Styrdokument - Vårdsamverkan ReKo sjuhärad

Styrdokument

- Vårdsamverkan ReKo sjuhärad

Vårdsamverkan mellan kommunerna i Sjuhäradsbygden (Bolle-

bygd, Borås, Herrljunga, Mark, Svenljunga, Tranemo, Ulrice-

hamn), Samrehab Mark/Svenljunga, Primärvården Södra Älvs-

borg samt Södra Älvsborgs Sjukhus (SÄS)

Innehållsförteckning

Bakgrund ... 3

Syfte och målsättning... 3

Organisation ... 3

Ekonomi... 4

Budget ... 4

Budgetavstämning och fakturering ... 4

Bokslut ... 5

Arbetssätt... 5

Dokumenthantering ... 5

Verksamhetsplan och budget ... 6

Handlingsplan ... 6

Uppföljning av implementeringsprocessen ... 7

Verksamhetsberättelse och bokslut ... 7

Information... 7

Webb... 7

Nyhetsbrev ... 7

Avvikelser ... 7

Bilagor

1. Verksamhetsplan 2. Handlingsplan

3. Verksamhetsberättelse

4. Bokslut till verksamhetsberättelse 5. Funktionsbeskrivningar för

- ordförande i chefgruppen

- ordförande i beredningsgruppen - sekreterare

- bevakningsansvarig/kontaktperson för samverkansprojekt

Vårdsamverkan ReKo sjuhärad

Bakgrund

I socialstyrelsen allmänna råd och föreskrifter¹ läggs stor vikt vid att vårdens olika delar fungerar bra tillsammans i samverkan inom/mellan enheter och funktioner.

Gränssnitten mellan ansvarsområden, mellan personal inom enheter, mellan funk- tioner/nivåer är viktiga områden för att identifiera förbättringsmöjligheter. För att säkerställa att patientens vård och omhändertagande sker på ett optimalt och säkert sätt bör därför rutiner finnas för att tydliggöra ansvar för samarbete/samverkan mel- lan olika ansvarsområden. Personalen bör också ha kunskap om varandras kompe- tens.

Samverkan över vårdgivargränserna är en förutsättning för att vårdtagaren/patienten ska uppleva en obruten vårdprocess. Den samlade kompetensen i vårdkedjan tillva- ratas genom tvärprofessionell och tvärsektoriell samordning och kompetensöverfö- ring för att möta upp vårdtagarens/patientens behov. Vikten av att arbeta med föl- jande strategiska vårdsamverkansfrågor är därför ytterst betydelsefull:

Samverkansprojekt² Informationsöverföring³

Ansvarsfördelning mellan huvudmännen i enlighet med gällande beslut.

Syfte och målsättning

ReKo sjuhärad ska skapa förutsättningar för vårdsamverkan för att ge vårdtagare/

patienter i sjuhärad mesta möjliga vård och omsorg inom ramen för de gemensamma resurserna. ReKo sjuhärad vill med sitt arbete uppnå en samverkan präglad av:

patient-/vårdtagarfokus effektivitet

mod och handlingskraft.

Organisation

Samverkansgruppen ReKo sjuhärad består av Borås stad, Bollebygds, Herrljunga, Marks, Ulricehamns, Svenljunga och Tranemo kommun, Samrehab Mark-

Svenljunga, Primärvården Södra Älvsborg (Borås-Bollebygd och MUST-området) samt Södra Älvsborgs Sjukhus (SÄS).

1 SOSFS 2005:12. Ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården. Socialstyrelsen.

ReKo sjuhärad är organiserat i en chefgrupp och en beredningsgrupp. Representa- tionen i dessa grupper är personlig och kopplad till funktion och kan således inte ersättas. Eventuell ersättare eller förändrad representation i samband med längre frånvaro ska förankras i chefgruppen. För aktuell representation, se ReKo sjuhärads webbplats på adress http://reko.vgr.se under rubrik Om ReKo sjuhärad.

Förvaltningschefer inom kommunerna tillsammans med sjukhusdirektören för Södra Älvsborgs Sjukhus och primärvårdsdirektören för Primärvården Södra Älvsborg le- der arbetet genom att låta ordförande- respektive vice ordförandeposterna cirkulera vartannat år mellan kommuner, Primärvården Södra Älvsborg och Södra Älvsborgs Sjukhus.

Ordförandeposten i beredningsgruppen följer den huvudman som är ordförande i chefgruppen och cirkulerar på motsvarande sätt.

