Kommunal årsredovisning

Maria Söderquist

Kommunal årsredovisning

Kommunikation mellan

avsändare och användare

Municipal annual report

Communication between

sender and receiver

Företagsekonomi

D-uppsats

Förord

Jag vill rikta ett tack till Säffle kommun och då främst kommunchef Sven Junzell samt ekonomichef Lars Johansson, för tips om uppsatsämne samt mycket god dialog under arbetets gång. Nu är bollen i rullning och jag ser med förväntan på framtiden då jag hoppas kunna fördjupa mig inom detta ämne.

Jag vill även tacka min handledare Dan Nordin som givit mig konstruktiv återkoppling och hjälpt mig att tänka i ett större perspektiv för att söka svar på mina frågor.

Säffle 2010-05-18

____________________________

Sammanfattning

En kommuns arbete med dess årsredovisning innebär kostnader både ekonomiskt och tidsmässigt, det är därför viktigt att den fyller sin funktion i form av information till dess användare utan att göra avkall på redovisningens professionella framställning. Syftet med följande studie är att undersöka vilka målgrupper som är avsedda som användare av de kommunala årsredovisningarna enligt kommunerna själva samt enligt lagar och förordningar. Ambitionen är även att skapa en bild över hur användarna ser på kommunal årsredovisning, om de anser den lättillgänglig eller inte. Förutom redovisningsteoretisk synvinkel har undersökningen även en kommunikationsteoretisk vinkling. Vidare undersöks hur kommunerna ser på sitt arbete samt vilka utvecklingsmöjligheter som finns för att uppnå en fullgod kommunikation med användarna av den kommunala årsredovisningen.

Jämförelser med den privata sektorn har också gjorts för att på så sätt skapa en bredare bild över hur väl arbetet med de kommunala årsredovisningarna fungerar. Det empiriska materialet i arbetet består dels av en enkätundersökning riktad till en utvald grupp av kommuninnevånare samt av intervjufrågor som besvarats av kommunala tjänstemän och förtroendevalda som själva deltar i arbetet med upprättandet av kommunal årsredovisning.

Resultatet som framkom under arbetets gång är att det i många fall snarare är kommunikationen och informationen runt kommunal årsredovisning mer än dokumentet som sådant som har brister och därmed utvecklingsmöjligheter. Uppsatsens tyngdpunkt i utgångsläget var redovisning, men allt eftersom har fokus flyttats mer mot det kommunikationsteoretiska hållet. En bra kommunal årsredovisning följer de lagar och förordningar som finns samtidigt som dess avsändare förmedlar budskapet om de ekonomiska händelserna på ett för användaren lättillgängligt sätt.

Abstract

The work with the municipal annual report is expensive both financial and in terms of time. It is therefore important that it serves its purpose in terms of information to its users without bringing down the professional standards of the report. The purpose of this study is to investigate what target group the municipal annual report is intended for according to the municipality itself and according to law and regulation regarding municipal accountancy. The ambition is also to describe whether the users of the municipal annual reports think of it as easy to understand or not. Besides accountancy theory approach the investigation also has a communication theory approach. It was also interesting to see how the municipality itself looked upon its work with the annul reports and to see what kind of development possibilities there is to achieve a perfect communication between the senders and the receivers of the report.

A comparison with the private sector has also been done to create a bigger picture of how the work with the municipal annual reports works. The empirical content of this study is partly a survey directed to a group of inhabitant of Säffle and interview questions that has been answered by municipal employees and politicians that participates in the work with municipal annual reports.

Innehållsförteckning

2.2. PRIMÄR- OCH SEKUNDÄRDATA ... 10

2.3. TILLVÄGAGÅNGSSÄTT VID RESPEKTIVE UNDERSÖKNING ... 10

2.4. KVANTITATIV OCH KVALITATIV ANSATS ... 11

2.5. UNDERSÖKNING BLAND AVSÄNDARE AV KOMMUNAL ÅRSREDOVISNING ... 12

2.5.1. Val av respondenter ... 12

2.5.2. Upplägg av frågor ... 12

2.5.3. Analys av svaren på frågorna ... 12

2.6. ENKÄTUNDERSÖKNING BLAND ANVÄNDARE AV KOMMUNAL ÅRSREDOVISNING ... 13

2.6.1. Val av respondenter ... 13 2.6.2. Upplägg av enkäter ... 14 2.6.3. Analys av enkätundersökningen ... 14 2.7. DOKUMENTUNDERSÖKNING ... 14 2.7.1. Val av dokument ... 14 2.7.2. Analys av dokumentundersökningen ... 15 2.8. KÄLLKRITIK... 15

2.9. VALIDITET OCH RELIABILITET ... 15

3. KOMMUNAL ÅRSREDOVISNING ... 16 3.1. HISTORIK ... 16 4. REFERENSRAM ... 19 4.1. LAG OM KOMMUNAL REDOVISNING (KRL) ... 19 4.1.1. Förvaltningsanalys ... 19 4.2. KOMMUNALLAGEN ... 20

4.3. KOMMUN SOM KONCERN ... 20

4.4. VILKEN MÅLGRUPP RIKTAR KOMMUNEN SIN ÅRSREDOVISNING TILL? ... 20

4.5. RÅDET FÖR KOMMUNAL REDOVISNING ... 21

4.6. REDOVISNINGSPRINCIPER ... 21

4.6.1. Principen om öppenhet... 21

4.6.2. Objektivitetsprincipen ... 21

4.6.3. Väsentlighetsprincipen ... 22

4.6.4. Försiktighetsprincipen ... 22

4.7. TIDIGARE UNDERSÖKNINGAR INOM OMRÅDET ... 22

4.8. KOMMUNIKATIONSTEORI ... 23

4.8.1. Bedford & Baladounis kommunikationsmodell ... 23

5.3. KOMMUNFORSKNING I VÄSTSVERIGE. ... 27

5.4. PRICEWATERHOUSECOOPERS ... 28

6. EMPIRI ... 29

6.1. UNDERSÖKNING BLAND AVSÄNDARE AV KOMMUNAL ÅRSREDOVISNING ... 29

6.1.1. Respondenter ... 29

6.1.2. Sammanfattning av frågorna via e-post ... 29

6.2. ENKÄTUNDERSÖKNING BLAND ANVÄNDARE AV KOMMUNAL ÅRSREDOVISNING ... 31

6.2.1. Respondenter ... 31

6.2.2. Sammanfattning av enkätundersökningen ... 31

7. ANALYS... 34

7.1. ANALYS AV EMPIRI ... 35

7.2. UPPRÄTTANDE AV KOMMUNAL ÅRSREDOVISNING ... 36

7.3. KOMMUNALA ÅRSREDOVISNINGARS TILLGÄNGLIGHET ... 36

7.4. UTVECKLINGSMÖJLIGHETER MED KOMMUNALA ÅRSREDOVISNINGAR ... 37

7.5. VALIDITET OCH RELIABILITET ... 38

7.6. EGEN REFLEKTION ... 38

8. SLUTDISKUSSION ... 39

8.1. SLUTORD ... 39

8.2. FÖRSLAG TILL FÖRDJUPNING AV ÄMNET ... 39

9. KÄLLFÖRTECKNING ... 40

BILAGA 1 ... 43

FRÅGOR VIA E-POST TILL AVSÄNDARE ... 43

1. Inledning

1.1. Bakgrund

Arbetet med att upprätta en årsredovisning är för en kommun, liksom för ett företag, resurskrävande både ekonomiskt och tidsmässigt, det är därför viktigt att årsredovisningen blir informativ utan att göra avkall på dess professionella framställning. Det finns lagar och normer att följa för alla kommuner när det gäller redovisning, precis som för företag i övrigt. De lagar som gäller för kommuner i arbetet med att upprätta redovisningsrapporter är i första hand Kommunallagen (SFS 1991:900) samt Lag om kommunal redovisning (SFS 1997:614), vilka kommer att redogöras för närmare i teoriavsnittet i denna uppsats. Vidare finns det även riktlinjer från Rådet för kommunal redovisning (RKR) som talar om hur rapporterna skall upprättas. Trots detta kan redovisningsrapporterna se mycket olika ut, skillnaderna märks mest i struktur och läsvänlighet.

