KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen 1 (19) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18
Tel. 0470-413 07 Mobil 0702-431 662 Fax 0470 - 256 08 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 Hemsida www.vaxjo.se E-post elin.jonsson@vaxjo.se
Konceptstudie 2014
E-arkiv Kronoberg och Blekinge
-
Projektplan
2 (19)
Innehåll
1 INLEDNING ... 3
1.1 GODKÄNNANDE ... 3
2 BAKGRUND ... 3
2.1 IDÉ ... 4
2.2 MÅL ... 4
2.3 AVGRÄNSNINGAR ... 4
3 UNDERLAG OCH GODKÄNNANDE ... 5
3.1 UNDERLAG ... 5
3.2 LEVERANSER ... 5
3.3 PROJEKTAVSLUT ... 5
4 ORGANISATION OCH BEMANNING ... 6
4.1 BESTÄLLARE ... 6
4.2 KONTAKTPERSONER ... 6
4.3 STYRGRUPP ... 7
4.4 PROJEKTLEDNING ... 8
4.5 PROJEKTGRUPP ... 9
4.6 ARBETSGRUPPER –UTVECKLA KONCEPT ... 10
4.7 ARBETSGRUPPER –FÖRBEREDANDE AKTIVITETER ... 12
4.8 EXPERT- OCH REFERENSGRUPPER ... 14
5 UTBILDNING ... 14
6 TIDPLAN ... 15
6.1 BESLUTSPUNKTER OCH MILSTOLPAR ... 15
7 ARBETSFORMER ... 16
7.1 ARBETSSÄTT ... 16
7.2 DOKUMENTSTYRNING ... 16
7.3 AVVIKELSE OCH ÄNDRINGSHANTERING ... 16
7.4 SEKRETESS OCH SÄKERHET ... 16
7.5 KOMMUNIKATION ... 17
7.6 MÖTESSTRUKTUR ... 17
8 RISKER ... 18
9 EKONOMI ... 19
3 (19)
1 Inledning
1.1 Godkännande
Projektplanen godkänns av styrgruppen.
Versionshantering
Utgåva Datum Kommentar
0.1 2014-02-08 Första utkast
0.2 2014-02-12 Andra utkast
0.3 2014-03-13 Version kompletterad med förberedande aktiviteter 0.4 2014-03-20 Version till styrgruppen för
godkännande
1.0 2014-03-31 Publicerad version
2 Bakgrund
Under hösten/vintern 2013/2014 genomfördes en fördjupad förstudie, som resulterade i en slutrapport.
Målbilden som formulerades är att bygga upp ett e-arkiv värt att lita på.
Med e-arkiv menar vi en organisation som har till uppgift att bevara information digitalt för framtida generationer. E-arkivet ska uppfylla krav på säkerhet, pålitlighet och hållbarhet.
I verksamheten hanteras information i en systemberoende struktur och i format som passar för den löpande verksamheten och det aktuella
verksamhetssystemet. Genom att införa e-arkiv frigörs informationen för att hanteras i systemoberoende format och struktur i ett arkivsystem.
Nyttan med ett e-arkiv är att det går att lämna gamla system, samtidigt som det blir ordning och reda på informationen. Informationen blir användbar för de system och e-tjänster som används i e-förvaltningen även på lång sikt.
Det innebär att det blir lättare att hitta rätt och återanvända information både för verksamheten och för medborgarna. Det blir möjligt att åstadkomma en helt obruten digital kedja från det att ett ärende initieras tills att
dokumentationen arkiveras.
Detta dokument definierar konceptstudien som kommer att genomföras i samverkan mellan intresserade organisationer i Kronoberg och Blekinge.
Parallellt har en inbjudan att anmäla intresse för samverkan om ett e-arkiv gått ut till kommuner i Kalmar län, norra Skåne och Halland.
4 (19)
2.1 Idé
Tanken med konceptstudien är att förankra och konkretisera det fortsatta arbetet med att införa e-arkiv.
