Förord
Nu är det hög tid att lämna ifrån mig uppsatsen och låta er läsare ta del av min resa. Upp-satsämnet började spira redan för några år sedan då jag inledde mitt samarbete med företag X och har med tiden utvecklats till en intresseväckande studie som passar väl in i samtidens informationsintensiva kontext. Studien har ett macro-perspektiv och speglar en holistisk metodik där jag väver samman flera olika infallsvinklar för att skapa en dynamisk och in-tresseväckande analys. Resultatet är det ni håller i er hand.
Jag vill passa på att tacka min företagshandledar Cecilia Nilsson, Communication Manager för sitt engagemang, goda kunskaper och stöd i denna arbetsprocess. Jag vill också tacka mina kurskamrater för all konstruktiv feedback som ni har delat med mig och som gjort det möjligt att prestera detta arbete. Slutligen vill jag också tack Ulla-Margaret Carlsson som all-tid funnits till hands och levererat den information jag efterfrågat. Även Jamie Campos, Anita Mirijamdotter och Anna Wingkvist har varit nyckelpersoner i detta alster. En stor eloge till er alla och tack för bra samarbete.
Jag önskar er en trivsam lässtund. Väl mött
]xáá|~t fäxÇááÉÇ
Abstract
Communicative innovation is a hot research field with regard to Web 2.0. Interaction be-tween people occur constantly in everyday life and it is in these formations new knowledge is generated, information shared and experience confirmed.
The disseration focuses on innovative communications in intranet environments. The aim is to examine the results from the annual questionnaire survey of the intranet at company X with the goal of generating new perspectives on the portal's potential from a communica-tive perspeccommunica-tive. The intention of the task is to generate an outcome in line with the expec-tations of users and the company's strategic objective to be a knowledge strong organiza-tion with strong internal culture.
The strategy has been a method combined with a primary quantitative study involving 378 respondents in an online survey and a qualitative interview. The scientific approach is also dualistic, and includes both a hermeneutic and a pragmatic approach to the study. The me-thod has resulted in an empirically result analyzed from a holistic perspective with knowl-edge management, communication and organizational culture as three primary catalysts. The analysis is realized in two steps: the first contains a general interpretation of the results while the other focuses on cross-tabulation and results distribution with the intent to inter-pret any interesting combinations.
The goal was to answer the following research questions:
1. What is the general perception of the intranet and are there some distinctive trends in the survey?
a. Are there any significant differences in the survey compared to last year's survey?
2. How can the intranet be developed from a communicative perspective?
The results shows a comparable product with earlier surveys and the most distinguishing trend in the survey was the interest in the news flow. From a communicative perpektiv there is an opportunity to develop the business portal with a concept inspired by web 2.0, wikis and blogs could be two primary components in this project.
Sammanfattning
Kommunikativ innovation är ett hett forskningsområde med tanke på web 2.0. Interaktion mellan människor uppstår kontinuerligt i vardagen och det är just i dessa konstellationer som ny kunskap genereras, information delas och erfarenhet bekräftas.
Uppsatsen fokuserar på innovativ kommunikation i intranätmiljöer. Syftet är att undersöka resultatet från den årliga enkätundersökningen av verksamhetsportalen på företag X med målet att generera nya perspektiv på portalens potential ur ett kommunikativt perspektiv. Intentionen med uppgiften är att generera ett resultat som är i linje med de förväntningar systemets användare har och företagets strategiska målsättning att vara en kunskapsstark, homogen organisation med starkt intern kultur.
Strategin har varit en metodkombination med en primär kvantitativ studie omfattande 378 respondenter i en online enkätundersökning samt en kompletterande kvalitativ intervju. Även det vetenskapliga perspektivet är dualistiskt och innefattar såväl en hermeneutisks som en pragmatisk syn på undersökningen. Metoden har resulterat i ett emiriskt material som analyserats ur ett holistiskt perspektiv med Knowledge Management, kommunikation och organisationskultur som tre primära katalysatorer. Analysen är realiserad i två steg var-av det första innehåller en generell tolkning var-av resultatet medan det andra fokuserar på korstabulering och resultatfördelning med intentionen att finna intresseväckande kombina-tioner.
Målet har varit att svara på följande forskningsfrågor:
¾ Vad är den generella uppfattningen om verksamhetsportalen och finns det några utmärkande tendenser i undersökningen?
o Finns det några markanta skiljaktigheter i undersökningen i förhållande till föregående års undersökning?
¾ Hur kan verksamhetsportalen utvecklas ur ett kommunikativt perspektiv?
Resultatet påvisar en jämförbart produkt med tidigare års undersökningar och den mest be-tonade tendensen i undersökningen är intresset för nyhetsflödet. Ur ett kommunikativt perpektiv finns det möjlighet att utveckla verksamhetsportalen med ett koncept inspirerat av web 2.0, där wikis och bloggar skulle kunna utgöra två primära komponenter.
Innehåll
1
Inledning... 1
1.1 Bakgrund...2 1.2 Problemspecificering ...2 1.3 Syfte ...3 1.4 Forskningsfrågor ...3 1.5 Avgränsning ...4 1.6 Återkomande begrepp...4 1.7 Målgrupp ...4 1.8 Disposition...42
Metod ... 6
2.1 Filosofisk världsbild ...6 2.2 Förförståelse ...72.3 Relationen mellan teori och empiri ...8
2.4 Kvantitativ enkätundersökning ...9 2.4.1 Datainsamlingsmetod...9 2.4.1.1 Primärdata ...9 2.4.1.2 Sekundärdata ...9 2.4.2 Praktiskt genomförande ...10 2.4.3 Etiska aspekter...12
2.4.4 Styrkor och svagheter med enkätundersökningen ...13
2.4.5 Validitet och reliabilitet...13
2.4.6 Korsreferenser ...14
2.5 Metodkombination ...15
2.6 Källkritik...16
3
Referensram... 18
3.1 Knowledge Management...18
3.1.1 Intranät & kulturella aspekter...18
3.2 Intranätet ur ett KM perspektiv ...20
3.2.1 Tyst kunskap ...20
3.2.2 Den lärande organisationen ...21
3.3 Informationshantering och kulturella aspekter...22
3.4 Kommunikation i organisationen ...23
3.4.1 Kommunikationsstrategier...24
3.4.2 Att kommunicera och utvecklas – En solskens historia ...25
3.5 Web 2.0...26
3.5.1 Informella och kommunikativa onlinemiljöer...26
5.2.2 KM – framtidens kompetens...38
5.2.3 Verksamhetsportalen – en del av organisationskulturen och den interna kommunikationen ...40
5.2.4 Web 2.0...42
5.2.5 Verksamhetsportalen & framtiden ...43
6
Slutsatser ... 45
7
Reflektion ... 47
7.1 Framtida forskning...47 7.2 Metodkritik...48 7.3 Slutord...48Litteraturförteckning... 50
Tabellförteckning Tabell 1: Förhållandet mellan metod, empiri & teori (Grønmo, 2006, s.45)………8Tabell 2: Praktisk arbetsmetod (Egen, 2010)………….………11
Tabell 3: Korsreferenser (Egen, 2010, återgiven av Creswell, 2009, s. 151)………14
Tabell 4: Information & kunskap (Stenmark, 2002)………...18
Tabell 5: Korstabulering 1 (Egen, 2010)………42
Tabell 6: Korstabullering 2 (Egen, 2010)………....42
Tabell 7: Korstabullering 3 (Egen, 2010)………....43
Figurförteckning Figur 1: Dominansen i metodkombinationen (Egen, 2010)………...16
Figur 2: Dynamisk kommunikation (Stoddart, 2007, s. 186)………..25
Figur 3: Analysstjärnan (Egen, 2010)……….34
Diagramförteckning Diagram 1: Utnyttjandegraden av verksamhetsportalen…….………28
Diagram 2: Sökfunktionens utnyttjandegrad..………29
Diagram 3: Sökfunktionens funktionalitet……….………29
Diagram 4: Medlemskap på Team Site…..………30
Diagram 5: Funktioner…..………30
Diagram 6: Förbättringsförslag till nyhetsflödet.………31
1 Inledning
I det inledande kapitlet introduceras en bred bild av uppsatsämnet. Ämnet diskuteras abstrakt men med en djupare ansats på den tilltänkta undersökningen.
