Dnr 2018/0168 KS-9
Diariekod: 149 Kommunstyrelsen
Samordning av kommunens fordon
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen beslutar
1. Kommunledningskontoret får i uppdrag att samordna kommunens fordon i enlighet med vad som framkommer under rubriken Kommunledningskontorets förslag i tjänsteutlåtande 2018-07-26 Sammanfattning
Kommunstyrelsen gav 2016 kommunledningskontoret i uppdrag att utreda samordningen av kommunens fordon. En utredning genomfördes under 2017 och ett förslag presenterades i kommunstyrelsens arbetsutskott våren 2018. Förslaget remitterades då till Seom och ett antal nämnder. Samtliga remissinstanser tillstyrker i huvudsak förslaget. Ett nytt, något reviderat förslag, är nu färdigt för hantering i kommunstyrelsen
Ärendet
Kommunstyrelsen beslutade 2016-12-05, § 280, att utreda samordningen av kommunens fordon. Kommunledningskontoret genomförde utredningen under 2017 och återrapporterade resultatet vid möte med kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-26, § 58, och konstaterade då följande:
Kommunens bolag Sollentuna Energi och Miljö AB (Seom) köper in fordon som kommunens kontor i sin tur leasar från Seom. I dagsläget rör det sig om ca 50 fordon, varav vissa är specialfordon, andra personbilar som kan
innehålla viss utrustning eller vara rena personbilar. Ca 20 av fordonen är rena personbilar. Grundavtalen löper på 36 månader med 12 månaders förlängning åt gången om avtalet inte sägs upp. I ¨de allra flesta fall är leasingavtalen fullserviceavtal, vilket innebär att service, däck, skatt, försäkring och skadehantering ingår i avtalet medan tvätt och
drivmedelshantering faller utanför. Kommunen har styrdokument som reglerar vilken typ av fordon kommunen ska ha och de utgår från den
statliga miljöbilsdefinitionen. Det finns inga regler för när det ska anses vara motiverat att leasa ett fordon. Seoms uppfattning är att 2000 mil per år är en rimlig nivå att förhålla sig till. Används fordonet mindre än så bör
kommunen överväga att avveckla fordonet.
Idag finns ingen samordning av kommunens fordon och inte heller någon rationell uppföljning av vare sig avtal eller hur kommunens fordonspark förhåller sig till uppsatta miljömål eller om det är motiverat att leasa fordonet mot bakgrund av antal körda mil per år. Körjournaler finns men
användandet varierar mellan kontoren och det är oklart vad journalerna egentligen är till för. Utredningen visar att avtalen inte följs upp som de borde och att det kan vara ett skäl till varför kommunen inte lever upp till de miljömål för fordonsparken som kommunfullmäktige beslutat om.
I utredningen görs en mindre omvärldsanalys som visar hur några kommuner i Sollentunas närhet har hanterat sin fordonspark. Flera har öppen bilpoolslösning i någon variant. En sådan lösning innebär att fordonen upphandlas av en privat aktör som hyr ut bilarna inkl.
administrationen till kommunen men att bilarna kan användas av privata hyrestagare efter kommunens verksamhet är stängd för dagen. En sådan lösning skulle sannolikt inte bli billigare för kommunen. Däremot skulle det kunna ge samhällsekonomisk nytta då fordonsparken utnyttjas mer effektivt.
Utifrån utredningen föreslog kommunledningskontoret följande ny hantering av kommunens fordon:
Seom bör fortsätta vara kommunens leverantör av fordon genom leasingavtal.
Samtliga fordon bör leasas av kommunledningskontoret som blir Seoms avtalspart.
Kommunledningskontoret hyr i sin tur ut specialfordon och specialutrustade personbilar till respektive kontor
Personbilar i övrigt ingår i en gemensam intern bilpool för kommunens kontor
En funktion inrättas inom KLK med tydligt ansvar för
avtalshantering i relation till Seom och samordning inom kommunen
Fordon som inte är miljömässiga enligt den definition som
kommunfullmäktige beslutat om ska fasas ut så snart det är möjligt
Elektroniska körjournaler ska införas för alla fordon
Tjänster som leverantören inte står för (tvätt och
drivmedelshantering) sköter respektive kontor om när det gäller specialfordon och specialutrustade personbilar medan
kommunledningskontoret står för tjänster som rör den kommungemensamma interna bilpoolen.
Den interna bilpoolen ska vara självfinansierad och debiteras kontoren utifrån användning
Kommunledningskontoret tar ut en administrationsavgift från
kontoren för såväl avtalshantering för specialfordon/specialutrustade personabilar som hantering av den interna bilpoolen.
Kommunledningskontoret ansåg vidare att kommunen inte ska införa
Planen är att huset ska renoveras med start 2020. Renoveringen förväntas ta ca 2 år och kommunens kontor kommer evakueras under tiden. Risken finns att kommunens kontor kommer sitta spridda på olika platser under den tiden. Av den anledningen är den typen av bilpoolslöning för närvarande inte att föredra. Dessutom saknas ekonomiska incitament för en sådan lösning.
