Lidingö stad Granskning av investeringsprojektet - nybyggnation av Rudboda skola

(1)

Revisionsrapport

Leif Karlsson Richard Vahul December 2014

Granskning av

investeringsprojektet - nybyggnation av

Rudboda skola

Lidingö stad

(2)

Innehållsförteckning

1. Sammanfattande bedömning ... 1

2. Inledning ... 2

2.1. Bakgrund ... 2

2.2. Revisionsfrågor och frågeställningar ... 2

2.3. Revisionsmetod ... 3

2.4. Rapportering och disposition ... 3

3. Sammanfattning av delrapporterna 2012 och 2013 ... 4

3.1. Sammanfattning av projektet till och med maj 2012 ... 4

3.1.1. Vår sammanfattande preliminära bedömning maj 2012 ... 5

3.2. Sammanfattning av projektet till och med maj 2013 ... 5

3.2.1. Vår sammanfattande preliminära bedömning maj 2013 ... 6

4. Nuläge december 2014 ... 7

4.1. Projektstatus ... 7

4.2. Projektets arbetsgång ... 8

4.3. Slutbedömning ... 9

5. Svar på frågeställningar ... 11

Bilaga 1 – delrapport maj 2012 ... 14

Bakgrund ... 14

Revisionsfrågor och kontrollmål ... 14

Revisionsmetod ... 15

Rapportering ... 15

Nuläge… ... ....15

Projektstatus ... 15

Projektets arbetsgång ... 16

Bedömning ... 17

Bilaga 1:1 Källförteckning ... 19

Bilaga 1:2 Organisationsplan skede 1 ... 20

Bilaga 1:3 Organisationschema gällande ... 21

Bilaga 2 – delrapport maj 2013 ... 22

Bakgrund ... 22

Revisionsfrågor och kontrollmål ... 22

Revisionsmetod ... 23

Rapportering ... 23

Sammanfattning av projektet till och med maj 2012 ... 23

Projektstatus maj 2012 ... 23

(3)

Vår sammanfattande preliminära bedömning maj 2012 ... 24

Nuläge….. ... 25

Projektstatus ... 26

Projektets arbetsgång ... 26

Bedömning ... 27

Bilaga 2:1 Källförteckning ... 29

(4)

1. Sammanfattande bedömning

På uppdrag av Lidingö stads förtroendevalda revisorer har PwC sedan 2012 granskat nybyggnationen av Rudboda skola. Vid två tillfällen (maj 2012 och maj 2013) har PwC avrapporterat och avgett preliminära bedömningar kring bl.a.

projektets styrning, ekonomi och tidplan, till revisorerna. Den granskning som skett under 2012 och 2013, tillsammans med de avslutande granskningsinsatser som genomförts under hösten 2014, ligger tillgrund för vår bedömning.

Syftet med granskningen har varit att besvara följande revisionsfrågor:

 Har beslutsprocessen avseende nybyggnation av Rudboda skola utförts på ett ändamålsenligt sätt?

 Är genomförandeprocessen avseende upphandling, programarbete, entreprenad samt ekonomisk styrning och uppföljning utförd på ett ändamålsenligt sätt?

Vår bedömning, utifrån våra två tidigare delrapporter och den avslutande granskningsinsatsen under 2014, är att beslutsprocessen beträffande nybyggnationen av Rudboda skola har utförts på ett ändamålsenligt sätt.

Utifrån genomförda intervjuer, dokumentstudier samt genomgång av, av projektet, genomförda enkätundersökningar är vår bedömning att även

genomförandeprocessen avseende upphandling, programarbete, entreprenad samt ekonomisk styrning och uppföljning är utförd på ett ändamålsenligt sätt.

Sammantaget gör vi bedömningen att samverkansentreprenaden genomsyrats av kompetens, stabilitet och styrning, vilket bidragit till ett i slutändan lyckat

byggprojekt. Tidplanen har efter en försenad igångsättning hållits samtidigt som projektet har genomförts med ett överskott mot beslutad investeringsbudget.

(5)

2. Inledning

2.1. Bakgrund

Rudboda skola, gamla byggnaden ska rivas och ge plats för en nybyggd miljöklassad skola med idrottshall. Planerad inflyttning, höstterminen 2014. Skolan ska kunna ta emot ca: 425 elever samt vid behov kunna ta emot ytterligare 100 elever.

Investeringsbudget, totalt 200¹ mnkr, är fördelade på 30 mnkr 2012, 95 mnkr 2013 och 20 mnkr 2014 dvs. total 145 mnkr. Dessutom har kommunstyrelsen reserverat 50 + 5 mnkr som tidigare erhållet investeringsanslag.

Ur ett väsentlighets- och riskperspektiv har stadens förtroendevalda revisorer valt att granska investeringen av nya Rudboda skola, från start till mål, då

investeringsprojektet har stort betydelse för stadens ekonomi och verksamhet.

2.2. Revisionsfrågor och frågeställningar

Granskningens syfte är att besvara följande revisionsfrågor:

För att kunna besvara granskningens övergripande revisionsfrågor har följande frågeställningar utarbetats:

 Vad är syftet med byggnationen?

 Vilka politiska beslut har tagits angående projektet? Har beslut ändrats under projektets gång?

 Följs bestämmelser utifrån gällande lagstiftning avseende tillgänglighet?

 Finns en projektplanering? Hur ser projektorganisationen ut?

 Finns styrande/övergripande dokument som är applicerbara på byggprocessen och är dessa implementerade?

 Hur följs projektets ekonomi upp?

 Upprättas löpande prognoser för projektets slutinvesteringskostnad?

 Hur följs byggprocess och ändrings och tilläggsarbeten upp, löpande byggmöten med entreprenören (frekvens)?

 Vilken återrapportering av planering och utfall av

byggprocessen/investeringar sker (avser bl.a. för- och efterkalkyler samt slutredovisning av investeringsobjektet)?

1Källa Lidingö stads budget för 2012

(6)

 Hur ser uppföljningsrutiner ut i förhållande till ingångna avtal? Sker

dokumenterad uppföljning och utvärdering av byggprocessens olika skeden i tillräcklig utsträckning?

 Hur ser den politiska processen ut i samband med planering och projektering?

2.3. Revisionsmetod

Granskningen genomförs via intervjuer med stadens projektledare, ansvariga tjänstemän samt andra, för granskningen, relevanta personer. Detta kan exempelvis vara representant för fastighetsutskottet, utbildningsnämnden etc. Granskningen kompletteras med studier av styrande och stödjande dokument. Dessutom kommer handlingar rörande byggprocessens olika skeden löpande att följas.

2.4. Rapportering och disposition

Muntlig föredragning tillsammans med en kort skriftlig delrapport har skett vid två tillfällen:

 Maj 2012 (avrapporterad – bilaga 1)

 Maj 2013 (avrapporterad – bilaga 2)

Skriftlig slutrapport sker i samband med avslutande av investeringsprojektet (föreliggande rapport). I slutrapporten sker dessutom uppföljning av

frågeställningarna samt besvarande av revisionsfrågorna.

Granskningsresultatet redovisas i tre avsnitt. I det första avsnittet återges en sammanfattning av delrapporterna 2012 respektive 2013, omfattande väsentliga iakttagelser och preliminära bedömningar. I det andra avsnittet återges iakttagelser och bedömningar utifrån 2014 års granskningsinsats. Rapportens avslutats med en uppföljning av frågeställningarna. I rapportens första avsnitt redovisas vår

sammanfattande bedömning.

