Granskning av kommunens arbete med att få individer som uppbär ekonomiskt bistånd till egen försörjning

Revisionsrapport

Erika Brolin Ellen Håkansson Augusti 2018

Granskning av kommunens

arbete med att få individer

som uppbär ekonomiskt bi-

stånd till egen försörjning

Söderhamns kommun

Innehåll

Sammanfattning och revisionell bedömning ... 2

1. Inledning ... 4

1.1. Bakgrund ... 4

1.2. Revisionsfråga ... 4

1.3. Revisionskriterier ... 4

1.4. Kontrollmål ... 4

1.5. Avgränsning ... 5

1.6. Metod ... 5

2. Iakttagelser och bedömningar ... 6

2.1. Mål, riktlinjer och rutiner ... 7

2.1.1. Iakttagelser ... 7

2.1.2. Bedömning ... 9

2.2. Samverkan och samarbete... 9

2.2.1. Iakttagelser ... 10

2.2.2. Bedömning ... 11

2.3. Uppföljning av resultat och effekter ... 11

2.3.1. Iakttagelser ... 11

2.3.2. Bedömning ... 12

2.4. Rapportering till nämnden ... 13

2.4.1. Iakttagelser ... 13

2.4.2. Bedömning ... 13

Sammanfattning och revisionell be- dömning

På uppdrag av Söderhamns kommuns förtroendevalda revisorer har PwC granskat om arbetsmarknads- och socialnämnden säkerställer att individer som uppbär ekonomiskt bistånd får tillgång till ändamålsenliga insatser för att i framtiden nå egen försörjning.

Granskningen har främst koncentrerats till insatser via kommunens arbetsmarknadsen- het, även om övriga åtgärder också till viss del berörs i rapporten.

Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att ar- betsmarknads- och socialnämnden i begränsad utsträckning har säkerställt att individer som uppbär ekonomiskt bistånd får tillgång till ändamålsen- liga insatser för att i framtiden nå egen försörjning.

Vi konstaterar bland annat att politiskt antagna mål för det granskade området saknas.

Därutöver saknas även dokumenterade rutiner för uppföljning av insatsernas resultat och effekter. Vi bedömer det väsentligt att mål formuleras, bland annat i syfte att underlätta löpande uppföljning, utvärdering och rapportering.

Vi noterar att det finns etablerade arbetssätt vad gäller att stötta biståndstagare till egen försörjning men att dessa endast till viss del är dokumenterade. Vi noterar även att ar- betsmarknads- och socialnämnden har utmaningar i att möta behoven av adekvata insat- ser för vissa målgrupper och bedömer att nämnden bör utvärdera aktuella insatser i syfte att säkerställa att dessa möter befintliga och kommande behov.

Den sammanfattande bedömningen baseras på en sammanvägning av bedömningarna för nedanstående kontrollmål.

Kontrollmål Kommentar

Kontrollmål 1

Det finns tydliga mål, riktlinjer och rutiner för insatserna.

Ej uppfyllt

Arbetsmarknads- och socialnämnden har ej formulerat mål inom det granskade området.

Vissa mål finns dock formulerade på tjänste- mannanivå. Vi ser det som väsentligt att nämnden tydliggör den politiska viljeriktning- en och konkretiserar den i mål.

Det finns etablerade arbetssätt vad gäller att stötta biståndstagare till egen försörjning.

Dessa är dock endast till viss del dokumente- rade.

Kontrollmål 2

Det finns rutiner för samverkan och samarbete.

Delvis uppfyllt

Samverkan sker med relevanta parter och ett arbete pågår dessutom för utökad sådan. Vi noterar att nämnden har utmaningar i att

finna adekvata insatser för vissa målgrupper och bedömer att arbetsmarknads- och social- nämnden bör utvärdera aktuella insatser i syfte att säkerställa att dessa möter befintliga och kommande behov.

Kontrollmål 3

Det sker en tillfredsställande uppföljning av insatsernas resul- tat och effekter.

