Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret
2018 - 03 - 15
Pierre Carlsson Sidan 1 av 3
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08 - 579 210 00 08 - 35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2018/0168 KS - 1 Diariekod: 149
Kommunstyrelsen
Samordning av kommunens fordon - remiss
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar
1. Förslag rörande samordning av kommunens fordon remitteras till socialnämnden, trafik - och fastighetsnämnden, miljö - och
byggnadsnämnden, utbildnings - och arbetsmarknadsnämnden samt Seom för yttrande senast 15 juni.
Sammanfattning
Kommunledningskontoret har genomfört en utredning av kommunens fordonshantering och kan konstatera att såväl avtalsuppföljning som samordning av fordonen inom kommunen brister . Kommunen uppnår inte heller kommunfullmäktiges miljöbilsmål.
Kommunledningskon toret föreslår att Seom fortsätter vara kommunens fordonsleverantör men att kommunledningskontoret får en tydligare roll som avtalspart med Seom, att kommunen skapar en kommungemensam bilpool för personbilar, att alla avtal som inte uppnår miljömålen fasas ut m.m.
Ärendet
Kommunstyrelsen beslutade 2016 - 12 - 05, § 280, i verksamhetsplan för kommunstyrelsen att utreda samordningen av kommunens fordon.
Kommunledningskontoret har nu genomfört en sådan utredning och kan konstatera följande:
Kommunens bolag So llentuna Energi och Miljö AB (Seom) köper in fordon som kommunens kontor i sin tur leasar från Seom. I dagsläget rör det sig om ca 50 fordon, varav vissa är specialfordon, andra personbilar som kan innehålla viss utrustning eller vara rena personbilar. Ca 20 av fordonen är rena personabilar. Grundavtalen löper på 36 månader med 12 månaders förlängning åt gången om avtalet inte sägs upp. I merparten av fall är leasingavtalen fullserviceavtal, vilket innebär att service, däck, skatt, försäkring och skadehante ring ingår i avtalet medan tvätt och
drivmedelshantering faller utanför. Kommunen har styrdokument som reglerar vilken typ av fordon kommunen ska ha och de utgår från den
statliga miljöbilsdefinitionen. Det finns inga regler för när det ska anses vara moti verat att leasa ett fordon. Seom s uppfattning är att 2000 mil per år är en
Godkänt dokument, 2018-03-21, Anneli Tjäder
Tjänsteutlåtande
2018-03-15
Dnr 2018/0168 KS-1 Sidan 2 av 3
rimlig nivå att förhålla sig till. Används fordonet mindre än så bör kommunen överväga att avveckla fordonet.
Idag finns ingen samordning av kommunens fordon och inte heller någon rationell uppföljning av vare sig avtal eller hur kommunens fordonspark förhåller sig till uppsatta miljömål eller om det är motiverat att leasa fordonet mot bakgrund av antal körda mil per år. Körjournaler finns men användandet varierar mellan kontoren och det är oklart vad journalerna egentligen är till för. Utredningen visar att avtalen inte följs upp som de borde och att det kan vara ett skäl till varför kommunen inte lever upp till de miljömål för fordonsparken som kommunfullmäktige beslutat om.
I utredningen görs en mindre omvärldsanalys som visar hur några kommuner i Sollentunas närhet har hanterat sin fordonspark. Flera har öppen bilpoolslösning i någon variant. En sådan lösning innebär att fordonen upphandlas av en privat aktör som hyr ut bilarna inkl.
administrationen till kommunen men att bilarna kan användas av privata hyrestagare efter kommunens verksamhet är stängd för dagen. En sådan lösning skulle sannolikt inte bli billigare för kommunen. Däremot skulle det kunna ge samhällsekonomisk nytta då fordonsparken utnyttjas mer effektivt.
Kommunledningskontorets synpunkter
Kommunledningskontoret föreslår följande hantering av kommunens fordon enligt punkterna nedan:
Seom bör fortsätta vara kommunens leverantör av fordon genom leasingavtal.
Samtliga fordon bör leasas av kommunledningskontoret som blir Seoms avtalspart.
Kommunledningskontoret hyr i sin tur ut specialfordon och specialutrustade personbilar till respektive kontor
Personbilar i övrigt ingår i en gemensam intern bilpool för kommunens kontor
En funktion inrättas inom KLK med tydligt ansvar för
avtalshantering i relation till Seom och samordning inom kommunen
Fordon som inte är miljömässiga enligt den definition som
kommunfullmäktige beslutat om ska fasas ut så snart det är möjligt
Elektroniska körjournaler ska införas för alla fordon
Tjänster som leverantören inte står för (tvätt och
drivmedelshantering) sköter respektive kontor om när det gäller specialfordon och specialutrustade personbilar medan
kommunledningskontoret står för tjänster som rör den kommungemensamma interna bilpoolen.
Godkänt dokument, 2018-03-21, Anneli Tjäder
Tjänsteutlåtande
2018-03-15
Dnr 2018/0168 KS-1 Sidan 3 av 3
Den interna bilpoolen ska vara självfinansierad och debiteras kontoren utifrån användning
Kommunledningskontoret tar ut en administrationsavgift från
kontoren för såväl avtalshantering för specialfordon/specialutrustade personabilar som hantering av den interna bilpoolen.
Kommunledningskontoret anser inte att kommunen ska införa upphandlad öppen bilpool som även andra kan få del av efter ordinarie kontorstider.
Kommunen sitter idag i huvudsak samlad i Turebergshuset. Planen är att huset ska renoveras med start 2020. Renoveringen förväntas ta ca 2 år och kommunens kontor kommer evakueras under tiden. Risken finns att kommunens kontor kommer sitta spridda på olika platser under den tiden.
Av den anledningen är den typen av bilpoolslöning för närvarande inte att föredra. Dessutom saknas ekonomiska incitament för en sådan lösning.
Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsens arbetsutskott remitterar förslaget ovan till socialnämnden, trafik- och fastighetsnämnden, miljö- och byggnadsnämnden samt utbildnings- och
arbetsmarknadsnämnden samt Seom för yttrande senast 15 juni.
Katarina Kämpe Pierre Carlsson
Kommundirektör Administrativ chef
Bilaga
1. Utredning om Sollentuna kommuns fordon
Godkänt dokument, 2018-03-21, Anneli Tjäder
