När arbetet tvingas in i hemmet: En studie om arbetsmotivation vid påtvingat distansarbete till följd av Covid-19 pandemin

När arbetet tvingas in i hemmet

En studie om arbetsmotivation vid påtvingat distansarbete till följd av Covid-19 pandemin

Kandidatuppsats

Författare: Emelie Fredriksson, Johanna Fredriksson, Ofelia Karlén

Förord

Vi vill rikta ett stort tack till de tio informanter som deltagit i vår studie. Tack vare deras deltagande har vi fått värdefulla åsikter och tankar som har möjliggjort genomförandet av vår studie. Vi vill även rikta vår tacksamhet till vår handledare Jasmina Beharic som stöttat och väglett oss under uppsatsprocessen. Tack för skratt och positivitet i de stunder vi behövt det som mest. Vi vill tacka de studenter som under uppsatsprocessens gång har givit oss flera behjälpliga råd. Slutligen vill vi även rikta ett stort tack till vår examinator Mikael Lundgren för den konstruktiva kritik och de värdefulla synpunkter som hjälpt oss föra uppsatsprocessen vidare.

Kalmar, 31 maj 2021

___________________ ___________________

Emelie Fredriksson Johanna Fredriksson

___________________

Ofelia Karlén

Sammanfattning

Kandidatuppsats i Företagsekonomi III, Organisation 15 hp, 2FE78E, Ekonomihögskolan vid Linnéuniversitetet i Kalmar, VT 2021.

Författare: Emelie Fredriksson, Johanna Fredriksson och Ofelia Karlén

Handledare: Jasmina Beharic

Examinator: Mikael Lundgren

Titel: När arbetet tvingas in i hemmet - En studie om arbetsmotivation vid påtvingat distansarbete till följd av Covid-19 pandemin

Syfte: Syftet med studien är att ge en ökad förståelse för hur individens arbetsmotivation påverkas av ett påtvingat distansarbete till följd av Covid-19 pandemin samt vilka faktorer som kan öka eller minska arbetsmotivationen.

Metod: En kvalitativ studie med en induktiv forskningsansats som behandlar ämnet arbetsmotivation vid distansarbete till följd av Covid-19 pandemin.

Datainsamlingen har skett genom semistrukturerade intervjuer där samtalsämnen avseende arbetsmotivation och distansarbete har berörts. En tvärsnittsstudie har genomförts utifrån tio individer från olika organisationer.

Slutsats: Med vår studie har vi kommit fram till att faktorer såsom inflytande och ansvar över det egna arbetet, fysiska arbetsförhållanden och sociala aspekter påverkar anställdas arbetsmotivation vid påtvingat distansarbete. Det finns likheter mellan det resultat som framkommit i vår studie och tidigare forskning som inte berört den påtvingade aspekten av distansarbete. Faktorerna har således inte visat sig vara unika för just påtvingat distansarbete utan faktorerna påverkar även individens arbetsmotivation vid självvalt distansarbete. Däremot kan vi konstatera att vissa faktorer blir mer påtagliga vid påtvingat distansarbete eftersom anställda inte har möjlighet att variera mellan arbetsplatsförlagt arbete och distansarbete.

Nyckelord: Arbetsmotivation, Covid-19, Distansarbete, Flexibilitet, Förutsättningar, Omställning, Pandemi, Påtvingat, Sociala aspekter, Variation.

Abstract

Bachelor Thesis Business Administration III, Organization 15hp, 2FE78E, School of Economics at Linnaeus University of Kalmar, Spring 2021.

Authors: Emelie Fredriksson, Johanna Fredriksson and Ofelia Karlén

Advisor: Jasmina Beharic

Examinator: Mikael Lundgren

Title: When work is forced into the home - A study on work motivation in forced telework as a result of the Covid-19 pandemic

Purpose: The purpose of the study is to provide an increased understanding of how the individual's work motivation is affected by forced teleworking as a result of the Covid-19 pandemic and which factors can increase or decrease work motivation.

Method: A qualitative study with an inductive research approach that deals with the subject of work motivation in telework as a result of the Covid-19 pandemic.

Data collection has taken place through semi-structured interviews where topics of conversation regarding work motivation and telework have been highlighted. A cross-sectional study was conducted based on ten individuals from different organizations.

