Demohandledning från Scandinavian PC Systems

(1)

från Scandinavian PC Systems

November 2004

SPCS Förening

SPCS Förening för det enkelt för dig att sköta administrationen för din förening. Pro- grammet lämpar sig för en eller flera föreningar. I SPCS Förening har vi samlat allt du behöver för din förenings administration. Programmet är integrerat vilket innebär att alla delarna i programmet är ihopkopplade. Om du t ex fakturerar medlemsavgifter, ökar fordran i medlems-/kundreskontran och samtidigt förs det över till din bokfö- ring. Du kan själv välja om du vill ha integrering eller inte. Det finns inga begräns- ningar i antal föreningar, medlemmar, artiklar, försäljningsprislistor etc. Alla register i SPCS Förening är obegränsade till antal. Det finns också en mängd olika rapporter och journaler att skriva ut som underlättar uppföljningen av din verksamhet. Och skulle inte detta räcka till finns det en rapportgenerator för bokföringsdelen där du själv kan skapa egna rapporter.

Demoprogrammet innehåller följande: Alla delar som finns i ett skarpt program. Vi har på vår demo för SPCS Förening, en förening, Idrottsföreningen. Övningarna visas med konto enligt Idrottens BAS-kontoplan 2003. Mer information finns att läsa i texten Senaste nytt som installeras tillsammans med demonstrationsprogrammet.

Programmet har följande begränsningar: Du har max 30 nya poster per register.

Du kan inte lägga upp ny förening eller nytt räkenskapsår. Texten DEMO skrivs ut på alla utskrifter.

Systemkrav:

• Pentium 166-processor eller bättre.

• Windows 98/ME/XP/NT/4.0/2000 eller senare.

• 120 MB ledigt utrymme på hårddisken.

• Bildskärmsupplösning på minst 800x600 och 256 färger krävs, men 1024x768 och högre antal färger rekommenderas.

Starta programmet

Du startar programmet med hjälp av ikonen SPCS Förening Demo.

• Välj Idrottsföreningen.

• Klicka på OK.

(2)

SPCS Förening November 2004

Tangenter

F1-tangenten aktiverar hjälp-funktionen. Om det finns något hjälpavsnitt som beskriver just det aktiva fönstret eller den aktiva dialogrutan visas det hjälpavsnittet direkt.

Esc-tangenten är den allmänna avbryt-tangenten som avbryter pågående inmat- ning, avbryter ett val etc. Tänk bara på att det du har skrivit in i ett fält i SPCS Förening normalt sparas direkt. Det du har skrivit in i ett fält finns kvar även om du stänger dialogrutan eller fönstret med tangenten Esc.

↵-tangenten är den allmänna verkställ-tangenten som verkställer ett val eller flyt- tar till nästa rad eller ruta.

Tab-tangenten använder du för att hoppa framåt mellan de olika rutorna i en bild.

Shift-Tab använder du för att hoppa bakåt mellan de olika rutorna i en bild.

Alt-↓ använder du för att öppna listor för fält som har listpil.

I den översta knappraden har du en knapp för snabbtangenter. Där får du en beskriv- ning om vilka tangenter du kan använda för olika kommandon.

Övningar

Familjehantering

I SPCS Förening har du möjlighet att gruppera dina medlemmar i familjer. En familj måste innehålla minst två medlemmar, varav den ena medlemmen är huvudmedlem.

Om du t ex har skapat ett familjeavtal kommer de fakturor som skapas att skickas till huvudmedlemmen.

Om du vill arbeta med familjer är det lämpligt att du först lägger upp samtliga medlemmar som ska ingå i familjen. Om alla familjemedlemmarna har samma adress behö- ver du inte ange adressuppgifter på alla, utan det räcker att du gör det på den medlem som ska vara huvudmedlem. Om familjemedlemmarna har olika adresser anger du dessa på respektive medlem. Är adressen gråmarkerad måste du först sätta en marke- ring i Egen adress.

Lägg upp ny familj

När du har lagt upp medlemmarna i medlemsregistret hämtar du upp den medlem som ska vara huvudmedlem. Huvudmedlemmen för familjen blir automatiskt aktiv och medlemmarna i familjen får samma familjenummer som huvudmedlemmens medlemsnummer.

För att lägga till medlemmar i familjen gör du enligt följande:

• Välj Register - Medlemmar.

