Nulägesrapport och analys för hantering av Sollentuna kommuns fordon
Fredrik Lind, Petter Forssell
BAKGRUND
Sollentuna kommun använder på daglig basis fordon för transport av personer såväl som för att frakta gods. Möjlighet till transporter i det geografiska rummet är fullständigt nödvändigt för verksamheten.
Sollentuna har en för transporter gynnsamt liten areal, vilket gör, oavsett transportmedel, dessa jämförelsevis korta. Kommunens olika delar kan med det därför snabbt nås genom promenad, cykel, pendeltåg, buss eller annat motordrivet fordon.
Kommunens fordonsförsörjning är organiserat på olika sätt, där försörjningen till förvaltnings- kontoren tillgodoses genom leasing via SEOM, Sollentuna Energi & Miljö AB, medan kommunens bolag Sollentunahem, SEOM, Solom och Sollentuna kommunfastigheter har separata lösningar.
Kommunen har haft samma lösning för fordonsförsörjning sedan 2007, varför den behöver ses över.
Detta ur ett kostnads- och användarperspektiv, men även att trafik och transportlösningar är ett prioriterat område för att utveckla miljöarbetet.
2016 utfördes en ”Kartläggning av Sollentuna kommuns bilinnehav”, där förvaltningarna tillfrågades om användning samt att de fick göra en självskattning om behov. Nu finns ett behov av att göra en grundligare analys av det faktiska fordonsanvändandet och dess organisation, samt därtill att kommunen når uppsatta miljömål och har en funktionell administrativ apparat.
UPPDRAGSBESKRIVNING
Kommunstyrelsen har gett kommunledningskontoret i uppdrag att se över kommunens fordonshantering. Utredningen har fokuserat på
- förvaltningskontorens fordonsanvändande vad gäller kostnad och användning - att uppsatta miljöbestämmelser och mål följs
- administration och service kopplat till verksamheten
Uppdraget delas in i en nulägesrapport av hantering och användande i verksamheten, omvärldsbevakning samt analys.
Målet är en fordonsflotta som är kostnads- och användareffektiv, ligger rätt i miljöbestämmelser och därtill har en funktionell administration och service.
Frågor att besvara:
Effektivisering- Hur många bilar behövs på kommunens kontor? Är överlappande bilanvändning att föredra framför kontorsvis användning?
Miljö- Följer vi gällande nationella och kommunala miljöbestämmelser och hur kan vi komma i framkant av dessa?
Administration- Hur ska service, däckbyte och skadeanmälan bäst organiseras? Vem bör göra vad?
AVGRÄNSNINGAR SAMT BEGRÄNSNINGAR
Uppdraget rör förvaltningskontorens fordonspark och alltså inte de kommunala bolagens. Kontorens behov av fordon skiljer sig, varför vi valt att kategorisera dem enligt följande; personbilar, utrustade personbilar och specialfordon. I den här rapporten fokuserar vi på de två första grupperna.
MATERIALREDOVISNING
SEOM AB
Varje förvaltning leasar idag fordon var för sig från kommunala SEOM AB, Sollentuna Energi och Miljö AB. SEOM har försett kontoren med fordon sedan 2007 genom att efter beställning från förvaltning köpa in fordon för att sedan leasa ut fordonet. Genom förfarandet har SEOM kunnat dra av moms på köpet. SEOM ombesörjer kommunen med alla typer av fordon, inklusive traktorer etc. SEOM köper in/leasar ut olika fordonsmärken. SEOMs ansats till uppdraget är att agera totalentreprenör i sitt handhavande, dvs. att man har hand om skadehantering, kapitalkostnad, service enligt servicebok, årsservice, däckhantering/däckhotell, skatt och försäkring, ger tillgång till verkstad, besiktning etc.
Det som INTE ingår är tvätt/städ, drivmedel, samt att fylla på olja/spolarvätska etc.
SEOM uppger att man totalt innehar 135st fordon, varav kommunens kontor leasar 50st. Från 2013 har man enbart levererat miljöklassade fordon.
På SEOM arbetar en fordonsadministratör vars uppgift är att administrera kontrakt, ge service och ha hand om administrativa frågor mot kommunens förvaltningar etc. Kontrakt om leasing är initialt skrivna över 36 månader, därefter förlängs kontraktet automatiskt med 12 månader åt gången om det inte sägs upp. Kontrakten är skrivna med eller utan sk ”fullserviceavtal”, se bilaga Bilavtal- Allmänna villkor 8.1 för innehåll. SEOM uppger att endast ett leasat fordon står utan fullservice.
Kostnad för fullservice är baserat på typ av fordon och utgår från 325 kr per månad.
SEOM uppger att flexibiliteten i avtalen, att ett fordon kan bytas ut efter 36 månader, utnyttjas dåligt av kommunen, att det finns flertalet äldre bilar i fordonsflottan. Kopplat till detta är även att
försäkringsärenden som anmäls inom 36 månader går mot försäkringsbolaget Folksam, därefter går de till SRF, Stockholmregionens försäkring AB, vilket gör att flertalet skadeärenden som egentligen skulle hamnat på Folksam nu gått till det samägda SRF och i slutändan belastar kommunens budget.
SEOM påtalar:
- Att det förvisso finns en eller flera kontaktperson/er per förvaltningskontor, men efterfrågar en person per kontor som har ansvar för fordonen man leasar.
- Att skador på bilarna är ett problem, förare underlåter/vågar inte anmäla skada till kontaktperson på förvaltning eller till SEOM.
- Att förvaltningskontoren har bristande överblick över avtalen, som mest bara löper på om inte SEOM påtalar annat.
- Att man vid årsskiftet 2017/2018 på fem platser i kommunen sätter upp 22 laddplatser för el- och el-hybridbilar.