Delvis uppfyllt

Viss uppföljning sker och den är till viss del dokumenterad. Vi ser det som väsentligt att arbetsmarknads- och socialnämnden utarbetar och kommunicerar rutiner för uppföljning i syfte att säkerställa att insatserna ger önskade resultat och effekter.

Kontrollmål 4

Det sker en tillfredsställande rapportering av insatserna till nämnden.

Delvis uppfyllt

Rapportering till arbetsmarknads- och social- nämnden sker utifrån både verksamhets- och ekonomiskt perspektiv. Politiskt formulerade mål för det granskade området saknas dock. I syfte att tydliggöra rapporteringen rekommen- derar vi att arbetsmarknads- och socialnämn- den utarbetar och kommunicerar mål som kontinuerligt och med spårbarhet genom ex- empelvis protokoll följs upp.

Mot bakgrund av granskningsresultaten lämnar vi nedanstående rekommendationer till arbetsmarknads- och socialnämnden.

Rekommendationer

 Att utarbeta mål för det granskade området samt säkerställa kommunicering av dessa till samtliga berörda verksamheter

 Att utarbeta och kommunicera rutiner för aktualiseringsförfarandet från myndig- het till arbetsmarknadsenheten

 Att analysera ledtiderna från myndighetsbeslut till insats via arbetsmarknadsen- heten, orsaker till eventuella långa sådana samt utifrån detta vidta eventuella nöd- vändiga åtgärder

 Att utarbeta och kommunicera rutiner för uppföljning i syfte att säkerställa att in- satserna ger önskade resultat och effekter

 Att utvärdera aktuella insatser i syfte att säkerställa att dessa möter befintliga och kommande behov

1. Inledning

1.1. Bakgrund

Att ha ett arbete är viktigt för både individen och samhället. En viktig förutsättning för en ekonomiskt stabil kommun är att arbetslösheten minskar/hålls på en låg nivå och att an- talet arbetstillfällen säkras.

Framgångsrika åtgärder i arbetet mot arbetslöshet ger de arbetssökande möjligheter till en meningsfull sysselsättning i form av t.ex. utbildning, praktik eller arbete, samtidigt som kommunens kostnader för ekonomiskt bistånd kan minska. För att lyckas med detta krävs en fungerande samverkan både internt och externt samarbete med parter som ex- empelvis Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och näringsliv.

I Söderhamns kommun finns inom arbetsmarknad- och socialförvaltningen en arbets- marknadsenhet, som erbjuder stöd till personer som har svårt att få en förankring på ar- betsmarknaden.

2015 och 2016 var arbetslösheten i kommunen bland ungdomar 16-24 år 14,6 % respek- tive 12,7 %. Detta var högre än för samma grupp sett över hela länet¹. De förtroendevalda revisorerna i Söderhamns kommun har i sin riskanalys funnit skäl att granska kommu- nens arbete med att hjälpa biståndstagare till sysselsättning och egen försörjning.

1.2. Revisionsfråga

Säkerställer arbetsmarknads- och socialnämnden att individer som uppbär ekonomiskt bistånd får tillgång till ändamålsenliga insatser för att i framtiden nå egen försörjning?

1.3. Revisionskriterier

 Socialtjänstlag (2001:453)

 Lokala rutiner och riktlinjer för området

1.4. Kontrollmål

 Det finns tydliga mål, riktlinjer och rutiner för insatserna.

 Det finns rutiner för samverkan och samarbete.

 Det sker en tillfredsställande uppföljning av insatsernas resultat och effekter.

 Det sker en tillfredsställande rapportering av insatserna till nämnden.

1 Ungdomar i länet 16-24 år: 12,9% 2015 och 11,8 % 2016 enligt kommunens Mål- och resursplan 2016- 2019.

1.5. Avgränsning

Granskningen avgränsas till att omfatta arbetsmarknads- och socialnämndens försörj- ningsenhet och arbetsmarknadsenhet. Då förändringsarbete med biståndsmottagare inte alltid består av arbetsmarknadsinsatser, berörs också övriga åtgärder till viss del i gransk- ningen även om fokus koncentreras till arbetsmarknadsenheten.