Conclusion: With our study, we have come to the conclusion that factors such as influence and responsibility at work, physical working conditions and social aspects affect employees' work motivation in forced teleworking. There are similarities between the results that emerged in our study and previous research that did not consider the forced aspect of telework. The factors have thus not proved to be unique for specifically forced telework, but the factors also affect the individual's work motivation in self-selected telework. However, we can state that certain factors become more apparent in forced telework since employees have not been able to vary between working at the office and working at home.

Key words: Work motivation, Covid-19, Teleworking, Flexibility, Prerequisites, Adjustment, Pandemic, Forced, Social aspects, Variation.

Innehållsförteckning

1 INLEDNING ... 1

1.1 BAKGRUND ... 1

1.2 PROBLEMDISKUSSION ... 3

1.3 PROBLEMFORMULERING ... 5

1.4 SYFTE ... 5

2 METOD ... 6

2.1 INDUKTIV FORSKNINGSANSATS ... 6

2.2 KVALITATIV FORSKNINGSSTRATEGI ... 7

2.3 TVÄRSNITTSSTUDIE ... 8

2.4 DATAINSAMLING... 9

2.4.1 KVALITATIVA SEMISTRUKTURERADE INTERVJUER ... 9

2.4.2 MÅLINRIKTAT URVAL ... 10

2.4.3 GENOMFÖRANDE AV INTERVJUER ... 11

2.4.4 PRESENTATION AV INFORMANTER ... 13

2.5 TOLKNING AV DATA ... 15

2.6 FORSKNINGSKVALITET ... 16

2.6.1 TILLFÖRLITLIGHET ... 16

2.6.2 ÖVERFÖRBARHET ... 17

2.6.3 PÅLITLIGHET... 18

2.6.4 MÖJLIGHET ATT STYRKA OCH KONFIRMERA ... 18

2.7 FORSKNINGSETISKA FRÅGOR ... 19

3 TEORETISK REFERENSRAM ... 21

3.1 OMSTÄLLNINGEN TILL DISTANSARBETE ... 21

3.2 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ATT ARBETA PÅ DISTANS ... 23

3.3 SOCIALA ASPEKTER ... 26

3.4 FRIHET UNDER ANSVAR ... 27

3.5 DISTANSARBETE – ETT ALLT VANLIGARE ARBETSSÄTT ... 29

4 EMPIRI OCH ANALYS ... 31

4.1 OMSTÄLLNINGEN TILL DISTANSARBETE ... 31

4.1.1 TOLKNING AV OMSTÄLLNINGEN TILL DISTANSARBETE ... 37

4.2 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ATT ARBETA PÅ DISTANS ... 39

4.2.1 TOLKNING AV FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ATT ARBETA PÅ DISTANS ... 43

4.3 SOCIALA ASPEKTER ... 46

4.3.1 TOLKNING AV SOCIALA ASPEKTER ... 50

4.4 FRIHET UNDER ANSVAR ... 53

4.4.1 TOLKNING AV FRIHET UNDER ANSVAR ... 57

4.5 DISTANSARBETE – ETT ALLT VANLIGARE ARBETSSÄTT ... 60

4.5.1 TOLKNING AV DISTANSARBETE – ETT ALLT VANLIGARE ARBETSSÄTT . 63 5 SLUTSATS ... 66

5.1 BESVARANDE AV HUVUDPROBLEM ... 66

5.2 SLUTDISKUSSION ... 69

5.3 FRAMTIDA FORSKNING ... 72

REFERENSLISTA ... 73

BILAGOR ... 84

BILAGA 1 INFORMATIONSMAIL ... 84

BILAGA 2 INTERVJUGUIDE ... 85

1. Inledning

I uppsatsens första kapitel presenteras distansarbetets framkomst och den ökade tillväxten av distansarbete till följd av Covid-19 pandemin. Därefter argumenteras vikten av att studera hur arbetsmotivationen påverkas när anställda blir tvungna att arbeta på distans. Till sist presenteras studiens problemformulering och syfte.

