Omsorgsnämnden PROTOKOLL

(1)

Omsorgsnämnden

Anslaget på kommunens anslagstavla den 2020-12-23 Tid

Torsdagen den 17 december 2020 kl. 13:00 Plats

Torsåsgatan 1B men huvuddelen av ledamöterna deltog på distans via Microsoft Teams

Omfattning

§ 63-72 Beslutande

Michael Ländin (S), ordförande

Måns Linge (M), 1:e vice ordförande, deltog på distans

Richard Deichmann (V), 2:e vice ordförande, deltog på distans Magnus Lundén (S), deltog på distans

Kristina Podolak-Andersson (S), deltog på distans Kenneth Sjöström (S)

Anna Johansson (S), deltog på distans

Magnus Gustafsson (C), tjänstgörande ersättare §§ 63-64, deltog på distans Filip Qvarnström (C), §§ 65-72, deltog på distans

Annica Portland Bengtsson (M), deltog på distans Amanda Falk (L), deltog på distans

Petra Gustafsson (SD), deltog på distans

Ersättare

Marie Fransson (S), deltog på distans

Magnus Gustafsson (C), §§ 65-72, deltog på distans Michael ben Larbi Palmquist (V), deltog på distans Siw Gyllensten (M), deltog på distans

Karl-Gustav Kyrk (KD), deltog på distans Linda Kotanen (SD), deltog på distans

Övriga

Mattias Ask, förvaltningschef Johan Råberg, administrativ chef Peter Notini, nämndsekreterare Evelina Juel § 63, deltog på distans Åsa Strandlund § 64

Patrik Ohlsson §§ 64-66

(2)

Madeleine Andersson § 67, deltog på distans Anneli Harnegård § 67

Karin Jilkén § 67 Sekreterare

Peter Notini Justeras

Michael Ländin Petra Gustafsson

ordförande

(3)

Behandling av mötesärende

§ 63 Motion - Införa språktest för personal inom omsorg och LSS

Dnr ON 2020/0156 Handlingar

- Tjänsteskrivelse 2020-12-01

- Motion – Införa språktest för personal inom omsorg och LSS

Bakgrund

En motion har kommit in från Petra Gustafsson (SD) och Curt Gustafsson (SD) gällande nyanländas språkkunskaper inom äldreomsorgen. I motionen yrkar Sverigedemokraterna följande:

• Ta fram och införa både skriftligt och verbalt språktest som säkerställer att kommuns personal inom omsorgen och LSS uppfyller

Socialstyrelsens rekommendationer om kunskaper i svenska språket.

Sammanfattande svar på motionen

• För att erhålla en tillsvidareanställning inom äldreomsorgen ställer förvaltningen som krav att medarbetaren har utbildning till under-

sköterska. Det finns inga möjligheter att genomföra denna utbildning utan att ha goda kunskaper i det svenska språket.

• När det gäller timanställningar är kraven lägre. Här gör respektive

enhetschef en bedömning om den sökande kan tänkas klara arbetet inom enheten. Detta gäller både arbete som sommarvikarie samt övriga

timvikarier. Dock skall samtliga som erhåller medicindelegation klara ett skriftligt prov samt också ett muntligt prov utfört av sjuksköterska.

• Sedan flera år pågår ett arbete med att ta emot språkpraktikanter och här blir ingen praktikant aktuell för arbete utan att först klara språket på ett tillfredställande sätt. Praktikanterna läser SFI tre dagar/vecka och

praktiserar två dagar/vecka. Utöver detta läser ett antal av praktikanterna vårdsvenska via en IT-baserad tjänst.

• Omsorgsförvaltningen har utbildat Språkombud som är medarbetare med uppdrag att stödja kollegor när det gäller språkutveckling. Språk- ombuden arbetar med stöd av chefen för att göra hela arbetsplatsen språkutvecklande och för en bättre kommunikation. Det kan både handla om att stödja dem som har ett annat modersmål än svenska och att hjälpa kollegor i frågor om vardaglig språkanvändning.

