Revidering av Södermöre kommundelsförvaltningsdokumenthanteringsplaner

(1)

Södermöre kommundelsförvaltning Förvaltningskontoret Adress Harbyvägen 3, 388 32 LJUNGBYHOLM │ Besök Tel 0480-45 00 00 vx │ Fax │martin.westbrandt@kalmar.se

Handläggare Datum Ärendebeteckning

Martin Westbrandt 2021-03-29 SKDN 2021/0030

52904

Södermöre kommundelsnämnd

Revidering av Södermöre kommundelsförvalt- ningsdokumenthanteringsplaner

Förslag till beslut

Södermöre kommundelsnämnd beslutar att godkänna reviderade dokumenthanteringsplaner för central respektive lokal administration.

Bakgrund

Södermöre kommundelsnämnd beslutade den 4 december 2000 om dokumenthanteringsplaner för sin verksamhet. Planerna har härefter reviderats vid ett flertal tillfällen.

Den 13 januari 2015 antog kommunstyrelsen en kommungemensam dokumenthanteringsplan för inkomna, upprättade samt förvarade handlingar inom områdena allmän administration, personal, ekonomi och projekt. Södermöre kommundelsförvaltnings dokumenthanteringsplaner omfattar därmed endast gallrings- och arkivregler för dokument inom Södermöre kommundelsnämnds verksamhetsområden.

Revideringen av dokumenthanteringsplanerna har skett i samråd med kom- munarkivarie Magdalena Salomonsson.

Lena Thor Martin Westbrandt

Förvaltningschef Verksamhetsutvecklare

Bilagor

Dokumenthanteringsplan – Central förvaltning Dokumenthanteringsplan – Lokal förvaltning

(2)

Fastställt av Dokumentansvarig Datum

Förvaltningschef Lena Thor Verksamhetsutvecklare Martin Westbrandt 2021-05-19 1 (3)

Dokument- och ärendehantering

Dokumenthanteringsplan – Central förvaltning

Anvisningar

Varje myndighet ska ha en uppdaterad dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar och hur de ska hanteras. Det är alltid myndigheten som beslutar om allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar får gallras, dvs förstöras. Om nya gallringstider upptas eller om en nytillkommen handling ska gallras måste detta upp i nämnden för beslut.

Södermöre kommundelsnämnds centrala dokumenthanteringsplan beskriver gallrings- och arkivregler för handlingar som hanteras på förvaltningskontoret.

Gallrings- och arkivregler för handlingstyper som hanteras av alla myndigheter i kommunen inom områdena allmän administration, personal, ekonomi och projekt finns i den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen.

• Gallras vid inaktualitet innebär att informationen kan gallras då den inte längre behövs för verksamhetens behov (att gallra betyder att förstöra).

• Gallras 1, 2, 3, 5 eller 10 år innebär att informationen ska finnas kvar i 1, 2, 3, 5 eller 10 kalenderår efter det att informationen skapades.

• Bevaras innebär att informationen ska finnas kvar för all framtid – informationen bevaras på enheten fem år efter det år informationen skapades och överlämnas härefter till kommunarkivet.

• Handlingar som diarieförs och skannas in i Public 360 förvaras endast digitalt. Undantag sker då handlingar där underskrift krävs pga. krav i lagstift- ningen, omfattande handlingar och om handlingens format inte lämpar sig för skanning.

(3)

Södermöre kommundelsnämnd Förvaringsplats

Bevaras Gallras Anmärkning

Handlingar ^Diariet ^Närarkiv

Protokoll

Anteckningar från chefsmöten X X

Ledningens genomgång, anteckningar och bilagor X X

Elevhälsa

Ansökan (intern) och beslut om tilläggsbelopp X Vid inakt

Uppföljning (intern) av tilläggsbelopp X Vid inakt

Ansökan (extern) och beslut om tilläggsbelopp samt i förekom-

mande fall uppföljning av tilläggsbelopp X X

Beslut (extern) om tilläggsbelopp för barn med omfattande behov

av särskilt stöd - extraordinära stödåtgärder X X

Beslut om mottagande av elev i grundsärskolan X X

Beslut om att gå över till grundskola från grundsärskola X X

Skolpliktsanmälan, utredning och beslut X X Elevens och/eller vårdnadshavarens

beskrivning av orsaker till frånvaron ingår Ekonomi

Barn- och elevmätningar X Vid inakt

Garantibevis X Efter utgång

Kontrakt/Avtal

Tillståndsgivning av enskild barnomsorg, original X X

Tillståndsgivning av enskild barnomsorg, underlag X 2 år

Checklista för tillsyn av enskild verksamhet inom förskola X Vid inakt

Informationsmaterial - Egenproducerat

Södermöre kommundelsnytt X X

Övrigt informationsmaterial producerat av Södermöre kommun-

delsförvaltning X X

(4)

