SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 1 (14) Fastighetsnämnden

(1)

Beslutande Övriga deltagande

Utses att justera Paragrafer § 98 108

Underskrifter

……….. ………

/Stefan Bergman, ordförande/ /Hallgerd Pettersson, sekreterare/

………..

/Erik Lundgren, protokollsjusterare/

BEVIS OM ANSLAG

Justering av fastighetsnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla

Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter

2006-11-22 2006-11-27 2006-12-18 Förvaringsplats för protokollet Fastighetskontoret, Hörnellgatan 5 931 85 Skelefteå

Underskrift ……….

Hallgerd Pettersson

Erik Lundgren Stefan Bergman Ordförande Karl-Erik Gustavsson

Margareta Lundgren Britt-Marie Lundström Jan-Erik Ershag Erik Lundgren Leif Holmqvist Ilkka Saarinen

Elvi Sundberg tjg ersättare

Roland Engström ersättare Rolf Rönnmark fastighetschef

Johan Stålnacke tf verksamhetschef 13.45-15.30 Ulrica Marklund ekonom 13.15-14.00 Jan Wiberg projektchef 14.00-15.30 Tomas Nordenstam revisionen, ledamot 13.15-14.00 Bo Rehnberg revisor 13.15-14.00 Hallgerd Pettersson sekreterare

Siv Lundström assistent

(2)

Information Revisionen

Revisor Bo Rehnberg går igenom den revisonsrapport som delgetts nämnden.

För att utveckla nämndens ansvarsutövande lämnas följande rekommendationer:

• klargöra verksamhets-/ekonomiansvaret med avseende på fördelning och innehåll

• vidareutveckla mål – framförallt mål som rör verksamhetens effektivitet

• utveckla delegationsförteckning

• precisera hur återrapportering till nämnd ska ske

• öka säkerheten i ekonomiprognoser

• systematisk uppföljning av samtliga fastställda mål.

Åtgärder av revisionsrapporten redovisas i § 98.

Fastighetsnämnden beslutar

att tacka för lämnad redovisning.

_____

(3)

Fa § 98 Dnr 06 0530 060

Åtgärder revisionsrapport 2006

Fastighetskontoret ger följande förslag på åtgärder för att stärka nämndens kontroll.

Verksamhet

Ledning och styrning

Verksamhetsmål, mått och aktiviteter samlas i ett och samma dokument;

Mål utifrån styrkort.

Ett klargörande av verksamhetsansvar i organisationen med avseende på fördelning och innehåll ska finnas i det nya delegationsdokument som tas fram när nya organisationen är klar.

Uppföljning och rapportering

I internkontrollplan för 2007 kommer det att preciseras hur rapportering till fastighetsnämnden skall ske.

En systematisk uppföljning av styrkortens mål sker i och med delårsrapporter varje tertial. Verksamhetsmål kommer att redovisas vid samma tillfälle allteftersom de integreras i styrkortsmålen.

Ekonomi

Ansvaret för investeringsprojekt ligger på idag på projektchef och då nya byggavdelningen är klar på byggchefen. Ansvaret kommer att förtydligas i internbudget 2007.

Beslutsattestant och kontoansvar inom sitt ansvarsområde betyder att man är ekonomiskt ansvarig inom sitt område. Förtydligas i interbudget 2007.

Arbetet med att ta fram nyckeltal för att mäta produktivitet och effektivitet fortsätter.

Med det nya system fastighetskontoret har infört och utvecklar när det gäller ansvar och verksamheter kommer automatiskt en förbättring av uppföljning och i och med det bättre prognoser.

Målet är att enkelt ta fram tydliga rapporter för alla verksamheter och därför också ökad möjlighet till att ta fram nyckeltal.

(4)

Organisation

Ett nytt delegationsdokument ska tas fram när nya organisationen är klar.

Alla delegationer ska samlas på ett för alla överskådligt sätt.

Förtydligande av anskaffnings- resp. inköpsdelegation ska finnas i det nya delegationsdokument som tas fram när nya organisationen är klar.

I internkontrollplan för år 2006 har efterlevandet av delegationsbeslut kontrollerats.

Arbetsmiljö

När varje verksamhet tar fram sina mål med utgångspunkt från styrkorten vävs också verksamhetsmål och andra mål in som t.ex. arbetsmiljömål.

Verksamheternas mål samlas i ett dokument som heter ”Mål utifrån styrkort”

och finns i varje verksamhets verksamhetsplan.

Mått och aktiviteter som är kopplade till arbetsmiljöpolicyn ska återrapporteras bättre. Ambitionen är att samla målen i ”Mål utifrån styrkort” i och med

målarbetet 2006.

att godkänna ovanstående åtgärdsplan och att fortlöpande redovisning sker.

_____

(5)

Fa § 99 Dnr 06 0530 014

Fördelning resultatöverföring 2005

I samband med bokslutet redovisades fastighetskontorets överskott för

år 2005. Fa 2006-03-15 § 35. Det totala överskottet var 14 737 tkr (exkl IRU).