• Vård och Omsorgs College har tagit fram riktlinjer för vad som ska ingå i utbildningen till språkombud. VO-college utbildar också språkombuds- utbildare.

• Omsorgsförvaltningen i Kalmar har för närvarande flera språkombud spritt i de 4 teamen och har för avsikt att utbilda fler under nästkommande år med hjälp av medel via omställningsfonden, 1 miljon kronor avsätts till

(4)

arbetet med att utbilda språkombud och anställa en projektledare.

• För att stötta upp introduktionen för nya timvikarier pågår även ett arbete med att översätta utvalda delar att till olika modersmål för att underlätta förståelsen för exempelvis sekretess och läkemedelsdelegering.

• Äldreomsorgslyftet är en av regeringens satsningar inom vård och omsorg i spåren av covid-19. Lyftet ger förutsättningar till att öka kompetensen för äldreomsorgens medarbetare genom utbildning på betald arbetstid till undersköterska. Här pågår nu en kartläggning inom omsorgsförvaltningen av de medarbetare som har behov av språkstöd för att nå undersköterske- kraven och kunna få en tillsvidareanställning framåt.

Överläggning

Ordförande Michael Ländin (S) och vice ordförande Måns Linge (M) yrkar bifall till förvaltningens förslag att avslå den inkomna motionen från Sverigedemokraterna. Ledamot Petra Gustafsson (SD) yrkar att nämnden bifaller den inkomna motionen.

Ordförande framför att nämnden har två yrkande att ta ställningen till.

Ordförande frågar först nämnden om de ska anta det liggande förslag från förvaltningen om att avslå motionen. Han frågar därefter om nämnden ska anta den inkomma motionen. Ordförande finner att nämnden antar omsorgs- förvaltningens förslag och avslår motionen från Sverigedemokraterna.

Omröstning begärs varvid ordförande ställer följande propositionsordning:

Ni som önskar bifalla det liggande förslaget till kommunfullmäktige om att avslå motionen röstar Ja. Ni som önskar bifalla motionen om att kommunen ska ta fram och införa både skriftligt och verbalt språktest för kommunens personal inom omsorgen och LSS röstar Nej.

Omröstning sker och utfaller med 10 Ja-röster mot 1 Nej-röster.

Ja-röster avges av Michael Ländin (S), Måns Linge (M), Richard Deichmann (V), Magnus Lundén (S), Kristina Podolak Andersson (S), Kenneth Sjöström (S), Anna Johansson (S), Annika Portland Bengtsson (M), Amanda Falk (L) och Magnus Gustafsson (C).

Nej röster avges av Petra Gustafsson (SD).

Ordförande finner att omsorgsnämnden bifaller förvaltningens förslag till beslut om att omsorgsnämnden föreslår att kommunfullmäktige avslår motionen med hänvisning till de satsningar som redan pågår inom omsorgs- förvaltningen för att säkra kvaliteten gällande kunskaper i svenska språket hos medarbetare.

Beslut

Omsorgsnämnden föreslår kommunfullmäktige att avslå motionen med hänvisning till de satsningar som redan pågår inom omsorgsförvaltningen för att säkra kvaliteten gällande kunskaper i svenska språket hos medarbetare.

(5)

Reservation

Petra Gustafsson (SD) lämnar in följande reservation: Sverigedemokraterna reserverar sig mot beslutet till förmån för egen motion.

(6)

§ 64 Verksamhetsplan och intern kontrollplan 2021

- Verksamhetsplan med internbudget 2021 - Verksamhetsplan 2021: Fokusområden - Intern kontrollplan 2021

Bakgrund

Enligt kommunallagen är nämnderna ansvariga för att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten i övrigt bedrivs på ett tillfredsställande sätt.

Omsorgsnämnden ska därmed säkerställa att omsorgsförvaltningens interna kontroll är tillräcklig.