Övrigt

Inkomna anmälningar till huvudmannen om kränkande behand-

lingar på enheterna X Bevaras i digitala stödet Draftit

Kontroll av lagefterlevnad, kopia X 1 år

Bokningsschema - anläggningar X 2 år

(5)

Fastställt av Dokumentansvarig Datum

Förvaltningschef Lena Thor Verksamhetsutvecklare Martin Westbrandt 2021-05-19 1 (25)

Dokument- och ärendehantering

Dokumenthanteringsplan - Lokal förvaltning Anvisningar

Varje myndighet ska ha en uppdaterad dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar och hur de ska hanteras. Det är alltid myndigheten som beslutar om allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar får gallras, d.v.s. förstöras. Om nya gallringstider upptas eller om en nytillkommen handling ska gallras måste detta upp i nämnden för beslut.

Södermöre kommundelsförvaltnings lokala dokumenthanteringsplan beskriver gallrings- och arkivregler för handlingar som hanteras inom:

- Pedagogisk verksamhet; förskola, förskoleklass, grundskola och fritidshem.

- Äldreomsorgsverksamhet; vård- och omsorgsboende och hemtjänst.

- Kultur- och fritidsverksamhet.

Gallrings- och arkivregler för handlingstyper som hanteras av alla myndigheter i kommunen inom områdena allmän administration, personal, ekonomi och projekt finns i den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen.

Handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter ska alltid registreras/diarieföras - det framgår inte alltid i dokumenthanteringsplanerna eftersom det är innehållet i handlingen som avgör om den måste registreras eller inte.

Handlingarna sorteras antingen i diarieplanordning eller systematiskt, dvs. i kronologisk ordning (t.ex. januari-december där januari är placerat överst), personnummerordning (t.ex. 950101–961231 där 950101 är placerat överst), alfabetisk ordning, klassordning, avdelningsordning och gruppordning.

(6)

• Gallras vid inaktualitet innebär att informationen kan gallras då den inte längre behövs för verksamhetens behov (att gallra betyder att förstöra).

• Gallras 1, 2, 3, 5 eller 10 år innebär att informationen ska finnas kvar i 1, 2, 3, 5 eller 10 kalenderår efter det år informationen skapades.

• Bevaras innebär att informationen ska finnas kvar för all framtid - informationen bevaras på enheten fem år efter det år informationen skapades och överlämnas härefter till kommunarkivet. Handlingar som diarieförs och skannas in i Public 360 behöver ej skrivas ut i pappersformat.

• Bevaras B¹ innebär gällande:

- Elevmapp - överlämnas till kommunarkivet 1 år efter avslutad skolgång inom det obligatoriska skolväsendet. Handlingarna innehåller sekretesskyddade uppgifter enligt Offentlighets- och sekretesslagen 23 kap, 2 § avseende förskoleklass, grundskola, grundsärskola eller enligt 23 kap, 5 § avseende fritidshem.

- Barnmapp - överlämnas till kommunarkivet 2 år efter avslutad förskola. Handlingarna innehåller sekretesskyddade uppgifter enligt Offentlighets- och sekretesslagen 23 kap, 1 §.

Handlingar som tillhör barnmapp/elevmapp ska förvaras både digitalt (diariet) och i pappersformat (personnummerordning).

Originalhandlingar sparas i barnmapp/elevmapp.

* Med avslutad skolgång menas avslutad skolgång inom det obligatoriska skolväsendet (grundskola/särskola)

(7)

Innehållsförteckning

Dokumenthanteringsplan - Lokal förvaltning ... 1

Anvisningar ... 1

1. Pedagogisk verksamhet (förskola, förskoleklass, grundskola, fritidshem och grundsärskola) ... 5

1.1 STYRNING OCH LEDNING ... 5

1.1.1 Protokoll ... 5

1.1.2 Styrdokument ... 5

1.2 STÖDVERKSAMHET ... 5

1.2.1 Ekonomi ... 5

1.2.2 Personal ... 6

1.2.3 Korrespondens ... 6

1.2.4 Kontrakt/avtal ... 6

1.2.5 Skolskjuts ... 6

1.3 FÖRSKOLA/SKOLA/FRITIDS ... 7

1.3.1 Elevregistrering... 7

1.3.2 Betygsdokumentation ... 8

1.3.3 Nationella prov/testmaterial ... 8

1.3.4 Individuell utvecklingsplan ... 9

1.3.5 Särskola ... 9

1.3.6 Barnomsorg... 10

1.3.7 Övriga handlingar förskola/skola/fritids ... 11

1.4 ELEVHÄLSA ... 13

1.4.1 Pedagogiska- och elevvårdande insatser ... 13

1.4.2 Elevhälsans medicinska insats - EMI ... 17

1.5 ÖVRIGT ... 17

2. Dokumenthanteringsplan för Kultur- och fritidsverksamhet (bibliotek och fritidsgårdsverksamhet) ... 20

2.1 Biblioteksverksamhet ... 20

(8)

