF X X X X X X

KS Pågår

@knivsta.se

förslag 12/4

förslag 12/4

klar avvecklas 26/3

Föslag 12/4

BoM ? X X X X X

Socialnämnden X X X X X X

Utbildningsnämnden X X X X X X

X

VAP - Steg 2 Virtualisering av fysiska sammanträdsrummet (2012)

Nämnd Knivsta.se Anv-

ID

Virtuellrum Lokal Nationellt

KF X X X X X

KS X X X X X

BoM X X X X X

Socialnämnden X X X X X

Utbildningsnämnden X X X X X

VAP - Steg 3 Integration mellan fysiska och virtuella rummet (2015)

Nämnd Multimedia-

bord

Online möte

Streaming/

Webb TV

SmartBoard

KF X X X X

KS X X X X

BoM X X X X

Socialnämnden X X X X

Utbildningsnämnden X X X X

Knivsta dag som ovan.

Kommunstyrelsen Utdrag ur

PROTOKOLL 2010-04-12

Exp till: Exp av: Greta Keskitalo

Birgitta Ljungberg-Jansson

Anders Fredriksson Exp den: 2010-04-28

§ 84

Digital överföring av sammanträdeshandlingar kommunstyrelsen KS-2007/407

BESLUT

Kommunstyrelsen beslutar enligt ordförandens förslag

att uppdra till förvaltningen att införskaffa Netbooks (datorer) till ledamöterna i kommunstyrelsen enligt bilagt förslag, samt

att uppdra till förvaltningen att fortsätta arbetet enligt intensionerna i denna skrivelse.

Ärendet

Ordförandens förslag, förvaltningens tjänsteskrivelse 2010-03-31 har varit utsänt.

Yrkande

Claes Litsner (S) yrkar bifall till ordförandens förslag.