Ansvaret för sekreterarfunktionen samt ekonomihandläggare följer ReKo sjuhärads ordförandeskap. För administrering av ReKo sjuhärads webbplats köps resurs från ingående samverkanspart.

Ekonomi

Vardera samverkansparten (kommunerna, Primärvården Södra Älvsborg och Södra Älvsborgs Sjukhus) svarar för en tredjedel var av ReKo sjuhärads finansiering. I början av respektive verksamhetsår fakturerar utsedd ekonomihandläggare parterna deras respektive del i den av chefgruppen fastställda budgeten för verksamhetsåret.

Budget

Se rubrik Verksamhetsplan och budget.

Budgetavstämning och fakturering

Redovisningen i ekonomisystemet hos den samverkanspart som har ekonomiansva- ret ska ske på särskilt kostnadsställe för vårdsamverkan. Redovisningen ska utgå från ReKo sjuhärads verksamhetsplan. Utsedd ekonomihandläggare ansvarar för fungerande rutiner med uppföljningsansvar.

Ekonomihandläggaren gör en budgetavstämning 1 gång/tertial (3 gånger/år) och in- formerar beredningsgruppens ordförande om aktuellt budgetläge. Denne informerar i sin tur chefgruppens ordförande om budgetläget.

Inför varje verksamhetsår fastställer chefgruppen ett lönetillägg för tidsbegränsade förordnaden (uppdrag) vid samverkansprojekt. Maximalt tillägg utbetalas vid upp- drag som omfattar 25 % av heltid eller mer. Varannan månad (februari, april, juni, augusti, oktober och december) faktureras ReKo sjuhärad lönekostnader för tidsbe- gränsade förordnanden (uppdrag) av den samverkanspart där uppdragstagaren har sin grundanställning. Som underlag för fakturan ska utdrag ur respektive ekonomi- system bifogas. Förutom projektets benämning, projektledarens namn och person- nummer ska av fakturan tydligt framgå vilken tidsperiod som avses samt vad utbe-

talningen gäller. Lönekostnad inklusive sociala avgifter och övriga kostnader ska redovisas separat. Medel överförs från gemensamt vårdsamverkanskonto till aktuell enhet enligt fastställda ekonomirutiner. Eventuella avvikelser i lönefaktureringen ska anges i budgetprognosen.

Kostnader ska vara fakturerade och insända till utsedd ekonomihandläggare senast vecka 51. Därefter sker slutredovisningen utifrån ställningstagande av ReKo sjuhä- rads chefgrupp.

ReKo sjuhärads ordförande i chef- respektive beredningsgruppen har attesträtt.

Dessutom kan sekreterare ges attesträtt efter beslut i den förvaltning där ordförande- skapet finns.

Bokslut

Efter varje verksamhetsår gör ekonomihandläggaren ett bokslut. Detta ska integreras med ReKo sjuhärads verksamhetsberättelse och inkludera slutredovisning för en- skilda projekt. Eventuella avvikelser ska anges i bokslutet. Ett eventuellt över- eller underskott i bokslutet handläggs enligt beslut i chefgruppen. Se även rubrik

Verksamhetsberättelse och bokslut.

Arbetssätt

Chefgruppen arbetar med övergripande strategiska samverkansfrågor mellan vård- givarna i Sjuhäradsbygden.

Det övergripande ledningsarbetet är fokuserat på strategiska frågor och kräver en tvärsektoriell beredning/handläggning av ärenden. Detta arbete utförs via en bered- ningsgrupp som verkställer den fastställda verksamhetsplanen. Beredningsgruppen arbetar därutöver endast med tydligt formulerade uppdrag från chefgruppen.

Chefgruppen fastställer årlig verksamhetsplan med tydliga uppdrag och strategier, budget samt godkänner boksluts- och verksamhetsberättelse.

Chefgruppens möten protokollförs och justerare utses vid varje möte. Original- handling registreras och arkiveras i den förvaltning där ordförandeskapet finns. Efter justering publiceras chefgruppens protokoll på ReKo sjuhärads webbplats. Bered- ningsgruppens mötesanteckningar betecknas däremot som internt arbetsmaterial.

Dokumenthantering

För att säkerställa en enhetlig hantering av samverkansgruppens administrativa handlingar, oberoende av vilken samverkanspart som leder arbetet, har en doku-

Handläggningsinformation som beskriver handläggningsrutiner för respektive handlingsslag samt eventuell koppling och/eller hänvisning till andra doku- ment.

