Årsmöte Södertälje City 2020

(1)

Södertälje City info@sodertaljecity.se

Storgatan 4 www.sodertaljecity.se

151 71 Södertälje Org.nr 769603-4094

Södertälje City Sida 1 (3)

Årsmöte Södertälje City 2020

Protokoll

1. Mötets öppnande

Centrumchefen Aljosa Lagumdzija öppnade mötet 08:01 den 16 juni 2020.

2. Upprättande av förteckning över närvarande medlemmar och fastställande av röstlängd

(Se bilaga 1. Närvarolista)

7 fysiskt närvarande med rösträtt 2 som poströstat

4 som är med fysiskt som ej har rösträtt 4 som är med digitalt

Totalt: 11 fysiskt deltagande & 4 digitalt deltagande.

Stefan Malmqvist tillkom 08:06.

3. Val av ordförande

Stämman valde Tomas Björck.

4. Val av protokollförare Stämman valde Erik Hanzon.

5. Val av justerare/rösträknare

Stämman valde Märta Jirjis och Mikael Karlström.

6. Mötets behöriga utlysande

(Se bilaga 2. Presentation Sid 7) Godkänd.

7. Godkännande av dagordning

(Se bilaga 2. Presentation Sid 9) Godkänd.

8. Föredragning av verksamhetsberättelse och årsredovisning

Aljosa Lagumdzija gick igenom verksamhetsberättelse och Lena Raattamaa gick igenom evenemang 2019 (se bilaga 2. Presentation Sid 10-20) och Birgitta Blanck gick igenom årsredovisningen (se bilaga 3. Årsredovisning 2019).

Godkänd.

(2)

9. Föredragning av revisionsberättelse (Se bilaga 4. Revisionsberättelse) Godkänd.

10. Fastställande av resultat- och balansräkning samt styrelsens förslag på vinst/förlust

Resultat: 109 390 kr.

(Se bilaga 3. Årsredovisning 2019) Godkänd.

11. Beslut om ansvarsfrihet för styrelse och verksamhetschef Beviljas.

12. Fastställande om arvoden för styrelsen samt medlems- och serviceavgift (Se bilaga 2. Presentation Sid 25-26) Godkänd.

13. Val av ordförande

Tomas Björck, Björcks Resor, valdes av stämman.

14. Val av styrelseledamöter och suppleanter Stämman valde:

Ledamot (Fastigheter) Emil Sjölund - Real Value Management - 2 år (Kvar) Ledamot (Fastigheter) Maria Eile - Stadsrum Fastigheter - 1 år (Omval) Ledamot (Fastigheter) Karl Eriksson - Telge Fastigheter - 2 år (Kvar) Ledamot (Näringsliv, Handel) Märta Jirjis - Kicks - 2 år (Omval)

Ledamot (Näringsliv, Restaurang) Nemrud Haffo - Barolo+Hebbevillan - 2 år (Omval) Ledamot (Näringsliv, Övrigt) Stefan Malmqvist - Actic Sydpoolen - 1 år (Nyval) Ledamot (Näringsliv, Övrigt) Andreas Ersson - Fastighetsbyrån - 1 år (Nyval) Ledamot (Näringsliv, Övrigt) Peter Andersson - Swedbank - 2 år (Nyval) Ledamot (Näringsliv, Övrigt) Sissi Nobel - Scandic Skogshöjd - 1 år (Nyval) Suppleant (Näringsliv) Yildiz Sharro - Åhléns Outlet - 1 år (Nyval) 15. Val av revisorer och revisorssuppleanter

Revisor: Auk. Rev. Jonas Ekman - 1 år (Nyval) valdes av stämman.

16. Val av valberedning Stämman valde:

Suzie Johansson - Blomsterkringlan - 1 år (Nyval) Alexandra Gharibo - Brothers - 1 år (Nyval) Tomas Onsfalk - SEB - 1 år (Nyval)

Annika Friman - Oktoberteatern - 1 år (Nyval)

(3)

17. Beslut att ge styrelsen uppdrag att göra en allmän översyn av stadgarna Birgitta berättade bakgrunden till denna punkt. För att bättre möta kommunens krav och organisationens ändamål mer så behöver stadgarna ses över.

