Internkontrollplan. Beslutad av kommunstyrelsen Dnr

(1)

Internkontrollplan

2016

Beslutad av kommunstyrelsen

Dnr 2015.0729.009

(2)

U N D E R R U B R I K

Internkontrollplan 2016

Finspångs kommun 612 80 Finspång

Telefon 0122-85 000 • Fax 0122-850 33 E-post: kommun@finspang.se

Webbplats: www.finspang.se

(3)

Internkontroll

”Det är risken för att negativa konsekvenser av väsentlig betydelse kan uppstå som skall bedömas. Arbetet med intern kontroll bör därför prioritera väsentliga områden där det finns risk för allvarliga fel med stora konsekvenser.”

Intern kontroll är ett verktyg som skall användas för att säkerställa de, av fullmäktige, fastställda verksamhetsmässiga och ekonomiska målen. Internkontrollen omfattar såväl de politiska som de professionella systemen och rutinerna som används för att styra verksamhet och ekonomi.

En bra internkontroll kännetecknas av följande:

 Ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner för styrning.

 En rättvisande och tillförlitlig redovisning och information om verksamheten.

 Säkerställande av att lagar, policyer, reglementen m.m. tillämpas.

 Skydd mot förluster och/eller förstörelse av kommunens tillgångar.

 Eliminering och/eller upptäckt av allvarliga fel och brister.

Finspångs kommuns internkontrollplan 2016 sammanfattas i en övergripande plan som gäller hela kommunen. Utöver den finns även sektorsspecifika internkontrollplaner. I den övergripande planen redovisas kommungemensamma rutiner/processer. Arbetet med dessa bör bedrivas på ett likartat sätt oavsett verksamhetsinriktning. De sektorsspecifika internkontrollplanerna skall ses som ett komplement där särskilda rutiner och regelverk står i fokus.

Internkontrollen skall ses som ett hjälpmedel och inte ett mål eller rutin i sig själv.

Internkontroll bör planeras och genomföras så att den uppfattas som en naturlig del i de olika verksamheterna. För att kunna genomföra och säkerställa en god internkontroll är det därför nödvändigt att varje sektor har dokumenterade rutiner som följs upp och revideras löpande enligt plan.

En fungerande internkontrollplan bör kontinuerligt utvecklas och förändras i takt

med att verksamhets- och ekonomistyrningen förändras. Det är alltså ett dynamiskt

verktyg som hela tiden är aktuellt parallellt med bland annat kommunens strategiska

planer och balanserade styrkort. Det är viktigt att arbetet med internkontrollen

dokumenteras och återrapporteras till beslutsfattarna. I de fall det görs

stickprovskontroller skall dessa dokumenteras enligt en gemensamt framtagen mall

och dokumentationsblankett. Finspångs kommuns arbete med internkontrollen bör

alltså regelbundet redovisas enligt överenskommen tidplan.

(4)

Kontrollmiljö

 Hur samverkar vi?

 Har vi rätt kompetens?

 Hur ser de sociala relationerna ut?

 Hur fungerar dialogen om problem?

 Rapporteras och/eller åtgärdas dåligt fungerande rutiner/processer?

En väl fungerande kontrollmiljö utgör grunden för en bra internkontroll.

Riskanalys

En riskbedömning görs i tre steg:

1. Kartlägga vilka risker som finns

Vilka rutiner/processer får inte gå fel?

2. Uppskatta väsentlighetsgraden (konsekvenserna) och risken (sannolikheten) för relevanta rutiner/processer.

3. Beakta hur riskerna skall bearbetas, d.v.s. vad måste vi ta itu med och på vilket sätt?

Externa risker:

 På vilket sätt sker bevakningen av omvärldsrisker, d.v.s. förändringar i ekonomi, politik, teknik och näringsliv?

 Hur vet vi att vi följer de lagar och föreskrifter som beslutats externt?