”Den som inte har information kan inte ta ansvar. Den som har information kan inte undvika att ta an-svar” förklarar Erikson (2002, s. 54). Intranät är en populär teknik som flitigt utnyttjas av
dagens organisationer för att kommunicera och sprida information. Utvecklingen har lett fram till mer komplexa arkitekturer men också fler möjligheter att utnyttja intranätet som ett verktyg i den dagliga arbetsprocessen. Problematiken idag är ofta hur intranätet ska ut-nyttjas för att maximera teknikens kapacitet.
Intranät är många gånger en primär informationskälla som används för asynkron kommu-nikation då det möjliggör tids- och platsoberoende kommukommu-nikation. Det finns många för-delar med att kontinuerligt utveckla intranätet då det är en dynamisk miljö och innovativ teknisk framtid vi går tillmötes. Att fortlöpande uppdatera, utveckla och utbilda för att för-bättra intranätets funktionalitet är för många en naturlig del av IT-strategin.
Den snabba utvecklingen i dagens samhälle är enligt Erikson (2002) en av anledningarna till att arbeta med planerad kommunikation. Planerad kommunikation kan bidra till att skapa insikt, nyfikenhet och nytänkande, förklarar Erikson (2002) men IT-samhället ställer också krav på att vi kan hantera medierna rätt. För stor användning av interaktiva medier kan leda till isolering och opersonlighet. Det kan också förstärka tendenser till informationsstress. Den virtuella verkligheten kan helt enkelt bli en risk om den ersätter det reella helt och hål-let (Erikson, 2007). Det finns emellertid en klar tendens som tyder på att framtidens teknik erbjuder komponenter som ökar interaktionen mellan system och användare men också mellan människor. Idag finns det teknik med potential att överträffa nutidens förväntingar på interkationsmedium, exempelvis RSS (Really Simple Syndication) som gör det möjligt att skräddarsy informationsflöden direkt till den enskilda användaren. RSS används för att visa sammanfattande eller fullständigt innehåll av text från webben, tillsammans med en länk till ursprungsplatsen, en så kallad syndikering (Wikipedia, 2010). Även bloggar och wikis är tekniska komponenter som rätt tillämpade kan optimera kommunikationen inom en orga-nisation och på sikt stärka konkurrenskraften.
Företag X är en världsledande aktör inom kemibranschen och utgör den primära samar-betspartner i undersökning. Jag har valt att fokusera den här studien på innovativ kommu-nikation med målet att generera ett resultat som ska stärka intern kommukommu-nikation men ock-så organisationskulturen i linje med företag X målsättning att vara en kunskapsstark organi-sation. Intentionen med undersökningen är att stärka och förebygga kommunikation med hjälp av intranättekniken men också att ge förslag på vilka tekniska komplement som är fördelaktiga att använda för att effektivisera informationsflödet på företagets verksamhets-portal.
1.1 Bakgrund
Företag X är ett företag inom kemibranschen och idag en ledande leverantör av kvalificera-de specialkemiprodukter. Dagligen möter vi företagets produkter i en lång rad av applika-tioner – i våra hem, på vägen, i arbetet eller på fritiden.
För fyra år sedan implementerade företag X en ny verksamhetsportal. Respondent A1 var projektledare och har sedan dess drivit utvecklingen och etablissemanget av systemet i or-ganisationen. Varje år har respondent A1 genomfört en enkätundersökning med målet att mäta användarnas synpunkter på verksamhetsportalen. Företag X började mäta användar-nas synpunkter våren 2007, året efter att verksamhetsportalen lanserats. Syftet med under-sökningen var att få en bild av hur den nya portalen hade mottagits av användarna och en-käten fokuserade framförallt på portalens struktur och användarvänlighet då det var ett nytt verktyg. Efterhand har frågorna ändrats allt eftersom nya delar av portalen har lanserats, bland annat ett ledningssystem bestående av en processdel och en produktdatabas. I tidiga-re undersökningar efterfrågades tidiga-respondentens ålder och genus men man har valt att plocka bort dessa parametrar eftersom informationen inte användes för analytiskt arbete (Personlig kommunikation med respondent A1, 2010-04-10).
Tanken har från första början varit att enkäten ska vara en årligen återkommande under-sökning. År 2007 valde respondent A1 att lämna ut en länk till enkäten på verksamhetspor-talen och gjorde den tillgänglig för vem som helst att svara. Det upptäcktes emellertid att undersökningen inte nådde alla varav enkäten året därpå skickades på länk ut via mail. In-tentionen var att även de som inte använder verksamhetsportalen skulle få en möjlighet att lämna ett svar.
Urvalet av respondenter har i varje undersökning slumpats fram av företagets IT avdelning. I årets undersökning var antalet tillfrågade respondenter 830 stycken varav 378 stycken sva-rade. Ser vi till helheten är det ett fullgott underlag med hänsyn till att statistiska underlag bör representera 10 % av populationen, förklarar respondent A1. Det är också centralt att påpeka att detta är och har alltid varit en anonym undersökning. Enkätverktyget är en gra-tisprodukt som underhålls av företagets IT-avdelning. Verktyget i sig är inte tekniskt kom-plicerat utan svårigheten är att analysera själva resultatet. Statistisk kompetens hade varit ett bra komplement, menar respondent A1.
Slutligen bör nämnas att verksamhetsportalen ligger i linje med företagets övergripande strategi men faktum är att portalen bygger på gammal teknik, SharePoint 2003 som måste uppgraderas inom kort om företaget inte ska riskera att stå utan support. Visionen är en uppgradering till senaste versionen, SharePoint 2010 för att i framtiden kunna integrera med andra applikationer och även förebygga teknisk support (Personlig kommunikation med repondent A1, 2010-04-10).
1.2 Problemspecificering
Verksamhetsportalen är ett verktyg som är väl etablerat i företagskulturen och med infly-tande på de dagliga arbetsrutinerna. Det är således centralt att även fortsätta att utveckla enkäten för att få tillgång ny information. I samråd med respondent A1 har jag som mål-sättning att vara med och bedriva årets enkätundersökning. Tanken är att modifiera befint-ligt enkätunderlag med hänsyn till att samla ny data. Intentionen är att vara en delaktig part i undersökning genom att tillföra ett nytt perspektiv på undersökningen. I detta avseende räknar jag med att leverera en analys som reflekterar företagets syn på en stark intern kultur och en kunskapsstark organisation.
1.3 Syfte
Syftet är att undersöka resultatet från den årliga enkätundersökningen av verksamhetsporta-len med målet att generera nya perspektiv på portaverksamhetsporta-lens potential ur ett kommunikativt per-spektiv. Intentionen med uppgiften är att generera ett resultat som är i linje med de förvän-tingar systemets användare har och företagets strategiska målsättning att vara en kunskaps-stark, homogen organisation med stark intern kultur.
1.4
Forskningsfrågor
Enligt Grønmo (2006) kan goda frågor vara viktigare än riktiga svar. En problemställning brukar innehålla en eller flera frågor. Hur problemställningen utformas har stor inverkan på forskningprocessens utvecklingspotential. Forskningsfrågorna bör därför utformas på ett sådant sätt att de tar utgångspunkt i tidigare forskning samtidigt som de ska peka framåt mot nya studier (Grønmo, 2006).
Att hitta ett ämne för uppsatsen handlar enligt Hart (2008) primärt om att formulera en mängd frågor eller hypoteser som kräver forskning. Centrala aspekter i detta skede är att fastställa att relevant data finns tillgänglig, hur jag får tillgång till den och att jag har den kunskap som krävs för att analysera den (Hart, 2008). Med Harts (2008) riktlinjer i åtanke planerar jag att bygga studien kring följande två frågeställningar:
1. Vad är den generella uppfattningen om verksamhetsportalen och finns det några utmärkande tendenser i undersökningen?
a. Finns det några markanta skiljaktigheter i undersökningen i förhållande till föregående års undersökning?
2. Hur kan verksamhetsportalen utvecklas ur ett kommunikativt perspektiv?
1.5 Avgränsning
Med hänsyn till tiden allokerad uppgiften kommer jag inte att sammarbeta med några andra aktörer förutom företag X. I analysen avgränsar jag mig dessutom från ekonomiska per-spektiv och säkerhetsaspekter.
