Lokstödsregistrering i IdrottOnline
INNEHÅLL
Förberedelser för LOK-stödsregistrering ... 2
Att vara inloggad på rätt plats ... 2
Logga in i IdrottOnline ... 2
Roller ... 3
Söka upp en Person i medlemsregistret ... 3
Att ge tränaren rätt roll ... 4
Skapa en grupp ... 6
Redigera grupp ... 7
Skapa en Aktivitetskalender... 8
Förval för aktiviter ... 8
Del 2 - Skapande av Aktiviteter ... 9
Aktivitet (Träningar) ... 10
Skapa aktiviteter ... 10
Redigera aktivitet ... 11
Närvaroregistrera aktivitet ... 12
Närvaroregistrering i datorns webbläsare. ... 12
Närvaroregisrering i Mobilappen IdrottOnline ... 13
Bilaga ... 14
Lägga till en person till medlemsregistret ... 14
Text och bilder i denna manual är till stor del lånade från www.idrottOnline.se
FÖRBEREDELSER FÖR LOK-STÖDSREGISTRERING
För att kunna utföra alla steg i denna manual måste användaren ha Rollen Klubbadministratör, i IdrottOnline.
För att en tränare/lagledare ska kunna registrera LOK-stöd krävs några förberedande åtgärder i IdrottOnline.
1. Ledaren får Rollen LOK-ledare (eller annan Aktivitetsledarroll).
2. En grupp skapas, där ledaren markeras som Gruppadministratör.
3. En kalender skapas för Gruppens aktiviteter (träningar/matcher).
4. Den skapade gruppen fylls på med medlemmar (deltagare i träningsgruppen).
5. Aktiviteter skapas och ledaren markeras där som ledare.
6. Närvaron på Aktiviteterna registreras.
7. LOK-stödsansökan skickas in 2 ggr per år.
Punkterna 1-3, sköts av Klubbadministratören
Punkterna 4, 5 och 6 kan skötas av Ledaren eller av Klubbadministratören.
Punkt 7 sköts av personen som har Rollen Kassör eller LOK-stödsansvarig firmatecknare. Denna punkt tas inte upp i denna manual.
ATT VARA INLOGGAD PÅ RÄTT PLATS
I IdrottOnline kan man vara inloggad på två olika nivåer, i Förening eller i en Idrott. Vilka idrotter som är möjliga att vara inloggad i beror på vilka Specialidrottsförbund (t.ex. Fotbollsförbundet, Ridsportförbundet), som föreningen är medlem i.
• I Förening loggar man in om man vi se och jobba med föreningens hela medlemsregister.
Exempel på tillfällen när det är lämpligt att vara inloggad i förening är:
o Att söka fram personer och tillsätta roller och behörigheter.
o Att avsluta medlemskap
• I idrott loggar man lämpligen när man ska skapa:
o Kalendrar o Grupper
o Aktiviteter (träningar)
LOGGA IN I IDROTTONLINE
Inloggning kan ske på www.idrottOnline.se, eller på föreningens IdrottOnline-hemsida.
Klicka på hänglåset på sidan och ange ditt användarnamn (ditt personnummer) och ditt lösenord.
ROLLER
I IdrottOnline bestäms en persons rättigheter mestadels genom att de tilldelas Roller. Om en ledare som ska närvaroregistrera aktiviteter behöver Rollen LOK-ledare.
SÖKA UPP EN PERSON I MEDLEMSREGISTRET
Om den som ska vara tränare eller ledare för en grupp inte finns i IdrottOnlines medlemsregister måste den personen läggas till.
Instruktioner för detta finns i slutet på denna manual.
1. Klicka på "Administration" i toppmenyn.
2. Klicka på "Personer" i vänstermenyn.
Kom ihåg!
Står man under "Förening" så kan man söka fram samtliga medlemmar i föreningen, oavsett om medlemmen är markerad som
”Aktiv i idrott” eller inte.