Samtliga rapporter har varit föremål för sakgranskning.

(7)

3. Sammanfattning av

delrapporterna 2012 och 2013

3.1. Sammanfattning av projektet till och med maj 2012

Projektet har haft en eftersläpning på ca 6 månader enligt ursprunglig tidsplan. I projektplanen framgick det att nybyggnationen skulle starta under oktober 2012 och vara färdigställd våren 2014. I maj 2012 hade rivning av den gamla skolan ännu inte påbörjats och staden hade ännu inte ansökt om bygglov för den nya skolan. En förklaring till förseningen var ett överklagande som inlämnades mot placeringen av de tillfälliga skolpaviljongerna. I februari 2012 beslutade fastighetskontoret att utnyttja befintligt partneringavtal med Skanska AB i projektets första fas som avsåg projektering. Under maj 2012 pågick diskussioner och detaljkalkylering av

projektets målpris inför beslut om eventuell fas två av partneringavtalet.

Stadens projektledare gjorde bedömningen att projektets budgetram på totalt 200 mnkr skulle klaras. I beslutad budgetram ingick nedlagda

förprojekteringskostnader på 8,4 mnkr samt kostnader för etablering- och avetablering för temporära skolpaviljonger på 9,5 mnkr².

Efter genomgång av protokoll från styrgruppsmöten och genomförda intervjuer konstaterade vi att det genomförts täta och regelbundna möten med projektets olika intressenter. Sedan december 2011 har det i huvudsak var fjortonde dag genomförts styrgruppsmöten med skriftlig dokumentation – totalt 11 stycken.

Vidare noterade vi att styrgruppen planerade månatliga träffar under

produktionsfasen. Stadens projektledare planerade även att genomföra månatliga brukarmöten där bl.a. rektorn för Rudboda skola skulle medverka.

Fastighetskontoret genom fastighetschef och stadens projektledare, skulle

rapportera till fastighetsutskottet varje månad. Utbildningschefen skulle informera och rapporterar avseende projektets status till utbildningsnämnden efter behov.

Tre projektrapporter från fastighetskontoret till fastighetsutskottet hade skrivits, den första daterad 2011-12-30, den andra 2012-03-01 och den senaste daterade 2012-05-01. Vidare har projektplan avseende förstudie, program- och

systemhandling tagits fram daterad 2011-12-05 och reviderad 2011-12-09.

Kommunikationsplanen är daterad 2011-12-20 och senare reviderad 2012-05-02.

Det fanns en framtagen preliminär huvudtidplan samt organisationsschema för projektet. Om det tas beslut om att anlita Skanska för produktionsdelen kommer ett projektspecifikt partneringkontrakt att upprättas mellan parterna.

2Skolan betalar hyreskostnad för skolpaviljongerna under byggtiden 309 tkr/månad medan projektet belastats med etablering/avetablerings kostnader enligt ovan i enlighet med avtal med Temporent AB 2012-12-10.

(8)

3.1.1. Vår sammanfattande preliminära bedömning maj 2012

 Vår tidiga och preliminära bedömning i maj 2012 var att projektet kändes stabilt och genomarbetat trots en försenad tidsplan. Vår uppfattning byggde på ett väl genomfört programskede och som vi kunde bedöma en kompetent projektledare samt att det fanns en inarbetad och beprövad

projektorganisation.

 Vi ansåg samtidigt att det var väsentligt att noggrant följa

kostnadsutvecklingen i projektet. Dåvarande budgetram byggde och bygger fortfarande på byggprisindex från 2011-01-01. Om byggstarten ytterligare skulle komma att försenas var vår bedömning att löpande förändringar i byggprisindex skulle öka kostnaderna för projektet.

 Vidare tyckte vi att det var positivt för projektets fortsättning att det genomfördes täta styrgruppsmöten i inledningsskedet. Vår bedömning var att det arbete som genomförts och grundlagts från början kommer att skapa en stark plattform när "spaden sätts i marken" så småningom.

 En svår fråga var att bedöma vilken upphandlingsform som är bäst lämpad i den här typen av entreprenadprojekt? Vid intervjun med

upphandlingschefen fick vi intrycket av att LOU med fast pris i flera projekt hade ökat kostnaderna i och med att det har funnits oenighet och tuffa diskussioner kring vad som ingår i anbudet.

 Entreprenadformen som nu har valts blev partnering vilket kräver ett större engagemang från beställaren. I början hade organisationen inte klart för sig vad som förväntades i den här typen av samarbetsprojekt, men efterhand har erfarenhet och betydelsen av rätt person på rätt plats blivit en ledstjärna.

Ett exempel på att det följs är att det har bytts ut personer både i den egna likväl den externa organisationen. Det har skett när projektdeltagare inte har fungerat tillfredställande i sina roller.

3.2. Sammanfattning av projektet till och med maj 2013

Kommunstyrelsen fattade 2013-03-04 § 28 beslut om att ge fastighetskontoret 3,5 mnkr i tilläggsanslag från kommunstyrelsens investeringsreserv för att bekläda Rudboda skola med fasadtegel istället för ursprungligt beslutad matrisfasad.

Bakgrunden till beslutet var att Miljö- och stadsbyggnadskontoret, med hänsyn till arkitektur, estetisk gestaltning inom området och som skolbyggnad, förordat en tegelfasad. Projektets reviderade budgetram var då 203,5 mnkr.

Kommunstyrelsen beslutade också 2013-03-04 § 27 att tilldela fastighetskontoret 2,6 mnkr för att förse nya Rudboda skola med ett reservkraftelverk. Projektet finansieras genom statsbidrag för kommunal beredskap och kommer inte att påverka investeringsbudgeten för Rudboda skola.

(9)

Källarväggar och arbetet med kantbalkar påbörjades under vecka 8. Stommen var nästa steg i byggnationen och planerad levereras var under vecka 17. Stommontage beräknades enligt tidplan att vara klart till sommaren 2013 (v. 28.) Projektledaren bedömde att tidplanen kommer att hållas vilket betyder att skolan står klar

sommaren 2014. Beräknad inflyttning är under sommaren 2014 samtidigt som avetablering av skolpaviljongerna påbörjas och avslutas hösten 2014.

3.2.1. Vår sammanfattande preliminära bedömning maj 2013

 Projektet låg i fas med den tidplan som finns sedan i maj 2012. Efter beslut om fasadtegel istället för matrisfasad har budgeten för nybyggnationen ökat från 200,0 mnkr till 203,5 mnkr.

 Samarbetet i partneringentreprenaden mellan Lidingö stad och Skanska AB har fungerat bra trots hårda förhandlingar under tre månader innan avtalet tecknades mellan parterna. Vår bedömning var att det finns ömsesidig respekt och kostnadsmedvetenhet som ger tillförsikt att den nya skolan färdigställs och levereras till staden med kvalitet och inom gällande budgetram.

 Det som är lite förvånande var den hantering som kommunstyrelsen gjorde i samband med att tidigare beslutad matrisfasad ändrades och ersattes av tegelfasad. Förändringar i större byggprojekt är inget ovanligt däremot är det viktigt att berörda förvaltningar tas med i dialog innan beslut fattas.

