Uppföljande granskningar 2016 ABCD

(1)

Advisory KPMG AB 8 december 2016

Antal sidor: 25

Lidingö stad

Uppföljande granskningar 2016

Revisionsrapport

(2)

Innehåll

1. Sammanfattning 1

1.1 Våra rekommendationer 2

2. Bakgrund 2

2.1 Syfte 3

2.2 Avgränsning 3

2.3 Revisionskriterier 3

2.4 Ansvarig nämnd eller styrelse 4

2.5 Metod 4

2.6 Projektorganisation 4

2.7 Läsanvisningar 5

3. Arbetet mot kränkande behandling och diskriminering 5

3.1 Granskningsrapportens bedömning 5

3.2 Nämndens yttrande 6

3.3 Resultat uppföljande granskning samt kommentarer 6

4. Rättssäkerhet inom barn- och ungdomsvården 7

4.1 Granskningsrapportens bedömning och rekommendationer 7

4.2 Nämndens yttrande 9

4.3 Resultat uppföljande granskning samt kommentarer 9

5. Intern kontroll i anläggningsredovisning 11

5.1 Granskningsrapportens rekommendationer 11

5.2 Styrelsens yttrande 12

5.3 Resultat uppföljande granskning samt kommentarer 12

6. Styrning och ledning inom hemtjänstverksamheten 14

6.1 Granskningsrapportens rekommendationer 14

6.2 Nämndens yttrande 16

6.3 Resultat uppföljande granskning samt kommentarer 17

Bilagor

Bilaga 1, Nyttjandetid och komponenternas andel för normalfastigheter

Bilaga 2, Nyttjandetid och komponenternas andel för gatuanläggningar

Bilaga 3, Nyttjandetid och komponenternas andel för VA-anläggningar

(3)

1. Sammanfattning

Vi har av Lidingö stads revisorer fått i uppdrag att följa upp vilka åtgärder som vidtagits av de olika nämnderna när det gäller revisionens granskningar under 2014. Uppdraget ingår i revisions- planen för år 2016.

Revisionen genomför årligen ett antal fördjupade granskningar inom olika nämnders områden och i granskningarna görs en bedömning och ofta pekas förbättringsområden ut för nämnderna. I nämndernas yttranden över rapporterna framgår ofta att nämnden tänker vidta olika åtgärder för att komma tillrätta med de brister som granskningen funnit.

Syftet med den här granskningen är att bedöma om tillräckliga och utlovade åtgärder vidtagits för att eliminera de brister revisionen funnit i tidigare granskningar.

De granskningar som följts upp genomfördes av PwC under 2014:

• Arbetet mot kränkande behandling och diskriminering

• Rättssäkerhet inom barn- och ungdomsvården

• Intern kontroll i anläggningsredovisning

• Styrning och ledning inom hemtjänstverksamheten

Utbildningsnämnden (Arbetet mot kränkande behandling och diskriminering)¹

Sammanfattningsvis kan vi konstatera att det inte hänt särskilt mycket med den kritik som granskningen framförde. Till exempel har nämnden fortfarande inte delegerat beslutanderätten avseende åtgärder mot kränkande behandling.

Intervjuerna avseende uppföljning och utvärdering av skolornas arbete mot kränkande behandling och diskriminering ger vid handen att förvaltningens arbete med att införa DO:s mall i

verksamheten kommit något längre sedan 2014 men att utvärdering enligt mallen inte görs idag.

Omsorgs- och socialnämnden (Rättssäkerhet inom barn- och ungdomsvården samt Styrning och ledning inom hemtjänstverksamheten)²

Avseende de rekommendationer som följde av granskningen av rättssäkerhet inom barn- och ungdomsvården och de utfästelser som nämnden sedermera gjorde i sitt yttrande har nästan inget blivit genomfört.

För rekommendationerna och nämndens utfästelser i fråga om granskningen avseende styrning och ledning inom hemtjänstverksamheten ser resultatet bättre ut. Nämnden har kommit tillrätta med de flesta brister som kom fram i den ursprungliga granskningen med undantag för avsteg

1 Avsnitt 3.3 Resultat uppföljande granskning samt kommentarer s. 6-7

2 Avsnitt 4.3, 6.3 Resultat uppföljande granskning samt kommentarer s. 9-11, 17-18

(4)

från principen om s.k. korgbeslut (beslutet utgör en korg där flera olika insatser finns med istället för att de beslutas var för sig).

Kommunstyrelsen (Intern kontroll i anläggningsredovisning)³

När det gäller granskningen av stadens interna kontroll i anläggningsredovisning anser vi att staden har genomfört tillräckliga och ändamålsenliga åtgärder för att säkerställa intern kontroll i anläggningsregistret.

1.1 Våra rekommendationer

• Utbildningsnämnden bör delegera beslutanderätten avseende åtgärder mot kränkande behandling.

• Utbildningsnämnden bör genomföra uppföljning och utvärdering av skolornas arbete mot kränkande behandling.

• Omsorgs- och socialnämnden bör genomföra stickprovskontroller för att följa upp handläggning och dokumentation inom barn- och ungdomsvården. Alternativt utreda om det finns ett bättre sätt genomföra intern kontroll på området och i så fall genomföra det.

• Omsorgs- och socialnämnden bör genomföra stickprovskontroller för att följa upp hantering av dokumentation inom barn- och ungdomsvården. Alternativt utreda om det finns ett bättre sätt genomföra intern kontroll på området och i så fall genomföra det.

• Omsorgs- och socialnämnden bör kontrollera att man kommit tillrätta med bristerna avseende den enskildes delaktighet i utredningsprocessen för barn och ungdomar.

• Omsorgs- och socialnämnden bör utreda förekomsten om avsteg från principen om s.k.

korgbeslut.

2. Bakgrund

Vi har av Lidingö stads revisorer fått i uppdrag att följa upp vilka åtgärder som vidtagits av de olika nämnderna när det gäller revisionens granskningar under 2014. Uppdraget ingår i revisions- planen för år 2016.

Revisionen genomför årligen ett antal fördjupade granskningar inom olika nämnders områden och i granskningarna görs en bedömning och ofta pekas förbättringsområden ut för nämnderna. I nämndernas yttranden över rapporterna framgår ofta att nämnden tänker vidta olika åtgärder för att komma tillrätta med de brister som granskningen funnit.

