Fakulteten för teknik- och naturvetenskap
Magnus Gruvborg
Gemensamma kostnader
Det verkliga utfallet
The Common costs
The real outturn
Examensarbete 22,5 poäng
Högskoleingenjörsprogrammet i byggteknik
Datum/Termin: VT 09 Handledare: Jens Beiron Examinator: Malin Olin
Sammanfattning
Syftet med denna rapport är att ta fram ett underlag för kalkylering av Gemensamma kostnader, samt skapa ett underlag som visar på de åtgärder som kan vidtas vid NCC Hus i Karlstad för att förbättra framtida uppföljning.
Målet med rapporten är att förbättra kvaliteten vid anbudskalkylering genom att verifiera nuvarande nyckeltal, producera nya nyckeltal samt identifiera de problem som påverkar uppföljning av projekt.
Målet är även att ge förslag på åtgärder som medför en ökad kvalitetssäkring på NCC Hus i Karlstad.
Tabell 11 utvisar analyserat resultat vid verifieringen av nuvarande nyckeltal.
Tabell 11. Analyserade nyckeltal.
Nuvarande nyckeltal Resultat nyckeltal
GK av slutkostnad 14-15 %
GK av anbudssumma 10-12 %
GK av MK (utfall) 18-22 %
GK av MK (kalkyl) 30 %
För komplicerade projekt bör Entreprenadchefens nyckeltal höjas från 14-15 procent till 23- 24 procent, medan kalkylatorerna kan behålla sitt nyckeltal på cirka 30 procent vid en jämförelse mot Mängdkostnaderna.
Tabell 12 redovisar de nya nyckeltalen som är beräknade. Dessa gäller endast för angiven projekttyp.
Tabell 12. Beräknade nyckeltal
K98 Aktivitet Nyckeltal Projekttyp
Summa GK/m² (kr/m²) 1000 - 1800 kr/m² Projektberoende 4631 Renhållning/dag (kr/bd) 470 - 480 kr/bd Nybyggnation
531 Elförbrukning/dag (kr/bd) 600-700 kr/bd Hallbyggnation 45180 Bearbetningsmaskiner (kr/yarb.tim) 10-12 kr/yarb.tim Projektoberoende
462 Entrepr för allm hjälpmedel (kr/bd) 450 - 750 kr/bd Projektoberoende 46410 Handverktyg, redskap (kr/yarb.tim) 1 kr/yarb.tim Projektoberoende Handverktyg, redskap (kr/m²) 3 kr/m² Projektoberoende 46420 Förbrukningsmtrl (kr/yarb.tim) 3 - 4 kr/yarb.tim Projektoberoende
466 Hyresmaterial (kr/bd) 550 - 850 kr/bd Nybyggnation 623 IT-kostnader (kr/bd) 300 - 360 kr/ bd Projektoberoende
De problem som identifierats bör åtgärdas genom att minska den osäkerhet som finns i underlaget för framtagande av kostnader vid kalkylering av projekt.För att korrekt underlag ska gå att återfinna i redovisningssystemen bör komplexiteten minskas i användningen av NCC resurskontonummerplan. Dessutom måste en återföring av information inom
organisationen ske.
Inom NCC Hus i Karlstad bör det skapas rutiner som ger tillgång till information för uppföljning på alla nivåer
Abstract
The aim of this report is to develop an improved basis for calculation of common costs as well as to create a support, showing which steps can be taken for improving the future monitoring at NCC Hus in Karlstad.
The objective of this report is to improve the quality of the process of quoting by verifying current key numbers, production of new key numbers and to identify the problems affecting the monitoring of projects.
The objective is also to provide suggestions of actions improving quality assurance at NCC Hus in Karlstad.
Table 11 shows analytical results at the verification of the current ratios.
Table 11. Analyzed ratios.
Current Ratios Result Ratios
CK of the final cost 14-15%
CK of Tender sum 10-12%
CK of MK (outturn) 18-22%
CK of MK (calculus) 30%
The construction manager should increase the ratio of correlation between Total CK and calculated bid amount from 14-15 percent to 23-24 percent for complex projects where as the calculator can retain its key figures of around 30 percent.
Table 12 presents the new key numbers that are calculated. These are only applicable under the specified project.
Table 12. Calculated Ratios
K98 Activity Key number Specified project
Sum CK/sqm (kr/sqm) 1000-1800 Project based
4631 Sanitation (kr/bd) 470-480 Construction
531 El. consumption (kr/work.our) 600-700 Hallbuilding 45180 Processing mach. (kr/work.our) 10-12 Independent project 462 Contracts for public facilities (kr/bd) 450-750 Independent project
46410 Hand tools (kr/work.our) 1 Independent project
Hand tools (kr/sqm) 3 Independent project
46420 Consumables (kr/work.our) 3-4 Independent project
466 Rental material (kr/bd) 550-850 Construction
623 IT costs (kr/bd) 300-360 Project based
The problems identified should be implemented to reduce the uncertainties existing for the development of costs in the calculation of projects.
The complexities in NCC resource account plan needs to be reduced to ensure correct basis when using the system. Besides that, the feedback within the organisation needs to improve.
NCC Building in Karlstad should create routines that provide access to information for monitoring at all levels
Innehållsförteckning
Inledning --- 2
Bakgrund--- 2
Översikt --- 3
Genomförande --- 3
Objektbeskrivning --- 4
Val av nyckeltalskonto--- 5
Kalkylering av anbud --- 6
Anbudsarbete vid NCC --- 6
Gemensamma kostnader (GK) --- 7
Kontoplan --- 9
Kalkylatorns verktyg--- 9
Entreprenadchefens verktyg --- 11
Platschefens verktyg --- 11
Uppföljning av kostnader --- 12
Platschefens uppföljning --- 12
Entreprenadchefens uppföljning--- 14
Metod vid beräkning av Gemensamma kostnader--- 15
Efterkalkylering av Gemensamma kostnader --- 15
Verifiering av nuvarande nyckeltal --- 16
Nya nyckeltal --- 17
Resultat --- 18
Analys--- 20
Kalkylering av Gemensamma kostnader --- 20
Verifiering av nuvarande nyckeltal --- 20
Nya nyckeltal --- 21
Efterkalkylering och Uppföljning --- 23
Slutsats --- 26
Förslag på åtgärder --- 26
Kalkylunderlag --- 26
Resurskontonummer --- 27
Underlag för uppföljning --- 27
Slutord --- 29
Referenser--- 30 Bilagor ---A Bilaga 1: Beräkning av GK --- A
Inledning
Uppsatsen är skriven av Magnus Dahlström vid fakulteten för teknik- och naturvetenskap på Karlstad universitet. Handledare är Jens Beiron vid universitetet och Thomas Boman på NCC Construction. Examinator är Malin Olin på avdelningen för energi-, miljö och byggteknik.
Bakgrund
Under ett möte med NCC Construction i Karlstad framkom ett önskemål från avdelningen Hus i Värmland att de behövde genomföra en uppföljning av anbudskalkyleringen.
Vid en general- eller totalentreprenad indelas kostnaderna i Mängdkostnader och
Gemensamma kostnader och uppföljningen i rapporten kommer i huvudsak inriktas mot Gemensamma kostnader (GK)
Genom tidigare erfarenhetsvärden, tidmätning samt ritningsunderlag är NCCs underlag för mängdkalkyleringen av ett projekt väl uppfyllt.
Gemensamma kostnader innehåller mer inslag av bedömningar och uppskattningar av kostnader på olika kalkylposter. Här får kalkylatorernas och entreprenadchefers
erfarenhetsvärden ett stort utrymme och därmed är underlaget av en mer osäker karaktär.
Risken med att inte ha ett uppdaterat underlag kan innebära att:
- Vinsten blir lägre eftersom platschefen inte klarar av att hålla tilldelade ramar.
