ANBUDSFÖRFRÅGAN. UPPHANDLING AV STRATEGISKA KOMMUNIKATIONSTJÄNSTER (11 bilagor) 1 (31) A /2014

(1)

Diarienr (åberopas)

714-A532.676/2014 Polismyndigheten

Ekonomiavdelningen Inköpsenheten

Handläggare

Arash Jahani

E-post

arash.jahani@polisen.se

Postadress Besöksadress Telefon Webbplats E-post

ANBUDSFÖRFRÅGAN

UPPHANDLING AV STRATEGISKA KOMMUNIKATIONSTJÄNSTER

(11 bilagor)

(2)

Innehåll

1 INLEDNING ... 4

1.1 UPPHANDLANDE MYNDIGHET ... 4

1.2 ANNONSERING ... 4

1.3 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG ... 4

1.4 FRÅGOR OCH SVAR ... 4

1.5 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE ... 5

2 FÖRUTSÄTTNINGAR ... 5

2.1 AVTALSTID ... 5

2.2 TJÄNSTENS INNEHÅLL ... 6

2.3 INRIKTNING FÖR OCH FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR VERKSAMHETEN: RELEVANTA DOKUMENT ... 7

2.4 AVROP, AVROPSORDNING, INSTÄLLELSETIDER BEKRÄFTELSETIDER SAMT TID OCH PLATS FÖR TJÄNSTENS UTFÖRANDE M.M ... 8

2.5 OMFATTNING OCH VOLYMER ... 9

3 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER ... 10

3.1 ANBUDETS FORM OCH STRUKTUR ... 10

3.2 ANBUDETS AVLÄMNANDE ... 11

3.3 ANBUDETS GILTIGHET ... 11

3.4 ANBUDSKOSTNADER ... 11

3.5 KONTRAKT ... 11

3.6 OFFENTLIGHETSPRINCIPEN ... 12

4 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE ... 12

4.1 FÖRETAGSUPPGIFTER ... 12

4.2 UTESLUTNINGSGRUNDER ... 12

4.3 SOCIALFÖRSÄKRINGSAVGIFTER OCH SKATTER ... 12

4.4 REGISTRERING ... 13

4.5 EKONOMISK STÄLLNING ... 14

4.6 UNDERLEVERANTÖR ... 14

4.7 TEKNISK OCH YRKESMÄSSIG KAPACITET ... 15

4.7.1 TIDIGARE ÅTAGANDEN ... 15

4.7.2 UPPGIFTER OM ARBETSLEDARE ... 16

4.7.3 UPPGIFTER OM ANTAL ANSTÄLLDA ... 17

5 KOMMERSIELLA KRAV OCH VILLKOR ... 18

5.1 PRISER ... 18

5.2 AVTALSUNDERLAG ... 18

(3)

5.3 SÄKERHETSSKYDDSAVTAL NIVÅ 2 ... 19

5.4 SÄRSKILDA KONTRAKTSVILLKOR ... 19

5.4.1 ANTIDISKRIMINERINGSVILLKOR ... 19

6 KRAV PÅ TJÄNSTEN ... 20

6.1 INFORMATION OM ARBETSPROV ... 20

6.1.1 KRAV PÅ ARBETSPROVERNAS UTFORMNING ... 20

6.2 PANEL SOM BETYGSÄTTER ARBETSPROVER ... 21

6.3 BETYGSSÄTTNING ... 21

6.3.1 KRITERIER FÖR BETYGSSÄTTNING ... 21

6.3.2 BETYGSGRADER ... 22

6.3.3 SAMMANFATTNING OM HUR BETYGSSÄTTNINGEN KOMMER GÅ TILL ... 23

6.4 ARBETSPROV ... 24

6.4.1 BAKGRUND ... 24

6.4.2 FIKTIVA UPPDRAG ... 25

7 ANBUDSPRÖVNING ... 26

7.1 GRUND FÖR TILLDELNING AV KONTRAKT ... 27

7.2 UTRÄKNING SOM LIGGER TILL GRUND FÖR UTVÄRDERINGEN ... 28

(4)

1 INLEDNING

Förutsättningarna för den här upphandlingen framgår nedan:

1.1 UPPHANDLANDE MYNDIGHET

Polismyndigheten är upphandlande myndighet. Polismyndigheten har som huvuduppgift att upprätthålla allmän ordning, säkerhet samt bekämpa brott.

Polismyndigheten förebygger, förhindrar, upptäcker, ingriper och utreder brottslig verksamhet och störningar av den allmänna ordningen och säkerhet- en. Därutöver utfärdar Polismyndigheten pass, olika tillstånd och ansvarar för tillsyn inom en rad olika områden.

Polismyndigheten arbetar över hela landet på ett effektivt, rättssäkert och en- hetligt sätt. Polismyndigheten arbetar nära medborgarna och i ett nära samarbete med andra berörda myndigheter.

Polismyndigheten är landets största myndighet med drygt 28 500 medarbetare och är en enrådighetsmyndighet med ett nationellt insynsråd samt ett regionpo- lisråd i varje polisregion.

Ytterligare information om Polismyndigheten och dess uppdrag finns att tillgå via myndighetens webbplats www.polisen.se.

Polismyndigheten genomför rubricerad upphandling och inbjuder Er att lämna anbud.

1.2 ANNONSERING

Annonsering sker i databasen TED samt i Europeiska unionens officiella tidning (EUT).

1.3 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG

Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polismyndighetens upphandlarprofil;

www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar/. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag (det vill säga An- budsförfrågan inklusive dess bilagor) samt att tillägnat sig information om

”frågor och svar” och eventuella förtydliganden som publiceras på Polismyn- dighetens upphandlarprofil, se även punkt 1.4 ”Frågor och svar”.

1.4 FRÅGOR OCH SVAR

Frågor upprättas skriftligen på svenska eller engelska och skickas till upphandlaren på följande e-postadress arash.jahani@polisen.se. Polismyndigheten be- svarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 24 april 2015.

(5)

Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polismyndighetens upphandlarprofil fram till och med den 29 april 2015. Endast den information som publiceras på Polismyndighetens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Svar på inkomna frågor och eventuella förtydliganden kommer vara på svenska.

Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polismyndighetens upphandlarprofil.

1.5 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE

Vid den här upphandlingen tillämpas ett öppet förfarande i enlighet med 4 kap.

1 § lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kommer att antas utan föregående förhandling.

2 FÖRUTSÄTTNINGAR

Den 1 januari 2015 bildades Polismyndigheten. Myndigheten är ett resultat av en ombildning av Rikspolisstyrelsen, de 21 länspolismyndigheterna och Sta- tens kriminaltekniska laboratorium. Ombildningen utreddes av Polisorganisat- ionskommittén och förbreddes under åren 2013 – 2014 av Genomförande- kommittén för den nya Polismyndigheten. Information om Genomförande- kommittén och förberedelsearbetet återfinns på webbplatsen www.polissamordningen.se.

Den 20 november utsåg regeringen Dan Eliasson till rikspolischef. Han till- trädde den 1 januari 2015.

De nya förutsättningar som ombildningen till Polismyndigheten ger och ge- nomförande av omorganisationen skapar särskilda behov av kommunikations- stöd för förändringsarbetet. Polismyndigheten är i behov av en helhetslösning avseende strategiska kommunikationstjänster. Särskild vikt kommer att läggas vid kommunikationsstöd kopplat till berättelsen om förändringen. En del av detta arbete är införandet av en ny modell för styrning och ledning. Under 2015 och åren därefter är behoven av kommunikationstjänster stort.

Upphandlingen syftar till att säkerställa att Polismyndighetens komplexa och varierade behov av kommunikationstjänster de kommande åren uppfylls av en kvalitativ, kompetent och erfaren leverantör. Målet är att genom ramavtal uppnå kvalitativa och stabila leveranser av efterfrågade tjänster.

2.1 AVTALSTID

Polismyndigheten avser att sluta ett ramavtal med en (1) leverantör. Ramavta- let träder i kraft från och med dagen då det undertecknats av båda parter och gäller i två (2) år. Polismyndigheten äger rätt men har inte skyldighet att för- länga Avtalet med tolv (12) månader i taget upp till två (2) år med i övrigt

(6)

oförändrade villkor. Meddelande om förlängning ska ske skriftligen till Leve- rantören senast tre (3) månader innan avtalstiden löper ut. I annat fall löper Avtalet ut utan uppsägning.

