Lathund bokföring anläggningar och inventarier finansiering, anläggningsgrupper, avskrivningstider m m

2020-12-30

EKONOMIENHETEN

REDOVISNINGSSEKTIONEN

Lathund bokföring anläggningar och inventarier – finansiering, anläggningsgrupper, avskrivningstider m m

Alla inköp av utrustning ska göras i enlighet med universitetets regler för inköp och upphandling. Vid beslut om inköp av utrustning/inventarier behöver man ta ställning till om inköpet ska redovisas som anläggningstillgång, stöldbegärlig korttidsinventarie som ska registreras i anläggningsregistret eller ej stöldbegärlig korttidsinventarie som inte behöver registreras i anläggningsregistret. Mer detaljerad information om anläggningsredovisning, se Redovisning anläggningar och inventarier. För hanteringen i Agresso, se lathundar Registrera anläggning och Registrera tillägg.

1. Anläggningstillgång – konto 10001, minst 30 000 kr exkl moms

För att inköpet ska redovisas som anläggningstillgång ska följande kriterier vara uppfyllda:

• Utrustningen är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav i universitetets verksamhet och kommer sannolikt att ge universitetet ekonomiska fördelar eller servicepotential i framtiden.

• Utrustningen ska ha en ekonomisk livslängd på minst tre (3) år.

• Det sammanlagda anskaffningsvärdet ska uppgå till minst 30 000 kr exkl moms.

För reparations- och underhållsutgifter som avser förbättringsutgifter på annans fastighet, samt för egenutvecklade immateriella anläggningstillgångar gäller gränsvärdet minst 500 000 kr exkl moms (fr.o.m. 1 januari 2021).

Fakturor för inköp som uppfyller dessa krav för anläggningstillgång konteras vid anskaffningen på konto 10001 anskaffning interimskonto anläggningstillgång och verksamhet 7099 BR anläggning.

När leverantörsfakturan belastningsattesterats (eller när en omföring har bokförts) hamnar posten i Skapa anläggningar från fakturor i Agresso. Skapa anläggningar från fakturor ska tömmas regelbun- det, oster ska registreras samma period som fakturan/omföringen är bokförd i för att redovisningen ska bli korrekt. Avskrivningar påbörjas perioden efter den period anläggningen är aktiverad i.

Vid registrering av anläggningar i Skapa anläggningar från fakturor är det viktigt att rätt uppgifter anges avseende följande:

• Finansiering – Lån Ja eller Nej. Uppgifterna utgör underlag för ekonomienhetens beräkning av lånekalkyl för universitetets lån och amorteringar i Riksgälden.

1.1 Finansiering

En anläggningstillgång kan finansieras genom lån eller bidrag enligt nedan. En anläggningstillgång kan endast i undantagsfall anskaffas genom avtal om finansiell leasing (avstämning med ekonomienheten ska alltid göras innan avtal tecknas), även sådan anläggningstillgångar ska registreras med lån Ja.

Det är viktigt att korrekta uppgifter registreras i anläggningsregistret eftersom det utgör underlag för ekonomienhetens lånekalkyl som görs för universitetets lån och amorteringar i Riksgälden.

Finansiering Kontering av

faktura/omföring

Verksamhet för avskrivningar

Lån

Lån (anslag) K10001, V7099 V10-13, V20-23 Ja

Bidrag från icke-statlig givare (inkl EU och Nordiska Ministerrådet)

Bidrag från statliga givare (t ex Vetenskapsrådet, Vinnova, Forte, Formas)

Se även information om bidragsfinansierade anläggningar nedan.

K10001, V7099 V14-15, V24-25 Nej

Uppdrag K10001, V7099 V18-19, V28-29 Ja

Finansiell leasing Kontakta ekonomienheten via ekonomisupporten innan avtal tecknas. Får tecknas endast om kostnaden för universitetet blir lägre än om anskaffning görs genom köp.

K10001, V7099 V10-13, V20-23 Ja

Om finansieringen är oklar ska anläggningen alltid lånefinansieras!

För bidragsfinansierade anläggningar gäller dessutom följande:

• Det ska framgå av givarens avtal/beslut eller av ansökan (kalkyl/budget) som ligger till grund för beviljade medel, att dessa får användas till anskaffning av anläggningstillgång/avskrivnings- kostnader.

• Verksamhet som avskrivningarna ska bokföras på ska ha ett Pslut i Agresso.

• En anläggning kan finansieras av både lån och bidrag och måste då delas upp i två anläggningar i samband med registrering i Skapa anläggningar från fakturor, en lånefinansierad (Lån Ja) och en bidragsfinansierad (Lån Nej). Anläggningen kan ändå hållas samman genom metoden med huvud- anläggning, se Agresso-lathund Registrera anläggning. För att underlätta hanteringen behöver en uppdelning på två anläggningar bara göras om den bidragsfinansierade delen av anskaffningsutgif- ten uppgår till minst 500 000 kr exkl moms. Understiger den bidragsfinansierade delen detta belopp kan en enda anläggning skapas som lånefinansieras i sin helhet. Observera att denna beloppsgräns inte gäller för anläggningar som i sin helhet finansieras med bidrag, dessa ska inte lånefinansieras under förutsättning att det framgår av avtal/kontrakt eller beviljad budget att medel får användas till anläggningar/avskrivningar.

