Dnr: 2018/511- 1.1.1
Regeldokument
Regler för etablering av
internationella samarbetsavtal
Beslutat av
Rektor Peter Aronsson Gäller från
2018-02-26
Beslutat av: Rektor Peter Aronsson Beslutsdatum: 2018-02-26
Dnr: 2018/511-1.1.1
Innehåll
Inledning 3
Översikt för etablering och avslut av internationella samarbetsavtal med utländskt lärosäte
4 Praktisk steg-för-stegmodell över etablering av ett internationellt samarbetsavtal med utländskt lärosäte
5 Bilateralt universitetsövergripande samarbetsavtal 6 Bilateralt fakultets-, institutions- och ämnesspecifika samarbetsavtal 6
Erasmus+ Inter-institutional agreement 6
Memorandum of Understanding (utbildning/rekrytering) 8 Double degree avtal kandidat- och magister/master 8
Double degree avtal doktorander 9
Joint degree avtal 9
3+1 eller 2+2 avtal 10
Avtal lärarutbildningen 11
Avslut av samarbetsavtal med utländskt partneruniversitet 11
Bilagor
1Kvalitetssäkringsdokument
• Underlag för utvärdering av internationell samarbetspartner
• Institutional information (from partner)
• Institutional information (to partner)
• Definierade och vanliga begrepp för internationella samarbeten
• ISCED-koder (för samarbeten inom Erasmus +)
• Processbeskrivning för internationella samarbetsavtal vid Linnéuniversitetet
• Processbeskrivning för Linnéuniversitetets deltagande i samarbeten med andra lärosäten som leder till dubbel examen på forskarnivå
Mallar internationella samarbetsavtal och Memorandum of Understanding (MoU)
• Lnu bilateralt universitetsutbyte
• Lnu bilateralt universitetsutbyte (institution/fakultet)
• Memorandum of Understanding (MoU) bilateralt
• Memorandum of Understanding (MoU) bilateralt (institution/fakultet)
• Memorandum of Understanding (MoU) rekrytering
• Erasmus+ Inter-institutional agreement (institution/fakultet)
• Double degree kandidat- och magister/master
• Double degree doktorander
• 3+1 eller 2+2
1 Bilagor som hör till Regler för etablering av internationella samarbetsavtal beslutas av universitetsdirektören.
Beslutat av: Rektor Peter Aronsson Beslutsdatum: 2018-02-26
Dnr: 2018/511-1.1.1
Inledning
Det är en viktig aspekt av kvalitetsarbetet inom internationalisering att det finns en gemensam standard för avtalshantering vid Linnéuniversitetet. Dokumentet Regler för etablering av internationella samarbetsavtal stipulerar Linnéuniversitetets regler för nytecknade av internationella samarbetsavtal och utvärdering av existerande avtal med utländska lärosäten. Alla internationella samarbetsavtal som skrivs vid Linnéuniversitetet på övergripande eller fakultets-, institutions- och ämnesspecifik nivå, ska följa samma kvalitetssäkringsrutiner.
Internationella samarbetsavtal kan initieras på olika sätt; från
universitetsförvaltningen (om ett utländskt lärosäte har kontaktat Linnéuniversitetet) eller från fakultets-, institutions- eller individnivå. För anställda vid
Linnéuniversitetet är det i sin ordning att initiera diskussioner kring samarbete med olika universitet men det ska kommuniceras till dessa lärosäten att en intern beslutsprocess följer vid Lnu och det är där beslut tas om huruvida samarbetsavtal ska ingås.
Avdelningen för externa relationer (ER) har på uppdrag av rektor tagit fram kvalitetssäkringsdokument samt avtalsmallar för etablering av samarbetsavtal med ett utländskt partneruniversitet. Dessa mallar är utformade i enlighet med de krav Linnéuniversitetet ställer vid ingående av samarbetsavtal med en internationell partner. Möjligheten finns att använda en avtalsmall från det tilltänkta
partneruniversitetet så länge Linnéuniversitetets grundläggande krav tillmötesgås.
