Införa digital signering - svar på motion - till KF

(1)

Protokollsutdrag

Arbetsutskott 2022-02-07

Justerandes sign Utdragsbestyrkande 1 av 1

Mjölby kommun, Arbetsutskott 2022-02-07

§ 27 Diarienummer: KS/2021:112

Införa digital signering - svar på motion - till KF

Bakgrund

Kommunfullmäktige beslutade 30 mars 2021 att utreda möjligheten till digital signering då Sverigedemokraterna lämnat in en motion som yrkade på följande:

 Införa digital justering av protokoll

 Utreda vilka övriga dokument inom Mjölby kommun som digital signering kan införas

 Införa digital signering på andra identifierade tillämpliga dokument inom Mjölby kommun.

Sammanfattning

Kommunen har genom digitaliseringsstrategin uttalat att kommunens verksamheter ska arbeta resurssnålt och effektivt genom tillämpning av principen ”Digitalt först”,

Det pågår en remissrunda från Riksarkivet som har givit remissinstanserna till den 31 januari 2022 att kommentera förslaget med att ta fram föreskrifter som ska ersätta Riksarkivets

föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2009:2) om tekniska krav för elektroniska handlingar. Det pågår även på nationell nivå arbete kring dessa frågor då den Myndigheten för digital

förvaltning (DIGG) föreslås hantera frågan.

Protokoll från fullmäktige, nämnder och styrelsen är ett av kommunens viktigaste beslutande dokument och ska bevaras. För att digital signering ska kunna hanteras även i slutarkivet och bli beständiga över tid är det rimligt att avvakta den planerade utredningen om e-arkiv.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse Digital signering – svar på motion 2021-12-29 Motion, Införa digital signering 2021-03-24

Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen

1. Motionen anses besvarad.

___

Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Akten

(2)

Diarienummer KS/2021:112 Handläggare

Carina Stolt

Telefon

010-234 51 11 Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige

Införa digital signering - svar på motion

Bakgrund

Kommunfullmäktige beslutade 30 mars 2021 att utreda möjligheten till digital signering då Sverigedemokraterna lämnat in en motion som yrkade på följande:

Sammanfattning

Kommunen har genom digitaliseringsstrategin uttalat att kommunens verksamheter ska arbeta resurssnålt och effektivt genom tillämpning av principen ”Digitalt först”,

Det pågår en remissrunda från Riksarkivet som har givit remissinstanserna till den 31 januari 2022 att kommentera förslaget med att ta fram föreskrifter som ska ersätta Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2009:2) om tekniska krav för elektroniska handlingar. Det pågår även på nationell nivå arbete kring dessa frågor då den Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) föreslås hantera frågan.

Protokoll från fullmäktige, nämnder och styrelsen är ett av kommunens viktigaste beslutande dokument och ska bevaras. För att digital signering ska kunna hanteras även i slutarkivet och bli beständiga över tid är det rimligt att avvakta den planerade utredningen om e-arkiv.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse Digital signering – svar på motion 2021-12-29 Motion, Införa digital signering 2021-03-24

Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut

1. Motionen anses besvarad ___

Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Akten

(3)

Datum 2021-12-29 Diarienummer KS/2021:112

Beskrivning av ärendet

Sverigedemokraterna lämnade den 24 mars 2021 in en motion till kommunfullmäktige i Mjölby kommun som överlämnade den för handläggning vid mötet den 30 mars 2021.

Motionären yrkade på följande:

Syfte

Utreda möjligheten till digital signering av protokoll i första hand och om det finns förutsättningar till digital signering även för andra dokument.

Lagrum

Enligt kommunallagen 5 kap. 69 § ska protokoll från kommunfullmäktige justeras senast 14 dagar efter sammanträdet på det sätt som fullmäktige har bestämt. Det regleras i arbetsordningen vilken inte har fastställt några specifika former varför både analoga och digitala signaturer är möjliga.

Samma regler gäller även för styrelsen och nämnderna vilket regleras i 6 kap.

kommunallagen samt i huvudreglementet.

Möjligheten att signera digitalt har även prövats i Göteborgs kammarrätt vilka konstaterar att det inte finns några hinder för denna hantering för sammanträdesprotokoll i kommunallagen.

Finansiering/ekonomiska konsekvenser

Beroende på om digital signering införs som alternativ kan en kostnad tillkomma för inköp av specifik lösning.

Ersättning kan betalas ut i dagsläget för resa till och från vid justeringstillfället.

Avstämning mot planer och policys

I enlighet med antagen digitaliseringsstrategi från 30 mars 2021, § 12, där syftet är att skapa en grund för att arbeta resurssnålt och effektivt genom tillämpning av principen ”Digitalt först”, vilket betyder att man i sitt förändringsarbete i första hand ska välja en digital lösning.