 Vår bedömning är att kommunstyrelsen inte har varit lyhörd och förankrat det nya beslutet i god demokratisk ordning. Det framkommer i vår

granskning att utbildningsförvaltning och fastighetskontoret har haft en känsla att beslutet delvis har tagits över deras huvuden.

 Vi bedömer vidare att det var klokt och framsynt att genomföra fyra enkätundersökningar tillsammans med ett externt utvärderingsföretag.

 När vi bedömde rapportering, information samt uppföljning i vår första delrapport gav vi beröm att det sköttes bra. Motsvarande bedömning kvarstod och vi ville speciellt lyfta fram att det fanns åtkomst på interna datanätet till den så kallade ”Pärmen” där allt som hade beslutats i projektet samlats.

(10)

4. Nuläge december 2014

Sedan senaste delrapporten i maj 2013 har nybyggnationen flutit på enligt tidplan. I augusti 2013 var det taklagsfest i och med färdigläggning och tätning av taket inför stundande höst och vinter. Entreprenören Skanska som drivit projektet

tillsammans med staden i en samverkansentreprenad höll bygget igång även under byggsemesterperioden i juli.

Stadens projektledare har, enligt honom själv, lagt ned tid motsvarande 0,5 tjänst för nybyggnationen av Rudboda skola. Under hösten och vintern, som var mild och gynnsam för byggverksamhet, fortskred bygget snabbt samtidigt som priser för material var gynnsamt och betydligt lägre än förväntat.

Det fanns farhågor, vilket vi även lyfte fram i 2013 års rapporter, efter det oväntade beslutet om ändring från en matrisfasad till tegelfasad. Även det arbetet har

fungerat mycket bra både vad gäller budget, leverans av tegel, samt hög kvalitet på både arbetsinsats och estetiskt resultat.

4.1. Projektstatus

Efter genomförd intervju med stadens projektledare och fastighetskontorets ekonomichef konstateras att projektet i huvudsak har följt uppgjord tidplan från maj 2013. Samarbetet med Skanska har fungerat lika bra det senaste året som tidigare. I augusti 2013 tillträdde en ny fastighetschef samtidigt som det även har skett personalförändringar inom skolan, bl.a. ny rektor och områdeschef som har Rudboda skola inom sitt ansvarsområde. Även fast det har varit personella förändringar så är det enligt både projektledaren och ekonomichefen inget som påverkat projektet negativt.

Det har genomförts tre stycken workshops under byggtiden, två av dessa har gjorts tillsammans med entreprenören Skanska, men det har också varit en sammankomst med involverade underentreprenörer och inhyrda konsulter.

Vi lyfte fram i förra rapporten att det fanns proaktivitet i och med avsikt att genomföra fyra enkätundersökningar under byggnadstiden. Utfallet är att det har genomförts tre enkätundersökningar där respondenter har varit byggherre, konsulter, entreprenören samt brukare/hyresgäst. Enkätfrågorna innehöll mjuka parametrar med en betygskala 1-10. Genomsnittsbetyget i de tre så kallade

”Tempmätningar” blev 8, enligt projektledaren, vilket får anses som mycket bra.

Även närliggande grannar till den nya skolan har informerats löpande om

projektets utveckling och status. Projektet försenades i och med överklagandet som gjordes tidigt innan byggstart i samband med etablering av evakueringskola. Det var prefabricerade skolmoduler som skulle placeras på mark i ett känsligt markområde i Rudbodakärret, med bl.a. förekomst av det sällsynta groddjuret salamandern.

Projektledningen har också gjort en informativ Husbok från A-Ö där olika moment och delar i den nya byggnaden beskrivs både lättfullt och pedagogiskt. Boken har

(11)

delats ut till alla elever och lärare på skolan så att de kan få insikt och förståelse för nybyggnationen av skolan. Dessutom har skolgården utsmyckats med ett konstverk i den nylagda asfalten genom två eleganta salamandrar. Motivet för beslutet är bl.a.

det överklagande som försenade bygget i början och syftar till att påminna om att dessa sällsynta groddjur finns i träskmarkerna runt den nya skolan.

Slutbesiktning av bygget var planerad till 2 juni 2014, men eftersom projektet blev lite försenat flyttades slutbesiktningsdagen fram till 4 juli. Förseningen var inget som påverkade överlämnandet av byggnaden inför skolstarten senare i augusti. Mot bakgrund av att bygget kom igång ca tre månader efter planerat byggstart

(överklagande kopplat till etableringen av moduler som skulle vara

evakueringsskolan under byggtiden) så har i praktiken den förseningen arbetats ikapp.

Under nästan tre års tid har Lidingö stad och Skanska arbetat tillsammans i

samverkansentreprenaden (partnering) och det som är mycket ovanligt är att ingen av respektive parts ombud har behövts kallas in någon gång för att lösa upp en tvistefråga.

4.2. Projektets arbetsgång

Projektledaren har löpande informerat styrgruppen med månadsvisa

projektrapporter. Politiskt rapporteras projektet efter behov i fastighetsutskottet.

Dessutom betonar fastighetskontorets ekonomichef att det tydliggjorts att budgeten för projektet är beräknad utan hänsyn till löpande byggprisindexförändring.

Som vi har noterat vid våra två tidigare rapporter har även sista året fungerat enligt uppsatt arbets- och tidplan. Vid vår intervju med stadens projektledare bekräftas att det inte har varit incidenter eller byggnadstekniska problem. Det som däremot tas upp, och som kunde ha gjorts bättre, är framförhållning hos

utbildningsförvaltningen beträffande beställningar av verksamhetsinventarier som exempelvis inredning och möbler inne i skolbyggnaden. Det blev som vi uppfattat lite tidsnöd innan sommaren eftersom det var längre leveranstider på vissa beställningar.

Båda parter har varit ense om att ÄTA- arbeten (ändrings, tilläggs- och avgående arbeten) skulle ha en undanskymd plats på agendan. I projektet har punkten

diskuterats och lett fram till beslut om ÄTA vid endast fem tillfällen. Det har funnits en uttalad tabu hos både staden och entreprenören avseende ordet ÄTA i

samverkansprojektet. Istället har målprisregleringar varit det som avhandlats utifrån den överenskommelse som funnits reglerad i partneringavtalet.

Om tegelfasad och reservelkraftverk exkluderas, särskild anvisad budget, så är det 0,8 mnkr som kan anses som renodlade ÄTA-arbeten (förråd idrottshall 0,2 mnkr, extra inredning till hyresgäst 0,3 mnkr samt låssystem och viss asfaltering 0,3 mnkr.) Byggmöten varannan vecka har fungerat som planerat likväl som partneringmöten. Ekonomimöten har genomförts en gång i månaden för att stämma av projektet mot beslutad budgetram. Det har varit en stor fördel enligt stadens projektledare att Skanska har haft kontinuitet med samma projektchef och ett professionellt arbetslag.

(12)

4.3. Slutbedömning

Det som är genomgående i de tre enkätundersökningar (Tempmätningar) som genomförts är att de har en relativt hög svarsfrekvens, 80-85 % (ca 70-80

respondenter). Det som samtliga medarbetare upplevt som bäst med projektet och även lyft fram i enkäterna är:

 Säker arbetsplats

 Stolthet över projektet

 Information till brukare

 Samarbete mellan personer

 Hänsyn till brukarnas pågående verksamhet

Det lärande i projektet har varit ett motto och där det har varit fokus på

kontinuerligt lärande och ständiga förbättringar enligt Kaizen-modellen (ständiga förbättringar, exemplet Toyota).

