Malmö Stad
PM
Stadskontoret
Datum 2019-06-04 Vår referens Martin Åberg, ÅF
Peter Olsson, PO Brandskyddskonsult AB
Undersökning av digitalt system för det systematiska brandskyddsarbetet (SBA) i Malmö Stad
Bakgrund
Enligt lag om skydd mot olyckor (LSO) 2:21 skall ägare och nyttjanderättsinnehavare
(verksamhetsutövare) till byggnader eller andra anläggningar vidta de åtgärder som behövs för att förebygga bränder och skador till följd av bränder. Dessa åtgärder kan både vara av teknisk och organisatorisk karaktär. För att uppfylla och säkerställa dessa krav behöver ett systematiskt brandskyddsarbete (SBA) bedrivas. Malmö stad har påbörjat ett arbete med att utveckla stadsövergripande riktlinjer och rutiner för det SBA samt att undersöka möjligheter för ett stadsgemensamt digitalt system och verktyg för SBA. Detta uppdrag2 genomförs av enheten för trygghet och säkerhet (ETOS) Stadskontoret tillsammans med en arbetsgrupp med deltagare från några av berörda förvaltningar inom staden. Sedan november 2018 har konsulterna Martin Åberg (ÅF) och Peter Olsson (PO Brandskyddskonsult AB) arbetat med uppdraget.
För att få en bild av hur det SBA bedrivs och fungerar i Malmö Stad samt vilket behov av stöd och vägledning som finns ute i förvaltningarna, har en enklare undersökning gjorts av en representant från ETOS genom samtal med flera säkerhetssamordnare och andra handläggare/experter ute i förvaltningarna. Undersökningen3 visade bl.a. att det SBA bedrivs med olika strukturer och arbetssätt ute i de olika förvaltningarna samt att det saknas en stadsgemensam syn kring det SBA.
Det finns ett digitalt system för SBA (SBA-Digital) som används av några förvaltningar. Andra förvaltningar använder inte det då det inte fungerar för deras verksamhet. Flera förvaltningar uttrycker behov av stadsgemensamma styrdokument samt stadsgemensamt digitalt system för SBA som passar för alla verksamheter. Med bakgrund till detta har det genomförts en undersökning kring vilka möjligheter som finns för att arbeta med stadens SBA i ett stadsgemensamt digitalt system.
Syfte och avgränsningar
Syftet med denna undersökning är dels att få klarhet i stadens behov av och gemensamma prioriteringar kring stadsgemensamt digitalt system för SBA, samt att få ökad kunskap om befintliga systems förmågor och vad som finns på marknaden. Undersökningen är således avgränsad till intern och extern kunskapsinhämtning samt beslutsunderlag inför en eventuell stadsövergripande upphandling av stadsgemensamt digitalt system för SBA.
1Lag (2003:778) om skydd mot olyckor (LSO)
2 Uppdragsbeskrivning SBA Malmö Stad 4.0
3Undersökning av det systematiska brandskyddsarbetet (SBA) i Malmö Stad
Malmö Stad
PM
Stadskontoret
Metod
Med utgångspunkt från den breda undersökningen avseende förvaltningarnas behov av
stadsgemensamt digitalt system för SBA, gjordes en mer riktad undersökning där medlemmarna i arbetsgruppen för SBA värderade och prioriterade ett flertal potentiella funktioner för ett digitalt SBA. Funktionerna, som bl.a. behandlade systemfrågor, användarvänlighet, säkerhet och
spårbarhet, värderades och prioriterades efter den tregradiga skalan 1:Viktig funktion, 2:Bra men inte avgörande och 3:Inte relevant.
Arbetsgruppens prioriteringar låg sedan till grund inför ett presentationsmöte där några utvalda leverantörer presenterade och demonstrerade sina digitala verktyg för SBA med målet att öka kunskapen om befintliga systems förmågor och vad som finns på marknaden. Inför mötet sammanställdes ett flertal förberedande frågor till leverantörerna4 med utgångspunkt från arbetsgruppens prioriterade funktioner. Arbetsgruppen tillsammans med inbjudna experter för stadens IT, GIS samt upphandling förde under mötet anteckningar och ställde frågor till
leverantörerna. Mötesdeltagarnas synpunkter kring för- och nackdelar för respektive digitalt system sammanställdes.
Resultat
Den riktade undersökningen kring arbetsgruppens värderingar och prioriteringar av funktioner för ett digitalt SBA sammanställdes5 och resulterade i ett stort antal funktioner som gemensamt bedömdes viktiga.
Presentationsdagen där leverantörer presenterade och demonstrerade sina digitala system för SBA gav en ökad kunskap om några befintliga systems förmågor och vad som finns på marknaden.
Efter sammanställning6 och värdering av mötesdeltagarnas synpunkter kring de presenterade systemen bedöms det möjligt att flertalet av stadens behov av viktiga funktioner kan infrias genom befintliga system. Exempel på viktiga funktioner ansågs vara:
• Plattformsoberoende system
• Möjlighet att skapa behörighetsnivåer
• Enkelt att överblicka genomförda och kommande kontroller, utbildningar etc.
• Möjlighet att skapa egna checklistor
• Möjlighet att registrera brister med text och bild
• Användarvänlig utan krav på systemutbildning
• Spårbarhet och backup
• Redundans avseende sårbarhet i förvaltning och utveckling
• Möjlighet för Malmö Stad att äga systemet
• Integrerbart med befintliga och framtida system (listor, ritningar mm)
• Möjlighet att bygga upp struktur enligt vald 7-stegsmodell (Ansvar, Organisation mm)
4Förberedande frågor till leverantörer avseende digitalt SBA
5Sammanställning SBA förb.frågor prio 2.2
6Sammanfattande Synpunkter_SBA-digtialt system
Malmö Stad
PM
Stadskontoret
Slutsatser
Undersökningen visar tydligt på behovet av ett stadsgemensamt digitalt system för SBA med en anpassningsbar struktur innehållande ett flertal valbara funktioner, där syftet är att passa in i Malmö Stads varierande verksamheter.
Undersökningen visar även att det finns befintliga digitala system med förmågor där stadens behov kan tillgodoses med vissa anpassningar.
Förslag till beslut
Påbörja planering inför upphandling av stadsgemensamt digitalt system för SBA snarast.
Observera att inför upphandlingen krävs att det genomförs en klassificering samt en förankrad kravställning enligt gällande rutin7 för Malmö Stad.
Det är även viktigt att beakta och följa valda delar ur den stadsövergripande Riktlinje8 kring stadens SBA som är planerad att fastställas av Malmö Stads kommunfullmäktige. Detta innebär att ett framtida digitalt system för SBA ska överensstämma med riktlinjen samt följa den valda strukturen och arbetssättet.
Källförteckning
• Lag (2003:778) om skydd mot olyckor (LSO)
• Uppdragsbeskrivning SBA Malmö Stad 4.0
• Undersökning av det systematiska brandskyddsarbetet (SBA) i Malmö Stad
• Förberedande frågor till leverantörer avseende digitalt SBA
• Sammanställning SBA förb.frågor prio 2.2
• Sammanfattande Synpunkter_SBA-digtialt system
• Rutin för klassificering av informationstillgångar i Malmö Stad
• Riktlinje SBA Malmö Stad
7Rutin för klassificering av informationstillgångar i Malmö Stad
8Riktlinje SBA Malmö Stad
