Huvudrapport från projektet om kostnadsanalys för open access på KTH
Johan Hinders, Lukas Ahlström, Göran Hamrin och Anders Wändahl.
Inledning
Vi befinner oss i en transformation mot öppen vetenskap och det finns ett behov av att följa KTH:s kostnader kopplade till den utvecklingen. Sedan 2011 har KTH Biblioteket vid tre tillfällen före 2020 tagit fram en rapport som följt KTH:s öppna publicering. Biblioteket har under 2020 arbetat med att ta fram två kompletterande rapporter, en fokuserad på publicering och en på kostnader, vilka kompletterar varandra. En kostnadsanalys och ett väl underbyggt underlag kring vad publiceringar Open Access (OA) kostar för KTH som ska relatera till den OA-rapport som arbetas fram parallellt.
Rapporten baseras på det arbete som den projektgruppen har fått i uppdrag att undersöka, vilket kortfattat kan beskrivas:
Omvärldsbevaka hur andra universitet arbetar med att särskilja kostnaderna inom R&P-avtal
Analysera avtalen retroaktivt och för att se kostnadsutveckling över tid
Ta fram metoder för prognoser
Föreslå möjliga användbara indikatorer
Titta närmare på vad som bokförts på konto 5713 för bokföring av
publiceringskostnader som infördes i mitten av 2017 under perioden 2018- 2020
Dessutom ingår det i uppdraget att föreslå arbetssätt så att vi kan arbeta systematiskt för att skapa trovärdiga modeller att använda i arbete med utfall, prognos, retroaktiva analyser och förklaringsmodeller [5].
Syfte
Projektets syfte är att skapa väl underbyggda underlag kring vad OA-publiceringar kostar för KTH. Dessa kan bli av nytta i kommunikation med KTH:s ledning och i diskussioner med Bibsam och förlagen. Analysen behövs även i arbetet med mediabudgeten som ju också innefattar publiceringskostnader och är nyttig för exempelvis retroaktiva analyser, för att skapa förklaringsmodeller och i arbetet med utfall och prognoser [5].
Bakgrund
Mediekostnaden för ett forskningstungt lärosäte utgör en signifikant del av lärosätets overheadkostnader, vilka vanligtvis läggs inom biblioteksbudgeten. Historiskt sett har dessa kostnader ökat långt mer än inflationen, vilket har sin orsak i de
vetenskapliga förlagens prissättning av prenumerationsavtal för läsning av förlagens licensbelagda källor.
För att motverka denna inlåsning av vetenskapligt material, särskilt motverka en ogynnsam kostnadsutveckling i en konkurrensskev förhandlingssituation, så har bibliotek, forskningsfinansiärer och andra ivrare inom OA-rörelsen under en längre tid arbetat för avtalsmodeller vilka ska omfördela kostnaden för prenumeration och läsning till avtalsmodeller som lägger kostnader på publicering av material, alltså att författaren till ett dokument behöver betala en Article Processing Charge (APC). I gengäld blir det publicerade dokumentet öppet tillgänglig för hela världen att läsa.
Det har lett till att de vetenskapliga biblioteken aktivt verkat i nationella konsortia för att förhandla fram Read-and-Publish avtal (R&P-avtal) med förlagen som ska medge kostnadskontroll för de lärosäten som ingår i konsortiet. Detta med avtalsklausuler som medger fri publicering (och läsning) av lärosätets forskare i förlagets källor och eventuellt kombinerat med vissa begränsningar som sätter ett tak på maximalt antal dokument som får publiceras inom konsortiet som helhet, alternativ att vissa av förlagets prestigekällor undantas [3]. Ett annat vanligt scenario är att avtalet anger den maximala kostnaden för enskilda APC:er som gäller för lärosätets forskare vid publicering, och att dessa APC:er då ligger signifikant under förlagets offentligt angivna APC:er (”listpriser”).
Kostnaderna för dessa avtal är tydliga. Men kostnaderna totalt för ett lärosäte, den uppskattade medelkostnaden för varje publicerad artikel (”medel-APC”), och
kostnaderna för publikationer som inte täcks av avtal är däremot inte lika klara. Vårt arbete har fokuserat på att försöka kartlägga och uppskatta dessa kostnader. För att göra detta, så har vi arbetat med olika metoder och studerat intressanta förlag i våra rapporter. Vi har också ett perspektiv att försöka jämföra kostnaderna med tänkt alternativkostnad ifall R&P-avtalen inte hade ingåtts.
