Möte för ekonomiadministratörer 24 november 2020
Information från Upphandlingsenheten
Eva Rosell
Madelene Gertsson Therese Olausson
Agenda - 24 november
1. Tillbakablick - presentation från tidigare möte 2. Pågående och kommande upphandlingar
3. Ökat spårbarhet vid inköp av varor och tjänster
1. Direktupphandling
2. Övriga fakturor (Region Östergötland)
4. Priskontroller- Hinder/möjligheter?
1. Avtalsdatabas
5. Övriga frågor?
4
Organisation inköp och upphandling vid LiU
Upphandlingsenheten – centralt stöd
Det här är vi som jobbar med upphandling centralt:
Besök oss på: www.liu.se/insidan/inkop
Ledning:
Enhetschef- Eva Rosell
Upphandlingsstrateg - Therese Olausson Upphandlare
Avtalscontroller:
Madelene Gertsson Jessica Thoresson
Covid-19
Effekter och hantering
Covid-19: Drabbade avtalsområden
• Resor
• Laboratorieprodukter och kemikalier (skyddsutrustning, etanol)
• Hotell/Konferensanläggning/Konferensservice
• Städ- och hygien (handdesinfektioner, handskar)
• Datortillbehör/Klienter
• Transporttjänster (Buss/Paketförsändelser)
• Fruktkorgar
• Cateringtjänster
Covid-19: Effekter
• Leveransförseningar / uteblivna leveranser
• Ökade priser
• Inställda resor
• Extra avgifter
• Försvagad ekonomisk stabilitet
• Tillfälliga nedstängningar
Nya ramavtal
De senaste nya lokala ramavtalen
• Fruktkorgar
• Företagshälsovård
• Klienter, Windows och Mac
• Telefoni
• Kaffeautomater
• Entrémattor
• Nätverksprodukter
Pågående och kommande
upphandlingar av ramavtal
Pågående ramavtalsupphandlingar
• Resebyråtjänster
• Tolktjänster, teckenspråk/dövblind/skrivtolkning
• Ergonomiprodukter
• Avfallshantering (farligt avfall)
• Produktionsbyråer
• Laboratorieprodukter
• Mässbyrå
• Prenumerationstjänster (nytt som lokalt ramavtal)
• Konsulter IT-infrastruktur
• Arkitekttjänster
• AV-produkter
Kommande ramavtalsupphandlingar
• Representationsluncher (löper ut 2020-12-31)
• Laboratoriekemikalier (löper ut 2021-11-30)
• Gas för laborativ verksamhet (löper ut 2021-08-31)
• Kyl och frys till laboratoriemiljö (löper ut 2021-05-31)
• IT-resurskonsulter (löper ut 2021-08-13)
• Konferensanläggningar (löper ut 2021-10-08)
• Konferensservice (löper ut 2021-10-08) Med flera…
Ökad spårbarhet vid inköp
av varor och tjänster
”Kommentarer till internrevisionens rapport om inköp och avtalshantering” (LiU-2017-02804)
Rektor gör bedömningen att internrevisionens förslag till åtgärder bör genomföras.
Därutöver avser rektor att initiera ytterligare åtgärder…..
Inköpsvolym / Spend
• Följa utvecklingen
• Se i hur stor omfattning direktupphandlingar sker där vi redan har ramavtal
• Sker det
direktupphandlingar av samma vara / tjänst på flera delar av universitetet
• Uppgår det totala beloppet till en nivå som motiverar en upphandling
• Uppmärkning en gång i månaden
Inköpsanalyser
Skickas varje månad till institutioner / motsvarande
Märkning av direktupphandling
• När man har fakturan i sin inkorg
• Klicka på
Ändra faktura
• Ställ markören i
Avtal med leverantör
• Klicka på
förstoringsglaset
• Välj
Direktupphandling
Gränssnitt LiU och RÖ
• IR revisionsrapport ”Inköp och avtalshantering”
(LiU-2017-02804)
• IR undersökte att faktiska inköp hanterats inom ramen för gällande regelverk samt vid behov ge förslag till förbättringar.
