Myndigheten för digital förvaltning Cathrine Dahlén upph
Managementkonsulter Kultur och arbetssätt 2022-0759
Publicerad 2022-03-24 13:03 Sista anbudsdag: 2022-04-01 23:59
Symbolförklaring
Texten ingår i annonsen Texten ingår i kvalificeringen
Texten kommer att ingå i avtalet Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten/frågan innehåller ESPD-krav Frågan är viktad och ingår i utvärderingen Frågan är viktad och ingår i utvärderingen Frågan ställs endast upplysningsvis Frågan besvaras av upphandlaren
Frågan är markerad för särskild uppföljning
2. Kravspecifikation
2.1 Uppdraget
DIGG:s arbete med att bygga verksamheten för att omhänderta myndighetens växande uppdrag är ett pågående uppdrag. Viktiga delar i detta arbete är att uppnå rätt kapacitet och kompetens, skapa en gemensam kultur, etablera arbetssätt med gemensamma och effektiva processer.
Uppdraget innefattar att stödja DIGG i att utveckla myndighetens kultur och arbetssätt.
Utvecklingsarbetet är en fortsättning på det kartläggnings- och analysarbete som pågått under perioden november 2021 till januari 2022. Nästa steg i detta uppdrag inleds med att tillsammans med ledningen ta fram målbild och färdplan för det fortsatta utvecklingsarbetet samt att stödja och facillitera ledningsgruppen i sitt grupputvecklings- och förändringsarbete.
Uppdraget kommer att omfatta vidareutveckling av DIGG:s olika värdeerbjudanden med därtill kopplade värdeströmmar som inleds med en fördjupad nulägesanalys, analys och utveckling av DIGG:s styr- och verksamhetsmodell, ekonomistyrningsmodell samt analys och framtagande av plan för att etablera en gemensam DIGG-kultur med enhetliga och effektiva arbetssätt och vidare stöd i genomförandet av detta.
Uppdraget kan leda till nya tillkommande uppdrag som ännu inte är identifierade men som kan uppstå utifrån resultat av ovanstående uppdrag samt utifrån tillkommande uppdrag och omvärldskrav för DIGG som innebär utökade behov av fortsatt vidareutveckling av organisation och arbetssätt.
Uppdraget innebär således utifrån ovanstående att vara en samarbetspartner till DIGG inom verksamhets- och organisationsutvecklingsområdet över en längre tid med möjlighet för DIGG att lägga till fler optioner som kan komma att utöka avtalets längd och omfattning. Leverantören ska ha tillgång till strukturerad erfarenhet och tillgång till andra experter för fördjupning och
erfarenhetsåtervinning.
2.2 Efterfrågad kompetens för uppdraget
För att lyckas genomföra detta utvecklingsarbete behöver DIGG konsultstöd med lång och bred erfarenhet av att driva och genomföra förändringsarbete inom offentlig förvaltning. Konsultstödet ska ha vana att kommunicera och genomföra uppdrag på alla nivåer i organisationen (från högsta ledningsnivå, till första linjens chefer samt medarbetare). Konsultstödet bör ha god förmåga att snabbt kunna sätta sig in i komplexa verksamheter med många olika beroenden och förstå behoven i kombination med hög analytisk förmåga, processledning och förändringsledning. Konsultstödet bör även ha god kompetens och förmåga att utbilda och coacha chefer och medarbetare i agila metoder och arbetssätt.
DIGG´s behov av kompetens för detta uppdrag:
Senior huvudansvarig konsult på kompetensnivå 5 inom ledning och styrning samt organisationsutveckling.
•
Kompetenser motsvarande minst kompetensnivå 3 inom verksamhetsutveckling, agila arbetssätt och förändringsledning.
Uppdraget kan genomföras av ett team där den seniora konsulten, som efterfrågas nedan under punkt 2.3 har huvudansvaret.
•
Accepterar leverantören krav på efterfrågad kompetens?
Ja/Nej. Ja krävs
2.3 Kompetensnivå - Huvudansvarig seniorkonsult
Konsult som ska utföra uppdraget ska ha kompetensnivå enligt nedan.
Nivå 5
Kunskap – kompetens av högsta rang inom aktuellt område/roll, uppfattas som expert inom kompetensområdet. ledning och styrning samt organisationsutveckling.
Erfarenhet – har deltagit i stora uppdrag med mycket hög kvalitet. Nivån uppnås normalt tidigast efter 9-12 års arbete inom aktuellt område/roll.
Självständighet – mycket stor.
a. Uppfyller konsulten krav på angiven kompetensnivå för huvudansvarig seniorkonsult?
Ja/Nej. Ja krävs
b. Uppfyller leverantören krav på kompetensnivå- huvudansvarig seniorkonsult?