- Att man förordar en körsträcka per bil om åtminstone 2000 mil per år.
- Att kommunen borde se över en bättre geografisk spridning på fordon.
MILJÖBESTÄMMELSER
Miljöbilsdefinitionen
Av Sollentunas regler för miljö och trafiksäkerhetskrav för fordon i kommunens verksamheter (KS 2014-01-22) framgår att kommunens fordon ska uppfylla statens definition på miljöbil.
Det ska i första hand vara el-fordon eller laddhybrid och i andra hand vara elhybrid eller biogasfordon. Den miljöbilsdefinition som användes som grund för befrielse från fordonsskatt ändrades den 1 januari 2013. Nu är det bilens drivmedel samt vikt i förhållande till koldioxidutsläpp som avgör om det är en miljöbil eller inte. Tyngre bilar får ha högre utsläpp medan lättare bilar får släppa ut mindre.
En supermiljöbil är en personbil som uppfyller EU:s senaste avgaskrav, Euro 5 eller Euro 6, och som dessutom inte släpper ut mer än 50 gram koldioxid per kilometer ur avgasröret vid blandad körning.
Premien förlängs under första halvåret 2018 och därefter finns planer på att införa det
nya bonus/malus-förslaget den 1 juli 2018. Det innebär till exempel att elbilar kommer att få förhöjd bonus till 60.000 kronor och att smutsigare fossilbilar får en straffskatt.
Resande som kommunanställd
Mot bakgrund av den omställning av transportsystemet som pågår bör kommunen som arbetsgivare vara en föregångare och erbjuda ett flexibelt system för mobilitet med liten klimatpåverkan och effektiv användning av infrastrukturen och fordon. Det är också en pusselbit för att framstå som en attraktiv arbetsgivare inom en storstadsregion.
Kommunens mobilitetstjänster bör samordnas och ses i ett sammanhang med egna bilar, bilpool, taxi, samåkningstjänster, kollektivtrafik och cykel. Det bör även i viss utsträckning finnas möjligheter att samordna med kommunens bolag.
Delningsekonomi
I genomsnitt används bilparken i Sverige endast ett par timmar om dygnet och resterande tid står fordonen stilla. Det talas allt mera om delningsekonomi som ett sätt att minska miljöpåverkan och minska den enskildes ansvar för att köpa in och underhålla teknisk utrustning för att istället få tillgång till tjänsten genom delat ägande. Kommuner som nu anordnar bilpool låter i många fall bilarna vara tillgängliga för allmänheten kvällar och helger. Det är ekonomiskt fördelaktigt att låta bilarna rulla flera timmar per dygn samtidigt som parkeringsyta och fordon används mera effektivt.
Skapa nya beteenden
Ett system för resor i tjänsten som är modernt och effektivt banar väg för ett nytt beteende och gynnar omställningen hos anställda även på fritiden. I nybyggnadsprojekt är det kommunens vilja att hålla parkeringsytan nere till förmån för gemensamma fordonsalternativ och ökad bekvämlighet för cyklister.
BILPARKEN IDAG
Idag saknas en central funktion som har en överblick över kommunens gemensamma behov och kostnader för de fordon som används i tjänsten. Varje kontor ansvarar för att täcka det behov som bedöms finnas av fordon av olika slag. Samordning mellan kontoren gällande personbilar och andra fordon saknas i stort sett helt. Att för denna utredning skapa en bild av kommunens totala
fordonspark och dess kostnader har försvårats av bristen på central samordning och avsaknaden av tydligt utsedda fordonsansvariga.
Det finns emellertid en förteckning över villkoren för leasingavtalen mellan SEOM och
kommunkontoren. Vissa fordon finns det dock knapphändig information om. Det beror på att avtal inte har kunnat tas fram, men också på att förteckningen över samtliga fordon saknar uppgifter om t.ex. avtalstid. Detta innebär att vi endast har en partiell överblick över kostnader och användning.
Leasingavtal
Enligt SEOM:s förteckning över leasingavtal finns 50 avtal mellan SEOM och kommunens olika kontor.
Av samtliga avtal är det endast 46 som i egentlig mening leasas av kommunen, då fyra fordon som tillhör jourhems-/familjepoolen delas av åtta nordvästkommuner i ett samarbetsavtal.
Då avtalen i regel löper under 36 månader (med vissa undantag) kommer de avtal som tecknades under 2017 löpa fram till 2020. Det gäller bland annat några fordon som SOK disponerar. SOK ska också under våren 2018 byta ut tre av sina befintliga fordon mot tre nya elbilar. Dessa avtal kommer då att sträcka sig fram tom. 2021. Vad gäller UAK (arbetsmarknadsenheten) löper samtliga avtal, med ett par undantag, över fem år. Många av enhetens avtal gäller därför fram till 2021 och 2022. Ett av
enhetens avtal saknar kostnad för service och reparationer samt däck. Det är det enda avtal, bortsett från tre taktorer, som har dylika avtalsvillkor.
Fordonsparken
Det totala antalet fordon som leasas genom SEOM uppgår till 50 (per 19 januari 2018). Därtill tillkommer ett antal fordon, som tillhör KFK/Sollentunavallen. Det rör sig om en traktor, en hjullastare, fyra ismaskiner, tre släp, tre fyrhjulingar samt en snöskoter, enligt uppgift från Sollentunavallen.