Denna uppföljning har till syfte att kontrollera om nämnderna vidtagit åtgärder för att komma till rätta med fel och brister som tidigare identifierats. Lidingö stads revisorer bedömer att det finns

3 Avsnitt 5.3 Resultat uppföljande granskning samt kommentarer s. 12-14

(5)

en risk för att åtgärder inte vidtagits inom vissa områden vilket kan vara väsentligt för att uppnå kommunfullmäktiges mål, god ekonomisk hushållning eller en effektiv och ändamålsenlig verksamhet.

Granskningen är genomförd under hösten 2016 och har skett genom att vi har gått igenom både de granskningsrapporter som låg till grund för revisorernas uttalande och de yttranden som nämnderna lämnat på rapporterna. Utifrån detta material har vi sedan genomfört intervjuer med ansvariga tjänstemän för att på så sätt försöka få en bild av vad som skett inom områdena som granskningarna berört. Vi har också tagit del av nya handlingar avseende frågorna.

2.1 Syfte

Syftet med granskningen är att bedöma om tillräckliga och utlovade åtgärder vidtagits för att eliminera de brister revisionen kunnat konstatera i tidigare granskningar.

Vi har därför granskat följande:

Vilka åtgärder som nämnderna utlovat i sina yttranden över revisionsrapporterna och om dessa har genomförts.

Vilka problemområden som pekats ut i rapporterna och vad som gjorts i övrigt för att minska dessa problem och risker.

2.2 Avgränsning

Granskningen omfattar rapporter om styrning och ledning inom hemtjänstverksamheten, rätts- säkerhet inom barn- och ungdomsvård, intern kontroll i anläggningsredovisning samt arbetet mot kränkande behandling och diskriminering. Samtliga granskningar gjordes 2014.

2.3 Revisionskriterier

Vi har bedömt om åtgärderna uppfyller:

• Lag om kommunal redovisning (1997:614)

• RKR 11.4 – Materiella anläggningstillgångar samt RKRs information om korttidsinventarie och inventarier av mindre värde.

• I yttranden angivna åtaganden

• Rekommendationer från granskningsrapporterna 2014

(6)

2.4 Ansvarig nämnd eller styrelse

Omsorgs- och socialnämnden, kommunstyrelsen och utbildningsnämnden.

Rapporten är saklighetsgranskad av Susanne Rydberg-Lif, Omsorgs- och socialförvaltningen, Patric Andersson, Ekonomichef samt Daniel Broman, Utbildningschef.

2.5 Metod

Granskningen har genomförts genom:

• Dokumentstudie av:

o Styrdokument avseende komponentredovisning, riktlinjer avseende maskiner och inventarier.

o Arbetsbeskrivning gruppsamordnare

o Handlingsplan, Enheten för äldre, upprättad 2016-02-18

o Yttranden från respektive nämnd avseende revisionsrapporterna 2014

• Intervjuer med följande tjänstemän:

o Lotta Wigen, chef omsorgs- och socialförvaltningen o Maria Härenstam, stabschef

o Britt-Marie Wikström, chef kommunala utförare o Nanny Enberg, beställarchef

o Jone Källsäter, enhetschef familjeenheten o Daniel Broman, Utbildningschef

o Patric Andersson, ekonomichef o Elisabeth Sjöberg, redovisningschef

2.6 Projektorganisation

Granskningen har utförts av Johan Malm, revisor under ledning av Magnus Larsson, certifierad kommunal revisor. Uppföljningsgranskningen av intern kontroll i anläggningsredovisning har gjorts av Therese Andersson, auktoriserad revisor.

(7)

2.7 Läsanvisningar

Den här rapporten innehåller text som hämtats från de granskningar som gjordes 2014 samt de yttranden som följde. För att förenkla för läsaren har texterna från rapporterna och yttrandena för- kortats och omarbetats i syfte att sammanfatta dem och för att infoga dem i den här rapportens disposition.

3. Arbetet mot kränkande behandling och diskriminering

Den första granskningen syftade till att besvara följande revisionsfråga:

Säkerställer utbildningsnämnden genom styrning och uppföljning att ett ändamålsenligt arbete bedrivs för att skydda elever från kränkande behandling och diskriminering?

För att besvara revisionsfrågan och därmed uppnå syftet med granskningen hade följande kontrollmål formulerats:

• Nämnden har beslutat om hur man i enlighet med skollagen 6:5 ska ansvara för att personalen fullgör sina skyldigheter.

• Nämnden har fört ut ansvar (SL 6:6-9) till berörda chefer samt delegerat rätten att fatta beslut.

• Nämnden säkerställer att berörd personal har tillräckliga kunskaper både om gällande lagstiftning och om metoder och arbetssätt som främjar, förebygger samt förhindrar.

• Varje enhet har upprättat planer enligt gällande lagstiftning och det genomförs

systematisk uppföljning. Barn/elever (och vårdnadshavare i tillämpliga fall) är delaktiga i arbetet.

• Varje enhet har rutiner och system för att upptäcka, anmäla, utreda, dokumentera uppgifter om samt åtgärda trakasserier och kränkande behandling.

• Varje enhet genomför uppföljning av arbetet mot kränkande behandling och diskriminering.

• Nämnden kan följa arbetet per enhet och över tid på ett tillförlitligt sätt.

3.1 Granskningsrapportens bedömning

Huvudmannens ansvar för kränkande behandling

I skollagens 6 kap. berörs huvudmannens ansvar för åtgärder mot kränkande behandling.

Utförandet av åtgärderna kan nämnden delegera till tjänstemän inom förvaltningen. Vid tiden för granskningen hade nämnden inte delegerat rätten att fatta beslut. Granskningen bedömde att nämnden inte hade fattat beslut för hur man skulle ansvara för att personalen fullgjorde sina skyldigheter.

(8)

Granskningen konstaterade samtidigt att det inte är nämndens skyldighet att delegera rätten att fatta beslut kring ovan angivna bestämmelser, men det kan vara ett tillvägagångssätt för att tydlig- göra ansvarsfördelningen och stödja nämnden i dess ansvarsutövande.