1.6 Återkomande
begrepp
Folksonomies – att tagga något, det vill säga metadata tillförs ursprungskällan KM – Knowledge Management
Korstabulering – Jämförande analys RSS – Really Simple Syndikation
Verksamhetsportalen – Intranätet på företag X
Wikis – Ett online dokument som genereras i samarbete
1.7 Målgrupp
Den primära målgruppen är företag X men det utesluter inte andra verksamheter att dra nytta av resultatet. Resultatet är av generell karaktär och kan därför tjäna flera syften. Den sekundära målgruppen är akademiska instutioner där det finns intresse för denna typ av forskning. Det finns även många latenta målgrupper som är svåra att artikulera men flera förslag är bland andra systemleverantörer, konsulter, verksamhetsutvecklare, kulturchefer, HR, kommunikations-och informationsansvarig, med flera.
1.8 Disposition
I denna avslutande del av det inledande kapitlet presenteras hur uppsatsen är planerad. In-tentionen är att skapa en överblickbar disposition för läsaren att ta del av.
Kapitel 1 Inledning
I det inledande kapitlet presenteras en generell bild av uppsatsämnet och forskningsfrågor-na konkretiseras i samband med beskrivningen av syftet. Även avgränsning och tilltänkt målgrupp artikuleras.
Kapitel 2 Metodik
Kapitel 3 Referensramen
I denna teoretiska del av uppsatsen presenteras läsaren för de ämnesområden som är grun-den för analysarbetet. Teorin är en produkt av en induktiv ansats vilket innebär att grun-den är specificerad utifrån inspiration av det empiriska materialet. Primära teorier är KM, kom-munikation och organisationskultur som tillsammans avser att skapa en homogen och ho-listiskt referensram. Även grundläggande teorier med avseende på web 2.0 är ett komple-ment i detta kapitel.
Kapitel 4
Resultatet av undersökningen
Detta kapitel bär en mycket enkel disposition där läsaren i en logisk sekvens först presente-ras för resultatet av enkätundersökningen följt av den undersökande kvalitativa intervjun. Enkätundersökningen visualiseras i diagram och intervjun i löptext.
Kapitel 5 Analysen
Analysen är uppdelad i två steg där det första avser att generellt tolka resultatet med hänsyn till de tema referensramen innefattar. Intentionen är att leverera en holistisk bild där flera olika faktorer vävs samman. I steg två presenteras dessutom ett analytiskt tolkande genom korstabullering i flera sekvenser samt resultatetfördelning. Tanken är att hitta intressanta kombinationer och analysera dessa.
Kapitel 6 Slutsatser
I det näst sista kaptilet levereras de slutsatser som genererats ur analysen. De presenteras överskådligt och koncentrerat i punktform för läsaren.
Kapitel 7 Reflektion
2 Metod
Detta kapitel speglar metodvalet och ger en djupare bakgrundsbeskrivning till metoden för studien. Meto-diken är ett ramverk som reflekterar de vägval undersökningen grundas på.
”Planning and organizing your time and yourself will help you to avoid drifting and waisting what is to you, valuable time and limited energies” (Hart, 2008, s. 37). Harts citat har inspirerat mig till att
verkligen fundera över metodvalet i relation till flera tänkbara aspekter som dels påverkar mig som person men som framförallt påverkar resultatet. Det är viktigt att hitta en tydlig balansgång och kontrollera sitt arbetssätt för att få ut bästa möjliga resultat. När jag såg Charlotte Kalla vinna OS-guld hörde jag henne förklara delar av sin framgång med att hon följt sin planering och att tålamod är mödan värd. Detta är självklart för många men ack så svårt att tillämpa då det finns mycket i vår omgivning som jämt och ständigt påverkar oss. Hart (2008) uttrycker ”… your time is like your money” (Hart, 2008, s. 39) vilket antyder på hur värdefullt det är att planera arbetsprocessen väl.
Jag har länge funderat på en kvantitativ forskningsmetodik men känt mig osäker på att ta mig an utmaningen och i mina tidigare studier istället gjort ett mer bekvämt val inom kvali-tativ forskningstradition. I detta fall tänker jag emellertid bekanta mig med att arbeta kvan-titativ i form av en enkätstudie men för att säkerställt att resultatet reflekterar det jag efter-frågar har jag valt att använda en metodkombination som enligt Creswell kallas Sequential
explanatory strategy. Det är en metod som gör det möjligt att förklara och tolka kvantitativa
resultat genom att samla och följa upp med kvalitativ data (Creswell, 2008). Fördelar med att arbeta med en metodkombination är att det skapar förutsättningar för en mer omfat-tande redogörelse för det som undersöks samtidigt som resultatet kan besvara en bredare uppsättning frågor (hur?, varför?, vad?, vem?, vem?, när?) (Denscombe, 2009).
Metoden förklaras i detta kaptitel stegvis med start i den traditionella forskningsfilosofins grunder.
2.1 Filosofisk
världsbild
I denna del beskriver jag den världsvy som präglar forskningen och varför den är ett cent-ralt perspektiv för studien.
Efter reflektion och noga övervägande har jag kommit fram till att forskningen präglas av en hermenuetisk världsvy kompletterad med pragmatiskt perspektiv. Å ena sidan har jag en stark tendens att inspireras av ett hermeneutiskt vetenskapligt perspektiv vilket gör det möj-ligt för mig att leverera ett mer nyanserat resultat med plats för egen tolkning av forsknings-objektet. Jag tycker att det behövs mer IS forskning som ger utrymme för ett interpreteran-de perspektiv vilket ger båinterpreteran-de dynamik och skänker mångfald till resultatet med hänsyn till applicerbarhet. Hermeneutikern använder således egna minnen, upplevelser och förförstå-else för att tolka (Thurén, 1991). Den hermeneutiska forskaren närmar sig forskningsobjek-tet subjektivt utifrån sin egen förförståelse samtidigt som han försöker se helheten i forsk-ningsproblemet. Hermeneutikern ställer helheten i förhållande till delarna och pendlar mel-lan del och helhet för att nå en så fullständig förståelse som möjligt. Forskarens egen för-förståelse blir ett verktyg för att tolka forskningsobjektet (Patel & Davidson, 2003).
hypotesen. Detta sker i en iterativ process, den hermeneutiska cirkeln. Jag reviderar således min förförståelse med hjälp av erfarenhet (Thurén, 1991).
Å andra sidan präglas forskningen av en pragmatisk världsvy, metodkombinationens filoso-fiska kompanjon. Pragmatismen erhåller antaganden som stödjer metodkombinationen som tillvägagångssätt och har enligt Denscombe (2009) följande grundidéer:
¾ Kunskap grundar sig på praktiska resultat.
¾ Forskning ska pröva vad som fungerar genom empiriska undersökningar.
¾ Det finns ingen enskild, bästa vetenskapliga metod som kan visa vägen till obestrid-lig kunskap.
¾ Kunskap är provisorisk, det vill säga en produkt av vår tid.
¾ Traditionella motsatsförhållanden inom filosofins och vetenskapens område anses inte vara till någon nytta.
Enligt traditionell forskningsteori är metodvalet inte helt i linje med valet av vetenskapligt perspektiv då jag primärt har valt en kvantitativ ansats. Dock känner jag att det finns inget som hindrar mig från att tillämpa detta vägval så länge jag underbygger min strategi väl. Jag har i första hand fokuserat på en kvantitativ undersökning men som jag tänker komplettera genom metoden Sequential explanatory strategy, en typ av metodkombination, vilken innebär att strategin är en kombination av kvantitativ och kvalitativ datasamling. I grund och botten innebär metoden att jag förklarar och tolkar kvantitativa resultat genom att samla och följa upp med kvalitativ data (Creswell, 2008). Detta leder till en djupare förståelse för under-sökningsproblematiken.
Jag inspireras till engagemang när det finns utrymme att tolka då jag anser att det är ett roli-gare och mer lärorikt sätt att arbeta på om än det enligt strikt naturvetenskap inte i alla av-seende betraktas som varken teoretisk eller praktik korrekt att studera ett fenomen på. Att
tänka utanför boxen är ett bekant och modernt begrepp som gärna kommuniceras effektivt i
de mest kreativt krävande situationer. Jag gör i denna studie en ansats till att arbeta mera förutsättningslöst än i mina tidigare arbeten.