Kontor Personbil Lätt lastbil Minibuss Övriga fordon TOTALT
TFK 9 2 11
MBK 3 1 4
BUK 1 1
SOK 11 11
UAK 10 1 11
VOK 1 1
KFK 1 2 5 8
KLK 3 3
TOTALT 28 15 2 5 50
Sollentunavallen 13 13
För de 50 fordon som kommunens kontor leasar finns en stor variation vad gäller drivmedel. Det finns ett antal (15) hybrider (el/bensin) och förhållandevis många dieselbilar (23). Cirka hälften av diselbilarna är arbetsmarknadsenhetens fordon som används i produktionen. Påfallande få bilar drivs med bensin (4) eller är rena elbilar (3).
Kontor Bensin Diesel El Etanol/
bensin
Bensin/
El
Laddhybrid Metangas TOTALT
TFK 3 7 1 11
MBK 2 1 1 4
BUK 1 1
SOK 4 1 1 5 11
UAK 11 11
VOK 1 1
KFK 6 1 1 8
KLK 1 1 1 3
TOTALT 4 23 3 2 15 1 1
Sollentunavallen ? ? ? ? ? ? ? 13
ANVÄNDNING /KÖRJOURNALER
Att använda körjournaler är inte uttryckligt lagstadgat, enligt Skatteverket. Däremot är körjournaler, enligt rättspraxis, ett viktigt bevismedel vid bedömning av bilförmån och drivmedelsförmån.
Körjournaler kan också vara ett bevisunderlag vid t.ex. olyckor och parkeringsövervakning samt ett sätt för arbetsgivaren att kunna nå en person om det finns misstanke om att något har inträffat.
De flesta kontoren använder körjournaler på ett eller annat sätt. Uppgifter som i regel anges är mätarställningen vid start och slut, datum, resans ändamål samt förare. För några fordon, såsom vissa av SOK:s bilar, anges inte resans längd och ändamål i körjournalen, utan endast uppgifter från mätarställning. Det finns kontor som inte använder körjournaler alls. Dit hör bl.a. UAK och delar av KFK. UAK:s fordon, används av AME som bruksfordon och körs mer frekvent och löpande än andra kontors personbilar.
Några kontor använder pappersformulär som fylls i, innan och efter färd. Andra kontor har
elektroniska journaler. Användning av pappervarianter är mindre tillförlitligt då det kan hända att en förare glömmer bort att fylla i körjournalen. Detta inträffar inte med elektronisk hantering av körjournaler. Vid en genomgång av ett urval av journaler framkommer att förare har glömt att fylla i journaler eller att vissa uppgifter ha utelämnats.
Hur används fordonen?
Vid en granskning av ett antal körjournaler kan konstateras att de allra flesta resor är korta och görs inom Sollentuna kommun. Två av KLK:s bilar rullar sällan längre än två mil per körning. I stort sett samtliga av kontorets resor går inom kommunen. Några enstaka körningar görs till grannkommuner och någon eller par resor är längre än så. Detta visar körjournalerna för 2016 och 2017. Exakt samma mönster kan ses i körjournaler för MBK:s bilar. TFK:s elektroniska körjournaler visar också att i princip samtliga bilar körs inom Sollentuna kommun. Några av de bilar som SOK använder visar på något längre resor i allmänhet, men vart resorna går framgår inte av körjournalerna. Tjänstepersonal på SOK beskriver att personalen behöver göra en del längre resor till t.ex. boenden som ligger utanför länet.
Hur långt körs fordonen?
Eftersom de allra flesta resor genomförs inom kommunen är de relativt korta. Vissa kontor använder dock sina bilar mer än andra. Vid frekvent användning kan därför den totala körsträckan årligen bli förhållandevis lång ändå.
Vid en genomgång av antalet körda mil under 2016, borträknat de fordon som inte införskaffades under samma år, ser det ut enligt följande för några utvalda kontor:
Kontor Mil lägst Mil högst Genomsnitt Median
UAK 1305 7356 3565 2033
KFK 630 1691 1016 660
SOK 28 8798* 1736 688
MBK 325 334 330 326
TFK 304 1428 643 490
KLK 326 989 556 354
*Denna siffra bedöms vara felaktig, men ett korrekt milantal har inte kunnat inhämtas.
Gällande UAK har de allra flesta fordon införskaffats under 2016 varför beräkningen ovan endast inkluderar ett fåtal äldre fordon. Generellt kan dock för UAK:s vidkommande noteras att deras fordon rullar ofta och därmed långt årligen. För övriga kontor kan konstateras att fordonen inte körs särskilt många mil i genomsnitt eller sett till medianvärdet. SOK har ett par bilar som går väldigt många mil, men också bilar som inte rullar så långt. Endast sex av kommunens bilar gick under år 2016 längre än 1500 mil. Tre av dessa tillhör SOK, två på UAK och en på KFK. Mot denna bakgrund finns anledning att se över samordningen av bilarna för ett effektivt samnyttjande.
Tillgänglighet
Att enbart utgå från hur långt ett fordon körs under en viss period, t.ex. på årsbasis, för att beskriva hur effektivt nyttjandet av fordonen är, medför vissa problem. Mot bakgrund av att de flesta körningar som görs är korta, behöver man i analysen ta hänsyn till hur ofta bilarna används.
Socialkontoret (exklusive jourhems-/familjepoolen och socialpsykiatrin) har sex bilar, som överlag har förhållandevis låga miltal. Dock är de sex bilarna ofta bokade (bortsett från fredagseftermiddagar).
Tillgängligheten behöver således vara hög för dessa bilar, även om körsträckan totalt inte är särskilt lång.
KOSTNADER
Leasingkostnad under 2018
Kostnader för leasing varierar beroende på typ av fordon. Personbilarna varierar mellan cirka 40 och 80 tkr i årskostnad. Genomsnittet för en personbil ligger på 52 tkr. Bensin-/Dieselbilarna är billigare och hybridbilar dyrare. Specialfordon, lastbilar och bussar kostar mellan cirka 70-120 tkr årligen.
