Landstingets revisorer Dnr REV /17/2006 Revisionschef Lennart Ledin Kirurgklinikens anordnande av kurser 1 (2)

(1)

1 (2)

Besöksadress: Storgatan 16, Östersund Postadress: Storgatan 16, 831 30 Östersund

Telefon: 063-14 75 00 Telefax: 063-15 38 00 E-post: revision@jll.se Internet: http://www.jll.se

Landstingets revisorer

2006-08-28 Dnr REV /17/2006

Revisionschef Lennart Ledin 063-14 75 27

Landstingsstyrelsen

Kirurgklinikens anordnande av kurser

Vi har genom vårt revisionskontor funnit anledning att närmare granska den interna kontrollen, betalnings- och redovisningsrutinerna vid kirurgklinikens anordnande av kurser. Resultatet av granskningen framgår av bifogade promemoria.

I promemorian finns en sammanfattning över de bedömningar och synpunkter som granskningen föranleder. Vi vill särskilt understryka följande:

De landstingsövergripande riktlinjer och regler som fullmäktige och landstingsstyrelsen beslutat om, bland annat vad gäller ersättningar vid särskilda uppdrag, behöver uppenbart göras mer kända och tillgängliga för förvaltningens chefer, kontrolleras bättre att de följs och i viss utsträckning förtydligas.

De formella krav som gäller den offentliga verksamheten i fråga om avtal, diarieföring, delegation, attest, leveranskontroll etc måste efterlevas, vilket också är nödvändigt för att en tillräcklig intern kontroll skall kunna upprätthållas.

Lagregler, vägledningar och riktlinjer om mutor och jäv bör kommuniceras och göras tillgängliga för all personal och i synnerhet till de som riskerar att utsättas för situationer där dessa kan bli tillämpliga.

Arbetet bör påskyndas med att färdigställa de tillämpningsbestämmelser som landstingsstyrelsen har uppdragit om med anledning av överenskommelsen mellan landstingsför- bundet och läkemedelsindustriföreningen om information och utbildning liksom uppdraget om nya regler om sponsring (§ 136/2004 respektive § 42/2005).

Vi föreslår att landstingsstyrelsen uppdrar till landstingsdirektören att skyndsamt vidta de åtgärder som vi aktualiserar med anledning av granskningen.

För Jämtlands läns landstings revisorer

Nils-Gunnar Molin

Ordförande Viola Ekavall

Vice ordförande

(2)

Jämtlands läns landsting

^{2 (2)}

Landstingets revisorer

2006-08-28

Bilaga

PM: Kirurgklinikens anordnande av kurser

Kopia

Landstingsdirektören Bitr landstingsdirektören

Verksamhetschefen område Kirurgi

Ekonomichefen i landstingsdirektörens ledningsstab Chefen landstingsservice

Chefen för ekonomienheten vid landstingsservice

(3)

PM

1 (5)

Revisionskontoret 2006-07-14 Dnr: REV/ 17/2006

Lennart Ledin Revisionschef Tfn: 063-14 75 27

Kirurgklinikens anordnande av kurser

Revisionskontoret har funnit anledning att närmare granska den interna kontrollen, betalnings- och redovisningsrutinerna vid kirurgklinikens anordnande av kurser. I granskningen har revisionskontoret biträtts av auktoriserad revisor Mats Henriksson, Deloitte.

1. Sammanfattning

Granskningen av den interna kontrollen i samband med kirurgklinikens kursverksamhet ger sammanfattningsvis anledning till följande bedömningar och synpunkter:

De kurser som verksamhetsområdet Kirurgi skall anordna som nationell kursarrangör bör beslutas av den politiska ledningen i landstinget och övervägas i samband med det uppdrag som i övrigt ges till verksamhetsområdet.

Kursverksamhetens både verksamhetsmässiga och ekonomiska resultat bör följas upp och återredovisas mot det uppdrag som beskrivits ovan. För den ekonomiska uppföljningen krävs en särredovisning av kurserna som är fullt möjlig att göra i landstingets ekonomisystem.

Kursverksamheten bör i alla delar ses som tjänsteuppdrag och ersättningar och förmåner till kursansvariga och lärare utges i enlighet med de riktlinjer och regler som beslutats inom landstinget.

Avtal och överenskommelser med externa konsulter och leverantörer till kursverksamheten kan behöva formaliseras och dokumenteras i större utsträckning än idag.