Samordning och vidareutveckling av universitetsövergripande samarbetsavtal sker av handläggare vid ER. Detta efter att fakulteterna har säkerställt och bedömt den akademiska kvalitén hos partneruniversitet. Samordning och vidareutveckling av fakultets-, institutions- och ämnesspecifika utbytesavtal sker av en av dekanen utsedd avtalsansvarig vid fakulteten.
För att bidra med regions- och/eller universitetsspecifik kunskap och för att säkerställa att multipla bilaterala samarbetsavtal inte skrivs med ett och samma universitet, ska ER kontaktas när fakulteterna initierar en ny kontakt med ett universitet utanför ramen för Erasmus+. ER ska även granska utkastet till alla bilaterala avtal innan det går till beslut hos dekan.
Gemensam samarbetsavtalsdatabas för Linnéuniversitetet
Avdelningen för externa relationer ansvarar för den gemensamma
samarbetsavtalsdatabasen för Linnéuniversitetet, Interbas, där alla internationella samarbetsavtal och kvalitetssäkringsdokument med utländska partneruniversitet ska etableras.
Översikt för etablering och avslut av internationella samarbetsavtal med utländskt lärosäte
Typ av avtal Beredande Beslutsnivå/
undertecknande Bilateralt universitets-
övergripande samarbetsavtal
Avdelningen för externa relationer (ER)
Vicerektor2 Bilateralt fakultets-,
institutions- och ämnes- specifikt samarbetsavtal3
Fakultet med stöd av handläggare vid ER
Dekan
Erasmus+ Inter-institutional agreement4
Fakultet med stöd av handläggare vid ER
Dekan Memorandum of Understanding
(MoU) universitetsövergripande
Handläggare ER Vicerektor Memorandum of Understanding
(MoU) institutions- /fakultetsspecifikt
Fakultet med stöd av handläggare vid ER
Dekan
Memorandum of Understanding (MoU) Rekrytering
KOM/ER/fakultet Dekan eller vicerektor Double degree avtal kandidat-
och magister/master Fakultet med stöd av
handläggare vid ER Dekan och vicerektor5 Double degree avtal doktorand Fakultet med stöd av
handläggare vid ER
Dekan och vicerektor Joint degree avtal Fakultet med stöd av
handläggare vid ER
Dekan och vicerektor 3+1 eller 2+2 avtal Fakultet med stöd av
handläggare vid ER
Dekan och vicerektor Avtal lärarutbildning ER (övergripande avtal)
Fakultet (fakultetsavtal) Vicerektor Dekan fakultet Framtagna avtalsmallar6 kan erhållas från handläggare på ER (intrel@lnu.se) eller avtalsansvariga på fakultet.
Definitioner och vanliga begrepp för internationella samarbeten finns beskrivna i dokumentet med samma namn.
2 Enligt Rektors besluts- och delegationsordning Dnr: ST 2013/165-1.1, senast reviderad 2015-07-01.
3 Ett bilateralt samarbetsavtal skrivs med universitet som inte innehar Erasmus Charter for Higher Education.
4 Erasmus+ är ett EU-finansierat program för utbildning, ungdom och sport.
5 Alla avtal som innehåller en överenskommelse om examen från Linnéuniversitetet ska även vicerektor underteckna.
6 Alla avtalsmallar framtagna av ER är granskade av jurist.
Praktisk steg-för-stegmodell över etablering av ett internationellt samarbetsavtal med utländskt lärosäte
1. Efter en initial kontakt med förfrågan om samarbete med ett lärosäte ska en utvärdering av det utländska lärosätet göras.
2. Ansvarig handläggare ska kontaktas direkt när ett nytt samarbete initieras för att hjälpa processen framåt och säkerställa att beslutade
kvalitetssäkringsrutiner följs. Handläggare vid ER handlägger bilaterala universitetsövergripande samarbetsavtal. Avtalsansvarig på fakulteten handlägger alla fakultets-, institutions- och ämnesspecifikt samarbetsavtal.
