Maj 2020
Ett förbättringsarbete av -
elevhanteringsprocessen på LFV
Douglas Skoog
Kandidatprogram i ledarskap – kvalitet – förbättring
Bachelor Programme in Leadership - Quality Management - Improvement
Teknisk- naturvetenskaplig fakultet UTH-enheten
Besöksadress:
Ångströmlaboratoriet Lägerhyddsvägen 1 Hus 4, Plan 0
Postadress:
Box 536 751 21 Uppsala
Telefon:
018 – 471 30 03
Telefax:
018 – 471 30 00
Hemsida:
http://www.teknat.uu.se/student
A study of improvement on the student management process at LFV
Douglas Skoog
Attracting, retaining and developing the right skills is something
every company needs to pay attention to and continuously work on. By showing companies that they are attractive employers through a good reputation and a poignant introduction for new employees, they can attract and retain qualified employees. This study examines how the Swedish Civil Aviation Administration Luftfartsverket (LFV) works with student management and how this can be linked to general theories and models adapted to the process. In this study, a survey has been done with multiple-answer options, in order to gather information about what deficiencies are experienced within the organization. A few quality and management tools were used to review the empirical data collected. Tree diagrams have been used to break down a central problem at various levels, based on the underlying causes of the perceived deficiencies. The conclusion of the study includes a number of improvement suggestions in LFV's student management process, especially in the first phase of the training for air traffic controllers. Small changes that can lead to LFV
strengthening its position as an attractive employer.
Key words: employer branding, generation y, improvement, onboarding, student management.
20 008
Examinator: Maria Fredriksson Ämnesgranskare: Pierre Thorell Handledare: Åsa Kajrup
Sammanfattning
Att attrahera, behålla och utveckla rätt kompetens är någonting alla företag behöver
uppmärksamma och kontinuerligt arbeta med för att uppnå. Genom att företag uppvisar att de är attraktiva arbetsgivare via ett gott rykte och en gripande introduktion för nyanställda kan de locka och bibehålla kvalificerade medarbetare. I denna studie undersöks hur Luftfartsverket (LFV) arbetar med elevhanteringen och hur detta kan kopplas till generella teorier och modeller anpassat för processen. I examensarbetet används främst enkät i form av ett frågeformulär med
flersvarsalternativ, för att samla information kring vilka brister som upplevs inom organisationen.
Ett flertal olika kvalitets och ledningsverktyg användes för att granska den insamlade empirin.
Träddiagram användes för att bryta ned ett centralt problem på olika nivåer, utifrån de underliggande orsakerna till de upplevda bristerna. Slutsatsen för studien landar i ett antal förbättringsförslag i LFVs elevhanteringsprocess, framförallt i första skedet i utbildningen till flygledare. Små förändringar som kan leda till att LFV kan stärka sin position som en attraktiv arbetsgivare.
Nyckelord: elevhantering, employer branding, förbättring, generation y, onboarding.
Förord
Det här examensarbetet är skrivit under en pågående pandemi, viruset Covid-19 har satt vissa begränsningar på denna studie. Trots detta vill jag rikta ett stort tack till alla de involverade som har möjliggjort detta examensarbete. Först och främst vill jag tacka LFV och min handledare Åsa Kajrup för insiktfull och kontinuerlig feedback. Vidare vill jag tacka min ämnesgranskare Pierre Thorell som varit ett stöd under arbetets gång. Avslutningsvis vill jag framföra ett tack till närstående som stöttat eller hjälpt mig på ett eller annat sätt under examensarbetet.
Douglas Skoog Visby, Maj 2020
Innehållsförteckning
1. Introduktion ... 1
1.1 Inledning ... 1
1.2 Problembeskrivning ... 1
1.3 Syfte och frågeställningar ... 3
1.4 Avgränsningar ... 3
2. Teori ... 4
2.1 Vetenskapligt angreppssätt ... 17
2.1.1 Offensiv kvalitetsutveckling ... 4
2.2 Betydelsen av introduktion... 7
2.2.1 Definition av introduktion ... 8
2.2.2 Onboardingprocessen ... 8
2.2.3 Employer branding ... 9
2.3 Generation Y ... 11
2.3.1 Karaktärsdrag för generation Y ... 12
2.3.2 Kommunikation ... 13
2.4 Tidigare forskning ... 14
2.4.1 Employer Branding ... 15
2.4.2 Onboarding ... 15
3. Metod ... 16
3.1 Val av angreppssätt ... 16
3.2 Datainsamlingsmetod ... 17
3.2.1 Insamling av sekundärdata ... 18
3.2.2 Insamling av primärdata ... 18
3.2.3 Enkäter ... 18
3.3 Dataanalys ... 19
3.3.1 Släktskapsdiagram ... 19
3.3.2 Orsak-verkan-diagram ... 20
3.3.3 Träddiagram ... 21
3.4 Validitet, reliabilitet och generaliserbarhet ... 21
3.5 Etiska ställningstaganden ... 23
4. Empiri ... 26
4.1 Områden för empiri ... 26
4.2 Betydelsefulla komponenter vid utbildningen av elever ... 26
4.3 Fördelning av utbildningsplatser TWR/ACC ... 27
4.4 Fördelning vid OJT-skede ... 28
4.5 Attraktiv arbetsgivare ... 29
5. Analys ... 31
5.1 Områden för analys ... 31
5.2 Komponenter vid utbildning ... 31
5.3 Fördelningen TWR/ACC ... 33
5.4 Fördelning vid OJT-skede ... 34
5.5 LFV som en attraktiv arbetsgivare ... 35
5.6 Kvalitetssäkring av elevhanteringsprocessen ... 37
5.7 Sammanfattning av analys ... 39
6. Diskussion ... 40
6.1 Reflektion ... 40
7. Slutsatser ... 43
7.1 Slutsatser ... 43
7.1.1 Valmöjlighet av flygledarutbildning ... 43
7.1.2 Fördelning vid OJT-skedet ... 43
7.1.3 Hur kan LFV bli en mer attraktiv arbetsgivare? ... 44
7.2 Implementeringsförslag ... 45
7.3 Förslag på fortsatt forskning ... 47
Referenser ... 49
Bilagor ... 50
Tabellförteckning
Tabell 1: Utmaningar generation Y blir bemötta med på arbetsplatser samt deras önskemål. ... 13
Figurförteckning
Figur 1 – Egengjord figur av rekrytering- och utbildningsprocessen. ... 2
Figur 2 – Hörnstensmodellen av Bergman och Klefsjö ... 5
Figur 3 – Förbättringscykeln eller PDSA-cykeln av Bergman och Klefsjö ... 6
Figur 4 – Faktorer som påverkar employer branding med Rokade och Singh som bas ... 10
Figur 5 – Ram för employer branding av Backhaus och Tikoo ... 11
Figur 6 – Riktlinje för släktskapsdiagram av Bergman och Klefsjö ... 20
Figur 7 – Riktlinje för ett orsak-verkan-diagram av Bergman och Klefsjö ... 21
Figur 8 – Riktlinjer för ett träddiagram av Bergman och Klefsjö ... 21
Figur 9 – Sammanfattning av empiri i ett släktskapsdiagram ... 26
Figur 10 – Orsak-verkan-diagram över de analyserade avsnitten ... 31
Figur 11 – Träddiagram av de framtagna förändringsbehoven ... 39
Begreppsförteckning
ACC – Area Control Center, Områdeskontrollcentral (radar)
EPN – Entry Point North, Sveriges flygtrafikledningsskola på Sturups flygplats i Malmö FEAST – First European Air traffic controller Selections Test
LFV – Luftfartsverket OJT – On the Job Training
TWR – Tower/Torn (Flygledartorn)
1.
IntroduktionI kapitel introduktion kommer en första inblick i det valda ämnesområdet med tillhörande problembeskrivning. Vidare presenteras syfte och frågeställningar för arbetet och
avslutningsvis presenteras avgränsningarna för studien.
1.1 Inledning
Att attrahera, behålla och utveckla rätt kompetens är någonting alla företag behöver uppmärksamma och kontinuerligt arbeta med för att uppnå. Genom att företag uppvisar att de är attraktiva arbetsgivare via ett gott rykte och en gripande introduktion för nyanställda kan de locka och bibehålla kvalificerade medarbetare. LFV är ett statligt affärsverk och den största aktören inom flygtrafikledning för både civil och militär flygtrafik i Sverige. LFV har som huvuduppgift att tillhandahålla en säker, effektiv och miljöanpassad
flygtrafiktjänst, de erbjuder smarta lösningar för morgondagens flyg (LFV, 2020). Ett av huvudmålen inom LFV lyder: ”LFV ska vara en attraktiv arbetsgivare där medarbetarnas kompetens utvecklas utifrån kund- och intressentbehov” (LFV, 2018, s. 17). Att vara en attraktiv arbetsgivare är något som organisationen ständigt arbetar för. Av LFVs 1100 anställda är cirka 650 medarbetare flygledare och utgör den största delen av verksamheten.