1.6. Metod

Granskningen har genomförts genom granskning av relevanta styrande och stödjande dokument. Därutöver har intervjuer genomförts med följande funktioner:

 Arbetsmarknads- och socialnämndens ordförande

 Förvaltningschef för arbetsmarknads- och socialförvaltningen

 Verksamhetschef för försörjningsenheten

 Enhetschef för försörjningsenheten

 Verksamhetscontroller

 Verksamhetschef för Resurscentrum

 Enhetschef för arbetsmarknadsenheten

 Personalrepresentanter från försörjningsenheten respektive Resurscentrum

2. Iakttagelser och bedömningar

Gällande bestämmelser

I 3 kap. 2 § socialtjänstlagen² (SoL) framgår bland annat att socialnämnden ska ta initiativ till och bevaka att åtgärder vidtas för att skapa goda förhållanden för grupper som har behov av samhällets särskilda stöd. Vidare stipuleras att socialnämnden i sin verksamhet ska främja den enskildes rätt till arbete, bostad och utbildning.

Socialtjänstlagens fjärde kapitel reglerar rätten till ekonomiskt bistånd. Av 4 kap. 1 § So framgår att den som inte själv kan tillgodose sina behov eller få dem tillgodosedda på an- nat sätt har rätt till bistånd från socialnämnden. Biståndet ska tillförsäkra den enskilde en skälig levnadsnivå. Den som inte kan försörja sig men som kan arbeta har rätt till bistånd om han/hon står till arbetsmarknadens förfogande. Om godtagbara skäl finns har den enskilde rätt till försörjningsstöd även om han/hon inte står till arbetsmarknadens förfo- gande.

I enlighet med 4 kap. 4 § SoL får socialnämnden begära att den som får försörjningsstöd under viss tid ska delta i av nämnden anvisad praktik eller annan kompetenshöjande verksamhet om den enskilde inte har kunnat erbjudas någon lämplig arbetsmarknadspoli- tisk åtgärd. Syftet med praktiken eller den kompetenshöjande verksamheten är att ut- veckla den enskildes möjligheter att i framtiden försörja sig själv och ska utformas med skälig hänsyn till den enskildes individuella önskemål och förutsättningar. I enlighet med 4 kap. 5 § SoL får fortsatt försörjningsstöd vägras eller nedsättas om den enskilde utan godtagbart skäl avböjer att delta i, eller uteblir från, sådan insats.

Ekonomiskt bistånd i Söderhamns kommun

I Söderhamns kommuns årsredovisning för 2017 framgår att det ekonomiska biståndet under året legat på en fortsatt hög nivå och med stor sannolikhet kommer att öka. Den stora flyktingströmmen år 2015 framhålls som en av anledningarna till detta. Kommu- nens behov av arbetskraft möter svårigheter i och med att en stor andel invånare inte är rustade för att klara av arbetsmarknadens krav. Söderhamns kommun noterar att perso- ner som är nyanlända i Sverige och Söderhamn i för låg utsträckning kommer ut i arbets- livet eller till studier, vilket medför ett behov av ekonomiskt bistånd för att klara sin för- sörjning.

Andelen hushåll som erhållit ekonomiskt bistånd under minst tio månader av året är ett av de strategiska nyckeltal som kommunfullmäktige, enligt mål- och resursplan 2016- 2019, följer.

Organisation

I Söderhamns kommun består försörjningsenheten av två delar; biståndsgruppen respek- tive råd och stöd. Biståndsgruppen ansvarar för myndighetsutövningen, det vill säga

2 Socialtjänstlag (2001:453)

handläggningen av det ekonomiska biståndet medan råd och stöd ansvarar för stödjande och motiverande insatser. I första hand arbetar råd och stöd förändringsinriktat med in- divider som är närmare arbetsmarknaden medan myndighetssidan arbetar med de som står längre från arbetsmarknaden, exempelvis långtidssjukskrivna.

Arbetsmarknadsenheten (AME) i Söderhamns kommun återfinns på Resurscentrum (som är samlingsnamnet för hela verksamheten som ska stödja personer och organisationer).