Om beräkningar görs för de leasingavtal som är gällande per januari 2018, kommer årskostnaden under 2018 uppgå till drygt 3,2 Mkr. Detta innebär inte att den faktiska kostnaden kommer att bli exakt så, eftersom vissa avtal kan löpa ut eller omförhandlas. Nya bilar kan tillkomma med lägre eller högre kostnad. Bedömningen är dock att nytecknade avtal ofta ersätter ett tidigare fordon, är antagandet är skillnaderna i kostnad borde vara försumbara.
Årsbelopp för kringkostnader utanför avtal
För att få ett så tillförlitligt underlag som möjligt för att göra beräkningar av de kostnader som tillkommer för kommunens fordon, utöver det som ingår i avtalen med SEOM, har dessa uppgifter begärts i av kontaktpersoner på kontoren. De kringkostnader som är aktuella för i stort sett samtliga fordon, eftersom avtalen i de allra flesta fall är identiska, är tvätt, drivmedel,
parkeringsplats/parkeringsavgifter.
Alla kontor har inte lämnat in efterfrågade uppgifter, av olika skäl. Vissa kontor har inte kunnat specificera olika kostnadsposter och en del redovisningar görs inte på årsbasis. Av den anledningen görs en beräkning på ett delmängd av kommunens totala kringkostnader för fordonen. Det finns anledning att anta att dessa tillkommande kostnader (som ligger utanför avtalen) är ungefär desamma mellan kontoren, varför beräkningen sannolikt är allmänt giltig för samtliga fordon.
Enligt MBK:s beräkning av deras fyra fordon uppgick den årliga kostnaden per bil till ca 6537 kr för drivmedel och parkering under 2016. För två av KFK:s bilar (Biblioteket och Arena Satelliten) är den årliga kostnaden för parkering och drivmedel i genomsnitt 12 250 kr. För VOK:s bil har kostnaderna under de första 11 månaderna 2017 uppgått till ca 9700 kr (parkering, tvätt och drivmedel). En estimering som gjorts av KLK:s bilar är att den genomsnittliga kostnaden för parkering och drivmedel per fordon uppgår till 11 000 kr årligen. För en av SOK:s bilar beräknas kostnaden fram till november 2017 ha uppgått till 11 500 kr. Att kostnaderna för MBK är lägre kan sannolikt förklara med att deras bilar har rullat förhållandevis lite, i genomsnitt 330 mil under 2016.
Sammanfattningsvis, utifrån denna delmängd av fordon, där det är oklart hur många mil de rullat under beräknad period (men undantag för MBK:s bilar som är beräknade för 2016 och där det finns uppgifter), kan konstateras att ett fordon kostar mellan 10-12 tkr årligen i drift. Denna kostnad ska alltså läggas till den kostnad som finns för leasing av fordonet.
Totala kostnader
Totala kostnader innebär sammanräkning av de ungefärliga kostnaderna för leasing tillsammans med de genomsnittliga kostnaderna för övriga kostnadsposter.
Årskostnad för leasing av fordon genom SEOM uppgår till drygt 3,2 mkr. En genomsnittlig kostnad för ett fordons övriga kostnader uppgår till cirka 11 tkr. Enligt listan ovan leasar kommunen i nuläget 50 fordon (Sollentunavallens ”egna” fordon exkluderade). Totalsumman för övriga kostnader uppgår därför till cirka 550 tkr.
Det innebär att den totala kostnaden för 2018 kan beräknas till knappt 3,8 mkr (3,2 mkr + 0,55 mkr).
OMVÄRLDSANALYS
Bilpooler
Upphandlade bilpooler har blivit vanligt förekommande i kommunal regi de senaste åren, varför det har varit naturligt att sondera olika bilpoolers tjänster samt hur de arbetar med andra kommuner.
En kommersiell bilpool är en bildelningstjänst där ett företag vanligtvis tillhandahåller/ hyr ut en eller flera bilar samt ombesörjer tjänster och service kopplat till bilarna. Upplägg skiljer sig åt beroende på leverantör, men det är vanligt att det finns en grundhyra på bilarna. Beroende på användning, tilläggstjänster, typ av bilar och om man väljer att bilpoolen ska vara stängd eller öppen för
allmänheten får man sedan ett totalpris. Vid en eventuell upphandling måste man därför ta ställning till detta först för att kunna begära en prisuppgift.
Tre bilpooler (Sunfleet, Move About och Bilpoolen.nu) kontaktades för att se hur man kan tänka kring alternativa lösningar till dagens leasing-förfarande. Bilpoolerna kontaktades utifrån kännedom att de arbetar med andra kommuner, alternativ till dessa tre finns.
Verksamheten är överlag lätt att greppa, samtliga tre bilpooler arbetar mycket snarlikt; modus operandi vad gäller teknik/bokningslösningar är närmast identiskt. Företagen tillhandahåller helhetstjänster där bilar, bokningssystem genom mobiltelefon/dator och smartcards upprättas, tilläggstjänster såsom service, däckbyte, tvätt etc. kan ingå, och även visst administrativt stöd för uppföljning.
Det som i viss mån skiljer operatörerna åt är storlek/etablering på marknaden, användande av en eller flera biltillverkare, biltyper och administrativt stöd. En rättvisande prisbild är däremot svårt att få, då rörliga poster i form av främst olika servicetillägg samt om bilpoolen är stängd, halvöppen eller öppen för allmänheten inverkar. Här ska också sägas att samtliga företag presenterat sin verksamhet
ur ett säljande perspektiv och ungefärliga summor har efterfrågats för att skapa en grov
kostnadsbild. Samtliga uppgifter baserat på representanters utsago. Kostnader för tvätt och städ är enligt samtliga betydande vid eventuell upphandling.