Vid upprättande av en redovisningsrapport finns det i de allra flesta fall en specifik målgrupp som rapporten är avsedd för. Enligt lagtexten är det de förtroendevalda politikerna som är den huvudsakliga gruppen användare av kommunens årsredovisning. Men där står även att kommunens invånare samt övriga intressenter ska ha möjlighet att kunna ta till sig den information som finns i den ekonomiska rapporten och ska därför också avses som användare. Den kommunala verksamheten finansieras till största del av kommuninvånarnas skattepengar, det kan därför antas att kommuninvånarna själva, och inte bara deras förtroendevalda, har intresse av att se hur skattepengarna använts under det gångna året. För att upprätthålla en god demokrati i samhället är det av största vikt att medborgarna kan hålla sig informerade om hur deras förtroendevalda samt de kommunala tjänstemännen förvaltar kommunens resurser, tillika kommuninvånarnas skattepengar.

årsredovisning på sin hemsida på Internet, men hur lätt det är att hitta den varierar mycket mellan olika kommuner, enligt egen erfarenhet.

1.2. Problemformulering

Varför upprättas en kommunal årsredovisning?

Är kommunens årsredovisning tillgänglig för dess målgrupp?

Vilka utvecklingsmöjligheter finns i arbetet med kommunal årsredovisning? 1.3. Syfte

Syftet med uppsatsen är att försöka skapa en klarare bild över hur relationen mellan avsändarna och användarna av en kommunal årsredovisning ser ut. Utifrån ovanstående frågeställning kommer undersökningar göras för att se om kommuner, även kallade avsändare, lyckas nå ut till de tänkta målgrupperna, även kallade användare, med sina årsredovisningar eller vilka problem som finns i sammanhanget och vad som kan göras för att begränsa eller i bästa fall eliminera dem.

1.4. Avgränsningar

2. Metod

Eftersom uppsatsens författare är anställd inom Säffle kommun och därmed har insyn inom kommunal verksamhet samt har läst företagsekonomi med redovisningsinriktning var valet att skriva om kommunal redovisning lätt. Att det sedan skulle fokuseras på avsikt med och mottagande av kommunal årsredovisning var ett förslag från Säffle kommun som författaren tog till sig med stort intresse. Nedan beskrivs metoder för hur arbetet gått tillväga för att söka den information som behövs för att klargöra hur situationen ser ut. Här redovisas även för hur representativ och trovärdig undersökningen kan anses vara utifrån de metoder som använts. Problemformuleringens frågeställningar angrips dels med hjälp av primärdata i den mån det är möjligt och dels med sekundärdata för att skapa en bredare bild samt kunna göra jämförelser med tidigare gjorda undersökningar.

2.1. Vetenskaplig ansats

Vid undersökningar, såsom i denna uppsats, där målsättningen är att undersöka ett förmodat problem och försöka finna en förklaring till situationen går det dels att arbeta utifrån induktiv, dels ifrån en deduktiv ansats. Denna uppsats bygger på en deduktiv ansats, vilket innebär att undersökaren utgår ifrån redan befintlig teori och försöker finna empiri som bekräftar denna. I huvudsak utgår arbetet ifrån hur kommunal redovisning kommuniceras ut till dess potentiella användare, bland annat görs därför jämförelse med Bedford och Baladounis kommunikationsmodell (Bedford & Baladouni 1962). Vid en induktiv ansats är således tillvägagångssättet det motsatta med empirin som utgångsläge.

användare eller ej. Undersökningarna gör vid en bestämd tidpunkt utan senare uppföljning, vilket är typiskt för en tvärsnittsstudie (Jacobsen 2002).

2.2. Primär- och sekundärdata

Vid insamling av förstahandsinformation, även kallad primärdata, bygger undersökningen på att kontakten mellan frågeställare och respondent sker utan tredjeparts reflektion över situationen eller respondentens svar. Undersökningen kan ske genom enkätfrågor, gruppobservationer eller genom intervjuer, det viktiga är att det är en förstahandsanalys som presenteras. Som ett alternativ till primärdata finns sekundärdata, även kallat dokumentundersökning, som baseras på studier av tidigare gjorda undersökningar eller teorier (Jacobsen 2002). Sekundärdata kan dels användas för att skapa en mer nyanserad bild av situationen och/eller för att göra jämförelser med de data som framkommit i den egna undersökningen.

Fördelarna med dokumentundersökning är att undersökningarna kan göras både extensiva och intensiva beroende på det material som finns att tillgå. Nackdelen är att det material som finns är tolkat av annan forskare vilket kan färga resultatet utifrån den förkunskap som forskaren haft (Jacobsen 2002).

2.3. Tillvägagångssätt vid respektive undersökning

För att skapa en grundläggande bild över hur och varför en kommunal årsredovisning ska upprättas har sekundärdata i form av lagtexter och för ämnet relevant teori studerats. Som ett komplement till teorin används även primärdata i form av frågor som skickats ut via e-post till ett antal kommuner. Ambitionen är dels att se vilka krav som finns på kommunernas arbete med ekonomiska rapporter, såsom årsredovisningar, utifrån lagar och förordningar. Samt dels att genom frågorna som skickades ut via e-post till kommunerna se huruvida de känner till och följer dessa lagar och förordningar.

Vid undersökningen om kommunens årsredovisning kan anses vara tillgäng för dess målgrupp används till största delen primärdata för att söka ett svar på frågan. Utifrån några av frågorna i enkätundersökningen, som i första hand är avsedd för användare av den kommunala årsredovisningen, kommer resultatet att belysa en sida av situationen. För att göra undersökningen så bred som möjligt kompletteras detta resultat med de svar som avsändarsidan givit på frågorna som skickats ut via e-post samt av sekundärdata i form av tidigare gjorda undersökningar.

information som finns däri, kommer forskning att beskrivas både med hjälp av primär- och sekundärdata.

2.4. Kvantitativ och kvalitativ ansats

Vid undersökningen som riktades till avsändarna var ansatsen både kvantitativ och kvalitativ. Respondenterna fick ett antal frågor som besvarades utan möjlighet till följdfrågor och vidare diskussioner från undersökarens sida, vilket kan uppstå under en intervju. Frågorna var dock öppna och kunde besvaras helt med egna ord av respondenterna (Jacobsen 2002).

I uppsatsens enkätundersökning har en delvis kvantitativ ansats valts genom att ett antal frågor med till största delen fasta svarsalternativ upprättats. På några av frågorna har respondenterna möjlighet att med egna ord förklara eller förtydliga sitt svar. Fördelarna i detta tillvägagångssätt ligger främst hos den som ska analysera och sammanställa materialet eftersom svaren lätt kan omvandlas till numeriska värden. På så vis kan forskaren på ett enkelt sätt ställa upp resultatet i statistiska tabeller och diagram. Tillvägagångssättet innebär även att det är lätt att sprida enkäten bland fler respondenter vilket också bäddar för en hög extern giltighet. I en enkätundersökning är det lättare att skapa distans mellan frågeställare och respondent jämfört med en intervju vilket kan medföra att respondenten inte påverkas av frågeställarens närvaro (Jacobsen 2002).

Problemet vid kvantitativ undersökningsmetod kan vara just att frågorna inte blir lika djupgående och svaren så nyanserade som vid en intervju där möjligheten till följdfrågor finns. Vidare kan de i förväg angivna svarsalternativen vara formulerade på ett sätt som kan misstolkas av respondenten och på så vis kan svaret bli helt annorlunda än vad det skulle ha blivit om respondenten fått svara fritt (Jacobsen 2002).

Både enkätundersökningen och frågorna som skickats via e-post bygger på ett individualistiskt tankesätt, vilket innebär att forskaren ser på respondentgruppen som en samling individer som var och en har sina egna åsikter och erfarenheter helt utan yttre påverkan från undersökaren eller andra respondenter (Jacobsen 2002).

2.5. Undersökning bland avsändare av kommunal årsredovisning

2.5.1.Val av respondenter

Ett antal öppna frågor har skickats via e-post till kommunchefer, ekonomichefer samt kommunalråd inom sex kommuner av olika storlek. Kommunerna som fick möjlighet att delta var Säffle, Åmål, Munkfors, Nordanstig, Flen och Mölndal. Avsikten var att skapa en uppfattning av vilken målsättning de har med sina årsredovisningar samt se hur kommunikationen mellan de olika rollerna fungerar. Två av de tillfrågade kommunerna, Mölndal och Flen, valde att inte delta. De kvarvarande fyra kommunerna representeras av tre ekonomichefer samt ett kommunalråd. Fördelen med att representanter för både tjänstemannasidan och förtroendevaldasidan besvarat frågorna är att det ger en bredare bild av hur redovisningsarbetet bedrivs inom den kommunala verksamheten. Vidare är ambitionen att försöka se vilken målgrupp som är avsedd som användare av deras årsredovisningar samt storleken på de resurser de lägger ner på att upprätta dessa rapporter. Det är även intressant att undersöka vilket ansvar de förtroendevalda anser sig ha i denna process samt hur de förmedlar den information som finns i årsredovisningen till sina väljare.