Uppföljning och utvärdering av arbetet mot kränkande behandling och diskriminering

Skolorna ska årligen upprätta en likabehandlingsplan för det kommande läsåret. Enligt direktiv från förvaltningen arbetade skolorna med att upprätta planer enligt Diskrimineringsombuds- mannens (DO) mall i verktyget ”Plan för skolan”. En systematisk uppföljning och utvärdering av arbetet mot kränkande behandling och diskriminering var inte alltid synlig i likabehandlings- planerna.

Samtliga grundskolors likabehandlingsplaner granskades och revisorerna kunde konstatera att planerna i tio fall av tretton var tydligt upprättade efter DO:s mall.

3.2 Nämndens yttrande

Av nämndens yttrande framgick det att nämnden beslutar om arbetsgång när personal får känne- dom om att ett barn eller en elev anser sig ha blivit utsatt för kränkande behandling.

Avseende uppföljning och utvärdering av arbetet mot kränkande behandling och diskriminering angav nämnden att samtliga verksamheter i fortsättningen skulle arbeta i enlighet med DO:s mall vid upprättande av ”Plan mot diskriminering och kränkande behandling”, vilket bland annat inne- bär en utvärdering av tidigare års arbete med verktyget.

3.3 Resultat uppföljande granskning samt kommentarer

När det gäller huvudmannens ansvar för kränkande behandling framgår det av uppföljnings- granskningen att nämndens delegeringsordning är densamma sedan granskningen 2014 och man arbetar efter samma rutin som beskrevs i nämndens yttrande.

Utbildningsförvaltningen har bestämt att samtliga förskolor och skolor ska använda DO:s verktyg

”Plan mot diskriminering och kränkande behandling” i förskolan respektive skolan. Att arbeta efter DO:s verktyg inbegriper att verksamheterna utvärderar föregående års plan och att man till- varatar erfarenheterna från utvärderingen i nästkommande plan. I dagsläget samlar utbildnings- förvaltningen in verksamheternas planer mot diskriminering och kränkande behandling och granskar dem. Men man har ännu inte börjat följa upp verksamheternas arbete med att upprätta planerna. Av intervjuerna framgår det att man planerar att börja med uppföljningsarbetet.

Kommentar

Vår samlade bedömning är att utbildningsnämnden befinner sig i stort sett samma läge när det gäller granskningens kritik som när granskningen gjordes 2014.

Kommunallagen anger att nämnder får delegera beslutanderätt till anställda med vissa undantag.

Ett villkor för att nämnden släpper ifrån sig delar av den beslutande makten är att beslutet sedan återrapporteras till nämnden.

(9)

Den rutin som beskrevs i nämndens svar används fortfarande och den är utformad som om den vore delegerad trots att rutinen inte är beslutad av nämnd. Vår bedömning är att rutinen i sig är ändamålsenlig men att de delar av den som inte utgör verkställighet bör införas i nämndens delegationsordning.

Intervjuerna avseende uppföljning och utvärdering av skolornas arbete mot kränkande behandling och diskriminering ger vid handen att förvaltningens arbete med att införa DO:s mall i

verksamheten kommit något längre sedan 2014 men att utvärdering enligt mallen inte görs idag.

Vår bedömning är därför att kritiken i den delen ska kvarstå.

4. Rättssäkerhet inom barn- och ungdomsvården

Säkerställer nämnden att det finns en ändamålsenlig organisation och tillräcklig intern kontroll för handläggning, dokumentation och hantering av personakter?

• Det finns mål och riktlinjer för verksamheterna som påverkar handläggning och dokumentation av enskilda ärenden.

• Nämnden säkerställer att det finns en tillräcklig intern kontroll så att såväl lagstiftning som lokala regler och riktlinjer efterlevs samt att lagstiftarens krav på rättssäker och enhetlig handläggning och hantering av enskilda ärenden efterlevs.

• Hanteringen av dokumentation som berör enskildas personliga angelägenheter är ändamålsenlig.

• Handläggning och dokumentation visar tillräckligt god kvalitet och tillgodoser både lagstiftarens krav och fastställda riktlinjer av nämnden.

4.1 Granskningsrapportens bedömning och rekommendationer

Mål och riktlinjer

Granskningsrapporten konstaterade att det fanns en styrning i form av måldokument och hän- visningar till gällande lag och föreskrifter för att säkerställa en rättssäker handläggning och dokumentation. Samtidigt ansåg rapportförfattaren att verksamheten skulle göra en översyn av behovet av att upprätta riktlinjer för att styra mot lokala förutsättningar, exempelvis gällande olika typer av bistånd för olika målgrupper i staden. Riktlinjer kan exempelvis gälla att i första hand pröva insatser i öppenvård. Bedömningen ledde till följande rekommendation:

”Vi rekommenderar att verksamheten ser över om det finns skäl att upprätta dessa (riktlinjer) för att styra mot lokala förutsättningar, exempelvis gällande olika typer av bistånd för olika mål- grupper i staden.”

(10)

Intern kontroll

Granskningen 2014 kunde konstatera att det fanns en struktur för att följa upp de verksamhets- specifika målen och att det fanns en struktur för att följa upp handläggning och dokumentation inom barn- och ungdomsvården.

Granskningen gjorde också bedömningen att den interna kontrollen borde utvecklas för att säker- ställa att lokala regler och riktlinjer liksom lagstiftarens krav på rättssäkerhet och enhetlig hand- läggning efterlevdes. Bedömningen ledde till följande rekommendation:

”Vi rekommenderar att en struktur utarbetas för hur kontroller kontinuerligt ska ske.”

Hantering av dokumentation

Granskningen 2014 kom fram till att hanteringen av dokumentation som berör enskildas personliga angelägenheter, d.v.s. vad gäller säkerhet och sekretess var ändamålsenlig. Men att verksamheten borde utarbeta rutiner för att följa upp att journalföringen görs i tillräcklig omfattning, vilket är väsentligt för att kunna garantera den enskildes rättssäkerhet och möjlighet att få sin sak prövad. Granskningen föreslog att detta kunde ske exempelvis i samband med regel- bundna ärendegenomgångar mellan handläggare och arbetsledare, slumpvisa kontroller eller inom ramen för den interna kontrollen. Bedömningen ledde till följande rekommendation:

”Vi rekommenderar att verksamheten utarbetar rutiner för att följa upp att journalföringen görs i tillräcklig omfattning, vilket är väsentligt för att kunna garantera den enskildes rättssäkerhet och möjlighet att kunna få sin sak prövad.”