2.2 TJÄNSTENS INNEHÅLL

Följande övergripande tjänsteinnehåll gäller för samtliga tjänstefunktioner:

Att utifrån befintliga rapporter, verksamhetsplaner, frågeställningar, problem- beskrivningar, beslut och dylikt ta fram analyser, kommunikationsmål, strategier och budskap samt vara strategiskt kommunikationsstöd till Polismyndig- hetens kommunikationsavdelning och till ledningsgrupper inom Polismyndig- heten.

Ett avrop kan omfatta ett eller flera av följande delområden:

1. Tjänstefunktion 1- Strategisk rådgivning, att vara stöd till ledande fö- reträdare för Polismyndigheten i kommunikationsrelaterade frågor med strategisk rådgivning och planering. Särskilt gäller detta frågor som rör hur Polismyndigheten kommunikativt ska stödja implementering av styrnings- och ledningsprocesser på olika nivåer inom myndigheten.

Ge råd för att planera utvärderings- och uppföljningsinsatser. Utifrån genomförd analys bidra till att identifiera prioriterade målgrupper och beskriva hur kommunikationen ska anpassas till dessa målgrupper. Ta fram planer och stödja Polismyndigheten i att äga och driva kommuni- kationsprocessen på ett kostnadseffektivt sätt.

2. Tjänstefunktion 2 - Förändringskommunikation, att i förändringspro- cesser inom Polismyndigheten bistå med analys av interna kommuni- kationsbehov, definition, planering, utveckling, genomförande och uppföljning av insatser med mätbara kommunikationsmål och strategier som syftar till att stödja förändringsarbetet inom hela Polismyn- digheten eller delar av den. Ha en för uppdraget relevant arbetsmeto- dik, från initial informationssamling till strategier, för kommunikat- ionsplanering och genomförande vid förändringsprocesser. Agera som löpande stöd i förändringskommunikation mot olika mottagare på ett kostnadseffektivt sätt.

3. Tjänstefunktion 3 - Kommunikativt ledarskap, att bistå i processen med att fortsätta stärka förmågan hos chefer inom Polismyndigheten att använda kommunikation som en viktig del i sitt ledarskap. Att svara för utformning av stödmaterial, kommunikationsutbildning, utveckling och genomförande av chefsseminarier och chefsmöten. I denna funktion ingår endast rådgivning som rör kommunikativt ledarskap.

4. Tjänstefunktion 4 – Kriskommunikation, att agera både som rådgivare med ett utifrånperspektiv och som stöd i genomförandet av kriskom- munikationsinsatser med analys av viktiga målgrupper, budskapsfor- muleringar, kommunikationsstrategier och val av kanaler samt att an-

(7)

svara för omvärldsbevakning under pågående kris. Leverantören ska kunna tillhandahålla strategisk kommunikationsrådgivning och kom- munikationsplanering före, under och efter en kris.

5. Tjänstefunktion 5 – Analystjänster, att genomföra komplexa analyser genom både kvantitativa och kvalitativa metoder av såväl ny som be- fintlig information. Analyserna ska kunna ligga till grund för strategiska beslutsunderlag och för kommunikationsaktiviteter. Det kan till exempel röra sig om skrivbordsundersökningar av befintliga styrdokument inom ett område, riskanalyser, medieanalyser av budskap och aktörer med mera.

6. Tjänstefunktion 6 – Undersökningstjänster, rådgivning, utformning och genomförande av undersökningar, utvärderingar och uppföljningar av kommunikationsinsatser. I uppdragen ingår även att sammanställa, presentera och dra slutsatser utifrån genomförda undersökningars resultat.

7. Tjänstefunktion 7 - Medierådgivning och medieträning, att kunna ge rådgivning inför och vara ett stöd i kommunikationsinsatser riktade till redaktionell massmedia. Att medieträna ledande befattningshavare eller experter inom Polismyndigheten. Genomföra grundläggande och avancerad budskaps- och intervjuträning samt presentationsteknik.

2.3 INRIKTNING FÖR OCH FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR VERKSAMHETEN: RELEVANTA DOKUMENT

Polismyndighetens gemensamma värdegrund togs fram 2007 genom bidrag från nästan 20 000 medarbetare. Värdegrunden är en utgångspunkt för att bygga, utveckla och förändra organisationens riktning, varumärke och kultur:

”Polisenmyndighetens uppdrag är att öka tryggheten och minska brottsligheten. Vi genomför vårt uppdrag professionellt och skapar förtroende genom att vara:

Engagerade – med ansvar och respekt. Vi tar ansvar för vår upp- gift och värnar om allas lika värde.

Effektiva – för resultat och utveckling. Vi är fokuserade på resul- tat, samarbete och ständig utveckling.

Tillgängliga – för allmänheten och för varandra. Vi är hjälp- samma, flexibla och stödjande.”

Polismyndighetens medarbetarpolicy beskriver hur alla anställda inom Polis- myndigheten ska agera i sitt uppdrag. Den klargör vilka krav och förväntning- ar som ställs på var och en och vilka möjligheter som finns. Medarbetarpoli- cyn utgår från Polismyndighetens uppdrag och värdegrund.

(8)

Polismyndighetens värdegrund och medarbetarpolicy ska prägla de uppdrag som utförs av såväl Polismyndigheten som extern leverantör till Polismyndig- heten.

Polismyndighetens kommunikationspolicy är ett styrdokument som riktar sig till myndighetens samtliga medarbetare. Policyn anger den övergripande inriktningen för Polismyndighetens kommunikationsarbete och hur Kommuni- kationsavdelningen för detta vidare.

Verksamhetsplanen anger inriktningen för Polismyndighetens verksamhet under 2015.

Se mer om Polismyndighetens inriktning för och förutsättningar för verksamheten i bilaga 4 ”Polismyndighetens värdegrund”, bilaga 5 ”Polismyndighet- ens medarbetarpolicy”, bilaga 6 ”Pilotprojekt lokala medborgarlöften”, bilaga 7 ”Kommunikationspolicy och riktlinjer för kommunikation”, bilaga 8 ”Po- lismyndighetens verksamhetsplan 2015” samt bilaga 9 ”Inriktning kommunikationsavdelningen 2015”.

2.4 AVROP, AVROPSORDNING, INSTÄLLELSETIDER BEKRÄFTELSETIDER SAMT TID OCH PLATS FÖR TJÄNSTENS UTFÖRANDE M.M

Enligt ramavtalet gäller följande avseende avrop, avropsordning, inställelseti- der, bekräftelsetider samt tid och plats för tjänstens utförande, se bilaga 10

”Avtalsunderlag” för att ta del av Avtalet och dessa villkor i dess helhet:

Polismyndigheten garanterar inga volymer under Avtalstiden.

Leverantören får tacka nej upp till sex (6) avrop per år, räknat från och med när Avtalet trätt i kraft. Om leverantör tackar nej till fler än sex (6) avrop per år utgår vite för varje gång leverantören tillfrågas under det innevarande året, se även bilaga 10 ”Avtalsunderlag”.

För tjänstefunktion 2, 3 och 6 ska avrop lämnas av Polismyndigheten senast fyra (4) dagar innan tjänsten ska påbörjas. Avrop ska lämnas av Polismyndig- heten mellan klockanslagen 08:00-17:00 på en vardag. Leverantören ska, per e-post, bekräfta avropet helst omgående dock senast ett (1) dygn efter mottaget avrop, såvida inte Polismyndigheten medger bekräftelse på annat sätt. Bekräf- telsen skickas till den e-post som anges i avropet.

För tjänstefunktion 1 och 5 ska avrop lämnas av Polismyndigheten senast 15 timmar innan tjänsten ska påbörjas. Avrop ska lämnas av Polismyndigheten mellan klockanslagen 08:00-17:00 på en vardag. Leverantören ska, per e-post, bekräfta avropet helst omgående dock senast en (1) timme efter mottaget avrop såvida inte Polismyndigheten medger bekräftelse på annat sätt. Ska avropet bekräftas per e-post till Polismyndigheten skickas bekräftelsen till den e- post som anges i avropet.