Inom de närmaste 10 åren kommer hälften av dessa flygledare att lämna organisationen på grund av pensionsavgångar (LFV, 2018, s. 5). För att bemöta detta enorma behov av nya flygledare står rekrytering och utbildning i fokus för LFV. Processen att rekrytera och utbilda nya flygledare är omfattande och speciell, då specifika egenskaper erfordras av den sökande. Under utbildningens gång testas dessa egenskaper kontinuerligt för att säkerställa att eleverna motsvarar de höga kraven som ställs av organisationen. Det tar cirka tre år att bli färdig flygledare och det ligger i organisationens intresse att alla delar i processen fungerar väl (LFV, 2018, s. 5). Rekrytering och utbildning av ny personal har många begränsningar, takten kan därför inte snabbas på. Därför är det oerhört viktigt att LFVs rekrytering, utbildning och elevhantering är av högsta kvalitet. Inom de två förstnämnda områdena (rekrytering och utbildning) råder ett strikt regelverk som regleras av EU, dock finns det inga fastställda regler när det kommer till elevhanteringen. Inom området elevhantering finns det mest utrymme för förändringar och kvalitetsförbättringar av olika slag. Elevhanteringen kommer därför att vara det centrala för detta examensarbete.
1.2 Problembeskrivning
LFV strävar mot att vara en attraktiv arbetsgivare och för att nå sina ambitioner måste LFV under hela rekrytering- och utbildningsprocess värna om varenda elev, då behovet av ny arbetskraft är hög. För varje delkurs finns en målsättning och kvalitativ nivå som eleven ska uppnå för att få fortsätta utbildningen, som periodvis håller ett högt tempo. Då LFV ställer höga krav på utbildningen sker det kontinuerligt utvärderingar av elevernas kompetens och utveckling (LFV, 2020). En av LFVs stora utmaningar är att elevernas första utbildningsår sker på Entry Point North, EPN. EPN är en internationell flygledarskola som har ett av sina säten i Malmö. LFV rekryterar själv sina elever som utbildas via EPN. Vidare
tillhandahåller LFV flygledarinstruktörer som är utlånade från sina tjänsteställen under
kortare perioder, cirka en månad i taget. Det är således en utmaning för LFV att påverka att elevernas första tid på skolan blir en upplevelse som går i linje med LFVs mål och
värderingar.
Det finns olika inriktningar av yrket flygledare; tornflygledare och radarflygledare. I dagens läge finns det begränsade möjligheter för eleverna att påverka valet av inriktning, trots att det kan vara en viktig faktor för elevens fortsatta utbildning. I figur 1 nedan beskrivs hela processen eleverna måste genomgå för att bli en färdig flygledare. Till en början får eleverna gå igenom en rekrytering- och selektionsprocess på cirka ett år. Denna process innefattar bland annat att eleverna får genomgå olika tester, kallade FEAST-tester (First European Air traffic controller Selection Test). Efter denna delprocess kan eleven komma att börja utbildningen på EPN, Entry Point North, Sveriges flygtrafikledningsskola på Sturups flygplats i Malmö. Om eleverna kan upprätthålla de krav och målsättningar som LFV ställer på utbildningen kan eleverna komma att börja jobba för LFV vid det benämnda OTJ-skedet. Detta skede står för On the Job Training och innefattar den avslutande delen av elevernas utbildning, där de arbetar för LFV på en av deras arbetsplatser.
Elevhanteringsprocessen omfattar både utbildningen på EPN samt utbildningen på arbetsplatsen vid OJT-skedet.
Figur 1 – Egengjord figur av rekrytering- och utbildningsprocessen, samt förtydligande av elevhanteringen.
De val eleverna ställs inför; vilken typ av flygledare de vill utbilda sig till samt vilken geografisk plats eleverna ska utföra sitt OJT-skede på, är båda viktiga faktorer för elevernas framtida arbete och trivsel på organisationen. Att förbättra processen kring dessa val kan ha
Rekrytering och selektion
(ca 1 år)
Utbildning på EPN (ca 1,5 år)
Utbildning på arbetsplats (OJT-skede)
(ca 1 år)
Elevhanteringsprocessen
en avgörande betydelse för elevernas inställning till LFV som arbetsgivare men även öka deras trivsel på arbetsplatsen. Det gynnar även organisationen att ständigt utveckla sin elevhanteringsprocess för att uppfylla sitt mål att vara en attraktiv arbetsgivare.
1.3 Syfte och frågeställningar
Syftet med examensarbetet är att undersöka elevhanteringsprocessen på LFV via flygledarelevernas åsikter och tankar. Utifrån ett intressentperspektiv ska forskaren analysera och granska elevhanteringsprocessen. Undersökning av processen ska leda till förbättrings- och implementeringsförslag för organisationen och fokus kommer ligga på eleverna. Eftersom det i dagsläget sker två större val för eleverna inom processen kommer dessa vara utgångspunkter, för att försöka bidra till ett av LFVs huvudmål; att vara en attraktiv arbetsgivare (LFV, 2018, s. 17). Frågeställningarna för examensarbetet är följande:
- Hur ser elevhanteringsprocessen ut?
- Hur kan de två valen bättre anpassas efter elevernas önskemål? (Val av yrkesutbildning och val vid OJT-skede)
- Kan alternativen förbättras för att bemöta LFVs önskan om att vara en attraktiv arbetsgivare?
1.4 Avgränsningar
Examensarbetet kommer enbart att undersöka elevhanteringsprocessen för flygledarelever på LFV. Studien kommer inte inkludera någon form av implementering, utan kommer enbart att leda till ett fåtal förbättrings- och implementeringsförslag. Vidare kommer fokus ligga på elevhanteringsprocessen och ingen av de närliggande processerna såsom
rekryteringsprocessen, på grund av tidsbrist. Examensarbetet kommer belysa faktorer som kan bistå och klargöra det befintliga arbetssättet med processen.
2.
TeoriTeorikapitlet inleds med den teoretiska bakgrund vilket ligger till stöd för studien. Inom den teoretiska bakgrunden presenteras modeller och verktyg som används på den
organisation som studeras. Vidare redovisas ett teoretiskt avsnitt av de teorier som kommer ligga till grund för analys. Avslutningsvis redovisas tidigare arbeten och forskning som utförts inom ämnet.
2.1 Offensiv kvalitetsutveckling
Offensiv kvalitetsutveckling är ett begrepp som ursprungligen kommer från ”Totalt Quality Management” och har anpassats utifrån det amerikanska begreppet. Avsikten med
användning av offensiv kvalitetsutveckling syftar främst till att förhindra, förändra och förbättra snarare är att ständigt behöva undersöka och kontrollera för att sedan repetera (Bergman och Klefsjö, 2012, s. 38). Författarna understryker att utveckling är
grundläggande för att upprätta ett fungerande kvalitetsarbete. Samtidigt som
kvalitetsarbetet är ett ständigt pågående arbete som avser att vidareutveckla produkter och processer (Bergman och Klefsjö, 2012, s. 38). Det krävs att arbetet med offensiv
kvalitetsutveckling är engagerat och involverar alla delar inom organisationen. Ledningen spelar en stor roll och måste fungera som förebilder och flitigt bidra till det praktiska arbetet. Genom att utveckla och använda ett engagerat ledarskap för att uppnå kvalitet, kan ett framgångsrikt kvalitetsutvecklingsarbete skapas (Bergman och Klefsjö, 2012, ss. 38-40).
En organisations kvalitetsarbete ska utgå ifrån fem olika värderingar, också kallade hörnstenar som tillsammans samverkar och frambringar en helhet. Hörnstenarna för
offensiv kvalitetsutveckling bildar hörnstensmodellen, se figur 2 nedan. De fem värderingar är följande:
• Sätt kunderna i centrum
• Basera beslut på fakta
• Arbeta med processer
• Arbeta ständigt med förbättringar
• Skapa förutsättningar för delaktighet (Bergman och Klefsjö, 2012, s. 39).
Figur 2 - Hörnstensmodellen (Bergman och Klefsjö, 2012, s. 40)
Sätt kunderna i centrum handlar om prioritera relationen med kunderna för att ha möjlighet att bemöta deras behov och förväntningar. Då det är kunderna som värderar vad kvalitet är för dem är det viktigt att tillhandahålla service åt dem (Bergman och Klefsjö, 2012, s.40).