1.1 Bakgrund

Distansarbete fick enligt Distansarbetsutredningen (1998) genomslag under 1970-talet i samband med den dåvarande oljekrisen. En plötslig medvetenhet gällande den begränsade tillgången till billiga fossila bränslen resulterade i att försöka hitta nya sätt att spara bränsle. Införandet av hembaserat arbete var ett sätt att spara bränsle eftersom det minskade persontransporter till och från arbetet. Istället för att de anställda fysiskt skulle pendla till och från arbetet blev det möjligt att arbeta hemifrån. Vidare beskrivs att distansarbete implementerades i Sverige under 1980-talet som en möjlighet att bibehålla arbetstillfällen i glesbygden. Detta skulle vidare leda till att människor inte behövde flytta in till städerna för att söka arbete och således bevara glesbygden. Den svenska befolkningen var till en början kritisk till implementeringen av distansarbete. Den främsta anledningen var att distansarbete ansågs vara en kvinnofälla, det vill säga ett sätt att tvinga tillbaka kvinnorna till hemmet. Under tidigt 1990-tal övergick distansarbetet från att vara kritiserat till att ses som en möjlighet för organisationer att öka flexibiliteten inom verksamheten. Intresset för distansarbete ökade och blev i högre utsträckning uppmärksammat i media vilket var en bidragande faktor till varför allt fler organisationer valde att införa arbetssättet (Distansarbetsutredningen, 1998).

Det finns en ökad tillväxt av distansarbete i Sverige till följd av Covid-19 pandemin som drabbade världen våren 2020 (Kantar Sifo, 2020). För att minska smittspridningen har Folkhälsomyndigheten (2020) gått ut med rekommendationer att alla som har möjlighet ska arbeta hemifrån tills pandemin avtagit. Covid-19 pandemin och de rekommendationer som har utfärdats i samband med pandemin har medfört stora förändringar för organisationer och dess anställda (SVT Nyheter, 2020). Bonacini et al., (2021) lyfter fram att osäkerheten kring pandemins varaktighet har lett till att organisationer ser distansarbete som ett normalt och långsiktigt sätt att arbeta.

Enligt en undersökning som gjorts av Kantar Sifo (2020) har andelen distansarbete ökat från 15 till 57 procent inom de yrkesgrupperna med förutsättningar för att kunna arbeta på distans under pandemin. Ökningen av distansarbete kan grunda sig i att många svenska företag i ett tidigt skede tagit hänsyn till Folkhälsomyndighetens rekommendationer och uppmanat sin personal att arbeta hemifrån. Organisationers och individers agerande utgör en viktig förutsättning för att samhället ska kunna återgå till “det normala”. För många anställda är det en stor omställning att övergå till distansarbete eftersom det innebär ett nytt arbetssätt (Bonacini et al., 2021). En möjlig konsekvens av pandemin är att många anställda inte själva fått välja huruvida de vill övergå från arbetsplatsförlagt arbete till arbete på distans. Det grundar sig i att det är arbetsgivaren som avgör om och när distansarbete kan tillåtas (Folkhälsomyndigheten, 2020). Den påtvingade övergången till distansarbete har i många fall varit omedelbar och oväntad vilket inneburit att anställda varit både oförberedda och dåligt utrustade för distansarbete. Övergången har även medfört att många anställda behövt kombinera arbete och familjeliv på samma ställe (Carillo et al., 2021). Ett antagande som kan göras är att den nya arbetssituationen kan komma att få konsekvenser för anställdas arbetsmotivation eftersom övergången till distansarbete har skett under snabba omständigheter samt att det inte varit självvalt.

1.2 Problemdiskussion

Covid-19 pandemin som drabbade världen under våren 2020 har påverkat arbetsförhållanden för organisationer och anställda då många tvingats övergå till distansarbete. För många anställda har övergången från arbetsplatsförlagt arbete till arbete på distans varit oväntad och hastig vilket inneburit att anställda varit dåligt utrustade för det nya arbetssättet. Den påtvingade övergången till distansarbete har även inneburit att anställda behövt hantera komplexa hemsituationer då de behövt kombinera arbete och familjeliv från hemmet (Carillo et al., 2021). Vi ställer oss frågan hur den hastiga övergången från arbetsplatsförlagt arbete till arbete på distans kan ha påverkat anställda och deras arbetsmotivation. Forskning som har bedrivits gällande arbetsmotivation visar att det finns ett samband mellan organisationers resultat och individers arbetsmotivation. När anställda ser värdet av sina arbetsuppgifter blir de mer motiverade och förväntas därmed prestera bättre (Vroom, 1994). Björklund (2001) menar att arbetsmotivation i många fall är en av de viktigaste framgångsfaktorerna för organisationer eftersom motiverade anställda genererar lönsamhet. Van den Broeck et al., (2013) anser i likhet med detta att arbetsmotivation är av stor betydelse för såväl organisatorisk prestanda som för anställda att uppnå sin optimala funktion.

Med grund i detta anser vi det vara särskilt viktigt för organisationer att arbeta för att upprätthålla arbetsmotivationen bland de anställda i samband med övergången till distansarbete.