På Resurscentrum finns åldersuppdelningen ungdomar (upp till 25 år) respektive vuxna (över 25 år). Vad gäller ansvarsfördelningen mellan socialsekreterare inom råd och stöd samt konsulent på AME framhålls bland annat att socialsekreteraren ansvarar för det samordnande och motiverande arbetet medan konsulenten ansvarar för att hitta praktik- plats, fungera som arbetsgivarrepresentant vid anställning etc.

2.1. Mål, riktlinjer och rutiner

Det finns tydliga mål, riktlinjer och rutiner för insatserna.

2.1.1. Iakttagelser

I kommunens mål- och resursplan för 2016-2019 framgår att kommunfullmäktige har beslutat om ett antal uppdrag till nämnder och bolag. Med bäring på det granskade områ- det har fullmäktige bland annat beslutat följande:

 Att uppdra till arbetsmarknads- och socialnämnden att i samverkan med andra nämnder, Arbetsförmedling och andra införa ett Komhall och fortsätta 100- jobbprojektet.

I granskningen framkommer att ändringar skett avseende ovanstående uppdrag. I proto- koll från kommunfullmäktiges sammanträde 2015-11-30 framgår bland annat att arbets- marknads- och socialnämnden återkommit med en begäran om delfinansiering för att möjliggöra sitt åtagande och att fullmäktige bland annat beslutat att under perioden 2016- 2019 årligen konstant tillhandahålla 50 årsplatser. Vad gäller inrättandet av Komhall framgår i protokoll från arbetsmarknads- och socialnämndens sammanträde 2016-02-22 att nämnden utifrån dåvarande läge saknade utrymme i budget för detta, varför beslut om omprioritering inom befintlig budgetram fattades. Beslutet innebar att 15 av 28 årsplatser i OSA (offentligt skyddat arbete) omvandlades till Komhall.

Vid intervjuer framkommer att barnfamiljer, ungdomar samt utrikesfödda personer utgör prioriterade grupper vad gäller insatser från nämnden. Vi har i granskningen dock inte kunnat finna att denna prioritering är dokumenterad.

Mål

Vid intervjuer framkommer att inga mål eller tydliga målsättningar vad gäller det grans- kade området finns från politiskt håll. Att arbetet med att sänka försörjningsstödet är en viktig fråga uppges vara underförstått men någon dokumenterad prioritering finns inte vid granskningstillfället. Personalrepresentanter beskriver vid intervjuer att de inte har

att stötta individer till egen försörjning.

En styrgrupp bestående av representanter från Arbetsförmedlingen, socialtjänsten, Re- surscentrum, utbildningssamordnare samt av och till även Region Gävleborg arbetar med bland annat sysselsättningsfrågan i kommunen. I granskningen framkommer att styr- gruppen på tjänstemannanivå har formulerat följande tre mål:

 Sänka totala arbetslösheten för ungdomar

 Sänka försörjningsstödet för ungdomar

 Höja utbildningsnivån

De två första målen är desamma som de samverkansmål som finns formulerade inom ramen för Lokal överenskommelse mellan Söderhamns kommun och Arbetsförmedlingen Söderhamn angående ungdomssamverkan (se mer under punkt 2.2.1).

Rutiner

Rutinsamling ekonomiskt bistånd (senast reviderad 2017-05-24) innehåller bland annat checklistor och rutiner för handläggningens olika moment och tänkbara scenarion. Exem- pelvis framgår vilka kontroller som ska göras i samband med nybesök respektive vid må- nadsvisa uppföljningar. Dessa kontroller utgörs till exempel av huruvida den enskilde va- rit aktivt arbetssökande eller har ett giltigt läkarintyg för sjukskrivning. Detta ligger till grund för den fortsatta planeringen i syfte att stötta personen till egen försörjning. I rutin- samlingen återfinns även en vägledning kring hantering av biståndsansökan när sökanden uteblivit från arbetsmarknadsåtgärd.

För Resurscentrum finns ett dokument för rutiner vid start, uppföljning och avslut, date- rat 2017-06-14. I detta dokument framgår bland annat att alla som anvisas till Resurs- centrum ska ha en planering som överenskommits med beställare.