Inom den granskade processen är det eleverna som är kunderna för LFV. Att tillhandahålla service genom att sätta kunderna i centrum innebär att sätta sig i kundernas situation och försöka tolka vad det är kunderna är i behov av. Nästa steg är nu att systematiskt utveckla och tillverka produkter (varor/tjänster) som uppfyller och helst överträffar kundens behov och förhoppning. Det här steget ska utföras med en utgångspunkt från kundernas situation.
En kund kan vara både extern och intern kund, det gäller att tillgodose alla intressenter inom värdekedjan. Om alla intressenter och medarbetare får sina behov uppfyllda är sannolikheten att det utförda arbetet är av högre kvalitet. På detta sätt kan medarbetarna känna sig stolta över den arbetsuppgift de utfört och det leder till större möjlighet till nöjda externa kunder (Bergman och Klefsjö, 2012, ss.41-42).
Basera beslut på fakta fokuserar på att samla in och analysera fakta. Eftersom största delen av alla beslut som tas inom en organisation bör baseras på fakta för att inte låta
slumpfaktorer ha en väsentlig betydelse (Bergman och Klefsjö, 2012, s. 42). Att använda en faktabaserad beslutsstrategi innebär att nödvändig fakta samlas in, struktureras och
analyseras för att rätt beslut ska fattas (Bergman och Klefsjö, 2012, s. 43). När analys har utförts dras slutsatser och förhoppningsvis leder dessa till positiva förbättringar och förändringar inom organisationen. I arbetet med att samla in, strukturera och analysera numerisk och verbal fakta används ofta ”de sju förbättringsverktygen” (Bergman och Klefsjö, 2012, ss. 43-44).
Arbeta med processer är den hörnsten som syftar till att arbete med processer är ett av tillvägagångssätten för att nå kvalitet. En process beskrivs som ”En process är ett närverk av sammanhängande aktiviteter, som upprepas i tiden. Den transformerar vissa resurser till resultat som ska tillfredsställa processens kunder med så liten resursåtgång som möjligt.”
(Bergman och Klefsjö, 2012, s. 44). Författarna menar på att genom processer kan information genereras för att analysera hur väl processen tillgodoser kundbehoven och kunders förväntningar. Den insamlade informationen kan sedan utnyttjas för att dra slutsatser kring hur processförbättringar bör ske. Genom att ständigt underhålla och förbättra processerna kan organisationer försätta att utveckla och förbättra verksamheten (Bergman och Klefsjö, 2012, ss. 456-460).
Arbeta ständigt med förbättringar beskriver hur ett oavbrutet arbete med att förbättra organisationen är väsentligt för att vara ledande inom den arbetsmarknad organisationen är verksam på. I dagsläget ändras de externa kundernas krav konstant och kvaliteten på produkter kontinuerligt. Det innebär att företag måste försöka förbättra kvaliteten på egenproducerade produkter samt verksamhetens processer. Att använda sig av ett kontinuerligt förbättringsarbete är ur en kostnadssynpunkt oerhört viktigt. Det har gjorts mätningar som visar på att kostnader (som orsakas av brister i kvaliteten) uppgår till mellan 10 % - 30 % av omsättningen (Bergman och Klefsjö, 2012, s. 46). Dessvärre medför kvalitetsbrister likaså andra typer av kostnader. Därför är utgångspunkten för denna specifika hörnsten är att det går att åstadkomma högre kvalitet till en lägre kostnad (Bergman och Klefsjö, 2012, s. 46). I ett flertal olika fall kan simpla åtgärder leda till drastiska effekter som ökad kvalitet och minskade totalkostnader. Figuer för ständiga förbättringar kallas förbättringscykeln, se figur 3 nedan.
Figur 3 – Planera – Gör – Studera – Lär, även kallad förbättringscykeln eller PDSA-cykeln (Plan-Do-Study- Act) (Bergman och Klefsjö, 2012, s. 46).
Det första steget i denna cykel är ”Planera” vilket innefattar att organisationen ska försöka att fastställa den viktigaste orsaken till själva problemet (Bergman och Klefsjö, 2012, ss.228-229). Större mer omfattande problem behöver inom det här steget delas upp i mindre problem som är med hanterbara. Nästkommande steg i cykeln är ”Gör”, det här steget
syftar till sammanställa en arbetsgrupp som kan ta fram föreslagna åtgärder till det
identifierade problemet. När dessa åtgärder har vidtagits är det tid för att inleda nästa steg
”Studera”. Här handlar det om att studera de genomförda åtgärderna och analysera om de ledde till en passande förbättring. Vid det sista steget ”Lär” i förbättringscykeln ligger fokus på att ta lärdom över den förbättring som har genomförts, för att problemet inte ska behöva uppstå igen. Om de utförda förändringarna är lyckade ska det förbättrade läget göras bestående. Om åtgärderna å andra sidan inte är som organisationen förväntade sig, är det viktigt att lära sig av sina misstag och ta med det som var positivt till nästa
genomförande av förbättringscykeln (Bergman och Klefsjö, 2012, ss.228-229).
Skapa förutsättningar för delaktighet syftar till att alla kvalitetsarbeten är beroende av delaktighet. Det är därför en viktig hörnsten att försöka få samtliga medarbetare att bli delaktiga och uppmuntra dem att vilja förbättra organisationen genom ett aktivt påverkande (Bergman och Klefsjö, 2012, s. 48). Det finns tre viktiga element för att få medarbetare att bli mer delaktiga. Det första innebär att människor behöver få veta och framför allt känna att de behövs. Andra elementet syftar till att när en människa i frihet får ta mer ansvar frigörs resurser vilka annars inte är tillgängliga. Det sista elementet avser att en människa som inte har information inte heller har möjlighet att ta ansvar. En människa som har informationen kan inte undkomma att ta ansvar (Carlzon i Bergman och Klefsjö, 2012, s.
48). För att summera hörstenen syftar författarna till att ledningen måste på olika sätt underlätta för medarbetarna att ha möjligheten att vara delaktiga och vilja aktivt påverka olika beslut för att främja förbättringsarbetet. För att skapa den typen av delaktighet och engagemeng inom en arbetsgrupp krävs det delegation, ansvar och befogenheter (Bergman och Klefsjö, 2012, ss. 48-50).
Det finns även en sista del inom hörnstensmodellen ”Utveckla ett engagerat ledarskap”.
Detta syftar till att organisationer ska sträva efter att skapa en sorts kultur för offensiv kvalitetsutveckling. För att uppnå detta krävs det starkt och engagerat ledarskap (Bergman och Klefsjö, 2012, s. 50). Ett sådant ledarskap medför trygghet och medarbetarna upplever att de är stolta över vad de själva, gruppen och organisationen levererar.
2.2 Betydelsen av introduktion
I dagens samhälle, med skiftande konjunkturer, omställningar, globalisering och
internationalisering, är det vanligt att nya personer på arbetsmarknaden gör sitt inträde i form av en tillfällig anställning (Granberg, 2011, s.474). Företag som brister i rekrytering och introduktion finner sig själva hamna i en nedåtspiral, där medarbetarna inte trivs fullt ut, vilket leder till att företagets personalomsättning höjs och produktionen inom företaget minskar (Granberg, 2011, s.462). Om introduktionen saknas eller inte uppfyller sin potential kan det exempelvis medföra missuppfattningar, negativa upplevelser, konflikter och varor/tjänster som inte uppfyller de specificerade kvalitetskraven. Organisationers förmåga att rekrytera och introducera nya medarbetare till företaget är ett fundament för motiverade, drivna och kompetenta medarbetare (Granberg, 2011, s.462). Eftersom rekrytering, bemanning och introducering är kostsamt, påverkas organisationen av en väl utförd introduktion. De nya medarbetarna kan ses som en resurs där introduktionsstadiet är lika viktig för både parter, såväl den enskilde som företaget (Granberg, 2011, s.462).
2.2.1 Definition av introduktion
Definitionen av en introduktion kan beskrivas som de åtgärder som utförs för att underlätta omväxlingen till att börja arbeta med nya uppgifter, nya medarbetare och ny arbetsmiljö (Granberg, 2011, s. 460). Introduktionsstadiet består av fyra olika funktioner:
• Finnas som stöd i de inledande skedena då det mest är nytt och obekant för den nya medarbetaren.
• Skapa en grund till en positiv inställning för organisationen hos den nya medarbetare, för att få individen att trivas och vilja stanna.
• Ge möjlighet till den nyrekryterade att åstadkomma resultat av hög klass på minsta rimliga tid.
• Minska risken för att den anställde hastigt avslutar karriären hos organisationen.
En väl genomförd introduktion har en framstående betydelse och kan vara direkt avgörande om den nyrekryterade upplever sig välkommen och kommer igång snabbt med sina
förelagda arbeten (Granberg, 2011, s. 460).