Kursverksamheten skall belastas och tillgodoföras samtliga kostnader respektive intäkter som hör till verksamheten. Verksamheten bör inte göras beroende eller i något avseende bekostas av ideellt arbete eller andra ideella insatser. Förekommer gåvor och sponsring skall detta handläggas i enlighet med landstingets riktlinjer.

Inom verksamhetsområdet bör attest- och budgetansvar formaliseras och regleras på ett tydligare sätt.

Verksamhetsansvariga bör uppmärksammas på lagregler, vägledningar och riktlinjer om mutor och jäv samt andra landstingsövergripande riktlinjer som är tillämpliga i sammanhanget eller annars i verksamheten.

Landstingsstyrelsens uppdrag enligt § 136/2004 och § 42/2005 om tillämpningsbestämmelser med anledning av överenskommelsen mellan landstingsförbundet och läkemedelsindustriföreningen om information och utbildning respektive nya regler om sponsring bör snarast slutföras.

(4)

PM 2 (5)

2006-07-14 Dnr: REV/17/2006

Revisionskontoret

2. Granskningens omfattning och genomförande

Granskningen har omfattat kursverksamheten vid kirurgkliniken för år 2005, i första hand ATLS-kurser (Advance Trauma Life Support) och en DSTC-kurs (Definitive Surgical Trauma Care). Kurserna samlar deltagare från hela landet. Den sist nämnda kursen har genomförts med internationella auktoriteter inom området som instruktörer.

Det som granskats är om kursverksamheten omfattas av en tillfredsställande intern kontroll i följande avseenden:

styrning och uppföljning (beslut om anordnandet av kurserna, delegationer, finansiering, kursredovisning m m)

redovisningskontroll (den ekonomiska redovisningen och uppföljningen av kurserna) förmögenhetskontroll (attest av in- och utbetalningar, avtalstecknande m m).

Granskningen har genomförts med hjälp av intervjuer med berörd personal inom kirurgkliniken och ekonomienheten inom landstingsservice. Revisionskontoret har utarbetat den intervjuguide med frågor som använts i granskningen. Därutöver har dokumentation om kursverksamheten insamlats och granskats.

Mats Henriksson har avrapporterat sitt granskningsarbete i en rapport som ligger till grund för föreliggande PM. Rapporten finns att tillgå på revisionskontoret.

3. Resultat

3.1 Styrning och uppföljning av kursverksamheten Iakttagelser

Det är verksamhetområdeschefen Kirurgi som fattar beslut om vilka kurser som kirurgkliniken skall genomföra. Läkare inom kliniken har varit kursansvariga för de olika kurserna. Kursansvariga har enligt uppgift träffat avtal med de medverkande i kurserna eller andra som levererat lokaler eller materiel till kurserna. Någon formell/särskild budget har inte upprättats för kurserna som finansierats med deltagaravgifter. Kostnaderna för den arbetstid som klinikens egna läkare lagt ned på kursledning och lärarinsatser har dock inte belastat kurserna.

Den nyss nämnda arbetstiden för de egna läkarnas insatser sägs å ena sidan ha planerats och schemalagts som ordinarie arbetstid. Å andra sidan enligt uppgift från verksamhetsområdeschefen så följs en central överenskommelse om att kursledning och lärare skall få ledighet med lön under kursdagarna och för viss förberedelsetid i direkt anslutning till kurserna. Den centrala överenskommelsen har visat sig vara en muntlig överenskommelse mellan olika specialistläkarföreningar, bl a Svensk Kirurgisk Förening, i samband med införandet av ATLS i Sverige för ca 10 år sedan.

Kurserna finns inte upptagna i det uppdrag som den politiska ledningen gett verksamhetsområdet (landstingsplanen för 2005-2007 eller senare) eller den verksamhetsplan för år 2005 som finns upprättad för verksamhetsområdet. Däremot redovisas i årsredovisningen och i verksamhetområdeschefens

verksamhetsberättelse för år 2005 att de inledningsvis nämnda kurserna har genomförts under året.

Verksamhetschefen har även hänvisat till att det inom samarbetet mellan norrlandstingen bestämts att kirurgkliniken i Östersund som en av sina huvuduppgifter skall ordna nationella kurser. Något sådant formellt beslut har dock inte kunnat redovisas.