 Hur vet vi att vi lever efter, och uppfyller, de krav och mål som har fattats av Kommunstyrelsen respektive Kommunfullmäktige?

 Hur fungerar kontrollen av sekretesshanteringen?

Interna risker:

 Kan vi lita på den information vi har tillgång till?

 Hur ser tillgången till stöldbegärliga tillgångar ut? (stöldbegärliga tillgångar = t.ex. kontanter, bensin och inventarier)

 Hur upprätthåller vi personalens kompetens, entusiasm m.m.?

 På vilket sätt ser vi till att nyanställd personal lär sig processen kring den interna kontrollen?

Verksamhetsrisker:

 Hur vet vi att vi uppfyller befintliga mål?

 På vilket sätt mäter vi produktivitet respektive effektivitet?

 Hur vet vi att rätt personer gör rätt saker till ”rätt” kostnad?

 Hur vet vi att våra system, såsom t.ex. ekonomisystemet, inte missbrukas av den

personal som använder det? (Exempel på missbruk: Betalar egna räkningar via

Kommunen, betalar försörjningsstöd till närstående etc.)

(5)

Genomförandet av en väsentlighets- och riskbedömning

1. Ta fram rutiner/processer som anses angelägna att bedöma.

2. Gradera rutinen/processen enligt följande matris:

Konsekvens

4 – Allvarlig 4 8 12 16

3 – Kännbar 3 6 9 12

2 – Lindrig 2 4 6 8

1 – Försumbar 1 2 3 4

Sannolikhet 1 – Osannolik 2 – Mindre sannolik

3 – Möjlig 4 – Sannolik

Konsekvens

4: Är så stor att det helt enkelt inte får hända

3: Uppfattas som besvärande av alla berörda personer (int. & ext.) 2: Uppfattas som liten av alla berörda personer (int. & ext.)

1: Uppfattas som obetydlig av alla berörda personer (int. & ext.) Sannolikhet

4: Det är mycket troligt att fel ska uppstå 3: Det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 2: Risken är mycket liten för att fel ska uppstå

1: Risken är praktiskt tagen obefintlig att fel ska uppstå

Riskbedömningen bör göras utifrån tre perspektiv; medborgaren, Finspångs kommun som helhet respektive den anställde. Dessa tre perspektiv bör vägas in för att få fram en samlad riskbedömning.

Kontrollaktiviteter

Kontrollaktiviteter är de konkreta åtgärder som vidtas för att motverka, minimera eller i vissa fall eliminera risker. De bör, så långt som möjligt, integreras i Kommunens ordinarie verksamhetsprocesser och således ingå som naturliga beståndsdelar som organisationen och ledningen behöver för att nå sina mål.

En mycket viktig beståndsdel i internkontrollstrukturen är att åstadkomma en kultur där var och en tar sitt ansvar för den interna kontrollen. En väl fungerande organisation förutsätter:

 en genomtänkt och dokumenterad ansvars- och befogenhetsfördelning

 tydliga och mätbara mål och regelverk

 dokumenterade rutinbeskrivningar

(6)

 en anpassad kompetensnivå, att berörd personal är väl insatt i rutiner, uppgifter och ansvar

För att lyckas i arbetet med intern kontroll krävs följande:

 En genomtänkt riskkartläggningsprocess samt en väsentlighets- och riskbedömning

 Ett vidgat perspektiv på intern kontroll

 Få med politikerna ”på tåget”

Låt politikerna ta del av väsentlighets- och riskbedömningen

 Inkludera andra än ekonomer

 Tillvarata teknikens möjligheter

 Information och utbildning

 Översyn av policydokument och regler

 Hitta en bra struktur för återrapportering

 Ha tålamod!