Ja/Nej. Ja krävs
2.4 Huvudansvarig seniorkonsult
Uppdraget ska utföras med en konsult inom ledning och styrning samt organisationsutveckling.
Denne ska ha huvudansvaret för uppdraget och kontaktperson mot DIGG´s beställare.
a. Ledning och verksamhetsstyrning
Uppdrag kan avse stöd för förbättrad styrning i syfte att effektivisera, utveckla och höja kvalitén i verksamheten. Tjänsterna omfattar kvalificerade utredningar, analyser, granskningar eller utvärderingar som underlag för beslut. Vidare ingår strategisk rådgivning till ledningen i olika
styrningsfrågor. Området avser stöd för ledning och styrning av verksamheten i syfte att utveckla och effektivisera denna. Uppdragen kan utföras genom att anbudsgivaren tar huvudansvar, uppdrag i vilka myndighetens personal deltar och uppdrag som avser olika former av stöd och rådgivning.
Behovet av stöd kan innefatta kvalificerad oberoende utredningskompetens, kunskaper om ekonomistyrning, särskilt vad gäller staten, erfarenheter och kunskap om statlig förvaltning,
verksamhets- och organisationsutveckling. Exempel på behov kan vara utredningar och analyser inom verksamheten, utvärderingar och granskningar vad gäller måluppfyllelse och effekter, översyn av verksamhetens styrning och organisation för att kunna hantera förändringar internt eller i
omvärlden. Vidare kan behoven vara att möta krav från externa intressenter och behov av att kunna samverka externt, att hantera förändringar avseende myndighetens uppdrag samt utvärderingar av genomförda insatser och uppföljningar av verksamhetsförändringar.
b. Verksamhets- och organisationsutveckling
Uppdrag kan avse tjänster som stöder genomförande av förändring i verksamheten i syfte att effektivisera, utveckla, följa upp och genom detta höja kvalitén. Ett centralt inslag i tjänsterna är medverkan för att få till stånd förbättringar avseende styrning, strukturer, arbetssätt, metoder och att kunna påvisa nytta efter genomfört uppdrag. Tjänsterna avser olika faser i utvecklingsprojekt, kartläggning och analys, utredning och framtagning av förslag om lösningar, rekommendationer, genomförande av förändringar samt uppföljning och utvärdering. Tjänsterna kan omfatta delar av en utvecklingskedja eller helheten. Även enstaka insatser kan avropas. Tjänsterna kan innebära att ge stöd/rådgivning eller att ta ansvar för ett specificerat resultat med eller utan deltagande av
myndighetens personal. Stöd vid styrning, projektledning, prioriteringar och att stå för helhetssyn samt samordning av utveckling är ingående delar. Vidare omfattar tjänsterna framtagning av underlag, dokumentation, rapporter, m.m. samt stöd vid operativt genomförande och att aktivt driva beslutade förändringar. Stöd vid prioritering och genomförande av utvecklingsinsatser ingår. Stöd och samordning vid utveckling. Stöd till chefer/ledare och andra vid förändringar.
Utöver ovanstående ska konsulten ha:
Minst 10 års erfarenhet som konsult inom ledning och styrning samt verksamhets- och organisationsutveckling
•
Erfarenhet av att, som konsult eller anställd, driva övergripande transformation som berör hela organisationen i en verksamhet med hög komplexitet inom offentlig sektor
•
Erfarenhet av ledningsgruppsarbete inom offentlig sektor
•
Erfarenhet av att använda sig av beprövad och dokumenterad modell för förändringsledning
•
God kommunikativ förmåga i både tal och skrift i svenska och engelska
•
Offererad konsult bör ha:
Erfarenhet av strategi och färdplansarbete med högsta ledningen inom offentlig sektor
•
Erfarenhet av att genomföra värdeströmskartläggningar
•
Certifiering av förändringsledning
•
Erfarenhet av DIGG:s verksamhet, som anställd eller konsult
•
Gedigen erfarenhet av offentlig sektor
Leverantören ska bifoga CV för offererad konsult där det tydligt framkommer att ovan ställda krav uppfylls. Leverantören bör även fylla i bilaga 2.4 Erfarenhet Huvudansvarig
seniorkonsult för att besvara att börkraven.
•
a. Leverantören ska för offererad konsult bifoga CV, som visar att ovanstående krav uppfylls.
Bifogad fil
b. Uppfyller leverantören krav på huvudansvarig seniorkonsult?
Ja/Nej. Ja krävs
2.5 Referensuppdrag Huvudansvarig seniorkonsult
Leverantören ska för offererad huvudansvarig seniorkonsult, nivå 5, bifoga ett referensuppdrag som visar konsultens erfarenhet av att leda och genomföra transformationsarbete med högsta ledningen.