Konceptstudien innebär också att gemensamma aktiviteter genomförs för att förbereda införandet av e-arkiv.
2.2 Mål
Målet med konceptstudien är att under 2015 införa organisation för att hantera e-arkiv och påbörja projekt för att införa arkivsystem.
Delmål för konceptstudien är att:
• Föreslå samverkansform samt styrelsesätt.
• Föreslå en modell för hur e-arkivet ska utvecklas över 10 år inkl.
driftsformer etc.
• Föreslå en preliminär driftsbudget över 10 år.
• Föreslå en verksamhetsidé.
• Föreslå en finansieringsmodell.
• Genomföra förberedande aktiviteter för samverkande organisationer med avseende på utbildning kring arkivsystem, leveranser till arkiv mm.
2.3 Avgränsningar
Ett förslag till hur deltagande organisationer ska gå vidare med det konkreta införandet kommer att utarbetas under konceptstudien.
5 (19)
3 Underlag och godkännande
3.1 Underlag
Som underlag till projektet finns följande:
• Slutrapport fördjupad förstudie.
• Projektdirektiv konceptstudie.
• Överenskommelse konceptstudie.
• Guide till handlingsalternativ.
3.2 Leveranser
Det här kommer konceptstudien att leverera:
• Verksamhetsbeskrivning.
• Ekonomisk beskrivning (budget, finans/debiteringsmodell).
• Beskrivning samverkansform.
• Projektplan inklusive budget.
• Labbmiljö.
• Utbildning nyckelpersoner arkivsystem, arkivinspektioner och informationskartläggning.
• Omvärldsanalys gällande standardisering och aktörer på marknaden.
• Plan för informationskartläggning.
• Preliminär prioritering när det gäller leveranser till e-arkiv.
• Plan för tillgänglighet
Deltagande organisationer erbjuds fortlöpande möjlighet att lämna synpunkter på de förslag som tas fram av projektgruppen.
Resultatet överlämnas till projektorganisation för eventuellt kommande projekt. Alternativt till respektive deltagande organisation om det inte blir en gemensam fortsättning.
3.3 Projektavslut Projektet är avslutat när:
• Alla deltagande organisationer har tagit del av och haft möjlighet att lämna synpunkter på slutrapporten
• Redovisning för uppdragsgivare är genomförd
6 (19)
4 Organisation och bemanning
4.1 Beställare
Kommunchefer samt regionchefer hos deltagande organisationer.
Ansvar:
• Tillsätta resurser för att hantera det lokala arbetet samt styrgrupp.
Befogenheter:
• Utse kontaktperson.
• Godkänna slutrapporten.
4.2 Kontaktpersoner
Varje beställare utser en kontaktperson som är formellt ansvarig mot projektet. Kontaktpersonen bör ha en beslutsfattande position för att säkerställa förankring inom organisationen.
Ansvar:
• Driva och förankra det interna arbetet inom sin organisation.
• Organisera det lokala arbetet genom att till exempel tillsätta lokal arbetsgrupp och fördela uppgifter när det gäller det lokala arbetet.
• Delta vid avstämningsmöten.
Befogenheter:
• Utse styrgrupp inom gruppen av kontaktpersoner.
7 (19)
• Föreslå deltagare i arbets- och referensgrupper.
• Hantera formella frågor i projektet.
Varje kontaktperson organiserar arbetet på hemmaplan. Det kan innebära att till exempel utse någon som följer arbetet eller deltar i arbetsgrupper. Eller att formera en lokal arbetsgrupp utifrån sin organisations förutsättningar. I gruppen bör ingå personer med kännedom om organisationen och om de system som används. De personer som deltar i det lokala arbetet kan ha olika kompetenser och inriktningar. För att genomföra konceptstudien behövs tid för att ta del av material, delta på utbildningar, svara på frågor från projektgruppen och delta i planeringen av förberedande aktiviteter.