Kvalitet i handläggning och dokumentation

Granskningen 2014 konstaterade att det fanns en rutin för hur utredningsprocessen skulle bedrivas och att den bedömdes innehålla väsentliga delar, att det fanns rutiner för att introducera nyanställda samt att uppföljande samtal genomfördes för att stötta och kontrollera att hand- läggning och dokumentation gjordes enligt lag.

Granskningen av akterna indikerade däremot att det fanns skäl att följa upp att handläggning och dokumentation utförts i enlighet med lagstiftarens krav. Detta framförallt gällande den enskildes delaktighet i utredningsprocessen, såväl rörande planering som genomförande och

kommunicering inför beslutsfattande. Granskningen rekommenderade även att rutiner skulle utarbetas för att säkerställa att utredningar inte görs för omfattande. Bedömningen ledde till följande rekommendation:

”Vi rekommenderar att rutiner utarbetas för att säkerställa att utredningar inte görs för omfattande, vilket är viktigt för såväl den enskildes rättssäkerhet som verksamhetens effektivitet.”

(11)

4.2 Nämndens yttrande

I yttrandet bedömde nämnden att gällande verksamhetsidé och den inriktning på verksamheten som antagits i verksamhetsöversikten sammantaget var tillräckligt styrande för verksamheten.

Ytterligare utveckling av riktlinjer för verksamheten i denna del bedömdes inte prioriterad.

Intern kontroll

Nämnden delade revisorernas uppfattning om att en bättre struktur borde utarbetas för den interna kontrollen. Delvis skulle detta ske genom utarbetande av ett nytt ledningssystem för

kvalitetssäkring vilket skulle komma att behöva kompletteras med t.ex. stickprovskontroller.

Nämnden ansåg liksom revisorerna att man borde följa upp om journalföringen gjordes i till- räcklig omfattning. Nämnden ansåg att det område som i första hand behövde förbättras var den interna kontrollen, t.ex. genom slumpvisa kontroller.

Nämnden delade revisorernas bedömning att det fanns skäl att följa upp dokumentationen av den enskildes delaktighet i utredningsprocessen. Nämnden bedömde att den var tillfredsställande, men att den brast i dokumentationen. Nya allmänna råd om dokumentation skulle ges ut av socialstyrelsen och nämnden planerade för utbildning baserad på dem under hösten 2014. Bättre uppföljning av dokumentationen skulle även ske genom utveckling av den interna kontrollen.

Nämnden delade inte revisorernas uppfattning att utredningarna riskerade att bli för omfattande och menade att den utredningsplan som ska upprättas i varje ärende skulle fungera som en garant för att handläggarna inte skulle utreda mer än nödvändigt.

Nämnden identifierade däremot en risk i att utredningarnas dokumentation kunde bli alltför omfattande. Utredningsverktyget BBIC (Barnens Behov i Centrum) som skapats av socialstyrelsen var då en mall på 17 sidor som ibland kunde leda till alltför omfattande dokumentation.

Med anledning av den identifierade risken skulle nämnden följa effekterna av verktyget och bedöma behovet av eventuell utveckling av detsamma.

4.3 Resultat uppföljande granskning samt kommentarer

I granskningen 2014 gavs rekommendationen att nämnden skulle se över behovet av riktlinjer för att pröva insatser i t.ex. öppenvård. I nämndens yttrande som följde gjorde man bedömningen att budgetens verksamhetsidé och den inriktning på verksamheten som antagits i verksamhets- översikten var tillräckligt styrande för verksamheten och att det därmed inte fanns något behov av ytterligare riktlinjer.

Sedan nämndens yttrande har verksamheten omorganiserats genom att omvårdnadsnämndens verksamhet samlats under omsorgs- och socialnämnden. Detta har medfört att man för närvarande

(12)

ser över behovet av riktlinjer för alla verksamheter och eftersom det arbetet inte är färdigt kan man inte svara på om man kommer att införa riktlinjer för t.ex. öppenvård.

Kommentar

Vi kan konstatera att nämnden övervägt rapportens förslag om behovet av riktlinjer och i yttrandet bedömt att det inte varit nödvändigt. Uppföljande granskning ger vid handen att nämnden mjuknat i sin inställning till förslaget och att den nu genomför en inventering för att se om det är nödvändigt. Eftersom nämnden först beslutat att inte införa riktlinjer men nu genomför en inventering kan den här granskningen inte bedöma frågan ytterligare.

Intern kontroll

Av uppföljningsgranskningen framgår det att det nu finns ett ledningssystem för kvalitetssäkring, men att man fortfarande håller på att fylla det med innehåll som finns i lagar och föreskrifter eller beslut som gäller för verksamheten. Nämnden har inte genomfört några stickprovskontroller inom barn- och ungdomsvården.

Kommentar

Eftersom ledningssystemet för kvalitetssäkring inte är färdigt är det vår bedömning är att nämnden inte har åtgärdat de brister som visades i granskningen eller uppfyllt sitt eget åtagande om stickprovskontroller.

Uppföljningen visar att nämnden inte har genomfört stickprovskontroller eller förbättrat den interna kontrollen på något annat sätt. Nämnden står inför en digitalisering av arkivet och kommer då att genomföra en genomlysning av dokumentationen.

Kommentar

Vi bedömer att nämnden inte har uppfyllt sitt åtagande att förbättra den interna kontrollen. Den interna kontrollen får anses utgöra ett verktyg i en ständigt pågående uppföljning och förbättring av verksamheten. En genomlysning i samband med digitalisering av handlingarna ser vi förstås som positivt, men vi anser att det inte kan betraktas som en åtgärd inom ramen för den interna kontrollen.

Uppföljande granskning visar att nämnden anser sig ha kommit tillrätta med den bristande dokumentationen vad gäller den enskildes delaktighet i utredningsprocessen genom att arbeta enligt BBIC. Under hösten 2014 utbildade man personalen i de nya allmänna råden (SOSFS 2014:6). Man har också planerat in en bred utbildning i social dokumentation för all personal.

Man har inte utvecklat den interna kontrollen avseende detta.

