Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 Sollentuna 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg
Digital närvaro på sammanträde i nämnd
Kommunfullmäktige har den 16 april 2020 beslutat att nämnder får genomföra sammanträden där förtroendevalda deltar på distans.
Kommunallagens 5 kap § 16 och 6 kap 24 § samt fullmäktiges beslut om tillägg i nämndernas reglementen bestämmer hur detta ska gå till.
Lagen kräver att den som deltar på distans ska kunna se och höra övriga deltagare i realtid. De som närvarar på plats på sammanträdet ska på samma sätt kunna se och höra de distansdeltagande ledamöterna i realtid.
Digital närvaro är ett komplement till det ordinarie sammanträdet och ersätter inte att ett faktiskt fysiskt sammanträde måste äga rum. Det går alltså inte att hela nämnden deltar på distans. Minst ordföranden och protokollsjusteraren samt nämndsekreteraren behöver delta fysiskt.
För att en nämnd ska vara beslutsmässig krävs att fler än hälften av ledamöterna är närvarande, antingen på plats eller på distans.
---
Särskild rutin ang. deltagande på distans vid nämndsammanträden som gäller tillsvidare
Samtliga ledamöter och ersättare i nämnden som kan uppmanas att delta vid nämndsammanträden på distans. Ingen ansökan om att delta på distans krävs därför inför sammanträdena. Detta gäller samtliga förutom
nämndordförande och protokollsjusterare samt ev. förtroendevald med särskilt behov av att delta på plats. Med särskilt behov avses främst otillräcklig internetuppkoppling hemma eller annat IT-mässigt hinder för deltagande på distans. Vid särskilt behov av deltagande på plats i
möteslokalen, kontakta nämndsekreteraren så snart som möjligt inför sammanträdet.
Denna särskilda rutin beror på att utrymmet i de rum som i nuläget har rätt teknisk utrustning är begränsat med hänsyn till Folkhälsomyndighetens rekommendationer om distansering. Rutinen om att ansöka om att få delta på distans kan komma att revideras inför kommande sammanträden. Det finns en beredskap för vilka beslut som kan behöva tas som brådskande ordförandebeslut i händelse av att sammanträdet inte kan genomföras i sin helhet pga. oförutsedda tekniska problem.
---
Inför sammanträdet
Läsplattan som tilldelats varje förtroendevald ska användas för deltagande på distans. Den bör vara fullt laddad inför sammanträdet. Om det är möjligt bör läsplattan vara på laddning under hela sammanträdet. Det går inte att delta på sammanträdet på distans via mobiltelefon. Netpublicator-appen ska vara uppdaterad med senaste version, minst 6.5.1., i god tid innan
sammanträdet.
Internethastigheten behöver vara tillräcklig för att man ska kunna delta på distansmöte via sin läsplatta. Hastigheten ska testas i god tid inför mötet genom att följa instruktionerna i bilagan "Testa internethastigheten" nedan.
Läsplattan har internet via 4G. Det går också att stänga av 4G och istället koppla upp läsplattan mot internet via WiFi-nätverk. Hastigheten mellan dessa två alternativ kan variera under olika tider på dygnet och beroende på vilken täckning det finns där man sitter. Välj det alternativ, 4G eller WiFi, med högst internethastighet.
Närvaro på distans sker via Netpublicator, nämndernas app för kallelser och handlingar. Appen finns på alla förtroendevaldas läsplattor. Samtliga andra appar på läsplattan ska vara avstängda under pågående sammanträde.
Nämndsekreteraren skapar ett digitalt sammanträde i Netpublicator som deltagarna sedan kopplar upp sig mot inför att det är dags för sammanträdet.
Inloggning sker i appen Netpublicator precis som vanligt. Den som har problem med att logga in i appen ombeds kontakta nämndsekreteraren i god tid innan sammanträdet.
Den ledamot eller ersättare som ska delta på distans ska 15 minuter innan sammanträdets start koppla upp sig för att pröva att tekniken inkl.
internethastigheten fungerar.
Distansdeltagande ska använda headset eller hörlurar med mikrofon under hela sammanträdet. Eget headset/hörlurar med mikrofon går bra att
använda. Enklare headset kan hämtas ut från kommunen vid behov.
Nämndsammanträdena är inte offentliga om inte annat beslutats av
nämnden. Varje distansdeltagande förtroendevald ansvarar för att se till att ingen obehörig kan höra eller se sammanträdet.
Under sammanträdet Upprop
Distansdeltagande kopplar upp sig mot sammanträdet genom att följa instruktionerna i dokumentet Netpublicator Video Meet –
användarinstruktion
Vid uppropet svarar distansdeltagande ledamot/ersättare som vanligt genom att svara JA när ens namn ropas upp. Ljud och bild ska vara på.