En god intern kontrollplan ska tillse att:

• Förvaltningen har en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet

• Förvaltningen har tillförlitlig finansiell rapportering och information om kommunens verksamheter

• Förvaltningen har en ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av pre- stationer avseende kvantitet och kvalitet

• Förvaltningen har efterlevnad av tillämpliga lagar, förordningar samt interna regelverk samt ingångna avtal med olika parter.

Föreslagen kontrollplan innehåller riskbedömning utifrån fastställda riktlinjer.

Ansvariga för riskerna är utsedda och i de fall då det är aktuellt kommer kon- trollmoment att tas fram.

Omsorgsnämnden ansvarar för:

• socialtjänstens insatser i form av hemtjänst och vård- och omsorgsboende

• övriga insatser för att äldre människor får möjlighet att leva och bo självständigt

• uppföljning och tillsyn av nämndens beslutade insatser om vård och omsorg oavsett utförare

(7)

• hälso- och sjukvård inom omsorgsnämndens verksamhetsområde i enlighet med kommunens ansvar i hälso- och sjukvårdslagen och i överensstämmelse med det avtal som är upprättat med landstinget samt enligt skriftlig överenskommelse med socialnämnden.

Verksamhetsplanen är omsorgsnämndens styrdokument kring inriktning på verksamheten under det kommande året. Samtliga verksamheter inklusive ekonomi omfattas av verksamhetsplanen med mål, utmaningar, kvalitet och personalavsnitt.

Föreslagen verksamhetsplan har tagits fram med grund i de tio mål som omsorgsförvaltningen har tilldelats samt egenformulerade mål och aktiviteter.

Överläggning

Kvalitets- och miljöstrateg Åsa Strandlund meddelar att två tillägg kommer tillkomma i verksamhetsplanen. För det första så tillkommer det ett

förtydligande i verksamhetsplanen om att Äldreomsorgslyftet handlar även om att rekrytera arbetslösa från andra branscher till vård- och omsorgs-

verksamheten. Det andra tillägget som tillkommer i planen är ett textavsnitt om att omsorgsnämnden kommer från och med 2021 att utöka antalet kvalitetspriser som delas ut inom verksamheten från två till tre priser. Det kvalitetspriser som kommer att delas ut från och med 2021 är; (1) Årets hemtjänstenhet, (2) Året boendeenhet och (3) Årets förbättringsarbete.

Alliansen yrkar på att omsorgsnämnden godkänner verksamhetsplanen med följande fem tilläggspunkter:

1. Upphandla både byggandet och driften av det nya äldreboendet i Lindsdal

2. Omsorgsförvaltningen får i uppdrag att utreda förutsättningarna för profilerade boenden eller avdelningar, med till exempel djur- eller musikprofil.

3. Omsorgsförvaltningen får i uppdrag att införa aktivt boendeval.

4. Omsorgsförvaltningen får i uppdrag att utreda förutsättningarna för ett särskilt boende med inriktning för yngre omsorgstagare.

5. Omsorgsförvaltningens nya enhetschef för socialt innehåll och ensamhet får i uppdrag att även vidareutveckla samarbetet med förskola och omsorg.

Ordförande meddelar att han yrkar avslag på fyra av Alliansens tilläggspunkter men yrkar att punkt 5 läggs till i verksamhetsplanen. Ordförande uppger att tillägget om att vidareutveckla samarbetet med förskola och omsorg är något som majoriteten är positiva till då detta kan var en nystart i det arbete som omsorgsnämnden fastställd redan 2017 i dess handlingsplan för utveckling av socialt innehåll i vård- och omsorgsboenden.

Ordförande meddelar att det därmed finns två yrkande beträffande tillägg till verksamhetsplanen som omsorgsnämnden ska ta ställning till. Det första yrkandet är att omsorgsnämnden fastställer verksamhetsplanen med tillägget

(8)

att omsorgsförvaltningens nya enhetschef för socialt innehåll och ensamhet får i uppdrag att även vidareutveckla samarbetet med förskola och omsorg.

Det andra yrkandet är att omsorgsnämnden fastställer verksamhetsplanen med Alliansens fyra övriga tilläggspunkter inkluderade.