• Markera medlemsnummer 123 Louise Adamsson och klicka på knappen Kort/lista.

• Välj fliken Fler uppgifter.

• Skriv in medlemsnumret för den medlem som ska ingå i familjen i kolumnen Med- lem i listan Familjemedlemmar.

Kommer du inte ihåg medlemsnumret kan du klicka på listpilen eller tryck Alt-↓ för att få fram listan över alla medlemmar. Markera medlemmen och tryck på ↵-tangenten.

Medlemmen läggs nu till i familjen. Insättningspunkten placeras nu på nästa lediga

(3)

Du kan se vilka medlemmar som ingår i familjen oavsett vilken familjemedlem du går in på. Huvudmedlemmen har en markering i rutan Huvudmedlem.

Obs!

Du kan inte byta huvudmedlem, utan då måste du radera hela familjen och lägga upp den på nytt med en ny huvudmedlem.

Ta bort medlem ur familj

Om du vill ta bort en medlem ur en familj gör du enligt följande:

• Hämta upp en av medlemmarnas uppgifter på fliken Fler uppgifter.

• Markera den medlem i familjen som du vill ta bort.

• Klicka på Radera (Ctrl-R).

Nu visas en kontrollfråga där du får bekräfta att medlemmen ska tas bort från familjen.

Klickar du på Ja kommer medlemmen att tas bort från familjen. Väljer du Nej kommer den att finnas kvar som medlem i familjen.

Obs!

Medlemmen kommer inte att tas bort från medlemsregistret utan endast som familjemedlem.

Om medlemmen inte har egen adress kommer den att tilldelas huvudmedlemmens adress.

Ta bort hel familj

Om du vill ta bort alla kopplingar för en familj gör du enligt följande:

• Hämta upp en av medlemmarnas uppgifter på fliken Fler uppgifter.

• Klicka på knappen Ta bort familj.

• Nu visas en kontrollfråga där du får bekräfta att familjen ska tas bort. Klickar du på Ja kommer alla medlemmar att kopplas bort från familjen. Klickar du på Nej kom- mer kopplingar till familjen inte att påverkas.

Obs!

Medlemmar kommer inte att tas bort från medlemsregistret utan endast som familjemedlemmar. Om medlemmarna inte har egna adresser kommer de att tilldelas huvudmedlemmens adress.

Avtalsfakturering

• Välj Arbeta med - Avtalshantering - Avtalsmall.

• Skapa ny avtalsmall genom att klicka på knapen Ny (Ctrl-N).

• Ange vad avtalsmallen ska heta. Du kan använda upp till fyra tecken, både bokstä- ver och siffror.

• Klicka på knappen OK.

Skriv in en benämning på avtalsmallen så att du vet vad den avser. Du kan lämna detta fältet tomt om du vill. Antingen kan du fylla i allt i denna dialogrutan eller så kan du välja Guide för att skapa avtal.

(4)

Lägg in vad som ska faktureras på avtalet. Detta gör du nere till vänster i bilden. Med hjälp av listpilen vid Artikelnr får du upp det som finns i artikelregistret. Vill du hämta upp befintliga textrader kan du med hjälp av listpilen vid Benämning/Text få fram de som finns inlagda under Arkiv - Föreningsunderhåll - Fakturering - Radtexter. Vill du skriva in något själv väljer du Kommando - Textrad. Vill du lägga in en tom rad, väljer du Kommando - Skjut in.

För att få hjälp med att lägga upp avtalsmallen klickar du på knappen Guide.

• Klicka på Nästa.

Du kan ange om det är ett familjeavtal du vill skapa genom att markera rutan Famil- jeavtal. Detta innebär att ett avtal skapas för huvudmedlemmen i varje familj oavsett vilken medlemskategori denna tillhör.

Du kan också välja bort familjemedlemmar genom att markera i rutan Välj bort alla som är medlem i någon familj. Detta kan vara aktuellt t ex då du hanterat deras med- lemsavgift i ett familjeavtal eller för medlemmar som inte ingår i någon familj.

När du gjort dina val klickar du på Nästa.

Du ska nu ange vilken medlems-/kundkategori du vill använda i avtalsmallen. Du kan också välja att avtalet ska gälla alla dina kunder eller medlemmar. Klicka på Nästa.

