Årsrapport 2006 för Maria Gamla stans stadsdelsnämnd yttrande över revisionskontorets rapport

(1)

Göta Ark 200, 118 72 Stockholm. Telefon 08 - 508 12 000. Fax 08 - 508 12 066 kicki.elofsson@maria.stockholm.se

Besöksadress Medborgarplatsen 25 www.stockholm.se

Årsrapport 2006 för Maria – Gamla stans stadsdelsnämnd– yttrande över

revisionskontorets rapport Förslag till beslut

Som svar till revisionskontoret överlämnar och åberopar nämnden förvaltningens tjänsteutlåtande, 2007-05-28.

BrittMarie Kyndel Stadsdelsdirektör

Sammanfattning

I årsrapporten från revisionskontoret redovisas det samlade resultatet av revisionens granskning av Maria - Gamla stans stadsdelsnämnds verksamhet avseende 2006. Revisionskontorets bedömning är att det ekonomiska och

verksamhetsmässiga resultatet är tillfredsställande samt bokslut och räkenskaper är rättvisande. Kommunfullmäktiges och nämndens egna mål bedöms i huvudsak ha uppnåtts. Nämnden bedöms ha ett fungerande system för den interna kontrollen men på grund av vissa brister i den interna kontrollen i samband med några av revisionskontorets granskningar bedöms styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten inte helt tillräcklig. Den nya stadsdelsförvaltningen Södermalm kommer att vidta åtgärder, bland annat för att barnutredningarna ska hålla den tidsram som lagen anger och att de avtal som upprättats med upphandlade leverantörer följs.

(2)

Ärendets beredning

Ärendet har beretts stadsdelsdirektörens stab i samarbete med övriga avdelningar.

Fakta i ärendet

Nedan redovisas revisionskontorets viktigaste synpunkter och förvaltningens kommentarer från revisionen av Maria - Gamla stans stadsdelsnämnd för verksamhetsåret 2006.

Nämndens resultat Ekonomi

Revisionskontoret bedömer Maria – Gamla stans stadsdelsnämnd ekonomiska resultat för år 2006 som tillfredsställande.

Förvaltningens synpunkter

Förvaltningen instämmer i revisorernas omdöme. Alla verksamheter har utfört ett mycket gott och fokuserat arbete för att uppnå en ekonomi i balans.

Stadsdelsnämnden visar för fjärde året i följd ett positivt resultat.

Verksamhet

Revisionskontoret bedömer Maria – Gamla stans stadsdelsnämnd verksamhetsmässiga resultat för år 2006 som tillfredsställande.

Måluppfyllelse

Revisionskontoret bedömer att nämnden i huvudsak har uppfyllt sina mål och huvuduppgifter för verksamheten år 2006 som fastställts i verksamhetsplanen samt att verksamhetsberättelsen ger en rättvisande bild av verksamhetens

måluppfyllelse. Dock kan nämndens arbete med resultatuppföljningen av kommunfullmäktiges mål utvecklas ytterligare.

Förvaltningen har på ett aktivt och strukturerat sätt arbetat med att konkretisera och göra nämndens mål uppföljningsbara. Förvaltningen kommer under hösten att planera 2008 års verksamhetsplan i stadens nya webbaserade ILS-verktyg. ILS- verktyget är ett webbaserat verksamhetsstöd som syftar till att stödja analys och uppföljning utifrån beslutsfattarnas behov samt stödja verksamheterna på alla nivåer i målnedbrytning, lagefterlevnad och verksamhetsuppföljning. I och med att all uppföljning kommer att ske i det webbaserade ILS-verktyget kommer det innebära högre krav på konkreta och uppföljningsbara mål.

Förskola

Revisionskontoret bedömer att nämnden inte uppnått kommunfullmäktiges mål under perioden 2003 – 2006 om att minska barngruppernas storlek med i

genomsnitt två barn per grupp med bibehållen personal. Barngrupperna har sedan 2003 minskat i genomsnitt med 1,7. Däremot har nämnden uppnått

(3)

barnomsorgsgarantin.

Förvaltningen har de senaste åren arbetat intensivt för att dels uppfylla

barnomsorgsgarantin, dels minska barngruppernas storlek. Under åren 2003 - 2006 har 28 förskoleavdelningar öppnats. Under samma period har antal barn 1-5 år i stadsdelen ökat med drygt 350 barn.