2.2 Fritidsgårdsverksamhet ... 20

3. Dokumenthanteringsplan för äldreomsorgsverksamhet (vård- och omsorgsboende och hemtjänst) ... 21

3.1 PERSONAKT SoL ... 21

3.1.1 Handlingar tillhörande handläggningsprocessen ... 21

3.1.2 Handlingar under genomförande av insatser ... 23

3.2 ÖVRIGA FÖRVALTNINGSSPECIFIKA HANDLINGAR ... 25

3.2.1 Anordna särskilt boende ... 25

3.2.2 Begäran om sekretesskyddade handlingar SoL ... 25

3.2.3 Handlingar knutna till allmän administration inom äldreomsorgen ... 25

(9)

1. Pedagogisk verksamhet (förskola, förskoleklass, grundskola, fritidshem och grundsärskola)

Handlingar Dia-

riet Närarkiv

1.1 STYRNING OCH LEDNING 1.1.1 Protokoll

Bilagor till elevhälsateamens protokoll innehållande sekretess-

uppgifter X B¹ Elevmapp

Protokoll/minnesanteckningar från brukarråd, elevråd, föräldra-

råd, arbetsplatsträff, kostråd eller motsvarande X X

Delegationsbeslut, kopia X Vid inakt Original skickas till Södermöre kommundels-

förvaltning 1.1.2 Styrdokument

Organisationsplan för förskola, förskoleklass, fritidshem, skola X X Likabehandlingsplan/plan mot diskriminering och kränkande

behandling X X

Lokala timplaner X X

1.2 STÖDVERKSAMHET 1.2.1 Ekonomi

Förteckning över fördelning av premier och stipendier X X

(10)

Handlingar Dia-

riet Närarkiv

1.2.2 Personal

Utdrag från belastningsregistret vid anställning Registerutdraget är giltigt under 1 år från utfär-

dandedatum. Originalet ska uppvisas men be- hållas av den enskilde

Utdrag från belastningsregistret vid mottagande av lärarstuden-

ter samt personer som går yrkesutbildning inom KomVux Registerutdraget är giltigt under 1 år från utfär-

dandedatum. Originalet ska uppvisas men be- hållas av den enskilde. VFU-samordnarna no- terar datum för uppvisande

Avvikelserapportering Time Care Pool (vikariepool) - kopia X Vid inakt Original till HR-specialist

Lärarlegitimation Kopia till KL-kontorets

1.2.3 Korrespondens

Protokollskopior, protokollsutdrag och annat arbets- eller informationsmaterial av tillfällig betydelse (ex. veckobrev, må- nadsbrev)

X Vid inakt

Inkommen reklam och broschyrer med reklamsyfte X Vid inakt

1.2.4 Kontrakt/avtal

Avtal om interkommunal ersättning X X

1.2.5 Skolskjuts

Ansökan och beslut om skolskjuts X X Innehåller växelvis boende, val av annan skola,

val av fristående skola, elev med funktionsned- sättning, trafikförhållanden längs skolväg samt uppdragskontrakt om skolskjuts genom så kal- lad självskjutsning.

Beställning av terminskort X 2 år

(11)

Handlingar Dia-

riet Närarkiv

1.3 FÖRSKOLA/SKOLA/FRITIDS 1.3.1 Elevregistrering

Elevkort X X Utdrag ur Procapita för åk 9 görs av aktuell en-

het. Om elev flyttar till annan kommun eller fristående skola görs utdrag med anteckning vart eleven flyttat

Klasslistor (även förskoleklass) med elevhändelser (in- och ut-

flyttningar) X X Listor med namn och personnummer

Klasschema X X Slutligt för varje läsår

Inflyttning och utflyttning av elev X X Gallras efter avslutad skolgång*

Fotokataloger X X

Frånvarorapporter X X - Gallras efter avslutad skolgång*

Förteckning över barn i fritidshem (en lista för augusti och en

för januari) X X

Uppgifter om nyanländ elev med annat modersmål än svenska X B¹ Elevmapp

Anmälan modersmålsundervisning/teckenspråksundervisning X X Gallras efter avslutad skolgång*