Bedömning och synpunkter

Huruvida verksamhetsområdet kirurgi skall använda resurser för att genomföra nationell kursverksamhet bör avgöras av den politiska ledningen och framgå av dess uppdrag till verksamhetsområdet - inte bara redovisas i årsredovisning och verksamhetsberättelse att så har skett.

(5)

PM 3 (5)

2006-07-14 Dnr: REV/17/2006

Om det medicinska chefssamrådet för området kirurgi i samarbetet inom Norrlandstingens Regionförbund önskar att kirurgkliniken i Östersund genomför viss regional/nationell kursverksamhet bör detta formellt beredas och beslutas av förbundet.

Det finns också enligt vår bedömning skäl att närmare se över och mer formellt klara ut vilka befogenheter som i sammanhanget delegeras från verksamhetsområdets chef till kursansvariga. Varje kurs bör budgeteras och kursansvarig bör ges budgetansvar såvida inte verksamhetschefen väljer att inte delegera detta ansvar.

Avtal och överenskommelser med externa medverkanden och leverantörer av lokaler, materiel etc bör på lämpligt sätt dokumenteras och diarieföras. I den ekonomiska redovisningen skall hänvisning göras till avtalen.

Den centrala överenskommelsen om arbetstid som verksamhetschefen hänvisar till har enligt vår bedömning ingen rättslig verkan och är inte tillämplig i sammanhanget. Kursledning och lärarinsatser i kurserna är att betrakta som tjänsteuppdrag och tjänstledighet skall inte förekomma. All arbetstid som behövs och åtgår för kursernas genomförande skall därför planeras och utföras inom ramen för ordinarie arbetstid (se nedan beträffande redovisning av arbetstidskostnaderna). I övrigt hänvisar vi till de

Landstingsgemensamma riktlinjer för uppdrag samt ersättningar vid uppdrag som landstingsdirektören beslutat om 1998-07-30, dnr 416/199. Riktlinjerna finns på landstingets intranät. Det kan finnas skäl att uppmärksamma samtliga chefer på dessa riktlinjers existens.

3.2 Redovisningskontroll Iakttagelser

De enskilda kurserna har inte särredovisats i verksamhetsområdets ekonomiska redovisning. Som framgått ovan så har budget inte heller upprättas för kurserna. Enbart externa intäkter (deltagaravgifter) och externa kostnader för kursverksamheten totalt har redovisats på en särskild objektskod i redovisningen. Interna kostnader såsom lönekostnad för de läkare vid kliniken som är kursansvariga och lärare redovisas inte på den nämnda objektskoden utan som ordinarie verksamhet. En samlad bild av utfallet av intäkter och kostnader för varje kurs kan därmed inte fås utan stort manuellt arbete.

Enligt uppgift nedlägger klinikens läkare också ideell tid på kursverksamheten. Även kostnader för de internationella instruktörerna har hanterats privat utanför landstingets redovisning (se

förmögenhetskontroll nedan).

Landstingets ekonomisystem (Raindance) innehåller flera begrepp som skulle kunna användas för särredovisning av intäkter och kostnader för varje kurs (objekt, projekt, aktivitet).

Enligt vår mening bör varje kurs både budgeteras och särredovisas i den ekonomiska redovisningen så att intäkter och kostnader löpande kan följas upp och att det kan kontrolleras om kurserna följer budget och faktiskt, så som avses, är självfinansierade.

För att uppfylla god redovisningssed och god intern kontroll skall samtliga både intäkter och kostnader redovisas på respektive kurs, oavsett om det är externa eller interna intäkter eller kostnader. Således skall lönekostnaderna för interna kursansvariga och lärare belasta respektive kurs så att ett korrekt utfall av arbetskraftskostnader redovisas på ordinarie verksamhet, kursverksamhet o s v.

Något ideellt arbete eller andra ideella kostnader bör inte förekomma. Allt arbete liksom alla andra

kostnader som har samband med kursverksamheten skall enligt vår mening ersättas och ekonomiskt belasta varje kurs (se vidare förmögenhetskontroll nedan).

(6)

PM 4 (5)

2006-07-14 Dnr: REV/17/2006

3.3 Förmögenhetskontroll Iakttagelser

Enligt verksamhetsområdeschefen är kursansvariga läkare attestansvariga men han är osäker på om detta har formellt kommunicerats. Hur attestansvaret har reglerats verkar oklart då områdesekonomens uppfattning uppges vara att verksamhetsområdeschefen är attestansvarig medan kursansvarig svarar för leveranskontrollen.