- Om kostnadsnivån är för hög och anbudet är högre än konkurrenternas anbud, så riskerar NCC att gå miste om jobb.
- Entreprenadchefen är osäker på aktuellt kostnadsläge vid eventuell prutning på lämnat pris. Detta kan gynna beställaren och minska vinstmarginalen.
- Platschefen måste omfördela resurser, vilket kan bidra till ökad tidspress och lägre marginaler vid oförutsedda händelser. Vinsten minskar.
NCCs avdelning Hus har inte haft uppföljning på de gemensamma kostnaderna tidigare, vilket till del gör det svårt att analysera om de har blivit utsatta för risk och i så fall vilka
konsekvenserna har blivit.
Syftet med denna rapport är därför att ta fram ett bättre underlag vid kalkylering av
Gemensamma kostnader, samt skapa ett underlag som visar på de åtgärder som kan vidtas vid avdelningen Hus i Karlstad för att förbättra framtida uppföljning.
Målet med rapporten är att förbättra kvaliteten i arbetet med anbudskalkylering genom att:
- verifiera nuvarande nyckeltal - producera nya nyckeltal
- identifiera de problem som påverkar uppföljning av projekt
Målet är även att ge förslag på åtgärder som medför en ökad kvalitetssäkring på NCC Hus i Karlstad.
Översikt
Inledningsvis beskrivs respektive objekt med en förklaring till att just dessa valdes ut.
Därefter följer en beskrivning om hur NCC arbetar vid kalkylering och vilka verktyg och hjälpmedel som finns. Med metoden beskrivs hur arbetet har bedrivits och vilka avväganden som har gjorts vid olika val.
Slutligen följs resultatet av en analys med slutsatser. Analysens ordningsföljd är uppdelad enligt arbetsgången i stycket; Metod vid beräkning av Gemensamma kostnader.
Genomförande
Ökning av kvaliteten i kalkylerna kan ske genom:
- En verifiering av befintliga, mer övergripande nyckeltal, som idag används av kalkylator och Entreprenadchef för att snabbt kunna kontrollera om
kalkylsammanställningen är rimlig.
- En studie av kostnadsskillnader mellan kalkyl och utfall kan ge slutsatser om
kalkylavdelningens uppfattning om kostnader är på en riktig nivå eller om de behöver uppdateras.
- Utvärdering av kostnadsutfall kan ge slutsatser om vilka förbättringsåtgärder som bör arbetas in i rapportsystemet för fortsatt uppföljning, samt erhålla verktyg i form av nyckeltal.
Genom att skapa ett bättre kalkylunderlag ökar NCCs konkurrenskraft, vilket möjliggör fortsatt tillväxt. En hållbar ekonomisk utveckling och en stadig tillväxt är en förutsättning för att NCC ska kunna finansiera arbetet med att utveckla sitt miljöarbete enligt NCC miljöpolicy – Att kontinuerligt minska företagets miljöbelastning.1
Rapporten bygger på en analys och en jämförelse av anbudskalkyler, för olika projekts Gemensamma Kostnader (GK) och verkligt utfall av kostnader. Projekten är utförda av NCC Construction i Karlstad. Projekten har valts efter diskussion och i samråd med handledare Thomas Boman.
Vid val av projekt för utvärdering, antogs två sätt att välja projekt.
Välja olika projekt men samma typ av objekt, kostnadsbild och tidsramar eller utgå från att detta inte spelar någon och välja olika typer av objekt.
Efter en jämförelse mellan olika projekt ansågs att det skilde så mycket mellan projekten att det var lättare att hitta olikheter än likheter. Därför beslutades att en jämförelse mellan olika kategorier skulle genomföras.
- Litet nybyggnadsprojekt (• 5 miljoner kronor).
- Medelstort nybyggnadsprojekt (5 till 15 miljoner kronor).
- Stort nybyggnadsprojekt (• 15 miljoner kronor).
- Ombyggnadsprojekt.
- Hallbyggnadsprojekt.
Det var även av stor vikt att valda projekt nyligen avslutats. Detta för att erhålla aktuella kostnadsnivåer, men även för att platscheferna fortfarande skulle komma ihåg sitt projekt och kunna bistå vid eventuella förfrågningar.
1NCC Miljöpolicy
Objektbeskrivning
Här redovisas endast storlek, användningsområde och vissa särskiljande delar i objekten.
Vargbroskolan, Storfors
Stort nybyggnadsprojekt
> 15 miljoner kronor Byggtid 16 mån
Yta 5275 m²
Foto 1. Vargbroskolan i Storfors
Vargbroskolan är en mellan- och högstadieskola med cirka 300 elever och lärare.
”Byggnaden är superisolerad med golv och tak som är extremt och noggrant isolerade samt isolering i tre skikt i väggarna om totalt 365 millimeter. För att undvika fuktproblem är byggnaden helt tät, vilket även har kontrollerats genom mätningar.”2
OKQ8 Konsum, Kil
Hallprojekt
Byggtid 10 mån
Yta 3600 m²
Foto 2. OKQ8/COOP i Kil.
Uppfört med en standardkonstruktion av stålstomme, blockväggar samt plåttak. Är ett omfattande hallprojekt eftersom projektet inrymmer både en livsmedelsaffär och en bensinstation med biltvätt och bränsledepåer.
Ullebergsgymnasiet, Karlstad
Byggtid 6 mån
Yta 1476 m²
Foto 3. Ullebergsboendet Ombyggnadsprojekt
En skola som har byggts om till ett hem för missbrukare. I projektet ingick ombyggnad till enskilda boenden, dragning av nytt ventilationssystem samt yttre renovering av tak och vägg.
2Storfors kommun
Stomkomplettering SwedeCraft, Välsviken
Litet nybyggnadsprojekt
< 5 miljoner kronor Byggtid 4 mån
Yta 560 m²
Foto 4. Kontorsdel på Swedecraft i Välsviken
Uppförande av en tillbyggnad med kontor och gemensamma utrymmen.
Är en sidoentreprenad, vilket innebär att andra entreprenörer ansvarar för vissa löpande kostnader såsom elektricitet, bodar och avfallshantering.
Huvudbyggnaden är en återvinningsanläggning för både skrot och transformatorer i Karlstad.3 Idrottshall, Väse
Medelstort nybyggnadsprojekt 5 till 15 miljoner kronor Byggtid 12 mån
Yta 1750 m²
Foto 5. Idrottshallen i Väse
Medelstort nybyggnadsprojekt med inslag av rivnings- och ombyggnadsarbeten.
Hallen används främst för handboll och innebandy, men har även inslag av gymnastikredskap.
De invändiga måtten är 43 x 26 meter. Utöver idrottshallen byggs nya omklädningsrum samt ombyggnad av befintliga idrottshallen och befintliga omklädningsrum.4
Val av nyckeltalskonto
Konton som valts ut för analysering är valda i samråd med kalkylatorerna och är de konton som är mest oförutsägbara.
- Elförbrukning - avfallshantering
- hyra av utrustning och maskiner - handverktyg och förbrukningsmaterial - entreprenader för allmänna hjälpmedel samt - IT-kostnader
3NWT/Ekonomi
4Byggfakta, Projektnytt
Kalkylering av anbud
I boken Byggstyrning (Nordstrand, Révai, 2006)5sidan 172-236 beskrivs anbudskalkyleringen och dess aktiviteter.
Aktiviteterna som utförs vid ett anbudsarbete [5] är:
- Anbudsberedning - Mängdberäkning - Produktionsplanering
- Direkta byggkostnader/Mängdkostnader - Gemensamma kostnader
- Anbud Anbudsarbete vid NCC
Vid en jämförelse mellan bokens [5] och NCCs sätt att kalkylera är principen den samma, men enligt Entreprenadchef Thomas Boman, skiljer sig arbetssättet åt. Eftersom NCC är beroende av entreprenadform och objektstorlek ändrar detta ordningen på aktiviteterna. I tabell 1 återges en översiktlig arbetsbeskrivning över anbudsarbetet.