Angående verktyget BBIC så är nämndens handläggare medvetna om att det finns en risk för att verktyget kan leda till överdokumentation i den fysiska akten. Socialstyrelsen har nu tagit fram en ny mall som är minskad från 17 till 10 sidor, just med syftet att undvika överdokumentation. För närvarande väntar man på att den nya mallen ska föras in i handläggarnas

ärendehanteringssystem.

(13)

Kommentar

Nämnden anser sig har kommit tillrätta med bristande kvalitet i dokumentationen vad gäller den enskildes delaktighet i utredningsprocessen genom att använda BBIC, men man har inte kunnat verifiera detta genom kontroller. Vi anser att det är positivt att man ska utbilda all personal i social dokumentation och att man ska införa den nya versionen av BBIC som förväntas minska risken för överdokumentation. Sammantaget bedömer vi att nämnden delvis genomfört det som den åtagit sig i yttrandet.

5. Intern kontroll i anläggningsredovisning

Har kommunstyrelsen och nämnderna en tillräcklig kontroll av att tillgångarna i allt väsentligt är fullständigt redovisade, rätt periodiserade samt har klassificerats och värderats enligt

principerna i KRL?

• Anläggningstillgångarna har klassificerats i enlighet med nämndens anvisningar och god redovisningssed i övrigt.

• Förbruknings-/omkostnadsinventarierna har klassificerats i enlighet med nämndens anvisningar och god redovisningssed i övrigt.

• Avskrivning och avskrivningstider sker i enlighet med god redovisningssed.

• Bokförda utgifter är hänförliga till investeringsobjektet.

5.1 Granskningsrapportens rekommendationer

Efter genomförd granskning var bedömningen att staden hade tillräcklig kontroll i den meningen att tillgångarna i allt väsentligt var fullständigt redovisade, rätt periodiserade samt hade klassificerats och värderats enligt principerna i KRL⁴ och RKR⁵.

I samband med granskningen noterades två punkter;

• Stadens styrande och stödjande dokument avvek från god redovisningssed. Enligt stadens rutin för maskiner och inventarier skulle en post bokföras som en investering om varje enhet hade ett värde om minst 44,4 tkr och en nyttjandetid på 3 år. Detta var inte i enlighet med RKR:s information om korttidsinventarie och inventarier av mindre värde. Enligt informationen ska anskaffningar av inventarier som har ett naturligt samband eller som kan anses ingå som ett led i

4 Lag om kommunal redovisning

5 Rådet för kommunal redovisning

(14)

en större inventarieinvestering göras utifrån inventariernas sammanlagda anskaffningsvärde.

Dock noteras att vid nybyggnationer ska inventarier, med ett värde lägre än ett prisbasbelopp per styck och en nyttjandetid på minst tre år, ses som en helhet och därmed bokföras som en

investering.

• Enligt uppgift tillämpades inte komponentavskrivning, d.v.s. att olika komponenter i samma investeringsobjekt har olika förväntad nyttjandeperiod och därmed olika avskrivningstider.

Staden hade dock under hösten 2014 tillsammans med extern konsult påbörjat ett arbete med att se över nuvarande avskrivningsprinciper. Stadens målsättning var att under 2014 påbörja tillämpningen av komponentavskrivning. Vidare skulle en uppföljning av detta ske under årsbokslutsgranskningen 2014.

Bedömningen ledde till följande rekommendation:

”Vi rekommenderar staden att se över sina riktlinjer/rutiner så att de ligger i linje med god redovisningssed, d.v.s. att RKR:s information följs gällande aktivering av inventarier av mindre värde.”

5.2 Styrelsens yttrande

Styrelsens uppfattning var att de följde god redovisningssed i enlighet med RKR:s information om kortidsinventarier och inventarier av mindre värde. De skulle dock se över hur de beskrev sina riktlinjer i stadens styrande dokument. Styrelsen ansåg att RKR:s information gav visst utrymme för tolkningar, varför de skulle stämma av deras tolkning med stadens revisorer.

Granskningsrapporten angav att ett arbete påbörjats för att införa komponentavskrivning.

Styrelsen bedömde att det nya regelverket innebar ganska stora förändringar jämfört med dagens system och angav att målsättningen hade varit att påbörja tillämpningen i samband med bokslutet för 2014. Det lyckades inte på grund av bristande personella resurser. Implementering och tillämpning skulle därför ske under 2015.

5.3 Resultat uppföljande granskning samt kommentarer

Styrande och stödjande dokumentation

I stadens riktlinjer för maskiner och inventarier har förtydligande skett avseende hur staden ser på anskaffningar av inventarier som har ett naturligt samband eller som kan anses ingå som ett led i en större investering. Förtydligandet i riktlinjerna har stämts av med de tidigare revisorerna där det enligt uppgift framkommit att samsyn förelåg. Vid intervjun framkom att staden redan tidigare arbetat utifrån gällande rekommendationer. Dock framgick det inte tydligt i riktlinjerna och därför förtydligades dessa.

Kommentar

Vi har inhämtat de reviderade riktlinjerna avseende maskiner och inventarier. Vår bedömning är att riktlinjerna stämmer överens med RKRs vägledning.

(15)

Komponentredovisning

Stadens arbete med övergång till komponentredovisning startade med en temadag i januari 2015 där kommunalekonomernas förening (KEF) genom Nils-Hugo Johansson gick igenom

redovisningsprinciperna. Därefter skapades en projektgrupp med samverkan från ekonomi, tekniska förvaltningen och fastighetskontoret med ekonomienheten som projektledare. Arbetet startades där olika komponentgrupper togs fram, se bilaga 1 avseende fastigheter, bilaga 2 avseende gatuanläggningar samt bilaga 3 avseende VA. Efter 6 månader bjöds sedan Nils-Hugo in igen för att i mer detalj gå igenom de olika komponentdelarna. Sedan fastställde

projektgruppen komponentgruppsindelningen och uppskattade nyttjandetider.

Staden har därefter räknat om alla fastigheter samt gator, vägar och torg med start från 1/1 2016.