Du ska nu välja vilket startdatum du vill ha på ditt avtal. Standardinställningen är att avtalets startdatum alltid skapas framåt i tiden. Du kan välja att skapa avtalsmallen efter datumet som finns i datorn eller välja månad och dag.

Om du vill skapa avtal bakåt i tiden måste du markera i rutan Starttidpunkter beräk- nas från aktuellt år. I rutan ser du vilket startdatum det blir. Om startdatumet är felak- tigt kan du ändra detta genom att ändra dina inställningar. Klicka på Nästa när du är klar med dina val.

Nu ska du ange hur länge avtalet ska löpa i månader. Du ser i rutan vilket slutdatumet blir för avtalet. Om du anger 0 löper avtalet tills vidare och du ser inget slutdatum.

Klicka på Nästa när du är klar.

Du ska nu välja vilket datum du vill skapa första fakturan på. Du kan välja samma månad som du har som startdatum på ditt avtal eller välja en annan kalendermånad.

Du ska också välja vilken dag i månaden fakturan ska skickas.

• Om värdet för dag är större än 0, blir fakturadag just den dagen i månaden.

• Om värdet för dag är lika med 0, blir fakturadag samma dag som avtalets startdag.

• Om värdet för dag är mindre än 0, räknas fakturadagen så många dagar innan avtalets startdag.

I rutan ser du vilken fakturadag det blir. Om datumet är felaktigt kan du ändra detta genom att ändra dina inställningar. Klicka på Nästa när du är klar med dina val.

Du ska nu ange vilket fakturaintervall du vill ha, dvs hur ofta du ska skicka ut faktu- rorna. I rutan ser du vad avtalsperioden får för datum. Klicka på Nästa när du är klar med ditt val.

Fyll i uppgifter om hur avtalet ska hantera prisuppdateringar, period på fakturan och ändringar av kalkylpriser. Klicka på Nästa när du är klar.

Du får en sammanfattning av de uppgifter du lagt in och kan kontrollera att allt ser rik- tigt ut. Klicka på Nästa när du gjort kontrollen.

Guiden för din avtalsmall är nu klar. Klicka på Slutför för att spara inställningarna för

(5)

Du får nu upp en fråga om du vill skapa avtal från avtalsmallen. Om du har lagt in vad som ska faktureras sedan tidigare, klickar du på Ja. Om du inte har lagt in vad du ska fakturera klickar du på Nej och du kan nu lägga in vad du vill fakturera innan du ska- par avtalen.

Lägg in vad du vill fakturera på avtalsmallen. Detta gör du nere till vänster i bilden.

Med hjälp av listpilen vid Artikelnr får du upp det som finns i artikelregistret. Vill du hämta upp befintliga textrader kan du med hjälp av listpilen vid Benämning/Text få fram de som finns inlagda under Arkiv - Föreningsunderhåll - Fakturering - Radtex- ter. Vill du skriva in något själv väljer du Kommando - Textrad. Vill du lägga in en tom rad, väljer du Kommando - Skjut in.

Välj därefter Kommando - Skapa avtal för att generera avtal utifrån avtalsmallen. Nu skapas avtal enligt de val som du gjort på vald avtalsmall. Dina avtalsfakturor hittar du nu under Arbeta med - Avtalshantering - Avtal.

Makulera avtal

• Välj Arbeta med - Avtalshantering - Avtal.

Markera i kolumnen till vänster i listläget det avtal du vill makulera och välj Kom- mando - Makulera markerade avtal. Det makulerade avtalet får nu en markering i Makulerad.

Om du vill makulera flera avtal, markerar du de avtal det gäller i kolumnen längst till vänster i listläget. När du har markerat de du vill makulera väljer du Kommando - Makulera markerade avtal. De markerade avtalen får nu en markering i Makulerad.

Obs!

Om du makulerat ett avtal av misstag måste du gå in på varje avtal och plocka bort markeringen för Makulerad på avtalet.

Fakturera avtal

• Välj Arbeta med - Avtalshantering - Avtal

• Välj Kommando - Skapa fakturor.

Du får upp en dialogruta där du ser alla avtal som ska faktureras till och med det datum du anger.

Om det finns något avtal i tabellen som inte ska faktureras kan du avmarkera detta i kolumnen längst till vänster. Du kan också klicka på Avbryt och ändra på det avtalets flik 2. Faktureringsplan.