Prioriterade områden som lyfts fram som förbättringsområden är:

 Samverkan mellan parter

 Erfarenhetsåterföring

 Tydliga kostnadsramar

 Informationsspridning inom projektorganisationen

Det ska framhållas att trots att förbättringsområden lyfts fram så är det fortfarande genomgående bra omdömen i enkäterna, med en sjua som lägst

(erfarenhetsåterföring), samtliga övriga områden har en åtta i omdöme.

Budget för projektet har följts upp löpande i separata ekonomimöten mellan staden och Skanska. Partneringen (samverkansentreprenad) har med det förhållnings- och arbetssätt som varit ledstjärna har haft positiv inverkan för att slutuppgörelsen blev enligt slutreglering med Skanska 7,2 mnkr lägre än projektbudget.

Slutuppgörelse med Skanska, mnkr

Budget 206,1 Utfall 198,9 + 7,2

I totalen ligger tegelfasad 3,5 mnkr reservkraft 2,6 mkr.

200 mkr+3,5 +2,6= 206,1

Avtalet i samverkansentreprenaden föregicks av tuffa förhandlingar innan parterna kom överens om att 50/50 delning skulle gälla, ”oavsett plus eller minus mot budget”, när projektet var färdigställt. Vi har uppfattat att det har varit en drivkraft

(13)

som skapat incitament för både beställare och entreprenör. Det har genomförts 34 byggmöten under byggtiden för projektet. Vi har tagit del av protokoll sedan tidigare och konstaterar att det är en tydlig agenda kombinerat med olika åtgärdspunkter, vilka även är tidssatta. Övriga möten mellan staden och entreprenören har också präglats av god ordning och samarbetsanda.

(14)

5. Svar på frågeställningar

Vad är syftet med byggnationen?

Rudboda skola, gamla byggnaden var utdömd och ska rivas och ge plats för en nybyggd miljöklassad skola med idrottshall. Planerad inflyttning, höstterminen 2014. Skolan ska kunna ta emot ca: 425 elever samt vid behov kunna ta emot ytterligare 100 elever.

Vilka politiska beslut har tagits angående projektet? Har beslut ändratsunder projektets gång?

Det har fattats löpande politiska beslut sedan 2010 och alla har efterföljts med undantag av det beslut som ändrades, byte från matrisfasad till tegelfasad.

Följs bestämmelser utifrån gällande lagstiftning avseende tillgänglighet?

Bestämmelser och lagstiftning följs avseende tillgänglighet i lokalerna.

Finns en projektplanering? Hur ser projektorganisationen ut?

Det har funnits en genomarbetad projektplan och projektorganisation tillsammans med en professionell projektledare i Lidingö stad likväl som projektchef hos

Skanska.

Finns styrande/övergripande dokument som är applicerbara på byggprocessen och är dessa implementerade?

Vår bedömning är att det har varit den typen av dokument som har skapat den ordning och reda som har varit ett signum för det här lyckade projektet.

Hur följs projektets ekonomi upp?

Projektet har följts upp löpande ekonomiskt med bl.a. särskilda ekonomimöten med entreprenören varje månad.

Upprättas löpande prognoser för projektets slutinvesteringskostnad?

Slutkostnadsprognos har gjorts vid varje ekonomimöte.

Hur följs byggprocess och ändrings, tilläggs- och avgående arbeten (ÄTA) upp på löpande byggmöten med entreprenören (frekvens)?

I det här projektet har det som vi har uppfattat och även redovisat, endast förekommit en handfull ÄTA-arbeten.

Vilken återrapportering av planering och utfall av

byggprocessen/investeringar sker (avser bl.a. för- och efterkalkyler samt slutredovisning av investeringsobjektet)?

Stadens projektledare har redovisat att det gjorts en ekonomisk slutreglering med entreprenören Skanska. Utfall mot budget för projektet är + 7,2 mnkr. Enligt

(15)

projektledaren så kommer det också inom de närmaste dagarna att presenteras en skriftlig rapportutvärdering av projektet.

Hur ser uppföljningsrutiner ut i förhållande till ingångna avtal? Sker dokumenterad uppföljning och utvärdering av byggprocessens olika skeden i tillräcklig utsträckning?

Vi har efter tillgång till underlag samt slutsats utifrån intervjuer bedömt att det har varit en löpande uppföljning och utvärdering av ingångna avtal. Den så kallade

”PÄRMEN” har använts löpande vilket har varit en framgångsfaktor för den

ordning och reda som präglat det här byggprojektet. Motsvarande bedömning gäller även dokumenterad uppföljning och utvärdering under byggprocessen, eftersom det har genomförts tre enkätunderökningar (tempmätningar) samt tre workshops mellan beställare och entreprenör (även en workshop med konsulter).

Hur ser den politiska processen ut i samband med planering och projektering?

Efter genomgång av protokoll från styrgruppsmöten och genomförda intervjuer konstaterade vi att det genomförts täta och regelbundna möten med projektets olika intressenter.

Det som är lite förvånande var den hantering som kommunstyrelsen gjorde i

samband med att tidigare beslutad matrisfasad ändrades och ersattes av tegelfasad.

Förändringar i större byggprojekt är inget ovanligt däremot är det viktigt att berörda förvaltningar tas med i dialog innan beslut fattas. Vår bedömning är att kommunstyrelsen inte har varit lyhörd och förankrat det nya beslutet i god

demokratisk ordning. Det framkommer i vår granskning att utbildningsförvaltning och fastighetskontoret har haft en känsla att beslutet delvis har tagits över deras huvuden.

(16)

2014-12-17

Leif Karlsson Anders Haglund

Projektledare Uppdragsledare

(17)

Bilaga 1 – delrapport maj 2012

Bakgrund

Rudboda skola, gamla byggnaden ska rivas och ge plats för en nybyggd miljöklassad skola med idrottshall. Planerad inflyttning, höstterminen 2014. Skolan ska kunna ta emot ca 425 elever samt vid behov kunna ta emot ytterligare 100 elever.

Investeringsbudget, totalt 200³ mnkr, fördelade på 2012 30 mkr, 2013 95 mkr och 2014 20 mkr dvs. total 145 mnkr. Utöver dessa har Kommunstyrelsen satt av 50 + 5 mnkr i tidigare erhållna budgetmedel.

Ur ett väsentlighets- och riskperspektiv har stadens revisorer valt att granska

investeringen av den nya Rudboda skola som får betydelse för kommunens ekonomi och verksamhet.

Revisionsfrågor och kontrollmål

För att kunna besvara granskningens övergipande revisionsfrågor har följande kontrollfrågor/granskningsmål utarbetats:

 Vilken återrapportering av planering och utfall av byggprocessen/investeringar sker (avser bl.a. för- och efterkalkyler samt slutredovisning av

investeringsobjektet)?

3 Källa Lidingö stads budget för 2012

(18)

Revisionsmetod

Granskningen genomförs via intervjuer med ansvariga tjänstemän och andra, för granskningen, relevanta personer. Detta kan exempelvis vara representant för fastighetsutskottet, utbildningsnämnden etc. Granskningen kompletteras med studier av styrande och stödjande dokument. Dessutom kommer handlingar rörande byggprocessens olika skeden löpande att följas.