Totalkostnad för en bilpoolsbil har med tanke på ovanstående samt att representanterna för
företagen också är säljare gjort att endast en grov uppskattning kunnat tas fram. Dessutom skiljer sig kostnadsuppläget något. En totalkostnad exklusive drivmedel om 6000-8000kr kan dock skönjas. Vid elbil och där drivmedel inte är applicerbart är den fasta bilkostnaden högre. Det finns dock ett stort spann beroende på tilläggstjänster och användande, och samtliga firmor har påtalat att det är viktigt att se över användandet inför eventuell kravspecificering och upphandling för att få ett rättvist pris.
Då en leverantör har önskat sekretess på priser redovisar vi inte dessa per leverantör utan i spann.
Fast pris per bil och månad varierar mellan 1500-4900kr, totalpris mellan 6000-8000kr. En leverantör har istället för totalpris meddelat att man förutom fast pris debiterar per nyttjad timme och
kilometer.
Nedan en tabell som åskådliggör verksamheten.
Kategorier/bilpool Bilpoolen.nu Move About Sunfleet
Marknadsetablering Regional Gbg, Sthlm 30-40st pooler
Nationell Gbg, Sthlm 20-30st pooler
Nationell Gbg, Sthlm, Malmö 1400 bilar/50 orter Lokal
marknadsetablering
Täby, Danderyd, Stockholms stad
Danderyd, Täby, Sundbyberg
Värmdö, Stockholms stad, Nacka, Södertälje Flotta Främst Toyota, alla
typer av bilar och märken
Elbilar Volvo och Renault Zoe Alla typer av bilar Flexibilitet/service Service inkl besiktning,
tvätt/städ, däckbyte kan ingå
Kan specialutrusta fordon, service, tvätt,
däckbyte kan ingå
”Driftar allt”
Administrativ uppföljning
Oklart Specificerade fakturor, statistik på årsbasis
Uppföljningsverktyg för kostnad och körsträcka per bil Leveranstid 2-3 månader (elbil) ”lång leveranstid på
elbilar”
3-4 månader (elbil)
Hur arbetar andra kommuner i Stockholms län?
Flertalet kommuner i Stockholms län har de senaste åren på olika sätt sett över sin fordonspark alternativt tagit beslut om att komplettera befintlig fordonspark med miljöriktig bilpool. Förutom att nå statliga och kommunala miljöregleringar är det en trend att kunna visa att man ligger i framkant på miljöområdet inom transport, gärna genom att skaffa elbilar.
Vi har valt att titta närmare på Lidingö, Danderyd och framförallt Stockholms stad. Det är kommuner som ligger geografiskt nära, och har gjort genomlysningar av fordonsflottan/ förändringar i närtid.
Även andra kommuner såsom Norrtälje, Nacka etc. har under senare tid gjort förändringar i fordonsflottan.
Stockholms stad
Stockholms stad har under kort tid gjort stora förändringar i organisation kring sina fordon, även hur de arbetar med miljömål och med hur bilparken ser ut idag. Andra kommuner, som tex Lidingö, har tagit intryck av Stockholm i sin disposition.
Stockholms stad gjorde en analys genom externt bolag 2014 och har efter det sjösatt en ny organisation. Med 1200 fordon och en decentraliserad hantering upplevde de att det var svårt att nyttja bilarna på ett effektivt sätt samt att nå miljömål. För att hitta stringens och vid
informationsåtergivning har de tagit fram en fordonsstrategi samt därtill riktlinjer, skapat ett centralt kontor för fordonsfrågor där två s.k. fleet managers har hand om de övergripande och centrala frågorna i hanteringen, och där fordonsansvariga ute på förvaltningarna sköter de lokala frågorna, bägge funktionerna med tydliga ramar om vad som förväntas av denne. Fleet managers har fyra avstämningar per år med fordonsansvariga.
Fordonsparken är uppställd per förvaltningskontor, med direktiv om att bilar som går under 750 mil bör avyttras. Avstämningar på miltal och bränsleförbrukning görs två gånger per år. Stockholm är en stor aktör och har därför valt att arbeta med ett differentierat sätt att inneha fordonen avhängigt vad som är mest gynnsamt ekonomiskt. Allt från ägande till bilpool är därför aktuellt, och man har upphandlat flera olika aktörer för bilpool. Stockholm gjorde med genomlysningen 2014 också en grundlig analys om vilket ägandeskap som är mest gynnsamt ekonomiskt.
Medskick från Stockholms stad
- Se över kommunens totala bilpark för optimalt samnyttjande - Se över var bilarna är placerade för optimal användning
- Initiativtagare till nätverkande bland kranskommuner i fordonsfrågor
- Nära samarbete med försäkringsbolag för att öka information och minimera skador
Danderyd
I Danderyd har man för ett par år sedan vid tre förvaltningskontor gått från sju leasade bilar totalt för kontoren till sex gemensamma bilpoolsbilar från Bilpoolen.nu. Detta främst för att nå miljömål om fossilfri organisation samt att man ser det som ett bra sätt att initiera bildelning i kommunen genom att ha bilpoolen halvöppen. Danderyd försöker också få personal att minska på användning av bil och har därför startat en cykelpool. Danderyds samlade intryck kortfattat är att det är något dyrare per bil med bilpool, men att det kompenseras med det miljörelaterade mervärdet. Energi- och
klimatstrateg påtalar att hen gärna hade sett en bilsamordnarfunktion vid kommunen.