Arkivförteckning som visar hos vilken huvudman och i vilket diarie hos denne, samverkansgruppens handlingar registreras och/eller arkiveras under respektive verksamhetsår.

Verksamhetsplan och budget

Beredningsgruppen tar årligen fram en verksamhetsplan med utgångspunkt från föregående års verksamhetsberättelse. Verksamhetsplan och budget ska vara en integrerad process som ska vara kommunicerad och fastställd av ReKo sjuhärads chefgrupp under november månad inför aktuellt verksamhetsår. I verksamhetspla- nen ska verksamhetsårets mål och prioriterade aktiviteter anges. Se även rubrik Ekonomi.

Handlingsplan

När chefgruppens fastställt verksamhetsplanen kan beredningsgruppen upprätta en handlingsplan för varje mål/delmål i verksamhetsplanen. Handlingsplanen ska tyd- liggöra ansvar och utgör ett viktigt hjälpmedel för att följa processen med tidsangi- velse för varje steg samt vem som ska ta del av resultatet. När resultat presenteras i beredningsgruppen utgör handlingsplanen ett viktigt diskussionsunderlag vid för- ankring ut i respektive förvaltning/verksamhet.

Projektledare för samverkansprojekt på uppdrag av ReKo sjuhärad, kan upprätta en handlingsplan för varje del i projektet enligt samma princip. Denna utgör ett viktigt underlag vid den kontinuerliga avstämningen med bevakningsansvarig (kontaktper- son).

Handlingsplanen ska innehålla information om:

Vad som ska göras i form av aktiviteter för att uppnå målet.

Hur genom kortfattad beskrivning av tillvägagångssättet - konkreta åtgärder.

Vem genom namngiven person som är ansvarig för uppdragets genomförande.

När genom att tidsbestämma när aktiviteten ska vara klar samt vem som ska informeras.

Information om uppnått resultat.

OK när det klart.

Handlingsplanen bidrar till ett strukturerat arbetssätt med fördelning av ansvarområ- den. För beredningsgruppen utgör den en viktig kunskapskälla när verksamhetsbe- rättelsen skrivs vid årets slut.

Uppföljning av implementeringsprocessen

Ansvaret för följsamhet till tagna beslut och uppföljning åligger respektive förvalt- ning. Varje huvudman ansvarar för sin del i processen.

Verksamhetsberättelse och bokslut

Beredningsgruppen lämnar årligen en verksamhetsberättelse och en ekonomisk re- dovisning till chefgruppen. Tonvikten i den årliga verksamhetsberättelsen inklusive bokslut ska läggas på effektresultat och åtföljas av en ekonomisk avstämning med redovisning av intäkter och utgifter. Verksamhetsberättelsen ska innehålla målbe- skrivning och måluppfyllelse, viktiga händelser under året, riskbedömning och om- världsanalys samt en framtidsvision. Verksamhetsberättelse och bokslut ska vara fastställda av chefgruppen ReKo sjuhärad vid följande verksamhetsårs första möte.

Information

Samarbete och samverkan mellan vårdgivarna underlättas genom tillgänglig och lättåtkomlig information. Tillsammans med samverkansgruppens representanter utgör ReKo sjuhärads webbplats en viktig del i informationsspridningen till perso- nalen i verksamheterna.

Webb

Utrymme för webbplats samt del i befintligt publiceringsverktyg hyrs av Västra Götalandsregionens IT-Centrum (ITC). Webbplatsens driftkostnader samfinan- sieras genom medel från ReKo sjuhärad.

Nyhetsbrev

Beredningsgruppen ansvarar för löpande kontinuerlig information om pågående arbete till verksamheterna. Denna information sammanställs i ett nyhetsbrev som publiceras på webbplatsen. Nyhetsbrevet kan även innehålla information från re- spektive huvudman om det bedöms kunna vara av intresse för övriga samverkans- partners.

Avvikelser

Avvikelser från det förväntade förloppet som har betydelse för vårdens kvalitet ska identifieras i hela vårdprocessen. Samverkansparterna inom ReKo sjuhärad (Kommunerna i Sjuhäradsbygden, Primärvården Södra Älvsborg samt Södra Älvsborgs Sjukhus) har utsett en person vardera, som ska sammanställa och ana- lysera rapporterade avvikelser i vårdsamverkan inom respektive organisation.

Sammanställning och avrapportering sker kontinuerligt. När avvikelser upptäcks