Elevförteckning, modersmålsundervisning och studiehandled-

ning X X Slutligt exemplar bevaras

Elevförteckning svenska som andraspråk X X

Uppgifter om elever på sjukhus X X Särskild undervisning på sjukhus - sekretess

(12)

Handlingar Dia-

riet Närarkiv

1.3.2 Betygsdokumentation

Betygskataloger, elever X X Förteckning över förkortningar och sifferkoder

bifogas till betygskatalogerna

Betygskopior X X Endast slutbetyg åk 9. Sorteras klassvis i per-

sonnummerordning med äldst överst

Skriftlig bedömning X X Bifogas efter berörd elevs slutbetygskopia

Sorteras klassvis i personnummerordning med äldst överst

Prövningsliggare, särskild prövning X X

Betyg efter prövning, kopia X X Kopia på det nya betyget läggs tillsammans

med elevens slutbetyg åk 9 1.3.3 Nationella prov/testmaterial

Elevlösningar i svenska och svenska som andraspråk (samtliga

delar) X X - Sorteras klassvis i personnummerordning

med äldst överst

- Oanvänt provhäfte bifogas

- Sekretesstiden för respektive prov framgår av informationen i anslutning till provet Elevlösningar i övriga ämnen (förutom svenska och svenska

som andraspråk) X X - Gallras 5 år efter provens genomförande

- Sekretesstiden för respektive prov framgår av informationen i anslutning till provet Sammanställningar av resultat från nationella prov i svenska och

svenska som andraspråk X X

Sammanställningar av resultat från nationella prov i övriga äm-

nen (förutom svenska och svenska som andraspråk) X X Gallras 5 år efter provens genomförande

(13)

Handlingar Dia-

riet Närarkiv

Testmaterial för att följa elevers språk-, läs- och skrivutveckling X B¹ Elevmapp

Endast testmaterial för elever där åtgärdspro- gram upprättats bevaras i elevmappen - testmaterial för övriga elever gallras vid inaktualitet

Elevlösningar från skriftliga tester och prov X Vid inakt Då betyg är satt och då tiden för omprövning

av betyg löpt ut Skolverkets bedömningsstöd i matematik och svenska/SVA

år 1-3, sammanställning X Vid inakt

Skolverkets bedömningsstöd i matematik och svenska/SVA

år 1-3, provresultat på elevnivå X 2 år

Kartläggningsmaterial i förskoleklass, sammanställning X Vid inakt

Kartläggningsmaterial i förskoleklass, provresultat på elevnivå X 2 år 1.3.4 Individuell utvecklingsplan

Individuell utvecklingsplan (IUP) - förskola X X Gallras 10 år efter avslutad förskola

Individuell utvecklingsplan (IUP) med skriftliga omdömen och

extra anpassningar - skola X X IUP fr.o.m. år 2009 upprättas i edWise - skrivs

ut på papper när eleven slutat årskurs 5.

Sorteras i personnummerordning med äldst överst

Individuell utvecklingsplan (IUP) med skriftliga omdömen -

förskoleklass X X Pappersformat

1.3.5 Särskola

Beslut om att påbörja utredning för mottagande i grundsärsko-

lan X X B¹ Elevmapp

(14)

Handlingar Dia-

riet Närarkiv

Social bedömning inför mottagande i grundsärskolan alternativt

gymnasiesärskolan X X B¹ Elevmapp

Vårdnadshavares medgivande om fullgörande av skolplikt i

grundsärskolan X X B¹ Elevmapp

Beslut om mottagande av elev i grundsärskolan X X B¹ Elevmapp

Handlingar från samordnare barn i behov av särskilt stöd

Beslut om att gå över till grundskola från grundsärskola X X B¹ Elevmapp

Handlingar från samordnare barn i behov av särskilt stöd

Beslut om skolplacering, klassplacering och ämnesområ-

den/ämnen för elev mottagen i grundsärskolan X X B¹ Elevmapp

Skriftliga omdömen X X Vid överlämnande av journaler och utredningar

sänds kopior, originalen bevaras i kommunen.

Intyg om genomgången utbildning X X

1.3.6 Barnomsorg

Utvecklingssamtal Sparas i edWise 10 år efter att barnet har slutat

i verksamheten. Gallras automatiskt.