2.5.2.Upplägg av frågor

Frågorna är både av kvantitativ och kvalitativ art där respondenten fritt får svara på varje fråga. Den kvantitativa aspekten visar sig genom att frågorna ställs via formulär, inte i intervjusituation, samt utan några spontana följdfrågor. Till de förtroendevalda har skickats fyra frågor samt möjlighet att själv göra egna tillägg till undersökningen. Till de kommunalanställda tjänstemännen uppgår antalet frågor till nio, varav några är följdfrågor, samt möjlighet till att själv göra egna tillägg. Även i denna undersökning har ambitionen varit att hålla nere antalet frågor för att respondenten ska kunna lägga ner mer tid och svara mer utförligt på de få som är. Frågorna har distribuerats via e-post av det huvudsakliga skälet att respondenten inte ska behöva känna minsta påverkan från frågeställaren utan snarare kunna göra det med en känsla av distans.

2.5.3. Analys av svaren på frågorna

2.6. Enkätundersökning bland användare av kommunal årsredovisning

2.6.1.Val av respondenter

För att göra undersökningen hanterbar behövdes en så representativ urvalsgrupp som möjligt plockas ur den totala populationen. Som steg ett i den urvalsprocessen lades fokus på Säffle kommuns invånare, dels för att det inkommit svar från avsändarsidan inom Säffle kommun som kunde ställas i relation till enkätsvaren och dels för att det var det mest praktiska rent geografiskt för undersökaren. Kraven på den grupp som skulle undersökas var att de på ett eller annat sätt hade kännedom om årsredovisningar i allmänhet och kommunala årsredovisningar i synnerhet och därför kunde tänkas ha åsikter om hur pass tillgängliga de ansåg dem vara. Enligt Jacobsen (2002) finns det en risk att antalet besvarade enkäter sjunker om personerna i urvalsgruppen inte har någon eller mycket liten förkunskap om eller relation till ämnet. Utifrån ovanstående togs beslutet efter diskussion med kommunchef Sven Junzell att skicka enkäterna till de anställda inom Säffle kommun då den gruppen består av människor i olika åldrar med spridd utbildningsbakgrund och varierade yrkesroller.

2.6.2.Upplägg av enkäter

För att kunna erbjuda respondenterna att svara anonymt har ett enkätprogram på Internet använts. Utbudet av enkätundersökningsprogram är stort och erbjuder mycket blandad kvalité.

Valet i just denna undersökning föll på SurveyMonkey, vilka erbjöd ett passande koncept i sammanhanget. Att det fanns begränsning när det gäller antalet frågor som fick finnas med i enkäten var något som framgick mycket tydligt, maxantalet var 10 frågor per enkätundersökning, vilket passade mycket bra eftersom målet var att enkäten skulle vara kort och koncis. Det fanns det även begränsningar angående antalet respondenter. Alla som ville svara kunde göra det, men operatören fick endast gratis tillgång till de 100 första svaren i utgångsläget, sedan tillkom abonnemangsavgifter för att kunna komma åt de övriga.

2.6.3.Analys av enkätundersökningen

Efter att data inkommit från undersökningen gjordes en kodning och resultatet flyttades över till ett statistikprogram där svaren på respektive fråga presenterades i tabeller och diagram för att på så sätt få en mer övergripande bild över hur respondenterna svarat. Vidare gjordes sedan en univariat analys för att se vilket svar som var det mest typiska för respektive fråga (Jacobsen 2002). För att skapa en mer lättöverskådlig helhetsbild har sedan dessa data presenterats enligt en proportionell fördelning (Ibid), det vill säga att det vanligaste svaret på varje fråga har presenterats med den förklarande texten om hur många procent av de tillfrågade som svarat just så. Som komplement har även en grafisk presentation gjorts av samtliga svar på några utvalda frågor där de frågorna har ansetts väga något tyngre än övriga uppgifter i undersökningen.

2.7. Dokumentundersökning

2.7.1.Val av dokument

mottagaren av dokumentet så innebär detta en lägre trovärdighet än om det är ett dokument där det inte finns några direkta profitörer (Jacobsen 2002).

2.7.2. Analys av dokumentundersökningen

För att se huruvida informationen som framkommit är relevant för uppsatsens problemformulering samt om det kan anses vara trovärdigt har innehållet i respektive dokument jämförts med andra källor både i tryckt format och i webdokument.

2.8. Källkritik

Källkritik handlar om att kritiskt granska källan av information för att se om den anses äkta. Det är även viktigt att kontrollera om den informationen som inhämtats är aktuell eller om det rör sig om äldre fakta, i så fall kan resultatet anses ha mindre trovärdighet. Vidare är det av stor vikt att källan är opartisk och självständig, alltså inte under inflytande av annan part som kan påverka resultatet (Thurén 2005). Undersökningarna som riktats till avsändare respektive användare av kommunal årsredovisning är helt klart aktuella och dess respondenter har en hög trovärdighet eftersom de inte varit under påverkan av annan respondent eller frågeställare under undersökningens gång. Dessutom har respondenterna haft tillräckligt med egen erfarenhet för att kunna svara på de frågor som ställts.

Vid dokumentundersökningen för att få fram lämplig sekundärdata har offentliga källor såsom lagtexter ur Sveriges Rikes Lag och förordningar från Rådet för kommunal redovisning använts. Även tidigare gjorda undersökningar av Kommunforskning i Västsverige har undersökts för att skapa en tydligare bild över relationen mellan avsändare och användare av kommunal årsredovisning i nutid och som en jämförelse över de senaste två decennierna.

2.9. Validitet och reliabilitet

3. Kommunal årsredovisning

3.1. Historik

Det var under 1860-talet som de första kommunerna bildades och i samband med det som behovet av gemensamma riktlinjer föddes. Kommunerna, vilka var ca 2500 till antalet, utgjordes dels av landsbygdskommuner, dels av städer och köpingar där antalet landsbygdskommuner var klart överrepresenterade.

År 1862 omsatte alla kommuner tillsammans ca 40 miljoner kronor och det var endast de största kommunerna som hade personal avsatt att sköta ekonomin i sin organisation. Dessa människor var inte nödvändigtvis ekonomiskt kunniga men var åtminstone skrivkunniga och hade förmågan att strukturera upp siffrorna på ett tillräckligt begripligt sätt (Brorström et al. 2005).

Redan 1862 skapades föregångaren till vad vi idag känner till som Kommunallagen samt Lagen om kommunal redovisning. Kommunalförordningarna, som det kom att kallas, utgjordes av tre grundpelare: den kommunala beskattningsrätten, den kommunala kompetensen och möjligheten för kommunmedlemmarna att anföra kommunalbesvär. Lagen var ganska kort och koncis och klargjorde i stort att räkenskaperna skulle föras av kommunalnämnden och att ett räkenskapsår skulle vara lika med ett kalenderår. Vidare kunde det även utläsas i lagen vilka redovisningsprinciper som skulle användas då kommunalnämnden gjorde räkenskaperna (Brorström et al. 2005).

1912 lades ett förslag fram från Svenska stadsförbundet som handlade om att alla stadskommuner skulle ha enhetlig bokföring. Där fanns tydliga riktlinjer för vad som skulle finnas i varje kommuns bokföring, bland annat kassabok och huvudbok. I huvudboken skulle det finnas information om ingående och utgående balans, överskott och underskott fördelade på separata konton för att det på så vis skulle vara lättare att skapa en överskådlig blick över den ekonomiska situationen i kommunen. Enhetlighetstanken går i samma bana som vi i dag definierar med jämförbarhetskriteriet, allt för att kunna jämföra olika kommunala organisationer med varandra (Brorström et al. 2005).

respektive underskott var varje kommuns eget ansvar att bestämma över hur det skulle hanteras (Brorström et al. 2005).