Majoriteten av den forskning som har bedrivits gällande distansarbete är inriktad på distansarbete där de anställda själva har fått besluta om de vill arbeta arbetsplatsförlagt eller på distans. Den existerande forskning som finns kring distansarbete påvisar att det finns både fördelar och nackdelar med distansarbete. Forskare såsom Rupietta och Beckmann (2018) har utfört studier samt skrivit flera avhandlingar inom ämnet distansarbete. Deras forskning har berört hur distansarbete påverkar organisationer såväl som

individer. I deras studie finner de att anställdas inre motivation ökar vid distansarbete vilket även har en positiv påverkan på deras arbetsprestation.

Studien visar att anställda som arbetar på distans får större möjlighet att schemalägga och organisera sitt arbete, vilket har en positiv inverkan på arbetsmotivationen. Fortsättningsvis visar studien att frekvensen av att arbeta på distans har betydelse för anställdas arbetsmotivation och arbetsprestation.

Ju oftare anställda arbetar hemifrån desto högre blir deras arbetsmotivation och arbetsprestation. Andra forskare inom området är O'Neill et al., (2009) som konstaterar att det inte är en självklarhet att distansarbete är ett arbetssätt som lämpar sig för alla. Det eftersom individuella egenskaper såsom självständighet och förmåga att prestera kan komma att påverka produktiviteten vid distansarbete. Andersson, Kaplan och Vega (2015) lyfter fram att distansarbete kan medföra negativa aspekter, bland annat att anställda kan känna sig socialt avskilda. I likhet med detta hävdar Caillier (2012) att frekvent distansarbete kan leda till minskad arbetsmotivation till följd av att känslan av isolering ökar. Vidare har tidigare forskning utförd av Nordengren och Olsen (2006) berört problematiken gällande passivitet hos anställda och tendens att i viss utsträckning undvika att utföra arbetsuppgifter vid distansarbete.

Vi kan konstatera att den existerande forskningen gällande distansarbete främst fokuserar på sådana fall där de anställda har haft möjlighet att själva välja om det dagliga arbetet ska utföras på distans eller vara arbetsplatsförlagt.

Det finns forskning som lyfter fram positiva aspekter med distansarbete men även det faktum att distansarbete kan vara problematiskt ur vissa aspekter. Det har skett en ökning av distansarbete som kan kopplas till Covid-19 pandemin.

I många fall är omställningen till distansarbete inte självvald utan en förutsättning för att minska smittspridningen. Vi tror att många organisationer och anställda i och med pandemin kan uppleva en stor omställning och utmaning med att i högre utsträckning införa distansarbete. I och med att

många organisationer behövt övergå till distansarbete under hastiga omständigheter anser vi att det är av stor vikt för arbetsgivare att få kunskap om hur de kan underlätta för de anställda vid distansarbete. Utan kunskap om hur anställdas arbetsmotivation påverkas av ett påtvingat distansarbete, kan det finnas svårigheter för arbetsgivare att veta hur de på bästa sätt kan stötta sina anställda vid arbete på distans. Vi finner därmed att det finns en praktisk relevans för genomförandet av vår studie. Vi ser en brist i forskning som berör anställda som har tvingats övergå till distansarbete på grund av Covid-19 pandemin samt vad det har haft för konsekvenser för anställdas arbetsmotivation, vilket styrker studiens teoretiska relevans. Med grund i detta anser vi att det behövs mer kunskap kring området. Vi vill således med vår studie, addera kunskap till den tidigare forskningen gällande hur arbetsmotivation påverkas vid distansarbete samt bidra med förståelse för vilka konsekvenser påtvingat distansarbete kan ha för arbetsmotivationen.

1.3 Problemformulering

Hur upplever de anställda att övergången från arbetsplatsförlagt arbete till arbete på distans har påverkat deras arbetsmotivation under Covid-19 pandemin?

1.4 Syfte

Syftet med studien är att ge en ökad förståelse för hur individens arbetsmotivation påverkas av ett påtvingat distansarbete till följd av Covid-19 pandemin samt vilka faktorer som kan öka eller minska arbetsmotivationen.

2. Metod

Följande kapitel kommer att redogöra för de metoder vi valt att tillämpa under vår studie. Inledningsvis presenteras studiens forskningsansats, forskningsstrategi samt undersökningsdesign. Därefter presenteras valda datainsamlingsmetoder och databearbetningen, för att slutligen redogöra för studiens trovärdighet och forskningsetik.