Medskick från Danderyd
- Se till att ha bra administrativ mjukvara, exempelvis bilreda.se
Lidingö
Lidingö har till viss del tagit intryck av Stockholms stad genom att tillsätta en central funktion i form av fleet manager. Denne uppger bland annat att sättet man arbetar med bilfrågan, vilar på tre grunder:
Fordonspolicy, antagen av kommunfullmäktige. Vagnparksarbete sker i långa cykler och måste vara förutsägbart. Med fordonspolicyn i ryggen kan det inte komma alltför hastiga förändringar i direktiven.
Miljömål, kopplade till fordonspolicyn
Ekonomistyrning – den som förbrukar resursen står för kostnaden.
Alla bilar anskaffas genom finansiell leasing av den centralt fordonsansvarige (Fleet manager) hos Stadsledningskontoret. Bilarna hyrs sedan ut internt till verksamheterna, lite som en inhouse operationell leasing. Hyran är fast under hela kontraktsperioden och inkluderar alla förutsägbara kostnader – i princip allt utom drivmedel, tvätt och eventuella självrisker och skadekostnader. Själva arbetsinsatsen att leverera bilen till verkstad för däckskifte eller service faller på verksamheten, men kostnaden för verkstadsarbetet är inkluderat i hyran.
Verksamheter som har dagligt eller ofta återkommande bilbehov hyr sina bilar på detta sätt.
Typexemplet är hemtjänst och fastighetsskötare som behöver bil hela dagarna i sitt arbete.
Utöver det har Lidingö ett antal bilar inordnade i en bilpool, där sällananvändare kan boka bil under kortare eller längre perioder. Denna är knuten till och lokaliserad vid stadshuset men bilarna är bokningsbara för samtliga medarbetare som behöver bil i tjänsten. Bokning sker på webben,
nyckelhanteringen sker genom nyckelskåp kopplat till bokningssystemet. Grundtanken är att förarna bokar, kör och tankar bilarna själva, allt annat slipper man.
Inga kontor innehar bilar som de själva anskaffat, allt går genom Stadsledningskontoret. Undantaget är arbetsfordon typ traktorer, entreprenadmaskiner etc.
Medskick från Lidingö
- Beroende på vilka problemområden ni identifierar hos er så läggs fokus lämpligen på att effektivisera någon av parametrarna ekonomi, miljö eller tid. En centralt placerad funktion ansvarig för all administration och fordonsanskaffning rekommenderas också, för att ha god kontroll och undvika avsteg från plan.
SAMMANFATTANDE ANALYS
Organisation/administration
Det är tydligt att Sollentuna kommun har brister i sin fordonshantering. Detta framkommer om inte annat från svårigheten att få ut fullständig information från berörda parter i den egna
organisationen.
Specifikation för kostnadspåslaget för fullservice har inte förmedlats från SEOM, utan endast ett frånpris om 395kr per månad anges. Endast ett avtal är skrivet utan fullservice. Det är tydligt att default hos SEOM är att kund skriver fullserviceavtal då kontraktsvillkor utan fullservice också är svåra att greppa om man inte är väl insatt, jmfr. Allmänna villkor punkt 10.2 och 11.1 i Bilaga 1.
Avtalslista från SEOM (bilaga 2) är inte heller helt uppdaterad vad gäller kontrakt, kontaktpersoner på kontor, typ av avtal samt avtalspris, vilket har försvårat beräkning av kostnad.
Kontoren har förvisso kontaktpersoner för fordonshantering, men man saknar rutiner för vad som förväntas av funktionen, vilket även SEOM påtalar. En del kontor har även flera kontaktpersoner mot SEOM vilket kan tänkas ytterligare försvårar arbetet om vem som ska göra vad. Bristande rutiner bidrar säkert också till att man har dålig överblick över fordonsparken och att den inte föryngras och anpassas till miljökrav på rätt sätt. Även rutiner kring skade- och försäkringsärenden kan läggas till detta, där både SEOM och Stockholms stad poängterar att det innebär en merkostnad om ärenden tas om hand efter 36 månader vilket förutom att bilar i oskick framförs även bidrar till en merkostnad för kommunen genom Stockholmsregionens försäkring AB (SRF). I och med att avtalen inte stämmer överens med, av SEOM angiven, fordonslista fungerar inte heller kommunikationen mellan
förvaltningskontor och SEOM på ett tillfredsställande sätt.
Det har varit svårt att få fram uppgifter om övriga kostnader såsom drivmedel, tvätt,
parkeringsplatser etc., vilket tyder på bristande dokumentation. Olika typer av dokumentation har också varit fallet vilket ger att det finns bristande rutiner kring bokföring etc.
Kommunen sitter till viss del ”fast” i avtal med SEOM över som längst 36 månader från idag, vilket gör att alternativ till dagens lösning i så fall kan ske gradvis med att avtalstiden löper ut, alternativt att kontrakt köps ut.
Både SEOM och Stockholms stad har poängterat att det är av vikt att se över placeringen av fordon för optimal användning av desamma. Därför behöver också placeringen av kommunens bilar ses över.
Miljö
Sollentuna följer inte kommunens framtagna Miljö- och trafiksäkerhetskrav för fordon i kommunens verksamheter (KS 2014-01-22), vilken säger att fordonen i första hand ska vara el-fordon eller ladd- hybrid och i andra hand elhybrid eller biogasfordon. Flertalet leasade bilar är dieselbilar och nästan halva flottan består av bilar införskaffade tidigare än 2013, dvs. att de är 5 år eller äldre och innan SEOM började leverera enbart miljöklassade fordon.
När det gäller specialfordonen på KFK (traktorer, snöskotrar etc.) finns det inte angivet vilken typ av drivmedel som används, inte heller har det inkommit en fullständig förteckning på årsmodell på fordonen. Specialfordonen kan därför inte bedömas ur ett miljöperspektiv. Här borde istället miljöstrateg eller liknande funktion se över aktuellt miljökrav och arbeta fram en plan för dessa fordon.