Nästa förändring kom i samband med 1953 års kommunallag, dock gjordes det även i denna nya upplaga endast små justeringar jämfört med tidigare. Det mest anmärkningsvärda var att förmögenhetsskyddet nu skrevs med i lagtexten, däremot inte hur det skulle redovisas. Förmögenhetsskyddet innebär i korta drag att kommunerna var skyldiga att tillse att deras förmögenhet inte minskade. För att lösa problemet tillsattes den så kallade Kapitalredovisningskommittén (KRK). KRK lade fram en modell för kommuner och landsting vilket underlättade arbetet med att uppnå likformighet. Modellen innebar bland annat att det egna kapitalets komponenter skulle redovisas tydligt. Denna modell skulle visa sig hållbar i hela 30 år, mellan 1956-1986 (Brorström et al. 2005).

Anledningen till de förändringar som gjorts under 1980-talet var i första hand behovet av en ny modell för kommunal budgetering och redovisning vuxit sig allt starkare. Det eftersträvades även i större utsträckning att redovisningsrapporterna skulle nå ut till en större målgrupp, att fler skulle kunna förstå innebörden av vad som skrevs utan att de för den sakens skull ha en ekonomisk utbildning. Med denna bakgrund flyttades nu fokus från det redovisningstekniska till relationen mellan användaren och avsändaren. Intresset låg alltså mer på om den som skrev redovisningen, avsändaren, faktiskt lyckades formulera sig på ett tillfredsställande sätt och om den som läste, användaren, hade möjlighet att tolka och förstå vad som skrivits (Brorström et al. 2005).

Arbetet med att vidareutveckla kommunallagen inom redovisningsområdet fortsatte under flera år på 1980-talet, vilket förde med sig att riktlinjerna för den kommunala redovisningen mer och mer närmade sig dem inom näringslivet.

I början av 1990-talet trädde så en ny kommunallag i kraft som innehöll förändringar jämfört med tidigare lagstiftning inom både budgetering och redovisning. Bland annat skrevs det nu in att kommuner och landsting skulle ha en god ekonomisk hushållning. Jämfört med det tidigare förmögenhetsskyddet skulle det nu ge kommunerna större frihet att själva disponera sina ekonomiska resurser, dock skulle det fortfarande finnas en balans mellan intäkter och kostnader (Falkman & Orrbeck 2001).

gällde att intäktssidan i kommunernas ekonomiska redovisning skulle väga tyngre än dess kostnadssida (Brorström et al. 2005).

1998 trädde så Lagen om kommunal redovisning (KRL) (SFS 1997:614) i kraft. Även om det finns paralleller mellan årsredovisningslagen och lagen om kommunal redovisning saknar årsredovisningslagen till viss del tillämplighet inom den kommunala sektorns ekonomiska redovisning (Brorström et al. 1998).

Balanskravet som baserades på ovanstående förslag om att intäktssidan skulle väga tyngre än kostnadssidan trädde sedan i kraft år 2000. Avsikten med balanskravet är att ge en mer varaktig ekonomisk hållbarhet över en längre tidsperiod och att minska risken för att kommunen överraskas av ekonomiska motgångar (Falkman & Orrbeck 2001). Balanskravet är dock endast ett krav som gäller kommunen, inte de kommunägda företagen eller koncernen som helhet (Brorström et al. 2005).

Som kontrollanter av att kommuner och landsting följer god redovisningssed har de tidigare Landstingsförbundet, Svenska kommunförbundet och staten, numera SKL, med gemensamma krafter inrättat Rådet för kommunal redovisning (RKR). Förutom att kontrollera att Lagen om kommunal redovisning samt god redovisningssed efterföljs har de även till uppgift att utfärda rekommendationer som förklarar lagtexten samt fyller i de eventuella luckor som lagtexten kan ha (Brorström et al. 2005).

4. Referensram

4.1. Lag om kommunal redovisning (KRL)

Det som ska finnas med i en kommunal årsredovisning enligt lag om kommunal redovisning (SFS 1997:614) 3 kap 2 § är resultaträkning, balansräkning, förvaltningsberättelse, finansieringsanalys samt en sammanställd redovisning som även innefattar de kommunalägda företagen vilket kan jämföras med en koncernredovisning.

Vidare får resultaträkning, balansräkning samt finansieringsanalysen kompletteras med noter för att förtydliga innehållet ytterligare. En skillnad mellan Årsredovisningslagen (ÅRL) (SFS 1995:1554) och KRL är kraven på hur noter och liknande information ska formuleras. Vid kommunal redovisning finns

Tilläggsupplysningar till de finansiella rapporterna – praxis, idéer och exempel (2001) att tillgå,

vilken innehåller goda råd om hur redovisningen ska upprättas och vilka krav som ställs på tilläggsinformationen. Den har framarbetats och utgivits av Rådet för kommunal redovisning (RKR).

Ytterligare krav på årsredovisningen enligt KRL (SFS 1997:614) återfinns i 3 kap 3 § där det står att läsa ”Årsredovisningen skall avfattas i vanlig läsbar form”, vilket alltså innebär att den ska utges i pappersformat.

4.1.1.Förvaltningsanalys

Enligt KRL (SFS 1997:614) 4 kap 1 § är det även viktigt att årsredovisningen har en innehållsrik verksamhetsmässig analys. Varje nämnd, det vill säga varje verksamhetsområde, inom kommunen ska då redogöra för det gångna årets ekonomiska utfall, måluppfyllelse samt orsak till varför de eventuellt inte lyckats uppfylla sina mål, viktigare händelser och nyckeltal/verksamhetsmått.

Det är i denna del av årsredovisningen som läsaren lättast kan skapa sig en bild över hur verksamheten lyckats leva upp till sina målsättningar samt dess förutsättningar för framtiden, oavsett om läsaren besitter en ekonomisk bakgrund eller ej (Hansson & Martinsson 1999).

4.2. Kommunallagen

Numera innehåller Kommunallagen (KL) (SFS 1991:900) egentligen bara två delar som har med kommunal redovisning att göra, vem som ansvarar för redovisningen och årsredovisningen samt vad som gäller i arbetet kring årsredovisningen. Detta återfinns i KL (SFS 1991:900) 8 kap 14-20 § § (Brorström et al. 2008).

4.3. Kommun som koncern

I de allra flesta fall finns det ett antal kommunägda företag inom de kommunala organisationerna. Dessa är förvisso egna juridiska personer och ska på så vis bland annat följa aktiebolagslagen men kan inte driva någon annan verksamhet än den som kommunen själv skulle kunna bedriva eftersom de faller under den kommunala koncernen. Således gäller även för kommunägda företag att de ska vara av allmänt intresse, inte bedrivas med konkurrens- eller vinstsyfte (Brorström et al. 2005).

De verksamhetsområden som återfinns bland kommunala företag är bland annat bostadsbolag samt energiföretag.

I likhet med Aktiebolagslagen (ABL) (SFS 2005:551) för övriga koncerner innefattar den kommunala redovisningslagen regler som säger att årsredovisningen för hela kommunen även ska innefatta redovisningar för kommunalt ägda företag (Brorström et al. 2005).

4.4. Vilken målgrupp riktar kommunen sin årsredovisning till?

Enligt något äldre litteratur såsom Så fungerar kommunens ekonomi (1999) varierar den tänkta målgruppen mellan kommuner. Inom några kommuner används årsredovisningen i första hand som internt hjälpmedel inom organisationen. Andra ser det som en möjlighet att nå ut till invånarna och presentera nuläget i verksamheten (Hanson & Martinsson 1999).

I grund och botten är årsredovisningen avsedd som ett instrument för att fullmäktige ska kunna genomföra ansvarsprövningen, där det bland annat prövas om verksamheten skötts ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande. Därav är det av största vikt att de förtroendevalda i fullmäktige besitter tillräcklig kunskap för att kunna tolka rapporten på bästa sätt. Det är även viktigt att årsredovisningen skrivs på ett, för ändamålet, tillräckligt tillgängligt språk utan att för den sakens skull tappa i innehåll eller professionalistisk utformning (Brorström et al. 2008).

på ett tillfredsställande sätt (Brorström et al. 2008). Den kommunala verksamheten finansieras ju i huvudsak av invånarnas skattepengar.

4.5. Rådet för kommunal redovisning

Rådet för kommunal redovisning (RKR) har, som tidigare nämnts, till uppgift att kontrollera att kommuner följer Lagen om Kommunal redovisning samt god redovisningssed. Därtill kommer att RKR utfärdar rekommendationer om hur kommuner ska gå tillväga i redovisningsarbetet för att på ett så resurseffektivt sätt som möjligt uppnå fullgott resultat utifrån vad lagar och förordningar kräver.