Rapportering

Skriftlig slutrapport i samband med avslutande av projektet. I slutrapporten sker avstämning mot kontrollmål samt besvarande av revisionsfrågorna. Muntlig föredragning tillsammans med en kort skriftlig delrapport kommer ske vid tre tillfällen:

 Maj 2012

 Juni 2013

 December 2014

Nuläge

Vi har studerat planläggningen och kan konstatera att det skett förändring i projektet över tid. I ett tidigare skede projekterades för en ombyggnation om 49 mnkr som skulle vara färdigställd sommaren 2011. Efter att förslag på ombyggnad lagts fram under 2008 upptäcktes fuktskador i Björklövets förskola, där Rudboda skolan under en period utnyttjat tre klassrum. I och med fuktskadan blev förskolan tvungen att återta lokalerna, varpå befintliga lokaler i Rudboda måste hysa

ytterligare ca 75 elever. Detta medförde ett ökat behov av ombyggnation av Rudboa skola och projektets inriktning ändrades från ombyggnation till nybyggnation⁴.

Projektstatus

Efter våra intervjuer med stadens projektledare och fastighetskontorets

upphandlare kan vi konstatera att projektet ligger ca 6 månader efter ursprunglig tidsplan. I denna framgår att byggnationen skulle starta oktober 2012 och vara färdigställd våren 2014. I dagsläget har rivning av den gamla skolan ännu inte påbörjats och i skrivande stund har staden ännu inte sökt bygglov för den nya skolan. Den största bidragande orsaken till förseningen är det överklagande som lämnades in mot placeringen av de tillfälliga skolpaviljongerna. Överklagandet har nu avslagits av länsstyrelsen, samtidigt har ingen överklagan skett till Mark- och miljödomstolen. I februari 2012 beslutade fastighetskontoret att utnyttja befintligt partneringavtal med Skanska i projektets första fas - projekteringen. Just nu pågår diskussion och detaljkalkylering av projektets målpris.

Båda parter upprättar en egen kalkyl och där samstämmighet mellan de två

förslagen förutsätts innan produktionsfas. Staden bistås i kalkyleringsarbetet av en beräkningskonsult. I nuläget ser stadens projektledare ingen risk för att projektets

4 "Granskning av ett större byggprojekt - Delrapport 1" av Ernst & Young

(19)

budgetram om totalt 200 mnkr inte kommer att hållas. I denna budgetram ingår redan nedlagda förprojekteringskostnader om 8,357 mnkr samt kostnader för skolpaviljonger på ca 300 tkr/mån.

Projektets arbetsgång

Under 2009 slöt fastighetskontoret, efter upphandling, ett strategiskt

partneringavtal med Skanska. En viktig faktor bakom valet av partneringavtal istället för en traditionell upphandling av general-/totalentreprenad var

fastighetskontorets dåliga erfarenhet av entreprenörernas ÄTA- kostnader⁵ i denna typ av projekt. Dessutom kan ett tydligt partneringavtal gynnsamt påverka

projektets tidseffektivitet och ekonomiskt utfall eftersom avtalet bygger på 50/50 procentigt ansvar avseende underskridande och överskridande av målpriset.

Projektledaren lyfter även fram fördelar med att det i huvudsak är samma personer som är inblandade om projekten utförs i en partneringentreprenad.

I partneringavtalet ingick ny-, om och tillbyggnation av fem skolor under en fyraårsperiod med start 2009⁶. Det första projektet som genomfördes i denna genomförandeform var nybyggnationen av förskolan i Torsvik. Efter genomfört projekt och slutbesiktning av fastigheten kan följande konstateras:

 Projektet hölls inom budgetram - till och med 5 % lägre än budgeterat.

 Arbetet genomsyrades av delaktighet, löpande avstämning, tydlig och konsekvent projektledning samt en gedigen projektdokumentation.

 Projektets utvärderingsmodell utformades så att projektets företrädare från fastighetskontoret, Skanska samt utbildningsförvaltningen gavs möjlighet att återkoppla vad som fungerat bra samtidigt som det som kunde ha varit bättre lyftes fram som lärdomar och förbättringspotential inför kommande projekt.

Utfallet av Torsviksprojekt och den utvärdering som gjordes efter genomfört projekt, ligger till grund för fastighetskontorets val av partneringavtalet med Skanska för projekteringen av Rudboda skola, vilket alltså skedde i februari 2012.

Vi kan efter genomgång av protokoll från styrgruppsmöten och genomförda intervjuer konstatera att det genomförts täta och kontinuerliga möten mellan projektets olika intressenter. Sedan december 2011 har totalt 11 styrgruppsmöten

5 ÄTA är en förkortning för ändrings-, tilläggs- och avgående arbeten som ökar (eller minskar) kostnaderna för projektet när entreprenören fakturerar staden utefter gällande entreprenadavtal.

6 Det är viktigt att förtydliga intentionen i avtalet, som vid avrop, endast är bindande gällande projektets första fas, vilket förutsätter att beställare och entreprenör har kommit överens om målpris. Om parterna blir eniga om målpris kan nästa fas inledas i enlighet med avtalet. Det står staden fritt att genomföra en ny upphandling av produktionsfasen med annan entreprenör om inte parterna är överens om målpris. Det finns ingen specifik hävningsklausul i partneringavtalet utan hänvisning görs till den allmänna hävningsklausulen i ABT 06.

(20)

genomförts och mötesbeslut dokumenterats (i huvudsak var fjortonde dag). Vid produktionsskedet kommer styrgruppen att träffas månatligen. Stadens

projektledare kommer dessutom ha månatliga brukarmöten där bl.a. rektorn för Rudboda skola kommer delta. Fastighetskontoret, via fastighetschef och stadens projektledare, skall rapportera till fastighetsutskottet varje månad.

Utbildningschefen informera/rapportera kring projektets fortlöpande till utbildningsnämnden efter behov. Tre projektrapporter har författats den första daterad 2011-12-30, den andra 2012-03-01 och den senaste daterade 2012-05-01.

Vidare har projektplan för förstudie, program- och systemhandlingsskedet tagits fram, daterad 2011-12-05 och en daterad 2011-12-09. Kommunikationsplanen är daterade 2011-12-20, reviderad 2012-05-02.

Till detta har även en preliminär huvudtidplan samt organisationsschema för projektet tagits fram. Om/när beslut om att anlita Skanska för produktionsdelen kommer ett projektspecifikt "partneringkontrakt"⁷ att upprättas mellan parterna.

Bedömning

Vår tidiga och preliminära bedömning där projektet befinner sig idag är trots en försenad tidsplan, att projektet känns stabilt och genomarbetat. Vår uppfattning bygger på ett väl genomfört programskede och som vi kan bedöma en kompetent projektledare samt att det finns en inarbetad och beprövad projektorganisation. Vi anser samtidigt att det är väsentligt att noggrant följa kostnadsutvecklingen i projektet. Nuvarande budgetram bygger på en kostnadsberäkningsindex från 2011- 01-01. Om byggstarten ytterligare försenas så kommer det med ett justerat

byggprisindex att medföra ökade kostnader för projektet.