2.2.2 Onboardingprocessen
Onboardingprocessen handlar om att introducera en ny medarbetare till sitt nya arbete. Det genomförs genom att medarbetaren får lära känna organisationens mål, värdering, regler och policyer, processer samt att socialisera den nyanställde i organisationskulturen (Caldwell och Peters, 2016, s. 28). Ofta är den första tiden på en nya organisation väldigt påfrestande för en nyanställd. Organisationer får ofta kämpa med onboardingprocessen, eftersom ledningen fokuserar till organisationens resultat och ekonomi, snarare än att de nyanställda ska ha en trevlig första tid på företaget (Caldwell och Peters, 2016, s. 28). Den typiska onboardingprocessen för en ny medarbetare innebär ofta mängder med information på en kort period. Den typ av ”information overload” kan vara överväldigande, opraktiskt och hopplös för nyanställda att assimilera. Att upptäcka och hitta ”rätt” balans är en vitkigt faktor för framgångsrik onboarding (Bradt och Vonnegut, 2009, s. 276). För att genomföra en effektiv onboardingprocess kan företag ta hjälp av fyra punkter/byggstenar, för att förbättra prestanda och omsättningen samt öka arbetstillfredställelsen:
1. Överensstämmelse: den här byggstenen är den lägsta nivån och inkluderar att granska och lära den nya medarbetaren de regler och policys som förknippas med att arbeta i den nya organisationen.
2. Förklaring: denna nyckelfunktion säkerställer att anställda förstår sina nya jobb och alla dess relaterade förväntningar. Ofta hanteras denna funktion dåligt och saknar specificitet.
3. Kultur: ge den nya medarbetaren en känsla av både formell och informella normer i organisationen, detta förbises ofta eftersom medlemmarna i organisationen antar att organisationens värden, antaganden och normer är lätta att förstå.
4. Anslutning: denna viktiga aktivitet hänvisar till att skapa väsentliga sociala
relationer och förklarar informationsnätverk som är av stor vikt för att den anställda ska kunna prestera framgångsrikt (Bauer, 2010, s. 2).
Optimerad onboarding ger tydliga och betydande fördelar för organisationer. En väldesignad och automatiserad onboardingprocess minskar kostnaderna, ökar
produktiviteten och minskar personalomsättningen på grund av en högre tillfredställelse hos de anställda. Genom en effektiviserad onboarding ökar också effektiviteten i
organisationen, minskar processavvikelser och skapar mer konsistens i att anlita personal (Snell, 2006, s. 35). Organisationer strävar efter att identifiera förbättringar av
affärsprocesser som ger verkliga resultat. Optimering av onboardingprocessen är ett uppenbart val för ett snabbt och kostnadseffektivt projekt som bemöter alla krav (Snell, 2006, s. 35).
2.2.3 Employer branding
För att kunna tillgodose det framtida kompetensbehovet är det viktigt för en arbetsgivare att vara attraktiv och ha ett starkt varumärke. Genom att skapa ett starkt varumärke som
arbetsgivare är en forskningsgren som växte fram runt 2000-talet och är internationellt uppkallat som Employer Branding. Det är det strategiska arbetet med en organisations varumärke som brukar benämnas med employer branding (Backhaus och Tikoo, 2004, s.
502). Sättet att göra detta på är att försöka forma en tydlig och unik identitet för att företaget ska förknippas med ett varumärke som differentierar dem och ger företaget konkurrensfördelar (Backhaus och Tikoo, 2004, s. 502). I figur 4 nedan påvisas de faktorer som påverkar employer branding och vad det leder till. Employer branding definieras vidare som skapande, underhåll och hantering av en angenäm, pålitlig och progressiv bild av arbetsgivaren kopplat till de nuvarande och blivande anställdas behov (Rokade och Singh, 2015, s. 14). Effektiv employer branding arbete lönar sig när organisationer gradvis börjar uppleva att det är enklare och billigare att rekrytera och behålla talanger, medan konkurrenter har det besvärligare och behöver betala mer för att kunna rekrytera begåvad personal (Rokade och Singh, 2015, s. 14). De flesta företag som har en varumärkesstrategi för arbetsgivare har för avsikt att öka:
• Kunskap om företaget som arbetsgivare.
• Preferens för företaget som arbetsgivare.
• Avsikten att ansöka hos företaget (Rokade och Singh, 2015, s. 14).
Figur 4 – Faktorer som påverkar employer branding, egengjord figur utifrån (Rokade och Singh, 2015, s. 15).
Employer branding är en relativt ny metod för att rekrytera och behålla bästa möjliga mänskliga talang inom en anställningsmiljö som håller på att bli allt mer konkurrenskraftig.
Employer branding har potentialen att vara ett värdefullt koncept för både chefer och organisationer. Chefer kan använda employer branding som ett paraply
under vilka de kan kanalisera olika anställdas rekryterings- och behållningsaktiviteter till en samordnad mänsklig resursstrategi. Integrering av rekrytering, bemanning, utbildning och utvecklings- och karriärhanteringsaktiviteter under ett paraply kommer att ha en väsentligen annorlunda effekt än var och en av processerna skulle ha ensamma. Värdet av begreppet employer branding för ledande forskare är parallellt med värde det har för chefer.
Konceptet kring employer branding kan vara särskilt värdefullt i sökandet efter ett organisatoriskt ramverk för strategisk personalhantering (Backhaus och Tikoo, 2004, s.
512).
Employer branding kan ha en betydande roll då det handlar om att attrahera och behålla arbetskraft (Ind, 2004, s. 32). I sämre ekonomiska tider kan det tyckas att ett fenomen som employer branding är mindre nödvändigt eller helt oviktigt, då det finns flera tusentals arbetssökande. Detta stämmer inte, när det råder sämre tider är det alltmer betydelsefullt att attrahera och behålla de mest begåvade och lämpligaste arbetstagarna (Lievens, 2007, s.
54). I dagsläget är emotionellt engagemang ett essentiellt ämne inom yrkesverksamheter och employer branding har bistått med psykologiska fördelar som kan associeras med företaget. Det är ett känt faktum att förmåner som löner eller bonusar inte ökar
motivationen hos arbetarna, och det är här employer branding spelar en stor roll. Individers emotionella hängivenhet till ett arbete kan sammankopplas med den upplevda situationen på arbetsplatsen. Vilket får individerna att känna en sorts tillhörighet till den specifika organisationen. Det kan innefatta att bli positivt bemött och värderad av medarbetare eller
Employer branding
God företags- image
Karriärerbjudande Uppskattad företagskultur
Högre kundrelevans
Tillhörighet i
kulturell mångfald
den grad av tillfredställelse arbetsuppgifterna tillför och individens tro på organisationen som representeras när de kommer till vilka mål, värderingar och kvaliteter organisationen har (Barrow och Mosley, 2004, ss. 16-17).
För att ge en djupare förståelse och rama in begreppet employer branding och hur det integrerar och samverkar med personalresurser presenteras figur 5 nedan. Den indikerar att employer branding skapar två huvudsakliga tillgångar: varumärkesassociationer och
märkeslojalitet. Genom att arbetsgivare arbetar med organisationens varumärke bildar de en
”image”, vilket succesivt påverkar attraktiviteten av organisationen för potentiella anställda. Employer branding påverkar även organisationskulturen och organisatorisk identitet som i sin tur bidrar till arbetsgivarnas lojalitet. Modellen betonar att
strukturkulturen återkopplas till employer branding, medan varumärkeslojalitet bidrar till att öka de anställdas produktivitet (Backhaus & Tikoo, 2004, ss. 504-505).
Figur 5 – Ram för employer branding (Backhaus och Tikoo, 2004, s. 505)
2.3 Generation Y
Termen generation Y har ursprung ur ett amerikanskt media magasin runt 1993, och berörde då barn födda efter år 1982 (Misiroglu, 2009, s. 315). Efter detta har definitionen uppkommit i många olika källor och omfattar ungdomar födda tidigt 1980-tal till slutet av 90-talet (Espinoza och Ukleja, 2016, s. 7). Ett annat namn för generationen är
millenniegenerationen eller ”millennials” på engelska. Generation Y är en av de
generationerna som senast klev in på arbetsmarknaden. En stor del av generation Y har växt upp i en tid som präglats av ekonomisk expansion och välstånd. Dock har generation Y själva gått igenom en tuff era med ekonomisk osäkerhet och våld, även om det är den mest välmående generationen (Allen, 2004, s. 51). Detta återspeglas i generation Y värderingar, då de tenderar att ha en stark känsla av moral, är villiga att kämpa för frihet, är generellt sociala samt värdesätter familjen och hemmet över allt annat (Eisner, 2005, s. 7).