Tabell 1. Arbetsbeskrivning anbudsarbetet NCC HUS, Karlstad
Händelse Innebörd Ansvarig/delaktig
Anbudsförfrågan Bedömning om NCC ska anta jobbet.
Börjar med ett kalkylstartmöte där en anbudsledare utses. Är en kalkylator eller Entreprenadchef beroende av projektstorlek.
Avdelningschef
Anbudsberedning Inläsning av handlingar
Administrativa föreskrifter (AF)
Entreprenadchef och kalkylatorer.
Mängdberäkning Mängdmätning och sammanställning av ritningsunderlag och AF
Kalkylator Mängdkostnader
(MK)
Kostnader för material, varor och köpta tjänster.
Hämtar information om priser/avtal i MAP
Inköp, Kalkyl Gemensamma
kostnader (GK)
Kostnader för t.ex. etablering, drift, maskinhyror, konsulter och tjänstemän.
Hämtar information om priser/avtal i MAP, tar in offerter/anbud från underentreprenör.
Inköp, Kalkyl
Anbudsprövning Kalkylarbetet summeras till en kalkylerad anbudssumma.
Kontroll mot projektets Administrativa
föreskrifter samt justeringar av summan utifrån bedömning av risker och möjligheter.
Lämnar anbud till beställaren
Entreprenadchef och kalkylator
Anbud Anbudet lämnas till beställare. Entreprenadchef
Produktionsplanering Planering av:
- Ingående byggnadsdelar - Arbetsmoment och tidsåtgång - Arbetsplatsdisposition
- Maskinbehov mm.
Platschef
5Byggstyrning
Det som skiljer mellan beskrivningen av anbudskalkylering i boken Byggstyrning [5] och NCCs sätt att praktiskt genomföra arbetet, är när i tiden produktionsplaneringen genomförs.
Vid stora och komplicerade projekt kan produktionsplaneringen genomföras av en platschef i samband med mängdberäkningen, men som regel genomförs planeringen efter att NCC får uppdraget av beställaren.
Det är inte hållbart, ur en ekonomisk synvinkel, att ha en platschef tillgänglig för att planera och beräkna varje projekt. Vinsten av de projekt man får beställning på kan inte väga upp kostnaden för de projekt man inte får.
Vid kalkylering använder sig kalkylavdelningen av ett kalkylprogram – MAP (Mängdförteckningar, Anbudsmodul, Produktionsmodul)6.
Även detta system beskrivs i boken Byggstyrning [5] sidan 328 – 333.
Fördelarna som NCC och andra användare kan dra av MAP, är att kalkylen endast är en del i en databas. I databasen ingår, förutom kalkyl, delar som
- Inköp
- Inköpsplanering
- Resurs/Leverantör/Artikeldatabas - Aktivitetsdatabas
- Tidplan
- Kostnadsstyrning
Detta förenklar arbetet avsevärt och ger stora tidsvinster eftersom det går samordna uppdatering av databasen inom företagets organisation.
Inom NCC kan därmed kalkylavdelningen få uppdaterade kostnader genom att inköpsavdelningen lägger in nya ingångna avtal angående priser och leverantörer.
Artikeldatabasen är även kopplad mot en uppdaterad tidsplanering, vilket förenklar
beräkningen av tidsåtgång för projektets olika delar. Slutligen kan NCC, genom att integrera in sitt ekonomisystem i kostnadsstyrningen, benämna och fördela konton utifrån sin egen kontoplan.
Om det finns en Platschef tillgänglig bör denna ingå i så många aktiviteter som möjligt, men detta varierar beroende på arbetsbelastning och tid till förfogande.
Gemensamma kostnader (GK)
Gemensamma kostnaderna (benämns som GK) i ett byggprojekt är kostnadsposter för stödaktiviteter. Aktiviteter vilkas syfte är att stödja produktionen.
Detta kan även anges som arbetsplatsomkostnader (APO).
I boken Byggstyrning [5] beskriver författarna, på sidorna 227 till 231, att GK består av huvudgrupperna:
- Den tillfälliga fabriken och
- styrning och ledning av alla arbeten,
vilket även stämmer överens med NCCs sätt att dela in GK.
Den tillfälliga fabriken utgörs av hela arbetsplatsen, men här bortses från själva byggobjektet.
Styrning och ledning utgörs av NCCs tjänstemän.
Det som styr innehållet i GK är de Administrativa Föreskrifter som följer anbudsförfrågan samt de behov som framkommit vid produktionsplaneringen.
6MAP Skandinaviska
Tabell 2 utvisar NCCs indelning av GK i deras huvudgrupper och några exempel på vad de kan innehålla.
Tabell 2. NCCs indelning i kostnadsposter av GK, och exempel på innehåll.
Huvudgrupp Innehåll Information
Maskiner - Maskiner utan förare - Maskiner med förare - Reparation och
underhåll av maskiner
Maskiner som krävs både för att utföra själva byggnationen, men även för att kunna sköta etablering, drift och underhåll av arbetsplatsen.
Exempel:
- Transportmaskiner - Mobilkran
- Skruvdragare - Betongpump - Bodar och vagnar Drifts- och
förbrukningskostnader
- Entreprenader för allmänna hjälpmedel - Renhållning och
städning - Handverktyg,
förbrukningsmaterial - Hyresmaterial
Olika entreprenader för - Etablering - Skyltning - Kran och hiss - Väderskydd m.fl.
I detta ingår även kostnader för avetablering.
- Entreprenadstädning.
- Renhållningsavgifter inkl hyra av sopcontainer och deponiavgifter.
I Hyresmaterial ingår bl.a. kostnader för materialet i de ovan nämnda
entreprenader.
Övriga externa rörelseutgifter/
kostnader
- Energikostnader - Personlig utrustning,
arbetskläder - Frakter - IT - Telefon
- Företagsförsäkringar och övr. riskkostnader - Konsulter
- El, fasta och förbrukningsavgifter - Arbetskläder, ID-handlingar - Skyddsutrustning
- Speditions- och budfrakter - Resekostnader
- IT-support
- Garantiavsättning för ev. framtida kostnader.
Utgifter/kostnader för personal, avskrivning mm.
- Lönekostnader för yrkesarbetare - Lönekostnader för
tjänstemän och företagsledare
- Övr. personalkostnader
- Lön
- Traktamente
- Resekostnadsersättning - Hälsokontroll
Vissa delar av kostnader i GK faller ut som resursbehov enligt produktionsplaneringen och erfarenhet. Andra delar styrs av fackliga regler, lagar, avtal och NCCs egen policy.
Exempel på detta är:
Bodar Styrs av regler och avtal att det ska finnas sittplats, ombyte och duschmöjlighet för alla som ingår vid bygget, både egen personal och underentreprenörer. Vid total- och generalentreprenad gäller detta ansvar även sidoentreprenader och underentreprenader.
Handverktyg Yrkesarbetarna ska själva stå med en grunduppsättning verktyg.
Arbetskläder Yrkesarbetare vid NCC har tillgång till en viss uppsättning kläder per år.
Personlig skyddsutrustning köps in efter behov.
Speditionsfrakt Är en marginalkostnad som läggs på enhetspriset i Mängdkostnaden.
IT-support Är en fast kostnad enligt NCC avtal, som beräknas på antalet tjänstemän på byggobjektet.
