Lathund för representation, gåvor m.m. Reviderad

(1)

Lathund för representation, gåvor m.m.

Reviderad 211126

Händelse/aktivitet Beskrivning Maxbelopp

exkl. moms Avdrag för

moms Förmåns-

beskattning Konto Kommentar Akademisk högtid Doktorspromotion räknas som en akademisk

högtid och bokförs som verksamhetskostnad - Fullt

momsavdrag Nej 5671 5671 för måltidskostnader. Övrigt konteras med faktiska

kostnadskonton.

Professorsinstallation räknas som en akademisk högtid och bokförs som

verksamhetskostnad - Fullt

kostnadskonton.

Examination, diplomering av studenter som får sin legitimation räknas som en

verksamhetskostnad.

Fullt

kostnadskonton.

Arbetsmåltid När anställda äter en lunch eller annan måltid och jobbar/pratar arbete under tiden. Detta är ingen intern representation utan ska förmånsbeskattas för de som deltar.

-

Inget

momsavdrag Ja 57988 Arbetsmåltid ska normalt inte förekomma på GU

"Professorslunch" eller liknande är en arbetsmåltid och deltagarna ska

förmånsbeskattas. - Inget

Måltid är en i grunden privat levnadskostnad som den anställde ska betala själv. En måltid är en tillagad varm eller kall anrättning.

Dit räknas t.ex. en sallad, smörgåstårta eller en ”matig” smörgås eller baguette. Om universitetet betalar måltiden för den

anställde så är det skattepliktigt och den anställde ska förmånsbeskattas. Allt som kan ersätta den måltid som den anställde annars skulle ha betalat själv. Varje anställd är skyldig att rapportera eventuell kostförmån i Primula.

Undantag från skatteplikt gäller bara vid intern och extern representation samt intern utbildning och intern konferens. Intern representation gäller endast vid informationsmöte och personalfest, se nedan i lathunden.

Blommor eller gåvor ska bara ges en gång från GU. En enhet ger till sin anställda personal och inte till personal på andra enheter.

Detsamma gäller externt, att det bara ges blommor eller gåva en gång från GU. Inte från flera enheter.

(2)

Avtackning När en anställd slutar på sin arbetsplats och byter till en annan arbetsplats inom GU så får vi bjuda på kaffe/te bulle/kaka/tårta.

100 kr Fullt

momsavdrag Nej 4982 Räknas som personalvård.

När en anställd slutar sin anställning vid GU efter en varaktig anställning (minst 6 år) kan GU bjuda på lunch, middag, buffé eller liknande. Det räknas då som en

"personalfest/intern representation".

800 kr inklusive

moms

Inget

momsavdrag Nej 4961 Har den anställde arbetat mindre är 6 år så gäller avtackning med kaffe/te bulle/kaka/tårta som ovan.

Blommor Internt

Uppvaktning med blomsterbukett vid födelsedag, fått barn, slutar sin tjänst, pensionsavgång, längre tids sjukdom.

400 kr Fullt

momsavdrag Nej 49811

Blomsterarrangemang med band vid anställds

bortgång eller begravning. 1 000 kr Fullt

Externt

Uppvaktning med blomsterbukett vid extern

persons födelsedag, pensionsavgång, etc. 400 kr Inget

momsavdrag Nej 5521 Personen ska ha en nära anknytning/relation till GU.

Uppvaktning med blomsterbukett vid extern

organisations jubileum/invigning. 400 kr Inget

momsavdrag Nej 5521 Organisationen ska ha en nära anknytning/relation till GU.

Blomsterarrangemang med band vid extern

persons bortgång eller begravning. 1 000 kr Inget

momsavdrag Nej 5521 Personen ska ha en nära anknytning/relation till GU.

Blommor till extern gästföreläsare 400 kr Inget

momsavdrag Nej 5521

Disputation Lunch med extern opponent, handledare, betygsnämnd. De utför en tjänst/arbete åt GU och är oftast arvoderade/erhåller lön för detta.

-

Inget

momsavdrag Ja 57988 Det gör detta till en arbetsmåltid och därmed förmånsbeskattning för de som deltar. Externa deltagare har ingen tillgång till Primula för att själva anmäla kostförmån.

Uppgifterna får då lämnas till institutionens källrapportör som då kan rapportera kostförmånen i Primula.

(3)

Är syftet med mötet med personerna ovan att diskutera andra saker som att inleda, utveckla framtida arbetsrelationer tas det som en extern representation.

1 000 kr inklusive moms

Inget

momsavdrag Nej 5521 Syftet måste då vara annat än att träffa dem i deras roll som opponent, betygsnämnd m.m.

Förhållandet mellan interna och externa deltagare ska vara väl avvägt.

"Mingel" efter disputationen med alkohol-

fritt "bubbel och snacks" kan bekostas av GU. - Fullt

momsavdrag Nej 5671 Övrig/annan förtäring får den disputerade bekosta själv.

Uppvakting med blommor eller gåva till

disputand från GU. 400 kr Fullt

Extern representation Möten med externa personer i syfte att inleda eller utveckla förbindelser som är viktiga för verksamheten.

1 000 kr inklusive moms

Inget

momsavdrag Nej 5521 Förhållandet mellan interna och externa deltagare ska vara väl avvägt.