1.2 Anläggningsgrupper och avskrivningstider

Vid GU fastställda avskrivningstider är 36 månader (3 år), 60 månader (5 år), 84 månader (7 år) och 120 månader (10 år). Rekommenderad avskrivningstid för olika typer av anläggningar framgår av tabellen nedan. Eventuell bedömning av behov av annan avskrivningstid ska stämmas av med ekonomi- enheten innan registrering av anläggning.

Konto 10001 Anskaffning interimskto anläggningstillgång Verksamhet 7099 vid kontering av faktura/omföring

Totalt anskaffningsvärde uppgår till minst 30 000 kr exkl moms

Anläggnings- grupp

Rekommenderad avskrivningstid, månader Maskiner och inventarier – lös inredning och utrustning

Dator inkl kringutrustning (systemenheter, bildskärmar, tangentbord, skrivare, modem etc), dvs. dyrare specialdator exempelvis för forskning, ej vanlig kontors-/arbetsdator

Datorer med naturligt och funktionellt samband, dvs. inköp av flera datorer som var för sig kostar <30 000 kr men som har samma avskrivningstid och ska användas tillsammans under hela nyttjandeperioden i t.ex. en datasal.

Vid inköp av flera kontors-/arbetsdatorer <30 000 kr/styck där fakturan totalt uppgår till >30 000 kr, se korttidsinvesteringar konto 5610.

1DATOR 36

Datanätverk, servrar 1DATOR 60

Laboratorieutrustning, t ex kursmikroskop, pumpar, kylar, centrifuger Laboratorieutrustning med naturligt och funktionellt samband, t.ex. inköp av ett antal mikroskop m m som var för sig kostar <30 000 kr men som har samma avskrivningstid och förväntas användas tillsammans under hela nyttjan- deperioden i exempelvis ett laboratorium.

1LAUTR 60 eller 84

Forskningsutrustning (avancerad) och vetenskapliga instrument, t ex PCR- utrustning, micro-array scanners, DNA-sekventorer, spektrometrar.

1FOUTR 60, 84 eller 120

AV-utrustning, t ex TV, video, projektorer, fotoutrustning 1AVUTR 36 eller 60

Kontorsutrustning, t ex kopieringsmaskiner 1KOUTR 36

Tryckeri- och reproutrustning 1KOUTR 60

Möbler och kontorsinredning, t ex soffa, bokhyllor/skåp, gardiner, mattor Möbler och kontorsinredning med naturligt och funktionellt samband, dvs helt möblemang, större inköp till ett konferensrum, ny fastighet eller liknande.

Möblerna kan var för sig kosta <30 000 kr men har samma avskrivningstid och är tänkta att användas tillsammans under hela nyttjandeperioden.

Möbler och kontorsinredning – större anskaffning av likartade inventarier Kontorsinredning och möbler där varje enhet kostar <30 000 kr, exempelvis större inköp för utbyte av samtliga möbler på en institution mot nya möbler med totalt anskaffningsvärde om t ex 400 000 kr. Stort antal i kombination med högt anskaffningsvärde är vägledande för att bedöma om inköpet ska anlägg- ningsredovisas.

Vid inköp av t ex flera skrivbordsstolar <30 000 kr/styck där fakturan totalt uppgår till minst 30 000 kr, se även anvisningarna för korttidsinvesteringar.

1KOINR 120

Konto 10001 Anskaffning interimskto anläggningstillgång Verksamhet 7099 vid kontering av faktura/omföring

Totalt anskaffningsvärde uppgår till minst 30 000 kr exkl moms

Anläggnings- grupp

Rekommenderad avskrivningstid, månader Immateriella anläggningstillgångar

Dataprogram, t ex nyttjanderättslicenser, dock ej årliga avgifter eller nya versioner

1DPROG 36 eller 60

Egenutvecklade IT-system med anskaffningsvärde minst 500 000 kr exkl moms (höjd beloppsgräns fr.o.m. 2021-01-01).

Måste vara godkänt av ekonomienheten, se blanketten Immateriella egenutvecklade anläggningstillgångar beslut om aktivering

1UTVEG 36 eller 60

Förbättringsutgift på annans fastighet

Avskrivningstiden ska anpassas till den förväntade nyttjanderättsperioden, dock högst 120 månader. Om annan avskrivningstid än 36, 60, 84 eller 120 månader bedöms som mest rimlig, kontakta ekonomienheten via ekonomi- supporten innan registrering av anläggning görs.

Förbättringsutgift på annans fastighet (även kabeldragningar för nätverk mellan fastigheter).