2.2 Förförståelse
Inom kvalitativ forskning är det relevant för forskaren att redogöra för sin förförståelse, framförallt inom den hermeneutiska genren. Jag anser att det är lika betydelsefullt för un-dersökningen att även i kvantitativa sammanhang redogöra för min förförståelse för att lo-giskt underbygga analys och slutsatser men även datasamling. Jag kommer i följande del av metodkapitlet att redovisa för min förförståelsen i relation till hur den kan komma att på-verka och influera studien.
verksam-hetsportalen används i organisationen och med hänsyn till den typ av information som publiceras.
En svaghet i min förförståelse är det faktum att jag tidigare inte har genomfört en kvantita-tiv studie och saknar därför värdefull erfarenhet. Jag har emellertid en allsidig personlighet, etablerade nätverk och lätt för att kommunicera vilket bör vara goda egenskaper för att samla den kunskap och erfarenhet som krävs för att göra ett bra arbete. Jag tycker det är viktigt att gå in i studien av egen förmåga även om att jag saknar erfarenhet av kvantitativ forskning. Med denna självinsikt finns det möjlighet att acceptera hjälp och samtidigt som undersökningen skrider fram utvecklas även jag som person.
2.3 Relationen mellan teori och empiri
Även om det är svårt att fånga samhälleliga förhållanden med hjälp av enkla teorier finns det ett stort behov av att systematiskt ta sig an dessa förhållanden på ett teoretiskt sätt (Holme & Solvang, 1997). För att förklara relationen mellan teori och empiri finns det två karaktäristiska ståndpunkter. Deduktion representerar det vanligaste synsättet på hur för-hållandet mellan teori och praktik ser ut. En deduktiv ansats genomförs utifrån hypoteser och idéer som härleds från teorier (Bryman & Bell, 2005). Ett deduktivt arbete innebär så-ledes att jag som forskare, utifrån befintliga teorier och principer, drar slutsatser om enskil-da företeelser (Patel & Davidson, 2003).
Studier som fokuserar på problemformulering och teoritester grundar sig på deduktiva an-satser. Studier som istället lägger tonvikt på tolkning och teoriuppbyggnad är däremot in-duktiva ansatser, förklarar Grønmo (2006). Målet är då att bygga en bestämd teoretisk för-ståelse utifrån de analyser som genomförs (Grønmo, 2006).
Typsikt forsk-ningsprojekt
Förhållande mellan teori och
empiri
Metod för att koppla samman teori och empiri
Teoretiskt ändamål med den
empiriska under-sökningen Deduktivt projekt Från teori till empiri Problemformulering Teoritestning
Induktivt projekt Från empiri till teori Tolkning Teoribyggande Tabell 1: Förhållandet mellan metod, empiri och teori (Grønmo, 2006, s. 45).
I denna studie har jag arbetat induktivt vilket innebär att teori genereras ur praktiken. En induktiv ansats innebär också att teorin är ett resultat av en forskningsansats. Den induktiva processen leder till att jag i egenskap som forskare kan dra generaliserbara teoretiska slut-satser på grundval av resultatet (Bryman & Bell, 2005).
Det är heller inte helt omöjligt att den induktiva processen har inslag av iterationer från te-ori till empiri då det krävs ytterligare information för att etablera hållbar fakta (Bryman & Bell, 2005).
nödvän-ditvis inte behöver vara sanna. Induktion är helt enkelt en mycket vanlig resonmenagsme-tod, man hittar ett mönster och därefter formuleras en generalisering. Att inducera står för att sluta från det enskilda till det allmänna (Chalmers, 2010).
2.4 Kvantitativ
enkätundersökning
Strategin för undersökningen är att genomföra en enkätundersökning på företag X. Enkä-ten kommer primärt att samla förutbestämd data då det är en undersökning som genom-förts årligen sedan 2007.
Efter att studerat resultatet från föregående års undersökning har jag kommit fram till att jag vill fördjupa mig i ett kommunikationsperspektiv. Jag kommer därför att komplettera enkäten med nya svarsalternativ beträffande internkommunikation med målet att generera data som är användbar för att vidareutveckla informationsflödet för nuvarande men också presumtiva användares belåtenhet.
2.4.1 Datainsamlingsmetod
Datainsamlingen är karaktäristisk utifrån vilken datatyp som samlas in. För att samla in primärdata till undersökningen implementerar jag i första steget en kvantitativ enkätunder-sökning som i steg två kompletteras med en snävare kvalitativ underenkätunder-sökningen beroende på tiden som är allokerad till studien.
2.4.1.1 Primärdata
Den typ av data som karaktäristiskt kallas för primärdata är information (och data) som utmärkande har samlats för undersökningen. Det går sällan att samla information från alla i den tilltänkta undersökningskategorin, det går dock att förutsätta att upptäckterna i urvalet är representativt för resten av populationen, förklarar Denscombe (2009). Urvalet måste därför göras omsorgsfullt om det ska vara möjligt att hysa tilltro till att resultatet från urva-let överrensstämmer med resten av kategorin. Sannolikhetsurval baseras på att urvaurva-let utgör ett representativt tvärsnitt av hela populationen som studeras. Sannolikhetsurval ska ske genom ett slumpmässigt urval (Denscombe, 2009). Antalet måste vara representativt gent-emot undersökningskategorin samtidigt ska det vara påtagligt att urvalet genererats slump-mässigt.
I relation till Denscombes (2009) direktiv är det uppenbart att studien är i linje med dessa riktlinjer. Det är ett påtagligt slumpmässigt urval som görs och med hänsyn till storleken på urvalet i förhållande till antalet anställda upplever jag att urvalet är karakteristisk för popul-tationen och utgör därför ett representativt tvärsnitt.
Den avgörande primärdatan ämnar jag således att samla i en kvalitativ intervju tillsammans med respondent A1. Respondent A1 har rollen Communication Manager, vilket är en position som väger tungt för att längre fram i undersökningen generera ett strategiskt perspektiv på resultatet. Min målsättning är att få en bredare, mer förklarande bild av verkligheten när jag i den andra delen av metoden genomför en kvalitativ intervju med respondent A1.
2.4.1.2 Sekundärdata
kan vara vinklad eller ofullständig varav det är av central betydelse att alltid vara kritisk till informationskällan.
För att skapa en användbar och kraftfull referensram med sekundärdata har jag valt ämnen som är välkända inom ämnesområdet informationslogistik – KM, kommunikation och or-ganisationskultur. De har en intern relation till varandra och är därför praktiska för analy-sen med hänsyn till att generera olika infallsvinklar. Vetenskapliga artiklar förklarar intranä-tets möjligheter i relation till tekniska framsteg. RSS, wikis, folksonomies och bloggar är ex-empel på trendiga komponenter som i framtiden allt mer kommer att kompletterar intranä-tets kapacitet. Avlagd forskning inom området handlar ofta om nya, kreativa sätt att sprida information på för att öka interaktionen mellan system och användare. I relation till det tekniska perspektiv är KM ett begrepp som ligger i tiden och som tydligt förmedlar poten-tialen i att dela information ur ett kunskapsgenererandeperspektiv. Tillsammans med teori kring kommunikation och även organisationskultur finner jag bra potential att skapa en dy-namisk referensram med styrka att analysera resultatrikt. Alla tre ämnesområden är emeller-tid breda i sin karaktär och det kräver att jag undersöker dem med god insikt för att få fram den fakta som är mest relevant för studien. Litteraturen är både i form av traditionella böcker samt forskningsartiklar hämtade från Linnéuniversitets virtuella bibliotek ELIN. Det finns även en del internetreferenser som jag i vissa avseenden har kompletterat med för att förtydliga och göra förklarande tillägg.
2.4.2 Praktiskt genomförande
Enligt Creswell (2009) är intentionen med en kvantitativ undersökning att generalisera från ett prov till en population för att generera karaktäristiska slutsatser gällande attityd och be-teende. Enligt Grønmo (2006) är generalisering ett vanligt syfte med urvalsundersökningar. Målet är då att använda informationen för att dra slutsatser om hela populationen. Det finns två typer av generalisering, statistisk eller teoretisk. Statistisk bygger på sannolikhets-teorin och används ofta i kvantitativa studier. Skillnaden mellan urval och population ska i dessa fall bero på slumpfaktorn. Med hjälp av sannolikhetsberäkningar kan vi estimera hur stor denna slumpmässiga skillnad bör vara (Grønmo, 2006).