Vidare tycker vi att det är positivt för projektets fortsättning att det har genomförts täta styrgruppsmöten i inledningsskedet. Vår bedömning är att det arbete som genomförts och grundlagts från början kommer att skapa en stark plattform när

"spaden sätts i marken" så småningom. Projektledningen har också valt att anlita en extern projektledare jämte stadens egna projektledare, vilket vi anser var både klokt och insiktsfullt. Eftersom den tilltänkte entreprenören är marknadsledande och har många års erfarenhet, kunskap och kompetens inom branschen är det viktigt att beställaren blir jämbördig för att undvika en starkare respektive svagare part i projektet. Målsättningen ska vara att bli en tydlig och professionell beställare, vilket skapar både respekt och legitimitet hos en etablerad entreprenör.

Det är en svår fråga att bedöma vilken upphandlingsform som är bäst lämpad i den här typen av entreprenadprojekt? Vid intervjun med upphandlaren på

fastighetskontoret får vi intrycket av att LOU med fast pris i flera projekt har ökat kostnaderna i och med att det har funnits oenighet och tuffa diskussioner kring vad som ingår i anbudet. Den entreprenadform som nu har valts kräver ett mycket större engagemang från beställaren. I början hade organisationen inte allt tydligt

7 Partneringkontraktet användes även vid projektet i Torsvik och innehåller gemensamt beslutna mål för tidplan, budget, kvalitet etc. Partneringkontraktet skrivs under av samtliga i projektgrupp/styrgrupp. Gruppen kommer att bestå av 8- 10 personer.

(21)

och klart för sig vad som förväntades i ett samarbetsprojekt. Men efterhand så har erfarenhet och betydelsen av rätt person på rätt plats blivit en ledstjärna. Ett exempel på att det följs är att det har bytts ut personer både i den egna likväl den externa organisationen. Det har skett när projektdeltagare inte har fungerat tillfredställande i sina roller.

I den bilagda organisationsbilden för projektgenomförandets första skede så finns det sex olika grupperingar utöver styrgrupp och projektgrupp (bilagt finner ni även nuvarande organisationsbild). Vi bedömer att nuvarande delaktighet och breda förankring som finns i olika referensgrupper framförallt vad gäller skolans företrädare är en framgångsfaktor för den nya skolan. För att ge löpande

information om projektets framskridande så har också en kommunikationsplan tagits fram i ett tidigt skede.

Vi kommer att följa projektet löpande innan nästa avrapportering i juni 2013. Efter avstämning med projektledaren så är bedömningen att byggnationen inte kommer igång innan årsskiftet 2013. Sammantaget efter en första genomgång av underlag och genomförda intervjuer så anser vi att projektet präglas av en ambitiös

inställning och god kontroll med tydlig projektstyrning inför förestående igångsättning av byggnationen.

2012-05-23

(22)

Bilaga 1:1 Källförteckning

 Lidingö stads budget för 2012

 Revisionsrapport 5/2011 Granskning av ett större byggprojekt - delrapport 1 Ernst & Young.

 Entreprenadavtal i samverkan med Skanska, Dnr FKO/2009:135.

 Förfrågningsunderlag till samverkansprojekt, referensnummer FKO/2009:135 samt bilaga 1-6.

 Rutin för beställning/prisförfrågan - fastighetskontoret daterad 2011-06-29

 Kommunikationsplan, Dnr FKO/2011:42 daterade 2011-12-20, reviderad 2012- 05-02

 Projektrapport nr 1, daterad 2011-12-30

 Projektrapport, daterad 2012-03-01

 Projektrapport, daterad 2012-05-01

 Projektplan för förstudie, program- och systemhandlingsskedet daterad 2011-12- 05 samt 2011-12-09.

 Organisationsplan för förstudien (se bilaga 2).

 Organisationsschema för projekteringen (se bilaga 3).

 Preliminär huvudtidplan upprättad av WSP 2011-05-30, reviderad 2011-06-23

 Protokoll styrgruppsmöte Rudboda skola:

◦ 2011-09-16

◦ 2011-09-30

◦ 2011-10-14

◦ 2011-10-31

◦ 2011-11-11

◦ 2011-12-08

◦ 2011-12-09

◦ 2012-01-20

◦ 2012-03-14

◦ 2012-03-22

◦ 2012-04-22

(23)

Bilaga 1:2 Organisationsplan skede 1

(24)

Bilaga 1:3 Organisationschema gällande

(25)

Bilaga 2 – delrapport maj 2013

Bakgrund

Rudboda skola, gamla byggnaden ska rivas och ge plats för en nybyggd miljöklassad skola med idrottshall. Planerad inflyttning, höstterminen 2014. Skolan ska kunna ta emot ca: 425 elever samt vid behov kunna ta emot ytterligare 100 elever.

Investeringsbudget, totalt 200⁸ mnkr, fördelade på 2012 30 mnkr, 2013 95 mnkr och 2014 20 mnkr dvs. total 145 mnkr. Dessutom har kommunstyrelsen reserverat 50 + 5 mnkr som tidigare erhållet investeringsanslag.

Ur ett väsentlighets- och riskperspektiv har stadens revisorer valt att granska investeringen av den nya Rudboda skola som får betydelse för stadens ekonomi och verksamhet.

Revisionsfrågor och kontrollmål

För att kunna besvara granskningens övergripande revisionsfrågor har följande kontrollfrågor/gransknings mål utarbetats:

 Vilken återrapportering av planering och utfall av

byggprocessen/investeringar sker (avser bl.a. för- och efterkalkyler samt slutredovisning av investeringsobjektet)?

8Källa Lidingö stads budget för 2012

(26)

Revisionsmetod

Granskningen genomförs via intervjuer med ansvariga tjänstemän och andra, för granskningen, relevanta personer. Detta kan exempelvis vara representant för fastighetsutskottet, utbildningsnämnden etc. Granskningen kompletteras med studier av styrande och stödjande dokument. Dessutom kommer handlingar rörande byggprocessens olika skeden löpande att följas.

Rapportering

Skriftlig slutrapport i samband med avslutande av projektet. I slutrapporten sker avstämning mot kontroll mål samt besvarande av revisionsfrågorna. Muntlig föredragning tillsammans med en kort skriftlig delrapport kommer ske vid tre tillfällen:

 Maj 2012 (avrapporterad)

 Juni 2013 (föreliggande rapport)

 December 2013

Sammanfattning av projektet till och med maj 2012

Projektstatus maj 2012

⁹

Projektet har haft en eftersläpning på ca 6 månader enligt ursprunglig tidsplan. I projektplanen framgick det att nybyggnationen skulle starta under oktober 2012 och vara färdigställd våren 2014. I maj 2012 hade rivning av den gamla skolan ännu inte påbörjats och staden hade ännu inte ansökt om bygglov för den nya skolan. En förklaring till förseningen var ett överklagande som inlämnades mot placeringen av de tillfälliga skolpaviljongerna. I februari 2012 beslutade fastighetskontoret att utnyttja befintligt partneringavtal med Skanska AB i projektets första fas som avsåg projektering. Under maj 2012 pågick diskussioner och detaljkalkylering av

projektets målpris inför beslut om eventuell fas två av partneringavtalet.

Stadens projektledare gjorde bedömningen att projektets budgetram på totalt 200 mnkr skulle klaras. I beslutad budgetram ingick nedlagda

förprojekteringskostnader på 8,4 mnkr samt kostnader för etablering- och avetablering för temporära skolpaviljonger på 5,1 mnkr¹⁰.

Efter genomgång av protokoll från styrgruppsmöten och genomförda intervjuer konstaterade vi att det genomförts täta och regelbundna möten med projektets olika intressenter. Sedan december 2011 har det i huvudsak var fjortonde dag genomförts styrgruppsmöten med skriftlig dokumentation – totalt 11 stycken.