(7)

Ledningsstaben

Rutin/process Risk

Sanno- likhet

Konse- kvens

Risk-

värde Ansvarig Metod/Frekvens Rapport till När

Budget/Strategisk plan

Att ekonomiska mål inte

nås 4 3 12 Kommundirektör Sker i kvartalsrapport,

delårsrapport samt i

årsredovisning KS/KF

Varje kvartal Att verksamhetsmål inte

nås 4 3 12 Kommundirektör Sker i delårsrapport och i

årsredovisning KS/KF september,

april Politiska

beslut

Att politiskt fattade beslut inte

verkställs 3 3 9 Kommundirektör Genomgång av politiska

uppdrag KS april,

oktober

Arbetstillfreds- ställelse

Ineffektiv organisation 2 3 6 HR-chef Medarbetarenkät

vartannat år KS

Snarast efter genomförd enkät

Risk för övertid 4 2 8 HR-chef Beskrivs i årsredovisning KS/KF april

Risk för allt för stor

arbetsbörda 3 3 9 HR-chef Beskrivs i årsredovisning KS/KF april

Risk för allt för stor

personalomsättning 2 3 6 HR-chef Beskrivs i årsredovisning KS/KF april

Personalförsörjning

Att organisationen inte

har rätt kompetens 3 3 9 HR-chef Beskrivs i årsredovisning KS/KF april

Svårt/omöjligt att rekrytera och behålla personal inom bristyrken

3 3 9 HR-chef Årlig identifiering och

kartläggning av bristyrken KS/KF april

Sjukfrånvaro Att sjukfrånvaron ökar 4 3 12 HR-chef Uppföljning av

personalstatistik två

gånger per år Resp. sektorchef mars, augusti

Inköp/utbetalningar

Att vi bryter mot

leverantörsavtal 4 2 8 Ekonomichef Årligt stickprov Kommundirektör oktober

Att momsen redovisas fel 2 2 4 Ekonomichef Årligt stickprov Kommundirektör oktober

Upphandling

Att otillåten

direktupphandling sker 3 3 9 Ekonomichef Årig genomgång av

föregående års reskontra Kommundirektör mars För få personer

inblandade –

relationsrisker 2 4 8 Inköps-

samordnare

Genomgång av

upphandlingsprotokoll 2

ggr/år Kommundirektör mars

(8)

Ledningsstaben

Rutin/process Risk Sanno-

likhet Konse-

kvens Risk-

värde Ansvarig Metod/Frekvens Rapport till När Hantering av

leasingbilar Att skador på bilar inte anmäls till

försäkringsbolaget

3 3 9 Inköps-

samordnare Löpande vid återlämning,

för poolbilarna dagligen Kommundirektör februari Att leasingbilar körs för

mycket/för lite 3 3 9 Inköps-

samordnare

Årligt stickprov samt efter

30 månader Kommundirektör februari

Fakturering/bidrags- ansökningar

Att fakturering/

ansökningar drar ut på

tiden 3 2 6 Ekonomichef Årligt stickprov Kommundirektör oktober

Att kundfakturor inte

betalas vid dödsfall 4 2 8 Ekonomichef Årlig sammanställning Kommundirektör februari Att kundfakturor inte

betalas i tid 4 2 8 Ekonomichef Andel krav och inkasso, 2

ggr/år Kommundirektör Februari,

november

Hantering av hand- resp. dagkassor

Att handkassor

redovisas/används fel 3 3 9 Ekonomichef Stickprov, 3 ggr/år Kommundirektör november Att dagskassor

redovisas/hanteras fel 3 3 9 Ekonomichef Stickprov, 3 ggr/år Kommundirektör november Att beslutsattestant

beslutsattesterar ”egna”

kostnader

3 3 9 Ekonomichef Årligt stickprov Kommundirektör oktober

Tillgång på likvida medel

Att det inte finns medel till kommande

utbetalningar 2 4 8 Ekonomichef Uppföljning av

likviditetsplan varje

månad KS varje

månad

Personuppgifter Sekretess

Att rutiner för hantering av personuppgifter enligt personuppgiftslagen brister.