En enkätundersökning är en lämplig metod med hänsyn till det resultat som efterfrågas - en generell uppfattning beträffande verksamhetsportalen som verktyg och informationskälla. All data i undersökningen samlas vid ett tillfälle vilket Creswell (2009) benämner
cross-sectional. Datatillgängligheten är optimal och tillgängligheten på respondenter i
1. Stickprovsunderlaget
identifieras 2. Instrumentet etableras 3. Undersökningen genomförs 4. Dataanalys Cross sectional (Creswell, 2009).
Slumpmässigt urval – 882 st. Urvalet fastslås.
Ett etablerat instrument utvecklat specifikt för studien finns tillgäng-ligt.
Modifikation av instrumentet diskuteras och genomförs – ny
frågeställning.
Validitet och reliabilitet bevi-sas.
Det genomförs ingen pilotstudie då det är en återkommande un-dersökning sedan 2007. Undersökningsprocessen:
• En länk till enkäten skicka ut via mail till urvalet. Län-ken är öppen i två veckor. • Innan enkäten stängs skickas en follow up till de som inte svarat.
Rapportera antalet spondenter och icke re-spondenter.
Förklara om de icke svarande responden-ternas resultat skulle kunna påverka resulta-tet.
Gör en beskrivande analys beträffande ak-tuella variabler för stu-dien, gällande: • Betydelse • Korstabul-lering • Resultatför-delning Redovisa resultatet och tolka • Var resulta-tet statis-tiskt bety-delsefullt • Hur besva-rar resulta-tet forsk- ningsfrå-gan/hypote sen • Förklara re-sultatet och dess bety-delse
Tabell 2: Praktisk arbetsmetod (Egen, 2010).
För att förtydliga tabellen något anser Creswell följaktligen (2008) att tolkningen av resulta-tet syftar till att forskaren ska dra slutsatser med hänsyn till:
• Är resultatet statistiskt betydelsefullt?
• Hur besvarade resultatet forskningsfrågorna?
• Förklara vad resultatet som genererats ur studien indikerar på.
• Diskutera slutligen innebörden av resultatet med hänsyn till framtida forskning. Svarsfrekvensen
tillfällig-het. Enligt Denscombe (2009) är det produktivt korrekt att bedöma den faktiska svarsfre-kvensen utifrån följande frågeställningar:
• Är svarsfrekvensen rimlig och överrensstämmande med jämförbar enkätundersök-ning?
Svar: Svarsfrekvensen är rimlig och jämförbar med föregående års undersökning.
• Har lämpliga åtgärder vidtagits för att minimera sannolikheten för uteblivna svar och för att uppmuntra dem som inte svarar att medverka i undersökningen?
Svar: En påminnelse skickades efter två veckor till de som inte lämnat ett svar. Intentionen är att urvalet ska förbli intakt och representera användarnas allomfattande åsikter gällande verksam-hetsportalen. Att enkäten skickas till ett bestämt urval istället för att använda en generell länk med möjlighet för vem som helst att svara minimerar sannolikheten för uteblivna svar.
• Slutligen, viktigast av allt: De som inte svarar, skiljer de sig på ett systematiskt och relevant sätt från dem som svarat?
Svar: Denna frågeställning är rimligen svår att besvara då det är en anonym undersökning som genomförs. Detta kan vara en svaghet då det är ”omöjligt” att mäta snedvridning i urvalet utifrån andra representativa faktorer, till exempel demografiska eller geografiska. I realiteten har jag en-bart tillgång till att styra över att urvalet säkerställs optimalt i förhållande till att generera ett re-presentativt urval i förhållande till antalet anställda.
Det är enligt min mening oerhört viktigt att fundera över undersökningens kvalitet och kärnan i arbetet är hur väl urvalet representerar populationen. Genom att svara på Dens-combes (2009) frågeställningar får jag en konkret retur av faktiskt resultat. I denna studie är etiken mycket viktig med hänsyn till att bevara anonymiteten. Även om det är praktiskt möjligt att härleda respondenterna är det ett förtroende som inte får skadas då det skulle få skadliga konsekvenser för framtida undersökningar. Forskningsprocessen måste ta hänsyn till alla riktlinjer och inte äventyra tilliten hos forskningsobjektet även om det i bekräftande bemärkelse skulle påverka svarsfrekvensen positivt.
2.4.3 Etiska aspekter
Forskning innebär ofta etiska problem då den sällan är värdeneutral. Respekt för medmän-niskor är en grundläggande utgångspunkt, förklarar Holme & Solvang (1997). Forskaren ska vara etiska vid insamlingen av data, i analysprocessen och vid publicering. Enligt Dens-combe (2009) förvänts forskaren att:
¾ Respektera deltagarens rättigheter och värdighet.
¾ Undvika att deltagaren lider någon skada genom att medverka i forskningen. ¾ Arbeta på ett sätt som är ärligt och som respekterar deltagarens integritet.
ställning till om han eller hon vill vara delaktiga i studien, vilket även Holme & Solvang (1997) poängterar.
Holme & Solvang (1997) påpekar även att genomföra en studie av given karaktär medför en viss risk då förväntningar skapas. Jag anser därför att det är centralt att vara strukturerad och tydlig i kommunikationen kring studien för att förebygga missförstånd och motivera en realistisk och sann vision beträffande resultatet. Att återkoppla resultatet inom ett rimligt tidsspektra är en grundläggande faktor för att undvika påhittade diskussioner som kan skada undersökningens presumtiva resultat.
Enligt Hart (2008) är en av de mest centrala etiska aspekterna att behandla konfidentialite-ten rättfärdigt. Att enkäkonfidentialite-ten är anonym gör det därför nästintill inte praktiskt möjligt att här-leda representationen i organisationen. Detta är positivt med hänsyn till att bevara den en-skilda respondentens integritet men kan också ses som en nackdel då det motarbetar mina möjligheter i egenskap av forskare att härleda fördelningen av respondenter inom organisa-tionen. Detta skulle exempelvis vara önskvärt med tanke på att det öppnar upp nya infalls-vinklar att analysera resultatet på. Geografisk spridning skulle vara intressant att sätta i rela-tion till kulturella aspekter. Dock anser jag det som viktigare att bevara ett bra etiskt för-hållningssätt för att inte äventyra förtroendet för undersökningen. Hart (2008) rekommen-derar även forskaren att skydda de empiriska källor som förekommer i undersökningen. Därför har jag valt att använda fiktiva benämningar på källorna i undersökingen. Dessutom är det nödvändigt att försöka bibehålla ett oberoende, objektivt perspektiv och alltid värna om datasäkerheten.
2.4.4 Styrkor och svagheter med enkätundersökningen
Då det finns ett definierat stickprovsunderlag att tillgå är den primära styrka datatillgänglig-heten. Även tidsramen och resursåtgången är kontrollerad och bör inte utgöra ett hot mot undersökningens genomförande eller utfall. Ändamålsenligheten för metoden känns för-svarbar med tanke på att studien har genomförs med samma strategi vid tidigare tillfälle. Dessutom vill jag leverera ett resultat som är konkret att rapportera till och kommunicera med en större målgrupp. Resultatet som efterfrågas ska kommuniceras i ett åskådligt bild-spel som publiceras på verksamhetsportalen. Informationen presenteras grafiskt vilket är fördelaktigt med hänsyn till att en bild är mer kommunikativ och begärlig. Ännu en fördel är att mätinstrumentet är designad för den specifika undersökningen.
Svagheter med metoden är att svarsfrekvensen inte är förutsägbar vilket påverkar graden av generaliserbarhet. Metoden är också relativ strikt i genomförande i relation till en kvalitativ undersökning vilket kan hämma kreativiteten. Emellertid gör jag ett försök att överlappa med kvalitativdata för att nyansera resultatet.
2.4.5 Validitet och reliabilitet
möjligheten att förankra instrumentet samtidigt som det gör det möjligt att försvara resulta-tet som genereras på ett förnuftsenligt och rationellt vis. Validiresulta-tet handlar alltså om att data ska vara relevant för studien, det vill säga datasamlingens giltighet i förhållande till pro-blemställningen. Validitet upplevs som tillfredställande om det är uppenbart att datasam-lingen är värdefull och träffande i förhållande till studiens intention (Grønmo, 2006). Att sammanbinda resultatet med tidigare bruk av instrumentet demonstrerar reliabilitets-faktorn. I och med att enkäten har används vid flera tidigare tillfällen för att mäta olika va-riabler på verksamhetsportalen finns det bra underlag för mig att redovisa graden av reliabi-litet. Enligt Creswell (2009) är det fördelaktigt att även rapportera om resultatet är stabilt över tid och om resultatet är konsistent med avseende på olika konstruktioner i den miljö som studeras. Reliabilitet kan mätas i form av stabilitet och ekvivalens. Graden av sam-stämmighet mellan data om samma fenomen, det vill säga om datan är stabil över tiden. Beträffande ekvivalensen handlar den om överrensstämmelse mellan inbördes oberoende datasamlingar vid samma tidpunkt. Ekvivalensen uttrycker alltså att datan som samlas inte är beroende av att undersökningen genomförs av samma person, det vill säga att datamate-rialet är konsistent tvärs över olika indikatorer (Grønmo, 2006).