RKR menar bland annat att varje medborgare ska kunna följa och bedöma hur kommunen fördelar resurserna genom den öppenhet som ska råda både vad gäller arbetets gång samt redovisningen därefter (RKR 2010).

4.6. Redovisningsprinciper

Olika principer beskriver olika arbetssätt när det gäller att upprätta sin redovisning. Enligt god redovisningssed ska en redovisning utformas enligt de lagar och rekommendationer som finns och på så sätt ge en rättvisande bild av verksamheten. Att ge en rättvisande bild av verksamheten innebär bland annat att beskriva verksamhetens finansiella position och utveckling (Dahlin et al. 2004).

4.6.1.Principen om öppenhet

Om det finns flera alternativa vägar att gå vid upprättandet av kommunal redovisning ska valet falla på det alternativ som ger bästa möjliga tillgänglighet och största informationsvärdet för användaren (Brorström et al. 1998).

4.6.2.Objektivitetsprincipen

Innebörden i denna princip är att de värden som bokförs och redovisas ska vara objektivt verifierbara, utan möjlighet att kunna tolkas på annat sätt än vad som varit avsikten (Brorström & Solli 1990).

4.6.3.Väsentlighetsprincipen

Innehållet i redovisningens finansiella poster skall endast ha väsentlig innebörd (Brorström & Solli 1990).

Om en post inte är väsentlig när den står ensam får denna slås ihop med andra poster om det innebär en bättre överskådlighet, under förutsättning att resultatet av sammanslagningen fortfarande ger en rättvisande bild (Dahlin et al. 2004).

4.6.4. Försiktighetsprincipen

Värdering av tillgångar och skulder skall ske på ett sådant sätt att endast de tillgångar som faktiskt finns ska redovisas, medan skulder ska redovisas redan i ett förväntat stadium, något som kan ge en skev bild av verkligheten eftersom det kan visa på alltför lågt värderat resultat, vilket gjort att matchningsprincipen istället tagit över till viss del. Matchningsprincipen bygger på att intäkter och kostnader som uppstår under samma redovisningsperiod ska stämma överens (Brorström & Solli 1990).

4.7. Tidigare undersökningar inom området

Enligt tidigare undersökningar av hur användare ser på kommunal årsredovisning kan utläsas att det visserligen har skett en klar positiv förändring över de senaste åren. Undersökningar har gjorts inom området av forskare inom KFi mellan åren 1982 – nutid. I en undersökning gjord av Brorström med flera 2007 går att utläsa att antalet användare fortfarande var lågt, de som deltog i en undersökningen uppskattade och värdesatte dock årsredovisningsrapporten (Donatella 2009). Detsamma går att utläsa i flera av KFi:s rapporter, nöjda, men få läsare. De kommunala årsredovisningarna möter mer och mer upp till de tänkta användarnas önskemål innehållsmässigt, men tyvärr når den inte ut till hela målgruppen.

Brorström (2005) redogör i sin artikel Accrual accounting, politics and politicians för en undersökning som gjorts bland beslutsfattare i 4 kommuner vilken visar att det allra vanligaste sättet för dessa beslutsfattare att samla in ekonomisk information är via verksamhetens ekonomichef eller annan ekonomiskt kunnig personal och inte via kommunens ekonomirapport.

Enligt Catanach Jr & Golen (1996) borde det redan under utbildningen av redovisare och revisorer fokuseras mer på hur ekonomiska rapporter ska skrivas för att användarna ska kunna ta till sig innehållet på bästa sätt.

läst kurser inom ekonomisk kommunikation besitter en något mer uttalad förmåga att förmedla den ekonomiska informationen i tal och skrift till dess mottagare, men att det fortfarande finns stora utvecklingsmöjligheter inom området (Hynes & Stretcher 2008). En bra grund enligt Sharifi et. al (2009) är att i utbildningen av redovisare lägga lika stor vikt vid analytiskt och kritiskt tänkande som vid förmågan att förmedla ekonomisk information, både muntligt och skriftligt.

4.8. Kommunikationsteori

Många gånger är det inte vad som skrivs som är det mest elementära utan hur det skrivs. Vad som kan tyckas vara rak och innehållsrik information för avsändaren av en årsrapport, i detta fall kommunen, upplevs inte alltid lika informativt för användaren. Dels beror det på vilken förkunskap användaren har i ämnet och dels vilka ord som avsändaren använder sig av. Ibland kan det till och med vara att mängden information är så stor att det är svårt att få grepp om kärnan.

4.8.1.Bedford & Baladounis kommunikationsmodell

Det finns utifrån detta perspektiv ett flertal stationer i redovisningsprocessen där orsak till kommunikationssvårigheter mellan avsändare och användare kan uppstå. Denna kommunikationsmodell är även applicerbar inom kommunal verksamhet. Grunden i redovisningsarbetet är att det uppstår en ekonomisk händelse, vilken redovisaren sedan ska tolka utifrån sin egen förkunskap och redogöra för på ett adekvat och informativt sätt i redovisningsdokumentet. Detta redovisningsdokument ska sedan läsas av användaren som tolkar informationen utifrån sin förkunskap om ämnet.

5. Bedömning av årsredovisningar

Det finns både inom den privata och den offentliga sektorn tävlingar som utifrån olika kriterier utser vad som anses vara det årets bästa årsredovisning inom sin genre. Tanken med dessa tävlingar är främst att uppmuntra företag och kommuner att fortsätta utveckla sina årsredovisningar.

5.1. NASDAQ OMX Stockholm

Inom den privata sektorn arrangeras tävlingar av bland annat NASDAQ OMX Stockholm som arrangerat tävlingen Bästa redovisningen sedan 1965. Fokus ligger på företag som finns med på Stockholmsbörsen. Tävlingen består numera av tre klasser; Large, Mid och Small Cap där indelningen baseras på vilket marknadsvärde respektive bolag har.

Ofta är det samma bolag som dyker upp år efter år, vilket skulle kunna förklaras med att har det en gång uppstått intresse i att upprätta en bra årsredovisning, som bolaget dessutom fått positiv kritik för, så finns det även intresse i att upprätthålla denna standard.

Kriterierna för vad som anses vara en bra årsredovisning är att det ska vara innehållsrikt utan att slösa med läsarens tid. Informationen ska presenteras på ett pedagogiskt och lättförståeligt sätt utan att sänka den professionella nivån (Rosberg 2009).

5.2. Ekonomistyrningsverket

mellan olika år inom den egna verksamheten. Samtliga myndigheter som är anslutna till statsredovisningssystemet är berörda av EA-värderingen. Myndigheter som är undantagna EA-värderingen är bland annat de som upphört under året samt i vissa fall de som är under uppstart.

Inom både koncern- och myndighetsvärdena finns graderingen A, B och C, Tillsammans kan de båda värdena utgöras av en tvåställig kombination mellan AA och CC, där AA är högsta möjliga värde och CC det lägsta. Grunden i EA-värdering är redovisning och finansiering men även andra ekonomiadministrativa områden såsom upphandling och arkivering av räkenskapshandlingar berörs. Förändringar av vad som analyseras kan göras från år till år beroende på om det tillkommit nya regelverk inom området.

Koncernvärdena besvaras av ESV och i enstaka fall av myndigheter med sektorsansvar. Svar på frågorna som ingår i myndighetsvärdena fås från myndigheten själv, via rapportering i informationssystemet Hermes. Efter att ESV jämfört myndigheternas svar med revisionsrapporter, revisionsberättelser och revisionsintyg antingen fastställer de myndigheternas svar eller ändrar dem. När EA-värderingen för respektive myndighet är klar rapporteras detta till regeringen.

2010 ingick 203 myndigheter i Sverige i värderingen, 131 av dem fick högsta EA-värde, AA. Fyra av de deltagande myndigheterna fick ett C i sitt EA-värde. Den myndighet som fick sämst EA-värde 2009 var Rådet för Europeiska Socialfonden i Sverige vilken fick EA-värdet CB. Myndigheten själv har inte ansett sig ha några brister i den interna redovisningen, dock gjorde ESV bedömningen att både resultatredovisningen, analys av försäkringsbara risker samt redovisning av räkenskapshandlingar i arkivförteckning innehöll stora brister (ESV 2010).