3 3 9 Kommunikations

chef Årligt stickprov Kommundirektör maj

Delegation Brister i rutiner samt att

rutiner inte efterlevs 3 3 9 Kommunikations

chef Årlig genomgång av

rutiner/stickprov Kommundirektör februari Avtal

Att avtalsarkivet inte är uppdaterat/brister i bevakning

chef Årlig genomgång av

rutiner/stickprov Kommundirektör juni

Styrdokument Att styrdokument inte hålls uppdaterat/inte

efterlevs 3 3 9 Kommunikations

chef Årlig genomgång Kommundirektör februari

Klagomål och Brister i 3 3 9 Kommunikations Statistik över inkomna Kommundirektör februari

(9)

Ledningsstaben

Rutin/process Risk Sanno-

kvens Risk-

värde Ansvarig Metod/Frekvens Rapport till När synpunkter kvalitetssäkring/verksamh

etsutveckling chef klagomål/synpunkter –

årlig uppföljning Allmänna handlingar Handlingar lämnas inte ut

skyndsamt 2 3 6 Kommunikations

chef

Tid för att lämna ut handlingar, årlig

uppföljning Kommundirektör december Allmänna handlingar Handlingar hittas inte 2 3 6 Kommunikations

chef

Antal handlingar, årlig

uppföljning Kommundirektör december

Nämndadministration

Bristande

underlag/kvalitet för beslut i beredning och tjänsteskrivelser

chef Dialog med ks KS december

IT

Produktionsbortfall på grund av avbrott i IT- tjänster och

att IT-tjänster inte levereras enligt överenskommelse

4 3 12 IT-chef

Incidentrapporter vid avbrott och

SLA-uppföljning var fjärde vecka

Systemägare/

Kommundirektör december

Intern revision HSA Intern revision SITHS

Felaktig systembehörighet

i förhållande till tjänst 2 4 8 Säkerhetsansvari

g SITHS Revisionsfrågor Sektorchef Social

omsorg december

Ufärdande av felaktig ID-

handling 3 4 12 Säkerhetsansvari

g SITHS revisionsfrågor/revisionsk

ontroll Sektorchef Social

omsorg januari

Driftentreprenad Arena Grosvad

Uppföljning av gällande

avtal 3 3 9 Utvecklingschef Uppföljningsträffar med

Medley Kommundirektör maj

Föreningsbidrag Uppföjning av

utbetalningar 3 3 9 Utvecklingschef Stickprov Kommundirektör maj

(10)

Sektor barn och utbildning

Rutin/Process Risk Sanno-

kvens Risk-

värde Ansvarig Metod/Frekvens Rapportering till När Behörighet till gymnasiet Elever är ej behöriga till

gymnasiet 4 3 12 Sektorchef Sammanställning av

betygskatalog KS januari,

augusti Meritvärde år 9 Bristande måluppfyllelse 4 3 12 Sektorchef Sammanställning av

augusti Betyg i alla ämnen Bristande måluppfyllelse 4 2 8 Sektorchef Sammanställning av

augusti Grundsärskolans resultat Bristande måluppfyllelse 3 2 6 Sektorchef Sammanställning av

resultat KS januari,

augusti Kunskapsstationer Bristande kunskaper 4 3 12 Enhetschef central

elevhälsa Sammanställning av

resultat Sektorchef januari,

augusti Myndighetsbeslut

grundskola

Bristande eller felaktiga

myndighetsbeslut 2 4 8 Sektorchef Sammanställning av beslut KS april

Kränkande behandling Barn och elever blir

kränkta 3 4 12 Sektorchef Sammanställning av

incidentrapportering till huvudman

KS Varje

kvartal

Skolfrånvaro Omfattande frånvaro 1 4 4 Sektorchef Sammanställning av

skolfrånvaro terminsvis KS januari, augusti Nationella prov åk 3, 6

och 9 Bristande kunskaper 4 3 12 Sektorchef Sammanställning av

resultat KS augusti

Kösituation förskola Förskoleplatser saknas 3 3 9 Sektorchef Sammanställning av

kösituationen KS apr, nov

Beläggning förskola Förskoleplatser saknas 3 3 9 Sektorchef Beräkning och prognos av

beläggning KS apr, nov

(11)