Stämman röstade för att ge styrelsen uppdraget.

Förslag på nya stadgar kommer presenteras för medlemmarna och röstas om vid framtida tillfälle.

18. Medlemsförslag/motioner Inga inkomna.

19. Övriga frågor Inga övriga frågor.

20. Mötet avslutas

Ordförande Tomas Björck avslutar mötet 08:32

Ordförande: Protokollförare:

_____________________________ _____________________________

Tomas Björck Erik Hanzon

Justerare: Justerare:

_____________________________ _____________________________

Mikael Karlström Märta Jirjis

Erik Hanzon (Jun 17, 2020 12:57 GMT+2)

märta jirjis (Jun 17, 2020 12:58 GMT+2)

märta jirjis

Tomas Björck (Jun 18, 2020 13:09 GMT+2)

Tomas Björck

Mikael Karlström (Jun 18, 2020 13:10 GMT+2)

(4)

Södertälje City

Årsmöte 2020

Bilaga 1

Närvarolista

(5)

Södertälje City ^{Bilaga 1}

Årsmöte 2020 - Närvarolista

Fysiskt Deltagande med rösträtt:

Heidi Noelle – Björcks Resor Alexandra Gharibo – Brothers Ninve Esa – Hunkemöller

Mikael Karlström – Ica Supermarket Kringlan Märta Jirjis – Kicks

Sissi Nobel – Scandic Skogshöjd Karl Eriksson – Telge Fastigheter

Stefan Malmqvist – Actic Sydpoolen (tillkom 08:06) Fysiskt Deltagande utan rösträtt:

Tomas Björck – Björcks Resor Aljosa Lagumdzija – Södertälje City Lena Raattamaa – Södertälje City Erik Hanzon – Södertälje City

Digitalt deltagande (ej rösträtt på distans):

Birgitta Blanck – Södertälje City Nancy Mardiny – Ai Eyewear Peter Andersson – Swedbank Yildiz Sharro – Åhléns Outlet AB Poströstat:

Tomas Onsfalk – SEB

Maria Eile – Stadsrum Fastigheter

Fysiskt Deltagande med rösträtt: 8 st Fysiskt Deltagande utan rösträtt: 4 st

Digitalt deltagande (ej rösträtt på distans): 4 st Poströstat: 2 st

Totalt: 18 st

(6)

Årsmöte 2020

Bilaga 2

Presentation

(7)

Årsmöte 16 juni 2020

1

(8)

Dagordning 1. Mötets öppnande

2. Upprättande av förteckning över närvarande medlemmar och fastställande av röstlängd 3. Val av ordförande; Tomas Björck

4. Val av protokollförare; Erik Hanzon

5. Val av justerare/rösträknare; Märta Jirjis och Jari Vitaala 6. Mötets behöriga utlysande

7. Godkännande av dagordning

8. Föredragning av verksamhetsberättelse och årsredovisning 9. Föredragning av revisionsberättelse

10.Fastställande av resultat- och balansräkning samt styrelsens förslag på vinst/förlust 11.Beslut om ansvarsfrihet för styrelse och verksamhetschef

12.Fastställande om arvoden för styrelsen samt medlems- och serviceavgift 13.Val av ordförande

14.Val av styrelseledamöter och suppleanter 15.Val av revisorer och revisorssuppleanter 16.Val av valberedning

17.Beslut att ge styrelsen uppdrag att göra en allmän översyn av stadgarna 18.Medlemsförslag/motioner

19.Övriga frågor 20.Mötet avslutas

2

(9)

3. Val av ordförande:

Tomas Björck

3

(10)

4. Val av protokollförare:

Erik Hanzon

4

(11)

5. Val av

justerare/rösträknare

5

(12)

6. Mötets behöriga utlysande

6

(13)

Utlysningar – Årsmöte 2020

Inför ÅRSMÖTE 2020 för Södertälje City Ekonomisk Förening (769603-4094) ser du här hur vi kommunicerat ut och kallat till mötet.