Förteckning över barn i förskola och pedagogisk omsorg (en

lista för augusti och en för januari) X X

Placeringsavtal/placeringserbjudande X 3 år Gallras 3 år efter avslutad förskola/fritidshem

Barnschema X 3 år Inkommet barnschema via webben sparas i

Procapita och gallras vid inaktualitet

(15)

Handlingar Dia-

riet Närarkiv

Inkomstuppgift X 3 år Gallras 3 år efter ankomstdatum

Inkommen inkomstuppgift via webben sparas i Procapita

Närvarolista X 1 år Gallras 1 år efter inaktualitet

Uppsägning av plats X 3 år Inkommen uppsägning av plats via webben

sparas i Procapita

Ansökan om placering X 1 år - Gallras 1 år efter inaktualitet

- Inkommen ansökan om placering via webben sparas i Procapita

Uppgifter om nyanlänt barn med annat modersmål än svenska X X B¹ Barnmapp

Ansökan om att få betala med autogiro X Vid inakt

Ansökan/beslut - nedsättning av barnomsorgsavgift för person

som har ekonomiskt bistånd X X B¹ Barnmapp/elevmapp

Ansökan/beslut - nedsättning av barnomsorgsavgift för

barn/ungdom som tillfälligt är placerat utanför hemmet X X B¹ Barnmapp/elevmapp

Prövning av beslut gällande vistelsetid i förskola/fritidshem (an-

sökan om utökad tid) X X B¹ Barnmapp/elevmapp

Beslut gällande placering och vistelsetid i förskola/fritidshem

(utökad tid) X X B¹ Barnmapp/elevmapp

1.3.7 Övriga handlingar förskola/skola/fritids

Anmälan om att barn far illa X X B¹ Barnmapp/elevmapp

Individuella övergångsdokument Vid inakt EdWise

Verksamhetsöverlämning från förskola till förskoleklass X Vid inakt

Utvärdering av övergång mellan förskola och förskoleklass/fri-

tidshem X Vid inakt

(16)

Handlingar Dia-

riet Närarkiv

Förteckning över möjliga tillval X X

Handlingar angående ”språkval och elevens val” X X Noteras på elevbilden och sparas på elevkortet

Valblankett språkval/elevens val X Vid inakt

Handlingar rörande utflykt, bad, lägerskola samt studiebesök X X

Riskbedömning inför utflykt X X

Handlingar rörande konsert- eller teaterbesök eller andra kultu-

rella aktiviteter X Vid inakt

Rapportering av resor till kultur-, institutions-, idrottsbesök och

exkursioner enligt basplanerna X Vid inakt

Handlingar angående samverkan skola-arbetsliv X X

Barn- och elevinformation X Vid inakt Anhörigblankett

Förberedelse inför och minnesanteckningar från utvecklings-

samtal eller motsvarande X Vid inakt Under förutsättning av att uppgifter för upp-

följning m.m. dokumenterats i t.ex. åtgärdspro- gram

Ledighetsansökan från elev X X Gallras efter avslutad skolgång*

Lärarschema X 3 år

Meddelanden till föräldrar X Vid inakt

Elevenkäter, 1 ex av oifylld enkät + sammanställning X X Övriga gallras vid inaktualitet

Föräldraenkäter, 1 ex av oifylld enkät + sammanställning X X Övriga gallras vid inaktualitet

Beslut avseende specialkost X Vid inakt

Intyg från läkare/dietist avseende specialkost X X B¹ Barnmapp/elevmapp

Andra intyg gallras vid inaktualitet

Egenvård i förskola/skola X X B¹ Originalet förvaras i barn/elevmapp

Kopia till ansvarig personal Kopia till vårdnadshavare

(17)

Handlingar Dia-

riet Närarkiv

Anmälan av barn- och elevskada, olycksfall samt tillbud X X Blanketten sparas i elevens skolhälsovårdsjour- nal eller på rektors expedition för barn i för- skolan

Utbetalning av handledararvode VFU 10 år Rapporteras till lönecenter via Internservice

Utbetalning av arvode vid lovskola X 10 år Rapporteras till lönecenter via Internservice

1.4 ELEVHÄLSA

1.4.1 Pedagogiska- och elevvårdande insatser

Barnmapp förskola X X B¹ - Sekretess (se anvisningar sid 1)

- Överlämnas till förskoleklass (se anvisningar sid 1) alternativt till kommunarkivet 2 år efter avslutad förskola

Elevmapp skola (förskoleklass, skola, fritidshem) X X B¹ - Sekretess (se anvisningar sid 1)

- Sorteras i personnummerordning med äldst överst

- Handlingarna lämnas till kommunarkivet 1 år efter avslutad skolgång*

Psykologjournal digital, exempelvis - psykologutlåtande/bedömning - intyg

- inkomna/utgående remisser - remissvar, inkl. bifogade handlingar

- korrespondens/samtal med elev/vårdnadshavare/förskole- och skolpersonal vid enskilda individärenden som ligger inom ramen för hälso- och sjukvårdslagen

- medgivande att lämna ut journaluppgift/handling

- medgivande att hämta in/rekvisition av handling från andra verksamheter

X Sekretess

Om en pappershandling finns digitalt i psyko- logjournalen kan pappershandlingen gallras efter kontroll - pappershandlingar som inte finns digitalt bevaras

