HUR ARBETA MED EN FÖRÄNDRINGSRESA
a) Metod i fem steg
b) Att kommunicera förändring
INTRODUKTION – Hur hantera en förändringsresa
I de flesta organisationer pågår det någon typ av förändringsarbete. Omfattningen och graden av angelägenhet varierar. Gemensamt är att alla förändringsinitiativ är ett svar på något – en brist, ett behov eller ett tryck.
Gemensamt är också att varje förändring innebär förluster. Det blir inte som förut. Men förändring möjliggör också något nytt. Verksamheten kan bli mer välfungerande och bättre.
Som individ, grupp eller organisation kan vi förhålla oss på olika sätt. Vi kan vara passiva och reaktiva- eller proaktiva och interaktiva. De två sista förhållningssätten innehåller delaktighet och skaparkraft. De ger oss möjlighet att
hantera förändringsbehovet och utnyttja förändringen till något positivt i verksamheten.
Grundläggande förutsättningar består av bland annat förståelse för förändringsbehovet, en uttalad målsättning med förändringen, engagemang från de som berörs av förändringen samt handlingskraft. Något behöver ske för att
förändringen ska bli till.
Vad är viktigt för att åstadkomma förändring på riktigt, både ur ett chefs- och ett medarbetarperspektiv?
Hur kan du som chef respektive medarbetare hitta dina egna drivkrafter och motivation i förändringen?
Hur kan du som chef respektive medarbetare bidra till att alla blir delaktiga i förändringsarbetet?
Hur kan du förhålla dig till upplevda (och ibland faktiska) förluster som nästan alltid finns i förändringsarbeten?
Detta är några frågeställningar som behöver lyftas och som förhoppningsvis kan bidra till att öka förståelsen kring att driva förändringsarbete. Det är genom samtalet och nytt görande som gemensam förståelse och förändrat beteende kan skapas. Här följer några verktyg med inspiration och handfasta tips på hur dessa vardagsnära samtal och försök kan bedrivas.
Den partsgemensamma projektgruppen med representanter från SKR och Kommunal är tillgängliga som samtalspartners och idégenererare i ert arbete!
a) En metod i fem steg
Enas, definiera, värdera, skapa, gör. Tillsammans.
Heltidsresans metod i fem steg
1. Enas om nuläge och målbild
2. Definiera pågående respektive nya aktiviteter
3. Värdera de nya aktiviteterna utifrån prioritering i tid och effekt 4. Skapa en helhetssyn över prioriterade aktiviteter
5. Gör en sammanfattande analys och fortsätt arbetet!
Enas Definiera Värdera Skapa Gör
1. Enas om nuläge och målbild
Utifrån er handlingsplan och statistik som ni kan hämta på heltid.nu, vad är ert nuläge?
………
………
………
Utifrån ert nuläge, hur ser er målbild ut för att organisera om till en heltidsorganisation/införa heltidsarbete som norm?
………
………
………
Enas Definiera Värdera Skapa Gör
2. Definiera aktiviteter
Vad gör ni idag för att införa heltidsorganisation/heltidsarbete som norm?
Är det en fortsatt relevant aktivitet? Här kvalitetssäkras de pågående aktiviteterna!
1. … 2. … 3. …
Vad borde ni göra ytterligare/annorlunda för att införa heltidsorganisation/
heltidsarbete som norm?
1. … 2. … 3. …
Enas Definiera Värdera Skapa Gör
Enas Definiera Värdera Skapa Gör
3. Lista de nya aktiviteterna
Aktiviteter
1 … 2 … 3 … 4 … 5 … 6 … 7 …
Enas Definiera Värdera Skapa Gör
3. Värdera de nya aktiviteter
1
Aktiviteter
2
3 5 6
7
4
Prioritering Flytta över
1 … 2 … 3 … 4 … 5 … 6 … 7 …
(illustrativt)
Enas Definiera Värdera Skapa Gör
3. Värdera de nya aktiviteter
1
Aktiviteter
2
3 5 6
7
4
Prioritering
Dessa aktiviteter får störst effekt och är mest bråttom att arbeta med
1 … 2 … 3 … 4 … 5 … 6 … 7 …
(illustrativt)
Dessa aktiviteter får störst effekt och har ett längre tidsperspektiv att arbeta med
Enas Definiera Värdera Skapa Gör
3. Värdera de nya aktiviteter
1
Aktiviteter
2
3 5 6
7
4
Prioritering
1 … 2 … 3 … 4 … 5 … 6 … 7 …
(illustrativt)
Enas Definiera Värdera Skapa Gör
4. Skapa en helhetssyn
5 6 1
7
Lång sikt
Prioriterade nya aktiviteter
Ta med både kvalitetssäkrade redan pågående aktiviteter och
prioriterade nya aktiviteter!