Generation Y växte upp och socialiserades i en digital värld. Vilket har lett till att de är mer tekniskt kunniga än tidigare generationer. De är ständigt anslutna till internet och anslutna till digital streaming information, underhållning och kontakter. Generation Y har behärskat tekniken att multitasking är en vana de tar med till arbetsplatsen (Eisner, 2005; Espinoza och Ukleja, 2016). Generation Y har fått höra att det kan göra vad som helst och tenderar att tro på det (Martin och Tulgan, 2004, s. 35).
2.3.1 Karaktärsdrag för generation Y
Något som skiljer generation Y från andra generationer är att de har levt med starka sociala stressfaktorer som sträcker sig från att prestera väl inom skolarbeten till skilsmässor och att leva med ensamstående föräldrar. De är vana att vara aktiva i olika familjebeslut och förväntas bidra till beslut i organisationen (Eisner, 2005, s. 7). Sammantaget tenderar generation Y att vara positiv, nyfiken, energisk, artig samt vara respektfulla för sina föräldrar och mor- och farföräldrar (Francis-Smith, 2004, s. 52)
Vidare diskuteras det att generation Y tenderar att söka efter intellektuella utmaningar, de har behov att lyckas, söker de som kommer att främja dess professionella utveckling, strävar efter att göra skillnad i sin egen framgång (Allen, 2004, s. 51). Vad som mer är viktigt för generation Y är att uppnå personliga mål och ha möjligheten att sysselsätta sig med ett meningsfullt arbete. Där de har chans att bättra sin omvärld, samtidigt som de får arbeta med engagerade medarbetare som delar deras värderingar. Att tjäna mycket pengar tenderar att vara mindre viktigt för generation Y, än att bidra till samhället, att ha ett gott föräldraskap och njuta av ett välbalanserat och fullständigt liv (Allen, 2004, ss. 52-53) Det har utförts en studie på 775 unga yrkesverksamma individer från hela världen (Europa, Asien, Oceanien, Afrika samt Latin-, Syd- och Nordamerika). Respondenterna hade
varierande lång arbetstid inom organisationerna, det varierade från ett till fem år (Espinoza och Ukleja, 2016, s. 171). Detta ledde till flera olika slutsatser, bland annat det som
redovisas nedanför i tabell 1.
Tabell 1: Utmaningar generation Y blir bemötta med på arbetsplatser samt deras önskemål.
Utmaningar Önskemål hos Generation Y
Brist på erfarenhet Att ha mer möjligheter
Inte tagen på allvar Att bli lyssnad på
Får inte respekt Att bli accepterad
Uppfattas som berättigad Att belönas för välutfört arbete Avsaknad av tålamod
Få hjälpfull feedback Förstå förväntningar
Misskommunikation med äldre kollegor
Bevisa sitt värde
Att bli befordrad snabbare Få veta hur de ligger till Få veta vad som förväntas av dem
Att skapa ett gott förhållande med de äldre medarbetarna Att bli erkänd
Not: Egen tabell med inspiration från (Espinoza och Ukleja, 2016, s. 171)
Tabellen visar på ett flertal olika önskemål som individer från generation Y har yttrat. Det är viktigt att påpeka att generation Y är mycket självmedvetna. Till exempel vet de att de saknar erfarenhet, saknar tålamod och kämpar för att kommunicera med äldre medarbetare.
Skillnaden är att de är medvetna om det, de försöker ständigt överkomma hinder och utvecklas inom det arbetsområde som arbetet kräver. Generation Y vill inte vara fri från vägledning, snarare vill de uppleva en självständighet på jobbet och kommunikation kring att ledaren litar på deras förmåga att utföra arbetet. Liksom äldre anställda avskyr
generation Y att bli övervakade (Espinoza och Ukleja, 2016, s. 171). Generation Y trivs med att få instruktioner av arbetsuppgiften och att ledaren kommunicerar de förväntningar som ställs på dem. Detta kan sammanfattas med ett citat: ”Show us what you expect us to do, and then get out of our way” (Espinoza och Ukleja, 2016, s. 56).
2.3.2 Kommunikation
Det har på senare år skett en utveckling av kommunikationer inom olika organisationer. Det finns ett flertal anledningar till det här, det kan exempelvis inträffat flera långsiktiga
förändringar inom företagsamheten (Groysberg och Slind, 2012, s. 32). Dessa förändringar kan bland annat ha påverkats av generationsskifte. Nästintill alla som är födda på 80- och 90-talet har etablerat sig på arbetsmarknaden. Det finns en stor tro på att överordnad inom organisationen kommunicerar med dem från generation Y med tvåvägskommunikation
(Groysberg och Slind, 2012, ss. 32-33). För att hålla en ”normal” konversation krävs det minst två personer som båda två ska vara villiga att ta del av konversationen. När en ledare kommunicerar ut information, i form av en traditionell kommunikation, kan det ofta uppfattas som ett enklare och inte lika utdraget. Eftersom ledare inte behöver bry sig om hur relationen till medarbetarna är (Groysberg och Slind, 2012, s. 33). Genom att öppna upp för en konversation med kollegor kan ledaren frambringa en miljö som öppnar upp för större engagemang och motivation hos generation Y. Dessa konversationer kan leda till att gapet minskar mellan planen inom organisationshierarkin. Vad som är viktigt med
konversationen är att ge den ett tydligt mål. Om konversationen har ett mål blir det mycket lättare att göra den meningfull och väsentlig (Groysberg och Slind, 2012, s. 33). Samverkan och delaktighet från medarbetarna kan leda ett tillskott av energi inom organisationen, samt att det gör det simplare för ledningen att motivera sina kollegor, för att uppnå detta är konversationen utgångspunkten.
För att attrahera och bemästra generation Y är det av yttersta vikt att den potentiella arbetsgivaren utnyttjar moderna kommunikationskanaler och tvåvägskommunikation.
Eftersom kommunikationen är en fastställande punkt för arbetsgivaren att visa vad organisationen har att erbjuda den tänkbara anställda. Det är därför betydelsefullt för arbetsgivaren att förstå sig på de olika sätta generation Y kommunicerar på och hur de enklast når ut till dem. Det här innebär att de potentiellt nya arbetarna förväntar sig en direkt, simpel och tillförlitlig kommunikation från arbetsgivaren. Vilket innebär att generation Y också förväntar sig att arbetsgivaren använder aktuella
kommunikationsmedel, det vill säga det som är ”inne” (Parment och Dhyre, 2009, ss. 26- 27). En stor del av generation Y vill skapa en sort personlig kontakt med redan arbetande på organisationen och således kan platsbesök vara ett steg inom introduktionsfasen. När det är internet som har använts vid ansökningar är det främst organisationens hemsida och andra rekryteringshemsidor som generation Y utnyttjar. Generellt har företag inriktat sig på att sprida information och värna om varumärket. Det är dock lika viktigt som arbetsgivare att sprida information om de olika kommunikationskanalerna som generation Y och tänkbara anställda kan finna användbart. Eftersom det är den fakta som kan vara
bestämmande för om kompetenta och tänkbara arbetstagare väljer att ansöka om arbetet (Parment och Dhyre, 2009, ss. 28-29).
2.4 Tidigare forskning
Nedan följer två paragrafer med tidigare forskning från de mest betydande områdena för denna studie; employer branding och onboarding. Dessa två områden är de forskaren anser vara mest väsentlig som utförts inom liknande ämnen. I stycket ”Tidigare forskning
employer branding” refererades det främst från ett examensarbete som undersökte hur ett företag kan attrahera och behålla medarbetare från generation Y. Inom denna studie refererade författarna till allmänt bekanta studier kring employer branding. Avsnittet om onboardingprocessen hämtades främst från en kvalitativ studie om arbetsplatsintroduktion, där författarna refererade till en mer uppdaterad forskning, vilket upplevdes som väsentlig och passade väl in för att presentera onboarding.
2.4.1 Tidigare forskning employer branding
Enligt Ambler och Barrow (1996) är employer branding ett arbetssätt för att locka eventuella nya medarbetare till organisationer. Backhaus (2016) menar att Ambler och Barrow (1996) visade på att employer branding gick ut på mer, då de förslog att intern marknadsföring av ett företagsvarumärke genererar en högre motivation hos nuvarande och nya medarbetare. Ambler och Barrow (1996) definierar employer branding som ett paket av funktionella, ekonomiska och psykologiska förmåner som innefattas av en anställning och som arbetsgivaren identifieras med. Employer branding med ursprung från allokering av resurser och HR-teorier (Human-Resource), fokuserar på helheten med att förbättra organisationen för att bli en bättre och attraktiva arbetsgivare. Collins och Stevens (2002) beskriver att genom olika begrepp som; image, attraktionskraft och varumärkesvärde kan en beskrivning tas fram av en specifik organisations ansökande, för att förstå deras behov.