Omvärldsbevakning
Bildelning som samhällstrend går hand i hand med miljömedvetenhet, teknisk utveckling och miljöbestämmelser. Många kommuner, och speciellt i Stockholms län, har de senaste åren arbetat aktivt med att bygga bostäder och med det även förtätning av befintlig stadsmiljö, vilket gör att föreställningen om bil som transportmedel, speciellt då endast en person ska transporteras, ruckas på. Samtidigt har teknik för att skapa en enkel hantering av bildelning gått framåt, och statliga och kommunala miljöbestämmelser och mål blivit skarpare.
Sammantaget från de kommuner i länet vi har tittat på när det gäller fordonshantering är att, även om tillvägagångssätt och utkomst är olika, organisation, miljö och effektiv användning har varit i fokus. Det är tydligt att miljökrav viktas tungt i beslut om nydaning av fordonshantering. Samtliga framför mervärdet i att arbeta proaktivt för ökad miljömedvetenhet. Bilparken blir även som ett skyltfönster mot invånare; att föregå med gott exempel, där transport medelst gång, cykel och kollektivtrafik viktas upp framför att köra bil.
Ordning och reda i administration skapar även effektivitetsvinster och ökad medvetenhet. Med att funktioner kopplat till fordonshantering har klara direktiv kommer frågorna på agendan på ett naturligt sätt än bara vid punktinsatser. Direktiv, policys och funktioner med tydlig
uppdragsbeskrivning är därför viktigt. En fordonsflotta uppställd som helt eller delvis samnyttjad alternativt kontorsindelad har därigenom mycket att vinna.
Bilpooler används i Stockholms län främst som en dellösning. Med bilpool finns möjlighet att
utlokalisera nästan allt som är kopplat till fordon och fordonshantering. Nackdelar med bilpool finns;
det blir troligtvis en merkostnad jämfört med en egen fungerande apparat kring hantering, det är svårt att använda bilpoolsbilar för hela spektrat av verksamheter då vissa kontor behöver
specialutrusta fordon etc. Fördelarna är dock en miljöriktig helhetstjänst med hög effektivitetsgrad vad gäller användning.
Fordonsparken
Av de 50 fordon som per januari leasas genom SEOM är det endast rimligt att inkludera rena personbilar för att ingå i en bilpoolslösning. Av de 50 fordonen är 28 personbilar. Det innebär att 22 fordon utgör av t.ex. lätta lastbilar och bussar, pick-up:er och traktorer. Ingen av dessa
”specialfordon” lämpas sig för att ingå i en bilpool. Vi förordar därför inte att de bör ingå i ett
samnyttjande över kontoren. Däremot kan det vara så att något fordon inte behövs, detta får i så fall bestämmas i samråd med berört kontor.
Av ovanstående skäl görs därför beräkningen endast på personbilar. Emellertid behöver också personbilarna granskas närmare. Är dessa specialutrustade på något sätt, finns det parkerade på platser där en bilpool inte lämpar sig? Behöver de vara tillgängliga med kort varsel och/eller på tider på dygnet, där en bilpoolslösning inte fungerar särskilt väl?
Av de 28 personbilarna bör jourhems-/familjepoolens bilar exkluderas, eftersom de inte finansieras av den kommunala budgeten och nyttjas av flera kommuner. En av MBK:s bilar innehåller
mätutrustning, varför den bilen inte lämpar sig att delas. TFK:s fordon är svårare att bedöma. Vissa av dem behöver vara målade/ha dekor. Den kan möjligen i vissa fall ersättas med magnetisk dekor, som kan sättas dit och tas bort vid behov. Några av TFK:s bilar har också varningsljus (som kan tas bort).
En bedömning är att tre av TFK:s fordon bör ses som specialfordon och således inte bör ingå i en bilpoolslösning. Vad gäller socialkontorets fordon (exklusive jourhems-/familjepoolen) är samtliga vanliga fordon (med alkolås). Däremot är det stort efterfrågan på bilarna och kontoret bedömer att tillgängligheten måste vara hög, som beskrivits ovan.
Med ovanstående specialutrustade personbilar i beräkningen, återstår 20 vanliga personbilar, som skulle kunna ingå i en gemensam bilpool.
Kostnad
En personbil kostar i genomsnitt ca 52 tkr årligen i leasing. Därtill kommer ca 11 tkr i driftskostnad.
Totalt sett är kostnaden alltså cirka 63 tkr för en personbil per år.
Med en bilpoolslösning är den totala kostnaden per fordon mellan 6000 och 8000 kr per månad, exklusive bränsle. Siffran varierar mellan olika pooler och för olika typer av fordon, men i genomsnitt rör det sig om cirka 7000 kr/mån. Det skulle innebära att en genomsnittlig personbil kostar cirka 84 tkr (7000 kr*12 mån) årligen genom en bilpoolslösning.
Sammanfattningsvis kostar en bilpoolsbil knappt 21 tkr mer årligen i förhållande kommunens nuvarande lösning med leasing. Om de 20 vanliga (ej specialutrustade) personbilar, som idag leasas, skulle ersättas rakt av med bilpoolsbilar skulle den årliga kostnaden stiga med cirka 420 tkr (20 bilar*21 tkr).
UTKOMST
Aktiva parametrar
Utifrån material och analys kan vi tydligt se några parametrar som bör vara genomgående oberoende framtida uppställning på fordonsflottan.