Står man under en idrott (sektion) så kan man endast söka fram samtliga medlemmar som är markerade som ”Aktiv i idrott” i den idrott du är inloggad i.
3. På raden ovanför rubriken Administration, kan man byta mellan Förening och Idrott, välj Förening, och Byt om ett annat val är gjort.
4. Om man klickar på knappen "Sök" utan att fylla i något i sökfälten så visas samtliga medlemmar i föreningen/aktiva i sektionsidrotten.
5. Man kan söka på namn, födelsedatum, personnummer och IdrottsID i fältet för "Sök person".
6. Sökresultatet visas längre ner på sidan.
ATT GE TRÄNAREN RÄTT ROLL
1. I sökresultatet från förra avsnittet, klicka på personens namn för att komma åt och redigera personen.
2. Till höger kan man se roller som personen har blivit tilldelad, för att lägga till eller ta bort roller så klicka på "Redigera".
3. Under rubriken Filtrera roller finns ett fält där man kan välja var i Föreningen rollen ska gälla; i Förening eller en Idrott.
Ska ledaren var ledare i t.ex. Fotboll, välj Fotboll.
4. Under rubriken Alla roller, leta fram rollen LOK-ledare, och kryssa för den.
5. Klicka på Välj.
6. Klicka på knappen "Spara".
SKAPA EN GRUPP
För att förenkla administrationen i föreningen, så är det klokt att dela upp föreningen i Grupper.
Här ska vi skapa en träningsgrupp, som ledaren ska skapa aktiviteter för.
Ledaren kommer också att kunna lägga till och ta bort medlemmarna i gruppen.
1. Klicka på "Administration" i toppmenyn.
2. Klicka på "Grupper" i vänstermenyn.
3. Klicka på "Skapa grupp ".
4. Skriv gruppens namn och välj vilken idrott som gruppen ska vara kopplad till.
Ofta är det klokt att inte namnge gruppen med årets namn som ingående komponent. Om vi t.ex. anger namnet Innebandy flickor 2021, så kommer inte gruppens namn att vara aktuellt år 2022, och en förändring måste då göras. Att ange födelseår på de ingående personerna kan då vara klokare. Kom gärna överens i föreningen/sektionen om hur ni namnger era grupper.
Lite överkursinfo:
Välj en idrott om gruppen är idrottsrelaterad, t.ex. ett lag eller en träningsgrupp. Det ska vi göra här!
Välj Förening om gruppen är föreningsrelaterad, t.ex. en styrelsegrupp eller om det är en Familj som ska skapas.
5. Klicka på rubriken Lägg till person.
6. Börja skriva ledarens namn under "Person".
7. När ledarens namn dyker upp - klicka på namnet.
8. Det går nu att upprepa detta och lägga till flera deltagare de visas alla i fältet Person.
9. Klicka på "Lägg till"-knappen.
8. Personerna kommer nu att visas under rubriken Medlemmar, längre ned i fönstret.
9. De ledare som ska kunna redigera gruppen (lägga till och ta bort deltagare), kryssas för i kolumnen Gruppadmin.
10. Om några fler personer ska läggas till, upprepa punkterna ovan.
REDIGERA GRUPP
1. Klicka på "Administration" i toppmenyn.
2. Klicka på "Grupper" i vänstermenyn.
3. Sök fram gruppen du vill redigera och klicka på gruppnamnet.
4. I den här vyn kan man bland annat redigera gruppnamnet, lägga till/ta bort/redigera gruppmedlemmar, se vad gruppen har för ID och idrottskoppling. Man ser även om det finns några obetalda avgifter inom gruppen.
5. För att spara eventuella ändringar klickar man på "Spara" i högra hörnet högst upp eller längst ner.
Uppdateringar av medlemmar (borttagna/tillagda) kan ibland dröja en liten stund innan de slår igenom i eventuella aktiviteter kopplade till gruppen.