(9)

För tjänstefunktion 4 ska avrop lämnas av Polismyndigheten senast nio (9) timmar innan tjänsten ska påbörjas. Avrop kan lämnas av Polismyndigheten alla dagar, inklusive röda dagar, lördagar, helger med mera, mellan klocksla- gen 06:00-24:00. Leverantören ska, per e-post, bekräfta avropet helst omgå- ende dock senast en (1) timme efter mottaget avrop såvida inte Polismyndig- heten medger bekräftelse på annat sätt. Ska avropet bekräftas per e-post till Polismyndigheten skickas bekräftelsen till den e-post som anges i avropet.

I avropet ska det framgå var, när och hur tjänsten ska utföras. Polismyndighet- en avgör var tjänsten ska utföras, det sker efter dialog med leverantören.

Tid för tjänstens utförande

Tjänstefunktionerna 1, 2, 3, 5, och 6 ska enligt ramavtalet utföras måndag till och med fredag, ej lördagar, ej röda dagar, och mellan klockan 08:00 till och med klockan 17:00. Tjänstefunktion 4 ska kunna utföras under dygnets alla timmar, alla dagar, inklusive röda dagar, lördagar, helger med mera. Se även bilaga 10 ”Avtalsunderlag”.

Plats för tjänstens utförande

Alla inställelsetider har som utgångspunkt inom Stockholms läns geografiska gränser. Inställelsetiderna gäller i normalfallet på kvarteret Kronoberg på Kungsholmen. Polismyndigheten gör prognosen att 75 % av avropen kommer avse kvarteret Kronoberg på Kungsholmen. Polismyndigheten bedriver sin verksamhet inom hela Sverige. Leverantören ska därför i förekommande fall också kunna ta sig till andra delar inom Sverige, det vill säga utanför Stock- holms län. Polismyndigheten bokar och bekostar resor- och eventuella hotell- kostnader. För avrop som ska utföras på annan ort än inom Stockholms läns gränser anses tjänsten påbörjad när resan tar sin början med ett av Polismyn- digheten bokad resefärdmedel. Se även bilaga 10 ”Avtalsunderlag”.

Polismyndigheten avgör var tjänsten ska utföras. Polismyndigheten avgör om tjänsten ska utföras över telefon eller fysiskt hos Polismyndigheten. Beroende på uppdragets innehåll kan Polismyndigheten också vid avropet bestämma att tjänsten ska utföras hos Leverantören. Se även bilaga 10 ”Avtalsunderlag”.

2.5 OMFATTNING OCH VOLYMER

Polismyndigheten har inte tillgång till tidigare statistik om volymer med anledning av att Polismyndigheten nyligen har bildats och en liknande upphandling inte har genomförts inom ramen för den här myndigheten. Polisens omorganisation har också inneburit förändrade behov av kommunikationstjänster.

Det går inte att presentera säker information gällande framtida volymer. Po- lismyndigheten gör en prognos om framtida volymer enligt nedan:

Observera att Polismyndigheten inte garanterar några volymer. Nedan angivna belopp och volymer är prognoser och kan inte garanteras under avtalstiden.

(10)

Polismyndigheten gör följande budget- och volymprognos:

Budgeten per år tros bli upp till 8 750 000 kronor exklusive mervärdesskatt.

För hela avtalstiden, det vill säga maximalt fyra år, tros budgeten bli upp till 35 000 000 kronor exklusive mervärdesskatt.

Polismyndigheten tros avropa tjänster upp till 5 000 timmar per år avseende en (1) person. För hela avtalstiden, det vill säga maximalt fyra år, tros Polismyn- digheten avropa 20 000 timmar avseende en (1) person.

Per år avseende en (1 ) person

För hela ramavtalsperioden, dvs fyra år, avseende en (1) person Tjänstefunktion 1 1750 timmar 7000 timmar

Tjänstefunktion 2 1000 timmar 4000 timmar Tjänstefunktion 3 750 timmar 3000 timmar Tjänstefunktion 4 400 timmar 1600 timmar Tjänstefunktion 5 250 timmar 1000 timmar Tjänstefunktion 6 350 timmar 1400 timmar Tjänstefunktion 7 500 timmar 2000 timmar

Polismyndigheten gör följande prognos gällande fördelningen av volymen för tjänstefunktioner som är aktuella för den här upphandlingen:

Tjänstefunktion 1 - Strategisk rådgivning cirka 35 procent Tjänstefunktion 2 - Förändringskommunikation cirka 20 procent Tjänstefunktion 3 - Kommunikativt ledarskap cirka 15 procent Tjänstefunktion 4 - Kriskommunikation cirka 8 procent Tjänstefunktion 5 - Analystjänster cirka 5 procent Tjänstefunktion 6 - Undersökningstjänster cirka 7 procent Tjänstefunktion 7 - Medierådgivning och träning cirka 10 procent

3 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER

3.1 ANBUDETS FORM OCH STRUKTUR

Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av be- tydelse för utvärderingen framgå på svenska eller engelska. Det innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska eller engelska måste åtföljas av en vidimerad översätt- ning.

Anbud kan struktureras på så vis att information framgår i den ordning som efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information placeras sist i anbudet

(11)

tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig, jämför med punkten 3.6 ”Offentlighetsprincipen”.

Använd hålat A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud.

”ANBUD - 714-A532.676/2014”

3.2 ANBUDETS AVLÄMNANDE

Anbud skall ha ankommit till Polismyndigheten senast den 8 maj 2015.

Anbud som lämnas till Polismyndigheten personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan klockan 08:00 och klockan 19:00.

Anbud som skickas till Polismyndigheten med post adresseras till:

Polismyndigheten Att: Registrator kansli Box 12256

102 26 Stockholm

Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas.

3.3 ANBUDETS GILTIGHET

Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 31 mars 2016 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Polismyndigheten.

Behörigen undertecknade av bilaga 1 ”Formulär för anbudsgivare” godtas som skriftligt intyg och accept.

3.4 ANBUDSKOSTNADER

Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen.

3.5 KONTRAKT

Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i den här upphandlingen sluts genom ett kontrakt.

Enligt definitionen i 2 kap. 10 § LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myn-

(12)

digheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur.

3.6 OFFENTLIGHETSPRINCIPEN

Som myndighet omfattas Polismyndigheten av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Polismyndigheten är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Polismyndigheten genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Polismyndigheten. Polismyndighetens beslut om att hemlig- hålla information kan överklagas och prövas i domstol.

För att underlätta Polismyndighetens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes.

4 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE

De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra det aktuella ramavtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan.

4.1 FÖRETAGSUPPGIFTER

Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter för- slagsvis i bilaga 1 ”Formulär för anbudsgivare” och bilaga 2 ”Formulär för underleverantörer” samt fogar dem till anbudet.

4.2 UTESLUTNINGSGRUNDER

Polismyndigheten kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 §§ LOU föreligger.

Anbudsgivare och underleverantörer skall skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 §§ LOU inte föreligger.

Behörigen undertecknade av bilaga 1 ”Formulär för anbudsgivare” och bilaga 2 ”Formulär för underleverantörer” godtas som skriftligt intyg.

4.3 SOCIALFÖRSÄKRINGSAVGIFTER OCH SKATTER

Anbudsgivare och underleverantörer skall ha fullgjort sina skyldigheter avse- ende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet.

Polismyndigheten kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleveran- törer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende social- försäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket.

(13)

Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige skall styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nat- ionell myndighet, som innehåller de uppgifter som Polismyndigheten inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilaga 3 ”Blankett från Skatteverket.” Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet skall dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete.

Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med an- bud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörs verksamhet, såsom auktoriserad revisor.

Anbudsgivare kan förslagsvis lämna uppgifter enligt denna punkt i bilaga 1

”Formulär för anbudsgivare” och bilaga 2 ”Formulär för underleverantörer”.

4.4 REGISTRERING

Anbudsgivare och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Polismyndig- heten kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket.

Utländska anbudsgivare och underleverantörer skall styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nation- ell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet skall de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete.

Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med an- bud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörs verksamhet, såsom auktoriserad revisor.

”Formulär för anbudsgivare” och bilaga 2 ”Formulär för underleverantörer”.