3. Ansvarig handläggare sammanställer information om det aktuella lärosätet i dokumentet Underlag för utvärdering av internationell samarbetspartner.
Fakulteterna gör en bedömning av akademisk kvalité och möjliga samarbetsområden. Är två eller fler fakulteter intresserade av ett nytt samarbetsavtal strävar man efter ett universitetsövergripande avtal, annars skrivs avtalet på fakultets-, institutions- och ämnesnivå (företrädesvis fakultetsnivå).
Standard för Linnéuniversitetet gällande antal studenter inom ett samarbetsavtal är två studenter för ett helår eller fyra studenter för en termin. Studentutbyte ska vara ömsesidigt.
4. När bedömning görs att ett samarbete ska initieras kontaktar ansvarig handläggare det utländska lärosätet, ett samarbetsavtalsförslag diskuteras med motparten tills samförstånd nås7. Dokumenten Underlag för
utvärdering av internationell samarbetspartner och Institutional
information (from partner) används för kvalitetssäkring och underlag för beslut.
Ett universitetsövergripande samarbetsavtal undertecknas av vicerektor. Ett fakultets-, institutions- eller ämnesspecifikt samarbetsavtal undertecknas av dekan.
5. Avtalet samt kvalitetssäkringsdokumenten (i original) diarieförs när det är undertecknat av båda parter.
6. Avtalet (med diarienummer) samt kvalitetssäkringsdokumenten etableras i Linnéuniversitetets gemensamma samarbetsavtalsdatabas, Interbas.
7. För att platser ska kunna utlysas för Linnéuniversitetets studenter måste det undertecknade avtalet etableras senast 1 oktober inför kommande läsår. För att kunna anta inkommande utbytesstudenter måste avtalet vara
undertecknat senast 1 september inför vår- och 1 mars inför hösttermin.
7 Avtalsmall från Lnu finns men möjligheten finns även att använda en avtalsmall från det utländska lärosätet så länge Linnéuniversitetets grundläggande krav tillmötesgås.
Bilateralt universitetsövergripande samarbetsavtal
Ett bilateralt samarbetsavtal skrivs med universitet som inte innehar Erasmus Charter for Higher Education. Är två fakulteter eller fler intresserade av ett nytt samarbetsavtal strävar man efter ett universitetsövergripande avtal. ER handlägger nya, uppdaterar befintliga och avslutar universitetsövergripande samarbetsavtal.
Dessa avtal undertecknas av vicerektor.
Bilateral fakultets-, institutions- och ämnesspecifika samarbetsavtal
Ett bilateralt fakultets-, institutions- och ämnesspecifikt samarbetsavtal skrivs mellan en enskild fakultet/institution/ämne vid Linnéuniversitetet och motsvarande vid ett partneruniversitet (då man ej kan underteckna ett Erasmus+ Inter-institutional agreement). Avtalsansvarig på fakulteten handlägger nya, uppdaterar befintliga och avslutar bilateral fakultets-, institutions- och ämnesspecifika samarbetsavtal. Avtalen ska granskas av handläggare vid ER innan undertecknande.
Dessa avtal undertecknas av dekan.
Erasmus+ Inter-institutional agreement
Mobilitet inom Erasmus+ för studie- och undervisningsuppdrag kräver ett Inter- institutional agreement.
I Lnu’s Erasmus+ avtalsmall är gulmarkerad textinformation Lnu-specifik
information och ska finnas med i alla inter-institutional agreements inom Erasmus+.
Om partneruniversitetets mall används kan avtalsmallen se annorlunda ut, det går bra att använda den mallen så länge den gulmarkerade informationen i Lnu’s avtalsmall finns med. Fyll i nedan information under respektive rubrik.
Avtalets längd
Det är möjligt att skriva ett avtal för hela programperioden 2014/2015–2020/2021.
Rekommendationen är att skriva avtal för 2, 5 eller 7 år dock längst till 2020/2021.
