Bilaga Kommunledningskontoret
2014-11-24
Bo Johansson Sidan 1 av 2
arkivarie 08-579 216 51
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2014/0642 KS-1 Diariekod: Diariekod: 034
Delegation för kommundirektören angående inköp av e-arkiv
1. Juridiska krav
En utbyggd digitaliserad handläggning ställer samma krav på arkivering och bevarande för framtiden som en traditionell arkivering på papper. Digital information/allmänna handlingar ska, precis som pappershandlingar, kunna lämnas ut vid begäran. Då måste informationen vara möjlig att söka fram.
Med en traditionell arkivering på papper/mikrofilm också av digital information ökar risken att kommunen inte kan tillgodose dessa krav.
En traditionell pappersarkivering i kombination med en digital dokument- och ärendehantering ökar dessutom risken för informationsförluster i samband med överföring till papper. Det finns risk för att handlingar inte blir arkiverade eftersom det inte går att hantera dem i pappersform. Om endast vissa handlingar i ett ärende arkiveras redovisar de inte hela bilden av handläggningen och bakgrunden till besluten.
I bästa fall finns då handlingarna kvar hos en handläggare eller i ett IT- system. Men om IT-systemet läggs ner, uppgraderas, flyttas mellan olika förvaltningar eller ersätts av ett annat IT-system är risken stor att
handlingarna försvinner eller till och med förstörs. Ansvariga lever i tron att de finns arkiverade eftersom det finns en pappersakt i arkivet.
Men även om handlingarna finns kvar hos en handläggare blir de svåra att återsöka och lämna ut enligt offentlighetsprincipen. Risken är då uppenbar att kommunen inte kan leva upp till offentlighetsprincipens krav på
utlämnande av en allmän handling.
Att ha kvar gamla handlingar, vars personuppgifter inte är uppdaterade eller gallrade i ett verksamhetssystem, strider mot personuppgiftslagen.
Personuppgifter som hanteras skall vara aktuella. Enda undantaget är uppgifter som omhändertagits för arkivering. Detta är därför ytterligare ett skäl till att handlingarna måste omhändertas för slutarkivering i ett särskilt avpassat IT-system.
2 Verksamhetsmässiga
För en handläggare finns ett tydligt behov/krav på att arkivet är tillgängligt och på ett enkelt och snabbt sätt kan förmedla begärda uppgifter/handlingar.
Om så inte är fallet är det stor risk att en handläggare lagrar handlingar i sin hemkatalog med åtföljande kostnader. Det kan också medföra att
handläggaren inte ”bryr sig” om att använda arkivet eftersom det tar för lång
2014-11-24
Dnr. 2014/0642 KS-1 Sidan 2 av 2
tid. Ett traditionellt pappersarkiv har mycket svårt att klara servicekraven gentemot en digitaliserad dokument- och ärendehantering.
Indirekt kan också e-arkivet bidra till att kommunen ger medarbetare bra och ändamålsenliga arbetsredskap. Dagens medarbetare förväntar sig att arbeta i en digital miljö och att handlingarna också är digitala.
Bo Johansson