Ordförande frågar om nämnden bifaller det första yrkandet om att fastställa förvaltningens förslag på verksamhetsplanen med punkt 5 som tillägg. Han finner att nämnden bifaller verksamhetsplanen med tillägget av punkt 5.

Därefter frågar ordföranden om nämnden bifaller verksamhetsplanen med tillägget av punkterna 1-4. Han finner att nämnden beslutar att avslå yrkandet om lägga till tilläggspunkterna 1-4 till verksamhetsplanen.

Omröstning begärs beträffandet yrkandet om tilläggspunkterna 1-4 varvid ordförande ställer följande propositionsordning: Ni som önskar avslå det föreslagna tillägget av Alliansens tilläggspunkter 1-4 till föreslagen

verksamhetsplan röstar Ja. Ni som önskar bifalla tillägget av Alliansens tilläggspunkter 1-4 till föreslagen verksamhetsplan röstar Nej.

Omröstning sker och utfaller med 8 Ja-röster mot 3 Nej-röster.

Ja-röster avges av Michael Ländin (S), Richard Deichmann (V), Kristina Podolak Andersson (S), Marie Fransson (S), Magnus Lundén (S), Anna Johansson (S), Magnus Gustafsson (C) och Petra Gustafsson (SD).

Nej röster avges av Måns Linge (M), Annika Portland Bengtsson (M) och Amanda Falk (L).

Ordförande finner att omsorgsnämnden avslår yrkandet om att tilläggs- punkterna 1-4 från Alliansen läggs till i föreslagen verksamhetsplan. Därmed fastställs föreslagen intern kontrollplan för 2021 samt föreslagen verksamhetsplan för 2021 med enbart tillägget att omsorgsförvaltningens nya enhetschef för socialt innehåll och ensamhet får i uppdrag att även vidareutveckla samarbetet med förskola och omsorg.

Beslut

1. Omsorgsnämnden fastställer föreslagen intern kontrollplan 2021

2. Omsorgsnämnden fastställer föreslagen verksamhetsplan 2021 med tillägget att omsorgsförvaltningens nya enhetschef för socialt innehåll och ensamhet får i uppdrag att även vidareutveckla samarbetet med förskola och omsorg.

Reservation

För Alliansen innebär den enskilda människans välfärd och värdighet att man ska kunna råda över sin vardag och levnadsomständigheter. Detta ställer krav inte bara på kvaliteten i Kalmars omsorg utan också på möjlighet att välja det boende, den hjälp och den omvårdnad som de själva anser passar dem bäst.

För omsorgstagaren är boendeformen en prioriterad fråga. Vi vill i högre grad tillmötesgå den enskildes behov och önskemål genom att införa ett aktivt boendeval och utreda förutsättningarna för en större variation av profilerade

(9)

boenden. För att ytterligare stärka mångfalden av boenden som Kalmar

erbjuder sina äldre vill vi att det nya boendet i Lindsdal upphandlas för att både byggas och drivas av en extern part.

Aktivt boendeval kan jämföras med aktivt skolval där eleven får med sig sin elevpeng till respektive skola. Aktivt boendeval ger omsorgstagaren möjlighet att via boendepeng välja boende utifrån sina önskemål och individuella behov.

Vi vill också oavsett utförare se en större variation i boenden med skilda inriktningar, exempelvis avdelningar med djurprofil eller olika profiler i mathållningen. Vi vill också se över möjligheten att få ett särskilt boende på plats med inriktning mot yngre omsorgstagare

Måns Linge (M), Siw Gyllensten (M) och Amanda Falk (L)

Protokollsanteckning

Vi instämmer i Kalmaralliansens reservation.

Siw Gyllensten (M) och Karl-Gustav Kyrk (KD)

(10)

§ 65 Beslutsattestanter och firmatecknare för omsorgs- förvaltningen 2021

Tjänsteskrivelse 2020-12-10

Bakgrund

Omsorgsnämnden ska årligen fastställa beslutsattestanter och firmatecknare inom sina ansvarsområden.