9 ”Granskning av nybyggnation av Rudboda skola – delrapport 2” av PwC.

10 Korrigering från delrapport 2 – Skolan betalar hyreskostnad för skolpaviljongerna under byggtiden 309 tkr/månad medan projektet belastats med etablering/avetablerings

kostnader enligt ovan i enlighet med avtal med Temporent AB 2012-12-10.

(27)

Under produktionsfasen kommer styrgruppen att träffas månatligen. Stadens projektledare kommer också att genomföra månatliga brukarmöten där bl.a.

rektorn för Rudboda skola kommer att medverka. Fastighetskontoret genom

fastighetschef och stadens projektledare, ska rapportera till fastighetsutskottet varje månad. Utbildningschefen informerar och rapporterar avseende projektets status till utbildningsnämnden efter behov. Tre projektrapporter från fastighetskontoret till fastighetsutskottet hade skrivits, den första daterad 2011-12-30, den andra 2012- 03-01 och den senaste daterade 2012-05-01. Vidare har projektplan avseende förstudie, program- och systemhandling tagits fram daterad 2011-12-05 och reviderad 2011-12-09. Kommunikationsplanen är daterad 2011-12-20 och senare reviderad 2012-05-02.

Det fanns en framtagen preliminär huvudtidplan samt organisationsschema för projektet. Om det tas beslut om att anlita Skanska för produktionsdelen kommer ett projektspecifikt partneringkontrakt att upprättas mellan parterna.

Vår sammanfattande preliminära bedömning maj 2012

Vår tidiga och preliminära bedömning i maj 2012 var att projektet kändes stabilt och genomarbetat trots en försenad tidsplan. Vår uppfattning byggde på ett väl genomfört programskede och som vi kunde bedöma en kompetent projektledare samt att det fanns en inarbetad och beprövad projektorganisation.

Vi ansåg samtidigt att det var väsentligt att noggrant följa kostnadsutvecklingen i projektet. Dåvarande budgetram byggde och bygger fortfarande på byggprisindex från 2011-01-01. Om byggstarten ytterligare skulle komma att försenas var vår bedömning att löpande förändringar i byggprisindex skulle öka kostnaderna för projektet.

Vidare tyckte vi att det var positivt för projektets fortsättning att det genomfördes täta styrgruppsmöten i inledningsskedet. Vår bedömning var att det arbete som genomförts och grundlagts från början kommer att skapa en stark plattform när

"spaden sätts i marken" så småningom.

En svår fråga var att bedöma vilken upphandlingsform som är bäst lämpad i den här typen av entreprenadprojekt? Vid intervjun med upphandlingschefen fick vi intrycket av att LOU med fast pris i flera projekt hade ökat kostnaderna i och med att det har funnits oenighet och tuffa diskussioner kring vad som ingår i anbudet.

Entreprenadformen som nu har valts blev partnering vilket kräver ett större engagemang från beställaren. I början hade organisationen inte klart för sig vad som förväntades i den här typen av samarbetsprojekt, men efterhand har erfarenhet och betydelsen av rätt person på rätt plats blivit en ledstjärna. Ett exempel på att det följs är att det har bytts ut personer både i den egna likväl den externa

organisationen. Det har skett när projektdeltagare inte har fungerat tillfredställande i sina roller.

(28)

Nuläge

Vi har sedan tidigare studerat planläggningen och kan konstatera att det gjorts förändringar i projektet. I ett tidigt skede projekterades för en ombyggnation om 49 mnkr som skulle vara färdigställd sommaren 2011. Efter att förslag på ombyggnad lagts fram under 2008 upptäcktes fuktskador i Björklövets förskola. Rudboda skola utnyttjade under en period tre klassrum i förskolan. I och med fuktskadan blev förskolan tvungen att återta lokalerna vilket medförde att befintliga lokaler i Rudboda måste inhysa ytterligare 75 elever. Som en konsekvens av förändringen ökade ombyggnationsbehovet av Rudboda skola samtidigt som projektets inriktning ändrades från ombyggnation till nybyggnation¹¹.

Sedan maj 2012 har två förändringar skett i projektet till dags dato, dels kommer skolan att beklädas med fasadtegel istället för med en matrisfasad dels kommer reservelkraft att installeras i skolan.

Byte från matrisfasad till fasadtegel

Kommunstyrelsen fattade 2013-03-04 § 28 beslut om att ge fastighetskontoret 3,5 mnkr i tilläggsanslag från kommunstyrelsens investeringsreserv för att bekläda Rudboda skola med fasadtegel istället för ursprungligt beslutad matrisfasad.

Bakgrunden till beslutet är att Miljö- och stadsbyggnadskontoret, med hänsyn till arkitektur och estetisk gestaltning inom området och som skolbyggnad, förordat en tegelfasad. Projektets reviderade budgetram är i dag 203,5 mnkr.

När vi intervjuade projektledaren och fastighetskontorets ekonomichef ställde vi frågor kring beslutsgång avseende förändringen. Fastighetskontoret har inte tagit beslut beträffande förändring från matrisfasad till tegelfasad. Beslutet som kommunstyrelsen fattade har skapat merarbete för fastighetskontoret avseende bl.a. detaljplaner, arkitektritningar samt att nybyggnationen har påverkats i och med ny fasad i tegel. Dessutom har beslutet även påverkat tidsplanen som redan tidigare hade en snäv marginal.

Enligt uppgift från projektledaren har varken utbildningsnämnden eller utbildningsförvaltningen blivit tillfrågade om ändringen till fasadtegel.

Utbildningsförvaltningen har enligt uppgift känt sig ”lite överkörda” av

kommunledningen, men har muntligen på kommunstyrelsemötet 2013-03-04 blivit lovade att bytet inte ska påverka framtida hyreskostnad. Finansieringsfrågan är ännu inte löst och det pågår för närvarande en diskussion mellan

stadsledningskontoret och utbildningsförvaltningen. I protokollet från brukarmöte 5, punkten 5.4, framgår att Utbildningsförvaltningen ska äska skriftligt på att inte belastas med denna prisjustering. Enligt uppgift från stadens projektledare finns ett separat IV-nummer (investeringsnummer) för att kunna separera kostnaderna för fasadteglet så att dessa inte hamnar på ”Rudbodas IV-nummer” och därmed inte heller kommer att ”belasta skolan ekonomiskt”.

Beslut om reservelkraftverk

11 "Granskning av ett större byggprojekt - Delrapport 1" av Ernst & Young

(29)

Kommunstyrelsen beslutade också 2013-03-04 § 27 att tilldela fastighetskontoret 2,6 mnkr för att förse nya Rudboda skola med ett reservkraftelverk. Projektet finansieras genom statsbidrag för kommunal beredskap och kommer inte att påverka investeringsbudgeten för Rudboda skola. I protokollet från brukarmöte 5, punkten 5.4, framgår att Utbildningsförvaltningen ska äska skriftligt på att inte belastas med denna prisjustering. Enligt uppgift från stadens projektledare finns ett separat IV-nummer (investeringsnummer) för att kunna separera kostnaderna för reservelkraften så att dessa inte hamnar på ”Rudbodas IV-nummer” och därmed inte heller kommer att belasta ”skolan ekonomiskt”.