Någon inom varje organisation bör ha rollen som samordnare för det lokala arbetet. Det kan vara kontaktpersonen eller någon särskilt utsedd person. I samordnarens roll ingår att ta del av och sprida vidare information, samla in och sammanställa underlag samt att samordna det praktiska.
4.3 Styrgrupp
Styrgruppen följer och stödjer arbetet i projektet och är med och diskuterar och värderar de förslag som tas fram.
Deltagare i styrgruppen:
Martin Fransson, t.f. kanslichef, Växjö kommun (sammankallande) Jens Odevall, administrativ chef, Karlshamns kommun
Anders Danielsson, informationssäkerhetschef, Karlskrona kommun Lasse Johansen, it-chef, Alvesta kommun
Ingrid Ljungquist, administrativ chef, Region Blekinge Mats Porsklev, kanslichef, Älmhults kommun
Leif Söderlund, kommunikationschef, Ronneby kommun Jesper Jacobsson, kanslichef, Sölvesborgs kommun Maria Purnell, ekonom, Region Blekinge
Elin Jonsson, arkivarie och bitr. projektledare, Växjö kommun Lasse Strandberg, projektledare, Karlskrona kommun
Ansvar:
• Planera, styra och följa upp konceptstudien.
• Se till att arbetsgrupper bemannas.
• Delta vid styrgruppsmöten (en gång i månaden).
• Sätta sig in i underlag som tas fram av projektgruppen.
8 (19)
Befogenheter:
• Godkänna projektplan och lägesrapporter.
• Besluta om projektadministrativa frågor av vikt.
• Hantera problem som uppstår och som inte kan hanteras av projektledaren.
4.4 Projektledning
4.4.1 Projektansvarig
Martin Fransson, t.f. kanslichef, Växjö kommun Ansvar:
• Tillsätta resurser för att hantera projektledning.
• Hantera formalia kring överenskommelse mellan deltagande organisationer.
• Sammankalla styrgrupp och kommunicera med kontaktpersoner.
Befogenheter:
• Utse projektledare 4.4.2 Projektledare
Projektledare: Lars-Erik Strandberg, Karlskrona kommun Ansvar:
• Samordna, kommunicera och leda konceptstudien.
• Hålla lista med kontaktpersoner uppdaterad och tillgänglig.
• Sammanställa rapporter och dokumentera konceptstudien.
Befogenheter:
• Fördela uppgifter inom överenskomna ramar för konceptstudien.
• Lämna förslag till styrgruppen och rekommendationer till fortsatt arbete.
6.3.2 Biträdande projektledare, verksamhetsspecialist e-arkiv
Biträdande projektledare: Elin Jonsson, Växjö kommun
Står för kunskap inom området arkiv och långsiktigt digitalt bevarande.
Funktionella krav på arkivsystem och arkiveringsverktyg.
9 (19)
Ansvar:
• Bistå projektledaren med underlag och verksamhetskunskap inom området e-arkiv.
• Bevaka utvecklingen när det gäller metoder och verktyg för långsiktigt digitalt bevarande.
• Hålla sig uppdaterad när det gäller standarder och specifikationer inom området.
• Hantera projektarbetsplats på nätet.
• Samordna, kommunicera och leda de förberedande aktiviteterna.
• Dokumentera de förberedande aktiviteter som genomförs.
Befogenheter:
• Tilldela behörigheter till projektarbetsplatsen.
• Lämna synpunkter på förslag till styrgruppen och rekommendationer till fortsatt arbete.
4.5 Projektgrupp
Arbetet i projektgruppen utförs av olika arbetsgrupper. Arbetsgrupperna kan förändras vid behov.
Ansvar:
• Planera och leda aktiviteter.
• Läsa in relevant material.
• Redovisa status vid avstämningsmöten.
• Dokumentera och redovisa resultat från arbetsgruppen.
Befogenheter:
• Föreslå och lämna synpunkter på aktiviteter och resultat.