Referensuppdraget ska uppfylla följande:
Vara max tre år gammalt räknat från sista anbudsdag
•
Offererad konsult ha haft huvudansvaret för att genomföra strategiarbete och
transformationsarbete för en hel organisation i nära samarbete med högsta ledningen
•
Uppdraget ska var utfört inom offentlig sektor
•
Visa på organisation där uppdraget utfördes genom att ange referentens namn, telefon och e- post
•
Referensuppdraget ska ha genomförts på ett för uppdragsgivaren tillfredsställande sätt
•
Vi definierar i detta fall offentlig sektor som stat, kommun och region samt att verksamheten finanserias av skattemedel.
Med tillfredsställande sätt avses:
God tillgänglighet, att det varit lätt att nå kontakt-/nyckelpersoner 1.
Att kompetens har funnits i förhållande till vad som utlovats 2.
Att uppdraget har utförts enligt uppdragsbeskrivning och på ett tillfredsställande sätt.
3.
Referensuppdraget ser gärna att leverantören fyller i referensuppdraget enligt mall, se bilaga 2.5 Referensuppdrag Huvudansvarig seniorkonsult.
a. Har leverantören bifogat referensuppdrag för huvudansvarig seniorkonsult
Ja/Nej. Ja krävs
b. Uppfyller leverantören krav på referensuppdrag för huvudansvarig seniorkonsult?
Ja/Nej. Ja krävs
2.6 Konsult/konsultteam inom verksamhetsutveckling och förändringsledning
Uppdraget ska utföras med en konsult eller ett team av konsulter där konsulterna gemensamt ska uppfylla nedanstående krav. Offererade konsulter ska ha minst kompetensnivå 3.
b. Verksamhets- och organisationsutveckling
Uppdrag kan avse tjänster som stöder genomförande av förändring i verksamheten i syfte att effektivisera, utveckla, följa upp och genom detta höja kvalitén. Ett centralt inslag i tjänsterna är medverkan för att få till stånd förbättringar avseende styrning, strukturer, arbetssätt, metoder och att kunna påvisa nytta efter genomfört uppdrag. Tjänsterna avser olika faser i utvecklingsprojekt, kartläggning och analys, utredning och framtagning av förslag om lösningar, rekommendationer, genomförande av förändringar samt uppföljning och utvärdering. Tjänsterna kan omfatta delar av en utvecklingskedja eller helheten. Även enstaka insatser kan avropas. Tjänsterna kan innebära att ge stöd/rådgivning eller att ta ansvar för ett specificerat resultat med eller utan deltagande av
myndighetens personal. Stöd vid styrning, projektledning, prioriteringar och att stå för helhetssyn samt samordning av utveckling är ingående delar. Vidare omfattar tjänsterna framtagning av underlag, dokumentation, rapporter, m.m. samt stöd vid operativt genomförande och att aktivt driva beslutade förändringar. Stöd vid prioritering och genomförande av utvecklingsinsatser ingår. Stöd och samordning vid utveckling. Stöd till chefer/ledare och andra vid förändringar.
Utöver ovanstående ska konsulterna tillsammans uppfylla:
Minst fyra (4) års erfarenhet som konsult inom verksamhetsutveckling och organisationsutveckling
•
Erfarenhet av verksamhet- och processutveckling
•
Erfarenhet av att arbeta med förändringsledning
•
Erfarenhet av agila arbetssätt
•
Erfarenhet av verksamhetsanalys
•
Erfarenhet av att leda och dokumentera workshops
•
Erfarenhet av offentlig sektor, som konsult eller anställd
•
God kommunikativ förmåga i både tal och skrift i svenska och engelska
•
Offererad konsultteam bör ha:
Erfarenhet av att införa agila arbetssätt i en organisation
•
Erfarenhet av att införa och etablera portföljstyrning inom offentlig sektor
Leverantören ska för uppfyllnad av kraven ovan fylla och bifoga mallen 2.6 Erfarenhet konsult/konsultteam samt vem av konsulterna som uppfyller vilket krav samt även vilken konsultnivå.
•
a. Leverantören ska för offererad konsult/konsultteam inom verksamhetsutveckling och förändringsledning bifoga mall för Erfarenhet konsult/konsultteam som visar att ovanstående krav uppfylls.
Bifogad fil
b. Uppfyller leverantören krav på konsult/konsultteam inom verksamhetsutveckling och förändringsledning?
Ja/Nej. Ja krävs
2.7 Kompetensnivå - konsult/konsultteam inom verksamhetsutveckling och förändringsledning
Konsult/konsultteam som ska utföra uppdraget definieras enligt kompetensnivå 3-5 nedan.