I den praktiska hanteringen av den faktura som uppkommer i de fall ett inskickat dokument accepteras för publicering av ett förlag, så behöver förlaget tillämpa kvalitetssäkrade metoder för att effektivt säkerställa ifall forskningsresultaten kommer från ett lärosäte med giltigt R&P-avtal. Här brukar informationen om vem eller vilka som är korresponderande författare (engelska: ”Corresponding Author”) vara ett av kriterierna för om och vilket lärosäte som skall betala för APC:n [4]. Från förlagens sida är detta en bekväm lösning, då den medger ett effektivt sätt att
administrera fakturering genom att kontrollera uppgifterna från korresponderande författare och agera utifrån denna information.
Därmed står det klart att förekomsten av korresponderande författare på ett lärosätes publikationer är en huvudnyckel till att försöka beräkna kostnaderna för
publiceringen för ett lärosäte. I vårt arbete har det därför också ingått att försöka beräkna och uppskatta andelen korresponderande författare för vårt lärosäte Kungliga Tekniska högskolan, KTH Royal Institute of Technology.
Metod
Vår metod är väsentligen explorativ [5]. Vi testar flera olika vägar för att kunna göra prognoser och kartlägga utfall. Inom projektet så har fyra delrapporter skrivits. I den första delrapporten tillämpar vi en modifierad version av Stockholms
universitetsbiblioteks modell för att beräkna kostnadsförändringar som skett med
transformativa R&P-avtal. Modellen består av skördandet av data från olika källor, prognoser om publiceringar, samt uppskattningar av medel-APC:er för olika förlag.
I rapport två undersöker vi andelen korresponderande författare på KTH genom en indikator från Max Planck Digital Library (MPDL) [1] och Digital
Scholarship@Leiden University [2]. Vi benämner indikatorn CAGOA, då den avser undersöka andelen Corresponding Authors för ett lärosätes Gold Open Access-
publikationer. Vi testar CAGOA för KTH med hjälp av publikationsdata från InCites.
I den tredje delrapporten behandlar vi den något bekymmersamma konstruktionen med takade avtal, alltså R&P-avtal som har begränsningar för hur många fria APC:er som ingår för ett lärosäte eller en organisation (Bibsam). Vi fokuserar på Wiley, det förlag vars kostnader för KTH-publiceringar över taket är omkring en miljon kronor för 2020. Vi söker uppskatta hur förändringar i publiceringar mellan lärosäten och över tid, i kombination med principen “först-till-kvarn-till-gratis-APC" givit
extrakostnader för KTH, illustrerat bland annat genom uppskattningar av hur mycket en tänkt medel-APC ökat.
I rapport fyra behandlar vi kort det relativt nya förlaget MDPI genom att belysa ökningen av KTH-publiceringar genom data från förlaget ifråga. Vi kombinerar detta med observationer av den offentliga diskussionen kring hur gediget MDPI är, i syfte att uppmärksamma att denna utveckling bör observeras närmare på KTH.
Datakällor
Vi har försökt använda så aktuella data som möjligt. I Agresso på konto 5713 ska det bokföras alla enstaka OA-fakturor som KTHB eller en KTH-skola betalat. Från Bibsam och Consortia Manager kommer data över alla lärosätes publiceringar,
förutom information över avtalskostnader. Vi hämtar också data direkt från förlagen.
Noterbart är att vi använt InCites för vissa publikationsdata istället för Bibmet (KTH:s citeringsdatabas), då Bibmet har en längre eftersläpning i tid.
Resultat
I delrapport 1 konstaterar vi att R&P-avtalen leder till att den ökade OA-
publiceringen är billigare än om tidigare avtalsmodell varit kvar. Samtidigt ökar kostnaderna för dessa avtal. Det kan vid första anblick framstå som motsägelsefullt, men i takt med att OA-publicering uppmuntras genom att dessa kostnader täcks av biblioteket ökar även antalet OA-publiceringar, vilket i sin tur medför högre totala kostnader.