Förslag

Beslutsattestanter

Omsorgsförvaltningen har tagit fram ett förslag på beslutsattestanter utifrån aktuell kodplan. Förändringar avser personal- och organisationsförändringar.

Då annan tjänsteperson under löpande verksamhetsår ersätter en av de nuvarande beslutsattestanterna eller ersättare på samma befattning, följer attesträtten med till den nya tjänstepersonen utan särskilt beslut. Tillfälligt delegerade attesträtter vid kortare frånvaro beslutas av förvaltningschef.

Firmatecknare

Omsorgsförvaltningens förvaltningschef Mattias Ask, eller dennes ställföreträdare, får under 2021 teckna firma för omsorgsförvaltningen.

Beslut

Omsorgsnämnden fastställer omsorgsförvaltningens förslag till beslutsattestanter och firmatecknare för 2021.

(11)

§ 66 Ekonomisk uppföljning efter november månad 2020

- Tjänsteskrivelse 2020-12-10 - Uppföljning efter november 2020 - Hemtjänsttimmar november

Bakgrund

Omsorgsnämnden har beslutat om månatliga ekonomiska uppföljningar med start från februari månad.

Beslut

Omsorgsnämnden godkänner den ekonomiska rapporten efter november månad.

(12)

§ 67 Information om nattverksamheten boende och personalkontinuitet inom hemtjänsten

Verksamhetschef Madeleine Andersson inleder med att informera om omsorgsförvaltningens arbete med att förbättra kontinuiteten för omsorgstagare inom hemtjänsten. Madeleine berättar att en god personkontinuitet inom hemtjänsten handlar om att omsorgstagare ska möta så få medarbetare som möjligt när hemtjänstinsatserna utförs. Sedan 2014 så har förvaltningen genomgående arbetat med att förbättra personalkontinuiteten. Detta arbete har lett till toppresultat 2020 samt 2019 då kommunen hade det 12:e bästa

resultatet i Sverige beträffande personalkontinuiteten. Madeleine beskriver även hur arbetet utförs utifrån den kontinuitetsprocess som förvaltningen upp- rättade 2017. Därefter berättar informerar Madeleine om att ett pilotprojekt i Team 1 och Team 4 som förvaltningen kommer att börja jobba med från och med den 1 april 2021. Avslutningsvis så berättar Madeleine att personalkontinuiteten kommer vara en fortsatt prioriterad fokusområde för hemtjänst- verksamheten under 2021. Uppföljningar kommer att ske varje månad och resultatet ska redovisas på informationsskärmarna samt i nyhetsbrevet till medarbetaren för att skapa en gemensam målbild inom verksamheten.

Verksamhetscheferna Anneli Harnegård och Karin Jilkén informera därefter om förvaltningens arbete med måluppfyllelse för SKR:s riktlinjer för ökad kvalitet i nattarbete. Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) har tagit fram ett par rekommendationer för att stärka kvaliteten på omsorgen nattetid på

särskilda boenden. Rekommendationerna består av fyra punkter; (1) koll på läget, (2) planera utifrån individens behov, (3) ta fram en strategi för att utveckla digitaliseringens möjligheter och (4) ledarskap. Anneli och Karin går igenom

omsorgsförvaltningens arbete med varje punkt. För t ex. punkten koll på läget så har förvaltningen sett över hur utformning av lokalerna på kommunens

boenden ger olika förutsättningar gällande resursfördelning nattetid.

Beträffande punkten att planera utifrån individens behov så bedrivs bland annat ett arbete på några enheter/boenden med BPSD som löper över hela dygnet.

Detta arbete kommer att intensifieras framöver. Gällande punkten att utveckla digitaliseringens möjligheter så finns det digitala tillsynskameror på några enheter/

boenden i den enskildes lägenhet och i allmänna ytor. Avslutningsvis för punkten ledarskap så har en inventering av genomförandeplanernas kvalité genomförts. Vid denna genomgång så uppmärksammade förvaltningen att det fanns ett vi/dom synsätt mellan dag- och nattverksamheten och där de flesta uppgifter kring omsorgstagaren hamnar på kontaktpersonen som arbetar dagtid. Förvaltningen kommer att därmed börja jobba med att få till ett hela dygnets perspektiv där man bland annat kommer planera dag- och

nattpersonals mötesstruktur utifrån omsorgstagarens behov.