(14)

4.5 EKONOMISK STÄLLNING

Anbudsgivare skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla ramavtalet som den upphandlande myndigheten avser sluta i den här upphandlingen under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar.

Polismyndigheten kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplys- ningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning.

Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass men där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Dessa handlingar kan utgöras av följande:

a) kreditupplysning från ett annat kreditupplysningsföretag som visar på en ekonomisk stabilitet/kreditvärdighet eller

b) en moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som har erhållit riskklass 3, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt ramavtalet garanteras som för eget åtagande. Moderbolagsgarantin skall vara undertecknad av firmateck- nare.

Inlämnade handlingar enligt punkterna a) och b) ovan får inte vara äldre än tre (3) månader från sista dagen att inkomma med anbud. Detta skall framgå i dokumentationen. Årsredovisningar kan dock vara äldre men den skall då avse den senaste årsredovisningen.

Polismyndigheten förbehåller sig rätten att:

- anlita externa kreditvärderingsinstitut eller annan expertis för att be- döma anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning och/eller - ta kreditupplysning på Anbudsgivaren.

”Formulär för anbudsgivare”.

4.6 UNDERLEVERANTÖR

Anbudsgivaren har möjlighet att anlita underleverantör för utförande av hela eller delar av tjänsten under förutsättning att de redovisas i anbudet.

Anbudsgivaren skall uppge alla nedan, det vill säga punkterna 1-3, efterfrågade uppgifter:

(15)

1. uppgifter om samtliga underleverantörer som anbudsgivaren kommer att anlita för att utföra tjänsterna,

2. en specificering av vilken del av tjänsterna som underleverantören kommer utföra samt

3. en specificering om hur stor del av tjänsterna, i procent, som underleverantören kommer utföra,

Uppgifter enligt ovan kan förslagsvis lämnas i bilaga 2 ”Formulär för Underleverantör”.

Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilagt ”Formulär för underleverantör” mångfaldigas.

De krav som i tillämpliga delar ställs på underleverantören vid anbudspröv- ningen framgår av följande punkter:

4.2 Uteslutningsgrunder

4.3 Socialförsäkringsavgifter och skatter 4.4 Registrering

4.6 Underleverantör (dvs denna punkt) 5.3 Säkerhetsskyddsavtal nivå 2

4.7 TEKNISK OCH YRKESMÄSSIG KAPACITET 4.7.1 TIDIGARE ÅTAGANDEN

Anbudsgivare skall ha kapacitet av att tillhandahålla tjänster av liknande ka- raktär där samtliga tjänstefunktioner som avses i den här upphandlingen ingår.

Se bland annat punkten 2 ”Förutsättningar” och dess underpunkter för att ta del av karaktär och förutsättningar för den här upphandlingen. För att betraktas som liknande tjänst som nu upphandlas skall anbudsgivare bedrivit tidigare åtaganden som, avseende kapacitet, motsvarar det värde och alla de tjänste- funktioner som den här upphandlingen omfattar.

Anbudsgivaren skall som bevis för detta styrka sin kapacitet genom en för- teckning över de viktigaste tjänsterna. Förteckningen skall innehålla minst ett åtagande som är pågående, har påbörjats eller har avslutats under de tre senaste åren räknat från sista dagen att lämna anbud. Uppges flera tidigare åta- ganden prövas om kravet är uppfyllt genom att alla redovisade tidigare åta- gandena slås samman för en sammantagen prövning. Prövningen avser då alla tidigare åtaganden tillsammans. Förteckningen om tidigare åtaganden skall innehålla uppgift om tidpunkt, värde i SEK exklusive mervärdesskatt samt uppgift om huruvida det varit fråga om privata eller offentliga mottagare. Om en mottagare av tjänster enligt förteckningen är en upphandlande myndighet, skall också intyg ges in som utfärdats eller attesterats av denna myndighet.

Om mottagaren inte är en upphandlande myndighet, skall intyg från köparen lämnas in eller, om detta inte är möjligt en försäkran från anbudsgivare lämnas

(16)

in. Behörigen undertecknade av bilaga 1 ”Formulär för anbudsgivare” godtas som försäkran.

4.7.2 UPPGIFTER OM ARBETSLEDARE

Anbudsgivare skall ha kapacitet att tillhandahålla minst en arbetsledare som kan leda tjänster av liknande karaktär som avses i den här upphandlingen. Se punkten 2 ”Förutsättningar” och dess underpunkter för att ta del av karaktär, förutsättningar för den här upphandlingen. För att betraktas ha kapacitet att ha lett liknande tjänster som nu upphandlas skall arbetsledaren tidigare arbetslett åtaganden enligt alla nedan angivna punkterna a), b), c) och d).

Som bevis för detta skall till anbudet bifogas uppgifter om arbetsledarens yrkeskvalifikationer. Anbudsgivare skall uppge minst en (1) tilltänkt arbetsledare som ansvarar för tillhandahållandet av tjänsterna. För att uppfylla kravet om yrkeskvalifikationer hos arbetsledaren skall den tilltänkta arbetsledaren, ensamt, inneha samtliga följande erfarenheter:

a) Minst fem (5) års erfarenhet av ledande strategiskt kommunikationsarbete,

b) minst fem (5) års erfarenhet av kommunikationsrådgivning på strategisk nivå,

c) erfarenhet av implementering av styrnings- och ledningsprocess i

minst en (1) större organisation samt

d) erfarenhet av minst tre (3) förändringsprocesser inom större organisationer, såsom omorganisation, intern förändring av värderingar och företagskultur, implementering av nya verksamhetskritiska processer etc.

Observera att kravet på erfarenhet avser en (1) person. Flera olika personers tidigare erfarenheter kan således inte slås samman för att uppnå kraven enligt den här punkten.

För det fall flera personer offereras enligt den här punkten och om en av dessa offererade personer inte uppfyller yrkeskvalifikationerna enligt ovan prövas resterande offererade person/-er i anbudet.

Behörigen undertecknade av bilaga 1 ”Formulär för anbudsgivare” godtas som försäkran om att inlämnade uppgifter enligt denna punkt är korrekta.

”Formulär för Anbudsgivare”.

(17)

4.7.3 UPPGIFTER OM ANTAL ANSTÄLLDA

Anbudsgivare skall ha kapacitet av att kunna tillhandahålla en personalstyrka som kan genomföra tjänster av liknande karaktär som avses i den här upphandlingen. Se punkten 2 ”Förutsättningar” och dess underpunkter för att ta del av karaktär och förutsättningar för den här upphandlingen. Anbudsgivaren skall ha haft minst 9 anställda i medeltal per år under de senaste tre (3) åren räknat från sista dagen att lämna anbud fördelat på enligt Anbudsförfrågan efterfrå- gade tjänstefunktioner.

Anbudsgivaren skall som bevis för detta styrka sin kapacitet genom att lämna uppgifter om antal anställda i medeltal per år som arbetat inom respektive tjänstefunktion 1, 2, 3, 4, 5, 6 och 7 under de tre (3) senaste åren räknat från sista dagen att lämna anbud.

För att betraktas ha kapacitet att tillhandahålla den personalstyrka som omfat- tas av den här upphandlingen skall anbudsgivaren i medeltal per år haft föl- jande antal anställda för respektive tjänstefunktion under de tre (3) senaste åren:

a) Minst två (2) personer avseende strategisk rådgivning enligt tjänste- funktion 1,

b) minst en (1) person avseende förändringskommunikation enligt tjänste- funktion 2,

c) minst en (1) person avseende kommunikativt ledarskap och kommunikationsutbildning enligt tjänstefunktion 3,

d) minst två (2) personer avseende kriskommunikation enligt tjänstefunkt- ion 4,

e) minst en (1) person avseende analystjänster enligt tjänstefunktion 5, f) minst en (1) person avseende undersökningstjänster enligt tjänstefunkt-

ion 6 samt

g) minst en (1) personer avseende medierådgivning och medieträning enligt tjänstefunktion 7

Observera att samma person inte får förekomma för flera tjänstefunktioner samtidigt enligt underpunkterna a), b), c), d), e), f) och g) ovan.

Behörigen undertecknade av bilaga 1 ”Formulär för anbudsgivare” godtas som försäkran om att inlämnade uppgifter enligt denna punkt är korrekta.