PMO står för Profdoc Medical Office, en E- journal

Handlingar från andra verksamheter förvaras i pappersjournal och rensas efter avslutad skol- gång

(18)

Handlingar Dia-

riet Närarkiv

- mottagningsbevis för REK. Brev - handlingar för elever som slutar före/efter sin

årgång rensas tillsammans med sin årgång Psykologjournal papper

- Testmaterial X X Testmaterial skickas till kommunarkivet 1 år ef-

ter avslutad grundskola*

- testmaterial för elever som slutar före/efter sin årgång levereras tillsammans med sin år- gång

Uppdrag till Mobilt elevhälsoteam X Vid inakt

Särskilt stöd, förskola - handlingsplan X X B¹ Barnmapp

Rektors utredning och beslut om särskilt stöd i förskolan X X B¹ Barnmapp

Pedagogisk kartläggning förskola - inklusive tilläggsfrågor X X B¹ Barnmapp

Utredning av elevs behov av särskilt stöd (pedagogisk kartlägg- ning - skola), inklusive:

- Beslut om åtgärdsprogram för en elev som behöver särskilt stöd

- Beslut om att inte utarbeta ett åtgärdsprogram - Beslut om att avsluta åtgärdsprogram

X X B¹ Elevmapp

Sjukintyg (elev) från annan vårdgivare X X B¹ Elevmapp

Beslut om anpassad studiegång, särskild undervisningsgrupp,

enskild undervisning X X B¹ Elevmapp

Anmälan och utredning om kränkande behandling X Bevaras i digitala stödet Draftit

Beslut om prioriterad timplan/anpassad timplan X X B¹ Elevmapp

Överlämning av information till gymnasieskola X X B¹ Elevmapp

Pedagogisk överlämning till gymnasiet X X B¹ Elevmapp

(19)

Handlingar Dia-

riet Närarkiv

Samtycke till undantag från sekretess vid övergång till annan

myndighet X X B¹ - Barnmapp/elevmapp

Avser vårdnadshavares medgivande för över- lämning av kopior på handlingarna i barnmap- pen/elevmappen till annan myndighets för- skola/skola

Beslut om att elev helt eller delvis avstår nationellt prov X X B¹ Elevmapp

Beslut om anpassning för elev på nationellt prov X X B¹ Elevmapp

Tillfällig omplacering (inom skolenheten) X X B¹ Elevmapp

Tillfällig placering vid annan skolenhet X X B¹ Elevmapp

Avstängning i grundskolan X X B¹ Elevmapp

Ansökan till Esplanadskolan X X B¹ Elevmapp

Ansökan till Funkaboskolans L-klass X X B¹ Elevmapp

Ansökan om deltagande matematik delux/engelska delux X X B¹ Elevmapp

Beslut om deltagande matematik delux/engelska delux X X B¹ Elevmapp

Överlåtelse av anordnande av särskild undervisning X X B¹ Elevmapp

Svenska som andraspråk X X B¹ Elevmapp

Studiehandledning på modersmålet X X B¹ Elevmapp

Utvisning ur undervisningslokal X X B¹ Elevmapp

Omhändertagande av föremål X X B¹ Elevmapp

Kvarsittning X X B¹ Elevmapp

Skriftlig varning X X B¹ Elevmapp

Befrielse från obligatoriska inslag i undervisningen X X B¹ Elevmapp

Begäran om uppskjuten skolplikt X X B¹ Elevmapp

(20)

Handlingar Dia-

riet Närarkiv

Rätt att börja grundskola/grundsärskola året innan skolplikt in-

träder X X B¹ Elevmapp

Rätt att slutföra utbildningen trots att skolplikten upphört X X B¹ Elevmapp

Senare upphörande av skolplikt X X B¹ Elevmapp

Beslut om uppflyttning X X B¹ Elevmapp

Uppdrag till psykolog X X B¹ Barnmapp/elevmapp

Pedagogisk utredning av läs- och skrivsvårigheter/dyslexi X X B¹ Barnmapp/elevmapp

Skolsocial kartläggning X X B¹ Elevmapp

Uppdrag till specialpedagog (MSU) med särskilt uppdrag X Vid inakt

Ansökan till lovskola X Vid inakt

Psykosocial enkät elever, ex trivselenkät X Gallras efter genomförd sammanställning

Sammanställning psykosocial enkät elever, ex trivselenkät X X

Skolpliktsanmälan X X X Elevens och/eller vårdnadshavarens beskriv-

ning av orsaker till frånvaron ingår Anmälan om skolpliktens upphörande på grund av varaktig

vistelse utomlands X X X

Ansökan/beslut om tilläggsbelopp för barn med omfattande

behov av särskilt stöd - extraordinära stödåtgärder X Vid inakt

Uppföljning av tilläggsbelopp/extraordinära insatser X Vid inakt

(21)