4.5.1 Samordnare arbetsgrupp
För varje arbetsgrupp utses en samordnare som ser till att arbetet går framåt.
Ansvar:
• Samordna och driva arbetet i gruppen.
• Rådgöra och stämma av med projektledaren när det gäller resultat och genomförande av aktiviteter.
• Sammanställa resultat från kartläggningar och aktiviteter.
10 (19)
Befogenheter:
• Fördela uppgifter inom arbetsgruppen.
4.6 Arbetsgrupper – Utveckla koncept
Ett antal arbetsgrupper skapas för att arbeta igenom de olika delar som är identifierade för att utveckla konceptet e-arkiv. Dessa arbetsgrupper bestämmer själva arbetsformerna och är fria att ta hjälp utav nätverk i de samverkande parterna. Rapportering och avstämning mellan grupperna görs på styrgruppsmöten samt via inläsning av upplagt material på projektytan.
Tidplan Jan Febr Mars Apr Maj Jun Jul Aug Sept Okt Nov Dec
Del 1. Utveckla koncept
Projektplan och projektbudget
Förslag samverkansform och
driftskostnad
Förslag verksamhetsidé
Förslag verksamhetens
omfattning
Förslag Finansieringsmodell
Förslag organisation
Projektplan upphandling och
implementering
Projektbudget + driftsbudget
4.6.1 Samverkansformer
Arbetsgrupp för att utvärdera möjliga samverkansformer och dokumentera dessa tillsammans med ett förslag om samverkansform. Arbetsgruppen utarbetar den dokumentation som krävs för att kunna presentera ett konkret förslag för politiken.
Samordnare: Mats Porsklev, kanslichef, Älmhults kommun Arbetsgrupp: Jesper Jacobsson, kanslichef, Sölvesborgs kommun
Ingrid Ljungquist, administrativ chef, Region Blekinge Martin Fransson, tf kanslichef, Växjö kommun
4.6.2 Utvecklingsmodell
Arbetsgrupp för att dokumentera förslag till utvecklingsmodell för vårt kommande e-arkiv. Skall inkludera föreslagna funktioner, bemanning, nödvändiga system etc. för att förtydliga konceptet e-arkiv samt vara underlag för övriga arbetsgruppers arbete.
Samordnare: Elin Jonsson, arkivarie samt bitr. projektledare, Växjö kommun
Arbetsgrupp: Magdalena Nordin, arkivarie, Karlskrona kommun
11 (19)
4.6.3 Budget samt finansieringsmodell
Arbetsgrupp för att baserat på övriga gruppers resultat arbeta fram en preliminär driftsbudget för vårt e-arkiv för en period av 10 år. En debiteringsmodell för deltagande organisationer ingår också.
Samordnare: Maria Purnell, ekonom, Region Blekinge
Arbetsgrupp: Lasse Strandberg, projektledare, Karlskrona kommun
4.6.4 Infrastruktur
Arbetsgrupp för att arbeta fram förslag på hur infrastrukturen ska sättas upp för vårt e-arkiv. Här ingår driftsförhållanden för e-arkivet, krav på lokaler, datacenter, säkerhet etc.
Samordnare: Anders Danielsson, informationssäkerhetschef, Karlskrona
Arbetsgrupp: Lasse Johansen, it-chef, Alvesta kommun
Jens Odevall, administrativ chef, Karlshamns kommun Leif Söderlund, kommunikationschef, Ronneby
kommun
4.6.5 Kommunikation
Arbetsgrupp för att utarbeta en kommunikationsplan för projektet.
Samordnare: Lasse Strandberg, projektledare, Karlskrona kommun
12 (19)
4.7 Arbetsgrupper – Förberedande aktiviteter
4.7.1 Leverans till arkiv
Arbetsgrupp med målet att genomföra grundläggande utbildning och erfarenhetsutbyte samt ta fram labbpaket.