Den som inte har ordet bör efter uppropet bör stänga av sin mikrofon för en bättre ljudupplevelse under sammanträdet. Bilden ska dock lämnas på under hela sammanträdet.
Ordning under mötet, begära ordet samt överläggning
Ordföranden ansvarar som vanligt för ordningen under mötet och
bestämmer också hur deltagare ska begära ordet. För deltagare på distans sker det enklast genom att skriva att man vill ha ordet i chattfunktionen i Netpublicator, alternativt genom knappen med en handsymbol Räck upp handen.
Ledamoten som fått ordet av ordföranden sätter på sin mikrofon under tiden då denne pratar och stänger därefter återigen av mikrofonen.
När överläggningen i ett ärende avslutats och innan beslut tas kontrollerar ordförande att samtliga distansdeltagande ledamöter fortfarande är anslutna till sammanträdet.
Vid förlorad internetuppkoppling hos deltagare på distans
Om en distansdeltagare förlorar internetuppkopplingen ska denne försöka att återansluta till videomötet på samma sätt som när denne kopplade upp sig till mötet första gången. Vid behov kan distansdeltagaren testa att byta från internet via 4G till internet via WiFi, eller vice versa.
Om en distansdeltagare förlorar internetuppkopplingen avgör ordföranden hur mötet ska fortsätta – ajournering för att återupprätta kontakten eller välja in en ersättare. För att ledamoten fortsatt ska anses som närvarande behöver ljud- och bildkontakt återupprättas. Kan det inte göras kallas en ersättare in.
Votering
Votering begärs genom att man begär ordet via chatten och uppger
"votering" efter att man fått ordet och satt på sin mikrofon.
Vid votering ska den som deltar på distans synas i bild och höras.
Ledamoten ska avge sin röst muntligt efter att dennes namn ropas upp av sekreteraren. Mikrofonen måste vara på under tiden då ledamoten avger sin röst.
Distansdeltagande vid sluten votering är i dagsläget inte tekniskt möjligt.
Ärenden som kräver sluten votering bordläggs.
Se övriga deltagare på sammanträdet
Med Netpublicator kan man själv styra vilka man ser på mötet (peka på bildskärmen på den ledamot man vill se). Maximalt 6 videorutor med bild på distansdeltagare syns samtidigt i Netpublicator. Några videorutor kommer därför ibland bli tomma i appen.
I möteslokalen kommer nämndsekreterarens inloggning filma från själva den fysiska sammanträdeslokalen.
Sammanträdeshandlingar
Distansdeltagare kommer åt sammanträdeshandlingarna under
sammanträdet precis som vanligt. Dessa finns i den specifika mappen för handlingar inför sammanträdet. Det går även att navigera bland handlingar i olika mappar utan att det påverkar ens deltagande på distans.
Föredragningar på sammanträdet
Vissa föredragningar från tjänsteorganisationen kan komma att ske med tjänstepersoner deltagande på distans.
Ärenden med sekretessbelagd information
Vid överläggningar som omfattar sekretess åligger det varje
distansdeltagande att se till att ingen obehörig kan höra överläggningarna (ingen obehörig sitter i samma rum eller liknande). Undvik att använda personuppgifter (namn osv.) vid sekretessärenden i den mån det är möjligt.
Avslutningsvis
Vi hoppas kunna genomföra detta på bästa sätt utifrån rådande
förutsättningar – men vi får också visa ömsesidigt förstående inför att både förtroendevalda och tjänstemän är nya med tekniken för distansdeltagande och att det ställer nya utmaningar för oss alla gällande genomförandet av de politiska processerna.
Hör gärna av er om ni har frågor eller vill framföra förbättringsförslag!
Kontakt tas i första hand med nämndsekreteraren.
Bilaga
Testa internethastigheten
Testa genom läsplattan (iPad)
1. Starta webbläsaren (Safari) på läsplattan
2. Skriv följande adress i adressfältet bredbandskollen.se
3. Starta mätningen genom att klicka på knappen ”Starta mätningen!”
4. Kontrollera att internhethastigheten är minst 5-10Mbit/sekund 5. Om hastigheten inte är tillräcklig, ta skärmbild via läsplattan eller
bild via mobil samt mejla bilden till nämndsekreteraren.
Testet bör om möjligt utföras ungefär samma tid på dygnet som sammanträdet brukar äga rum.
Riktvärdet för tillräcklig internethastighet för att kunna delta på distans är 5-10Mbit/sekund.
Om internethastigheten är tillräcklig men du ändå upplever problem med att delta på distans eller blir bortkopplad från sammanträdet, mejla skärmbild på resultatet av internethastigheten till nämndsekreteraren för att kunna felsöka.