Sektor kultur och bildning

Rutin Risker Sannolikhet Konsekvens Risk-värde Ansvarig Metod/Frekvens Rapport till När Ekonomiskt bistånd Att bistånd

betalas till fel person , förskingring

3 2 6 Enhetschef Stickprov 2 ggr per

år

Sektorchef mars

Återkrav ekonomiskt bistånd

Att biståndtagare inte får den ersättning man har rätt till - drabbar enskild

2 2 4 Assistent &

ekonom Stickprov 2 ggr per

år Sektorchef mars

Ekonomiskt bistånd Antalet

bidragstagare och antal hushåll

3 1 3 ansv strateg Uppföljning av

statistik Kommunstyrelsen kvartalsvis Ekonomiskt bistånd Förekomsten av

handlingsplaner Att man inte arbetar med rutinen

2 1 2 Enhetschef Uppföljning i

verksamhetssystem Sektorchef

mars

Behörighet i verksamhetssystem IFO

Obehöriga kommer in i systemen

3 3 9 Systemförvalt

are Sammanställning

av

stickprovskontroll

Sektorchef januari, augusti Aktanteckningar i

Procapita IFO

Bristande kvalitet på dokumentation och utebliven dokumentation

3 3 9 Arbets-

marknads- utvecklings- chef

Journalgranskning Stickprov

kontinuerligt

Sektorchef januari, augusti

Uppföljning av klagomål, Lex Sarah

Åtgärder vidtas inte och återkoppling uteblir

3 3 9 Utv-strateg,

arbetsmarknad sutv.chef

Kvartalsvis granskning av antal ärenden och att åtgärd/återkoppling skett utifrån kvalitets- och ledningssystemet,

KS, strateger mars, april, augusti, oktober

(12)

Sektor kultur och bildning

Rutin Risker Sannolikh

et Konsekvens Risk-värde Ansvarig Metod/Frekvens Rapport till När Jävsituation Risk för

jävsituation vid handläggning och genomförande av insatser

2 4 8 Enhetschef Stickprov 2 ggr/år Sektorchef Januari,

augusti

Arbetsmetoder

gymnasiet Förekomsten av åtgärdsprogram Att man inte arbetar med rutinen Elevers rätt

1 3 3 Enhetschef Stickprov 1 gång

per år Sektorchef mars

Måluppfyllelse gymnasiet/ kommun som

huvudman

Behörighet till universitet/högskola Meritvärden, slutbetyg etc.

Att enskild inte får en bra utbildning

4 2 8 Sektorchef Avläsning i

betygsregister, sammanställning

KS augusti

Måluppfyllelse

vuxenutbildning/sfi Uppföljning av betyg,

genomströmning etc.

4 2 8 Sektorchef Avläsning i

betygsregister, sammanställning

KS augusti

Uppföljningsansvaret Ungdomar i ålder 16 - 20

skolgång/sysselsätt ning i inte är känt

2 3 6 Sektorchef Sammanställning KS mars

(13)