Tidplan apr maj jun jul aug sep okt nov dec
Leverans till arkiv
Analys och komplettering av systemlista
Labbpaket
Utbildning leveranser och XML
Utredning leveransspecifikation
Delrapport
Samordnare: Elin Jonsson, arkivarie och bitr. projektledare, Växjö kommun
Arbetsgrupp: Magdalena Nordin, kommunarkivarie, Karlskrona kommun
Olivia Simson, arkivarie, Karlskrona kommun Charlotta Jörgensen, systemförvaltare, Karlskrona kommun
Annelie Holmberg, registrator, Karlskrona kommun
4.7.2 Arkivsystem
Arbetsgrupp med målet att bygga upp kompetens hos nyckelpersoner samt genomföra omvärldsbevakning när det gäller arkivsystem. Arbetsgruppen planerar och genomför aktiviteter.
Tidplan apr maj jun jul aug sep okt nov dec
Arkivsystem
Identifiera nyckelpersoner
Omvärldsanalys standarder
Labbmiljö arkivsystem
Webbutbildning system och standarder
Omvärldsanalys arkivsystem
Delrapport
Samordnare: Elin Jonsson, arkivarie och bitr. projektledare, Växjö kommun
Arbetsgrupp: Magdalena Nordin, kommunarkivarie, Karlskrona kommun
13 (19)
Mikael Andersson, upphandlare, Karlskrona kommun It-kompetens (vakant)
Systemförvaltare (vakant)
4.7.3 Råd och stöd
Arbetsgrupp med målet att erbjuda utbildning och verktyg för deltagande organisationer för att komma igång med rutiner för arkivinspektioner och kartläggning av information samt ta fram förslag till styrande dokument när det gäller arkivverksamhet och dokumenthantering.
Tidplan apr maj jun jul aug sep okt nov dec
Råd och stöd
Workshop klassificering
Informationsträff
Pilot - arkivinspektion
Plan för informationskartläggning
Utredning handbok
Utbildning arkivinspektioner
Revidering rutin arkivinspektion
Utbildning informationskartläggning
Styrdokument
Samordnare: Magdalena Nordin, kommunarkivarie, Karlskrona kommun
Arbetsgrupp: Elin Jonsson, arkivarie och bitr. projektledare, Växjö kommun
Anders Karlsson, arkivarie, Ronneby
Anders Danielsson, informationssäkerhetschef, Karlskrona
Anki Heimonen, samordnare e-arkiv Kalmar län, ITSAM
4.7.4 Tillgänglighet
Arbetsgrupp som genomför översiktlig omvärldsbevakning och
behovsanalys när det gäller åtkomst och tillgänglighet till information i e- arkivet. Målet är att ta fram en plan för åtkomst och tillgänglighet.
Arbetet genomförs oktober-december 2014.
Samordnare: Elin Jonsson, arkivarie och bitr. projektledare, Växjö
14 (19)
kommun
Arbetsgrupp: Niclas Rosenbalck, arkivarie, Älmhults kommun Anna-Lena Ljungberg, arkivarie, Ljungby kommun Gustav Björkvist, kommunvägledare, Växjö kommun Informationssäkerhet (vakant)
Juridik, offentlighet- och sekretess samt PUL (vakant) Informatör/kommunikatör/webb (vakant)
Öppna data (vakant)
4.8 Expert- och referensgrupper
För att förankra konceptstudiens resultat, identifieras och konsulteras grupper eller enskilda personer som på olika sätt kan bidra med kunskaper och som är berörda vid införande av e-arkiv.
Projekt- eller programgrupper i Kalmar län, Skåne Nordväst och Skåne Nordost, samt kontaktpersoner hos organisationer som anmält intresse för närmare samarbete, fungerar som referensgrupp och har möjlighet att delta i förberedande aktiviteter.
5 Utbildning
Projektgruppen hanterar planering av utbildning utifrån de behov som de deltagande organisationerna har. Följande utbildningstillfällen planeras:
• Info om SYLL samverkansform, 21/2 Växjö (webbmöte).