I samband med kursverksamheten har två företag betalat in medel till landstinget. Efter anvisning av den kursansvarige vid kirurgkliniken har dock dessa medel återbetalats till företagen eftersom medlen, enligt den kursansvarige, skulle till ett privat bankkonto för kirurgläkarna. Enligt uppgift disponeras bankkontot av den kursansvarige och medlen var avsedda att bekosta mat och logi för de internationella instruktörerna som privata gäster hos den kursansvarige. Återbetalningen till de båda företagen gjordes utan underlag och har inte heller attesterats av ansvarig med de uppgifter som krävs i sådant sammanhang.

Enligt de intervjuade vid landstingsservice, som utfört återbetalningen, förekommer det att återbetalningar av felinbetalningar sker utan attest.

Budgetansvar och attestansvar tycks behöva formaliseras och tydliggöras inom verksamhetsområdet.

Budgetansvar och attestansvar skall enligt vår mening följas åt. Vidare bör kontrollen inom

landstingsservice av att in- och utbetalningar attesterats skärpas upp för att undvika de brister som här iakttagits.

De kostnader som anlitandet av nationella och/eller internationella instruktörer, föreläsare m fl medför för landstingets kurs- eller annan verksamhet skall belasta landstinget och arrangeras så att en god intern kontroll upprätthålls. Det arrangemang för mat och logi för de internationella instruktörer som enligt ovan förekommit i samband med här aktuella kirurgkurser är inte acceptabelt med avseende på att en tillräcklig intern kontroll skall kunna upprätthållas i verksamheten.

Landstinget har ett patienthotell med god standard som kan användas för att minska kostnaderna för logi för sådana konsulter och andra gäster som är aktuella i sådana här sammanhang. Landstingets

representationsbestämmelser medger också att i rimlig utsträckning ta väl hand om både nationella och internationella gäster. Landstingets skall alltså stå för även sådana kostnader.

Någon privat eller ideell finansiering av landstingets verksamhet bör således inte förekomma. När det gäller gåvor och sponsring så finns även här landstingsövergripande regler på intranät (dnr 324/1998) som chefer m fl bör uppmärksammas på.

Landstingsstyrelsen beslutade 2005-03-23, § 42, med anledning av revisorernas skrivelse 2004-08-30, dnr 774/2004 att uppdra till landstingsdirektören att utarbeta nya regler för sponsring. Detta arbete skulle samordnas med pågående uppdrag, enligt landstingsstyrelsens beslut § 136/2004, att utfärda erforderliga tillämpningsbestämmelser för överenskommelsen mellan landstingsförbundet och

läkemedelsindustriföreningen (LIF) om information och utbildning samt att ta fram förslag till policy för samverkan med externa aktörer. Det finns enligt vår mening ett behov att snarast slutföra dessa uppdrag. I avvaktan på att uppdraget slutförs kan landstingsförbundets beslut, cirkulär A 04:36, göras tillgängligt på intranät.

Förutom att privata arrangemang av det slag som här har behandlats inte är acceptabla ur intern kontrollsynpunkt så finner vi anledning att i sammanhanget också peka på brottsbalkens lagregler om mutor och bestickning. De medel som kursansvarig har tagit emot från aktuella företag riskerar att falla under dessa regler. Det skulle vara olyckligt både för den enskilde medarbetaren liksom inverka menligt på landstingets goodwill. Det är således enligt vår mening mycket viktigt att dessa lagregler är väl kända av befattningshavare som annars riskerar att handla i strid med dessa regler.

(7)

PM 5 (5)

2006-07-14 Dnr: REV/17/2006

Sveriges kommuner och landsting har också nyligen i cirkulär 2006:30 lämnat en vägledning för offentligt anställda om vad som gäller om mutor och jäv. Denna vägledning bör göras allmänt tillgänglig för

landstingets personal samtidigt som området bör behandlas på t ex arbetsplatsträffar och liknande. De sedan tidigare landstingsgemensamma riktlinjerna för farliga förmåner och jäv (dnr 323/1998) kan därvid behöva ses över och aktualiseras.

Lennart Ledin Revisionschef

Certifierad kommunal revisor