Handlingar Dia-

riet Närarkiv

1.4.2 Elevhälsans medicinska insats - EMI

Skolhälsovårdsjournal (papper) X X Sekretess

- Handlingarna lämnas till kommunarkivet 2 år efter avslutad skolgång*

- Elever som slutar före sin årgång levereras tillsammans med övriga från sin årgång Skolhälsovårdsjournal (digital)

- uppdrag/remiss - remissvar - övriga provsvar

- hälsodeklaration (av elev)

- egenutfärdade frisk/sjukintyg, hälsodeklarationer med underlag

- korrespondens med elev/vårdnadshavare

- medgivande att överföra journal till annan vårdgivare - vaccinationsmedgivande

- anmälan av barn- och elevskada, olycksfall samt tillbud - elev - medgivande att lämna ut journaluppgift till annan

X Sekretess

Pappershandlingar som hör till journalen skannas in i den och kan därefter gallras

Avvikelserapport avseende elever X X Avvikelserapport gällande enskild elev skannas

in i elevens journal. Därefter skickas den till skolläkaren för hantering

Avvikelserapport (ej elever) X Vid inakt Hanteras av skolläkaren

Granskningsprotokoll journallogg X 10 år

Mötesanteckningar X 1 år

1.5 ÖVRIGT

Förteckning över KRIS-grupp X Vid inakt

(22)

Handlingar Dia-

riet Närarkiv

Handlingar rörande samtycke X Vid inakt Samtycke för att t.ex. kunna behandla bilder

och filmer som tas under läsåret, samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång

Sekretess och tystnadsplikt - information om tillämpligt lagrum X Vid inakt

Användaruppgifter - G Suite X Vid inakt

Information gällande lån av skolans datorer X Vid inakt

Ersättning (skadestånd) vid skadegörelse X Vid inakt Original till vårdnadshavare

Kopia till skolan och ekonomi- och lönecenter

Pedagogiska dokument i G Suite X Gallras 90 dagar efter avslutad anställ-

ning/skolgång

Elevmåltider - ansökan om ersättning (kopia) X Vid inakt

Synpunkter/beslut om åtgärder utifrån genomförd

internrevision X 2 år

Kontroll av lagefterlevnad X 2 år

Avfallshantering X Vid inakt

Säkerhetsföreskrifter för laborationer på högstadiet (kemikalier) X Vid inakt Checklista för egenkontroll

- internkontroll del 1, rektor

- internkontroll del 2, verksamhetsnivå

X 5 år

Rapport över brister i trä- och metallslöjdsal X Vid inakt

Riskbedömning i trä- och metallslöjdsalar X Vid inakt

Riskbedömning av kemilaborationer X Vid inakt

(23)

Handlingar Dia-

riet Närarkiv

Fördelning av arbetsmiljöuppgifter som rör arbetsmiljön från rektor

- till annan arbetstagare - i skolans NO-sal

- i skolans trä- och metallslöjdsalar

- som rör elevernas arbetsmiljö under PRAO

X Vid inakt

(24)

2. Dokumenthanteringsplan för Kultur- och fritidsverksamhet (bibliotek och fritidsgårdsverksamhet)

Handlingar Dia-

riet Ansvarig hand- läggare/närar- kiv

2.1 Biblioteksverksamhet

Sammanställning över utlån i verksamheten X Ingår i årsredovisningen

Egenproducerat informationsmaterial (broschyrer, foldrar, affi-

scher, övrig programverksamhet) X 1 ex bevaras

2.2 Fritidsgårdsverksamhet

Besöksstatistik X Vid inakt

(25)

3. Dokumenthanteringsplan för äldreomsorgsverksamhet (vård- och omsorgsboende och hemtjänst)

Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)

/Gallras (G) Anmärkning

3.1 PERSONAKT SoL

3.1.1 Handlingar tillhörande handlägg- ningsprocessen

Ansökan Papper

och/eller Digitalt

Pro capita Och/eller Lifecare Handläggare och fysisk personakt SoL

Kronologisk B/G=5

år Den digitala akten gallras 5 år efter sista anteckningen med undantag för personer födda 5,15 och 25 varje må- nad som skrivs ut och läggs samman med eventuell fysisk personakt. Dessa skickas sedan till kommunarkivet för bevaring.