”Formulär för Anbudsgivare”.

(18)

5 KOMMERSIELLA KRAV OCH VILLKOR

De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan.

5.1 PRISER

Anbudsgivaren skall ange priser i SEK, exklusive mervärdesskatt för respek- tive tjänstefunktion som anges nedan. Uppgifter om priser enligt denna punkt kan förslagsvis lämnas i bilaga 1 ”Formulär för Anbudsgivare”.

Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgö- randet av de åtaganden som anges i bilagt ”Avtalsunderlag”. För att en rättvi- sande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisupp- gifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg.

Anbudsgivaren skall uppge pris per timme, exklusive mervärdesskatt, för tjänstefunktion 1.

5.2 AVTALSUNDERLAG

I bilaga 10 ”Avtalsunderlag” anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polismyndigheten och antagen anbudsgivare.

Anbudsgivaren skall skriftligen acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat bilaga 1 ”Formu- lär för anbudsgivare” godtas som accept av villkoren i bilagt ”Avtalsun- derlag”.

För ramavtalet regleras Parternas åtaganden av nedan angivna handlingar:

1 skriftliga ändringar i eller tillägg till Säkerhetsskyddsavtalet nivå 2

(19)

2 säkerhetsskyddsavtalet nivå 2

3 skriftliga ändringar i eller tillägg till Avtalet;

4 Avtalet;

5 Förfrågningsunderlaget, det vill säga Anbudsförfrågan inklusive alla dess bilagor, med diarienummer: 714-A532.676/2014 eller 714 A532 6762014 på filnamnet, inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar;

6 Leverantörens anbud, daterat 20åå-mm-, inklusive eventuella förtydligan- den och kompletteringar.

Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinse- mellan i ovan nämnd ordning, såvida inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat.

5.3 SÄKERHETSSKYDDSAVTAL NIVÅ 2

Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer skall acceptera samtliga vill- kor i bilaga 11 ”Säkerhetsskyddsavtal nivå 2” utan reservationer, ändringar eller tillägg. Se även punkten 4 och 5 i bilaga 10 ”Avtalsunderlag”. Behörigen undertecknat bilaga 1 ”Formulär för anbudsgivare” och bilaga 2 ”Formulär för underleverantörer” godtas som accept av villkoren i bilagt ”Säkerhetsskyddsav- tal nivå 2”.

Polismyndigheten kommer att ingå ramavtalet med antagen anbudsgivare först då bifogat ”Säkerhetsskyddsavtal Nivå 2”, se bilaga 11, har ingåtts och anbudsgivaren samt anbudsgivarens och eventuella underleverantörers personal som ska utföra tjänsten blivit godkänd efter genomförd säkerhetsprövning.

Hela Avtalets giltighet är villkorat av Säkerhetsskyddsavtal nivå 2 som har tecknats mellan Polismyndigheten och Leverantören samt mellan Polismyn- digheten och eventuella underleverantörer. Anbudsgivare eller personer hos anbudsgivaren som ej blir godkända av Polismyndigheten efter sådan kontroll får ej utföra tjänster för Polismyndigheten. Polismyndigheten äger rätt att neka personal som Polismyndigheten finner olämplig.

Anbudsgivaren har en informationsplikt gentemot eventuella underleverantö- rer vad gäller att Polismyndigheten inte i något avseende står för eventuella merkostnader som kan uppkomma med anledning av tecknande av Säkerhets- skyddsavtal nivå 2.

5.4 SÄRSKILDA KONTRAKTSVILLKOR 5.4.1 ANTIDISKRIMINERINGSVILLKOR

Enligt förordning (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlings- kontrakt ska Polismyndigheten i kontrakt som tilldelas en leverantör av en tjänst eller byggentreprenad i samband med en upphandling enligt lagen om (2007:1091) offentlig upphandling (LOU) ställa upp villkor som ska ha till ändamål att motverka diskriminering hos leverantören, om kontraktet a) har en

(20)

löptid på 8 månader eller längre; och b) har ett beräknat värde på minst 750 000 kr. Polismyndigheten ska enligt samma förordning förena villkoren med en sanktion och kontrollera att leverantören efterlever villkoren.

Med anledning av ovanstående har Polismyndigheten i punkten 17 ”Förbud mot diskriminering” i bilaga 10 ”Avtalsunderlag” infört ett särskilt kontrakts- villkor som anbudsgivaren skall acceptera. Behörigen undertecknat ”Formulär för anbudsgivare” godtas som accept av det särskilda kontraktsvillkoret i bilagt

”Avtalsunderlag”.

6 KRAV PÅ TJÄNSTEN

De krav som ställs på föremålet för upphandlingen samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Polismyndigheten kommer säkerställa kvalitén på tjänsten genom fiktiva arbetsprov.

Anbudsgivare skall ta fram lösningar i arbetsprover på de tre (3) fiktiva upp- drag som framgår av punkten 6.4.2 ”Fiktiva uppdrag”. Arbetsprovet skall ingå i anbudsgivarens anbud.

6.1 INFORMATION OM ARBETSPROV

Arbetsproverna kommer utgå från tre fiktiva fall som bedöms enligt en betygsskala. Alla tjänstefunktioner beskrivna under punkten 2 ”Förutsättningar”

kommer var för sig få ett betyg mellan 1-5 för respektive fiktiva uppdrag med undantag för tjänstefunktion 4 som endast kommer bedömas i det fiktiva uppdraget nummer 2. Betyg som erhålls ger fördelar i utvärderingen, se bland annat punkten 6.3.2 ”Betygsgrader” och punkten 7.2 ”Uträkning som ligger till grund för utvärderingen”. Betyg som erhålls genererar fiktiva prisavdrag (er- hållet betyg 1 ger dock inga prisavdrag) som gynnar anbudsgivaren i utvärde- ringen se bland annat punkten 7.2 ”Uträkning som ligger till grund för utvär- deringen”.

Observera att poängsättningen som erhålls på arbetsproverna tillmäts stor betydelse vid utvärderingen av anbuden, se punkten 7 ”Anbudsprövning” om hur utvärderingen kommer gå till och hur poängsättningen påverkar utvärde- ringen.

6.1.1 KRAV PÅ ARBETSPROVERNAS UTFORMNING

Arbetsproverna skall bifogas anbudet på A4 papper med text och eventuellt bild(er). Arbetsproverna skall omfatta maximalt, det vill säga upp till och med, 45 stycken A4-sidor totalt för alla de tre fiktiva uppdragen. Fördelningen antal sidor per fiktivt uppdrag bestäms fritt av anbudsgivaren. Vänligen observera att kravet avser sidor, det vill säga inte blad (blad har två sidor).

(21)

Anbudsgivarna skall upprätta arbetsproverna i anonymt format, anbudsgiva- rens företagsnamn eller företagslogotyp skall således ej framgå i arbetsprover- na.

Observera att anbud på digital media inte kommer beaktas.

6.2 PANEL SOM BETYGSÄTTER ARBETSPROVER

Anbudsgivarens arbetsprover kommer bedömas av en panel om fem personer från Polismyndighetens Kommunikationsavdelning. Panelen kommer bedöma hur arbetsinsatsen möter Polismyndighetens fyra (4) kriterier enligt punkten 6.3.1 ”Kriterier för betygssättning”. Varje panelmedlem betygsätter själv alla arbetsprover som ska bedömas enligt Anbudsförfrågan. Betygsättningen ge- nomförs av varje panelmedlem självständigt utan dialog med övriga panel- medlemmar. Anbudsgivaren erhåller således betyg på varje betygsgrundande tjänstefunktion för varje fiktiva uppdrag av varje panelmedlem. Tjänstefunkt- ion 4 betygssätts endast för fiktiva uppdraget nummer 2. Anbudsgivarens betyg på varje betygsgrundande tjänstefunktion för varje fiktiva uppdrag fast- ställs genom uträkning av ett genomsnittsbetyg av alla fem panelmedlemmars betygssättning. Genomsnittbetyget avrundas till närmaste heltal som sedan ligger till grund för prisavdrag.