5.3. Kommunforskning i Västsverige.

Kommunforskning i Västsverige (KFi) är en organisation utformad genom ett samarbetsavtal mellan kommuner, landsting, universitet och högskolor i Västsverige. Organisationen arbetar med forskning inom ekonomi och organisation i kommuner och landsting, på eget initiativ eller på uppdrag av externa intressenter.

KFi har arrangerat tävlingar om bästa kommunala årsredovisning i Västra Sverige vid ett flertal tillfällen och vinnarmotiveringen kan därför jämföras mellan flera olika år. 2004 utsågs Vara kommuns årsredovisning till det årets bästa med motiveringen:

En tydlig redovisning av struktur och innehåll gör årsredovisningen intresseväckande och lättillgänglig. Årsredovisningen innefattar en informativ omvärldsbeskrivning, kvalificerade finansiella analyser, beskrivningar av viktiga händelser inom olika verksamheter samt kommentarer till måluppfyllelsen.

I samband med 2004 års tävling kunde KFi konstatera att kvaliteten på de kommunala årsredovisningarna skiljde sig mer mellan olika kommuner än vad de gjort de föregående åren. Spridningen på kvaliteten var större än tidigare. Samtidigt som det fanns de som förbättrat kvaliteten på sina årsredovisningar så var det fler årsredovisningar än tidigare år som inte nådde upp till förväntad nivå.

Grundtanken vid bedömning av en bra årsredovisning är att den ska följa god redovisningssed. Den ska ge ett fackmannamässigt intryck på så sätt att den ska vara välstrukturerad och informativ med fokus på vad som är väsentligt på ett sätt som gör att det väcker nyfikenhet hos läsaren att fortsätta läsa.

KFi ser det även positivt då rapporterna innehar jämförelseperioder, till exempel tioårsöversikt, samt då det finns sammanfattande redovisning. Vilket gör rapporterna mer begripliga för en större grupp av användare (Brorström & Nöjd 2005).

I sin rapport Referensram för kommunal redovisning – principer, rekommendationer och särskilda

informationskvaliteter (2009) har KFi angett att användarna ska vara framför allt

informationsvärde för läsaren. En kort men innehållsrik sammanfattning av de viktigaste finansiella redovisningsdelarna underlättar för läsaren att skapa förståelse och en övergripande bild av kommunens ekonomiska situation. Då kommuner följer RKR:s råd om hur redovisningar bör arbetas fram görs också en kort sammanfattning, vilket underlättar möjligheten att kunna göra jämförelser mellan olika kommuner.

5.4. PricewaterhouseCoopers

Sedan 1998 har PricewaterhouseCoopers (PwC) genom sin underavdelning KOMREV arrangerat tävlingen Bästa förvaltningsberättelse i årsredovisningen för kommuner, landsting och regioner. Som namnet antyder ligger största tävlingsmomentet i att upprätta en bra förvaltningsberättelse, men juryn ser även till årsredovisningen som helhet. Målsättningen är att förvaltningsberättelsen genom en balanserad omvärldsanalys och analys av måluppfyllelse ska kunna berätta om upprättaren uppfyller följande krav:

Har vi en god ekonomisk hushållning?

Vilka är förutsättningarna för att upprätthålla denna framöver? Har vi uppnått våra mål?

Juryn ser även till förmågan att kommunicera den skrivna informationen i årsredovisningen till både fullmäktige och övriga målgrupper.

6. Empiri

De undersökningar som gjorts vänder sig dels till dem som avses som målgrupp när en kommunal årsredovisning upprättas, även kallade användare. Dels till dem som upprättar den kommunala årsredovisningen, även kallade avsändare.

6.1. Undersökning bland avsändare av kommunal årsredovisning

6.1.1.Respondenter

Här riktas frågorna till ekonomi- och kommunchefer samt till kommunalråd i fyra svenska kommuner för att på så sätt försöka skapa en så nyanserad bild som möjligt av hur kommunerna ser på sitt eget arbete och målsättning med årsredovisningen. En sammanställning över de kommuner som valde att delta kan ses i nedanstående tabell. Fullständig redovisning av undersökningen återfinns i bilaga 1.

Säffle (2009) Åmål (2009) Munkfors (2009) Nordanstig (2008) Invånarantal 15 602 st 12 434 st 3 793 st 9 736 st Antal anställda 2 590 st (tillsv.- o årsarbetare) 2 883 st (tillsv.-, årsarb. o visstidsanst.) 312 st (tillsv. o årsarbetare) 1 725 st (tillsv.-, årsarb. o visstidsanst. ) Årets resultat 26,9 mkr -6,9 mkr 1,1 mkr 10,4 mkr Resultat koncern 27,1 mkr - 6,08 mkr 0,8 mkr 11,7 mkr

Kommunföretag 5 helägda 2 helägda 3 helägda 4 helägda

6.1.2.Sammanfattning av frågorna via e-post

kan nämnas Munkfors kommun som har ca 3800 invånare och där de flesta i kommunen på ett eller annat sätt är delaktiga i kommunfullmäktige eller känner någon som är det. I en mindre kommun är det naturligt att ha en närmare kontakt med sina kommuninvånare och därför lättare att kommunicera ut innehållet i sin årsredovisning1_.

Säffle kommun har enligt ekonomichef Lars Johansson en bra kommunikation under arbetets gång med att upprätta årsredovisningen med gott samarbete mellan fullmäktiges förtroendevalda samt tjänstemännen inom de olika verksamheterna. Helheten kommuniceras mellan ekonomienheten och de förtroendevalda politikerna vid flertalet träffar. Däremot sker det inte någon särskild genomgång av det färdiga materialet med tjänstemännen utan de förväntas kunna läsa och ta till sig innehållet på egen hand. Frågan har ställts om detta är bra eller dåligt, kanske ses en förändring i framtiden även för tjänstemännen enligt ekonomichef Lars Johansson2_.

Resursåtgången vid upprättandet av en årsredovisning är av naturliga skäl ganska olika mellan de tillfrågade kommunerna, en stor kommun har oftast mer att redovisa än en mindre. I en kommun med ca 13 000 invånare kan resursåtgången uppskattas till ca 400 timmar utifrån de svar som inkommit, alltså nästan två och en halv månads arbete för en heltidsanställd person.

Primär målgrupp för årsredovisningen anser samtliga vara fullmäktige, precis som lagen säger. Flera av respondenterna har även kommunens invånare som en tänkt målgrupp, dock finns det en medvetenhet bland dem som svarat att det är svårt att få ut informationen i en årsredovisning till medborgarna. Det finns helt enkelt inte tillräckligt stort intresse i den målgruppen att ta till sig vad som står i rapporten. Ofta är dessutom årsredovisningen upprättad på ett sätt som gör att det kräver en viss ekonomisk förkunskap hos användare för att kunna tillgodogöra sig informationen. En del av kommunerna har redan i dagsläget en lättläst sammanfattning av årsredovisningen, några som en del i den fullständiga årsredovisningen och några som ett fristående dokument. Bland dem som i nuläget inte har det finns det ändå ett visst intresse för att införa en lättläst sammanfattning i framtiden.

6.2. Enkätundersökning bland användare av kommunal årsredovisning

6.2.1.Respondenter

Totalt var det 201 personer som svarade på enkäten om vad de ansåg om ekonomiska rapporter och då speciellt kommunala årsredovisningar. Fördelningen mellan könen var 50 st män och 151 st kvinnor. Antalet kommunanställda inom Säffle kommun uppgick till 184 st, alltså 91,5 % av samtliga respondenter. 33,3 %, av dem som svarade var födda på 1950-talet, tätt följd av den grupp som var född under 1960-talet som uppgick till 27,9 %. Hela 62,7 % av respondenterna har en eftergymnasial utbildning. Fullständig redovisning av enkätundersökningen återfinns i bilaga 2.

6.2.2. Sammanfattning av enkätundersökningen

Av dem som svarade på enkäten kan det utläsas att 71,6 % har arbetsuppgifter som kräver att de på ett eller annat sätt är insatt i ekonomiska frågor, vilket kan tydas som att de flesta av respondenterna innehar någon typ av administrativ yrkesroll.

Om vi sedan ser till svaret på frågan om respondenten vid något tillfälle har läst en kommunal redovisning kan utläsas att sammanlagt 74,1 % av dem som svarat har gjort det. De som gör det ofta eller regelbundet uppgår totalt till 27,4 %.

Har du vid något tillfälle läst en kommunal årsredovisning eller annan ekonomisk rapport för din hemkommun?