Sektor samhällsbyggnad

Rutin Risk Sannoli

khet Konsek

vens Risk-

värde Ansvarig Metod/Frekvens Rapport till När

Handlingsprogram LSO

Fastställda mål enligt handlingsprogram uppnås ej

3 3 9 Enhetschef Halvårsvis uppföljning

handlingsprogram KS februari

Kompetenskrav på befattningar inom räddningstjänsten följs ej

2 4 8 Enhetschef Halvårsvis avstämning mot

personalregister Sektorchef september

Uppföljning tomtkön

Antal hushåll i kö överensstämmer inte med tillgång på tomter och planering

2 2 4 Handläggare Halvårsvis kontroll av kön KS september

Avgift till kön erläggs inte 2 2 4 Handläggare Årsvis avstämning mot

Ekonomisystemet Sektorchef september

Incidenter/skador

Antal

försäkringsärenden/skador

som inte rapporteras ökar 2 2 4 Enhetschef Halvårsvis avstämning av

statistik KS mars

Driftentreprenad

Träffade

avtal/överenskommelser

följs inte 3 3 9

Samhällsbyggnad sstrateg/

Trafikstrateg Stickprov månadsvis Sektorchef september

(14)

Sektor vård och omsorg

Rutin/process Risk Sannolik

het Konsekv ens Risk-

värde Ansvarig Metod Rapport till När

Granskning av påloggningsfil ÄO i Procapita

Ej behöriga loggar in i enskilda

ärenden 3 3 9 Systemförvaltare

Granskning av att de som loggar in är berörda av det aktuella ärendet

Stickprov kvartalsvis

Sektorchef Januari, augusti

Utredningar ÄO Utredningar avslutas inte i

rimlig tid 4 2 8

Myndighets- chef

Granskning av akter

Kontinuerligt Sektorchef april,

augusti, oktober Hälsoplaner i

hemsjukvård Fall, undernäring, trycksår och palliativa planer

Hälsoplaner finns ej 4 3 12 MAS och

enhetschef HSL Stickprov 1 gång per år Sektorchef december

Journalanteckningar och sammanställning av daganteckning ÄO

Bristande kvalitet på dokumentationen och utebliven dokumentation

3 3 9 Enhetschef Journalgranskning

Stickprov kontinuerligt Sektorchef Januari, augusti

Genomförande- planer ÄO

Genomförandeplaner upprättas

inte 3 3 9 Enhetschef Granskning av att de

upprättas och dess kvalitet

Brukares medel Hanteringen sköts inte på

ett korrekt sätt 3 3 9 Assistent Följa upp och kontrollera

hanteringen Stickprov

2ggr/år Sektorchef Januari,

augusti

Uppföljning av klagomål, Lex Sarah & Lex Maria

Åtgärder vidtas inte och

återkoppling uteblir 3 3 9 MAS, Utv.-

strateg Enhetschefer

KS, strateger, mars, april, augusti &

oktober

Nattfasta SÄBO

Tidsrymd mellan sista målet på kvällen till första mål på morgonen är för lång

4 3 12 Enhetschefer Kostombuden mäter

10 stickprov/mån & boende Sektorchef

april, augusti, oktober, december

(15)

Sektor vård och omsorg

Hygienrond och följsamhets-

observationer Smittspridning 3 4 12 Enhetschef

10 följsamhetsobs./mån. &

avd. Granskning av att hygienronder

sker samt säkerställa kvaliteten i hygienrutinerna 2 ggr/år

Rehabiliterings- nivåbestämning inom kommunens boendeformer

Brukarna får inte den rehabilitering/habilitering

som de behöver 3 3 9 Enhetschef Granskning av journal

5 stickprov/chefsområde &

kvartal Sektorchef Januari,

augusti

Prov på vatten- temperaturen i sektorns boenden

Legionellasmitta 3 4 12 Enhetschef

Anteckning i protokoll skyddsrond/fastighetssyn att kontrollen genomförts Stickprov

Sektorchef januari

Anmälan av offentligt

driven verksamhet Verksamheter

som bedrivs enligt SoL eller LSS anmäls inte till IVO

3 1 3 Enhetschef Genomgång av anmälda

verksamheter Sektorchef december

Biståndsbeslut

Beslut verkställs inte inom lagstadgad tid med risk för

straffavgift 3 3 9 Controller

Kvartalsvis uppföljning via verksamhetssystemet att

beviljade insatser verkställs KF, ekonom

mars, april augusti &

oktober

Ärenden avseende våld i

nära relation Skyddsbehovet kan inte

tillgodoses 2 4 8 Myndighetschef Uppföljning av aktuella

ärenden kontinuerligt Sektorchef

januari, april, augusti, oktober.