• ”Regioner och landsting – LiU köper en stor mängd tjänster från andra
offentliga aktörer, speciellt sjukvårdspersonal. IR noterar att specifikationer och fakturaunderlag ger inte sällan bristfällig information. Denna tendens gäller inte minst kontakterna med Region Östergötland ”
• ”Det finns indikation på att den nära kontakten mellan universitetet och regionen påverkar tydligheten i informationen på fakturorna på ett negativt sätt. Detta gäller även för fakturor på betydliga belopp.”
2020-11-26 20
Resultat
Den största systematiska bristen är att det för en stor del av granskade fakturor ”inte varit möjligt att avgöra om inköp gjorts från upphandlad leverantör eller genom annat avtal eller överenskommelse.
IR bedömer att det i stort finns ett tillräckligt regelverk med tydlig
vägledning för frågorna vid universitetet. IR bedömer att identifierade brister snarare förklaras av okunskap, felaktig praxis och svag
uppföljning av regelefterlevnaden än ett otillräckligt regelverk.
• IR:s rekommendationer
• Universitetsledningens kommentarer och beslut
2020-11-26 21
Uppdrag
• Genomföra en särskild genomlysning avseende gränssnittet mellan universitet och Region
Östergötland i den aspekt som framkommer i IR rapport.
2019:
• Inköpsvolym 314 MSEK
• Fakturor 3 100
• Fördelning 99% tjänster och 1 % varor
2020-11-26 22
Redovisning
• 49 kostnadskonton
• 4 konton står för knappt 96% av total volym
2020-11-26 23
Konto Namn på konto Summa Andel Antal
fakturor 57010
Ersättning för klinisk utbildning och forskning
253 MSEK 80,7 % 483
57120 Utbildningstjänster 18 MSEK 5,7 % 677 57810 Övriga tjänster 16 MSEK 5,2 % 673 57110 Forskningstjänster 13 MSEK 4,2% 344
Summering 301 MSEK 95,9% 2 177
Resultat
2020-11-26 24
Genomlysningen visar att utav det totalt 314 MSEK som RÖ fakturerat LiU under 2019, fördelar summan enligt nedan identifierade kategorier:
• 245 MSEK avser tjänster med stöd av ALF-medel
• 10 MSEK av ser tjänster för VFU:er/praktikplatser
• 4 MSEK köp av tjänst med grund i avtal för offentlig resurssamordning
• 4 MSEK köp av tjänst med grund i avtal för adjungering
• 15 MSEK tjänst/varuköp övriga kostnadskonton
• 36 MSEK övriga tjänsteköp av personella resurser. Det motsvarar ca 11,6% av den totala volym som avser LiU:s spend gentemot RÖ.
” Internrevisionens rapport om
inköp och avtalshantering” (LiU-2017-02804)”
Internrevisionen lämnar efter genomförd granskning följande rekommendationer:
• Säkerställ att universitetets regler och upphandlingspolicy efterlevs
• Arbeta aktivt med att förbättra dokumentation och diarieföring i ärenden gällande upphandling och inköp.
• Säkerställ att för universitetet bindande avtal tecknas av behöriga personer
• Ställ tydligare krav på leverantörer att hänvisa till avtal eller överenskommelser
• Säkerställ att avtal som reglerar och förtydligar samarbete tecknas med samarbetspartners
Priskontroller
Swetex 581 kr
AA-video 4318 kr
Atea 28 601 kr
MYBW 14 861 kr
Dustin ca 76 000 kr
Supplies Team 9 000 kr
Elfa 17 591 kr
Semantix 32 375 kr
… …
Upphandlingsenhetens
Fakturakontroller resulterar i flera krediteringar
2020 – 215 689
Totalt – lite drygt en halv miljon kr
Frågor?
Tack för oss!
Upphandlingsenheten
upphandling@liu.se