2.1 Induktiv Forskningsansats

Vi har i vår studie valt att utgå från en induktiv forskningsansats. En induktiv forskningsansats förknippas enligt Fejes och Thornberg (2019) ofta med en kvalitativ forskningsmetod. Eriksson och Wiedersheim-Paul (1997) beskriver att forskare som använder en induktiv forskningsansats utgår från empiri, där de observationer som har genomförts sedan kopplas till teori. I vår studie har vi börjat med att samla in empiri för att därefter med hjälp av teori, skapa oss en förståelse för hur individer upplever att deras arbetsmotivation har påverkats av övergången från arbetsplatsförlagt arbete till arbete på distans.

Eneroth (2005) lyfter fram att den induktiva ansatsen har sin utgångspunkt i verkligheten och syftar till att skapa en djupare förståelse för ett studerat fenomen. Patton (2002) beskriver den induktiva forskningsansatsen som ett sätt att få fram mönster, teman och kategorier från insamlad empiri. Vidare menar Patton att en förutsättning för den induktiva forskningsansatsen är att forskaren, utan några antaganden eller hypoteser, låter dimensioner växa fram genom de mönster som uppkommer från de observationer som görs. Vi fann den induktiva forskningsansatsen bäst lämpad för vår studie eftersom vi anser att situationen med Covid-19 pandemin är unik och vi fann en brist på tidigare forskning vad gäller arbetsmotivation vid påtvingat distansarbete. Vår förhoppning med valet av den induktiva forskningsansatsen var att informanterna skulle delge upplevelser kring den påtvingade aspekten av

distansarbete som vi inte kunnat finna i tidigare forskning där distansarbete varit självvalt.

Kritik mot den induktiva forskningsansatsen är enligt Jacobsen (2002) att det finns svårigheter för forskare att bemöta verkligheten med ett helt öppet sinne.

Forskaren kommer medvetet eller omedvetet göra antaganden kring den verklighet som studeras. Vi ämnade att utifrån informanternas uppfattningar och erfarenheter, kunna tyda mönster som inte har påverkats av antaganden grundade i vår förförståelse. Däremot är vi medvetna om att det i princip alltid kommer finnas en risk för att omedvetet göra antaganden som kan komma att påverka studien i en viss riktning. När vi samlade in vår empiri valde vi under intervjutillfällena att ställa öppna frågor snarare än att ställa intervjufrågor som kan leda informanterna i en viss riktning. På så sätt har möjligheten funnits att låta begrepp och mönster växa fram utifrån informanternas skildringar.

2.2 Kvalitativ forskningsstrategi

Utifrån studiens syfte har vi valt att använda oss av en kvalitativ forskningsstrategi då vi anser att det har kunnat bidra till en ökad förståelse för hur individers arbetsmotivation påverkas vid påtvingat distansarbete. Enligt Olsson och Sörensen (2021) kan en kvalitativ forskningsstrategi användas när ett fenomen eller en situation ska förstås. Holme och Solvang (1997) menar att syftet med en kvalitativ forskningsstrategi är att skapa djupare och mer fullständiga uppfattningar om det fenomen som studeras. Yin (2013) lyfter fram att den kvalitativa forskningsstrategin skapar en förståelse för olika sammanhang och omständigheter som har väsentlig betydelse för en individs beteende. Med hjälp av en kvalitativ forskningsstrategi anser vi att vi har kunnat lyfta fram intressanta åsikter, perspektiv och tolkningar kring vår forskningsfråga. Vår förhoppning var att med hjälp av intervjuer, kunna skapa intressanta och meningsfulla samtal som vidare skulle kunna bidra till djupare förståelse för ämnet. Jacobsen (2018) menar att den kvalitativa forskningen

bidrar till nyansrikedom och djupare förståelse för ett forskningsämne genom en närmare interaktion mellan forskaren och informanten. Däremot poängterar han att en negativ aspekt med den kvalitativa forskningen kan vara att den är resurskrävande eftersom forskaren ska genomföra intervjuer och därefter sortera en stor mängd insamlat material. Vi är medvetna om att en kvalitativ forskningsstrategi kan vara resurskrävande, däremot anser vi att tillämpningen av en kvalitativ forskningsstrategi har varit en viktig förutsättning för att vi ska kunna få en djupare förståelse för det fenomen vi studerat.

