Internkontrollplan 2017
Trafik- och fastighetsnämnden
Trafik- och fastighetsnämnden, Internkontrollplan 2017 2(7)
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 3
2 Kommunövergripande risker ... 4
3 Nämndspecifika risker ... 6
1 Inledning
Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll.
Trafik och fastighetsnämnden ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Trafik och fastighetsnämnden ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.
Den interna kontrollen ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som den ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Den interna kontrollen handlar om att på en rimlig nivå säkerställa att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs.
En dokumenterad risk och väsentlighetsanalys har använts för att ta fram förslag på olika granskningsområden. Riskanalysen ska identifiera händelser som medför en risk samt värdera dessa risker. Syftet är att förebygga dessa risker innan de inträffat.
Väsentlighet och risk värderas på en skala 1-16 efter sannolikhet. Riskvärden över 9 bör tas med i internkontrollplanen. Om riskvärdet är högre men ingen kontroll har beslutats att utföras finns motivering till detta.
Trafik- och fastighetsnämnden, Internkontrollplan 2017 4(7)
2 Kommunövergripande risker
Risker Riskvä
rde Kontroller Delegationsbeslut
hanteras inte i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i
kommunallagen (Beslut KS 2016-09-05)
Kontroll att delegationsbeslut avseende anställningar anmäls korrekt till nämnd (Beslut KS 2016-09-05)
Vad?
Kontrollera att delegationsbeslut avseende anställningar anmäls korrekt till nämnd.
Hur?
Säkerställa att
anställningsuppgifter från personalavdelningen anmäls till nämnd.
När?
Löpande under 2017.
Tertialvis rapportering till KS.
Kommunen går miste om intäkter i form av
ersättningar avseende flyktingverksamhet (Beslut KS 2016-09-05)
Säkerställa eftersökning av statsbidrag och andra ersättningar avseende flyktingverksamhet (Beslut KS 2016-09-05)
Vad?
Säkerställa att
återsökning sker av de statliga medel kommunen har rätt till avseende flyktingverksamhet.
Hur?
Säkerställande av interna rutiner och andra aktiviteter inom ramen för risken/kontrollen.
När?
2017. Tertialvis rapportering till KS.
Del av organisationen eller viss tjänsteutövning utsätts för oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)
Identifiera del av
organisationen eller typ av tjänsteutövning som kan vara särskilt utsatt för risk för korruption och
oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)
Vad?
Identifiera del av organisationen eller typ av tjänsteutövning där oegentligheter kan uppstå.
Hur?
Analys och diskussion inom respektive
förvaltning. Förvaltningen väljer tillvägagångssätt.
När?
Januari - augusti 2017.
Tertialvis rapportering till KS.
Risker Riskvä
rde Kontroller
Kontrollera att upphandlingarna genomförs med hjälp av upphandlingsenheten
Vad?
Kontrollera att upphandlingarna genomförs med hjälp av upphandlingsenheten Hur?
Genom noggrann kontroll av upphandlande avtal När?
April och augusti Vem kontrollerar?
Verksamhetscontroller
Trafik- och fastighetsnämnden, Internkontrollplan 2017 6(7)
3 Nämndspecifika risker
Risker Riskvärde Kontroller
Att trafik- och fastighetsnämnden dokumenthanteringspla n saknar riktlinjer för delar av nämndens verksamheter och att hantering av dokument inte sköts enligt plan
6 Dokumenthanteringspl an
Vad?
Kontrollera att dokument registreras och arkiveras enligt plan och att riktlinjer finns för alla delar av nämndens verksamhet.
Hur?
Genomlysning av dokumenthanteringsplan en och rutiner för registrering/arkivering.
När?
Maj och oktober Vem kontrollerar?
Registrator Att ogiltiga lokala
trafikföreskrifter förekommer (LTF)
12 Lokala trafikföreskrifter (LTF)
Vad?
Kontrollera att endast giltiga lokala
trafikföreskrifter förekommer.
Hur?
Genomgång av lokala trafikföreskrifter.
När?
Löpande under året Vem kontrollerar?
Avdelningschef trafik- och natur
Att skriftlig beställning saknas till
leverantörsfaktura
12 Skriftliga beställningar Vad?
Kontrollera att skriftliga beställningar finns som underlag till
leverantörsfaktura.
Hur?
Stickprovkontroll När?
Maj och oktober Vem kontrollerar?
Verksamhetscontroller Att beställning/inköp
inte görs enligt gällande ramavtal
12 Ramavtal Vad?
Kontrollera att beställning/inköp görs enligt gällande ramavtal.
Hur?
Stickprovskontroll När?
Maj och oktober Vem kontrollerar?
Inköpssamordnare
Risker Riskvärde Kontroller Att nämnden saknar
löpande information om vad som har löpande beslutats kring investeringsprojekt.
12 Nämndhandlingar Vad?
Kontrollera och
säkerställa att nämnden får korrekt information Hur?
Genom noggrann genomgång av ärenden på
tjänstemannaberedninge n
När?
Maj och oktober Vem kontrollerar?
Verksamhetscontroller