Det är viktigt att komma ihåg att även om enkäten är ett etablerat mätinstrument bör jag återupprätta validitet och reliabilitet i analysen.
2.4.6 Korsreferenser
Jag tycker också det är betydelsefullt att tydligt definiera vilka variablerna för studien är och efter Creswells (2009) rekommendationer göra korsreferenser. Oberoende variabler är de som orsakar, influerar eller påverkar resultatet. Beroende variabler är istället de som är beroende av de icke beroende variablerna; de är resultatets inverkan av de oberoende variablerna. I en kvantitativ studie är variablerna relaterade till att svara på undersökningens frågeställ-ning/ar eller för att skapa förutsägelser om själva resultatet (hypoteser). Att skapa korsre-ferenser tycker jag är ett bra sätt för att förtydliga relationen mellan variabel, forskningsfrå-ga (se kaptilet 4) och studie. Det är ett bra tillväforskningsfrå-gagångssätt att tydligt rapportera samman-hanget och en tabell gör det överskådligt samtidigt som informationen presenteras struktu-rerat för läsaren.
Variabler Forskningsfråga Enkätfråga Oberoende variabel 1 Ålder 1 5, 6 Oberoende variabel 2 Organisationskulturen 1 & 2 1, 5 Oberoende variabel 3 Typ av tjänst 1 & 2 1, 2, 3, 4, 5, 7 Oberoende variabel 4 Teknisk mognad 1 & 2 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
Teknisk know-how
Tabell 3: Korsreferenser (Egen 2010; återgiven av Creswell, 2009, s. 151).
2.5 Metodkombination
Creswell (2009) förespråkar metodkombinationer och Miles & Huberman (1994) framhål-ler att det krävs både siffror och ord för att förstå ett fenomen. Sequential explanatory strategy är en användbar strategi att tillämpa när oväntade resultat uppstår i en kvantitativ studie. Metoden används typiskt för att förklara och tolka kvantitativa resultat genom att samla och följa upp med kvalitativ data (Creswell, 2009) varav jag tycker den är ett utmärkt kom-plement för att förankra studien ytterligare. Med avseende på att generera ett underlag som är användbart för att förbättra verksamhetsportalen som verktyg finns det utan tvivel för-delar att vinna med denna metod då den gör det möjligt att förtydliga resultatet. Jag tänker framförallt långsiktigt och hoppas att metoden som jag tillämpar ska vara så pass bra att re-sultatet är praktiskt användbart för att initiera ett förbättringsarbete.
Att göra en kvalitativ undersökning som uppföljning på en kvantitativ undersökning är en strategi som grundar sig på att det är nödvändigt för att kunna förstå det generella resulta-tet. Genom att göra intensiva kvalitativa uppföljningar kan vi kombinera generell överblick med speciella insikter på strategiskt viktiga områden, förklarar Grønmo (2006).
Metoden är enligt Creswell (2009) rättfram och enkel att implementera. Detta är en egen-skap som underlättar för mig att applicera metoden i studien. Metoden gör det också enkelt att beskriva och rapportera, förklarar Creswell (2009). Själv anser jag att denna undersök-ningsstrategi ger utrymme för ett bredare perspektiv vilket tillför ett nytt, dynamiskt an-greppssätt och förhoppningsvis ett mer nyanserat resultat. Med tanke på att jag har mer er-farenhet av kvalitativa studier ser jag det även som en enorm möjlighet att använda
Sequen-tial explanatory strategy för att förklara och vidareutveckla det kvalitativa resultatet. Jag anser
därför också att det är en strategi med styrka då den är kompletterande i sin karaktär. En nämnvärd svaghet är dock att strategin är tidskosumerande då den kräver datasamling i två separata faser (Creswell, 2009). Därför är det viktigt att från första början allokera datasam-lingsfasen tid för att tidsbrist inte ska bli ett överraskande bakslag i arbetet.
Även beträffande validitet och reliabilitet finns det positiva komplement i denna undersök-ningsstrategi. Datatriangulering är en del i denna process som innebär att jag med hjälp utav flera datakällor påvisar samma fenomen. I och med att resultatet konkretiseras i en tvådelad sekventiell process ökar enligt min mening validiteten men även reliabiliteten. En metodkombination innebär således två metoder för ett forskningsobjekt. Forsknings-strategin överskrider de konventionella forskningsparadigmens gränser genom att avsiktligt kombinera metoder som är hämtade från olika traditioner med olika underliggande anta-ganden, vilket stödjs av Denscombe (2009). I sin enklaste mening innebär detta att jag an-vänder både kvantitativ och kvalitativ data. Jag vill dock påpeka att den kvantitativa enkät-undersökningen är min studie och att den kvalitativa metoden är ett komplement.
mer fullständig bild av fenomenet som studeras men metodkombinationer kan även an-vändas för att föra analysen framåt i processen. Den kompletterande metoden används i detta avseende för att sprida ljus över saker och ting (Denscombe, 2009). Även detta är nå-got som jag kommer att nyttja.
När jag använder en metodkombination betraktar jag som forskare enligt Denscombe (2009) ofta den ena metoden som huvudsaklig och den andra som underordnad vilket ge-nererar en design i olika nivåer (mikro – makro). Jag betraktar den kvantitativa metoden som huvudsaklig och den kompletterande kvalitativa intervjun som underordnad vilket kan visualiseras i relation till dominansen mellan dem.
KVAN Æ kval
Figur 2 : Dominansen i metodkombinationen (Egen, 2010).
Pragmatismen är den bakomliggande filosofin i metodkombinationen. Metodkombinatio-nen är enligt min mening ett dynamiskt vägval som öka möjligheten att leverera ett nyanse-rat resultat som överrensstämmer med kraven på IS forskning. Den pragmatiska filosofin är i linje med de förväntningar som nutidens informationsrika samhälle ställer på forsk-ningen.
2.6 Källkritik
Slutligen är det också nödvändigt att ställa sig kritisk till innehållet för att inte sjunka in i ett subjektivt synsätt. Att utvärdera materialet har stor betydelse för trovärdigheten och ställer höga krav på forskarens objektivitet. Enligt Holme & Solvang (1996) är en källa ett histo-riskt dokument. Det innebär att källan återspeglar de uppfattningar och den kunskap som fanns i ursprungssituationen. Att vara källkritisk när det gäller fakta om sådant som hänt i historien innebär att ställa sig frågan: Har författaren varit källkritisk eller inte när han/hon valt ut och tolkat källorna till sin text? Det är också nödvändigt att komma ihåg att olika texter har olika syften – att informera, övertyga, baktala, sälja, eller att berätta en spännande historia (Stockholmskällan, 2010) .
För att utvärdera de källor som jag har använt i uppsatsen har jag valt att ta ställning till föl-jande argument hämtade från Stockholmskällan som är en direktlänk från Skolverkets hemsi-da - kolla källan.
¾ Är den som står bakom texten pålitlig?
Alla sekundärdata hämtad från litterära verk anser jag ur ett akademiskt perspektiv vara pålit-liga. Detta är ett antagande jag gör då samtliga böcker är lånade på universitetsbiblioteket (Cent-rum för informationslogistik). Jag har även försökt att använda källor som varit kurslitteratur för att försäkra mig om författarens pålitlighet.
¾ Vill författaren bara ge dig fakta, eller vill han eller hon ge dig en viss åsikt om nå-got?
¾ Vill författaren få något att se ut som fakta, fast det bara är gissningar?
Detta är mycket svårt att se i traditionella litterära verk men i vissa vetenskapliga artiklar går det att tyda en viss tendens till subjektiva bedömningar. I dessa fall har jag dubbelkollat informa-tionen med andra källor och därefter gjort en bedömning om källans potential som referensmateri-al.