Backhaus och Tikoo (2004) talar för att employer branding är ett kraftigt växande begrepp vilket används för att hitta och attrahera nya eventuella medarbetare. År 2016 gjorde
Backhaus (2016) en undersökning för att se hur employer branding växt på dessa 12 år. Där undersökningen från 2004 visade på ungefär 3000 matchningar på Google och år 2016 var det hela 3,000,000 matchningar på Google. Employer branding är något som har växt otroligt de senaste två årtionden och verkar fortfarande vara ett aktuellt ämne för forskare.
Vidare menar Backhaus och Tikoo (2004) att en god employer branding kan leda till
konkurrensfördelar, som bland annat underlättar för att attrahera och behålla medarbetare.
2.4.2 Tidigare forskning onboarding
Allen (2006) menar att den största och mest betydande personalomsättningar inom företag är de bland nyanställda medarbetare. Författaren nämner att en av de anledningar som kan bidraga till att nyanställda väljer att lämna organisationen efter en kortare period är att de inte socialiserade in i organisationen på ett tillräckligt tillfredställande vis. Att nya medarbetare får möjligheten att socialiseras in i en organisation beskrivs ofta i form av onboarding. Detta kan beskrivas som den process där nya medarbetarna både integreras i den nya arbetsrollen samt integreras med företagets normer, värderingar och den
formella/informella kulturen. Detta är med andra ord den process där nyanställda lär känna organisationen, arbetsgruppen och vilka regler och villkor som präglar arbetet. Bauer, Bodner, Erdogan, Truxillo och Tucker (2007) utvecklar det Allen (2006) menar genom att beskriva att det övergripande målet med onboarding är att de nyanställda ska få uppleva tillfredställelse och att de har möjlighet att prestera väl i de nya arbetsuppgifterna.
Författarna anser också att onboarding är till för att få de nya medarbetarna att känna engagemang och en lojalitet för arbetsplatsen och deras nyblivna arbetsgivare. Vidare menar Bauer et al. (2007) att syftet med onboardingen är att försöka minimera
uppsägningar, eftersom hög personalomsättning är associerat med höga kostnader för företag. Enligt Bauer och Erdogan (2011) är det resurseffektivt att igångsätta en
onboardingprocess som är fungerande, då färre rekryteringar behöver genomföras. Kim, Chai, Kim och Park (2015) betonar också betydelsen av den första introduktionen inom en organisation och menar att det är en nyckelfaktor för den anställdes långsiktiga framgång, både för att få möjligheten att lära sig sitt arbete likt Bauer och Erdogan (2011) beskriver, dock likaså för att lära känna sin omgivning.
3.
MetodMetod kapitlet består av flera olika avsnitt där beskrivning av studien och dess design ingår. Metoder för hur data samlats in och analyserats redovisas. Närmare beskrivning av hur intervjuer och enkäter genomförts samt vilka verktyg/metoder som använts för att analysera redovisas. Vidare kommer en beskrivning av validitet och reliabilitet samt vilka etiska ställningstaganden som finns inom ramen för studien redovisas.
3.1 Val av angreppssätt
Syftet med examenarbetet är att tillhandahålla LFV förbättringsförslag kring elevhantering, genom att föreslå eventuella arbetssätt kopplat till val av flygledartyp samt val av
arbetsplats för OJT-skede. Utifrån syftet har studien valts att bedrivas som en kvalitativ surveyundersökning för att på ett effektivt och resurssnålt sätt samla in data på en relativ kort tidsperiod (Denscombe, 2018, ss. 53-54). Undersökning och granskning av
elevhantering kan således bidra till att åskådliggöra processen, för att utifrån forskning visa på betydelsen av en fungerade elevhanteringsprocess (innefattande onboarding och
employer branding).
Det här är en kvalitativ studie vars syfte är att granska och analysera
elevhanteringsprocessen, för att ta fram förbättringsförslag till organisationen. Att en studie är kvalitativt inriktad innebär att datainsamlingens främsta fokus ligger på ”mjuk” data, ofta med verbala analysmetoder av textmaterial (Patel och Davidson, 2011, s. 14). Att sätta siffror på känslor och tankar upplevs ofta komplicerat, vilket har lett till att en kvalitativ studie utförts. En kvalitativ studie underlättar för forskaren vid analys av empirin. Då resultatet är i form av verbala svar och inte siffror, blir det lättare att tolka svaren och sedan dra egna slutsatser. Kvalitativa studier handlar till största del att försöka tyda och förstå vilket samverkar med den här studien då organisationens process har utforskats för att sedan analyserats och lett till förbättringsförslag. Kvalitativa studier brukar förknippas med småskaliga forskningsprojekt, vilket passar in för detta examensarbete.
Den här studien kommer utgå från forskningsstrategin surveyundersökningar. Syftet med en surveyundersökning är att frambringa en sorts kontakt med behöriga respondenter för att försöka erhålla information från dem (Denscombe, 2018, s. 29). Surveyundersökning är vanligast inom mindre småskaliga forskningsprojekt där syftet är att skapa kontakt med lämpade svaranden genom att använda bland annat telefon, internet och eventuellt postenkäter (Denscombe, 2018, s. 29). Surveyundersökningar visar ofta på en
ögonblicksbild av ett specifikt läge på exempelvis en organisation. Det är ett känt arbetssätt för att ständigt uppdatera kunskaper och kännedom kring diverse information. Samtidigt går det att använda strategin för att följa förändringar över tid, dock är det ovanligt när det kommer till småskaliga projekt (Denscombe, 2018, s. 29). De vanligaste
datainsamlingsmetoder inom surveyundersökningar är frågeformulär och intervjuer, detta kommer att tas i åtanke vid val av datainsamlingsmetoder.
3.1.1 Vetenskapligt angreppssätt
Inom forskningen finns det tre olika arbetssätt för att beskriva relationen mellan teori och empiri. En forskares arbete utgörs till stor del av att relatera teori och verklighet till varandra. Det första alternativa sättet är att en forskare arbetar deduktivt, vilket kan beskrivas som ”bevisandets väg” (Patel och Davidson, 2011, s. 23). Deduktion är den klassiska vetenskapliga metoden som utifrån en referensram, exempelvis en teori eller en modell, formulerar hypoteser som sedan testas på den undersökta
gruppen/organisationen/fenomenet genom observationer. Det andra arbetssättet är den induktiva ansatsen, vilket grundar sig i observationer då forskaren studerar
forskningsobjektet utan att ha stöd från i tidigare etablerad teori (Patel och Davidson, 2011, s. 23). Det vill säga att forskaren ska upptäcka ett fenomen eller företeelse, vilket sedan ska formuleras om till teori. Det induktiva sättet innebär att teori är ett resultat av empiriska studier. Ett antal enskilda fall samlas in och eventuella förbindelser som iakttas, blir till en allmänt tillämplig regel. Induktion är ett vanligt första steg för granskning av ett nytt område när forskaren saknar teori att påbörja sitt arbete i. Det tredje och sista arbetssättet att relatera teori och empiri till verkligheten är det abduktion. Vilket enkelt beskrivet är en kombination av de två föreliggande arbetssätten. Användningen av en abduktion innebär att från en specifik företeelse uttrycka ett hypotetiskt mönster, vilket förklarar fallet (Patel och Davidson, 2011, s. 24).
För denna studie är det angreppsätt induktion som bäst matchar forskarens behov. Eftersom rapporten utgår från resultatet av verkligheten i form av respondenternas tankar och åsikter.
För att sedan generalisera resultatet och länka det till befintlig teori. Ur det insamlade materialet ska forskaren försöka sammanfatta identifierade regelbundenheter till existerande teori, det vill säga dra mer generella och teoretiska slutsatser. Allt det här överensstämmer med den induktiva ansatsen och därför är det de valda angreppsättet för studien.
3.2 Datainsamlingsmetod
Den valda datainsamlingsmetoden som har använts för denna surveyundersökning är enkät, i form av ett frågeformulär. Enkäten är internetbaserad och samtliga respondenter har blivit tilldelade en länk till enkäten. Varför surveyundersökning valdes var för att det är ett effektivt och resurssnålt sätt att utföra en datainsamling på. Resultaten kan även erhållas in en kort tidsperiod vilket alltid är uppskattat. Samt att metoden tillåter forskaren att samla in data från en säker källa. Surveyundersökningar är förknippade med att forskaren granskar och undersöker, vilket leder till att informationen kommer direkt från källan och är därför
”säker” (Denscombe, 2018, s. 54).