SKAPA EN AKTIVITETSKALENDER
Aktiviteten (träningen) ska läggas i en Aktivitetskalender. Ofta är det klokt att göra en kalender för varje träningsgrupp. Det är då klokt att döpa kalendern till samma namn som Gruppen.
1. Logga in på föreningens IdrottOnline-sida.
2. Klicka på "Aktivitet" i toppmenyn.
3. Klicka på "Kalendrar" i vänstermenyn.
4. Klicka på "Skapa aktivitetskalender" till höger på sidan.
5. Obligatoriska fält är markerade med röd stjärna.
a. Namn, (rekommendation; ge kalendern samma namn som träningsgruppen).
b. Välj vilken idrott som kalendern ska vara kopplad till.
6. Klicka på "Spara"-knappen.
FÖRVAL FÖR AKTIVITER
• Förvald aktivitetstyp innebär att den aktivitetstyp som har valts är förvald när man skapar en ny aktivitet. Men man kan självklart ändra till en annan aktivitetstyp också. Ofta är Träning, den aktivitet som utförs oftast, och i så fall är det klokt att föra det förvalet.
• Förvalda grupper innebär att de gruppmedlemmar från den grupp/de grupper som har valts automatiskt finns med som deltagare på aktiviteterna. Men man kan självklart lägga till och ta bort deltagare manuellt från aktiviteterna också.
Observera att om en ny person läggs till i gruppen så kommer den personen endast med i aktiviteter från och med datumet som denne lades till i gruppen. Och om en person tas bort från gruppen så kommer den personen bli borttagen från aktiviteterna som är från och med datumet som denne blev borttagen från gruppen.
• Oftast är inte ledare ett alternativ som ska förväljas, då det kan leda till förvirring.
DEL 2 - SKAPANDE AV AKTIVITETER
Följande avsnitt kan utföras av Klubbadministratören eller av den ledare som har ska ha hand om Gruppen och deras aktiviteter.
Ofta är det klokt att Ledaren tar ansvaret för att skapa Aktiviteter och lägga till/ta bort, deltagare i gruppen, då det är ledaren snarare än Klubbadministratören som har vetskap om vad som händer på träningar och tävlingar.
AKTIVITET (TRÄNINGAR)
En aktivitet kan vara olika typer av sammankomster. I detta dokument fokuserar vi enbart på ”träningar” (och tävlingar);
aktiviteter som ska närvaroregistreras, och därmed ingå i ansökan för LOK-stöd.
SKAPA AKTIVITETER
1. Klicka på "Aktivitet" i toppmenyn.
2. Klicka på Aktiviteter i vänstermenyn.
3. Klicka på knappen Skapa aktivitet i fönstrets högra del.
4. Obligatoriska fält är markerade med röd stjärna.
a. Väl den kalender dit aktiviteten ska läggas.
b. Kontrollera Idrott, fyll i ett Namn på träningen och Plats (ange åtminstone ort)
Per automatik är det valt att aktiviteterna ska närvaroregistreras (LOK-stödsregistreras).
5. Om aktiviteten ska upprepas så klickar man på "Redigera" under rubriken "Upprepning".
6. Välj hur ofta upprepningen ska ske och när upprepningen ska upphöra.
7. För att lägga till upprepningarna klickar man på "Välj".
8. När man fyllt i fälten så klickar man på "Spara"-knappen.
9.
REDIGERA AKTIVITET
1. Klicka på "Aktivitet" i toppmenyn.
2. Klicka på "Aktiviteter" i vänstermenyn.
3. Sök fram aktiviteter genom att välja att söka på aktivitetsnamn, en specifik kalender, plats, grupp eller ledare. Du kan också välja att söka aktiviteter mellan två datum.
4. Man kan också göra en utökad sökning, det gör att man kan filtrera ännu mer specifikt. För att göra en utökad sökning, klicka på "Utökad sökning" och fyll i önskade fält.