¾ När skrevs texten? Har saker och ting förändrats sedan dess?
Jag har försökt att använda källor som är relativt nya men det finns några litterära verk som be-handlar vetenskaplig metod med ursprung i 90-talet. Emellertid har jag kompletterat med källor som är skrivna i nutid för att hitta en balans.
Överlag tror jag att de källor som används är trovärdiga och applicerbara med hänsyn till uppsatsens syfte. Jag känner dock att det vore önskvärt med fler källor för att nyansera re-sultatet ytterligare men på grund av de tidsramar som styr arbetsprocessen finns det inte möjlighet att allokera mer tid än vad som krävs för att skapa en relevant referensram. Det finns mängder med information att tillgå från flera olika källor. Det som generellt karaktäri-serat mina val av källor är minimalismen av internetreferenser. Detta beror på det faktum att jag tycker det är svårt att veta hur pålitlig källan är vilket gör det omöjligt att argumente-ra för informationens ändamålsenlighet. Jag vill känna mig trygg i de källor som jag använ-der och använanvän-der därför hellre färre men med bra kvalitet.
3 Referensram
I följande kapitel presenteras den teoretiska utgångspunkten för uppsatsen. Tyngdpunkten i arbetet är inom ämnesområdet Knowledge Management (KM), kommunikation och organisationskultur.
Referensramen är ett verktyg för att objektivt kunna argumentera och analysera resultatet. I detta kapitel presenteras en vidd av teoretiska infallvinklar inom KM och kommunikation.
3.1 Knowledge
Management
Sedan antikens Grekland har filosofer diksuterat vad kunskap är och under senare år har intresset för kunskap eskalerat expolosionsartat, framförallt inom IS/IT-fältet.
KM är enligt Ackerman, Pipek & Wulf (2003) en basprocess för att leda organisationer in i framtiden och ett verktyg för att stödja och klarlägga kunskap. Davenport & Prusak (2000) menar på att i en global ekonomi kan kunskap mycket väl vara ett företags största konkur-rensfördel. Grant (1996, återgiven av Ackerman et al., 2003) argumenterar för att kunskap är den mest kritiska tillgången hos ett företag. En organisations kunskap och dess förmåga att producera ny kunskap är kärnan i verksamheten (Spender, 1996, återgiven av Acker-man et al., 2003). Trots detta är KM en stor utAcker-maning för de flesta organisationer. Ett hin-der i att dela expertis är den kognitiva aspekten, det vill säga hur experter bearbetar och lag-rar information gör det svårt att dela den med andra… ”If HP knew what HP knows, we
wo-uld be three times as profitable” (Davenport & Prusak, 1998 återgiven av Ackerman et al.
(2003). Det finns kognitiva begränsningar i relation till att den mentala representationen blir allt mer abstrakt och konceptuell. För att överlappa detta gap kräver det att informationen likväl som språket är anpassat till målgruppen av mottagare (Ackerman et al., 2003). Det kan också finnas motivationsproblem som orsakar att individer och divisioner inom samma organisation motverkar informationsdelning. Orlikowski (1993, återgiven av Ackerman et al., 2003) förklarar att människor vill sällan dela information då de är rädda för att den kan användas mot dem. Det krävs därför en miljö som karaktäriseras utav förtroende för att uppmuntra till kunskapsdelning.
Baserat på Polanyis teori hävdar Stenmark (2002) att kunskap är baserat på personlig erfa-renhet och det kulturella arvet. Information och kunskap är olika med påverkar varandra.
Author Information Knowledge
Nonaka & Takeuchi A flow of meningful mes-sages
Commitment and belifes created from these messages
Davenport Data with relevance and purpose
Valuable information from the human mind
Davenport & Prusak A message ment to change the recivers perception
Experience, values, insights and contextual information Tabell 4: Information & kunskap (Stenmark, 2002).
3.1.1 Intranät & kulturella aspekter
pri-vata kunskapsnätverk som ägs av en organisation. Intranät kommer ur prefixen intra som betyder inom (eng. within). Ett intranät kan definieras som en heterogen datormiljö som länkar samman olika plattformar, operativsystem (OS), miljöer och gränssnitt som tillåter gränslös kommunikation, informations bank, transaktioner, publiceringar och innovationer. Dessutom är ett intranät ett verktyg för lärande och interaktion av processer, människor, procedurer och principer som formar en intellektuell och kreativ kultur. Intranät börjar ofta som informationsdelande nätverk och utvecklas sedan till djupgående förändringar i affärs-processen. Intranät stödjer komplexa affärsapplikationer såväl som enkel dataspridning. Allt eftersom intranät utvecklas börjar de vanligtvis att fokusera på kunskapsskapande ut-över kunskapslagring och tillgång. Ett intranät ger access via virtuella online enheter till sto-ra mängder information. Snabb tillgång till metodiskt, logiskt ordnad och dynamiskt uppda-terad information kan vara skillnaden mellan framgång och misslyckande i dagens organisa-tioner där sekundsnabb respons är ett krav (Marcus & Watters, 2002).
Ett intranät är ett intra-organisatorisktnätverk och förser användaren med access till till-gänglig information utan att det krävs kunskaper om specifika programmeringsspråk eller system. Ett intranät understödjer arbetet med att dra (eng. pull) ut information och förser användaren med just in time information som kan skräddarsys efter önskemål. Samma funk-tionalitet som ett intranät erbjuder finns tillgänglig genom andra former av IT men ett int-ranät förser organisationer med en enda mekanism för att stödja informations distribuering och lärande, förklarar Harvey et al. (1998).
Alvesson (2001) förklarar att kultur är ett begrepp som saknar allmän och godtagen inne-börd och begreppen kan därför användas på mycket olika sätt. En del poängterar gemen-samma föreställningar och trosatser, andra framhåller värderingar och normer, medan vissa människor upplever kultur som symbolsystem. Ibland betonas organisationens emotionella sidor medan andra ser kultur som ett resultat av hur man gör saker och ting. Kombineras alla dessa perspektiv blir det väldigt lite över som inte är kultur (Alvesson, 2001). Vilken typ av kultur som stödjer intranät är en väl omdiskuterad frågeställning i samtidaforskning. De organisationskulturer som belönar medarbetare för innovativa engagemang och lärande har större möjlighet att påverka en positiv implementering av tekniken. Samarbete såväl som förtroendeskapande är centrala aspekter som påverkar förståelsen för tekniken. En etik-medveten och förtroendeskapande kultur ökar det sociala kapitalet och påverkar intranät positivt Tvivel är däremot en aspekt av kultur som har en mycket negativ inverkan för att skapa en KM kultur. Anställda måste vara villiga att lita på andra för att dela information och kunskap och ledningen måste förstå att kunskap kräver underhåll varav tekniken och kulturen måste utvecklas med hänsyn till att kunskap ska frodas fritt. Kulturella värden som gynnar KM är följaktligen öppenhet och ärlighet, serviceinriktad attityd mot medlemskap och en högt förtroendeskapande kultur. Betydelsen av förtroende är och förblir även i framtiden av enorm betydelse för intranätens tillväxt (Ruppel & Harrington, 2001).
3.2 Intranätet ur ett KM perspektiv
I en studie av Ruppel & Harringtons (2001) ansåg 90 % av de organisationer med ett im-plementerat intranät att den interna kommunikationen förbättrades och resultatet indikera-de indikera-dessutom att 33 % använindikera-de intranätet för att indikera-dela kunskap. Intranät initierar KM då denna typ av teknik tillåter att dela information. Intranät tillhandahåller kommunikation och interaktion och skapar en kunskapsanslutning och stödjer KM på minst tre vis:
1. Kompression av tid och plats hos användaren. 2. Flexibilitet i att utbyta information.
3. Informationsöverföring och organisatoriskt nätverkande oberoende direkt kon-takt mellan systemets användare.
I en studie av Orlikowski (återgiven av Ruppel & Harrington, 2001) förklaras att KM krä-ver en teknisk arkitektur som är mer öppen, social, transperent, flexibel och respektfull gentemot anställda. Framgången för intranättekniken beror till 60 % på kommunikation och 40 % teknologi. KM insatser ska eliminera förlust av intellektuellt kapital genom per-sonlig utveckling och egenmakt (Ruppel & Harrington, 2001).