1FÖRBU Se ovan

Reparation och underhåll på annans fastighet om minst 500 000 kr exkl moms (höjd beloppsgräns fr.o.m. 2021-01-01)

1FÖRBU Se ovan

Larm- och säkerhetsutrustning (installationer) i annans fastighet, t ex larm- och passersystem, skalskyddsmaterial som galler och dylikt, säkerhetsboxar för projektorer, datorer etc

1LARMU Se ovan

Fast laboratorieinredning som ej planeras tas med vid flytt, t ex skåp, bänkar 1LABIN Se ovan Fast inredning i hörsalar som ej planeras tas med vid flytt, t ex fastskruvade

hörsalsstolar och fastskruvade bord

1HÖRIN Se ovan

2. Korttidsinvesteringar >500 euro (ca 5 000 kr) – konto 561*

För att Ekonomistyrningsverket, ESV, som sammanställer statens samlade redovisning också ska kunna sammanställa landets nationalräkenskaper finns särskilda redovisningsregler för s k korttidsinveste- ringar som inte uppfyller kriterierna för en anläggningstillgång. Hit räknas kostnader för anskaff- ning av utrustning som har

• en livslängd överstigande ett (1) år och

• ett anskaffningsvärde om minst 500 euro (ca 5 000 kr exkl moms).

2.1 Korttidsinventarie stöldbegärlig >500 euro (ca 5 000 kr) – konto 5610

Konto 5610 Korttidsinvest (minst 500 EURO), till anläggningsregistret Verksamhet: Aktuell verksamhet som ska belastas med kostnaden Anläggningsgrupp är alltid 5KOSTN

Anskaffningsvärde, exkl moms

Dator inkl. kringutrustning, dvs. ett paket med arbets-/kontorsdator inkl.

tillhörande skärm, tangentbord, mus etc.

>500 euro (ca 5 000 kr) <30 000 kr

Mobiltelefon, surfplatta och liknande. >500 euro (ca 5 000 kr) Möbler, t ex kontorsstolar, skrivbord. >500 euro <30 000 kr Instrument och annan utrustning som bedöms stöldbegärlig. >500 euro (ca 5 000 kr) Observera att vid beslut om inköp av flera datorer eller mobiler och

liknande till anställda, alternativt flera möbler, instrument eller annan utrustning: Om datorerna, möblerna etc inte har något naturligt eller funktionellt samband, dvs de ska inte användas tillsammans i t ex en datorsal eller i ett laboratorium, kan inköpet konteras på konto 5610 även om hela fakturan totalt är över beloppsgränsen 30 000 kr.

Resp enhet >500 euro (ca 5 000 kr) men <30 000 kr/styck, fakturan kan vara på >30 000 kr

2.2 Korttidsinventarie ej stöldbegärlig >500 euro (ca 5 000 kr) – konto 5611-5616

Konto;

5611 It- och datautrustning (kort.inv) 5612 Kontorsmaskiner (kort.inv) 5613 Laboratorieutrustning (kort.inv) 5614 Övriga korttidsinvesteringar 5616 Möbler korttidsinvesteringar

Verksamhet: Aktuell verksamhet som ska belastas med kostnaden.

Anskaffningsvärde, exkl moms

Datortillbehör som köps in separat och ej i paket tillsammans med ny dator

Möbler enstaka inköp, t ex skrivbordsstol, skrivbord.

Laboratorieutrustning och andra inventarier som bedöms ej stöldbe- gärlig

>500 euro/styck och <30 000 kr Fakturan kan totalt vara på >30 000 kr förutsatt att varje enhet kostar

>500 euro och <30 000 kr

Beakta även principerna för utrustning med naturligt och funktionellt samband samt större anskaffningar av likartade inventarier, för bedömning om inköpet istället ska redovisas som anläggningstillgång. Se exempel i

3. Utrustning <500 euro (ca 5 000 kr) – konto 566*

3.1 Stöldbegärlig utrustning <500 euro (ca 5 000 kr) – konto 5660

Konto 5660 Kostnadsfört (under 500 euro), till anläggningsregistret Verksamhet: Aktuell verksamhet som ska belastas med kostnaden Anläggningsgrupp är alltid 5KOSTN

Anskaffningsvärde, exkl moms

Mobiltelefoner, surfplattor och annan utrustning som bedöms stöldbe- gärlig.

Resp enhet <500 euro (ca 5 000 kr), fakturan kan totalt vara på >30 000 kr

3.2 Ej stöldbegärlig utrustning <500 euro (ca 5 000 kr) – konto 5661-5666

Konto:

5661 It- och datautrustning (ej inv) 5662 Kontorsmaskiner (ej inv) 5663 Laboratorieutrustning (ej inv) 5664 Övr apparatur,verktyg (ej inv) 5666 Möbler, inventarier (ej inv)

Verksamhet: Aktuell verksamhet som ska belastas med kostnaden.

Anskaffningsvärde, exkl moms

Datortillbehör t ex skärm, tangentbord, mus, hörlurar som köps in separat och inte i paket tillsammans med ny dator

Möbler, verktyg, laboratorieutrustning och annan utrustning som bedöms ej stöldbegärlig.

Resp enhet <500 euro (ca 5 000 kr), fakturan kan totalt vara på >30 000 kr