Enligt projketledaren har beslutet fattats på inrådan av stadens säkerhetschef och är en del av Lidingö stads risk- och sårbarhetsanalys. Motivet bakom placeringen är att den skapar förutsättning för samutnyttjande med ett närliggande äldreboende i samma område. När skolan är färdigställd med ny gymnastiksal och utrustad med reservelkraftverk kan skolan, vid ett längre strömavbrott, också ta hand om människorna som är hyresgäster i det närliggande äldreboendet.

Projektstatus

Efter genomförd intervju med stadens projektledare och fastighetskontorets ekonomichef kan vi konstatera att projektet är i fas med tidplanen från maj 2012.

Rudboda gamla skola revs under hösten 2012 och i början av 2013 påbörjades markarbete som har pågått under senvintern innan den nya betongplattan gjöts och färdigställdes. Källarväggar och arbetet med kantbalkar påbörjades under vecka 8.

Stommen är nästa steg i byggnationen och kommer att börja levereras under vecka 17. Stommontage beräknas enligt nuvarande tidplan att vara klart till sommaren 2013 (v. 28.) Projektledaren bedömer att tidplanen kommer att hållas vilket betyder att skolan står klar sommaren 2014. Beräknad inflyttning är under sommaren 2014 samtidigt som avetablering av skolpaviljongerna påbörjas och avslutas hösten 2014.

Enligt projektledarens bedömning är tiden fram till sommaren 2013, dvs. innan stommen är rest, den mest riskfyllda avseende tidplanen.

Under sommaren 2012 togs detaljplaneringen av projektet fram. Staden har haft diskussioner med Skanska för att gemensamt ta fram ett målpris för projektet inför tecknande av ett eventuellt partneringavtal. I det arbetet har stadens projektledning anlitat en extern beräkningskonsult. Förhandlingarna har varit tuffa och det var nära att staden skulle avbryta förhandlingarna och istället göra en upphandling via LOU.

2012-10-31 slöts partneringavtal med Skanska avseende fas två. Målpriset enligt avtalet är 158,1 mnkr exklusive moms (197,7 mnkr inklusive moms) och i målpriset ingår ett 8 % påslag/arvode för Skanska. Eventuella budgetavvikelser från

målpriset, både upp och ned, delas lika (50/50) mellan staden och Skanska.

Projektets arbetsgång

Projektledaren upplever att samarbetet med Skanska har fungerat bra i den första fasen av projektet. Däremot påverkade den utdragna processen om målpriset samarbetet innan avtalet undertecknades av båda parter. Staden upplever att

(30)

projektorganisationen från Skanska är bättre än vid Torsviksprojeket¹². Inom projektorganisationen är den allmänna uppfattningen att samarbetet fungerar bra. I inledningsfasen satt två inhyrda projektledare från WSP, stadens projektledare och upphandlare tillsammans med Skanskas projektledare för att tillsammans ta fram bygghandlingar. I produktionsfasen har en projektledare från WSP bytts ut mot en byggledare som sköter det operativa arbetet på byggarbetsplatsen. Alla stora inköp görs i samråd mellan Skanska och staden där avtal och fakturor attesteras av båda parter.

Projektledarna har löpande informerat styrgruppen med månadsvisa

projektrapporter. Politiskt rapporteras projektet efter behov i fastighetsutskottet.

Dessutom betonar fastighetskontorets ekonomichef att det tydliggjorts att budgeten för projektet är beräknad utan hänsyn till löpande byggprisindexförändring.

Fastighetskontoret har en egen bedömning beträffande projektets budget. Enligt deras beräkningar kan projektet vid ett sämre utfall än förväntat medföra att staden kan få ökade kostnader i projektet med ca 3 mnkr. Kommunikationen till politiken har varit tydlig om att det kan bli ett visst överdrag i projektet.

Inom ramen för projektet har staden anlitat ett utvärderingsföretag som löpande följer projektet. Totalt kommer fyra enkätundersökningar att genomföras under nybyggnationen och syftet är att få löpande feedback i projektet som kan ligga till grund för löpande förbättringsåtgärder istället för att göra utvärderingen i slutfasen av projektet när det är i stort sett inflyttningsklart.

Bedömning

Nybyggnationen av Rudboda skola har pågått under ett år sedan vi genomförde vår första delrapport (numeriskt delrapport 2). I delrapport två (numeriskt delrapport 3) gör vi följande noteringar som redovisas nedan i punktform:

 Projektet ligger i fas med den tidplan som finns sedan i maj 2012. Efter beslut om fasadtegel istället för matrisfasad har budgeten för

nybyggnationen ökat från 200,0 mnkr till 203,5 mnkr.

 Samarbetet i partneringentreprenaden mellan Lidingö stad och Skanska AB har fungerat bra trots hårda förhandlingar under tre månader innan avtalet tecknades mellan parterna. Vår bedömning är att det finns ömsesidig respekt och kostnadsmedvetenhet som ger tillförsikt att den nya skolan färdigställs och levereras till staden med kvalitet och inom gällande budgetram.

 Det som är lite förvånande är den hantering som kommunstyrelsen gjorde i samband med att tidigare beslutad matrisfasad ändrades och ersattes av tegelfasad. Förändringar i större byggprojekt är inget ovanligt däremot är det viktigt att berörda förvaltningar tas med i dialog innan beslut fattas. Vår bedömning är att kommunstyrelsen inte har varit lyhörd och förankrat det nya beslutet i god demokratisk ordning. Det framkommer i vår granskning

12 ”Granskning av nybyggnation av Rudboda skola – delrapport 2” av PwC.

(31)

att utbildningsförvaltning och fastighetskontoret har haft en känsla att beslutet delvis har tagits över deras huvuden.

 Vi bedömer vidare att det är klokt och framsynt att genomföra fyra

enkätundersökningar tillsammans med ett externt utvärderingsföretag. Det är en fördel att vara proaktiv under projekttiden istället för att vara reaktiv när projektet är klart med uttalanden som att ”varför ändrade vi inte på placeringen lärarrummet för att få en bättre verksamhetsanpassning i skolan?”

 När vi bedömde rapportering, information samt uppföljning i vår första delrapport gav vi beröm att det sköttes bra. Motsvarande bedömning kvarstår och vi vill speciellt lyfta fram att det finns åtkomst på interna datanätet till den så kallade ”Pärmen” där allt som så här långt har beslutats i projektet har insamlats. Vi bedömer att materialet är i kronologisk god ordning och lättillgängligt för den läsare som får tillgång att gå in och titta på nuvarande projektstatus.

2013-05-28

(32)

Bilaga 2:1 Källförteckning

 Hyresavtal med Temporent tecknat 2012-12-10

 KS-protokoll 2013-03-04 §27 – beslut om reservkraft till Rudboda skola

 KS-protokoll 2013-03-04 §28 – beslut om tilläggsanslag avseende fasadtegel Rudboda skola

 Partneringavtal med Skanska tecknat 2012-10-31

 Parteringmöte nr. 1-6

 Styrgruppsmötesprotokoll 12-19

 Brukarmöte 5

 Byggmöten 1-10

 Arbetsmöten 1-2

 Avstämning huvudtidplan 1-10

 Ekonomi och inköp 1-5

 Projektrapporter 3-9

 Revisionsrapport 5/2011 Granskning av ett större byggprojekt – delrapport 1, Ernst & Young

 Granskning av nybyggnation Rudboda skola – delrapport 2, PwC