Ovan nämnda rutindokument innehåller även uppgifter om hur Resurscentrum ska orga- nisera och leda arbetsmarknadsåtgärder, exempelvis genom att utgå från Arbetsför- medlingens och andra myndigheters handlingsplaner, att skräddarsy lösningar för indivi- den samt att bidra till att människors beroende av ekonomiskt bistånd minimeras. Arbetet utgår från verksamhetsidén Stödjande och utvecklande för person och organisation.

Vid intervjuer framkommer att tydliga rutiner saknas vad gäller aktualisering till Resur- centrum, vilket medför att aktualiseringar sker på olika sätt. De intervjuade personalre- presentanterna framhåller en i huvudsak fungerande intern dialog även om dokumente- rade rutiner saknas.

Utvecklingsarbete

I årsredovisningen för 2017 framgår att nämnden i september beslutade om kostnadsre- duktioner. Kostnadsreduceringen innebar bland annat en minskning av verksamhetsin- nehållet på Resurscentrum. Enligt uppgifter vid intervju har detta dock ej påverkat bi-

ståndssökandes möjligheter till kommunal arbetsmarknadsinsatser. Därutöver fick för- valtningen i uppdrag att genomföra förändrade rutiner för arbetet med försörjningsstöd.

2017 inleddes ett utvecklingsarbete inom försörjningsenheten. Inom ramen för detta har bland annat olika processer setts över, dels för att optimera arbetsgruppen och dess kom- petens, dels för att säkerställa rutiner och effektivisering för en smidigare ärendehante- ring. Ett av de identifierade utvecklingsbehoven avser hög arbetsbelastning, vilket besk- rivs medföra utmaningar i att hinna med ett aktivt förändringsarbete utifrån klientens behov.

Parallellt med digitaliseringsprocessen pågår även ett arbete med att digitalisera hante- ringen av ekonomiskt bistånd i Söderhamns kommun. I detta ligger även en plan om automatisering, det vill säga att vissa delar av handläggningen ska kunna skötas av en robot.

Syftet med digitaliseringen uppges vara att frigöra tid för socialsekreterare att arbeta mer förändringsinriktat med kommunens biståndsmottagare.

Genomförandeplaner på individnivå

Oavsett om den enskilde är aktuell på arbetsmarknadsenheten eller inte uppges förutsätt- ningarna för bistånd dokumenteras i löpande journalföring. Vid granskningstillfället på- går ett arbete med att införa genomförandeplaner där tanken på sikt är att varje bistånds- sökande ska ha en plan upprättad i samråd mellan socialsekreterare. Planen syftar till att tydliggöra den enskildes mål och förutsättningar att nå egen försörjning. Mallen för ge- nomförandeplanen kommer att finnas i Procapita. Implementering av genomförandepla- ner planeras till hösten 2018.

2.1.2. Bedömning

Vi bedömer kontrollmålet som ej uppfyllt.

Arbetsmarknads- och socialnämnden har ej formulerat mål inom det granskade området.

Vi noterar dock att vissa mål finns formulerade på tjänstemannanivå. Vi ser det som vä- sentligt att arbetsmarknads- och socialnämnden tydliggör den politiska viljeriktningen och konkretiserar den i mål.

Vi noterar att det finns etablerade arbetssätt vad gäller att stötta biståndstagare till egen försörjning. Dessa är dock endast till viss del dokumenterade. I syfte att säkerställa att biståndsmottagare får likvärdiga förutsättningar för adekvata insatser från AME rekom- menderar vi att arbetsmarknads- och socialnämnden utarbetar och kommunicerar rutiner för aktualiseringsförfarandet.

Vi ser positivt på det utvecklingsarbete, bland annat med syfte att frigöra tid för socialsek- reterare att arbeta förändringsinriktat med de biståndssökande, som pågår.

2.2. Samverkan och samarbete

Det finns rutiner för samverkan och samarbete.

I enlighet med vad som framgår under punkt 2.1.1 sker en formaliserad samverkan mellan Arbetsförmedlingen, socialtjänsten, Resurscentrum, utbildningssamordnare samt Region Gävleborg. Representanter för ovanstående verksamheter utgör en styrgrupp för syssel- sättningsfrågan i kommunen.