6.3 BETYGSSÄTTNING

6.3.1 KRITERIER FÖR BETYGSSÄTTNING Förutsättningar för arbetsprov

För samtliga arbetsprov förväntas anbudsgivaren tydligt visa hur de olika tjänstefunktionerna som upphandlas, se bland annat punkten 2 ”Förutsättning- ar”, kommer in i och används i arbetet på ett, för Polismyndigheten, relevant sätt.

Vid poängsättningen kommer Polismyndigheten bedöma arbetsinsatsen enligt följande kriterier:

För alla fyra kriterier nedan gäller att kriterierna bedöms utifrån Polismyndig- hetens behov och förutsättningar.

1. Strategi – hur anbudsgivaren gjort analysen av uppdraget, beskrivit re- sonemang, visat på konsekvens i sitt metodval och om analysen myn- nar ut i en genomarbetad strategi som utgår från de förutsättningar som Polismyndigheten verkar under.

2. Genomförande – hur anbudsgivaren omsätter strategin till ett genom- förande genom förslag till aktiviteter och åtgärder. Det bedöms om anbudsgivaren visar förståelse för det som efterfrågas i de fiktiva uppdragen.

3. Uppföljning – hur anbudsgivaren följer upp och påvisar effekt av ge- nomförda insatser.

(22)

4. Helhetsintryck – hur anbudsgivaren tolkat och presenterat lösningen på uppdraget och hur väl den föreslagna lösningen bildar en helhet och svarar mot uppdragsbeskrivningen. Hur anbudsgivaren visat hänsyn till Polismyndighetens värdegrund och de förutsättningar för kommunikation som anges i Anbudsförfrågan. Hur anbudsgivaren visar att verk- samhetsnyttan uppnås. Dessutom bedöms om anbudsgivaren presenterat en tydlig, strukturerad och detaljerad lösning.

Vid bedömningen om hur anbudsgivaren uppfyller kriterierna kommer Polismyndigheten lägga vikt vid hur anbudsgivarens arbetsprover svarar på följande frågor:

 Hur startar arbetsprocessen med beställaren?

 Vilka resurser är viktiga?

 Vilken information behövs från Polismyndigheten?

 Vilka risker finns?

 Vilka målgrupper blir aktuella?

 Hur beskrivs processen för att ta fram kommunikationsstrategin?

 Hur beskrivs processen för budskapsformulering?

 Hur beskrivs processen för förankring av kommunikationsstrategin och kommunikationsplanen?

 Hur kvalitetssäkras uppdraget?

 Hur utvärderas levererad tjänst?

Vid anbudsgivarens utarbetande av arbetsprover kan anbudsgivaren med för- del utgå från Polismyndighetens behov och förutsättningar. Anbudsgivaren kan bland annat ta hjälp av punkten 2.3 ”Inriktning för och förutsättningar för verksamheten: relevanta dokument” och bilagor som hänvisas där.

6.3.2 BETYGSGRADER

Beroende på kvalitén för respektive tjänstefunktion i varje fiktiva uppdrag tilldelas följande poäng som bedöms enligt kriterierna i punkten 6.3.1 ”Krite- rier för betygssättning”. Denna bedömning genomförs på varje tjänstefunktion för varje fiktiva uppdrag med undantag för tjänstefunktion 4 som endast kommer bedömas i det fiktiva uppdraget nummer 2:

Det är Polismyndighetens panel som gör bedömningen om hur arbetspro- verna uppfyller Polismyndighetens kriterier utifrån Polismyndighetens behov och förutsättningar, se punkten 6.3.1 ”Kriterier för betygsättning”.

Betyg 5:

Utifrån Polismyndighetens behov och förutsättningar bedöms anbudsgivarens arbetsprov uppfylla alla uppställda kriterier för tjänstefunktionen i det fiktiva uppdraget. Det förekommer inga brister i anbudsgivarens lösning enligt de uppställda kriterierna. Sammantaget bedöms anbudsgivarens arbetsprov uppfylla Polismyndighetens behov och förutsättningar på ett utmärkt sätt.

(23)

Betyg 4:

Utifrån Polismyndighetens behov och förutsättningar bedöms anbudsgivarens arbetsprov i huvudsak uppfylla uppställda kriterier för tjänstefunktionen i det fiktiva uppdraget. Brister förekommer i maximalt ett av de fyra uppställda kriterierna. Sammantaget bedöms anbudsgivarens arbetsprov uppfylla Polis- myndighetens behov och förutsättningar på ett mycket bra sätt.

Betyg 3:

Utifrån Polismyndighetens behov och förutsättningar bedöms anbudsgivarens arbetsprov delvis uppfylla uppställda kriterier för tjänstefunktionen i det fiktiva uppdraget. Brister förekommer i maximalt två av de fyra uppställda kriterierna. Sammantaget bedöms anbudsgivarens arbetsprov uppfylla Polismyn- dighetens behov och förutsättningar på ett bra sätt.

Betyg 2:

Utifrån Polismyndighetens behov och förutsättningar bedöms anbudsgivarens arbetsprov, med tydliga brister, delvis uppfylla uppställda kriterier för tjänste- funktionen i det fiktiva uppdraget. Brister förekommer i maximalt tre av de fyra uppställda kriterierna. Sammantaget bedöms anbudsgivarens arbetsprov uppfylla Polismyndighetens behov och förutsättningar på ett tillräckligt sätt.

Betyg 1:

Utifrån Polismyndighetens behov och förutsättningar bedöms anbudsgivarens arbetsprov inte uppfylla uppställda kriterier för tjänstefunktionen i det fiktiva uppdraget. Brister förekommer i alla de fyra uppställda kriterierna. Samman- taget bedöms anbudsgivarens arbetsprov inte uppfylla Polismyndighetens behov och förutsättningar.

6.3.3 SAMMANFATTNING OM HUR BETYGSSÄTTNINGEN KOMMER GÅ TILL

Anbudsgivarens arbetsprover på de fiktiva uppdragen 1, 2 och 3 (se bland annat punkten 6.4.2 ”Fiktiva uppdrag), tilldelas betyg som bedöms enligt kriterierna ”strategi”, ”genomförande”, ”uppföljning” och ”helhetsintryck” (se punkten 6.3.1 ”Kriterier för betygssättning”). Betyg erhålls enligt en betygsskala mellan 1-5 för varje tjänstefunktion med undantag för tjänstefunktion 4 som endast kommer bedömas i fiktiva uppdraget nummer 2 (se bland annat punkten 6.3.2 ”Betygsgrader”). Betyg enligt kriterierna erhålls således för respektive tjänstefunktion 1, 2, 3, 4, 5, 6 och 7 (se bland annat punkten 2.2 ”Tjäns- tens innehåll”), för varje fiktivt uppdrag 1, 2 och 3 med undantag för tjänste- funktion 4 som endast kommer erhålla betyg för fiktiva uppdrag nummer 2 (se bland annat punkten 6.4.2). Inför utvärderingen av anbuden omsätts betygen på arbetsproverna till fiktiva prisavdrag (se bland annat punkten 7.2 ”Uträk- ning som ligger till grund för utvärderingen”).

(24)

6.4 ARBETSPROV 6.4.1 BAKGRUND

Polismyndigheten bildades den 1 januari 2015 genom ombildningen av Rikspolisstyrelsen, de 21 länspolismyndigheterna och Statens kriminaltekniska laboratorium, SKL. I samband med ombildningen skiljdes Säkerhetspolisen, SÄPO, ut från Rikspolisstyrelsen och bildade en egen myndighet.

Polismyndigheten är en enrådighetsmyndighet som leds av rikspolischef Dan Eliasson. Polismyndigheten är en myndighet under Justitiedepartementet och inrikesminister Anders Ygeman är ansvarig minister. Regeringen styr Polis- myndigheten genom det årliga regleringsbrevet, budgeten och genom rege- ringsbeslut.

Polismyndigheten är indelad i sju polisregioner vilka i sin tur är indelade i polisområden och lokalpolisområden. De sju polisregionerna leds av en reg- ionpolischef. Det finns cirka 35 polisområden och 99 lokalpolisområden. Det finns åtta nationella avdelningar; Ekonomiavdelningen, HR-avdelningen, Kommunikationsavdelningen, IT-avdelningen, Nationella operativa avdelningen, Nationellt forensiskt center, Rättsavdelningen och Utvecklingsavdel- ningen samt Rikspolischefens kansli. Varje avdelning leds av en avdelnings- chef.