Ursprungligen planerades en extrastämma som dock fick skjutas fram p.g.a. rådande situation kring Coronasmittan. Gällande regler gjorde slutligen att vi fick ändra planen till att hålla årsmötet istället för extrastämman.

19 Mars

Mailutskick – Kallelse till Extrastämma 2 April 31 Mars

Mailutskick – Extrastämma flyttas till 7 Maj p.g.a. Corona.

30 April

Mailutskick – Extrastämma flyttas till 16 Juni p.g.a. Corona.

29 Maj

Mailutskick – Ny kallelse. 16 Juni blir Årsmöte istället.

Publicering av sidan www.sodertaljecity.se/arsmote2020 3 Juni

Mailutskick - Valberedningens förslag för styrelse, revisor och valberedning.

Push-notis i appen SC Intern med hänvisning till info om årsmötet.

11 Juni

Mailutskick – Påminnelse om anmälan och poströstning.

Enligt Föreningens Stadgar

§14 ”Kallelse utfärdas tidigast sex veckor, senast två veckor före ordinarie stämma”

Stadgarna finns att läsa på plats. Vi kan också maila ut dem.

7

(14)

7. Godkännande av dagordning

8

(15)

Dagordning 1. Mötets öppnande

2. Upprättande av förteckning över närvarande medlemmar och fastställande av röstlängd 3. Val av ordförande; Tomas Björck

4. Val av protokollförare; Erik Hanzon

5. Val av justerare/rösträknare; Märta Jirjis och Jari Vitaala 6. Mötets behöriga utlysande

7. Godkännande av dagordning

8. Föredragning av verksamhetsberättelse och årsredovisning 9. Föredragning av revisionsberättelse

10.Fastställande av resultat- och balansräkning samt styrelsens förslag på vinst/förlust 11.Beslut om ansvarsfrihet för styrelse och verksamhetschef

12.Fastställande om arvoden för styrelsen samt medlems- och serviceavgift 13.Val av ordförande

14.Val av styrelseledamöter och suppleanter 15.Val av revisorer och revisorssuppleanter 16.Val av valberedning

17.Beslut att ge styrelsen uppdrag att göra en allmän översyn av stadgarna 18.Medlemsförslag/motioner

19.Övriga frågor 20.Mötet avslutas

9

(16)

8. Föredragning av

verksamhetsberättelse och årsredovisning

10

(17)

Årsrapport 2019

Ett utplock

11

(18)

• Vinterljus - 1 miljon lampor

• Cityvandringar - 65 % färdiga åtgärder

• Besöksräknare – 6,9 miljoner besökare

• Seminarier på Science Week

• Städaktivitet

Vinterljus – tändning 29 november 2019

Stadskärnans platsutveckling - samverkansprojekt

12

(19)

• Namnbyte till Södertälje City

• Ingen kan göra allt, men alla kan göra något. HSR-kampanj

• Södertäljekortet

• Kuponghäfte

• P-Bonus

• Event & aktiviteter

Namnbyte med ny grafisk profil

Kommunikation &

Marknadsföring - Kampanjer

13

(20)

• Sociala medier FB +27% IG +72%

• Ny hemsida

• Medlemsapp 167 användare

• PR 34 pressmeddelanden, 80-tal artiklar

• Foliering

• Print 70+ annonser

• Digitalt

Kuponghäfte

Marknadsföring och

Kommunikation - Kanaler

14

(21)

• Centrumdag på Science Week

• Vinterfest

• Årsmöte

• Påskäggsjakt

Vinterfest

Event & aktiviteter 2019 - Q1

15

(22)