• Info om ITSAM samverkansform, 6/3 Karlskrona (webbmöte).
• Informationsträff om konceptstudien, 8/5 Växjö.
• Utbildning leverans till e-arkiv (XML och FGS).
• Utbildning arkivsystem.
• Utbildning arkivinspektion.
• Utbildning informationskartläggning.
15 (19)
6 Tidplan
Den övergripande tidplanen redovisas ovan i samband med tillhörande arbetsgrupp.
Arbetet prioriteras kronologiskt så att de nödvändiga leveranserna angående verksamhetsbeskrivning, ekonomisk beskrivning samt
samverkansbeskrivning uppfylls först och i tid för den politiska beslutsprocessen.
6.1 Beslutspunkter och milstolpar
Följande beslutspunkter och milstolpar finns i tidplanen:
6.1.1 Beslutspunkter
• Överenskommelse Konceptstudie – februari 2014
• Godkännande av projektplan mars 2014
• Godkännande av förslag till samverkansform mars 2014
• Godkännande av preliminär driftsbudget mars 2014
• Avsiktsförklaring gemensamt e-arkiv – april/maj 2014
• Överenskommelse om projekt - fjärde kvartalet 2014
• Godkännande av konceptstudierapporten – december 2014
• Konceptstudien avslutas – december 2014 6.1.2 Milstolpar
• Dokumenterat förslag till samverkansform samt preliminär driftsbudget – mars 2014.
• Summering av avsiktsförklaring gemensamt e-arkiv – juni 2014.
• Dokumenterat förslag till gemensam arkivorganisation – september 2014.
16 (19)
6.1.3 Resursbehov
Kontaktpersoner förväntas att avsätta tid för att ta del av resultat samt driva och förankra det lokala arbetet inom den egna organisationen.
Deltagare i styrgruppen förväntas avsätta tid för möten en gång i månaden samt för att driva arbetet i arbetsgrupperna.
Deltagare i arbetsgrupper när det gäller de förberedande aktiviteterna förväntas avstätta omkring två dagar i månaden under aktuell period (se respektive tidplan).
Deltagare i de lokala referensgrupperna förväntas avsätta tid för att delta på utbildningar och aktiviteter samt att ta fram det underlag som begärs in av projektgruppen. Omfattningen beror på förutsättningarna hos respektive organisation.
7 Arbetsformer
7.1 Arbetssätt
För att fördela arbetet mellan de resurser som finns bedrivs arbetet i den konceptstudien i olika arbetsgrupper.
7.2 Dokumentstyrning
Dokumenten identifieras av dokumentnamn, datum och utgåva. Författare måste framgå av varje dokument. Dokumentation hanteras åtkomlig för deltagare på den gemensamma projektytan. Dokumenten registreras och arkiveras hos Växjö kommun.
7.3 Avvikelse och ändringshantering
Projektledaren hanterar förändringar som påverkar resurser, omfattning eller inriktning för förstudien. Vid behov samråder projektledaren med
styrgruppen som meddelar förändringar till kontaktpersoner. Avvikelser redovisas i slutrapporten.
7.4 Sekretess och säkerhet
Dokumentation och information är tillgänglig för samtliga deltagande organisationer. Utkast och förslag får endast, med förbehåll, spridas vidare inom ickekommersiella nätverk och intressentgrupper. Färdigställda handlingar är allmänna handlingar och lämnas ut i enlighet med bestämmelser i offentlighetslagstiftningen.
17 (19)
7.5 Kommunikation
7.5.1 Plan
En av arbetsgrupperna har som uppdrag att skapa en kommunikationsplan för hela konceptstudien.