Frukt Frukt till personalen räknas som personalvård. - Fullt

momsavdrag Nej 4982

Gåva Intern

Julgåva till anställda 500 kr

inklusive moms

Fullt

momsavdrag Nej 4981 Överstiger gåvans belopp 500 kronor inklusive moms blir hela beloppet fall för förmåns-

beskattning. Inga julgåvor får ges till välgörande ändamål eller ideella organisationer. Gåvan måste vara till den anställde.

Minnesgåva till anställd Max 2 000 kr

inklusive moms

Fullt

momsavdrag Nej 4981 Kan ges när personen går i pension eller slutar sin anställning vid GU, efter minst 6 års anställning, samt en gång som NOR. För NOR gäller de belopp som upphandlade gåvor Extern har.

(4)

Reklamgåva 200 kr Fullt

momsavdrag Nej 5532 Artiklar av mindre värde med universitetets logotyp.

Representationsgåva 600 kr Inget

momsavdrag Nej 55211 Måste ges i samband med mötet, förhandlingen. Ej till extern persons högtidsdag. Då gäller blommor som gåva. Se ovan.

Informationsmöte Intern representation endast om det är ledningen som kallar samman personalen för att informera om något unikt som en

omorganisation eller liknande. Annars är det en arbetsmåltid och ska då förmåns-

beskattas.

800 kr inklusive

moms

Inget

momsavdrag Nej 4961 Det får inte gälla det löpande arbetet. Ska vara en

envägskommunikation.

Internt möte Interna möten gällande det löpande arbetet med en måltid. Ingen intern representation.

Räknas som arbetsmåltid och ska förmånsbeskattas.

-

Inget

Internt möte med enklare förtäring, kaffe/te kaka/ostfralla, räknas som personalvård och förmånsbeskattas inte.

100 kr Fullt

momsavdrag Nej 4982 Dessa sammankomster får inte äga rum med kortare intervall än två veckor. Sker sammankomsterna oftare räknas dessa som

regelbundna och ska förmånsbeskattas.

Kollegiemöte är en naturlig del i det löpande arbetet och ingen intern representation.

Deltagarna ska förmånsbeskattas om måltid förekommer.

-

Inget

momsavdrag Ja 57988 Vid angivna möten ska betald måltid av GU normalt inte förekomma.

Styrgruppsmöte - se kollegiemöte ovan.

- Inget

Fakultetsnämnd sammanträde - se

kollegiemöte ovan. - Inget

(5)

Konferens/utbildning * Intern

GU anordnar/köper utbildning/konferens för anställda. Minst 6 timmar, exklusive lunchtid,

per dag. - Fullt

momsavdrag Nej 4821

Är utbildning/konferens mindre än 6

timmar/dag, men med måltid, är det föremål för förmånsbeskatting. Hanteras som

arbetsmåltid.

-

Inget

momsavdrag Ja 57988 Börjar sammankomsten efter lunch eller slutar före lunch ska måltid inte ingå.

Extern

En anställd deltar på en utbildning/konferens

anordnad av extern aktör - Fullt

momsavdrag Ja 4811 Kostförmån ska anges i Primula med reseräkningen.

GU anordnar utbildning/konferens som erbjuds både externa och interna deltagare.

Räknas som en externt anordnad

utbildning/konferens. Anställda på GU som

deltar ska förmånsbeskattas för måltider. -

Fullt

momsavdrag Ja 1) 1) Kostnader konteras på de konton de tillhör. Tex. Lokalkostnader 5012, mat/livsmedel 5671, övriga tjänster 5798 etc. Anställd på GU som deltar ska anmäla kostförmån i Primula.

Kringkostnader Intern representation

Kostnader för lokaler, underhållning,

entré/garderob, dekor som hör ihop med en intern representation såsom personalfest/

informationsmöte.

350 kr Inget

momsavdrag Nej 4961

Extern representation

Kostnader för lokaler, underhållning,

entré/garderob, dekor som hör ihop med en extern representation.

350 kr Inget

momsavdrag Nej 5521

Personalvård Enklare förtäring, kaffe/te/dryck, kaka/tårta/ostfralla, frukt som ges till personalen vid möten, uppvaktningar m.m.

100 kr Fullt

momsavdrag Nej 4982 Personalens kaffe/te-automat där det finns kaffe/te varje dag räknas som personalvård.

(6)

Personalfest Anställd personal bjuds på lunch eller middag, t.ex. sommaravslutning,

"trivseldag/teamdag", jullunch eller julbord (se även avtackning ovan). Får ej ske med kortare intervall än varannan vecka. Innebär dock inte att det kan ske helt fritt utan ska ske med omdöme och återhållsamhet.

800 kr inklusive

moms

Inget

momsavdrag Nej 4961 För att kunna kallas

personalfest/intern representation ska alla i personalen på

institutionen/sektionen/organisa- toriska enheten vara inbjudna. En mindre grupp t.ex. projektgrupp kan inte ha en personalfest.

Styrelsemöte Måltid vid ett styrelsemöte är inte skattefritt.

- Inget

momsavdrag Ja 57988 Med styrelse i skattehänseende avses organisationens styrelse, d.v.s. universitetstyrelsen.

Enklare förtäring, kaffe/te kaka/ostfralla, är inte föremål för förmånsbeskattning. Går som personalvård.

100 kr Fullt

momsavdrag Nej 4982

* Med konferens avses en större sammankomst

för formell diskussion av vissa sakfrågor exempelvis verksamhetsplanering. Det ska inte vara ett projektmöte eller annat möte gällande det löpande arbetet