• Valborg

• Håll Södertälje Rent

• Sommarkick-off

• Kuponghäfte

• Foodtruck-kväll

• Fotbolls-VM

Valborg

Året 2019 - Q2

16

(23)

• Fotbolls-VM

• Sommarkonsert x2

• Utebio x2

• Södertäljefestivalen

• Foodtruck-kväll

Utebio

Året 2019 - Q3

17

(24)

• Vi är Södertälje - Foodtruck-Rock

• International Food Festival

• Spökhuset

• Trygghetsvandringar

• Black Friday & Vinterljus tänds

• Klappjakt

• Lucia

• Julmarknad

• Idolvinnaren

International Food Festival

Året 2019 - Q4

18

(25)

• Resan mot Årets stadskärna 2023

• Årsmöte

• Medlemsträff

• Årets Cityföretag

Medlemslunch på Quality Hotel Park

Träffar för medlemmar

19

(26)

• Styrelsemöten : 5 st

• Medlemmar: 113 st

Medlemslunch på Quality Hotel Park

Siffror

20

(27)

9. Föredragning av revisionsberättelse

21

(28)

10. Fastställande av resultat- och balansräkning samt

styrelsens förslag på vinst/förlust

22

(29)

11. Beslut om

ansvarsfrihet för styrelse och verksamhetschef

23

(30)

12. Fastställande om arvoden för styrelsen samt medlems-

och serviceavgift

24

(31)

Valberedningens förslag – Arvoden 2020

Inför ÅRSMÖTE 2020 för Södertälje City Ekonomisk Förening (769603-4094) ser du här valberedningens förslag på arvode för styrelsen, utskottsgrupper samt valberedningen 2020.

Fast arvode

Fast arvode för ordförande: 30 000:-/år Fast arvode för ledamot: 2 500:-/år

Arvode vid deltagande på möte

Ordförande samt ledamot per styrelsemöte: 1 000:- Suppleant för deltagande per styrelsemöte: 1 000:-

Arbete i utskott

Deltagande i möte AU: 1 000:-

Deltagande i möte övriga utskott: 500:-

Arvode valberedning;

Fast arvode sammankallande: 3 000:-

Fast arvode övriga: 2 000:-

Ovan arvodesförslag gäller representanter från privata näringslivet.

25

(32)

Förslag: Medlems- och Serviceavgift 2020

Just nu har många medlemmar en tuff utmaning med sin finansiering och mot den bakgrunden föreslår vi att avgifterna inte höjs för kommande år.

Medlemsavgifterna för verksamheter i Södertälje City beräknas enligt följande:

Engångsavgift

Nyanslutning av medlem: 100 kr (lagstadgad insats, återfås vid utträde) Anslutning till Södertälje Citys presentkort: 400 kr (frivillig)

Årlig avgift

Medlemsavgift 200 kr/år

Förenings- och marknadsbidrag

- För verksamheter med säljyta för kunder (ej kontor/personalutrymmen) Fast avgift 3 000 kr/år + Rörlig avgift som beräknas på kvm och läge

- A-läge 30 kr/kvm - B-läge 20 kr/kvm - C-läge 10 kr/kvm Maxavgift är 15 000kr / år

- För verksamheter utan säljyta Fast avgift 6 000 kr / år

26

(33)

13. Val av ordförande

27

(34)

Valberedningens förslag – STYRELSE 2020

Inför ÅRSMÖTE 2020 för Södertälje City Ekonomisk Förening (769603-4094) ser du här valberedningens förslag till Styrelse, Revisor och Valberedning