Kontoplan
Vid en uppläggning av ett projekt i MAP finns alla intäkter och kostnader uppdelade enligt Resurskontoplan K98.7
K98 är uppdelad i olika kontoklasser (= första siffran i kodstrukturen). Dessa är:
1 Tillgångar
2 Eget kapital och skulder 3 Rörelsens intäkter
4 Direkta kostnader material m.m.
5 Övriga externa rörelseutgifter/kostnader 6 Övriga externa rörelseutgifter/kostnader 7 Personalkostnader
8 Finansiella intäkter och kostnader 9 Övriga interna intäkter och kostnader
Kodstrukturen är hierarkiskt uppbyggd. Exempelvis:
42 Sammansatta byggvaror 425 Stomkompletteringsvaror 4254 Innerväggskompletteringar 42547 Innerdörrar av trä
Kontering sker alltid med fem positioner.
Varje projekt litteras med ett projektnummer som används för entreprenadprojekt där beräkning av upparbetat resultat ska ske. Projektet kan löpa i ett eller flera år och kostnader och intäkter ackumuleras från projektets start till dess slut.
Kalkylatorns verktyg
Enligt tidigare beskrivning använder sig NCC av kalkylprogrammet MAP.
Utkomsten av anbudsarbetet i MAP är en slutsida, vilken visar summerade kostnader. I MAP följer även ytterligare en mängd information i form av, Diagram 1 och nyckeltal i Tabell 3, vilka används vid olika jämförelser och utvärdering av anbudskalkylen.
7Resurskontoplan K98 för NCC Construction Sverige
För att minska felkalkylering behövs det någon form av jämförelsetal som kalkylatorn kan ha som hjälp vid bedömning av kalkylen.
Det företag som lägger anbudet vill inte att det är för dyrt – förlorar budgivningen – eller för billigt efter en missad en kostnad vid kalkylering – NCC får stå kostnaden, vilket minskar vinsten.
Ur diagram 1 kan kalkylatorn hämta information och kontrollera sannolikheten i utfallet. Som exempel ur detta diagram, kan kalkylatorn reagera på den stora lönekostnaden för
yrkesarbetare (konto 70) och därför kontrollera förhållandet mellan Lönekostnad yrkesarbetare och antal beräknade timmar.
Sammanställning resurskonton enligt resurskontosammanställningen
Färg K98 Benämning Summa Procent Fördelning i diagram
41 Basbyggmaterial 6 765 712 19,6%
42 Samansatta byggvaror 4 024 891 11,7%
43 Underentreprenader 9 811 707 28,4%
44 Installationsentreprenader 0 0,0%
451 Maskin utan förare 1 856 500 5,4%
452 Maskin med förare 850 531 2,5%
46 Övr drifts och förbrukningskostn. 1 036 197 3,0%
47 Konsulter/Besiktn/Kontroller 100 000 0,3 % 70 Lönekostn Yrkesarbetare 7 119 197 20,6%
72 Lönekostn Tjänstemän 2 496 432 7,2%
Övriga ej särredovisade kostn. 4-7 482 250 1,4%
34 543 416
Diagram 1. Diagram över resurskontosammanställning ur MAP
I Diagram1 kan även kontotillhörigheten följas upp (K98). Det som redovisas på slutsidan är endast konteringsnivå ner till tre positioner, medan det i MAP kalkyleras ner till fem
positioner. För att kunna kontrollera innehållet krävs en återgång till kalkylen.
Tabell3. Nyckeltal anbudskalkyl ur MAP
Yta Volym Antal Mk tim Byggmån MK totalt
3 251 0 0 5 514 11 9 145 082
Summa
per m2
BTA per m3 BTV per st per MK-tim per bmån % av MK
GK Material 574 600 177 0 0 104 52 236 6
GK UE 214 200 66 0 0 39 19 473 2
GK Maskiner utan förare 737 400 227 0 0 134 67 036 8
GK Maskiner med förare 287 600 88 0 0 52 26 145 3
GK Yrkesarbetar tim 827 0,3 0,0 0,0 0,15 75,2 0,0
GK Yrkesarbetare kr 256 370 79 0 0 46 23 306 3
Tjänstemän 800 000 246 0 0 145 72 727 9
Totalt 2 870 170 883 0 0 521 260 925 31
Andel GK (exkl tjänstemän) / MK 22,6 %
Det nyckeltal som kalkylatorerna använder som kontroll av utförd kalkyl, är den
Gemensamma kostnadens förhållande till Mängdkostnaden (Tabell 3), och detta bör vara cirka 30 procent.
Det finns inget exakt värde, facit, utan det är ett erfarenhetsvärde och är beroende av objekttyp och entreprenadform.
Entreprenadchefens verktyg
När kalkylatorn har arbetat fram ett resultat, slutsidan, ska Entreprenadchefen bedöma riktigheten i kalkylen. Syftet med bedömningen, är inledningsvis att kontrollera att kalkylen är rimlig och därefter korrigera och omfördela resurser. Dessa ändringar genomförs i
samarbete med Platschef, kalkylator och i vissa fall även beställaren.
När detta är genomfört bedömmer Entreprenadchefen vilka marginaler som finns eller krävs och lämnar slutligen ett anbud till beställaren.
Det nyckeltal som Entreprenadchefen Thomas Boman vid NCC i Karlstad använder sig av är jämförelsen mellan Summa GK och den totala anbudssumman (Tabell 4).
Förhållandet bör vara att GK är 10 till 12 procent av totala anbudssumman.
Tabell 4. Utdrag ur slutsida (ej komplett) utvisande Summa GK och Anbudssumma.
70 Yrkesarbetare 673 305 45 120 718 425
72 Tjänstemän 0 204 248 204 248
SUMMA MK, GK 2 660 309 392 607 3 052 917
431 Markentreprenad 0
441 VS- Installationer 0
442 Luftbehandling 0
SUMMA Kalkylerat pris exkl UE (intern) 3 371 408
UE (intern) 0
Reservationer Risk
Justeringar 0
Övriga ospecificerade justeringar
ANBUDSSUMMA (res1/74) 3 371 408
Utbytespris (res 2/71) 0
ANBUDSSUMMA Korrigerad 3 371 408
Platschefens verktyg
Med utgångspunkt ur produktionsplanen och Summa GK utarbetar Platschefen en
Produktionskalkyl (PK). Här står det Platschefen fritt att omfördela kostnader för att bättre passa sitt sätt att arbeta, omläggning av byggnadssätt samt möta oförutsedda händelser och uppkomna kostnader. Denna omfördelning av resurser kan ske inom hela kontot för GK.
Varje platschef har individuella förutsättningar vid kalkylering av sin produktionskalkyl.
Kalkylen är en utgångspunkt för kostnaderna och Platschefen eftersträvar att minska dessa kostnader.
Exempel på resurser kan vara:
- Egen personal med kranlicens eller lastbilskörkort. Kan hyra maskiner utan förare.
- Resurser som följer med från föregående projekt. Överblivet byggmaterial, formmaterial, köpta verktyg och samkörningsvinster vid transporter.
När Platschefen utarbetar sitt planeringsunderlag och upprättar en produktionskalkyl för projektet delas arbetet upp i olika aktiviteter och händelser. Till dessa knyts sedan även intäkter och utgifter.
För att detta ska kunna hanteras på ett enkelt sätt ute på arbetsplatsen förenklas resurskontoplanen efter Platschefens eget behov.
Uppföljning av kostnader Platschefens uppföljning
MAP tillhandahåller en uppföljning i projektdatabasen, men det kan även genomföras i Excel eller på annat sätt. Arbetssättet för uppföljning av kostnader och budgetramar är individuellt mellan olika Platschefer.
Platschefen ansvarar för att kontrollera inkommande fakturor innan attestering sker.
De kontroller som bör genomföras på fakturan är:
- Tillhör fakturan detta projekt?
- Har jobb utförts enligt specifikation?