Beslut

Omsorgsnämnden antecknar informationen till protokollet.

(13)

§ 68 Gallringsutredning för hälso- och sjukvårdsjournal- handlingar

- Bevarande- och gallringsutredning av digital information: Hälso- och sjuk- vårdshandlingar inom omsorgsförvaltningen

- Bevarande- och gallringsutredning av analog information: Hälso- och sjuk- vårdshandlingar inom omsorgsförvaltningen

Bakgrund

Kommunarkivet inom Kalmar kommun genomförde 2019-10-10 en arkiv- tillsyn inom omsorgsnämndens verksamhet. En av de rekommendationer som framfördes vid arkivtillsynen vara att omsorgsnämnden bör genomföra en gallringsutredning inom HSL:s (Hälso- och sjukvårdslagen) verksamhet för att utreda möjligheten att enbart bevara hälso- och sjukvårdsjournaler för dem som är födda den 5:e, 15:e eller 25:e i varje månad efter 10 år efter att sista anteckningen gjordes i journalen.

För tillfället så bevaras alla journalhandlingar inom HSL-verksamheten.

Bevarandet sker både på papper samt digitalt i journalsystemet Procapita.

Informationen sparas i journalsystemet och det går att öppna upp omsorgs- tagarnas journal på nytt om deras ärende har avslutats. Inga handlingar skrivs ut från journalsystemet. Det som har bevarats i pappersform och skickats till kommunarkivet är oftast enbart gamla journalanteckningar, läkemedelslistor, signeringslistor samt även journalanteckningar från Regionen. Därmed skiljer det sig mellan vad som har sparats på pappersform och digitalt inom HSL- verksamheten, vilket är problematiskt då ett helhetsbevarande av journalhandlingar föreligger inom verksamheten.

Vid arkivtillsynen väcktes därmed frågan om det går att gallra vissa handlings- typer samt om det vore lämpligt att enbart bevara journaler för de födda den femte, femtonde och tjugofemte i varje månad, likt det förfaringssätt som används vid arkiveringen av personakter inom SoL (Socialtjänstlagen).

Kommunarkivet rekommendation var följaktligen att omsorgsnämnden ska genomföra en gallringsutredning för att avgöra om detta är möjligt.

Under 2020 så har omsorgsförvaltning, i samråd med kommunarkivet, genomfört gallringsutredningar av den analoga och digital information som arkiveras inom HSL-verksamheten. Dessa gallringsutredningar har utgått från de lagar, föreskrifter och reglementen som ligger till grund för myndighetens arkivering och bevarande av handlingar. Främst är det Patientdatalagen (2008:355) och Arkivlagen (1990:782) som har beaktats.

Patientdatalagen (2008:355) reglera bevarandet av hälso- och sjukvårdsjournal- handlingar inom hälso- och sjukvården. Enligt 3 kap. 17 § så ska en journal- handling bevaras i minst tio år efter det att den sista uppgiften fördes in i

(14)

handlingen. Enligt 3 § i Arkivlagen (1990:782), så är myndigheternas arkiv en del av det nationella kulturarvet och dessa skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser (1) rätten att ta del av allmänna handlingar, (2) behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och (3)

forskningens behov. 10 § i Arkivlagen anger dock att allmänna handlingar får gallras, men att gallringen skall då alltid beakta att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår skall kunna tillgodose de ändamål som anges i 3 § tredje stycket.

För att kunna tillgodose forskningens behov enligt 3 § så kommer ett representativt urval av omsorgstagarens journalhandlingar att undantas från gallring. De handlingar som skall bevaras och undantas från gallring är journalhandlingar för personer födda den femte, femtonde och tjugofemte i varje månad, medan journalhandlingar för personer födda övriga datum skall gallras.