Att utföra en enkät är ett lockande alternativ för forskare eftersom det simplifierar undersökningen. Det finns flera olika faktorer som talar för att utföra en
surveyundersökning i form av en enkät (Denscombe, 2018, s. 35). Det första som talar för arbetssättet är att det sparar på resurser. Eftersom det både sparar på tid och pengar är det väldigt omtyckt. Det blir inga fördröjningar när det gäller att utdela frågorna eller att svaren ska samlas in. Av den orsaken att enkäten är internetbaserad elimineras alla tänkbara kostnader med att skriva ut, förpacka och införskaffa porto för att skicka en postenkät. En
ytterligare faktor är att datahanteringen snabbas upp (Denscombe, 2018, s. 35). Forskaren slipper att lägga ned energi på att mata in all data som samlats in, eftersom all data går att ladda ned direkt. Det vill säga att det inte behövs någon transkribering eller manuell införning av data i exempelvis i programmet Excel. Enkäten är även en användbar metod då möjligheten att besöka organisationen inte fanns. Dessutom resulterar det i stor kvantitet av kvalitativ data på en kort tid, vilket forskare uppskattar. Genom att effektivisera
datainsamlingen med denna typ av metod skapas det möjlighet att fortsätta utformningen av andra delar i rapporten. Därför anses metoden vara resurseffektiv och uppskattad hos forskare.
Avslutningsvis är det som talar övervägande för denna metod att den tillhandahåller ett smidigt och miljövänligt sätt att utföra en undersökning på (Denscombe, 2018, s. 35). Om forskaren skulle resa och intervjua alla respondenter skulle det innebära många resor till och från den plats intervjuerna skulle hållas på. I den bemärkelsen är det möjligt att undvika
”onödig” miljöförstöring, dessutom ger metoden chans att spara på träd eftersom allt pappersarbete undviks.
3.2.1 Insamling av sekundärdata
Sekundärdata syftar till den information och data som finns dokumenterar om ett specifikt fenomen, exempelvis vetenskapliga artiklar, litteratur och elektroniska informationskällor.
Sökandet av olika teorier eller annan typ av sekundär fakta grundar sig i forskarens problemformulering. Då det ger indikationer om vilka teoriområden som information bör hämtas ifrån (Johansson-Lindfors, 1993, s. 87).
För att finna lämplig information om employer branding, onboarding och generation Y användes Uppsala Universitets bibliotekskatalog, nationella sökkatalogen EBSCO, databasen Diva samt söktjänsten Google. Databasen och katalogerna användes främst för att finna artiklar för att komplimentera den litteratur som användes.
3.2.2 Insamling av primärdata
Insamling av primärdata är den data som forskaren samlar in själv, för eget syfte. Det går att samla in data på flera olika sätt, bland annat genom observationer, enkäter eller intervjuer (Befring, 1994, s. 64). Primärdata tillsammans med sekundärdata kommer att bilda underlag för studiens analys. I den här studien har enkäten legat till grund för största delen av insamlad primärdata.
3.2.3 Enkäter
Den utförda enkäten för studien grundar sig på frågor kring elevhantering och de uppsatta frågeställningarna för studien. Enkäten bestod av nio olika frågor, där respondenterna fick möjligheten att svara i både fritext och med flervalsalternativ. I en flersvarsfråga får de svarande välja ett eller flera alternativ på en förbestämd lista. Flersvarsfrågor är intuitiva och praktiska då de går att använda på flera olika sätt, framställer data som är enkel att analysera och tillhandahåller val som är ömsesidigt uteslutande. Eftersom de uppsatta svaralternativa redan är förutbestämda ger det respondenterna en okomplicerad
enkätupplevelse. De svarande fick i samtliga enkätfrågor möjligheten att skriva ett fritext svar. Vilket gav extra utrymme för respondenterna och ledde till mer nyanserade och fylligare svar. Alla respondenter är elever på EPN med olika lång utbildningstid
kvarstående. Vilket öppnar upp för att flera olika åsikter och tankar, då de olika klasserna självklart har olika upplevelser.
Enkäten skickades ut till totalt 62 elever och 32 av dessa valde att svara och bidra med sina åsikter i enkäten. Samtliga svar är baserade på erfarna moment och andra upplevelser från eleverna. Det är dock svårt att utforma en rimlig urvalsram för surveyundersökningar på internet. En identitet på nätet kan vara mycket temporär och ger ingen tydligt bakgrund som är av värde för forskaren. Eftersom människor ofta har mer än en mailadress finns det ingen garanti att en adress används endast av en enskild individ (Denscombe, 2018, s. 80). Det här bemöttes genom att när enkäten skulle skickas ut till respondenterna användes en mellanhand, i form av handledaren på organisationen. Handledaren hade tillgång till
frågorna innan de skickades ut, för att säkerställa att frågorna var utformade på ett välvilligt sätt. Handledaren hade även tillgång till alla elevadresser för att respondenterna inte ska svara på enkäten mer än en gång. Detta utfördes för att handledare på organisationen har tillgång till e-postlistor och detta är en värdefull utgångspunkt för en urvalsram. Själva genomförandet av enkäten startade med utformandet själva enkäten. Efter detta testades denna på utomstående personer för att få feedback. Enkäten reviderades efter detta och vidarebefordrades som tidigare nämnts, till handledaren på organisationen, för en sista granskning och utskick till respondenterna. Efter detta var det enbart att vänta tills slutdatumet hade passerat för att börja analysera svaren.
3.3 Dataanalys
Data som samlats in har analyserats induktivt, vilket innebär att forskaren ”följer
upptäcktens väg”. Genom att gå från empiri till teori analyseras insamlad data (Patel och Davidson, 2011, s.23). Denna analys har lett till en övergripande bild av
elevhanteringsprocessen, och dess ingående delar, för att få en förståelse vad som orsakar eleverna upplevda avsaknad av diverse moment. För att analysera empirin har ett
kvalitetsverktyg och två ledningsverktyg använts, detta för undersöka potentiella orsaker som eventuellt kan leda till processförbättringar. Det insamlade materialet granskades i sin helhet för att få insikt i nuläget. Bearbetning i form av att läsa igenom enkätsvaren flera gånger med flera olika ”glasögon” på sig för att se det från olika synvinklar, gav en förståelse för både elevernas perspektiv och organisationens perspektiv. Via denna metod kunde forskaren identifiera mönster och samband som kan tydliggöra vissa delar i
processen.
3.3.1 Släktskapsdiagram
Det första verktyget släktskapsdiagram är ett hjälpmedel för att forskaren ska på ett okomplicerat sätt behärska stora mängder av verbal data, vilket passar utmärkt för denna studie då empirin endast innefattar åsikter och tankar från eleverna. Släktskapsdiagramet visar mer på olika sorts anknytningar än logiska samband. Var del av diagrammet belyser karaktären av de övergripande ämnet, med olika inriktningar. Det kommer ge läsaren en överblick kring problemet och kommer även hjälpa vid problemlösningsfasen. Det vill säga
när problemet ska ”förbättras” eller ”ges förslag till förbättring” kommer verktyget väl till hands (Bergman och Klefsjö, 2012, ss. 489-490).
Figur 6 – Riktlinje för släktskapsdiagram (Bergman och Klefsjö, 2012, s. 486).
3.3.2 Orsak-verkan-diagram
Ett av de verktyg som används för att analysera data från datainsamlingen är ett orsak- verkan-diagram. Verktyget används för att systematiskt analysera de orsaker som eventuellt kan ge upphov till det observerade problemet. Diagrammet är uppbyggt på det sättet att först beskrivs olika typer av orsaker som eventuellt kan ligga till grund för problemet. För att sedan fokusera på var och en av dessa orsaker för att granska den specifika orsaken mer ingående (Bergman och Klefsjö, 2012, s. 242). Verktyget ger läsaren en grundligare förståelse för de faktorer som påverkar och influerar det undersökta problemområdet.
Vidare ska alla de orsaker som tagits upp granskas och specificeras ytterligare, för att verkligen hitta de grundorsaker som lett till problemet. Verktyget kommer överskådligt visa på de små och större orsaker som finns. Detta leder till att problemet kan belysas från flera olika sidor. Samt att tankesättet kring tillvägagångssätt för att lösa problemet vidgas och gör det lättare för att hitta nya lösningar (Bergman och Klefsjö, 2012, ss. 245-246). Genom att använda det här verktyget påvisar det på ett tydligt och lättfattligt sätt alla de orsaker som ligger till grund för det större problemet. Vidare är det ett anpassningsbart verktyg, där forskaren tvingas att djupdyka i empirin för att finna grundorsakerna, vilket anses vara till forskarens fördel då en grund för analys skapas.