- Är fakturan upprättad enligt lämnat anbud/offert?
- Har jag beställt och fått material från fakturerande firma?
- Är kostnaden i fakturan rätt konterad?
Leverantörsfakturor behandlas centralt hos NCC Business Services (NBS) i Malmö.
Alla fakturor hanteras elektroniskt, vilket innebär att pappersfakturor och medföljande specifikation skannas.
Alla fakturor som skickas till bolag inom NCC-koncernen ska innehålla vissa obligatoriska uppgifter.8
- Omvänd moms.
Ange informationstexten ”Omvänd skattskyldighet för byggtjänster gäller” och VAT-nummer för beställande NCC-bolag.
- Bolagsnamn & faktureringsadress.
Ange fullständigt bolagsnamn och faktureringsadress.
Observera att orderbekräftelser, anbud, avtal och följesedlar samt övrig post ska skickas till beställarens postadress.
- Referensnummer.
Utgörs av projektnummer (vanligen 7 siffror) eller resultatenhet (vanligen 8 siffror).
Ange även resurskonto (5 siffror) och eventuellt underkonto (4 siffror). Dessa ska avskiljas med bindestreck.
- Projektnamn & referensperson.
Ange aktuellt projektnamn samt referensperson med för och efternamn.
Med hjälp av denna information ska leverantörens faktura kunna levereras genom NCC koncern och slutligen registreras hos Platschefen för godkännande, attestering. När fakturan har åtgärdats överför Platschefen fakturan och dess information in i NCC databas - e-Analys, för uppföljning.
Vid sortering av olika kostnader, för belastning och redovisning, krävs det olika stor insats beroende på om leverantören har angett NCC resurskonton. Som exempel kan nämnas:
- Ramirent AB
Fakturerar elektroniskt med indelning av kostnader enligt NCCs resurskontoplan. Vilket innebär att kostnaderna sorteras in och redovisas automatiskt i NCC e-Analys under rätt konto.
8Information om fakturering till NCC
- Österbergs Industrihandel AB - Beijer Byggmaterial AB
Fakturerar med pappersfaktura som skannas in. Anger fördelning av kostnader enligt NCCs resurskontoplan, men med pappersfaktura fördelas inte kostnader automatiskt utan måste registreras manuellt av attesteraren.
- Deje Husplåt AB
- Gustavssons Byggdetaljer AB
Fakturerar med pappersfaktura som skannas in. Anger inte fördelning av kostnader enligt NCCs resurskontoplan. Alla kostnader måste sorteras och registreras manuellt av
attesteraren.
Platschefen kan, genom uppföljning av fördelningen mellan intäkter och kostnader, stämma av projektets utveckling i olika tidsintervall mot sin egen prognos.
Detta för att kunna utvärdera om projektet fortlöper enligt den ekonomiska planen, eller om det uppträder avvikelser som kan få konsekvenser för projektets ekonomiska utfall.
Till sin hjälp har Platschefen olika verktyg i e-Analys.
I tabell 5, där sammanställningen för ett år redovisas, kan Platschefen få en snabb överblick över det bokförda läget och i tabell 6 kan kontroll av inkomna fakturors status och innehåll för projektet följas upp.
Tabell 5. Sammanställning. Utdrag ur e-Analys NCC Sammanställning
AO Construction Sverige / Avdelning TSO Utskriftsdatum: 2009-03-10 Ansvarig Entreprenadchef Period:20080101 - 20081231
5025XXX Projektnamn Res.avr.år: 2008
Ändrad internränta per 2009-01-01 till X%
Platschef
IB Innev.år
Bokfört perioden
Bokfört året
Bokfört totalt Intäkter
301 Fakturering, kontraktsumma 302 Fakturering, index
303 Fakturering, ändrings och tilläggsarbeten 92 Interna intäkter
Övriga intäkter Kostnader 41 Basbyggmaterial 42 Sammansatta byggvaror
43 Underentreprenader exkl installationer 44 Installationsentreprenader
45 Maskiner
47 Konsulter, besiktningar och kontroller 70 Lönekostnader till yrkesarbetare
72 Lönekostnader till tjänstemän och företagsledare 4_7 Driftkostnader
Övriga kostnader Varav garanti Saldo TB 1
Tabell 6. Exempel på redovisning av fakturor. Utdrag ur e-Analys.
Resurs- Resursbenämning Verifnr Fakt.nr. Bokförings- Attest Bokfört Bokfört
nummer Leverantörsnamn datum Perioden Totalt
40390 Övriga reservdelar
AB NORDSTRÖMS JERNHANDEL 9902523831 72404 20071219 J 101
HALD & TESCH BRAND AB 9902488080 10024991 20071205 J 3 170
RAMIRENT AB 9901835685 9013413409 20070227 J 15 432
RAMIRENT AB 9901902217 9013427596 20070330 J 3 453
RAMIRENT AB 9901962189 9013442665 20070501 J 25 162
RAMIRENT AB 9902028439 9013458356 20070530 J 20 641
RAMIRENT AB 9902219820 9013509057 20070830 J 328
RAMIRENT AB 9902383292 9013547305 20071030 J 69
RAMIRENT AB 9902537368 9013587756 20071222 J 445
Summa ResursNr 68 800 68 800
403 Reservdelar 68 800 68 800
Entreprenadchefens uppföljning
Entreprenadchefen är ytterst ansvarig för att projekten löper enligt plan.
Planeringens uppföljning genomförs med hjälp av e-Analys, där Entreprenadchefen har tillgång till samma information som Platschefen, samt genom personlig kontakt med ansvarig Platschef.
Entreprenadchefen följer upp projekten efter behov. Dock krävs en avstämning minst varje kvartal av pågående projekt, då verksamhetsunderlag ska skickas uppåt i koncernen för rapport till aktieägarna.
Metod vid beräkning av Gemensamma kostnader Efter analys och planering framkom olika inriktningar i arbetet.
- Efterkalkylering av Gemensamma kostnader, för att kontrollera om den verkliga kostnaden är jämförbar med den kalkylerade kostnaden.
- Verifiera de nyckeltal som används av kalkylator och entreprenadchef och vid behov uppdatera dessa.
§ Summa GK är i storlek cirka 30 procent av Summa MK.
§ Summa GK utgör 10-12 procent av Summa anbudskalkyl.
- Ta fram nya detaljerade nyckeltal för de resurskonton som är svåra att kalkylera.
Bakgrundsmaterial som använts för arbetet är:
- Projektens slutsida från anbudskalkylen.
- Resurssammanställning över GK, uppdelat i resurskontonummer uttaget ur MAP.
- e-Analys.
- NCC kontoplan K98.
- Informationssökning via Internet.
Uppgifter angående byggtid, yrkesarbetartimmar och byggnadsyta har delgivits av platschef eller arbetsledare vid projektet.
Genom att vistas på NCC kontor och i dess miljö har intervjuer, kontroller och diskussioner genomförts över tiden. De nyckelpersoner som har funnits tillgängliga är Entreprenadchef, kalkylatorer och platschefer. Platschef som ej varit anträffbar har meddelat uppgifter via mejl.
Efterkalkylering av Gemensamma kostnader
Analys har genomförts av innehållet i slutsidan och de ingångsvärden som ska användas.
På slutsidan ingår i vissa fall Markentreprenad, Installationsentreprenader och interna
underentreprenader i kalkylerad anbudssumma. Dessa kostnader är ej av gemensam karaktär och har därför dragits bort vid beräkning och jämförelse av summorna för GK.
För att erhålla rätt underlag för Gemensamma kostnader ur e-Analys, sorterades resurskonton tillhörande Mängdkostnader (MK) bort.
Därefter granskades varje enskilt resurskonto som tillhör Gemensamma kostnader ner till fem positioner, dess lägsta nivå.