I delrapport 2 finner vi att KTH placerar sig i den lägre delen av intervallet för forskningstunga lärosäten vad gäller CAGOA-indikatorn för perioden 2015-2019, men under 2020 skedde en markant ökning. Andelen korresponderande författare på hela publikationsmängden är dock stabil mellan de båda perioderna. Det här
indikerar att KTH:s betalningsriktlinjer inte har påverkat andelen korresponderande författare från KTH utifrån hela publikationsmängden, men fler korresponderande författare från KTH använder möjligheten till OA.
I delrapport 3 kommer vi fram till att takade avtal är riskabla då det kan fördyra publiceringskostnaderna kraftigt. Om det ingår bör den prognosticerade
maxmängden av publiceringar åtminstone matcha den mängd publiceringar som
tidigare erhållits. Vi beräknar att det takade avtalet med Wiley innebar att KTH under 2020 betalade betydligt mer per publicering än de lärosäten som hann publicera mer inom taket.
I delrapport 4 fastslår vi att KTH:s OA-publicering hos MDPI har femdubblats från 2017 till 2020. Tiden mellan inskickning (submission) och accepterande (acceptance) är dock relativt kort - ofta omkring en månad. Det indikerar eventuellt en stressad peer-review process som det kan finnas skäl att granska mer noggrant.
Slutsats
Projektgruppen har testat och infört flera nya rutiner som lämpar sig väl att bibehålla [5]. Det är dessutom möjligt att följa upp och prognosticera publiceringskostnader respektive prenumerationskostnader i löpande under verksamhetsåret samt därefter jämföra med utfall. Nyckeltal kan vara behjälpliga i att påvisa förändring. Några av undersökningarna bidrar också till diskussionen inom området på nationell och internationell nivå.
Förslag [5]
Inrätta en tvärgrupp med koppling till Media, Ekonomi, Vetenskaplig publicering och Bibliometri som samarbetar inom området där några har nyckelkompetenser men där också flera är insatta i området och därför gör verksamheten mindre personberoende.
Löpande uppdatera publiceringsdata (antal publiceringar, kostnader och medel-APC).
Genomföra beräkningar för prognoser löpande under året eller på beställning, för att kunna planera och presentera nuvarande läge samt utvärdera
nuvarande eller tidigare avtal.
Beräkna utfall för föregående år gällande kostnader samt föreslagna nyckeltal under våren efterföljande år.
Vid behov genomföra publiceringsanalyser för aktuella trender och mönster (Exempel: delrapport 4).
Löpande följa upp principer för arbetsprocesser och kostnader för OA-kontot 5713.
Genomföra kontinuerlig omvärldsbevakning och behålla en tät kontakt med Bibsam och andra universitet.
Beredskap på att anpassa verksamheten efter nya situationer som uppstår.
Referenser
[1] Schimmer et al., “Disrupting the subscription journals' business model for the necessary large-scale transformation to open access”. A Max Planck Digital Library Open Access Policy White Paper, 2015
[2] Windhouwer and van den Berg, “Institutional publication policies and open access at Leiden University” Blog post, September 24, 2020. URL:
https://www.digitalscholarshipleiden.nl/articles/institutional-publication-policies- and-open-access-at-leiden-university [besökt 2020-11-11]
[3] Waaijers, L., “What is the Price Per Article?”. Science Guide, 2017. URL:
https://www.scienceguide.nl/2017/09/what-is-the-price-per-article/ [besökt 2020- 11-11]
[4] Björk, B.-C., & Solomon, D., “Developing an effective market for open access article processing charges”. 2017 URL:
https://wellcome.org/sites/default/files/developing-effective-market-for-open- access-article-processing-charges-mar14.pdf [besökt 2020-11-11]
[5] Hinders, J. et al., Delrapporter inom KTH Biblioteket: ”Tillämpning av SUB- modell för att beräkna kostnaderna utan de transformativa avtalen”, ”Kontroll och användning av Max Plancks Robust Formula-indikator (CAGOA) på KTH”, ”Takade avtal: Fallet Wiley och KTH”, ”KTH-publicering hos förlaget MDPI” , Project reports, 2021. KTH: Stockholm.