Vid intervjuer framkommer att den interna samverkan mellan socialtjänsten och Resurs- centrum är tydlig i och med att socialsekreterare inom råd och stöd är samlokaliserade med Resurscentrum. På plats finns även arbetsförmedlare, vilket framhålls som positivt i samarbetet med Arbetsförmedlingen. Utöver detta har några av Resurscentrums konsu- lenter fått kundvärdsbehörighet i Arbetsförmedlingens system för att möjliggöra en un- derlättad samverkan. Tillgången till uppgifterna begränsas till att gälla de personer som konsulenten ansvarar för och bygger på samtycke från den enskilde.

Lokalt finns sedan 2007 en överenskommelse mellan Söderhamns kommun och Arbets- förmedlingen Söderhamn angående ungdomssamverkan, kallad Högtrycket, vilket inne- fattar unga i åldrarna 16-24 år som varken studerar, arbetar eller som är undersysselsatta.

Syftet är att fånga upp alla arbetslösa ungdomar och hitta individuella lösningar som leder till studier, praktik och/eller arbete. Samtliga ungdomar som är aktuella inom Högtrycket tilldelas en arbetsmarknadskonsulent.

Vid intervjuer framkommer att ledtiderna mellan beslut om ekonomiskt bistånd och in- sats på Resurscentrum behöver förkortas. Vi har i granskningen inte kunnat ta del av uppgifter om hur långa ledtiderna är i dagsläget. För att skapa förutsättningar för att för- korta tiderna mellan beslut och insats framhålls det vid intervjuer finnas ett behov av en analys av ledtiderna samt orsakerna till dessa.

De intervjuade beskriver beroendet av andra parter som exempelvis Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen och de lagar, satsningar och dylikt som dessa har att förhålla sig till som avgörande för hur den kommunala verksamheten kan bedrivas. Vid intervjuer framhålls en utmaning i att kunna möta behoven av insatser främst för individer med låga kunskaper i det svenska språket och som har en bristfällig arbetslivsbakgrund. Därutöver framhålls även svårigheter i att erbjuda adekvata insatser för individer med funktionsva- riationer samt individer i missbruk. Detta framhålls medföra risker i form av bland annat fortsatt beroende av ekonomiskt bistånd för att klara sin försörjning. I ljuset av detta lyfts intern samverkan med andra delar av socialtjänsten samt samverkan med vården fram som betydande faktorer för ett framgångsrikt förändringsarbete. I nämndens årsredovis- ning för 2017 framgår att ett fortsatt arbete även krävs med att finna fler arbetsplatser som tar emot personer i någon form av arbetsmarknadspolitisk insats.

Enhetschefen för försörjningsenheten deltar i samverkansmöten med psykiatrin. På indi- vidnivå beskrivs SIP-möten (samordnad individuell plan) genomföras för de individer som har behov av insatser från både socialtjänst samt hälso- och sjukvård. Med stöd av Samordningsförbund Gävleborg finns dessutom i Söderhamns kommun Trisam; en struk- tur och arbetsmetod att arbeta med rehabilitering i samverkan mellan vården, socialtjäns- ten, Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen. Vid intervjuer beskrivs svårigheter med att få vårdinstanser att ansluta sig till samarbetet. Vi noterar i nämndens årsredovisning för 2017 att arbetet med att utveckla samverkan med fler ingående hälsocentraler lyfts som ett planerat förbättringsområde.

Socialsekreterarna dokumenterar i journalsystemet Procapita medan arbetsmarknads- konsulenterna dokumenterar i Accorda. Socialsekreterarna som tillhör råd och stöd har tillgång till och dokumenterar i båda systemen.

Socialsekreterare med ansvar för myndighetsutövningen deltar några gånger per år vid nätverksträffar med andra gävleborgskommuner för att diskutera försörjningsstödsfrågor.

2.2.2. Bedömning

Vi bedömer kontrollmålet som delvis uppfyllt.