Fördelningar har skett under året och kvar att förbruka är idag 1 383 tkr.

Efter att städenheten varit lokaliserad i tillfälliga lokaler under snart ett år, flyttar de nu in i nya lokaler i Brinken. Samtidigt har man sett över arbetsmiljön på kontorsrummen och funnit att nya kontorsmöbler bör införskaffas. Beräknad kostnad är totalt 110 tkr.

Fastighetskontoret föreslår att denna arbetsmiljöåtgärd finansieras från överskottet från år 2005.

På fastighetskontoret har man idag en kopiator som inte fungerar optimalt. Den kräver mycket service och är ofta ur funktion. En ny kopiator är därför önskvärd och man har tittat på olika alternativ. Den gamla får man vid inbyte en viss ersättning för. Kostnaden beräknas till mellan 50 - 60 tkr och fastighetskontoret föreslår att medel tas ur 2005 års överskott

Inköp möbler städenheten 110 tkr

Inköp kopiator 60 tkr

Kvar till senare fördelning, proj 133810 1 213 tkr

Fastighetskontoret arbetar under året löpande med att utreda ytterligare insatser som kan finansieras från detta överskott

att godkänna föreslagen fördelning av överskott 2005.

_____

(6)

Kommunstyrelsen

Fa § 100 Dnr 06 2500 058

Åtgärder i deltidsbrandstationer

Räddningsnämnden har till fastighetskontoret översänt ett förslag till åtgärder av ett antal deltidsbrandstationer i kommunen, se bifogat underlag.

Åtgärderna är prissatta och uppgår till totalt 1 795 tkr. Enligt räddningsnämnden 2006-09-12 § 55 begärs att dessa åtgärder utförs.

Fastighetskontoret har ej budgeterade medel för åtgärderna.

att föreslå kommunstyrelsen att finansiera ombyggnationer av deltidsbrandstationer enligt bifogat underlag

_____

(7)

Kommunstyrelsen

Fa § 101 Dnr 06 2500 062

Tekniska kontoret inklusive räddningsstation, Burträsk

Tekniska kontoret och räddningsstationen i Burträsk har flyttat in i delar av Polaris fastighet (f.d. Snidex lokaler). Ombyggnad och anpassning av lokalerna har finansierats av Skellefteå kommun.

På grund av utökningar i projektet har kostnaderna ökat från ursprungligen 7 500 000 kr till 10 000 000 kr.

att hos kommunstyrelsen begära 2 500 000 för finansiering av kostnads- ökningen för tekniska kontorets och räddningstjänstens lokaler i Burträsk _____

(8)

Kommunstyrelsen

Fa § 102 Dnr 06 2500 059

Förhyrning av nya lokaler för arbetsenheten inom daglig verksamhet

Socialnämnden har 2006-10-25 § 135 beslutat begära att genomföra följande lokalbyten. Dels Industrihuset i Kåge, hyresavtalet går ut 2006-12-31, dels Utisams lokaler i Hedensbyn, hyresavtalet kan avslutas 2006-12-31.

Lokalytan för dessa lokaler uppgår till 1 100 m² och lokalkostnaden uppgår till 600 tkr/år.

Den nya lokalen som önskas hyra är en av Polaris AB:s lokaler på

Verkstadsvägen (kv. Skruven, Hammarängen) i Skellefteå. Ytan uppgår till 1 700 m² och kräver en ombyggnad som kostar ca 2 mkr. Det handlar bl.a om en ny entré, omklädningsrum för 50 personer, mindre kök, fler toaletter och invändig port.

”Handikappomsorgen har inte medel till ombyggnaden eftersom den inte var känd när budgetäskandet gjordes i maj”.

Hyreskostnaden uppgår till 1 250 tkr/år inkl.fastighetsskötsel med tillträde 2007-01-01. Den ökade hyran får inrymmas i handikappomsorgens budget 2007.

att godkänna lokalbytena enligt förslaget

att föreslå kommunstyrelsen finansiera ombyggnationerna av lokalen vid Verkstadsvägen med 2 mkr.

_____

(9)

Fa § 103 Dnr 06 2500 014

Omdisponering av anslag, underhåll

I samband med bokslutet redovisades fastighetskontorets överskott för år 2005, Fa 2006-03-15, § 35. Det totala överskottet var 14 737 tkr (exkl IRU).

Fördelningar har skett under året och kvar att förbruka är 1 273 tkr.

I samband med att tekniska kontoret utför ledningsarbeten vid Nordanå finns möjlighet för fastighetskontoret att få byta ut undermåliga vattenledningar, avloppsledningar och dagvattenledningar. Det handlar om en ny vattenledning och brandpost från den nya pumpstationen i området till huvudbyggnaden, ca 80 m ledning.