Den totala omfattningen som ska utföras är ca 60 % av en heltid för konsult eller hela teamet inom verksamhets och förändringsledning.
Kompetensnivåerna 1-2 definieras endast för eventuella framtida arbeten inom uppdraget.
Nivå 1
Kunskap – nyss genomförd utbildning inom aktuellt område/roll.
Erfarenhet – kortare arbetserfarenhet eller ej vana som konsult.
Självständighet – kan självständigt utföra enklare uppgifter.
Nivå 2
Kunskap – har utbildning inom aktuellt område/roll, viss svårighetsgrad.
Erfarenhet – har arbetat 1–3 år inom aktuellt område/roll, har deltagit i eller utfört ett flertal liknande uppdrag.
Självständighet – kan arbeta självständigt.
Nivå 3
Kunskap – hög kompetens inom aktuellt område/roll.
Erfarenhet – arbetat 4-8 år inom aktuellt område/roll, är förebild för andra konsulter på lägre nivå.
Självständighet – kan arbeta självständigt.
Nivå 4
Kunskap – hög generalistkompetens, eller mycket hög kompetens inom aktuellt område.
Erfarenhet – minst 8 år, har deltagit i stora uppdrag inom aktuellt område och genomfört uppdrag med mycket hög kvalitet.
Självständighet – mycket stor.
Nivå 5
Kunskap – kompetens av högsta rang inom aktuellt område/roll, uppfattas som expert inom kompetensområdet.
Erfarenhet – har deltagit i stora uppdrag med mycket hög kvalitet. Nivån uppnås normalt tidigast efter 9-12 års arbete inom aktuellt område/roll.
Självständighet – mycket stor.
Har leverantören definierat konsultnivåer i mallen för Erfarenhet utifrån ovan angiven kompetensnivå?
Ja/Nej. Ja krävs
2.8 Upplägg för lösning avseende kultur och arbetssätt
Leverantören ska bifoga ett övergripande förslag på upplägg av genomförandet av uppdraget.
Upplägget ska visa på hur leverantören avser att stödja DIGG i genomförandet av ovan beskrivna utvecklingsarbete.
Förslag till upplägg ska ske med hänsyn till följande:
Förslaget ska innehålla genomförandeplan samt tidplan
•
En motivering till varför detta lösningsförslag rekommenderas för DIGG
•
Vilken/vilka teoretisk grund som förslaget baseras på
•
Beräknad uppskattad tid för detta uppdrag är cirka 1200 timmar
•
Omfattning, max tre (3) A4-sidor
•
Leverantören får ange andra kompetenser än som efterfrågas i denna upphandling, men som bör ingå in genomförandet.
Inlämnat lösningsförslag kommer att utvärderas utifrån ett antal mervärden, se punkt 3.3 Utvärdering.
DIGG förbehåller sig rätten att förhandla om innehåll och pris i lösningsförslaget.
a. Har leverantören bifogat skriftligt förslag till lösning?
Ja/Nej. Ja krävs
b. Har leverantören bifogat skriftlig förslag till lösning?
Ja/Nej. Ja krävs
2.9 Uppdragsstart
Leverantören ska starta uppdraget snarast möjligt efter avtalstecknande, dock senast 2022-04-19.
DIGG är mån om att uppdraget startar i så stor omfattning som möjligt efter avtalstecknandet. DIGG ser gärna att leverantören beskriver i vilken omfattning de kan starta uppdraget.
Accepterar leverantören krav på uppdragsstart?
Fritext
Leverantörskommentar tillåten
2.10 Stationeringsort
Uppdraget kommer att utföras digitalt via Skype samt i DIGG:s lokaler i Sundsvall.
Resor beställda av DIGG ersätts till självkostnadspris under förutsättning att DIGG:s resepolicy efterlevs.
Accepterar leverantören krav på stationeringsort?
Ja/Nej. Ja krävs
2.11 Språk
All muntlig och skriftlig kommunikation mellan DIGG och leverantören ska vara på svenska.
Accepterar leverantören krav på språk?
Ja/Nej. Ja krävs
2.12 Rapportering
Uppdraget ska redovisas med löpande avstämningar under arbetets gång.
Arbetet kan komma att presenteras skriftligt på svenska, på ett kommunikativt och pedagogiskt sätt, enligt överenskommelse med DIGG.
Leverantören accepterar krav på rapportering?
Ja/Nej. Ja krävs
2.13 Underleverantör
I de fall underleverantör ska nyttjas för uppdraget ska dennes namn, organisationsnummer, e- postadress och telefonnummer anges.
Om underleverantör ska nyttjas för uppdraget ska namn och organisationsnummer.
e-postadress och telefonnummer lämnas.
Fritext
Leverantörskommentar tillåten