Vi noterar att samverkan sker med relevanta parter, vilket ger förutsättningar för ett lyck- at förändringsarbete. Vi ser positivt på att arbetsmarknads- och socialnämnden arbetar för en utökad formaliserad samverkan då detta kan ge möjligheter till ett framgångsrikt arbete med individer i behov av stöd och hjälp från flera parter.

I granskningen framkommer uppgifter om utmaningar i att finna adekvata insatser för vissa målgrupper. Vi bedömer det väsentligt att arbetsmarknads- och socialnämnden ut- värderar aktuella insatser i syfte att säkerställa att dessa möter befintliga och kommande behov.

Vi rekommenderar att arbetsmarknads- och socialnämnden genomför en analys av ledti- derna från beslut om ekonomiskt bistånd till insats samt orsaker till dessa och utifrån detta vidtar eventuella nödvändiga åtgärder.

2.3. Uppföljning av resultat och effekter

Det sker en tillfredsställande uppföljning av insatsernas resultat och effekter.

2.3.1. Iakttagelser

Uppföljning på individnivå uppges vid intervjuer ske mer eller mindre regelbundet. Upp- följningarna dokumenteras i journalsystem. I rutindokument för Resurscentrum framgår att för den som är aktuell där ska uppföljning ske vid minst ett tillfälle per månad. Vid anställning som arbetsmarknadsåtgärd ska uppföljning ske vid minst tre tillfällen under planerad period. Uppföljningarna dokumenteras i systemet Accorda. Enligt uppgifter fun- gerar uppföljningarna i praktiken i enlighet med ovanstående rutiner. Vad gäller social- sekreterarnas förutsättningar för uppföljning beskriv dessa, på grund av hög arbetsbelast- ning, vara begränsade. Införandet av genomförandeplaner på individnivå (se mer under punkt 2.1.1), med tydliggörande av målet med aktuella insatser, beskrivs framgent kunna underlätta bland annat uppföljningen av insatser på individnivå.

Nämndens internkontrollplan för 2017 och 2018 innehåller bland annat, för arbetsmark- nadsenheten, ett kontrollmoment som avser planering/uppföljning samt dokumentation, det vill säga att planering upprättas utifrån handlingsplan, att beslutad plan följs löpande och att noteringar förs i verksamhetssystem. Nämnden identifierar i uppföljningen av 2017 års plan bland annat ett behov av förbättring vad gäller aktuella genomförandepla- ner i hela vuxenkedjan inom individ- och familjeomsorgen.

punkt 2.2.1 och 2.1.1 framgår att jämförelsetalet från oktober 2013 används för att mäta den totala arbetslösheten. Det pågår ett arbete med att klargöra hur utbildningsnivån samt nivån för försörjningsstödet för ungdomar ska mätas. Verksamheten Högtrycket använder alltid oktober 2013 samt två månader bakåt i tiden som jämförelsetal. I lokal överenskommelse mellan Söderhamns kommun och Arbetsförmedlingen Söderhamn an- gående ungdomssamverkan framgår att Arbetsförmedlingen för berörda ungdomar an- svarar för att följa upp arbetet på såväl individnivå som nationell nivå.

I arbetsmarknads- och socialnämndens mål- och resursplan för 2018 framgår att utveckl- ingsarbetet inom försörjningsenheten (se mer under punkt 2.1.1) kommer att följas upp genom en utvärdering. Som ett planerat förbättringsområde framhålls bland annat ut- vecklingen av verktyg för att mäta effekter för kommunens medborgare samt arbetsbe- lastningen för medarbetare. Inga uppgifter framgår om när eller hur sådan utvärdering ska ske.

