Lathund för handlingsplaner
Lathund för planeringsverktyget Hypergene:
1. Hantering handlingsplaner 2021-2023 för verksamhet och ekonomi
2. Tillhörande kommentarsrapport till handlingsplan och budget 2021-2023 3. Hitta egna och andras planer
4. Mer information & support
Visar hur du hittar till din handlingsplan, samt hur du skapar mål och aktiviteter
1. Hantering handlingsplan
Hitta handlingsplanen: ”2021-2023 HP Röda Tråden”
• Under menyrubrik ”HP & tertialuppföljning” där HP står för Handlingsplan: Välj länken ”2021-2023 HP ”Röda Tråden” (planera)
• Under samma meny finns tidigare kommentarer och de följs av (visa) vilket betyder att de inte är redigerbara utan enbart tillgängliga för läsning.
Hitta handlingsplanen: Välj institution/liknande
• Man hamnar inte på sin institution/liknande utan måste välja aktuell organisatorisk enhet i organisationsväljaren
Mål och aktiviteter: Lägg till, ta bort, justera
• Handlingsplanen 2021-2023 är baserad på årets befintliga handlingsplan 2020-2022 vad gäller mål och aktiviteter
• Gör de justeringar som önskas:
- Skapa nya mål/aktiviteter inför 2021-2023: Nya mål skapas genom att markera aktuellt övergripande mål och klicka på pennan där man får upp alternativ: ”Lägg till mål”. På motsvarande sätt skapas aktiviteter
- Ska något mål eller någon aktivitet inte finnas kvar under 2021- 2023, kan den raderas: Öppna upp målobjektet eller aktiviteten och välj Radera. Observera att efter en varning så kan åtgärden inte ångras. Däremot kan man titta på sin befintliga plan, vilket inte påverkas av denna åtgärd.
- Om ett befintligt mål eller en befintlig aktivitet ska döpas om eller justeras: Tänk på att ändringar även överförs automatiskt till den befintliga handlingsplanen för 2020-2022. Om man inte önskar att befintlig plan ska påverkas är det bättre att skapa ett nytt mål eller en ny aktivitet
Koppling befintlig och ny handlingsplan
Viktigt att känna till, då vi under hösten har två parallella planer igång samtidigt: dels handlingsplanen 2020-2022, dels det nya arbetet med handlingsplanen 2021-2+23
Observera nummer 3 i listan: 2020 T3 HP ”Röda Tråden” (följ upp). Detta är den befintliga handlingsplan med mål och aktiviteter som gäller för 2020 och som kan följas upp kontinuerligt under 2020 ända fram till bokslutet i januari 2021.
Handlingsplan 2021-2023 är baserad på årets befintliga handlingsplan 2020-2022 vad gäller mål och aktiviteter.
Det innebär att de mål och aktiviteter som finns i båda planerna är automatiskt sammankopplade.
Inför bokslut 2020: Uppdatera mål och aktiviteter i 2020 T3 HP ”Röda Tråden” (följ upp). Det kommer betyda att samma mål och aktivitet i den nya handlingsplanen 2021-2023 kommer få samma uppdatering
automatiskt, såvida de inte tas bort ur den nya planen.
Visar hur du skriver kommentarsrapporten till handlingsplan & budget 2021-2023
2. Skriva kommentarsrapport
Hitta till kommentarsrapporten
• Upp till höger finns en flagga som betyder att det finns en ”uppgift”.
• Klicka på länken för att direkt hamna i kommentarsmallen för den aktuella organisatoriska enheten
• Klicka på ”Visa alla” för att se alla eventuella uppgifter som finns
Skriva kommentarsrapporten
• Mallen innehåller rubriker, instruktioner, samt textrutor att skriva i
• Handlingsplanens mål återspeglas i rapporten och kommenteras med fördel här
• Observera att den inledande sammanfattningen har utökats. Inför 2021-2023 önskas en ”Övergripande analys och syntes” med ett större omfång än tidigare
• Instruktionen är utökad under ekonomiavsnittet där även två bilder ur Raindance ska bifogas
• Exportera till Word för eget bruk. Kom ihåg att på tredje sidan på ”Innehåll” välja
”uppdatera tabell” för att få med innehållsförteckningen
• När rapporten är klar, välj ”Klarmarkera” uppgift under flaggsymbolen ovan för mallen. Alla skribenter på den organisatoriska enheten måste klarmarkera uppgift för att prefekt/liknande slutligen ska få ytterligare en uppgiftsflagga där det står ”Godkänn uppgift”, vilket motsvarar tidigare inlämning av signerad PDF- rapport
.
3. Hitta egna och andras rapporter och planer
Se alternativ översikt av handlingsplanerna
• Välj: 1. HP Översikt o uppföljning i menyn
• Här finns många möjliga vyer. Förslag:
- Välj flik ”Lista handlingsplan”
- Välj Organisation genom att klicka i en eller flera
- Välj den senaste handlingsplanen
- Exportera till PDF om önskvärt genom att klicka på PDF ikonen
Hitta egna och andras rapporter och planer
• Samtliga handlingsplaner inom LiU kan ses kontinuerligt från menyrubriken HP & Tertialuppföljning
• Samtliga kommentarsrapporter som avslutats återfinns under samma rubrik
• Eftersom inte alla avslutar sina kommentarsrapporter samtidigt, kommer inte dessa publiceras förrän samliga är klara och avstämnda, vilket gör att det dröjer några dagar innan den senaste
rapportomgången är publiceras.
• För att nå sina egna avslutade kommentarsrapporter innan samtliga publicerats:
• Klicka på Uppgiftsflaggan uppe till höger och välj ”Visa alla”
• Man hamnar på fliken ”Mina uppgifter”. Byt till flik ”Mina
avklarade uppgifter”. Här finns länkar till alla rapporter man har klarmarkerat.
Här visas länkar till support, samt mer information
4. Mer information
Mer information
• Se Insidans: ”Anvisningar till handlingsplan”: Här beskrivs handlingsplansarbetet mer utförligt https://insidan.liu.se/ekonomi/planering-och-budget/liu-interna-anvisningar-och-
mallar/1.780266/Anvisningtillhandlingsplan2021-2023.pdf
• Support liudesk direkt till Hypergene systemförvaltning:
https://liudesk.liu.se/tas/public/ssp/content/detail/service?unid=545d4a2d24794441aeaf7063af94d5fe&from=2c6db761- 1cd1-4316-9bc6-749a0b14d8db
• Support via mail:
hypergene@groups.liu.se
• Support via teams: Se mail för tider att boka eller reservera eget tillfälle