Kommunledningskontoret föreslog slutligen att kommunstyrelsens arbetsutskott skulle remittera förslaget till socialnämnden, trafik- och fastighetsnämnden, miljö- och byggnadsnämnden, utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden samt Seom för yttrande senast 15 juni 2018.
Remissyttrandena
Samtliga nämnder tillstyrker förslaget. Trafik- och fastighetsnämnden och socialnämnden lyfter vikten av att snabbt kunna få tillgång till bil vid behov.
Trafik- och fastighetsnämnden ställer frågan om även kommunägda bolag kan få tillgång till den interna bilpoolen eftersom delar av nämndens verksamhet är på väg att övergå till Sollentuna kommunfastigheter AB.
Även Seom tillstyrker i huvudsak förslaget. Seom påpekar dock, att det inte bör byggas upp en onödig administrativ apparat där Seom fakturerar
kommunen och kommunen i sin tur fakturerar respektive kontor för specialfordon eller användning av den gemensamma bilpoolen. Seom kan sköta faktureringen direkt mot respektive kontor även om
kommunledningskontoret är Seoms avtalspart.
Seom framhåller likt trafik- och fastighetsnämnden att de kommunala bolagen (i Seoms yttrande AB SOLOM och AB Sollentunahem) bör ingå i denna lösning, åtminstone på sikt. Slutligen, Seom framhåller att det är viktigt att det tas fram en mer detaljerad roll- och ansvarsfördelning på medarbetarnivå mellan Seom, kommunledningskontoret och kontoren.
Kommunledningskontorets förslag
Kommunledningskontoret konstaterar att det finns en bred uppslutning bakom det förslag om samordnad fordonshantering som varit ute på remiss hos nämnder och bolag. När det gäller ett par nämnders synpunkter rörande tillgången på bilar när de behövs så vill kommunledningskontoret anföra följande: En gemensam pool av personbilar handlar om att få ett effektivt utnyttjande av bilparken. Tanken är förstås att tillgången på bilar ska motsvara efterfrågan. Det gör att bilhanteringen emellanåt behöver utvärderas för att säkerställa detta.
Kommunens bolag kan på sikt komma att ingå i en samordnad
fordonshantering i kommunen. I ett första steg kommer den dock endast att avse kommunens kontor. Kontakter kommer dock tas med de kommunala bolagen för att diskutera en framtida fordonshantering på koncernnivå.
Seoms synpunkt rörande fakturering är rimlig. Onödig administration ska undvikas. Förslaget korrigeras därför så att det är tydligt att Seom håller i fakturahanteringen i fortsättningen.
Efter remissrundan är förslaget följande:
Seom fortsätter vara kommunens leverantör av fordon genom leasingavtal.
Samtliga fordon leasas av kommunledningskontoret som blir Seoms avtalspart.
Specialfordon och specialutrustade personbilar hanteras av respektive kontor
Personbilar i övrigt ingår i en gemensam intern bilpool för kommunens kontor och hanteras av kommunledningskontoret
En funktion inrättas inom kommunledningskontoret med tydligt ansvar för avtalshantering i relation till Seom och samordning inom kommunen
Fordon som inte är miljömässiga enligt den definition som
kommunfullmäktige beslutat om ska fasas ut så snart det är möjligt
Elektroniska körjournaler ska införas för alla fordon
Tjänster som leverantören inte står för (tvätt och
drivmedelshantering) sköter respektive kontor om när det gäller specialfordon och specialutrustade personbilar medan
kommunledningskontoret står för tjänster som rör den kommungemensamma interna bilpoolen.
Den interna bilpoolen ska vara självfinansierad och debiteras kontoren utifrån användning
Även om kommunledningskontoret ansvarar för avtalshanteringen för samtliga fordon och hanteringen av den interna bilpoolen behöver kontor med egna specialfordon ha utsedda administratörer som deltar i samordningen av kommunens fordon
Kommunledningskontoret ska under hösten 2018 i samarbete med Seom och kontoren närmare organisera arbetet med gemensam fordonshantering.
Respektive nämnd kan komma att behöva stå för del av finansiering av en sådan central fordonsfunktion. Det regleras inte i detta beslut utan hanteras i kommande budget. Det kommer röra sig om marginella kostnader för nämnderna.
Katarina Kämpe Pierre Carlsson
Bilagor
1. Yttrande från Sollentuna Energi och miljö AB, 2018-06-15 2. Yttrande från miljö- och byggnadsnämnden, 2018-06-12 3. Yttrande från trafik- och fastighetsnämnden, 2018-06-13
4. Yttrande från utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden, 2018-05-23 5. Yttrande från socialnämnden, 2018-05-23
6. Utredning Samordning av kommunens fordon, 2018-03-28
Beslutsexpediering
Samtliga nämnder
Samtliga kommunala bolag Tf chef internserviceenheten