- Kostnadsdel
Både SEOM och Stockholms stad poängterar att bilar bör komma upp i ett visst miltal per år i användande för att vara ekonomiskt försvarbara. Stockholm har gjort grundliga beräkningar utefter deras behov, SEOM uppgav en ungefärlig siffra. Antalet mil som en bil bör gå kan vara
föremål för uträkning också för Sollentuna, detta bör dock vara en parameter som kommunen ska förhålla sig till. Här har vi inget underbyggt förslag, snarare vill vi poängtera att antalet mil är av vikt.
- Tillgänglighetsdel
Ovan beskrivna kostnadsdel kan även som i Stockholms fall utgöra en grund för, eller skärningspunkt, för när en kontorsspecifik bil har en så extensiv användning att det blir
kontraproduktivt att dela den. En sådan skärningspunkt kan vara ett specifikt miltal och att bilen behövs från dag till dag vid kontoret.
- Miljödel
Att Sollentuna kommun ska följa de egna Miljö- och trafiksäkerhetskraven borde vara en självklarhet. En utfasning av de bilar som inte följer dessa bör därför göras. En genomgång av miljöstrateg eller motsvarande funktion för att selektera bilarna bör därför göras. Miljöstrateg eller motsvarande funktion bör också vara inkopplad i framtagande av policydokument etc.
Kommunen bör samtidigt med en eventuell omläggning av organisation i fordonsflotta även aktivt arbeta för att få ner bilanvändande till fördel för övriga transportsätt. Detta kan
genomföras med en utökad och förbättrad cykelpool, cyklar som kan användas utanför tjänst, ökad användning av lokaltrafik och att gå etc. Uppmuntrande åtgärder kan varvas med bestämmelser.
- Organisationsdel
Sollentuna bör upprätta policy- och riktningsdokument där det dels framgår hur övergripande policy och hantering kopplat till miljö- och kostnadsmål framgår, dels ett riktningsdokument där det framgår tydligt vem som gör vad.
- Kontraktsdel
Kontrakt och samarbetet mellan SEOM och kommunen bör ses över. T.ex. kan full service vara det enda alternativet vid kontraktskrivning, service via SEOM och en eventuell bilpool bör då harmoniseras för att skapa igenkänning. Bilmärken och modeller bör harmoniseras för att få ned kostnader.
OLIKA UPPSTÄLLNINGAR
Nedan exempel på några uppställningar vi ser som möjliga för Sollentuna kommun.
1) Sollentuna kommun behåller nuvarande bilförsörjningsmodell och respektive kontor har egna bilar.
Kommunen fortsätter leasa bilar från SEOM.
Organisatoriskt: En central funktion som är övergripande ansvarig och har ett tydligt uppdrag inrättas. Funktionen kan inrättas hos SEOM där t.ex. nuvarande fordonsadministratör får rollen, alternativt att funktionen inrättas i kommunen. Organisatoriskt kan den även vara uppdelad där miljöstrateg eller motsvarande i kommunen har ett delansvar. Därtill kommer en bilansvarig på respektive kontor, även de med tydliga riktlinjer och uppdrag. Krav på elektroniska körjournalen bör ställas för ett tillförlitligare hantering av kördata och för att undvika onödigt administrativt arbete.
Bilar som inte följer miljö- och trafiksäkerhetskrav fasas ut, bilparken kompletteras vid behov med högt miljöklassade bilar. Förvaltningarna får riktlinjer om miltal på bilar. Som komplement har kontoren krav på sig att minska bilanvändande till förmån för miljöriktigare transportsätt när så är möjligt.
Fördelar: Enkel implementering och minimal störning för verksamheten
Nackdelar: Effektivitetsvinster i samnyttjande kan bli begränsade och antalet bilar blir antagligen fler, vilket innebär större miljöavtryck och kostnad.
1 b) Som 1), men exkluderat utpekade specialutrustade fordon som är kontorsspecifika. Övriga fordon i bilparken samnyttjas. Mjukvara för att stödja central bokning köps in. Central funktion har en större roll och bilansvariga på kontor en mindre.
Fördelar (förutom 1): En högre nyttjandegrad och färre bilar.
Nackdelar (förutom 1): Organisationen ruckas på. ”Egna” bilar försvaras?
2) Sollentuna kommun behåller bilförsörjning från SEOM men kompletterar med bilpool Bilar från SEOM per kontor medan bilpoolsbilar ligger som kompletterande över hela organisationen. Tuffare villkor för förvaltning att ha ”egna” bilar införs (jmfr. miltal per bil).
Bilpoolsbilar används enligt kommunens miljöbilsdefinition. En central funktion har hand om bilpoolen administrativt, implementering och utbildning. Organisatoriskt i övrigt som 1). Som incitament kan bilpoolsbilarna vara ”gratis” att använda för kontoren, dvs. belastas centralt.
Fördelar: En högre nyttjandegrad och färre bilar
Nackdelar: Två försörjningsmetoder ger krångligare handhavande och uppföljning? Vem står för bilpoolsbilarna? Kostnad?
3) Sollentuna kommun behåller del av bilförsörjning från SEOM och huvuddelen utgörs av bilpool
Kontor som kan påvisa ett styrkt behov av specialutrustade personbilar leasar dessa från SEOM, övriga bilar genom bilpool. Organisatoriskt som 1)
Fördelar: En högre nyttjandegrad och färre bilar. En del av administration/uppföljning kan lämnas över?
Nackdelar: En högre kostnad. Högre kostnad för specialutrustade fordon.
3 b) Sollentuna kommun övergår helt till bilpoolslösning. I upphandlingen ingår även specialutrustning för de bilar som behöver sådan.
Fördelar: Det mesta kring fordonsflottan kan läggas på upphandlad tjänst?
Nackdelar: En högre kostnad. Högre kostnad för specialutrustade fordon. Sämre kontroll.