Denna gallring kommer att ske först efter 10 år efter den sista uppgiften fördes in i handlingen i enlighet med Patientdatalagen 3 kap. 17 §. Undantag från gallring kommer även ske för de journalhandlingar som blir del av Lex Maria- utredningar eller annat anmälningsärende för att tillgodose behovet för rättskipningen enligt 3 § i Arkivlagen. Detta förfarandesätt föreslås börja gälla från och med 2021-01-01.

För de journalhandlingar som bevarats till och med 2020-12-31 så råder ett fortsatt helhetsbevarande. Kommunarkivets rekommenderar i gallringsutredningen för den digital informationen att omsorgsnämnden ska säkerställa att alla de hälso- och sjukvårdsjournalhandlingar som bevarats till och med 2020-12-31 i Procapita överensstämmer med den fysiska journalen som överlämnats till kommunarkivet. Detta för att garantera att de journaler som levererats till kommunarkivet i pappersform för bevaring innehåller samma information som finns i den digitala journalen. Om så inte är fallet måste den inlämnade journalen kompletteras med de handlingar som finns digitalt genom att man gör utskrifter av denna information. Ingen gallring av journal-

handlingarna får ske i Procapita innan omsorgsnämnden har säkerställt detta.

Beslut

Omsorgsnämnden beslutar att från och med 2021-01-01;

(1) att enbart bevara hälso- och sjukvårdsjournalhandlingar för de omsorgstagaren som är födda den 5:e, 15:e eller 25:e i varje månad efter 10 år efter att den sista uppgiften fördes in i omsorgstagarens journal.

(2) att resterande omsorgstagares journalhandlingar gallras 10 år efter att den sista uppgiften fördes in i omsorgstagarens journal med undantag för de journalhandlingar som blir del av Lex Maria-utredningar eller annat anmälningsärende.

(3) att de hälso- och sjukvårdsjournalhandlingar som levererats till kommunarkivet i pappersform för bevaring till och med den 2020-12- 31 ska innehåller samma information som finns i den digitala journalen i verksamhetssystemet Procapita.

(15)

§ 69 Gallringsbeslut gällande personakter enligt socialtjänstlagen (SoL)

- Rapport vid tillsyn enligt arkivlagen: HSL-journaler och SoL-akter

Bakgrund

Kommunarkivet inom Kalmar kommun genomförde 2019-10-10 en arkivtill- syn inom omsorgsnämndens verksamhet. En av de avvikelser som framfördes vid arkivtillsynen berörde arkiveringen av personakter inom SoL (Social- tjänstlagen). I omsorgsförvaltningen finns handlingar om en och samma person i en akt hos biståndshandläggaren och i en akt hos utföraren. När ären- dena avslutades skickades personakterna hos utförarna till omsorgsförvalt- ningens mellanarkiv, inför den slutliga gallringen då personakterna som ska bevaras för forskningens behov skickas till kommunarkivet. Hos bistånds- handläggarna fanns tidigare ingen inarbetad rutin för hur personakterna skulle hanteras när ärenden var avslutade. Personakter som skulle bevaras för forskningens behov skickades därmed till kommunarkivet mer sporadiskt. System- förvaltaren för verksamhetssystemet Procapita sparade dock samtliga personakter som skulle bevaras för forskningens behov på kommunens servrar; Ge- mensam (G:). Detta uppfattades dock som rörigt då det dubbelsparades både på papper och digitalt på (G:). Vid slumpmässiga kontroller av de levererade SoL-akterna fann kommunarkivet att många handlingar saknades i de inläm- nade akterna. Ibland fanns det enbart ett registerblad i den akt som hade skickats till kommunarkivet för bevaring. Arkivtillsynens rekommendation var följaktligen att Omsorgsnämnden skulle genomföra en gallringsutredning för att granska hur många av de SoL-akter, som har lagrats lokalt på (G:) har leverarts till kommunarkivet. Detta för att säkerställa att de akter som levererats till kommunarkivet i pappersform innehåller samma information.