Om du vill spärra fakturering tillfälligtvis kan du i stället markera rutan Ej klar på flik 1. Avtal. Glöm inte att ta bort markeringen för att aktivera avtalet för fakturering senare.

• Klicka på Skapa.

Nu skapas fakturor för alla avtal i tabellen. När fakturorna är skapade finns de under Arbeta med - Kundfakturor och är märkta med fakturatyp Avt. Behöver du göra kor- rigeringar på avtalsfakturor gör du det på samma sätt som på en vanlig faktura.

• Välj Utskrift - Fakturor och skriv ut fakturorna.

Avtalsfakturor ligger under valet Fakturor. Kontrollera att de är korrekta.

(6)

Du kan korrigera fakturorna genom att ta bort markeringen för Utskrivet Faktura, ändra och skriva ut dem igen. Godkänn utskriften när fakturorna är korrekta.

• Skriv ut fakturajournalen.

När journalen är utskriven till skrivare får du möjlighet att godkänna den och samtidigt föra över den automatiskt till bokföringen som nästa verifikation. Detta förutsatt att du inte har en markering vid Manuell registrering av bokföringsunderlag under Arkiv - Föreningsunderhåll - Föreningsinställningar - Bokföring.

Finesser att prova i SPCS Förening

Spårningsfunktion

I SPCS Förening finns en unik spårningsfunktion. Du kan följa informationens väg genom hela programmet, var den kom ifrån och var den tog vägen. Tittar du på en arti- kel i registret Artiklar/Tjänster kan du se på vilka fakturor denna artikel finns med.

Korrigering av verifikation

Felregistreringar på en verifikation korrigeras enkelt och tydligt i SPCS Förening och ändringarna kommer in på rätt datum i dina rapporter. Du går in på den felaktiga verifikationen, stryker felaktiga rader och lägger till nya. Korrigeringen följer bokföringsla- gen genom att du alltid måste ange signatur och datum på ändrade eller nya transak- tionsrader. Alla uppgifter kommer med på bokföringsrapporterna och du kan också se ändringarna i behandlingshistoriken. Om du vill boka bort en felaktig verifikation kan du göra det genom att skapa en ändringsverifikation och välja alternativet Kopiera verifikationen med omvända tecken.

Räntefakturering

I SPCS Förening slipper du nästan allt arbete med räntefakturering och får ändå in dina pengar eftersom dröjsmålsräntan faktureras på nästa ”vanliga” faktura till kunden/

medlemmen. När du registrerar en betalning som kommer in för sent markerar du att dröjsmålsräntan ska sparas för senare fakturering. Nästa gång du registrerar en vanlig faktura till kunden/medlemmen får du upp ett meddelande om att det finns dröjsmåls- ränta att fakturera. Du får upp räntan som vanliga artikelrader. Naturligtvis kan du använda rutinen för vanlig räntefakturering om du vill.

Konteringsmallar

Det finns tre användningsområden för konteringsmallarna:

• Anropa mall vid registrering av verifikation.

• Anropa mall vid registrering av leverantörsfaktura.

• Periodiseringar.

Ett enkelt exempel är t ex att det är möjligt att skapa en konteringsmall för överföring från kassa till postgirot. När mallen sedan anropas behöver du bara fylla i aktuellt belopp och sedan bokförs detta automatiskt i kredit på konto 1910 Kassa och i debet på konto 1920 Postgiro.

Det är även möjligt att skapa en konteringsmall och sedan anropa denna vid registrering av leverantörsfakturor.

Du kan använda ett kostnadskonto i mallen, t ex kontot för telefonkostnader. När du skapar mallen anger du att totalbeloppet minus moms automatiskt ska bokföras på ett

(7)

Genom att ange att en konteringsmall ska vara en periodisering får du en påminnelse i bokföringen när det är dags att utföra den. Det kan t ex vara aktuellt om du gör månat- liga avskrivningar och alltid vill göra dessa ett visst datum.

Projekt

Med hjälp av projektredovisningen i SPCS Förening kan du lätt följa upp kostnader och intäkter. Du kan även fördela tillgångar och skulder på projekt.

Funktioner i SPCS Förening

I SPCS Förening finns alla grundfunktioner såsom bokföring, fakturering, medlems/- kundreskontra, leverantörsreskontra, projekt, avtalsfakturering och betalningsservice.

Vill man arbeta flera personer i programmet finns fleranvändarversion till SPCS Fören- ing.