5. När du fyllt i sökfälten du önskar filtrera på, klicka på "Sök".
6. Längre ner på sidan visas sökresultatet av aktiviteterna som filtrerats fram. Genom att klicka på aktivitetens namn så kommer man in till aktiviteten. Där kan man då redigera aktiviteten och även bland annat lägga till deltagare.
7. När en upprepad aktivitet redigerats frågar systemet om förändringarna ska införas på fler aktiviteter i den upprepade serien av aktiviteter.
NÄRVAROREGISTRERA AKTIVITET
Närvaroregistrering av en aktivitet kan ske via datorns webbläsare eller via en mobilapp.
NÄRVAROREGISTRERING I DATORNS WEBBLÄSARE.
1. Klicka på "Aktivitet" i toppmenyn.
2. Klicka på "Närvaroregistrering" i vänstermenyn.
3. Här kan du söka fram aktiviteter som du kan registrera. Per automatik så är det filtrerat på aktiviteter med dig som ledare, på aktiviteter under dagens datum och under sex månader tidigare som inte blivit registrerade.
4. Vill du specificera din sökning ytterligare, klicka på "Utökad sökning" för att få mer sökparametrar att välja bland.
5. När du filtrerat klickar du på "Sök"
6. Markera aktiviteterna som du vill registrera.
7. Klicka på "Närvaroregistrera".
8. Varje person står som "Närvarande", var någon person frånvarande ändrar du till "Ej närvarande" genom att klicka på knappen.
9. Klicka på "Närvaroregistrera".
NÄRVAROREGISRERING I MOBILAPP EN IDROTTONLINE Använd appen när du i datorn har skapat årets/terminens aktiviteter
1. Logga in i appen, med samma uppgifter som du använder i datorn.
2. Välj förening
3. Välj den Grupp du vill Närvaroregistrera aktivitet för, eller lägga till/ta bort medlemmar i.
Klicka bort frånvarande deltagare
Lägg till person som deltar endast detta tillfälle (läggs inte in i gruppen
permanent)
Fliken Aktiviteter + Klicka på aktivitet
Redigera aktivitet Start/Slut m.m.
Registrera aktivitet:
Spara närvaro
Fliken Deltagare Skapa nytt
aktivitetstillfälle Backa till föregående
fönster
Närvaroregistrering
Backa till föregående fönster Backa till
föregående fönster
Lägg till/Ta bort medlemmar i Gruppen
Redigera Deltagare
i Gruppen
BILAGA
LÄGGA TILL EN PERSON TILL MEDLEMSREGISTRET 1. Klicka på "Administration" i toppmenyn.
2. Klicka på "Personer" i vänstermenyn.
3. Står man under "Förening" så lägger man till medlemmen i föreningen och kan markera medlemmen aktiv i flera olika idrotter. Står man under en sektion så lägger man till medlem i föreningen och per automatik blir personen markerad som aktiv i idrotten.
4. Klicka på "Lägg till medlem" till höger på sidan.
5. Fyll i fullständigt personnummer så hämtas namn och adress automatiskt från Skatteverket.
• Har man inte tillgång till personens fullständiga personnummer så fyller man i födelsedatumet och bockar sedan i rutan "Ofullständigt personnummer".
• Har personen inte ett fullständigt personnummer och är utländsk så fyller man i födelsedatumet och bockar sedan i rutorna "Ofullständigt personnummer" och "Utländsk person".
Uppgifter såsom namn och adress behöver då fyllas i manuellt. Om personen har markerats som utländsk person behöver även en nationalitet att väljas.
• Observera att en svensk medlem med ofullständigt personnummer inte är LOK-stödsberättigad vilket gör att föreningen inte kan få LOK-stödsbidrag för denna medlem. Är personen utländsk så är medlemmen LOK- stödsberättigad.
6. Klicka på "Nästa".