Vidare läggs ny avloppsledning från förbindelsepunkt till gymnastikbyggnaden, ledningslängd ca 150 m. Dagvattenanslutningarna från byggnaden görs om och kopplas på dagvattenledningen.

Förberedelse görs för att kunna åtgärda avloppsledningarna till Värdshuset och Handens hus. Kostnaderna för åtgärderna som beskrivits ovan uppgår till 400 tkr. P.g.a. den omfattande verksamheten i Värdshuset och Handens hus under december, så kan ej grävningsarbetet påbörjas, utan påbörjas under nästa år.

Framdragningen av ledningar och inkopplingar till dessa fastigheter är ej finansierade. Vidare behöver också fettavskiljaren eventuellt bytas för Värdshuset.

att godkänna att 400 tkr av överskottet 2005 disponeras till ovan föreslagna åtgärder.

_____

(10)

Fa § 104 Dnr 06 2500 10302 053

Medel för om- och tillbyggnad Stadshotellet

Investeringsmedel på 11 000 tkr har tillförts projekt tillbyggnad och upprustning av restaurangdelen på Stadshotellet. Projektet innehåller upprustning och

modernisering av restaurangen, nytt kapprum med toalettpaket och en

permanent tillbyggnad av restaurangen som ersätter den befintliga verandan.

I samband med projekteringen och upphandling av entreprenör har projeket utökats med bl.a:

- kyla och anpassningar ventilation, nattklubb - brandlarmsanläggning, utrymningslarm, nattklubb - kulvertering ventilation

- utvändig angöring från torg med handikappramper mot entré - rökrum

- ombyggnad RWC hotellentré

Sammanlagda kostnadsfördyringen beräknas till 2 000 tkr.

Finansiering enligt följande:

1 300 tkr omförs från de 2 000 tkr som i Fa §56 beslutades tas från fastighetskontorets överskott för år 2005 till renovering av toaletter och relaxavdelning på Stadshotellet.

Resterande 700 tkr föreslås finansieras från fastighetskontorets överskott 2005.

att godkänna fastighetskontorets förslag.

_____

(11)

Fa § 105 Dnr 06 2500 10302 053

Stadshotellet om- och tillbyggnad, tilldelningsbeslut, totalentreprenör

Fastighetskontoret har genom annonsering, infordrat anbud på rubricerat projekt. Anbuden finns förtecknad i protokoll daterat 2006-11-08.

Efter granskning av anbuden föreligger följande resultat med poängbedömning, enligt en på förhand upprättad värderingsmall:

Total- Anbud Kompl Slutligt Viktad

entreprenör kronor kronor anbud poäng

1a

1b alt. utförande 1c sido+alt.

11 980 000 11 570 000 11 065 000

- -

- 11 065 000 8,50 2a

2b alt. utförande 2c sido+alt.

13 332 000 12 969 000

*11 479 000

- - -

12 969 000

*

3,33

3 14 320 000 - 14 320 000 2,20

4a

4b alt. utförande

12 800 000 12 378 000

-

- 12 378 000 4,84

*Anbudsgivarens sidoanbud är ej jämförbart med huvudanbud och förkastas därmed. (Omfattning framgår ej).

Fastighetskontoret föreslår att den anbudsgivare med det ekonomiskt mest fördelaktiva anbudet dvs med högst viktad poäng, tilldelas uppdraget enligt nedan.

att Skanska Sverige AB, Skellefteå tilldelas uppdraget som totalentreprenör till en anbudssumma om 11 065 000 och viktad poäng 8,50.

att som kontrollanter utse:

Erik Strandberg bygg

Bo Lindkvist el

Jan Sundbom vvs

_____

(12)

Fa § 106 Dnr 06 0530 0650

Delegationer och attestanter, prolongering

Ny delegations och attestantordning ska beslutas i och med den nya nämnden börjar sin period 2007.

att nuvarande delegationer och attestanter prolongeras tills den nya nämnden upprättar nya.

_____

(13)

Fa § 107 Dnr 06 0530 013

Informationer

Följande informationer lämnas:

Ursviksskolan: Rolf Rönnmark redovisar enligt följande: En samverkan ska göras om funktioner och förläggning av ytor för resp. samverkansgrupp som är verksam i skolan. Grund för samverkan är ritning daterad 2006.06.14 som låg till grund för det beslut som barn- och grundskolenämnden tog samma dag.

Samverkan sker 28/11.

Edda och Arena: Jan Wiberg redovisar hur arbetet fortskrider och dokumenta- tion över båda projekten visas. Båda projekten följer i stort tidplanen.

att godkänna lämnade informationer.

_____

(14)

Fa § 108 Dnr 06 0530 012

Delgivningar

Följande protokoll delges och lägges till handlingarna:

Fastighetsnämndens au 2006-10-10

Fastighetsnämnden 2006-10-18 Slutrapport rehabiliteringsprojektet Pn § 128 2006-10-12 Fastighetsnämnden beslutar

att lägga delgivningarna till handlingarna.

______