Skola

Revisionskontoret bedömer att kommunfullmäktiges mål inte riktigt har nåtts mot bakgrund av andelen elever med behörighet till gymnasiet uppgick till cirka 94 %, det vill säga en liten minskning jämfört med föregående år.

Arbetet pågår med att se över orsakerna till att något färre elever var behöriga till gymnasiet år 2006 jämfört föregående.

Individ- och familjeomsorgen

Stadsdelsnämnderna ska, enligt kommunfullmäktiges mål, minska

totalkonsumtionen av alkohol och narkotika med 20 % för elever i årskurs 9. Den drogvaneundersökning som genomförts visar enligt revisionskontoret att Maria – Gamla stans stadsdelsnämnd inte har kunnat nå kommunfullmäktiges mål, trots att den totala alkoholkonsumtionen minskat de senaste åren. Bakgrunden är att

andelen elever som konsumerar alkohol minst en gång per månad ökat jämfört med år 2004. Drogvaneundersökningen visar att andelen elever som någon gång har använt narkotika är 12 %, det vill säga lika stor andel elever som år 2004.

Enligt revisionskontoret har nämnden inte uppnått kommunfullmäktiges mål under perioden 1999 – 2007 att halvera antalet personer med ekonomiskt bistånd. Under perioden har antalet personer minskat med drygt en tredjedel under den aktuella perioden.

Det drogpreventiva arbetet fortsätter år 2007 i den nya stadsdelsförvaltningen. All individ- och familjeomsorg inklusive fritidsgårdarna och fältassistenterna

handläggs inom en och samma avdelning, Social omsorg. En särskild enhet för det preventiva arbetet kommer att finnas i den nya förvaltningen. På så vis kan det preventiva arbetet samordnas och vidareutvecklas i enlighet med evidensbaserade metoder¹.

1 Evidensbaserade behandlingsprogram ska ha visat sig ha effekt i minst två kontrollerade studier utförda av

varandra oberoende forskare. Att studierna är kontrollerade innebär att man studerat två jämförbara grupper, varav en fått den aktuella behandlingen och den andra inte. Som exempel kan nämnas 12-stegsbehandling, KBT-behandling, ASI (Addiction Severity Index, som är en strukturerad intervju som innehåller frågor som är relevanta för klienters missbruksproblem).

(4)

bistånd. Samarbetet med konsultläkare och en egen organisation där den

ekonomiska beräkningen av biståndet utförs av bidragshandläggare, har inneburit att socialsekreterarna frigjorts för att arbeta med socialt förändringsarbete i syfte att minska bidragsberoendet.

Sjukfrånvaro

Nämnden har uppnått kommunfullmäktiges mål om att sjukfrånvaron ska minska.

Sjukfrånvaron uppgick till 9,8 % vilket är en minskning med 0,7 procentenheter i jämförelse med år 2005. Stadsdelsnämnden har dock inte uppnått sitt eget mål om att sjukfrånvaron bland medarbetarna högst ska uppgå till 7 % senast den 31 december 2006.

Anledningen till att nämnden inte uppnått målet är att sjukfrånvaron inte sjunkit inom äldreomsorgen och inom stöd och service till funktionshindrade i den takt förvaltningen trodde var möjligt när målet sattes. Målet sattes med en hög ambition för att sporra chefer och medarbetare till en extra ansträngning att kraftigt minska sjukfrånvaron. Förvaltningen har fortsatt arbetet under 2007 med att utveckla metoder för att sänka sjukfrånvaron främst inom ovan nämnda verksamheter. Förvaltningen ser att sjukfrånvaron fortsätter att minska.

Sjukfrånvaron uppgick till 8,9 % för perioden januari – april 2007.

Styrning, uppföljning och kontroll

Revisionskontoret bedömer sammanfattningsvis att Maria – Gamla stans styrning, uppföljning och kontroll ej är helt tillräcklig.

Styrning och uppföljning av ekonomi och verksamhet Tertialrapporter – nämndens årsprognoser

Den samlade bedömningen är att nämndens prognossäkerhet har varit relativt god under året. Revisionskontorets bedömning är att nämnden under året haft en tillräcklig kontroll över den ekonomiska utvecklingen.

Förvaltningen har fortsatt att utveckla sin prognosmodell som hittills visat en hög grad av säkerhet och tillförlitlighet. Genom denna modell har förvaltningen på ett tidigt stadium kunnat förutse det ekonomiska resultatet och vidta åtgärder.