0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0%

- Ja, någon enstaka gång

- Ja, ganska regelbundet

- Ja, ofta - Nej

Ungefär en tredjedel av respondenterna ansåg att kommunens årsredovisning var lättillgänglig. Enligt respondenternas egna kommentarer kunde det utläsas att de bland annat efterfrågade en övergripande sammanfattning, samt vikten av att presentera årsredovisningen på ett något mer lättläst språk utan svåra ekonomiska termer. Någon kommenterade att det var negativt att användaren skulle vara tvungen att ha Internet och dator för att kunna tillgodose sig kommunens årsredovisning. Vidare kunde även utläsas en och annan positiv kommentar till denna fråga, där respondenten tycker att utvecklingen gått framåt på ett positivt sätt.

Anse r d u a tt d in ko mmuns å rsre d o visning ä r lä ttillg ä ng lig fö r d ig so m me d b o rg a re ? 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0%

För att skapa en bild över hur respondenterna i det stora hela söker liknande information ställdes frågan till dem som privat var aktie- och/eller fondsparare hur de då väljer att söka information om företag. Resultatet visar att majoriteten i första hand förlitar sig på människor i sin omgivning som de anser kunniga inom området. Inte heller här väljer de att söka i årsredovisningarna.

Om du är aktiesparare eller sparar i fonder, hur tar du då helst till dig information om företag och marknaden?

0% 10% 20% 30% 40% 50% - F in a n si e lla ra p p o rt e r, so m t .e x. å rsr e d o vi sn in g a r - D a g st id n in g a r o ch T V -n yh e te r - S ö ke r p å i n te rn e t - M a g kä n sl a -R e ko m m e n d a ti o n e r fr å n m ä n n isko r so m j a g a n se r ku n n ig a A n n a t sä tt

Trots ovanstående resultat tycker de flesta, 49,3 %, av respondenterna att årsredovisningen är en viktig rapport. Bland dem som svarat annan kan det bland annat utläsas att de känner maktlöshet eftersom de inte tycker sig förstå innebörden av vad som står i rapporten.

Vad är din spontana reaktion när du tänker på ett företags eller en kommuns årsredovisning? 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0%

- Intressant - Nödvändigt - Svårförståeligt - Det där får andra hålla på

med

7. Analys

Behovet av att ha en korrekt och jämförbar kommunal redovisning uppkom redan under 1860-talet då de första kommunerna i Sverige bildades. Redan tidigt kunde det utläsas i lagen vilka redovisningsprinciper som skulle följas för att uppfylla kraven på en god redovisning. Under årens gång har sedan kraven ökat något, både på dem som redovisar och på vad och hur de redovisar.

Under 1950-talet tillsattes Kapitalredovisningskommittén (KRK), vilka bland annat lade fram en modell för att underlätta för kommuner och landsting i arbetet med att uppnå likformighet i redovisningen. Under 1980-talet eftersträvades att skapa ännu tydligare redovisningsrapporter inom kommuner och landting samt att de skulle nå ut till en större och bredare målgrupp, målgrupper som inte nödvändigtvis hade en lika bred ekonomisk förkunskap som tidigare krävts.

Så sent som 1998 trädde Lagen om kommunal redovisning (KRL) (SFS 1997:614) i kraft, vilken är mer specifikt inriktad på redovisning inom både kommunala verksamheter och kommunalägda företag än vad till exempel Årsredovisningslagen och Kommunallagen (KL) är. KL redogör endast för vem som bär ansvaret för redovisningen och hur arbetet med redovisningen ska utföras. (SFS 1991:900 8 kap 14-20 §§). En kommunal årsredovisning ska enligt KRL 3 kap 2 § (SFS 1997:614) innehålla resultaträkning, balansräkning, förvaltningsberättelse, finansieringsanalys samt en sammanställning över de kommunalägda företagen. Dessutom får kommunerna med fördel komplettera redovisningen med noter för att förtydliga innehållet. I KRL kan även utläsas vilka delar som ska vara med i en kommuns förvaltningsanalys. Det är i förvaltningsanalysen som det är lättast för en läsare att skapa sig en övergripande bild av nuläget samt göra jämförelser med tidigare års redovisningar och/eller andra kommuners årsredovisningar om kommunen bidragit med denna information. Enligt KRL är en kommuns huvudsakliga syfte med årsredovisningen att hålla dess innevånare samt fullmäktige och övriga intressenter informerade om dess ekonomiska ställning, både inom kommunen som helhet och inom de respektive verksamhetsområdena samt de kommunägda företagen (SFS 1997:614). Rådet för kommunal redovisning (RKR) har till uppgift att tillse att kommuner följer KRL samt god redovisningssed. Därtill utfärdar de även rekommendationer för hur redovisningsarbetet ska utföras på bästa, minst resurskrävande sätt.

tävlingar som utser bästa årsredovisning alternativt bästa förvaltningsberättelse i årsredovisningen. Som en parallell till detta bedömer även Ekonomistyrningsverket (ESV) hur väl Sveriges myndigheter lever upp till sina redovisnings- och samarbetskrav enligt en EA-värdering som utförs årligen. ESV undersöker i huvudsak redovisning och finansiering inom myndigheten och rapporterar sedan detta vidare till regeringen.

Några återkommande kriterier för vad som anses vara en bra årsredovisning och/eller förvaltningsanalys enligt ovanstående tävlingar är bland annat att materialet ska vara upprättat enligt lagar och förordningar samt vara lättillgänglig för dess användare. Till användargruppen i sammanhanget hör framför allt förtroendevalda politiker, men det beskrivs även uttryckligen att kommunens innevånare skall klassas om användare av en kommunal årsredovisning och förvaltningsanalys. Utvärdering av tävlingarna visar lite spridda resultat. Kommunforskning i Västsveriges (KFi) undersökning visar bland annat att spridningen av kvaliteten mellan de bra och de mindre bra årsredovisningarna har ökat under senare år. ESV:s bedömning från 2009 visar som exempel att en myndighet som själv inte ansåg sig ha några direkta fel i sin internredovisning hade stora brister enligt ESV. En generell reflektion från de olika undersökningarna visar att de som uppvisat en bra årsredovisning tidigare år oftast fortsätter att utvecklas positivt och hålla hög kvalitet på sina rapporter.

7.1. Analys av empiri

Både undersökningen bland avsändare och användare visar att de flesta respondenter, oavsett vilken undersökning vi tittar på, tycker att årsredovisningen är ett tungt dokument. Det är viktigt att lagar och praxis efterföljs när en kommunal årsredovisning upprättas, vilket är en garanti för att rapporten är trovärdig. Det framkom dock i undersökningen att de flesta tyvärr anser att de krävs en viss ekonomisk baskunskap för att kunna tillgodogöra sig den information som finns i rapporten. Både användar- och avsändarsidan hoppas på en utveckling mot en mer lättillgänglig årsredovisning alternativt en lättläst sammanställning av den information som finns beskrivet i årsredovisningen.

Svaren som inhämtades från avsändarsidan visade på att respondenterna kände till att kommunens årsredovisning kunde upplevas som något svårtillgänglig av användarna. De pekade även på det bristande intresset för denna typ av rapport från kommunens invånare.

7.2. Upprättande av kommunal årsredovisning

Enligt de svar som inkommit från avsändarna kan utläsas att de i huvudsak följer lagar och förordningar vid upprättande av kommunal årsredovisning. Något som även bekräftas genom egna undersökningar av kommunala årsredovisningar. Arbetet är resurskrävande både tidsmässigt och ekonomiskt, för att exemplifiera kan nämnas att en kommun med ca 13 000 invånare lägger uppskattningsvis 400 arbetstimmar på sitt årsredovisningsarbete3_.

Det finns enligt de källor som undersökts inget som tyder på att kommunala årsredovisningar inte följer de lagar och förordningar som finns vad gäller hur ett sådant dokument ska uppföras. Enligt de bedömningar som görs av till exempel Kommunforskning i Västsverige på kommunala årsredovisningar så skulle de kunna upprättas på ett bättre och mer läsvänligt sätt för användaren, men de följer generellt de redovisningsprinciper och riktlinjer som finns för innehållet av rapporten.