Den kortare perioden används för nya partners och den längre för
befintliga/kvalitetssäkrade partners. Det är möjligt att skriva om avtalet, förlänga och/eller lägga till mobiliteten, när som helst.
A. Information about higher education institutions
• Fakultet och eventuell institution som skriver avtalet.
• Kontaktinformation till den akademiska- och administrativa kontaktpersonen.
B. Mobility numbers per academic year - Students
Kom överens om antalet studenter IN och UT. Tänk på att ha så realistiska siffror som möjligt och att utbytet ska vara ömsesidigt.
• Aktuell ISCED-koden för utbytet, se separat lista.
• Ämnesområde, enligt ISCED-koden.
• Study cycle; 1st: grundnivå, 2nd: avancerad nivå, 3rd: doktorand.
• Student mobility periods: 5 månader/termin.
B. Mobility numbers per academic year – Staff
• Aktuell ISCED-kod för utbytet, se separat lista.
• Ämnesområde, enligt ISCED-koden.
• Antal dagar: minst 2 dagar (exklusive restid) – max 2 månader, med minst 8 undervisningstimmar.
De gulmarkerade uppgifterna under rubrikerna C-F är Lnu-specifika, se till att kopiera in den här informationen om partneruniversitetets avtalsmall används.
G. Signature of the institution
Den som undertecknar avtalet ansvarar för att mobiliteten är genomförbar såväl akademiskt som praktiskt (antagning, boende, mottagning och allmänt stöd). Flera av de praktiska delarna gällande studentutbyte ansvarar Studerandeavdelningen för, bekräfta med Studerandeavdelningen om det är möjligt att ta emot studenter på ett nytt avtal eller öka antalet studenter på ett befintligt avtal. Kontakta
inexchange@lnu.se
När avtalet är undertecknat ska följande dokument laddas upp i Interbas:
• Kopia på avtalet med diarienummer.
• Underlag för utvärdering.
• Institutional information from partner.
Endast avtal som finns registrerade i universitetets databas för internationella samarbetsavtal, Interbas, kan utnyttjas för student- och lärarutbyte.
Avtalsansvarig på fakulteten handlägger nya, uppdaterar befintliga och avslutar ett Inter-institutional agreement.
Dessa avtal undertecknas av dekan.
Memorandum of Understanding
Memorandum of Understanding (MoU) är beteckningar på enklare
avsiktsdeklarationer, en ram för eventuellt kommande samarbete. Innehållet är vanligtvis allmänna uttalanden om att man önskar samarbeta inom vissa uppräknade områden. Dessa dokument innehåller normalt inga specificerade villkor för det tänkta samarbetet. I de fall ett konkret samarbete kommer till stånd regleras de särskilda villkoren för detta samarbete därefter i specifika samarbetsavtal.
Ett MoU som syftar till ett universitetsövergripande samarbete handläggs av ER och följer samma handläggningsrutiner som ett samarbetsavtal. Kvalitetssäkrings- dokumenten behövs dock inte vid undertecknande av ett MoU.
Ett fakultets-, institutions- eller ämnesspecifikt MoU handläggs av fakulteten med stöd av handläggare vid ER.
Ett universitetsövergripande MoU undertecknas av vicerektor. Ett fakultets-, institutions- eller ämnesspecifikt MoU undertecknas av dekan.
MoU för rekrytering
Lnu har tagit fram ett MoU för rekrytering som i huvudsak används av
Kommunikationsavdelningen (KOM) i de fall utländska lärosäten önskar en enklare avsiktsdeklaration för rekrytering av betalande studenter till Lnu.
Om Lnu och det utländska lärosätet senare önskar att bredda avsiktsdeklarationen om akademiska samarbeten undertecknas ett reguljärt MoU eller samarbetsavtal, se ovan.
Ett MoU som syftar till ett universitetsövergripande samarbete handläggs av ER. Ett fakultets-, institutions- eller ämnesspecifikt MoU handläggs av fakulteten med stöd av handläggare vid ER.