Särskilda granskningar

Nämndens styrning och uppföljning under året

(5)

tertialrapporter, verksamhetsberättelse samt övriga styr- och uppföljningsdokument.

Den övergripande bedömningen är att nämnden har tillräcklig styrning,

uppföljning och kontroll av verksamheten. Styrningen kan dock utvecklas genom att göra nämndens mål mät- och uppföljningsbara och förbättra analyserna avseende väsentliga avvikelser i verksamheten och ekonomin.

I den särskilda granskningen av avdelningen Bidrag och vuxenstöd och i synnerhet Bidragsenheten påpekar revisionskontoret även i denna årsrapport att nämnden bör se över organisationen av försöks- och träningslägenheter.

I anslutning till att revisionskontoret första gången uppmärksammade frågan om organisationen av försöks- och träningslägenheter fördes en diskussion inom stadsdelsförvaltningen om en rutin som skulle gälla. Rutinen dokumenterades tyvärr inte varför problemen delvis kvarstår. När nu de båda

stadsdelsförvaltningarna Katarina-Sofia och Maria – Gamla stan förs samman kommer organisationen av försöks- och träningslägenheter att ses över med målet att ta fram en ny dokumenterad rutin för handläggning.

Nämndens verksamhetsplan och uppföljningsdokument för år 2006

Revisionskontoret bedömer att nämndens plan- och uppföljningsdokument kan utvecklas ytterligare genom att målen blir tydligare.

Det webbaserade ILS-verktyget som introduceras under 2007 kommer att vara ett stöd för förvaltningen att tydliggöra målen så att nämndens plan- och

uppföljningsdokument vidareutvecklas.

Intern kontroll

Nämndens arbete avseende den interna kontrollen bedöms som tillräcklig avseende de delar som omfattar nämndens aktuella systemärende för

internkontroll, en för år 2006 fastställd väsentlighet - och riskanalys samt en internkontrollplan, vilken är kopplad till V o R-analysen.

Förvaltningen kommer att utarbeta ett systemärende för internkontroll som kommer att underställas Södermalms stadsdelsnämnd under 2007.

Särskilda granskningar

I den fördjupade granskningen som revisionskontoret genomfört inom

avdelningen Bidrag och vuxenstöd visar att nämnden har ett fungerande system för intern kontroll som säkerställer en effektiv och rättssäker verksamhet samt förebygger allvarliga fel och skador.

(6)

Revisionskontoret bedömer att nämnden har allvarliga brister i den interna kontrollen då barnutredningarna inte håller den tidsram om fyra månader som lagen anger. Revisionskontoret uppmanar den nybildade nämnden att säkerställa att inledda utredningar avslutas inom given tidsram. Vidare att uppgifterna i Paraplyet är tillförlitliga dels för den enskildes rättssäkerhet, dels för kontroll och utveckling av verksamheten.

Den nya förvaltningen, som träder i kraft 1 juli 2007, kommer initialt ha förstärkt arbetsledning på avdelningschefsnivå inom avdelningen Social omsorg. Under hösten kommer rutiner kring handläggning av barn- och ungdomsärenden

prioriteras. I slutet av 2007 kommer avdelningen genomföra internkontroll för att följa upp efterlevnaden av de rutiner som upprättats, bland annat för att säkerställa att barnutredningarna följer den tidsram om fyra månader som lagen anger.

Lönehantering

Nämndens lönehantering bedöms i huvudsak vara tillfredsställande. Dock

rekommenderar revisionskontoret förvaltningen att besluta om hur lång tid efteråt som inrapportering av övertid accepteras till lönehandläggarna. Detta mot

bakgrund av att säkerställa korrekt lönehantering vid chefsbyten och omorganisationer i verksamheten.

Förvaltningen bör också vidta åtgärder för att undvika höga saldon av innestående övertidstimmar hos både chefer och medarbetare. Uppföljning bör också ske av att anställda med inlöst övertid rapporterar avvikelser så att arbetstidslagen följs.

Förvaltningens chefer rekommenderas också att förbättra uppföljningen av att semesterledigheter tas ut och rapporteras.

Förvaltningen rekommenderas också förbättra rutinerna genom att anmäla till nämnden de personer som erhållit avgångsersättning.