Enligt den kommunikationsmodell som Bedford och Baladouni presenterade 1962 innefattar förmedlingsprocessen av en redovisningsrapport flera element som påverkar hur resultatet presenteras och tolkas (Bedford & Baladouni 1962). Denna aspekt är inte på något vis oviktig i sammanhanget då avsändarna troligtvis har en helt annan förkunskap om de redovisade posterna än vad användarna har. En kommunal årsredovisning ska vara informativ och lättförståelig utan att göra avkall på proffsighet enligt flera rekommendationer (RKR 2010; Rosberg 2009)

7.3. Kommunala årsredovisningars tillgänglighet

Enkätundersökningen visar att användaren inte finner kommunala årsredovisningar särskilt lätta att förstå och ta till sig. Även avsändarna av de kommunala årsredovisningarna delar den åsikten till viss del. Både bland avsändare och användare finns åsikter om att det krävs en viss förkunskap om hur en ekonomisk rapport ska läsas för att kunna ta till sig den information som står där.

och övriga intressenter. Denna avsikt går helt i linje med vad Rådet för kommunal redovisning förordar.

Några av redovisarna har med en sammanställning över de mest elementära delarna i redovisningen, endera som en del i den stora årsredovisningen eller som ett fristående dokument. Bland flera av dem som inte har det i dagsläget finns funderingar på att införa det i framtiden, alternativt vidareutveckla vad som redan finns.

För att göra en jämförelse med icke-kommunal sektor kan ses att även i de fall där respondenterna är aktie- och/eller fondsparare privat väljer de att söka information om företag på annat sätt än genom årsredovisningar eller liknande ekonomiska rapporter.

Tidigare undersökningar av hur pass lättillgängliga kommunala årsredovisningar anses vara av dess användare har bland annat gjorts av Kommunforskning i Västsverige. De visade att det var få som sökt information i kommunala årsredovisningar men de få som faktiskt begagnat sig av en kommunal årsredovisning var nöjda med innehållet (Donatella 2009).

7.4. Utvecklingsmöjligheter med kommunala årsredovisningar

Utifrån de svar som inkom från både avsändare och användare av kommunal årsredovisning kan avläsas att det finns utvecklingsmöjligheter inom området. Det mest återkommande var relaterat till kommunikationen av den kommunala årsredovisningen. Flera av kommentarerna i svaren från användarna tyder på att vad Bedford och Baladouni redogjorde för i sin kommunikationsteori mycket väl kan vara applicerbart här. Det har uppstått ekonomiska händelser under året som redovisaren ska redogöra för i en ekonomisk rapport på ett så pass tillgängligt sätt att mottagaren ska kunna förstå innebörden av vad som förmedlas. De tydligaste utvecklingsmöjligheterna utifrån undersökningarnas svar handlar om hur redovisaren förmedlar den ekonomiska händelsen på ett för mottagaren tillgängligt sätt.

7.5. Validitet och reliabilitet

Av dem som svarade på enkätundersökningen var majoriteten kommunanställda samt hade en eftergymnasial utbildning. Att inte samtliga respondenter var kommunanställda kan antingen tyda på att det fanns de som fortfarande använde sitt kommunala e-postkonto trots att Säffle kommun inte längre är deras huvudarbetsgivare alternativt att kommunanställda rekommenderade andra kommuninvånare att svara på enkäten vilket var fullt möjligt eftersom enkäten var öppen för vem som helst som kunde webbadressen. Eftersom en stor del av respondenterna dessutom angav att deras arbetsuppgifter krävde att de läste ekonomiska rapporter, kan det tyda på att de flesta var tjänstemän med någon form av administrativ arbetsroll. I förlängningen svarar ju denna respondentgrupp med större sannolikhet för att ha en bredare kunskap och mer erfarenhet av att läsa och förstå ekonomiska rapporter, framför allt kommunala sådana. Trots det anser de flesta att kommunala årsredovisningar är något svårtillgängliga och skrivna för andra användare än dem själva. Sammanställningen av vad de svarat är därför ändå så pass anmärkningsvärd att det inte går att bortse ifrån att det finns ett värde i vad undersökningen visat.

Författaren är medveten om att enkätundersökningen har en något svag validitet, med tanke på den ursprungliga avsikten med den. Antalet respondenter kan dock anses vara tillfredsställande utifrån att det efter olika naturliga bortfallsnivåer var ca 400 st som faktiskt mottog enkäten. Enligt Jacobsen (2002) klassas en undersökning just tillfredsställande om svarsprocenten uppgår till minst 50 %. Jag tolkar därför även reliabiliteten i undersökningen som tillfredsställande.

7.6. Egen reflektion

8. Slutdiskussion

8.1. Slutord

Jag anser mig ha fått svar på de frågor jag hade ambitionen att undersöka. Dock inser jag, med facit i hand, att enkätundersökningen kunde ha distribuerats något annorlunda för att nå ut till en mer representativ respondentgrupp för kommunens invånare. Utifrån de svar som inkom kan uttydas att de flesta som besvarat enkäten troligtvis var kommunala tjänstemän med någon form av administrativ arbetsroll. Det var även en stor del av respondentgruppen som hade eftergymnasial utbildning, vilket inte är representativt för samhället i övrigt.

Svaren från respondenterna i uppsatsens undersökningar återspeglar resultaten från tidigare gjorda undersökningar av till exempel Kommunforskning i Västsverige (KFi). Första reaktionen av undersökningarna är att kommunal årsredovisning inte är särskilt lättillgängligt för användaren, en åsikt som även delas av avsändaren. Men om undersökningen studeras på lite djupare nivå kan det utläsas att problemet snarare ligger i att användaren förväntar sig en svårtillgänglig årsredovisning. Kanske är de förväntningarna baserade på tidigare erfarenheter av bristfällig kommunikation i samband med ekonomiska rapporter, kommunala eller inte. Det finns i dagsläget många kommuner som behöver arbeta mer med sina årsredovisningar för att nå upp till de rekommendationer som finns för att klassas som en bra redovisning. När det gäller den delen finns det klara direktiv i Lagen om kommunal redovisning (SFS 1997:614) samt regler från Rådet för kommunal redovisning (RKR) om hur en kommunal redovisning ska upprättas. Men det får inte glömmas bort att det redan nu finns många kommuner runt om i Sverige som har fullgoda årsredovisningar och andra ekonomiska rapporter, dock finns mycket att göra när det gäller förmågan att kommunicera ut den informationen.

8.2. Förslag till fördjupning av ämnet

9. Källförteckning

Bedford, N. M., & Baladouni, V. (1962) A communication theory approach to accountancy. The Accounting Review, 37(4), 650-659

Brorström, B (2005) Accrual accounting, politics and politicians. Financial Accountability &

Management, 14 (4), November 1998, 319-333

Brorström, B. & Solli, R., (1990) Kommunekonomi – principer, praxis och problem. Lund: Studentlitteratur

Brorström, B., Haglund, A. & Solli, R., (1998) Extern- och internredovisning i kommuner och

landsting. (3 uppl.) Lund: Studentlitteratur

Brorström, B. & Siverbo, S., (2002) De fattiga och de rika. Ett institutionellt perspektiv på

kommuners ekonomiska utveckling. Lund: Studentlitteratur

Brorström, B., Haglund, A. & Solli, R. (2005) Förvaltningsekonomi. Danmark: Narayana Press

Brorström, B. & Donatella, P. (2009) Referensram för kommunal redovisning. – Principer,

rekommendationer och särskilda redovisningskvaliteter. Tillgänglig:

http://www.kfi.se/pdf2/kfirapp/104.pdf [2010-07-06]

Brorström, B. & Nöjd, L. (2005) KFí:s. Juryrapport 5. Tillgänglig: http://www.vara.se/download/18.61d33a52113595a278680006254/Arsredovisning. pdf [2010-05-18]

Brorström, B., Eriksson, O. & Haglund, A., (2008) Kommunal redovisningslag – beskrivning och

tolkning. (5 uppl.) Malmö: Holmbergs i Malmö AB

Catanach Jr, A. H & Golen, S., (1996) A User-Oriented Focus to Evaluating Accountants’ Writing Skills. Business Communication Quarterly; Dec 96, Vol. 59 Issue 4, 111-121

Catasús, B., Gröjer, J-E., Högberg, O. & Johrén, A., (2008) Boken om nyckeltal. (2 uppl.) Malmö: Liber

Dahlin, L., Lundén, B. & Smitterberg, A-B., (2004) Bokslut & Årsredovisning. (4 uppl.) Uddevalla: MediaPrint

Donatella, P. (2009) Politiker som redovisningsmottagare – Resultat från ett experiment. KFi rapport