Ett universitetsövergripande MoU för rekrytering undertecknas av vicerektor. Ett fakultets-, institutions- eller ämnesspecifikt MoU för rekrytering undertecknas av dekan.
Double degree avtal kandidat- och magister/master
Tillsammans med vissa partneruniversitet kan det vid sidan av det ordinarie avtalet arbetas fram ett s k double degree avtal. Dessa avtal skrivs vanligtvis på ämnesnivå.
Avtalen fastställer hur studenter under vissa förutsättningar har möjlighet att erhålla en kandidatexamen (Degree of Bachelor) eller magister-/masterexamen (Degree of Master) vid mottagande universitet och vid Linnéuniversitetet.
I avtalet regleras förutsättningarna avseende hur långt studenterna ska ha kommit i sin utbildning vid hemuniversitetet för att vara aktuella för en examen vid
mottagande universitet. Vanligt är även att etablera i avtalet vad studenterna behöver läsa vid mottagande universitet för att uppfylla examenskraven vid
partneruniversitetet. I de flesta fall handlar detta om att konkretisera vad studenten
behöver läsa för att efter avslutad utbildning kunna ansöka om en examen vid partneruniversitetet; omfattning i HP/ECTS/Credits, eventuellt
program/kurssammansättning, ämnesinriktning, uppsatsskrivande etc.
Avtalen handläggs av avtalsansvarig på fakultet med stöd av handläggare vid ER.
Avtalen ska granskas av handläggare vid ER och examensenheten innan undertecknande. Det finns en mall för double degree avtal för samarbeten inom Europa. Varje samarbete ser olika ut och kopior på tidigare double degree avtal finns på ER: intrel@lnu.se.
Dessa avtal undertecknas av dekan och vicerektor.
Double degree avtal doktorand
Tillsammans med vissa partneruniversitet kan det vid sidan av det ordinarie avtalet arbetas fram ett s k double degree avtal för doktorander. Dessa avtal skrivs på ämnesnivå och för varje enskild student som berörs. Avtalen fastställer hur studenter under vissa förutsättningar har möjlighet att erhålla en doktorsexamen vid
mottagande universitet och vid Linnéuniversitetet.
Lnu har tagit fram en avtalsmall och en Processbeskrivning för Linnéuniversitetets deltagande i samarbeten med andra lärosäten som leder till dubbel examen på forskarnivå.
Kopior på tidigare double degree avtal för doktorander finns på ER: intrel@lnu.se Avtalen handläggs av avtalsansvarig på fakultet med stöd av handläggare vid ER.
Avtalen ska granskas av handläggare vid ER och examensenheten innan undertecknande.
Dessa avtal undertecknas av dekan och vicerektor.
Joint degree avtal
Ett joint programme måste inte leda till en joint degree (examen) utan kan leda till gemensam eller dubbel/multipel examina, erkänd vid alla lärosäten. En joint degree kan arbetas fram för alla nivåer; kandidat, magister/master och doktorand.
En joint degree är en examen gemensamt utfärdad av minst två lärosäten i ett eller flera länder, baserad på ett integrerat utbildningsprogram, i enlighet med respektive lands nationella lagstiftning. Skillnaden från ett double degree är alltså att man i en joint degree utfärdar en examen från ett gemensamt framtaget program från minst två involverade lärosäten.
Det finns ett EU finansierat projekt, The Joiman Network (Joint degree Management and Administration Network), och en portal som används för information om joint degree och erfarenheter av arbetet med dessa: http://www.joiman.eu
Det finns vid Linnéuniversitet inga framtagna avtalsmallar för en joint degree av den anledningen att varje joint degree ser väldigt olika ut. Att ta fram en joint degree är ett arbete som tar mycket resurser under lång tid, det är inte ovanligt med en tidsperiod på ett och ett halvt till tre år innan man är redo att påbörja programmet.
Det är oerhört viktigt att institutionen som arbetar fram programmet omgående även involverar sin fakultet, studerandeavdelningens examensenhet och ER. Även jurister behöver vara med från början när man ska formulera ett avtal kring en gemensam examen.