Figur 7 – Riktlinje för ett orsak-verkan-diagram (Bergman och Klefsjö, 2012, s. 245)
3.3.3 Träddiagram
Verktyget träddiagram är ytterligare ett nyttjat verktyg för denna studie. Ett träddiagram används för att systematiskt bryta ned det centrala problemet eller ett kundönskemål i flera olika delar. Verktyget är specificerat för att vara målinriktat och försöka komma till grundorsaken (Bergman och Klefsjö, 2012, s. 491). Genom att använda träddiagramet i studien kommer läsaren på ett åskådligt sätt förstå de orsaker som ligger till grund till problemet. Till skillnad från tidigare verktyg används träddiagramet för att undersöka ämnen som redan är någorlunda formulerade. Vilket gör verktyget adekvat som uppföljning till de två tidigare verktygen. Vad som mer talar för användningen av träddiagramet är att det underlättar för att finna lämpliga lösningar för ett mer kollektivt problem, vilket exempelvis tagits fram med hjälp av släktskapsdiagram (Bergman och Klefsjö, 2012, s.
492).
Figur 8 – Riktlinjer för ett träddiagram (Bergman och Klefsjö, 2012, s. 490).
3.4 Validitet, reliabilitet och generaliserbarhet
Validitet syftar till att säkerställa att forskningen är trovärdig och av rimlig sannolikhet. Det finns egentligen inget sätt som garanterar att en undersökning följer detta. I kvalitativa studier är validiteten ofta kopplad till helheten av studien och inte endast till insamlingen av data (Patel och Davidson, 2011, ss. 105-106). Eftersom studien utgår från ett
förbättringsarbete, med syfte att komma med förbättringsförslag till delar i
elevhanteringsprocessen, är det särskilt viktigt att underlaget som förslagen ska grundas på är tillförlitligt och tillämpligt. De metoder vilka används för datainsamling och dataanalys har valts ut med omsorg för att tillgodose syftet och frågeställningarna för studien. Vidare har processen studerats från ett översiktligt perspektiv i ett tidigare skede, för att sedan reducera studien och forma det område som i denna studie granskas. På detta sätt kunde forskaren skapa en fullständig bild av organisationen, processerna och det undersökta området för att säkerställa validiteten av studien. Det har även använts flera olika metoder för att belysa processen ur flera olika synvinklar. Bland annat har en enkät skapats och forskning av olika dokument har utförts. Ett fenomen för att säkerställa tillförlitligheten är den samtidiga validiteten (Patel och Davidson, 2011, s. 103), vilket i denna studie har inneburit att flera metoder, som enkäter och granskning av dokument för att undersöka samma fenomen, elevhanteringsprocessen. I och med att enkäten var riktad mot eleverna på LFV har processen belysts från ett elevperspektiv. Samtidigt granskades dokument från ledningen och organisationen, vilket innebär att processen är belyst från organisationens håll likaså.
Reliabilitet det vill säga tillförlitligheten på de instrument forskaren använt genom sin studie och hur väl det står emot olika slumpmässiga inflytanden. Vid användning av enkät är det som absolut svårast att kunna säkerställa att en studie är tillförlitlig. Det enda
forskaren kan göra är att försäkra sig om att respondenterna har förståelse för enkätfrågorna och uppfattar enkäten på det sätt forskaren ursprungligen tänkte. Det är av högsta värde att forskaren skapar en instruktion till enkäten, vilket både genererar tydlighet och förståelse, för att undvika alla typer av resonerande tankar och funderingar. Det gäller även att distribuera frågorna på ett sådant sätt att det finns en röd tråd i enkäten och att det inte hoppar mellan högt och lågt (Patel och Davidson, 2011, ss. 103-105). För att motverka detta har enkäten utformats med hjälp av handledaren på organisationen, för att säkerställa att frågorna är noggrant utvald och lämpliga för denna studie. Dessutom har enkäten provats på en utomstående person som motsvarar den tänkta gruppen någorlunda.
Tillsammans tillförde dessa två metoder en bra grund för en enkät.
Det som framkom av enkätsvaren var att de allra flesta frågorna var välutvecklade och majoriteten av svaren var i de möjliga alternativen som skapats i förhand. Endast en
handfull med respondenter valde att klicka i ”Övriga” och skriva sitt eget svar. Vilket visar på att alternativen som tagits fram till varje svar var väl utformade för frågorna och på så sätt höjer det tillförlitligheten. Något annat som visar på att enkäten hade hög reliabilitet var att samtliga frågor besvarades. Detta tyder på att frågorna var rätt formulerade och
väldisponerade. Instruktionen för enkäten var väldigt tydlig med information och detta medförde att ingen respondent har ställt frågor vid besvarande av enkäten. Dock har det inte varit möjligt att genomföra fler intervjuer eller observationer till följd av begränsningar som uppstått på grund av Corona pandemin.
Alla forskare måste ta hänsyn till hur rimligt det är att generalisera det resultat som tagits fram i en rapport (Denscombe, 2018, s. 93). Är slutsatserna endast rådande för det specifikt undersökta fallet, eller är det generaliserbart för liknande fall. Hela poängen med att göra en forskningsstudie är att analysera situationen hos en grupp eller ett företag. För att sedan ta fram vissa föreställningar, förklaringar eller teser som förklarar läget. Samtidigt bör
forskaren behandla varje studie som ett enskilt forskningsarbete. För att visa på en god förståelse för fynden vid varje studie, även fast fynden inte är definitiva eller fastställda (Denscombe, 2018, s. 94). Utan dessa upptäckter måste behandlas som temporärt tills annan forskning kan styrka forskarens slutsatser och bekräfta den ursprungliga studiens validitet. Upptäckterna ska mer ses som en byggnadssten i den pågående processen att utveckla en teori om ämnet (Denscombe, 2018, s. 94). I denna studie är det svårt att koppla fynden till något annat liknande fall, eftersom situationen på LFV är specifik och ingen likartad studie har utförts på organisationen. Då LFV är en av få organisationer i Sverige som erbjuder flygtrafikledning är det svårt att undersöka liknande processer i andra
organisationer i Sverige. Å ena sidan går de självklart att undersöka hur elevhantering ser ut inom flygtrafiksledningsorganisationer i andra länder, för att kontrollera om fynden är generaliserbara. Å andra sidan är det många andra faktorer som spelar in när det kommer till olika länder exempelvis: kulturskillnader och uttagning och utbildningssätt.
3.5 Etiska ställningstaganden
Studiens kvalitativa inriktning har inneburit deltagande och engagemang från
eleverna/respondenterna. Datainsamlingen har krävt att respondenterna tagit sig tid att svara och tillföra kloka åsikter till studien. Detta medför ett ansvar som forskare att ta ställning till de etiska frågor som är i förbindelse till den utförda studien (Denscombe, 2018, s. 433). Den forskningsetik som arbetet grundar sig på är hämtat ifrån fyra olika huvudkrav, dessa bör tas i beaktande vid en kvalitativ studie. Utöver dessa krav kommer anonymitet och objektivtet nämnas. De fyra huvudkraven är följande:
• Informationskravet
• Samtyckeskravet
• Konfidentialitetskravet
• Nyttjandekravet
Informationskravet syftar till att kommunicera ut till de som medverkar i studien om syftet med det vetenskapliga arbetet (Patel och Davidson, 2011, s. 63). Inom det här kravet handlar det om att forskaren måste säkerställa att svaren som samlas in inte leder till någon typ av skada för respondenterna. Det vill säga, varken fysiskt, psykisk eller personlig skada.
Forskaren måste säkerställa att ingen av respondenterna råkar ut för exempelvis
bestraffning av något slag för att de endast svarat ärligt och uppriktigt. Det kan även handla om att forskaren får skapa sig en fingertoppskänsla för att inte ställa för personliga eller känsliga frågor som kan väcka känslor om att forskaren gör intrång i deras liv eller arbetsplats (Denscombe, 2018, s. 439). Alla dessa delar går att motverka genom att ha tydliga riktlinjer när det kommer till enkäten och dess innehållande frågor. Det vill säga att informationen (återfinns i introduktionen av enkäten) framför tydligt att alla respondenters svar kommer ligga till grund för en kvalitativa studie om elevhantering på LFV och att det kommer publiceras. Det är dock viktigt att nämna att personerna är anonyma (mer om detta i paragrafen ”anonymitets” nedan). Vad mer som ingår i informationskravet är att
respondenterna ska ha nytta av de fynd eller resultat som forskningen genererar. För att främja detta beskriver den inledande texten i enkäten att rapporten kommer publiceras på det digitala publiceringssystemet Diva. Där alla är välkomna att läsa och granska rapporten.