Genom att ta bort fakturor som ska belasta Mängdkostnader och fördela om fakturor till rätt konto för Gemensamma kostnader kunde ett underlag för nyckeltal tas fram.
För sortering av fakturor mellan konton i GK krävdes en samsyn av respektive kontos innehåll. Samsynen bestod av att i detalj veta vilken kostnad som ska belasta respektive konto. Detta erhölls genom diskussion med kalkylatorerna. Beskrivning av Innehåll och fördelning av konton där osäkerhet kan uppträda redovisas enligt tabell 7.
Tabell 7. Beskrivning av innehåll i resurskonto.
K98 Aktivitet Innehåll
4631 Renhållning
Kostnader för transport och hyra av sopcontainer samt deponiavgifter.
531 Elförbrukning Fasta avgifter och förbrukningskostnad.
45180 Bearbetningsmaskiner
Gemensamma verktyg av typ skruvdragare, cirkelsåg och bilningsmaskin.
462
Entreprenad för allmänna hjälpmedel.
Entreprenader av tillfällig karaktär av typ ställnings-, etablerings och väderskyddsentreprenader.
46410 Handverktyg
Enklare verktyg av personlig karaktär av typ meterstock och slidkniv.
46420 Förbrukningsmaterial
Maskintillbehör och material som förbrukas vid användning av typ sågklinga, borr, pennor, tvål och tejp.
466 Hyresmaterial
Material till entreprenad för allmänna hjälpmedel, samt material av typ verktygscontainer och bockar.
623 IT-kostnad
Köp av tillbehör och avtalad avgift för administration inom NCC. Debiterar varje tjänsteman på byggprojektet.
Vid de projekt där det genomförts ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA), påverkar dessa arbeten belastningen av alla konton, både för MK och GK. Detta beror på att beställningar av material, användning av maskiner, el, bodar med mera belastar entreprenörens konton.
Denna extra intäkt och kostnad redovisas endast på sammanställningen för projektet (tabell 5) och kan därför inte sorteras per resurskonto.
I rapporten har detta lösts genom att dra bort motsvarande del, procentsats, som fakturering av ÄTA utgör på totala fakturerade summan från de Gemensamma kostnaderna (Bilaga 1).
Lönen för Yrkesarbetarna särkalkyleras vid beräkning av MK och GK, men i e-Analys har det inte varit möjligt att skilja på dessa kostnader.
Lönekostnader som ska belasta Gemensam kostnad har beräknats utifrån kalkylerad kostnad.
Den kalkylerade lönekostnaden räknas upp med en faktor som motsvarar den totala ökningen av lönekostnaden för yrkesarbetare jämfört med den kalkylerade (Bilaga 1).
Speditionsavgifter för leverans av material är med vid kalkyleringen, som ett pålägg på materialet i beräkning av MK. Kostnaden redovisas däremot under resurskonto; 57110 Bilfrakter. Denna kostnad har sorterats bort från Gemensamma kostnader.
Verifiering av nuvarande nyckeltal
Jämförelse mellan summan för GK och kalkylerad anbudssumma har genomförts på slutsidan för respektive projekt.
För att erhålla utfallet för summa GK har slutsidans struktur uppgifter använts.
Vid summering av utfall har konton för riskkostnader tagits bort från GK. Dessa finns sedan med vid beräkning av total projektkostnad. Kostnader för Markentreprenader och
Installationsentreprenader har eliminerats för att anbudskalkylerna ska ha samma ingångsvärde.
För framtagning av utfallande summa MK har sidan med projektsammanställning (Tabell 5) använts. Vid beräkningen har resurskonton 41, 42 och 43 summerats och därefter räknats upp med tillägget för felkontering enligt tabell 10.
Nya nyckeltal
Nyckeltal beräknas genom att utvärdera valda belastningskontons utfall i kostnader mellan olika projekt. Genom jämförelse mellan kostnaderna på kontot och analys av projektet kan olika slutsatser dras och därefter kan ett rimligt nyckeltal erhållas som anses gällande.
Nyckeltalen har beräknats utifrån de värden som alltid följer ett projekt och de är tidsåtgång i form av antalet byggnadsdagar eller yrkesarbetartimmar och byggnadens area.
IT-kostnaden är en fast administrativ kostnad som grundas på antalet tjänstemän. Därför bör detta vara en post som är enkel att kalkylera. Undersökningen har dock visat på stora
skillnader i kalkyl och utfall, och därför kvalificerar denna post in sig som ytterligare ett konto.
Avvikande värden i tabell 9 är eliminerade vid medelvärdesberäkning av nyckeltal.
Resultat
I tabell 8 redovisas kalkylerade kostnader/utfall och procent på jämförelseverktygen för kalkylator och Entreprenadchef.
Tabell 8. Jämförelse av GK
Resultat medel Utfall Kalkyl Utfall Kalkyl Utfall Kalkyl Utfall Kalkyl Utfall Kalkyl
% GK av slutkostnad (utfall) 23,2% 14,4% 14,4% 23,9% 14,8% 17,47%
% GK av anbudssumman
(kalkyl) 20,7% 14,3% 11,5% 23,1% 13,5% 16,97%
% GK av MK (utfall) 32,0% 21,3% 19,7% 32,5% 18,0% 24,33%
% GK av MK (kalkyl) 31,4% 20,2% 14,8% 33,2% 20,2% 23,94%
OKQ8 Väse Ulleberg Swedecraft
Vargbro skolan
I Tabell 9 redovisas resultatet av kostnader för valda konton.
Tabell 9. Utfall och kalkylerade kostnader för utvalda resurskonton.
K98 Aktivitet
Utfall Kalkyl Utfall Kalkyl Utfall Kalkyl Utfall Kalkyl Utfall Kalkyl Summa GK/m² (kr/m²) 1 835 1 662 1 080 841 905 694 1 862 1 740 1 000 838 Summa GK/dag (kr/bd) 13 325 12 069 12 451 10 347 6 335 6 583 27 517 25 894 15 316 14 360
4631 Renhållning/m² (kr/m²) 71 i.u 91 23 i.k 0 32 36 31 18
Renhållning/dag (kr/bd) 514 i.u 1 052 286 i.k 0 473 536 476 303
531 Elförbr/Yrkesarb.tim (kr/tim) 27 i.u 2 4 i.k 0 17 12 15 10
Elförbr/dag (kr/m²) 81 i.u 8 21 i.k 0 89 55 43 18
Elförbr/dag (kr/bd) 590 i.u 97 256 i.k 0 1 335 821 660 301
45180 Bearbetningsmask (kr/yarb.tim) 12 i.u 15 11 12 4 9 18 5 16
Bearbetningsmask (kr/m²) 36 i.u 82 36 57 15 46 83 14 27
Bearbetningsmask (kr/bd) 265 i.u 945 438 397 140 684 1 232 209 470
462 Entrepr allm hjälpmedel (kr/yarb.tim) 7 i.u 14 41 18 3 6 23 17 44
Entrepr allm hjälpmedel (kr/m²) 21 i.u 77 128 81 13 31 105 49 75
Entrepr allm hjälpmedel (kr/bd) 156 i.u 883 1 579 569 119 456 1 565 753 1 279
46410 Handverktyg, redskap (kr/yarb.tim) 1 i.u 1 4 0 4 0 3 1 5
Handverktyg, redskap (kr/m²) 3 i.u 6 11 1 15 1 14 3 8
Handverktyg, redskap (kr/bd) 20 i.u 65 140 4 142 11 205 38 136
46420 Förbrukningsmtrl (kr/yarb.tim) 3 i.u 4 3 1 4 7 5 3 3
Förbrukningsmtrl (kr/m²) 9 i.u 20 8 5 15 38 23 9 5
Förbrukningsmtrl (kr/bd) 67 i.u 232 100 37 0 562 342 137 92
466 Hyresmaterial (kr/yarb.tim) 26 i.u 13 8 21 11 45 23 20 29
Hyresmaterial (kr/m²) 78 i.u 47 26 95 45 240 106 56 49
Hyresmaterial (kr/bd) 567 i.u 805 324 589 429 3 477 1 576 861 847
623 IT-kostnader (kr/bd) 304 i.u 326 42 270 178 363 406 557 317
i.k = ingen kostnad Not. De poster som är markerade i.k har inga kostnader fallit ut på grund av entreprenadform
De poster som är markerade i.u har inga underkonton kunnat analyseras
OKQ8
i.u = ingen uppgift
Väse Ulleberg Swedecraft
Vargbro skolan
bd =byggnadsdag, yarb.timme = yrkesarbetartimme
I tabell 10 redovisas kostnadsbelastning på GK vid felkontering av Platschef.