Ingen gallring får ske på (G:) innan förvaltningen har säkerställt detta.

Omsorgsförvaltning har nu, i samråd med kommunarkivet, genomfört den föreslagna gallringsutredningen. Den genomförda utredningen fann att det fanns 742 stycken sparade personakterna på (G:). En jämförelse har gjorts mellan personakter på (G:) och de befintliga akterna som hade levererats till kommunarkivet. Samtliga handlingar och personakter som saknades i kommunarkivet är nu utskrivna och levererade till kommunarkivet.

I och med att omsorgsnämnden nu har genomfört den rekommenderade gallringsutredningen och säkerställt att samtliga ovannämnda personakter som ska bevaras för forskningens behov finns i kommunarkivet, så är kommunarkivets rekommendation att de sparade personakterna på (G:) ska gallras. I enlighet med 22 § i Kalmar kommuns Arkivreglemente, så ska varje nämnd fatta beslut om gallring av handlingar, såvida annat inte följer av lag eller förordning.

(16)

Därmed måste omsorgsnämnden fatta ett formellt beslut om att en gallring av de 742 personakter som finns sparade på (G:) ska genomföras.

Beslut

Omsorgsnämnden beslutar att gallra de 742 personakter enligt

socialtjänstlagen som finns sparade på kommunens servrar; Gemensam (G:).

(17)

§ 70 Delegationsbeslut

Sammanställning av delegationsbeslut under perioden 2020-11-26 till 2020-12- 16 presenteras för ledamöterna.

Beslut

(18)

§ 71 Anmälningsärenden

• Sjukfrånvarostatistik Omsorgsnämnden oktober 2020

• Upprättad ansökan om statsbidrag (andra omgången) för 2020 till regioner och kommuner för att ekonomiskt stödja verksamheter inom hälso- och sjukvård respektive socialtjänst till följd av sjukdomen ovid- 19 (ON 2020/0193)

• Socialstyrelsen - Beslut om statsbidrag till regioner och kommuner för 2020 (omgång 1) att ekonomiskt stödja verksamheter inom hälso- och sjukvård respektive socialtjänst till följd av sjukdomen covid-19 (ON 2020/0121)

• IVO – Beslut beträffande Lex Sarah anmälan, dnr 3.1.2-57072/2020 (ON 2020/0168)

• IVO – Beslut beträffande Lex Sarah anmälan, dnr 3.1.2-570732020 (ON 2020/0168)

• IVO – Beslut beträffande Lex Sarah anmälan, dnr 3.1.2-57075/2020 (ON 2020/0168)

• Socialstyrelsen - Statsbidrag till kommunerna för en särskild satsning på krisstöd, samtalsstöd, traumastöd m.m. till personal inom vård och omsorg om äldre med anledning av spridningen av covid-19 (ON 2020/0195)

• Fördelning av medel till kommunerna för en särskild satsning på krisstöd, samtalsstöd, traumastöd m.m. till personal inom vård och omsorg om äldre med anledning av spridningen av covid-19 (ON 2020/0195)

• Kalmar kommun – Protokoll Tillgänglighetsrådet 2020-12-02

• Folkhälsomyndigheten - Bakgrund och instruktioner för hemställan om tillfälligt lokalt besöksförbud på särskilda boenden för äldre

• Protokollsutdrag - Verksamhetsplan med budget 2021 och ekonomisk planering 2022-2023 (KS 2020/0457)

Beslut

(19)

§ 72 Förvaltningschefen informerar

• Boendestatistik

• Personalkontinuitet i hemtjänsten: 23 november – 6 december

• Corona: Lägesrapport 17 december

• Modellkommun 2020-2022: Kalmar kommuns arbete som en av landets tio modellkommuner i digitaliseringen av äldreomsorgen

• Förvaltningschefen önskar god jul och gott nytt år

• Ordförande Michael Ländin tackar nämnden för ett gott samarbete under 2020 och önskar alla god jul och gott nytt år

Beslut