Genom att se på kunskap ur ett organisatoriskt perpektiv på macro-nivå förklarar Stenmark (2002) att ett intranät som KM kontext kan tolkas ur tre perspektiv: Information, medvetenhet och kommunikation.
Information är det mest märkbara perspektivet eftersom information är en fundamental del
av infrastrukturen. Information är en katalysator för reflektion som är nödvändigt för att lära hur man lär. ”Reflection therefore enables us to learn how to learn” (Stenmark, 2002, s. 1329).
Medvetenhet (eng. awareness) är ett perspektiv som innefattar kommunikation och samarbete i
nätverk för att förmedla kunskap. Det tredje perspektivet kommunikation handlar om att ar-beta tillsammans och att tolka information genom olika kanaler för konversation och för-handling.
Davenport (återgiven av Ruppel & Harrington, 2001) säger att dela kunskap är en onaturlig akt. Kravet på empati och medkänsla är fundamentalt för att kunna göra detta. Det framgår enligt Ruppel & Harrington (2001) att acceptans eller motstånd till intranät som en kun-skapsdelande nätverksmiljö snarare är en ledningsfråga och kulturproblem än en teknisk aspekt. En organisations förmåga att använda tekniken för att dela kunskap är baserat på de anställdas entusiasm. Misslyckad kompatibilitet mellan teknik och organisatoriska attityder har förorsakat en IT produktivitets paradox där den ökade användningen inte resulterar i förväntad ökning av produktiviteten. Finns det inte kompatibilitet mellan organisationskul-tur och kulorganisationskul-turella antaganden dolda i IT innovationen är det inte ovanligt med en misslyck-ad implementering till höga kostnmisslyck-ader. Helhetsperspektivet är nödvändigt och KM måste uppfattas som en organisatorisk fråga och involvera mer än bara individuellt lärande. Ack-erman et al. (2003) förklarar att graden av framgång inom KM området beror på hur väl organisationen kan hantera den tysta kunskapen.
3.2.1 Tyst kunskap
emellertid delas och externaliseras. Det är den tysta kunskapen som underlättar lärandet, bygger intellektuellt kapital och förser värdefull konkurrenskraftig fördel till organisationen då den är svårare för konkurrenter att replikera. Tyst kunskap inkluderar teknisk kännedom så som originella färdigheter, know – how och kognitiv kunskap som värderingar, ideal och mentala modeller som vi tar förgivet. Målsättningen är därför att omvandla tyst kunskap till explicit för att kunna dela den. Genom att dela och kommunicera omvandlas den individu-ella kunskapen till organisatorisk kunskap (Ruppel & Harrington, 2001).
Information blir tyst kunskap då den processas i medvetandet hos en individ och blir expli-cit igen då den kommuniceras eller artikuleras till andra. Att artikulera tyst kunskap är enligt Ackerman et al. (2003) ett kognitivt problem. Kunskap som utvecklas i en miljötyp är ofta svåra att artikulera i en annan kontext. Ett vedertaget talesätt är ”not invented here” som indi-kerar på att det är en annan kontext som styr. Expertis är tyst kunskap inbäddad i den kon-text som den används (Ackerman et al., 2003). Tekniken kan vara en möjliggörare i detta arbete men inte en kritisk framgångsfaktor.
3.2.2 Den lärande organisationen
En lärande organisation förutsätter öppen kommunikation, förklarar Erikson (2002). IT har definierats som en möjliggörare för att skapa lärande organisationer. Intranät är den teknik som på ett mycket effektivt vis skapar och underhåller den miljö där en lärande organisa-tion frodas. Att skapa lärande organisaorganisa-tioner har länge varit ett mål för många. Fokus för-flyttas från att lösa ett problem till att istället föreställa de möjligheter som finns. Genom att maximera användningen av intern kunskap skapar organisationer konkurrenskraftiga förde-lar förkförde-larar Harvey, Palmer & Speier (1998) något som även Ruppel & Harrington (2001) instämmer i. Vidare förklarar Harvey et al. (1998) att kunskapsdelning inom organisationer snarare är en kulturfråga än en teknisk aspekt. Ett intranät är en teknisk infrastruktur som tillhandahåller en vanlig kommunikationskanal för att tillgodose både operativa behov och kunskapsdelning genom hela organisationen. För att realisera en lärande organisation krävs det även att en tvärfunktionell process implementeras som initierar kommunikation både horisontalt men också vertikalt genom hela organisationsstrukturen.
Information är inte det samma som lärande. Alla organisationers lärande varierar men kul-turen speglar om denna process stimuleras eller hämmas. Lärande organisationer kräver en högt flexibel informationsstruktur som tillåter individer att dra (eng. pull) information ut från existerande förvaringsplatser, allt efter behov. Ett intranät är ett alternativ som erbjuder en teknisk infrastruktur för att nå den flexibilitet och nivå på informationsdelning som krävs för en lärande organisation. I stor utsträckning sker lärande först på individnivå, sedan på gruppnivå och slutligen i hela organisationen, förklarar Harvey et al.(1998). All modifiering med en existerande organisationskultur är en svår långdragen process att realisera.
Den lärande processen kan ske på flera olika vis förklarar Harvey et al. (1998). Nyckeln till framgångsrikt lärande är att inte fokusera på vad organisationen kan utan hur den lära sig … ”the process of learning” (McGill et al., 1992, återgiven av Harvey et al.1998).
informationsinfrastruk-inom organisationen, enkel att använda och göra information tillgänglig på ett ekonomiskt vis. Därtill ska också infrastrukturen vara baserad på standardiserade komponenter för att vara enkel att implementera. Slutligen måste också infrastrukturen tillhandahålla access till nuvarande informationskällor inklusive databaser (DB) och arkiverat material. Genom att använda de fyra faserna kan vi steg för steg rulla ut konceptet i organisationer. Intranätet är ett verktyg som förser oss med en infrastruktur som gör det möjligt att klara den kultur-transformation som krävs för att bli en lärande organisation (Harvey et al., 1998).
3.3 Informationshantering
och kulturella aspekter
Informationsfunktionens förmåga att tolka organisationskulturen har stor betydelse för den interna kommunikationen. Erikson (2002) beskriver kultur som något relaterat till alla aspekter av en grupps beteende och dess sociala organisation. Varje företagskultur är unika system av värderingar, övertygelser och normer. ”Kulturer som stödjer och utvecklar
affärsverk-samheter är viktiga konkurrensmedel för ledningen ” (Erikson, 2002, s. 196). Enligt amerikanska
studier finns det bevis för tydliga samband mellan ändamålsenliga organisationskulturer och högre tillväxt samt lönsamhet. I denna typ av ändamålsenliga kulturer blir det också mer harmoni och effektivitet (Erikson, 2002).
Erikson (2002) talar om två ytterligheter av olika kulturtyper och deras inverkan på infor-mationsfunktionen. Den första är den så kallade dynamiska kulturen som präglas av entusi-asm och entreprenörsanda hos medarbetarna. Det är också karaktäristiskt att en stark topp-ledning styr med tydliga mål och riktlinjer i den här sortens organisationskultur. Den dy-namiska kulturen är stark och genomsyrar organisationen vilket underlättar informations-funktionens arbete. Dynamiken påverkar också kommunikationen som i vissa avseenden blir motsägelsefull då den sällan kan hållas strategiskt korrekt i denna typ av organisations-kultur. Fokus bör därför vara att skapa snabba informationskanaler för informationssprid-ning som matchar organisationens tempo. När den dynamiska organisationen expanderar kan den drabbas av växtvärk som också då drabbar kommunikationen varav informations-funktionen ständigt måste ligga ett steg före. De utvalda kommunikationskanalerna måste utvärderas, kanske anpassas eller helt förändras. Förståelsen för den interna kommunika-tionens roll är stor.
Motsatsen till den dynamiska organisationskulturen är den så kallade förvaltande kulturen som istället karaktäriseras av lojala medarbetare men med fokus på den egna enheten och deras resultat. Mellancheferna blir i denna organisationskultur de starkaste och det råder brist på tydliga mål från högsta ledningen. Trygghet blir basen för utveckling. I den förval-tande kulturen präglas istället kommunikationsklimatet av formella riktlinjer men det finns en tydlig svaghet vad beträffar den frånvarande dubbelriktade dialogen (Erikson, 2002).
Management by culture är ett ledningsinstrument för att förbättra ekonomiska resultat och