Som utgångspunkt användes schabloner framtagna av KEF. Individuella bedömningar har gjorts för nyare anläggningar med väsentligt bokfört värde. I samband med omräkningen har en del utrangeringar genomförts där det bedömts riktigt. De månatliga avskrivningarna minskade från ca 10 mnkr/månad till ca 8 mnkr/månad vilket hänsyn tagits till i budget 2017. Arbetet med att räkna om anläggningsregistret har underlättats av att staden för ett antal år sedan gick igenom hela AR och rensade ut. Då infördes en rutin där alla förvaltningar årligen får ett utdrag ur AR över befintliga tillgångar där ansvarig får intyga att tillgången fortfarande existerar, annars utrangeras tillgången och därmed hålls AR uppdaterat.

Det har upprättats styrdokument avseende komponentredovisning för fastigheter och tekniska anläggningar inom Lidingö. Dessa ska ses som riktlinjer men förtar inte den individuella bedömningen.

Styrdokumenten innehåller övergripande riktlinjer om vad komponentredovisningen innebär, hantering av olika typer av projekt, komponentindelningen samt mallar för aktivering.

Kommentar

Vi har tagit del av styrdokumenten och anser att dessa är bra utformade, de innehåller väsentliga delar såsom regelbunden översyn av eventuella nedskrivningsbehov, definitioner avseende drift/underhåll vs investering samt väsentlighetsmått.

Vi bedömer stadens valda komponenter som rimliga.

Vi bedömer stadens arbetsgång med komponentredovisning som god där samverkan inom staden fungerat väl samt att staden tagit extern hjälp för att verifiera dels arbetssättet dels valda

komponenter.

Inom ramen för den uppföljande granskningen har vi inte tittat på själva övergången till komponentredovisning, vi har således inte tittat djupare på effekterna i redovisningen samt att indelningen i komponenter blivit korrekt.

Vår sammanfattande bedömning är att staden har genomfört tillräckliga och ändamålsenliga åtgärder för att säkerställa intern kontroll i anläggningsregistret.

(16)

6. Styrning och ledning inom hemtjänstverksamheten

Säkerställer stöd- och omsorgsnämnden en ändamålsenlig styrning och ledning av hemtjänstverksamheten?

• Det finns tydliga mål som är kända och tillämpas inom organisationen.

• Det finns riktlinjer, rutiner och tillhörande system för hur styrning, ledning och uppföljning ska fungera i samtliga led från nämnden till utförare.

• Det finns en tydlig rollfördelning mellan förtroendevalda och tjänstemän samt en fungerande kommunikation mellan de olika nivåerna i organisationen.

• Det sker en strukturerad uppföljning och kontroll av ekonomi och kvalitet.

6.1 Granskningsrapportens rekommendationer

Behov av gemensam verksamhetsplan

Granskningen konstaterade att det fanns en tydlig målkedja från de kommunövergripande målen ner till respektive enhets mål, indikatorer och aktiviteter. Däremot skiljde sig de fyra utförar- enheternas verksamhetsplaner åt i både omfattning och till viss del utformning. Det fanns en variation mellan de olika enheternas indikatorer vilket gjorde att informationen som lämnades såg olika ut. Granskningen bedömde att detta inte var optimalt ur ett styrnings- och

ledningsperspektiv då bland annat uppföljning försvårades.

Granskningen gjorde bedömningen att det fanns ett behov av att skapa en övergripande och sammanhållen plan för utförarenheter i egenregi så att de enskilda enheterna i sin tur kunde fokusera på att utforma handlingsplaner och konkreta aktiviteter som bidrog till att uppnå utförar- avdelningens mål som helhet. Detta skulle kunna minska arbetsbelastningen för enhetscheferna samt upplevas mer konkret på respektive enhet. Bedömningen ledde till följande

rekommendation:

”Fastställa och tydliggöra gemensam ambitionsnivå för verksamhetsområde hemtjänst som bedrivs i egen regi. Det vill säga behov av gemensam verksamhetsplan.”

Säkerställa uppföljning kring upprättande och följsamhet till de genomförandeplaner som varje hemtjänsttagare har

Granskningen kunde konstatera brister i uppföljning kring upprättande och följsamhet till de upp- rättade genomförandeplaner som fanns. Trots att granskningen visade att beställaravdelningen i sitt årshjul haft återkommande aktgranskningar som en aktivitet för att stärka likställigheten och rättssäkerheten, gjordes bedömningen att ytterligare åtgärder behövde vidtas för att säkerställa

(17)

såväl upprättande som uppföljning av genomförandeplaner. Bedömningen ledde till följande rekommendation:

”Säkerställa uppföljning kring upprättande och följsamhet till de genomförandeplaner som varje hemtjänsttagare ska ha.”

Roller och ansvar

Granskningen kunde konstatera att det fanns funktions- och arbetsbeskrivningar upprättade för exempelvis enhetschefs- och gruppsamordnarrollen inom hemtjänsten. Men under granskningen framkom det att vissa gruppsamordnare även hade ansvar för schemaläggning samt övergripande kontroll av ekonomi. Därför gjordes slutsatsen att det fanns ett behov av att dessa beskrivningar sågs över och att gränsdragningen skulle tydliggöras ytterligare mellan dessa två specifika funktioner. Bedömningen ledde till följande rekommendation:

”Vidta ytterligare åtgärder för att tydliggöra roll och ansvarsfördelning mellan enhetschefs- och gruppsamordnarfunktionen.”

Korgbeslut

Granskningen noterade att det fanns en uppfattning bland utförarna att beställningarna i större utsträckning än tidigare skilde sig åt avseende likartade behov. Det fanns även exempel på där korgbeslut frångåtts. Därför gjorde granskningen bedömningen att dessa signaler borde tas på allvar då det på sikt riskerade att skapa en osäkerhet i vilka förutsättningar som gällde i staden samt att det i förlängningen kunde ha en negativ inverkan på relationen mellan beställare och ut- förare. Bedömningen ledde till följande rekommendation:

”Utreda förekomsten om avsteg från principen om ”korgbeslut” då behov finns om mer än en insats vid ett besök.”

Översyn av handläggningsprocessen för att säkerställa såväl en rättssäker handläggning som en god arbetsmiljö för biståndshandläggarna

Granskningen bedömde att det fanns ett behov av ytterligare stöd och vägledning till bistånds- handläggarna i deras myndighetsutövning. Granskningen föreslog initierad genomlysning med fokus på arbetsprocesser och funktionsbeskrivning för handläggare inom äldreomsorgen för god vägledning i det fortsatta utvecklingsarbetet. Bedömningen ledde till följande rekommendation:

”Översyn initieras av handläggningsprocessen för att identifiera nödvändiga åtgärder för att säkerställa såväl en rättssäker handläggning som god arbetsmiljö för berörda bistånds- handläggare.”