Utredning om bistånd enligt SoL (exempelvis hem-

tjänstinsatser eller vård- och omsorgsboende) Digitalt Pro Capita Och/eller Lifecare Handläggare

Kronologisk B/G=5

år Den digitala akten gallras 5 år efter sista anteckningen med undantag för personer födda 5,15 och 25 varje må- nad som skrivs ut och läggs samman med eventuell fysisk personakt. Dessa skickas sedan till kommunarkivet för bevaring.

Beslut och Beslutsmeddelanden Digitalt Pro Capita

Och/eller Lifecare Handläggare

Kronologisk B/G=5

år Den digitala akten gallras 5 år efter sista anteckningen med undantag för personer födda 5,15 och 25 varje må- nad som skrivs ut och läggs samman med eventuell fysisk personakt. Dessa skickas sedan till kommunarkivet för bevaring

(26)

Beställningar till utförarna Digitalt Pro Capita

Kronologisk B/G=5

Social journal - handläggare Digitalt Pro Capita

Kronologisk B/G=5

Överklaganden, med bilagor Papper och/el-

ler Digitalt Pro Capita och/eller Lifcare Handläggare och fysisk personakt SoL

Kronologisk B/G=5

Beslut/domar – förvaltningsdomstol Papper och/el-

Kronologisk B/G=5

(27)

Skriftlig korrespondens av betydelse för ärendet Papper och/el-

Kronologisk B/G=5

Skriftlig korrespondens av tillfällig betydelse för

ärendet Papper Fysisk per-

sonakt SoL Kronologisk GIA (efter anteckning i social journal)

Upprättade handlingar för betydelse av ärendet Papper Fysisk per-

sonakt SoL Kronologisk ^B/G=5

år Den fysiska personakten gallras 5 år efter sista anteckningen med undantag för personer födda 5, 15 och 25 i varje månad som bevaras och skickas till kommunarkivet

3.1.2 Handlingar under genomförande av insatser

Genomförandeplaner Papper och/el-

ler digitalt Lifecare utfö- rare och/eller fysisk personakt SoL

Kronologisk B/G=5

år Sekretess. När ärendet är avslutat hos utföraren ska handlingen levereras till mellanarkivet enligt fastställd rutin i verksamhetshandboken. Gallras 5 år efter sista anteckningen med undantag för personer födda 5,15 och 25 varje månad. Dessa skickas sedan till kommunarkivet för bevaring. Mellan- arkivet ansvarar för gallring och leve- rans till kommunarkivet.

(28)

Signaturförtydligande för signeringslistor

Papper Fysisk per-

sonakt SoL Kronologisk B/G=5

år Sekretess. När ärendet är avslutat hos utföraren ska handlingen levereras till mellanarkivet enligt fastställd rutin i verksamhetshand-boken. Gallras 5 år efter sista anteckningen med undantag för personer födda 5, 15 och 25 varje månad. Dessa skickas sedan till kommunarkivet för bevaring. Mellan- arkivet ansvarar för gallring och leve- rans till kommunarkivet.

Levnadsberättelse

Papper och/el-

ler digitalt Lifcare Utfö- rare och/eller fysisk personakt SoL

Kronologisk B/G=5

Social journal - utförare Papper och/el-

ler digitalt Lifecare Ut- förare och/eller Fy- sisk personakt SoL

Kronologisk B/G=5

(29)

Överenskommelse om att hantera omsorgstagares

privata medel Papper och/el-

ler digitalt Lifecare Ut- förare och/eller Fy- sisk personakt SoL

Kronologisk B/G=5

år ^Sekretess. När ärendet är avslutat hos utföraren ska handlingen levereras till mellanarkivet enligt fastställd rutin i verksamhetshandboken. Gallras 5 år efter sista anteckningen med undantag för personer födda 5,15 och 25 varje månad. Dessa skickas sedan till kommunarkivet för bevaring. Mellan- arkivet ansvarar för gallring och leve- rans till kommunarkivet.

3.2 ÖVRIGA FÖRVALTNINGSSPECIFIKA HANDLINGAR

3.2.1 Anordna särskilt boende

Hyreskontrakt Papper/digitalt Boendesam-

ordnare/

Lifecare bo- endeportal

Datumordning GIA Sekretess. Se även den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen.

3.2.2 Begäran om sekretesskyddade hand- lingar SoL

Begäran om utlämnande av handlingar Digital Public 360 Diarieplanskod B Sekretess

Beslut om avslag på begäran om sekretesskyddade

handlingar Digital Public 360 Diarieplanskod B Sekretess

Utlämnade handlingar (maskade) Digital Public 360 Diarieplanskod B Sekretess

3.2.3 Handlingar knutna till allmän admi- nistration inom äldreomsorgen

Kassaböcker för privata medel Papper Fysisk per-

sonakt G=10 år Gallras 10 år.