Tabell 10. Jämförelse av fakturerat GK
Projekt %
OKQ8 37%
Vargbroskolan 17%
Swedecraft 24%
Ulleberg 26%
Väse 17%
2 191 152 1 625 905 565 248
4 605 366 3 801 173 804 193
12 176 852 10 102 095 2 074 757
681 181 515 558 165 623
6 705 018 4 201 831 2 503 187
Fakturerat utfall (kr) Justerat utfall (kr) Differens (kr) Jämförelse mellan rätt- och felkonterat utfall GK (inkl. ÄTA, exkl. löner)
Vid en kontroll hos NBS [8], angående deras krav på leverantörsfakturor, framkom en tveksamhet angående förfarandet.
På frågan om deras krav på märkning av faktura med resurskontonummer skulle vara leverantörens resurskonto eller NCC resurskonto visste inte NBS kontaktperson vad som avsågs.
Analys
Kalkylering av Gemensamma kostnader
I boken Byggstyrning [5] anges att produktionsplanering ska genomföras innan eller i samband med kalkylering av MK och GK. NCC arbetar utifrån att detta ger en för hög kostnad som inte kan kompenseras, och därför genomför Platschefen produktionsplaneringen i efterhand och endast på de projekt NCC fått beställning på. Som tidigare har beskrivits får Platschefen summan för de gemensamma kostnaderna som kostnadsram vid upprättande av produktionskalkylen.
Konsekvensen av detta kan reflekteras över i Tabell 9.
I tabellen redovisas utfall och kalkyl och även om endast några enstaka konton redovisas får detta ett motsvarande genomslag på övriga konton (se Bilaga 1).
Eftersom skillnaden är så stor är det svårt att se nyttan med en kalkylering av GK och det kostar resurser i form av dubbelt arbete.
Skillnaden mellan utfall och kalkylerad kostnad (Tabell 8) är vid medelberäkning endast 0,5 procent.
Visar detta resultat att GK var bra beräknad? – Nej, det visar bara att alla pengar användes och att Platschefen förbrukar den tilldelade ram han fått.
Platscheferna har olika resurser med sig in i projekten i form av bearbetningsmaskiner, egna kranförare och egna transportmöjligheter. Det skapar osäkerhet i kalkylunderlaget och gör det svårt för kalkylatorn att bedöma hur stor kostnad som ska kalkyleras på olika konton.
Om det inte blir den Platschefen som kalkylen är beräknad utifrån finns ingen kranförare eller extra maskiner att tillgå, vilket inte bara spräcker budgeten, utan även ger tilldelad Platschef ett ogynnsamt utgångsläge.
Enligt Thomas Boman kan det maximala utnyttjandet av GK kringgås, genom att Platschefen inte tar del av kalkylerad kostnad för projektet, utan gör en produktionskalkyl från början.
Verifiering av nuvarande nyckeltal
Vid en medelvärdesberäkning av Gemensamma kostnader hamnar resultatet mycket över de 10-12 procent Entreprenadchefen har som nyckeltal vid en jämförelse av kostnader (Tabell 8).
Anledningen till den stora skillnaden ligger i projekten Idrottshallen i Väse och
Vargbroskolan. Efter en diskussion med Entreprenadchefen om underlaget har slutsatsen dragits att Vargbroskolan är ett objekt av mycket speciell karaktär och detta har haft en stor inverkan på kostnaderna för GK. För Idrottshallen i Väse upptäcks ingen enskild eller enkel förklaring till den höga kostnaden och därför kan detta objekt ses som en avvikelse.
Denna analys föranleder en revidering av resultatet, där projekten Ulleberg, Swedecraft och OKQ8 bildar utgångsvärdet för nyckeltalen.
På samma sätt kan resultatet för kalkylatorernas nyckeltal analyseras.
Även här skiljer sig Idrottshallen i Väse och Vargbroskolan från de övriga projekten. Om en motsvarande analys genomförs, kan noteras att dessa projekt, som har högsta kostnaden för GK, är närmast de 30 procent kalkylatorerna har som nyckeltal.
Projekten Ulleberg, Swedecraft och OKQ8 bildar utgångsvärdet för nyckeltalen och
Idrottshallen i Väse och Vargbroskolan är avvikelser. Detta antagande ger nyckeltal som kan anses som gällande för projekt av normal karaktär (Tabell 11).
Tabell 11. Analyserade nyckeltal.
Nuvarande nyckeltal Resultat nyckeltal
GK av slutkostnad 14-15 %
GK av anbudssumma 10-12 %
GK av MK (utfall) 18-22 %
GK av MK (kalkyl) 30 %
För komplicerade projekt bör Entreprenadchefens nyckeltal höjas från 14-15 procent till 23- 24 procent, medan kalkylatorerna kan behålla sitt nyckeltal på cirka 30 procent vid en jämförelse mot Mängdkostnaderna.
Nya nyckeltal
Det har varit svårt att ta fram ett exakt nyckeltal som representerar kostnaden för en resurs. En exakt angivelse av nyckeltal har en stark anknytning till några få projekt och kan därför ge ett felaktigt värde. Nyckeltalen redovisas därför vid behov med ett spann.
Vid beräkningarna av nyckeltal användes olika ingångsvärden, i form av tid eller area. I många fall var differenserna för stora och kunde därför inte väljas som nyckeltal.
En felkälla som uppkom vid beräkning var att om tiden ökar i utfall jämfört med kalkylerad tid, minskar kostnad per timme eller dag i beräkning av nyckeltal. Dessa nyckeltal kan endast användas vid framtagning av nyckeltal för utfall och ej vid en jämförelse mellan kalkylerad kostnad och utfall.
Tabell 12. Beräknade nyckeltal
K98 Aktivitet Nyckeltal Projekttyp
Summa GK/m² (kr/m²) 1000 - 1800 kr/m² Projektberoende 4631 Renhållning/dag (kr/bd) 470 - 480 kr/bd Nybyggnation
531 Elförbrukning/dag (kr/bd) 600-700 kr/bd Hallbyggnation 45180 Bearbetningsmaskiner (kr/yarb.tim) 10-12 kr/yarb.tim Projektoberoende
462 Entrepr för allm hjälpmedel (kr/bd) 450 - 750 kr/bd Projektoberoende 46410 Handverktyg, redskap (kr/yarb.tim) 1 kr/yarb.tim Projektoberoende Handverktyg, redskap (kr/m²) 3 kr/m² Projektoberoende 46420 Förbrukningsmtrl (kr/yarb.tim) 3 - 4 kr/yarb.tim Projektoberoende
466 Hyresmaterial (kr/bd) 550 - 850 kr/bd Nybyggnation 623 IT-kostnader (kr/bd) 300 - 360 kr/ bd Projektoberoende
Utifrån analysen som gjordes i stycket; Kalkylering av gemensamma kostnader, kan spridningen i nyckeltalet för Summa GK/m2härledas till ett beroende av projektets komplexitet. Därmed bör nyckeltalet även revideras till att den lägre kostnaden bör vara gällande för ett objekt av normal karaktär, medan den högre kostnaden är mer lämpad som ett nyckeltal vid projekt av mer komplex karaktär.