Skapa forum där beställarsidan och respektive hemtjänstutförare kontinuerligt träffas för erfarenhetsutbyte

Granskningen konstaterade att samverkan som förekom mellan beställare och utförare var begränsad till stora informationsmöten eller kring enskilda ärenden. Bedömningen blev därför att en förbättrad dialog och samverkan skulle vara gynnande för samtliga parter. Till exempel skulle representanter från beställarsidan och respektive hemtjänstutförare kunna enas om former för mer

(18)

kontinuerliga träffar. Exempelvis en gång per kvartal. Bedömningen ledde till följande rekommendation:

”Skapa mötesforum utöver det årliga informationsmötet där representanter från beställarsidan och respektive hemtjänstutförare kontinuerligt träffas för erfarenhetsutbyte.”

6.2 Nämndens yttrande

Staden redogjorde för det årliga arbetet med verksamhetsplaner och meddelade att hemtjänstens ledningsgrupp skulle gemensamt diskutera mål och ambitionsnivåer i arbetet med verksamhetsplan för 2015.

Nämnden meddelade att arbetet med genomförandeplaner skulle utvecklas och användas aktivt i arbetet med hemtjänsttagaren genom att införa en strukturerad internkontroll som säkerställde upprättande och följsamhet till de genomförandeplaner som varje hemtjänsttagare har.

Roller och ansvar

Nämnden instämde med revisorernas rekommendation och ansåg att gruppsamordnarens roll skulle tydliggöras.

Korgbeslut

I sitt yttrande redogjorde nämnden för principerna vid användningen av korgbeslut och meddelade att tillämpningsanvisningarna för korgbeslut skulle revideras för att det skulle bli tydligare hur beslutsformen skulle tillämpas vid bedömning av bistånd och tid.

Nämnden delade granskningens uppfattning om att handläggningsprocesserna behövde ses över och meddelade att uppföljning av verksamheten utifrån hela handläggningsprocessen och dess uppdragsbeskrivning, både ur ett kund- och medarbetarperspektiv skulle genomföras under 2014.

I nämndens yttrande berättade man att det pågick ett arbete med att se över och revidera alla processer kring hanteringen av nämndens verksamheter inom ramen för lagen om valfrihet. I det arbetet skulle även formerna för dialog med utförarna inom hemtjänstverksamheten ses över.

Trots den pågående översynen kunde nämnden redan i yttrandet konstatera att man skulle införa en strukturerad och kontinuerlig dialog med utförarna inom hemtjänstverksamheten.

(19)

6.3 Resultat uppföljande granskning samt kommentarer

Uppföljande granskning visar att nämnden har genomfört ett samordningsarbete och att alla hem- tjänstområdena nu arbetar efter samma mål i gemensam verksamhetsplan. Målen följs sedan upp i verksamhetsberättelse, delårsrapporter och dialogmöten.

Kommentar

Eftersom nämnden har genomfört ett samordningsarbete och att alla hemtjänstområdena nu arbetar efter samma mål i gemensam verksamhetsplan gör vi bedömningen att nämnden följt rapportens rekommendation och åtagandet sitt eget yttrande.

Nämnden har infört en strukturerad internkontroll där man genomför stickprovskontroller med särskilt utbildade ombud. Resultatet från kontrollerna tar man sedan upp i månatliga kvalitetsråd.

Kommentar

Vi bedömer att nämnden har följt rapportens rekommendation och uppfyllt sitt åtagande i yttrandet.

Roller och ansvar

Nämnden har uppdaterat ”Arbetsbeskrivning för samordnare” i syfte att förtydliga gränsen mellan rollerna som gruppsamordnare och enhetssamordnare. Arbetsbeskrivningen gäller grupp-

samordnare och fastställer uppdraget huvudsakliga syfte, vilka uppgifter som ingår i uppdraget och några särskilt utpekade frågor som gruppsamordnaren inte har ansvar för.

Kommentar

Vi bedömer att nämnden har följt rapportens rekommendation och uppfyllt sitt åtagande i yttrandet.

Korgbeslut

Uppföljande granskning visar att nämnden inte har reviderat tillämpningsanvisningarna för korgbeslut eller på något annat sätt tydliggjort för hur korgbeslut ska användas. Av intervjuerna fram- går att man tolkat rapporten från 2014 som att korgbesluten fungerade bra och att de således inte behövde åtgärdas.

Kommentar

Av granskningen framgår det att nämnden tycks ha ändrat uppfattning i den här frågan sedan den yttrade sig i augusti 2014. Vi delar inte nämndens tolkning av rapporten från 2014 och vi anser att nämnden bör utreda förekomsten om avsteg från principen om korgbeslut såsom den ursprungliga granskningen rekommenderade.

(20)

Enligt handlingsplan avseende enheten för äldre upprättad 2016-02-18 finns det ett uppdrag att genomföra en årlig översyn av riktlinjer för handläggning enligt socialtjänstlagen inom äldre- omsorgen i samråd med berörda verksamhetsområden. Uppdraget är tilldelat Verksamhets- områdeschef och Kvalitetschef och ska följas upp den 31 december 2016. Av intervjuerna framgår att man har tilldelat det här arbetet mer resurser i form av anställda som gör själva uppföljningen. Uppföljningen har hittills inte lett till några förändringar i handläggnings- processen.

Kommentar

Vi kan konstatera att nämnden infört en årlig uppföljning av den här frågan där man utsett ansvariga och satt ett datum för uppföljning. Detta bedömer vi som en positiv åtgärd, men vi kan inte bedöma resultatet av den eftersom den ännu inte redovisats.

Granskningen visar att beställare och utförare träffas lika ofta som de gjorde 2014 men att innehållet i det årliga mötet ändrats från att ha en informationskaraktär till att fungera som samverkansmöten. Eftersom parterna upplever att samarbetet fungerar bra har man inte genom- fört någon formell utvärdering av dialogen.