Polismyndigheten är verksam över hela landet och har drygt 28 500 medarbetare varav drygt 20 000 är poliser och 8 500 civilanställda. Uppdraget regleras i bland annat Polislagen och förordningen för Polismyndigheten. Den interna verksamheten styrs av Arbetsordningen samt en handläggningsordning för varje polisregion och avdelning.

Ytterligare information om Polismyndigheten finns på www.polisen.se samt www.polissamordningen.se.

Kommunikationsavdelningen har cirka 200 medarbetare varav ett 80-tal är centralt placerade i Stockholm och resterande fördelade på de sju polisregionerna. Avdelningen leds av kommunikationsdirektör Unni Jerndal. Centralt finns enheten för produktion, enheten för gemensam kommunikation, enheten för stöd till RPC och nationella avdelningar samt ett nationellt mediecenter. I varje region finns en enhet för kommunikation bestående av ett varierande antal medarbetare. Varje regional kommunikationsenhet leds av en kommuni- kationschef.

Kanaler för kommunikation Interna möten

Möten är en prioriterad kommunikationskanal för Polismyndigheten och an- vänds av grupper i olika storlek och på olika nivåer inom organisationen. Från grupp, sektions och enhetsmöten till stormöten för medarbetare och/eller chefer.

(25)

Intrapolis

Intrapolis är Polismyndighetens intranät för digital kommunikation och det nås i dagsläget enbart via arbetsdator, ej mobiltelefoner. Då en stor del av medarbetarna är poliser och har ett mobilt arbete, har de därmed inte tillgång till Intrapolis i samma utsträckning som andra yrkeskategorier inom verksamheten. En ny version av Intrapolis har lanserats i samband med omorganisationen.

Tidningen Svensk Polis

Svensk Polis är Polismyndighetens interntidning som utgår med 10 nr/år. Tid- ningen produceras internt och skickas hem till alla medarbetare samt ett mindre antal prenumeranter. Under 2015 kommer tidningen att få en ny gra- fisk form och ses över i sin helhet.

www.polisen.se är Polismyndighetens webbplats för extern kommunikation.

Polismyndighetens närvaro i sociala medier

Polismyndigheten har ett större antal Facebook- och Twitterkonton på nätet samt även Instagramkonton. Det finns också ett antal kanaler på Youtube för filmer. En beskrivning av vilka konton som finns går att finna på www.polisen.se. Polismyndigheten har drygt två miljoner följare i sociala medier.

6.4.2 FIKTIVA UPPDRAG Relevanta dokument

För att skapa förståelse för de fiktiva uppdragen samt Polismyndighetens för- utsättningar och behov se bland annat punkten 2 ”Förutsättningar” och punkten 2.3 ”Inriktning för och förutsättningar för verksamheten: Relevanta dokument” och de bilagor som där hänvisas till.

Observera att uppdragen och deras uppskattade omfattning är fiktiva!

Uppdrag 1

Uppdrag 1 uppskattas omfatta totalt 400 timmar under en period om 10 veck- or. Uppdraget avser tjänstefunktion 1, 2, 3, 5, 6 och 7.

Under 2015 ska Polismyndigheten implementera en ny styrmodell med ny verksamhetsidé, långsiktiga mål och strategiska initiativ för myndigheten. Er uppgift är att ta fram en idé/ett koncept med strategi, målgrupper och övergri- pande budskap för förankringen av denna hos medarbetarna samt visa om och i så fall hur ni ser att denna ska göras känd hos medborgarna. Särskilt viktigt att beakta i arbetsproverna är myndighetens chefer, som är en viktig kanal för förankring.

Uppdrag 2

Uppdrag 2 uppskattas omfatta totalt 30 timmar under en period om 1 vecka.

Uppdraget avser tjänstefunktion 1, 2, 3, 4, 5, 6 och 7.

(26)

I maj 2015 visar det sig att en hög polischef i sociala medier gjort inlägg som strider mot Polismyndighetens värdegrund. En tidning avslöjar chefens ano- nyma inlägg och publicerar namn och bild. Efter tre dagars publicering i frå- gan visar det sig att chefen dessutom har stött en organisation med syfte att avskaffa den svenska demokratin. Er uppgift är att visa hur hanteringen av denna händelse skulle kunna se ut ur ett kommunikativt perspektiv.

Uppdrag 3

Uppdrag 3 uppskattas omfatta totalt 400 timmar under en period om 10 veck- or. Uppdraget avser tjänstefunktion 1, 2, 3, 5, 6 och 7.

Ett av målen för den nya Polismyndigheten är att samverkan med kommun och lokalsamhälle ska utvecklas. Detta ska bland annat ske genom lokala medborgarlöften. En bärande tanke för medborgarlöftena är dialogen med medborgarna, kommunikationen av löftet samt uppföljning och återkoppling när det gäller hur väl löftet har uppfyllts. Förståelse för den lokala problembil- den, där medarbetarnas och medborgarnas kunskaper bättre ska tas tillvara, är grunden för medborgarlöftet.

Er uppgift är att ge förslag på hur medborgarlöftena ska förankras, både internt och externt, och hur kommunikation ska stötta i detta arbete.

7 ANBUDSPRÖVNING

Inför anbudsinlämningen uppmanas anbudsgivaren ha tagit del av alla ”skall”- krav som framgår av Anbudsförfrågan.

Anbudsförfrågan innehåller ett antal ”skall”-krav, se punkterna 3 ”Administ- rativa bestämmelser”, 4 ”Krav på anbudsgivare” och 5 ”Kommersiella krav villkor”, samt 6 ”Krav på tjänsten”. En förutsättning för att anbudet går vidare till att utvärdas är att ”skall”-krav i Anbudsförfrågan är uppfyllda. Polismyn- digheten kommer att pröva samtliga inkomna anbud i två (2) på varandra föl- jande steg, se mer om detta under punkten 7.1 ”Grund för tilldelning av kontrakt”.

OBSERVERA

Anbudsgivaren uppmanas att noggrant läsa hela Förfrågningsunderlaget. Det vill säga Anbudsförfrågan och alla dess bilagor. Inför anbudsinlämningen uppmanas Anbudsgivaren ha tagit del av alla ”skall”-krav som framgår av Anbudsförfrågan i följande punkter (inklusive alla dess underpunkter) samt förutsättningarna för arbetsproverna:

3 Administrativa krav och bestämmelser 4 Krav på anbudsgivaren

5 Kommersiella krav och villkor 6 Krav på tjänsten

(27)

7.1 GRUND FÖR TILLDELNING AV KONTRAKT

Polismyndigheten kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värde- ringsgrunden ”ekonomiskt mest fördelaktiga” som grund för tilldelning av kontrakt.

Steg 1, Uteslutning och kvalificering,

Vid uteslutnings- och kvalificeringsfasen sker en prövning om anbudsgivare uppfyller de ställda ”skall”-kraven under punkterna 3 ”Administrativa be- stämmelser”, 4 ”Krav på anbudsgivare” och 5 ”Kommersiella krav och villkor”, samt 6 ”Krav på tjänsten”. Endast de anbudsgivare som uppfyller kraven och vars anbud är korrekt inlämnade har kvalificerat sig till anbudsutvärde- ringen.

Steg 2 Anbudsutvärdering, Anbuden kommer i detta steg genomgå en bedöm- ning om vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga utifrån de kriterier som är ställda i Anbudsförfrågan.

Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet fastställs genom tillämpning av nedan angiven metod och med hänsyn tagen till utvärderingskriterierna.

 Anbudsgivare som offererar det lägsta utvärderingspriset, efter att priset justerats för fiktiva prisavdrag, kommer anses ha anbudet som är det ekonomiskt mest fördelaktiga. Vid utvärderingen kommer offererat pris påverkas fiktivt beroende på anbudsgivarens insats på arbetsproverna genom en betygssättning. Efter justering, dvs prisavdrag, beroende på insatsen på arbetsproverna, kommer anbudsgivaren med lägsta utvärderingspriset att antas.