Brukare med demens:

Individuell insats och uppföljning av beslut (SOSFS 2012:12 ikraftträdande 2015-03- 31)

Att individuella insatsbeslut ej sker

Att uppföljning ej sker inom rimlig tid (5-7 veckor från inflytt)

3 4 12 Myndighetschef

Granskning av

handläggningsprocessen (beslut/uppföljning) om särskilt boende för dementa

(16)

Sektor vård och omsorg

Brukare m demens Genomförandeplan – bemanning dygnet runt samt kompetens (SOSFS 2012:12 ikraftträdande 2015-03-31)

Att genomförandeplanen och bemanning samt kompetens inte överensstämmer med beviljade insatser

3 4 12 Enhetschef

Granskning av att de upprättas och dess kvalitet

Jävsituation

Risk för jävsituation vid handläggning och

genomförande av insatser 2 4 8 Enhetschef

Stickprovskontroll myndighetsutövning och i

verkställighet Sektorchef december

Färdtjänsttillstånd Tillstånd på fel nivå och på

fel grunder 3 2 6 Handläggare Stickprovskontroll KS september

Färdtjänsttillstånd

Regler för tillstånd överensstämmer inte med aktuell trafikorganisation

2 2 4 Handläggare Uppföljning av regler och

riktlinjer för färdtjänst och

riksfärdtjänst Sektorchef september

Bostadsanpassnings- bidrag

Antal inkomna ansökningar ökar och kostnader stiger

utan kunskap om orsak 2 2 4 Handläggare

Kvartalsvis avstämning mot ärenderegister och

ekonomisystem Sektorchef november

Handläggningstid överstiger lagstad-

gad tid 3 3 9 Handläggare Halvårsvis kontroll mot

ärenderegister Sektorchef november

(17)

Sektor social omsorg

Rutin/process Risk Sannoli

khet Konsek

vens Risk-

Myndighetsbeslut Bristande eller felaktiga myndighetsbeslut SoL &

LSS

2 4 8 Sektorchef Sammanställning av beslut KS april

Antal placerade barn och ungdomar

Hög andel placerade barn 4 4 16 Sektorchef Sammanställning av

placeringar KS januari,

april, augusti, november Antal placerade vuxna Hög andel placerade 4 3 12 Myndighetschef Sammanställning av

placeringar 1 ggr/mån, till SMN kvartalsvis

Sektorchef och

SMN varje

månad/

kvartalsvis Utredningar barn och

unga

Lagstadgadutredningstid hålls ej

4 4 16 Sektorchef Sammanställning av

utredningstider

KS januari,

april, augusti, november Utredningar vuxna Utredningstider hålls ej

(max 3 månader) 3 2 6 Myndighetschef Sammanställning av

utredningstider Sektorchef april, oktober Utredningar LSS Utredningstider hålls ej

(max 3 månader)

3 2 6 Myndighetschef Sammanställning av

utredningstider

Sektorchef april, oktober Behörighet i

verksamhetssystem IFO, VoO (LSS)