Kommentar

Vi kan konstatera att nämnden inte följt rapportens rekommendation om tätare möten mellan beställare och utförare men att man tagit fasta på rapportens bedömning avseende formen för mötet. Nu fungerar det årliga mötet som ett samverkansmöte istället för ett informationsmöte och enligt vår bedömning har nämnden då kommit tillrätta med det som beskrevs som det egentliga problemet.

(21)

(22)

BILAGA 1

Nyttjandetid och komponenternas andel för normalfastigheter

Komponentgrupp 1 30 år Komponentgrupp 5 20 år

Markanläggning Ventilationsaggregat, storkök, innerväggar 50% m.m.

Utvändigt va-ledningar, brunnar, vägar, planer (40 år) Innerväggar 50%

Gräs och planteringsytor (30 år) Låssystem

Staket (20 år) Elvärmepannor, -beredare

Asfaltbeläggning (20 år) Blandare

Stolpbelysning (20 år) Värmepumpar

Markanläggningar betongplattor mm (20 år) Kylanläggningar

Bilvärmaruttag (20 år) Pumpar

Lekutrustning – vid betydande andel (15 år) Ventilationsaggregat Termostatventiler

Komponentgrupp 2 60 år Elvärmepaneler

Stomme Storköksutrustning (exkl vitvaror)

Bjälklag, ytterväggar, takkonstruktion, innerväggar 50% Undertak Golvbeläggning

Komponentgrupp 3 40 år Komponentgrupp 6 15 år

Fasader, yttertak, ledningsnät vs och vent Styr och regler, belysning, driftslarm, markutrustning m.m.

Fasadrenovering puts, fasadsten, fönster alu. Lekutrustning (vid mindre andel, se markanläggning)

Träpanel Belysningsarmaturer

Balkong Styr och regler (fastighetsautomatik)

Takpannor-, läkt och underlagspapp Shuntgrupper, abonnentcentral

Plåttak Driftslarm brand direktkopplat

Ombyggnad av plana tak till lutande Ledningsnät och radiatorer vs

Kanaler vent Komponentgrupp 7 10 år

Vitvaror, passagekontrollsystem, inbrottslarm m.m.

Komponentgrupp 4 30 år Byte passagekontrollsystem/inbrottslarm , Kombilarm Entrepartier, fönster, papptak, elledningar Ut- och invändig målning

och -centraler, porslin Vitvaror

Entréparti, dörrar och portar 30 år

Takavvattning, hängrännor, stuprör, plåtarbeten 30 år

Kulvertar, dräneringsledningar Komponentgrupp 8 -

Fasadrenovering trä Verksamhets/hyresgästanpassningar

Fönster Se riktlinjer för komponentavskrivning, nyttjandetid beroende på åtgärd

Takpapp, gummiduk

Tillträdes- och skyddsanordningar tak Snickerier, dörrar, vikväggar Värmepannor, fjärrcentral/växlare Porslin, WC, tvättställ

Golvklinker Hissanläggning

Ledningar och centraler el

(23)

Nyttjandetid och komponenternas andel för gatuanläggningar BILAGA 2

Lokalväg

Kantsten?

Kropp

Ingen avskrivning, oändlig förbrukning (andel: 70%) Topp/Slitlager

30 år (andel: 30%)

Gång- och cykelväg

Kropp

Ingen avskrivning (andel: 70%) Topp/Slitlager

30 år (andel: 30%)

Huvudväg (Södra Kungsvägen?)

Kropp

10-20 år beroende på väg (andel: 30%)

Bussväg, busshållplats

Kropp

10 år (andel: 40%)

Belysning

Fundament/kablar 40 år (andel: 30%) Stolpe

30 år (andel: 40%) Armatur/styrutrustning 10 år (andel: 30%)

Bryggor/kajer

Grund/fundament 30-40 år

Topp/Slitlager 10-20 år

Strandskoningar

Grund 40 år

(24)

Cirkulationsplats

Kropp

15-20 år (andel: 30%) Markanläggning 10 år (andel: 20%) Grönytor

Kantsten

Dikning och dränering

Parkeringsplatser

Kropp

30 år beroende på väg (andel: 30%) Markanläggning (eventuellt, om betydande) 10 år

Värmestolpar Staket

Park/lekplats

Markvärde (eventuellt)

Ingen avskrivning (andel varierar) Under jord

40 år (andel varierar) Över jord

15 år (andel varierar)

Konstruktionsbyggnader (Broar, viadukter, gångbroar, murar )

Grund

Nyttjandetid 40 år (grundprincip) Tryckimpregnerat -> 30 år. Lidingöbron -> 80-100 år

Torg

Grundläggning 40 år

Plattor/topp + slitlager 30 år

Övrigt/utsmyckning + markanläggning 15 år

Trafiksäkerhet, trafikanordningar

10 år, inga olika komponenter Ex åtgärder, Trafikljus

Vägbommar Sänkning av kantsten Målning

Upphöjda övergångsställen

(25)

Nyttjandetid och komponenternas andel för VA-anläggningar BILAGA 3

Pumpstation

Huskropp

50 år (andel: 40% )

Rörgalleriet

20-30 år (andel: 30%)

Pump

10-15 år (andel: 30%) Exempel vid ny pumpstation Stomme 30-50 år

Tak, 30-50 år

Elanläggning, 20-25 år Automatik, 10-15 år Rörgalleri, 20-30 år Pumpar, 10-15 år

(Markarbete, ex asfaltering, anlagd för att nå pumpstationen, 15-20 år)

Vattentorn

VA-ledningar

50-70 år

Dagvattenreningsanläggningar

http://vav.griffel.net/vav.htm Rapport nr: 2015-15

Om restaurering av befintligt vattentorn blir aktuellt är ett alternativ att hänföra hela åtgärden till stommen som inte skrivs av. Detta för att skapa ett bokfört värde då anläggningen idag är helt avskriven

Troligtvis ingen uppdelning på komponenter. Viktiga är att fundera på nyttjandeperioden. Viktigt med viss försiktighet så inte VA-taxan påverkas.

Byte av serviser och ventiler, klumpa ihop alla åtgärder under ett år till en anläggning, med en kortare nyttjandetid, håller inte lika länge som ledningarna. Vid större åtgärder får avvägning göras om det finns behov av att speca projektet i

anläggningsregistret, alltså att det inte ska ingå i den årliga anläggningen

Se skrivelse från Svenskt vatten för komponentuppdelning när det blir aktuellt