Avtalen handläggs av avtalsansvarig på fakultet med stöd av handläggare vid ER.
Avtalen ska granskas av handläggare vid ER och examensenheten innan undertecknande.
Dessa avtal undertecknas av dekan och vicerektor.
3+1 eller 2+2 avtal
3+1 eller 2+2 avtal är samarbetsavtal som kan beröra utbytesstudenter som en del i ett fördjupat samarbete eller oftast inkommande avgiftsskyldiga studenter.
Grundtanken är att utländska studenter vid att lärosäte läser en del av sin
kandidatutbildning vid sitt hemuniversitet (exempelvis två eller tre år) och avslutar sina studier vid Linnéuniversitet (ett eller två år) med syfte att kunna söka en examen från både sitt hemuniversitet och Linnéuniversitetet. Dessa samarbeten rör studenter till ett specifikt program inom ett ämne.
Linnéuniversitetet (program/ämnesansvarig) granskar den utbildningsplan som partneruniversitetet har. Utifrån denna utvärderar man om de utländska studenterna klarar förkunskapskraven för att läsa en del av sin utbildning vid Linnéuniversitetet och möta våra examenskrav för det svenska programmet. När denna bedömning är gjord, kan ett avtal undertecknas.
Avtalet stipulerar bland annat:
• Urval av studenter vid samarbetspartnern.
• Ansökan och antagning till Linnéuniversitetet.
• Betalning till Linnéuniversitetet (endast för avgiftsskyldiga studenter).
• Examen från Linnéuniversitetet.
• Praktiska delar för studenterna, exempelvis, språkkunskaper, boende, visum etc.
Avtalen handläggs av fakultetens avtalsansvarig i samarbete med
program/ämnesansvarig och med stöd av handläggare vid ER. Avtalen ska granskas av handläggare vid ER och examensenheten innan undertecknande.
Dessa avtal undertecknas av dekan och vicerektor.
Avtal lärarutbildning
Vill man skriva ett bilateralt samarbetsavtal som ska begränsas till
lärarutbildningens studenter handläggs dessa som övriga bilaterala avtal; är två fakulteter eller fler intresserade av ett nytt samarbetsavtal strävar man efter ett universitetsövergripande avtal som handläggs av ER, är det en enskild fakultet handläggs det av fakultetens avtalsansvarig.
Dekan eller pro-dekan (med internationellt ansvar) vid nämnden för lärarutbildning (NLU) ska involveras vid initiering av ett nytt samarbete och ge ett skriftligt godkännande för samarbetet.
Ett universitetsövergripande avtal undertecknas av vicerektor. Ett fakultets-, institutions- eller ämnesspecifikt avtal undertecknas av dekan8.
Avslut av samarbetsavtal med utländskt partneruniversitet
Linnéuniversitetet eller enskild fakultet/ institution bör överväga att avsluta ett samarbetsavtal om någon av följande förutsättning finns:
• Brist på ömsesidighet.
• Brist på reell reciprocitet.
• Utvärderingar ger dåliga resultat.
• Ingen eller dålig aktivitet/kommunikation under ett flertal år.
• Avtalsbrott.
• Studenterna uppfyller inte nödvändiga språk- eller förkunskapskrav.
• Brist på information från samarbetspartnern.
• Samarbetssvårigheter.
Part från Linnéuniversitetet ska meddela partneruniversitet i god tid gällande ett avslut av samarbetet, de tidsperioder i respektive utbytesavtal som reglerar uppsägning ska beaktas.
Mall för avslut av avtal finns att få från ER: intrel@lnu.se
Uppsägning av universitetsövergripande avtal ska beslutas av vicerektor.
Uppsägning av avtal inom Erasmus samt bilaterala fakultets-, institutions- och ämnesspecifika avtal handläggs av avtalsansvarig vid fakulteten och undertecknas av dekan.
8 Enligt Rektors besluts- och delegationsordning Dnr: ST 2013/165-1.1, senast reviderad 2015-07-01.