Personalavdelningen kommer att initiera internutbildning av chefer om vilka rutiner och regler som gäller vid övertid, semester. Vidare kommer avdelningen att revidera de regler som finns för uttag av inarbetad övertid och semester.

Förvaltningen anmäler samtliga avgångsersättningar till nämnden från och med 1 juli 2007.

Anlitande av oseriösa leverantörer

Revisionskontorets granskning visade att det är främst inom grundskola och förskola som oseriösa leverantörer anlitats. För att säkerställa en tillräcklig kontroll, från beställning till slutbetalning, uppmanas förvaltningen att se över rutinerna, både på enhetsnivå och inom den centrala administrationen.

Revisionskontoret rekommenderar att den nya nämnden regelbundet bör förvissa sig om att enheterna handlar i enlighet med ingångna avtal.

(7)

leverantörer. Mot bakgrund av revisionskontorets synpunkter kommer

förvaltningen att se över och förbättra aktuella rutiner och införa dessa i den nya förvaltningen.

Utförardokumentation

I samtliga granskade ärenden bedömer revisionskontoret att det i huvudsak fanns tillräcklig, väsentlig och korrekt dokumentation. Upprättade genomförandeplaner och journalanteckningar fanns i flertalet av de granskade ärendena. Dock saknades beställningar i stor utsträckning. Enligt revisionskontorets bedömning behöver samarbetet och formerna för uppföljning mellan beställaren och utföraren utvecklas.

I daglig verksamhet finns många beställare från olika stadsdelsförvaltningar och kommuner. Förvaltningen har och kommer fortsättningsvis att se till att den dagliga verksamheten erhåller beställningar på daglig verksamhet. I den nya förvaltningen kommer samarbetet och formera för uppföljning mellan beställare och utföraren inom Södermalms stadsdelsförvaltning att utvecklas.

Interna konferenser

Enligt revisionskontoret bör den nybildade nämnden ta fram riktlinjer för

konferenser och resor som tar hänsyn till de skatterättsliga reglerna. Nämnden bör vidare tydliggöra i vilka fall utlandsresor beviljas. Enligt revisionskontoret bör resorna, och i synnerhet utlandsresorna, ha en tydlig anknytning till verksamheten.

Detta mot bakgrund av att nämnden har beviljat personalen på en skola att förlägga en intern konferens utomlands och där själva resan inte avropats från stadens ramavtal.

Förvaltningen kommer att under 2007 ta fram riktlinjer och rutiner för utlandsresor.

Domar

Revisionskontoret konstaterar att antalet domar som gått nämnden emot har ökat från sammanlagt 12 domar föregående år till 19 domar år 2006. Den största ökningen finns inom stöd och service till personer med funktionsnedsättning.

En orsak till att antalet domar har ökat mellan 2005 och 2006 kan bero på en eftersläpning i handläggningen på länsrätten. De domar inom stöd och service till personer med funktionsnedsättning som gått nämnden emot under 2006, avsåg en stor del domar för år 2005 och några få från 2004 eller tidigare.

Ej verkställda beslut enligt SoL

(8)

funktionsnedsättning. Ett icke verkställt beslut avser permanent boende och de resterade avser beslut om hemtjänst som av olika skäl inte verkställts.

Då det gäller verkställighet av hemtjänst kan detta ibland dröja då den enskilde kan ha svårt att välja bland alla utförare. Det icke verkställda beslutet om permanent boende berodde på att den enskilde väntade på ledig plats vid ett specifikt sjukhem.

Nämndens bokslut och räkenskaper

Revisionskontorets sammanfattande bedömning är att Maria – Gamla stans stadsdelsnämnds bokslut och räkenskaper för år 2006 i huvudsak är rättvisande.

Ny-, om- och tillbyggnad

I en PM oktober 2006 redovisar revisionskontoret sin granskning av hur

stadsdelsnämnderna och utbildningsnämnden finansierar och redovisar ny-, om- och tillbyggnader i hyrda lokaler. Nästan samtliga nämnder finansierar dessa kostnader med medel avsedda för verksamhetens årliga drift. Revisionskontoret konstaterar att nämnden i sitt yttrande delar revisionskontorets uppmaning till kommunstyrelsen om att stadens regelsystem bör ses över.

Förvaltningen instämmer i revisorernas synpunkter.

---

(1 bilaga – Årsrapport 2006 Maria – Gamla stans stadsdelsnämnd)