ROLL NAMN ÅR

Ordförande Tomas Björck 1 år Omval

Ledamot (Fastigheter) Emil Sjölund 2 år Kvar

Ledamot (Fastigheter) Maria Eile 1 år Omval

Ledamot (Fastigheter) Karl Eriksson 2 år Kvar

Ledamot (Näringsliv, Handel) Märta Jirjis 2 år Omval

Ledamot (Näringsliv, Restaurang) Nemrud Haffo 2 år Omval

Ledamot (Näringsliv, Övrigt) Stefan Malmqvist 1 år Nyval

Ledamot (Näringsliv, Övrigt) Anderas Ersson 1 år Nyval

Ledamot (Näringsliv, Övrigt) Peter Andersson 2 år Nyval

Ledamot (Näringsliv, Övrigt) Sissi Nobel 1 år Nyval

Suppleant (Näringsliv) Yildiz Sharro 1 år Nyval

Revisor Auk. Rev. Jonas Ekman 1 år Nyval

Valberedning Suzie Johansson 1 år Nyval

Valberedning Alexandra Gharibo 1 år Nyval

Valberedning Tomas Onsfalk 1 år Nyval

Valberedning Annika Friman 1 år Nyval

28

(35)

14. Val av styrelseledamöter och suppleanter

29

(36)

Valberedningens förslag – STYRELSE 2020

30

(37)

15. Val av revisorer och revisorssuppleanter

31

(38)

Valberedningens förslag – STYRELSE 2020

32

(39)

16. Val av valberedning

33

(40)

Valberedningens förslag – STYRELSE 2020

34

(41)

17. Beslut att ge styrelsen uppdrag att göra en allmän

översyn av stadgarna

35

(42)

18. Medlemsförslag/motioner

36

(43)

19. Övriga frågor

37

(44)

20. Mötet avslutas

38

(45)

Årsmöte 2020

Bilaga 3

Årsredovisning 2019

(46)

(47)

(48)

(49)

(50)

(51)

(52)

(53)

(54)

(55)

(56)

Årsmöte 2020

Bilaga 4

Revisionsberättelse

(57)

(58)

(59)

(60)

Protokoll Årsmöte 2020 - Södertälje City

Final Audit Report 2020-06-18

Created: 2020-06-17

By: Erik Hanzon (erik@sodertaljecity.se)

Status: Signed

Transaction ID: CBJCHBCAABAAMzIPgIEPCE_SQxpI8poZdo-kDdU6iTFi

History

Document created by Erik Hanzon (erik@sodertaljecity.se)

2020-06-17 - 10:53:37 AM GMT- IP address: 78.40.40.190

Document emailed to Tomas Björck (tomas@bjorcks.se) for signature

2020-06-17 - 10:56:52 AM GMT

Document emailed to Erik Hanzon (erik@sodertaljecity.se) for signature

2020-06-17 - 10:56:52 AM GMT

Document emailed to Mikael Karlström (mikael.karlstrom@supermarket.ica.se) for signature

2020-06-17 - 10:56:52 AM GMT

Document emailed to märta jirjis (marta.jirjis@kicks.se) for signature

2020-06-17 - 10:56:52 AM GMT

Email viewed by märta jirjis (marta.jirjis@kicks.se)

2020-06-17 - 10:57:04 AM GMT- IP address: 194.218.98.164

Document e-signed by Erik Hanzon (erik@sodertaljecity.se)

Signature Date: 2020-06-17 - 10:57:07 AM GMT - Time Source: server- IP address: 78.40.40.190

Document e-signed by märta jirjis (marta.jirjis@kicks.se)

Email viewed by Tomas Björck (tomas@bjorcks.se)

2020-06-18 - 11:04:54 AM GMT- IP address: 217.27.188.34

Email viewed by Mikael Karlström (mikael.karlstrom@supermarket.ica.se)

2020-06-18 - 11:09:03 AM GMT- IP address: 104.47.6.254

Document e-signed by Tomas Björck (tomas@bjorcks.se)

(61)

Document e-signed by Mikael Karlström (mikael.karlstrom@supermarket.ica.se)

Signed document emailed to aljosa@sodertaljecity.se, Mikael Karlström (mikael.karlstrom@supermarket.ica.se), Tomas Björck (tomas@bjorcks.se), birgitta.blanck@gmail.com, and 3 more

2020-06-18 - 11:10:40 AM GMT