Hur blir kvaliteten?
Hur bidrar de nya aktiviteterna till införande av
heltidsorganisationer/heltidsarbete som norm?
Synkar dessa aktiviteter med redan pågående aktiviteterna?
Finns det något som krockar eller är kontraproduktivt?
Kort sikt
Hur blir helheten?
Enas Definiera Värdera Skapa Gör
5. Gör en sammanfattande analys
a) Bidrar den samlade helhetsbilden av aktiviteter (nya och pågående) till att nå målbilden?
b) Vilka behöver bli delaktiga i det här metodarbetet innan ni går vidare?
c) Gör en plan för när och hur ni ska arbeta vidare med metoden.
d) När ni har gjort c) – vad är nästa steg?
e) Hur ska aktiviteterna följas upp? Ta vara på de erfarenheter som görs och
de behov som blir synliga på arbetsplatserna!
Enas Definiera Värdera Skapa Gör
Fortsätt det partsgemensamma arbetet!
Nuläge Målbild
Tack!
Har du funderingar? Kontakta oss på
heltid@kommunal.se eller heltid@skr.se
b) Att kommunicera förändring
Stöd för att diskutera heltid på arbetsplatsträff
B! C?
A?
Att tänka på vid förändring
• Hur reagerar du?
• Utifrån vilket perspektiv argumenterar du?
• Vad vet du, vad tror du?
• Känner du dig hörd och lyssnad på?
• Hur lyssnar du på andra?
Olika sätt att reagera
Varför?
Nej! Jo!
Vi reagerar olika på förändringar
Olika reaktioner i en förändring
UNDVIKANDE Sopar under mattan, det här gäller inte mig
NÖJD
Det är bra som det är, ingen förändring
behövs
KAOS
Allt är rörigt och oklart
GENOMBR0TT Ser hur allt hänger
ihop. 110% energi
Hur bemöter vi varandra
Vem eller vilka väljer du att lyssna på?
Hur samtalar vi?
I överläge - Vinner I underläge - Förlorar Jämbördigt – Vinn Vinn
Vi befinner oss i olika faser
Vi flyttar oss genom olika faser i en förändring
B! C?
A?
Kommunikationstrappan
Konversationsnivå
Faktanivå
Känslonivå
Handlingsnivå
Det känner jag till
Jag intresserad
av
Jo, men jag håller
inte med
Jag förstår och vill göra något
åt saken
Om vi fastnar…
Fem Varför – en enkel metod för att komma fram till grundproblemet.
Varför?
Varför?
Varför?
Varför? Varför?
Fem varför – ett exempel
Problemet? Varför 1 Varför 2 Varför 3 Varför 4 Varför 5 Lösning
Vi har en ojämn arbetsbelastning
Varför har vi en ojämn
arbetsbelastning?
Varför är det så mycket att göra på morgonen och kvällen?
Varför måste allt vi gör på morgon och kväll göras just då?
Varför jobba vi så?
Varför fortsätter vi inte att jobba korta deltidspass?
Vi behöver se över vilka arbetsuppgifter som kan flyttas från arbetstopparna till tider då det är lite lugnare och då det finns personal som kan utföra jobbet.
Vi har så många arbetsuppgifter som ska utföras på morgonen och kvällen
Det är då våra brukare går upp och går och lägger sig
Allt kanske inte måste göras just då men det är så vi brukar jobba här
Det fungerade bra så länge vi var många som arbetade korta deltidspass
I en deltids- organisation behövs många individer – så många finns inte att rekrytera framöver. Därför behöver vi införa en heltids- organisation. Det handlar också om kvalitet och jämställdhet.
På heltid.nu finns ett verktyg som heter Organisera och bemanna 2.0.
Vi provar det och ser om vi kan åstadkomma en förändring.
Fem varför (fyll i)
Problemet? Varför 1 Varför 2 Varför 3 Varför 4 Varför 5 Lösning
X X X X X X X
X X X X X X X