Bedömningar/övervägande

För att en elektronisk underskrift ska vara godtagbar så krävs att den fångar undertecknarens identitet och dennes avsikt.

Motionären föreslår att protokoll ska kunna signeras digitalt vilket kräver att den måste uppfylla krav på signaturens äkthet över tid då de enligt

dokumenthanteringsplanen ska bevaras. Det inkluderar även att varje sida i ett protokoll ska kunna justeras.

I Mjölby kommun pågår för närvarande ett projekt inom personal-

avdelningen om införande av ett digitalt personalarkiv och digital signatur av

(4)

anställningsavtal. I och med detta kommer hela processen från registrering av anställning till påskrift av anställningsavtal och dess arkivering vara digital.

Det digitala personalarkivet kommer även att fungera som slutarkiv för personalrelaterade dokument till dess att kommunen har infört ett sådant.

Digital signatur för övriga personalrelaterade dokument hanteras ej i detta projekt.

Protokoll från nämnder, styrelse och fullmäktige är ett av kommunens viktigaste beslutsdokument och ska bevaras för all framtid. Det kräver att hela processen från framtagande och underskrift till läsning och bevarande kan ske på ett sätt som ska vara beständigt. Kommunen har idag inget e-arkiv varför hela den digitala processen idag inte kan säkerställas men blir en naturlig del när det kommer att införas.

Riksarkivet

Riksarkivet är den nationella part som reglerar vilka kriterier som finns för långtidsbevarande gällande dokumentformat för bevarande. Riksarkivet arbetar med att ta fram föreskrifter som ska ersätta Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2009:2) om tekniska krav för elektroniska

handlingar.

Föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav vid framställning av

elektroniska handlingar (TeK) reglerar tekniska krav på materiel och metoder för att framställa elektroniska handlingar med hänsyn till behovet av

beständighet och gäller för hela den offentliga sektorn.

Föreskrifter och allmänna råd om arkivrättsliga krav vid framställning av allmänna handlingar (ArK) reglerar arkivrättsliga krav vid framställning av allmänna handlingar där det finns behov av arkivbeständighet.

Riksarkivet har lämnat till remissinstanserna att svara senast till den 31 januari 2022.

Myndigheten för digital förvaltning

Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) arbetar i Sverige med bland annat frågan med digitala underskrifter. I utredningen SOU 2021:9 ”Vem kan man lita på?” föreslås att DIGG ska få uppdraget att ta fram en nationell valideringstjänst för elektroniska underskrifter med hjälp av Riksarkivet.

Riksarkivet ska också få i uppdrag att utreda förutsättningarna för att införa generella bestämmelser och/eller annat stöd avseende bevarande av

elektroniskt undertecknade eller stämplade handlingar.

Norrköpings kommun

Norrköpings kommun har genomfört ett pilotprojekt som inleddes i april 2021 när det gäller ordförandebeslut vid utbildningsnämnden. Vid

utvärderingen kunde konstateras att trots att kommunen har e-arkiv har inte beständigheten av de elektroniska signaturerna kunnat fastställas varför protokollen har fått signeras i efterhand med en underskrift. Det beror på att hela den digitala processen inte är klarlagd, från underskrift till bevarandet i slutarkivet. Pilotprojektet har dock visat att man genom en elektronisk signatur sparat tid i det inledande skedet.

(5)

Datum 2021-12-29 Diarienummer KS/2021:112

Linköpings kommun

Linköpings kommun har ännu inte infört digital signering men har ett inrättat e-arkiv sedan tidigare. De har i sin utredning tagit fram fem punkter i en kravställning som behöver vara uppfyllda för att det ska kunna införas. De punkter Linköping lyft fram utifrån bevarandeperspektivet är att det ska ta hänsyn till kommunens egna riktlinjer för digital arkivering samt följa eIDAS förordningen. Ytterligare punkter är att det ska vara godkända arkiv-

beständiga format och att underskriften ska vara läsbar över tid där äktheten ska kunna garanteras. Vidare lyfter Linköpings kommun behovet av en gemensam signeringsmetod och att ägarskapet till informationen kring e- underskriften säkras. Slutligen lyfter de att validering av underskriften ska ske vid underskriftstillfället och den informationen ska vara inbäddad i samma bevarandedokument som själva handlingen som undertecknas.

Örebro kommun

Örebro kommun som har haft e-arkiv ett par decennium men startade med e- signering av protokoll 2019 är ytterligare en kommun som valde att starta med e-arkiv och få det etablerat innan e-signering infördes.

Beaktande av barnkonventionen

Den demokratiska processen och möjligheten att den kommunala

hanteringen av dokument sker på ett rättssäkert sätt är grundläggande för alla medborgare.

Kommunstyrelsens förvaltning

Andreas Capilla Kommundirektör

Carina Stolt

Kommunsekreterare

(6)