Nyckeltalet för renhållning, som innehåller kostnader för avfallshantering, har beräknats som gällande för nybyggnation. Ombyggnadsprojekt har en högre kostnad för renhållning eftersom rivning för ombyggnad skapar avfall. Idrottshallen i Väse är dyrare än ett nybyggnadsprojekt på grund av inslag av viss ombyggnation, vilket innebär att den lägre kostnaden kan användas som nyckeltal. Stora ombyggnadsprojekt bör påföras dubbel kostnad för renhållning.
Elkostnaderna är svåra att bedöma för kalkylatorerna. Det är flera olika aktiviteter som förbrukar el och typ av objekt har stor betydelse för utfallet. De enskilt största förbrukarna är fast kran samt uppvärmning och uttorkning. Angivelsen i Tabell 12, att nyckeltalet anses gällande för projekt av typ hallbyggnad, grundar sig på att uppvärmningen kräver mindre resurser än uppvärmning av en byggnad uppdelad i flera olika sektioner.
Om objektet kräver uppvärmning eller uttorkning under vintern och inte är av halltyp bör nyckeltalet ökas med 50-100 procent.
Nyckeltalet Entreprenader för allmänna hjälpmedel är mycket svårt att ta fram ett värde på och det har inte varit möjligt att härleda behovet av olika entreprenader till att vara gällande för alla projekt. I detta fall bör nyckeltalet användas som ett mycket grovt verktyg vid en uppskattning av kostnader.
Variationerna i kostnaderna för aktiviteten beror på att entreprenaderna är direkt knutna till respektive objekt och kan skilja stort i både antal och innehåll. Som exempel kan nämnas att för Swedecraft – Hjälpmedel för allmänna entreprenader (Tabell 5) är det endast
ställningsarbete som ingår. Vid ett litet jobb får entreprenader stort utfall i nyckeltalen eftersom detta blir en hög kostnad i förhållande till anbudssumman.
IT-kostnaden är 3500 kronor per månad och tjänsteman. Trots detta är skillnaden i kalkylerad kostnad och utfallen kostnad stor. Efter en diskussion med Thomas Boman kan detta bero på en tröghet i systemet.
Om det överförs personal mellan olika projekt följer inte belastningen av kostnaden med. Det är även svårt i kalkylskedet att veta hur många tjänstemän som kommer att ingå i projektet. I vissa fall har Platschefen viss handlingsfrihet att ta in personal utöver personalplaneringen.
Nyckeltalet på 300-360 kronor/byggnadsdag kan dock vara till hjälp för kalkylavdelningen att kalkylera vid osäkert underlag.
De nyckeltal som ej står omnämnda i text kan användas enligt tabell.
Kostnaden för frakt är medtagen i kostnadsberäkning av MK.
Felkällor
Vid bortsortering av resurskonto tillhörande Mängdkostnader kan det ha funnits fakturor som tillhörde Gemensamma kostnader bland dessa konton.
På grund av mängden resurskonton kan fakturor ha sorterats fel vid beräkning av detaljerade nyckeltal.
Tabell 13. Jämförelse speditionskostnad med kostnad för MK material
Projekt Väse Ulleberg Swedecraft Vargbroskolan OKQ8
Procentuellt utfall spedition av MK material 0,9% 1,2% 0,5% 1,7% 0,3%
En analys av Tabell 13, som utvisar speditionskostnaderna i förhållande till
Mängdkostnaderna, visar att kostnaderna troligen påverkas av lokaliseringen. Projekten Swedecraft och OKQ8 är lokaliserade inom tätort och deras kostnader kan antas vara gällande som riktmärke. Idrottshallen i Väse och Vargbroskolans ökade kostnader för frakt kan
härledas till ett geografiskt avstånd från olika materialleverantörer. Ulleberg anses vara avvikande från övriga projekt eftersom den höga kostnaden bedöms bero av en stor andel ändrings- och tilläggsarbeten. ÄTA är en oplanerad verksamhet, vilket innebär att kostnaderna ökar på grund av extra avgifter för expressfrakter. Detta resultat kan utgöra ett underlag för Platschefens vid kalkylering av Produktionskalkylen.
Efterkalkylering och Uppföljning
En förutsättning för att kontinuerligt kunna följa upp enstaka kostnadsområden, så som MK och GK, krävs det att underlaget är lätt att tolka.
Det sättet som är enklast för utvärderaren, är att när Platschefen fördelar kostnaderna på rätt resurskonto även gör indelning i vad som är en Mängdkostnad och vad som är en Gemensam kostnad. Till exempel ska en yrkesarbetartimme eller ett basbyggnadsmaterial delas olika beroende på om det är arbete med etablering av kontorsbod eller sättande av väggregel.
Det sättet som är enklast för Platschefen är att utvärderaren beräknar oredovisade poster av typ yrkesarbetarlön och byggbasmaterial (på samma sätt som i denna rapport) och på så sätt kan följa upp dessa poster. Detta kräver dock att Platschefen har konterat fakturorna på rätt konto.
Att planera produktion och upprätta en produktionskalkyl i efterhand förklarar skillnaden i kalkyl och utfall. Skillnaden visar samtidigt på stora differenser i uppfattning om resursbehov på en byggarbetsplats mellan kalkylavdelning, Entreprenadchef och Platschef.
NCC Construction i Karlstad har tidigare inte haft någon organiserad uppföljning eller efterkalkylering av kostnader. En vidare analys av underlag för rapporten och arbetssätt på NCC kontor ger signaler om att endast kontroller av pågående verksamhet utförs.
Kontroller av detta slag ger endast ett aktuellt underlag vid just den tidpunkten de utförs och åtgärderna berör endast det aktuella problemet. De ger ingen återföring av resultat, mellan olika ansvarsområden, med syfte att förbättra kalkylarbetet.
Återföring av resultat till kalkylatorer ger möjlighet för uppdatering av nyckeltal om det visar avvikande utfall. Detta minskar dubbelarbete och skapar mer tid för både kalkylavdelningen och Platschefen.
Om det inte sker en fortlöpande återrapportering eller utvärdering i en organisation uppkommer risken att planering av arbetet baseras på inaktuella eller felaktiga värden.
Detta skulle kunna vara ytterligare en orsak till den stora skillnaden mellan kalkylerade Gemensamma kostnader och utfall.
Att genomföra utvärderingar och jobba med kvalitetsförbättringar är ett arbete som måste påbörjas och styras högt upp i en organisation. För att nå framgång behöver hela
organisationen se nyttan med de förändringar som genomförs. Därför krävs det en stor öppenhet i organisationen, med tydliga syften och mål, varför man har uppföljning av projekten och vilket resultat som vill uppnås.
I NCCs fall finns risken att Platscheferna ser en utvärdering med efterföljande åtgärder som ett hot mot deras sätt att arbeta, men även att deras flexibilitet och handlingsfrihet blir begränsad under ett projekts genomförande.
Här bör det arbetas fram en strategi där alla kan vara nöjda någon gång, men även vara beredda på att genomföra ett arbete med mindre marginaler. Detta är särskilt viktigt i lågkonjunktur då konkurrensen är stor.
Den uppföljning av fakturor som genomförs på NCC består till stor del av att kontrollera riktigheten hos fakturan och att den är attesterad. Därefter kan en grov jämförelse mellan intäkter och kostnader utföras. Utfallet av kostnader mot budget under projektets
genomförande har endast Platschefen tillgång till, eftersom det är direkt kopplat mot produktionskalkylen.