7.5.2 Projektarbetsplats och publicering
Deltagare i den fördjupade förstudien har åtkomst till gemensam digital projektarbetsplats. På projektarbetsplatsen finns delade dokument, kontaktlistor, kalender, projektblogg, länkar med mera. Färdigställda dokument publiceras på Växjö kommuns webbplats:
http://www.vaxjo.se/e-arkiv
7.5.3 Rapportering
Den rapporterade projektdokumentationen består av följande dokument:
• Verksamhetsbeskrivning.
• Ekonomisk beskrivning (budget, finans/debiteringsmodell).
• Beskrivning samverkansform.
• Projektplan inklusive budget.
• Utbildning nyckelpersoner arkivsystem, arkivinspektioner och informationskartläggning.
• Omvärldsanalys gällande standardisering och aktörer på marknaden.
• Plan för informationskartläggning.
• Preliminär prioritering när det gäller leveranser till e-arkiv.
• Plan för tillgänglighet.
7.6 Mötesstruktur
7.6.1 Arbetsgruppsmöten
Plan för arbetsgruppsmöten tas fram av respektive grupp. Telefonmöten för kortare avstämningar vid behov. Projektledaren, biträdande projektledare eller samordnaren för respektive grupp protokollför möten. Protokollen delas på projektarbets-platsen.
7.6.2 Styrgruppsmöten
Styrgruppsmöten genomförs en gång i månaden. Projektledaren för protokoll och delar protokollen på projektarbetsplatsen.
7.6.3 Informations- och nätverksträffar
Träffar och arbetsmöten ordnas vid behov för olika expert- eller
referensgrupper. Presentationsmaterial delas på projektarbetsplatsen och skickas ut till samordnare för respektive nätverk. Projektledaren protokollför möten och delar protokollen på projektarbetsplatsen.
18 (19)
8 Risker
1. Konceptstudien leder inte fram till hur deltagande organisationer ska gå vidare med samverkansformer och ett konkret införandeprojekt.
Effekt: Förstudien leder inte fram till ett införandeprojekt
Sannolikhet: Låg
Åtgärd: Aktiv styrgrupp och förankring hos deltagande organisationer.
2. Deltagande organisationer har inte resurser eller avsatt budet för att kunna gå vidare med ett införandeprojekt.
Effekt: Arbetet med att införa e-arkiv avstannar och information förblir inlåst i olika verksamhets- system
Sannolikhet: Medel
Åtgärd: Prioriterad aktivitet att tidigt i projektet leverera en preliminär driftsbudget.
Aktiv styrgrupp och förankring hos deltagande organisationer.
3. Deltagare kan inte avsätta den tid som behövs för inläsning och att delta i aktiviteter
Effekt: Konceptstudien drar ut på tiden och underlaget kan bli ofullständigt
Sannolikhet: Medel
Åtgärd: Fördela arbetet mellan olika arbetsgrupper och formulera information riktad till olika
målgrupper
19 (19)
4. Nyckelpersoner är frånvarande
Effekt: Sämre kvalitet på underlaget inom områden där viss kompetens krävs
Sannolikhet: Medel
Åtgärd: Identifiera nyckelpersoner och planera för hur bortfallet ska hanteras (senarelägga eller i en senare etapp plocka in extern kompetens) 5. En eller flera kommuner vill gå ur samarbetet
Effekt: Större kostnad för kvarvarande kommuner och bortfall av kompetens och arbetsresurser Sannolikhet: Medel
Åtgärd: Prioriterad aktivitet att tidigt i projektet leverera en preliminär driftsbudget.
Aktiv styrgrupp och förankring hos deltagande organisationer.
6. Resultatet blir inte det som förväntas av deltagarna
Effekt: Minskat intresse för fortsatt samarbete.
Sannolikhet: Medel
Åtgärd: Fortlöpande avrapportering och tydliga avgränsningar.
9 Ekonomi
Projektledare samt kostnader för att genomföra utbildningar och möten, projektarbetsplats samt övriga omkostnader finansieras gemensamt beräknat efter kommunstorlek i särskild överenskommelse.
Varje deltagande organisation står för sina egna kostnader för resor och andra omkostnader.