Obehöriga kommer in i

systemen 3 3 9 Systemförvaltare Sammanställning av

stickprovskontroll Sektorchef januari, augusti Journalanteckningar

och sammanställning av daganteckning IFO&LSS

Dålig kvalitet på dokumentationen och utebliven dokumentation

3 3 9 Enhetschef Journalgranskning

Stickprov kontinuerligt Sektorchef januari, augusti

Genomförande- planer

LSS & IFO

Genomförandeplaner

upprättas inte 3 3 9 Enhetschef Granskning av att de

upprättas och dess kvalitet Stickprov kontinuerligt

Sektorchef januari, augusti Brukares medel Hanteringen sköts inte på

ett korrekt sätt

3 3 9 Assistent Följa upp och kontrollera

hanteringen Stickprov 2ggr/år

Sektorchef januari, augusti Uppföljning av

klagomål, Lex Sarah & Lex Maria

Åtgärder vidtas inte och

återkoppling uteblir 3 3 9 MAS, Utv.-

strateg Enhetschefer

KS mars, april,

augusti &

oktober

(18)

Sektor social omsorg

khet Konsek

vens Risk-

Nattfasta LSS Tidsrymd mellan sista målet på kvällen till första mål på morgonen är för lång

4 3 12 Enhetschefer Kostombuden gör

10 stickprov Sektorchef april,

oktober

Hygienrond och följsamhets- observationer

Smittspridning 3 4 12 Enhetschef Stickprov av

följsamhetsobservationer görs. Granskning av att hygienronder

sker samt säkerställa kvaliteten i

hygienrutinerna 1 ggr/år

Sektorchef januari

Rutiner kring

rehabilitering/habiliterin gs saknas

Brukarna får inte den rehabilitering/habilitering som de behöver

3 3 9 Enhetschef Granskning av journal och

genomförandeplaner Stickprov

görs/chefsområde &

kvartal

Sektorchef januari, augusti

Prov på vatten- temperaturen i sektorns boenden

Legionellasmitta 3 4 12 Enhetschef Anteckning i protokoll

skyddsrond/fastighetssyn att kontrollen genomförts Stickprov

Sektorchef januari

Anmälan om offentligt driven verksamhet

Verksamheter som bedrivs enligt SoL eller LSS

anmäls inte till IVO 3 1 3 Enhetschef Genomgång av anmälda

verksamheter Sektorchef december

LP-stiftelse beslut 2011-12-19 Ks § 702

Få besökare i verksamheten och uppsökande verksamhet utförs inte

2 2 4 Enhetschef Uppföljning av

verksamheten

inom LP-kontakt med definierad målgrupp Stickprov

Sektorchef december

Biståndsbeslut Beslut verkställs inte inom lagstadgad tid med risk för

straffavgift 3 3 9

Utvecklingsstat. Kvartalsvis uppföljning via verksamhetssystemet att beviljade insatser verkställs

KF, ekonom mars, april, augusti &

oktober Ärenden avseende våld i

nära relation

Skyddsbehovet kan inte

tillgodoses 2 4 8 Myndighetschef Uppföljning av aktuella

ärenden kontinuerligt Sektorchef januari, april, augusti, oktober

(19)

Sektor social omsorg

khet Konsek

vens Risk-

Jävsituation Risk för jävsituation vid handläggning och

genomförande av insatser 2 4 8 Enhetschef Stickprovskontroll

myndighetsutövning och i

verkställighet Sektorchef december

(20)

Rapporteringskalender för övrig rapportering

Årlig internkontroll-

rapport Kommundirektör Beskrivs i årsredovisning KS april

Systematisk

kvalitetsredovisning förskola, grundskola och grundsärskola Qualis

Sektorchef

Analys av enkäter och bedömningar från

föregående verksamhetsår KS september

Systematisk

Sektorchef Verksamhetsplanering med prioriterade

utvecklingsområden

KS september

Systematisk

Sektorchef Halvårsuppföljning av arbetet med prioriterade

utvecklingsområden KS januari

Systematisk

kvalitetsredovisning

fritidshem Sektorchef

Redovisning och uppföljning av kvalitetsarbetet under föregående verksamhetsår

KS september

Systematisk

kvalitetsredovisning gymnasie,

gymnasiesärskola och vuxenutbildning

Sektorchef

Redovisning och uppföljning av kvalitetsarbetet under föregående verksamhetsår per skolform

KS september