Varje efterfrågat timpris för respektive Tjänstefunktion, se även punkten 7.2

”Uträkning som ligger till grund för Utvärderingen” är multiplicerad med ett uppskattat antal timmar som tjänsten beräknas behövas under fyra (4) år, det vill säga hela ramavtalstiden (inklusive optionsåren), se även punkten 2.5

”Omfattning och volymer”. Anbudsgivare behöver endast uppge pris per timme. De olika timtaxorna anges som priset för en (1) person för respektive Tjänstefunktion. Uträkningen för hela ramavtalstiden (4 år) kommer göras av Polismyndigheten. Alla totalpriser för varje Tjänstefunktion kommer sedan att adderas ihop för att få fram ett totalpris för alla tjänstefunktioner. På detta totalpris kommer sedan eventuella prisavdrag att göras beroende på erhållet betyg på arbetsproverna. Storleken på de fiktiva prisavdragen är beroende av arbetsinsatsen i arbetsproverna som bedöms av Polismyndighetens panel om fem personer, se även punkten 7.2 ”Uträkning som ligger till grund för utvär- deringen”.

Resultatet, det vill säga utvärderingspriset efter att prisavdrag på offererat pris för alla tjänstefunktioner genomförts, ligger till grund för utvärderingen. An- budsgivaren som erbjuder det lägsta utvärderingspriset är den anbudsgivare som kommer anses erbjuda det ekonomisk mest fördelaktiga priset.

(28)

Läs en mer uttömmande beskrivning om hur uträkningen som ligger till grund för utvärderingen går till under punkten 7.2 ”Uträkning som ligger till grund för utvärderingen”.

7.2 UTRÄKNING SOM LIGGER TILL GRUND FÖR UTVÄRDERINGEN

Följande antal timmar kommer ligga till grund för uträkningen avseende de av anbudsgivaren offererade timpriser för respektive tjänstefunktion:

Timmarna nedan som ligger till grund för utvärderingen bygger på hela ramavtalsperioden, dvs fyra år, avseende en (1) person, se även punkten 2.5 ”Om- fattning och volymer”:

Tjänstefunktion 1 7000 timmar

Uträkning av totalpris per tjänstefunktion görs därför enligt följande:

Totalpris Tjänstefunktion 1:

7000 * offererat timpris på tjänstefunktion 1 Totalpris Tjänstefunktion 2:

4000 * offererat timpris på tjänstefunktion 2

Totalpris Tjänstefunktion 3:

2000 * offererat timpris på tjänstefunktion 7

(29)

Följande fiktiva prisavdrag kommer göras på offererade totalpriset för alla efterfrågade tjänstefunktionerna. Prisavdraget beror på arbetsinsat- sen i arbetsproverna:

Tjänstefunktion 1 avseende fiktiva uppdrag 1, 2 och 3:

Erhållet betyg 5 ger 3 062 500 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Erhållet betyg 4 ger 2 462 500 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Erhållet betyg 3 ger 1 862 500 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Erhållet betyg 2 ger 1 262 500 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Erhållet betyg 1 ger 0 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3

Erhållet betyg 5 ger 1 750 000 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Erhållet betyg 4 ger 1 410 000 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Erhållet betyg 3 ger 1 070 000 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Erhållet betyg 2 ger 730 000 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Erhållet betyg 1 ger 0 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Tjänstefunktion 3 avseende fiktiva uppdrag 1, 2 och 3:

Erhållet betyg 5 ger 1 312 500 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Erhållet betyg 4 ger 1 052 500 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Erhållet betyg 3 ger 792 500 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Erhållet betyg 2 ger 532 500 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Erhållet betyg 1 ger 0 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Tjänstefunktion 4 avseende fiktiva uppdrag 2:

Erhållet betyg 5 ger 2 100 000 kr för uppdrag 2 Erhållet betyg 4 ger 1 700 000 kr för uppdrag 2 Erhållet betyg 3 ger 1 300 000 kr för uppdrag 2 Erhållet betyg 2 ger 900 000 kr för uppdrag 2 Erhållet betyg 1 ger 0 kr för uppdrag 2

Erhållet betyg 5 ger 437 500 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Erhållet betyg 4 ger 351 500 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Erhållet betyg 3 ger 265 500 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Erhållet betyg 2 ger 179 500 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Erhållet betyg 1 ger 0 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Tjänstefunktion 6 avseende fiktiva uppdrag 1, 2 och 3:

Erhållet betyg 5 ger 612 500 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Erhållet betyg 4 ger 492 500 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Erhållet betyg 3 ger 372 500 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Erhållet betyg 2 ger 252 500 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Erhållet betyg 1 ger 0 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Tjänstefunktion 7 avseende fiktiva uppdrag 1, 2 och 3:

Erhållet betyg 5 ger 875 000 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Erhållet betyg 4 ger 705 000 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Erhållet betyg 3 ger 535 000 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3

(30)

Erhållet betyg 2 ger 365 000 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3 Erhållet betyg 1 ger 0 kr för varje respektive uppdrag 1, 2 och 3

Exempel på hur prisavdrag avseende en (1) tjänstefunktion kan gå till:

Avseende Tjänstefunktion 6 erhåller en anbudsgivare följande betyg:

Betyg 3 på fiktiva uppdraget 1 Betyg 4 på fiktiva uppdraget 2 Betyg 5 på fiktiva uppdraget 3

Det resulterar i att anbudsgivaren får prisavdrag enligt följande avseende Tjänstefunktion 6 för fiktiva uppdragen 1, 2 och 3:

372 500 kronor + 492 500 kronor + 612 500 kronor

= 1 477 500 kronor.

Uträkning som ligger till grund för utvärderingen sker enligt följande:

Av anbudsgivaren offererat totalpris för Tjänstefunktion 1 + Av anbudsgivaren offererat totalpris för Tjänstefunktion 2 + Av anbudsgivaren offererat totalpris för Tjänstefunktion 3 + Av anbudsgivaren offererat totalpris för Tjänstefunktion 4 + Av anbudsgivaren offererat totalpris för Tjänstefunktion 5 + Av anbudsgivaren offererat totalpris för Tjänstefunktion 6 + Av anbudsgivaren offererat totalpris för Tjänstefunktion 7

= Summan avser offererat totalpris för alla efterfrågade funktioner, därefter genomförs följande subtraktion (beroende på vilket betyg som erhållits på arbetsproverna) på summan totalpris för alla efterfrågade funktioner:

- Eventuellt prisavdrag på Tjänstefunktion 1 avseende fiktivt uppdrag 1 - Eventuellt prisavdrag på Tjänstefunktion 2 avseende fiktivt uppdrag 1 - Eventuellt prisavdrag på Tjänstefunktion 3 avseende fiktivt uppdrag 1 - Eventuellt prisavdrag på Tjänstefunktion 5 avseende fiktivt uppdrag 1 - Eventuellt prisavdrag på Tjänstefunktion 6 avseende fiktivt uppdrag 1 - Eventuellt prisavdrag på Tjänstefunktion 7 avseende fiktivt uppdrag 1 - Eventuellt prisavdrag på Tjänstefunktion 1 avseende fiktivt uppdrag 2 - Eventuellt prisavdrag på Tjänstefunktion 2 avseende fiktivt uppdrag 2 - Eventuellt prisavdrag på Tjänstefunktion 3 avseende fiktivt uppdrag 2 - Eventuellt prisavdrag på Tjänstefunktion 4 avseende fiktivt uppdrag 2 - Eventuellt prisavdrag på Tjänstefunktion 5 avseende fiktivt uppdrag 2 - Eventuellt prisavdrag på Tjänstefunktion 6 avseende fiktivt uppdrag 2 - Eventuellt prisavdrag på Tjänstefunktion 7 avseende fiktivt uppdrag 2 - Eventuellt prisavdrag på Tjänstefunktion 1 avseende fiktivt uppdrag 3 - Eventuellt prisavdrag på Tjänstefunktion 2 avseende fiktivt uppdrag 3 - Eventuellt prisavdrag på Tjänstefunktion 3 avseende fiktivt uppdrag 3 - Eventuellt prisavdrag på Tjänstefunktion 5 avseende fiktivt uppdrag 3 - Eventuellt prisavdrag på Tjänstefunktion 6 avseende fiktivt uppdrag 3 - Eventuellt prisavdrag på Tjänstefunktion 7 avseende fiktivt uppdrag 3