Viss uppföljning av det ekonomiska läget, t ex hur mycket ekonomiskt bistånd som beta- lats ut, uppges redovisas på enhetsnivå vid arbetsplatsträffar. Därutöver följs exempelvis antalet skapade anställningar som genomförs. Vi har inom ramen för granskningen tagit del av en ekonomisk utredning av ett projekt med skapade anställningar kallat 100 i ar- bete genomförd år 2013. Vidare har vi tagit del av en rapport för år 2016 med kostnadsre- dovisningar för anställningarna samt uppnådda kostnadsminskningar på försörjningsstö- det. Rapporten innehåller även uppgifter om hur stor andel av de som anställdes under 2013 och 2014 som inte är åter aktuella på försörjningsenheten i december 2016. Enligt uppgift sker dock inte sådan uppföljning av hur många som återkommer till ekonomiskt bistånd efter avslutad anställning systematiskt. I granskningen framkommer uppgifter om att detaljerad uppföljning av samtliga projekt har efterfrågats i början av 2018 men på grund av bland annat chefsbyten ännu inte genomförts.

Förvaltningen har sedan 1 februari 2018 en verksamhetscontroller. Uppföljning av orsa- ker till uppbärande av ekonomiskt bistånd uppges vid intervjuer vara ett bristområde som controllern fått i uppdrag att utveckla. I uppdraget ligger bland annat även att närmare se över snittkostnader per hushåll bland försörjningsstödsmottagare samt att ta ut statistik som kan möjliggöra analyser av varför kostnaderna för det ekonomiska biståndet ökar.

2.3.2. Bedömning

Vi bedömer kontrollmålet som delvis uppfyllt.

Vi noterar att viss uppföljning sker och att den till viss del är dokumenterad, både på indi- vid- och verksamhetsnivå.

Kontinuerlig uppföljning bedöms vara en grund till att kunna bedriva en effektiv och ändamålsenlig verksamhet. Mot bakgrund av detta ser vi det som väsentligt att arbets- marknads- och socialnämnden utarbetar och kommunicerar rutiner för uppföljning på aggregerad nivå i syfte att säkerställa att insatserna ger önskade resultat och effekter.

Vi ser positivt på tillsättandet av en verksamhetscontroller med uppdrag att bland annat arbeta med uppföljning av verksamheten.

2.4. Rapportering till nämnden

Det sker en tillfredsställande rapportering av insatserna till nämnden.

2.4.1. Iakttagelser

Utöver rapportering i delårsrapport och årsredovisning uppges rapportering ske till nämnden månatligen, både från försörjningsenheten och arbetsmarknadsenheten. Vid intervjuer beskrivs att rapporteringen hittills främst varit av ekonomisk karaktär. Fokus börjar nu läggas även vid verksamhetsfrågor och sambandet med det ekonomiska per- spektivet. Rapporteringen sker skriftligt enligt särskild mall. Vi noterar i protokoll från arbetsmarknads- och socialnämndens sammanträden under 2018 att rapporteringen sker inom ramen för månadsuppföljning för respektive månad, bland annat statistik från ar- betsmarknadsenheten. Därutöver rapporteras om övrigt arbete som pågår inom förvalt- ningen. Bland annat noterar vi att nämnden vid sammanträde 2018-04-23 tagit del av information om det tidigare nämnda utvecklingsarbetet inom försörjningsenheten.

Utöver ovanstående tar nämnden del av resultat från internkontrollplan. Resultatet för 2017 års internkontrollplan återfinns i nämndens årsredovisning. Vid granskningstillfället pågår ett arbete där nämndens internkontrollplan ses över och en egenkontrollplan utar- betas för att tydligare skilja mellan verksamhetens egenkontroll och nämndens internkon- troll. Som en del i detta finns planer om att nämnden vid planeringsdagar under hösten 2018 ska tydliggöra vilka förväntningar man har på de verksamheter som hanterar för- sörjningsstöd och stöttar individer till egen försörjning.

2.4.2. Bedömning

Vi bedömer kontrollmålet som delvis uppfyllt.

Vi ser det som positivt att rapporteringen till nämnden omfattar både verksamhets- och ekonomiskt perspektiv. I likhet med vad som framgår under punkt 2.1 saknas dock tydliga politiskt formulerade mål för det granskade området. I syfte att tydliggöra rapporteringen rekommenderar vi att arbetsmarknads- och socialnämnden utarbetar och kommunicerar mål som kontinuerligt och med spårbarhet genom exempelvis protokoll följs upp.

Hanna Franck-Larsson Uppdragsledare

Erika Brolin Projektledare