2.3 Tvärsnittsstudie

Det finns olika metoder inom kvalitativ forskningsstrategi för att samla in och analysera empirisk data (Bell & Waters, 2014). Vi har genomfört en tvärsnittsstudie där vi studerat flera olika fall då syftet med studien var att få en nyanserad bild av anställdas arbetsmotivation vid påtvingat distansarbete.

En tvärsnittsstudie kan tillämpas på kvalitativ forskningsstrategi och är av en beskrivande karaktär (Denscombe, 2017). Enligt Zikmund et al., (2010) innebär en tvärsnittsstudie att data samlas in från många olika fall i syfte att komma fram till ett antal olika data som har kopplingar till olika variabler. Vid tillämpning av en tvärsnittsstudie är forskaren intresserad av variationen inom organisationer och det är därför nödvändigt att studera mer än ett fall. Ju fler fall som undersöks i processen, desto högre blir sannolikheten att intressanta variabler upptäcks och mer exakta skillnader kan påvisas mellan fallen (Zikmund et al., 2010). Jacobsen (2018) lyfter fram att tvärsnittsstudier studerar verkligheten vid en viss tidpunkt vilket gör att forskaren i liten grad kan uttala sig om förändringar över tid. Vi är medvetna om att vår undersökning ger en bild av verkligheten vid en viss tidpunkt vilket vi inte anser är problematiskt eftersom vi inte ämnat att undersöka hur arbetsmotivationen påverkas över tid. Vi anser att genomförandet av en tvärsnittsstudie lämpat sig bra till vår studie eftersom vi ville undersöka hur

arbetsmotivationen kan skilja sig mellan individer snarare än hur det kan se ut i ett specifikt fall.

2.4 Datainsamling

Vid val av datainsamlingsmetod bör forskare ta hänsyn till vilken datainsamling som lämpar sig bäst för studiens ändamål (Fejes & Thornberg, 2019). Vi vill genom vår studie, öka förståelsen för hur individens arbetsmotivation har påverkats av att övergå till påtvingat distansarbete. Vi har valt att genomföra semistrukturerade intervjuer då vi anser att en sådan datainsamlingsmetod kunnat hjälpa oss få fram data som speglar informanternas röster utan att de har påverkats alltför mycket i en viss riktning.

Kvalitativa intervjuer frångår standardiserade frågeformulär för att undvika att forskaren ska styra intervjun i en viss riktning (Holme & Solvang, 1997). En fördel med kvalitativa intervjuer är enligt Brinkmann och Kvale (2015) att de bidrar till att forskaren kan få djup förståelse för deltagarnas erfarenheter och åsikter. Vi har genomfört intervjuer med tio informanter för att få en tillräcklig bredd i vår empiri. För att kunna genomföra tolkning av empirin, valde vi även att använda oss av litteratur och vetenskapliga artiklar inom området.

2.4.1 Kvalitativa semistrukturerade intervjuer

Det finns tre olika grader för hur strukturerad en intervju kan vara;

strukturerad, semistrukturerad eller ostrukturerad (Alvehus, 2013). För att kunna besvara vår frågeställning enligt en induktiv ansats valde vi att genomföra semistrukturerade intervjuer som utgått från öppna frågor. En fördel vid semistrukturerade intervjuer är att det ges möjligheter att påvisa varje enskild informants egen uppfattning om det ämne som studeras (David

& Sutton, 2016). Vi valde att genomföra semistrukturerade intervjuer för att ge informanterna möjlighet att fritt tala om sina upplevelser. Vid en semistrukturerad intervju utgår forskaren från en intervjuguide med allmänt

hållna frågor. Ordningen på frågorna i intervjuguiden kan komma att variera och följdfrågor kan läggas till för en bredare förståelse. Följdfrågor kan även bidra till att svaren blir mer djupgående och således tydligare (Alvehus, 2013).

Vi har genomfört tio stycken intervjuer där frågorna i intervjuguiden (se bilaga 2) har varit av öppen karaktär för att informanternas verkliga bild skulle framkomma. Brinkmann och Kvale (2015) lyfter fram att intervjupersoner kan vara olika varandra och det kan ibland upplevas svårare att intervjua vissa personer än andra. Däremot förblir det intervjuarens uppgift att se till att intervjupersonen känner sig bekväm i situationen och vidare motiverad att delge information. Kvale (1997) menar att en förutsättning för att personerna som intervjuas ska känna sig avslappnade och trygga att prata om sina erfarenheter och känslor, är att inleda intervjun med lättsamma ämnen. Under våra intervjutillfällen inleddes därför varje intervju med frågor av allmän karaktär för att informanterna skulle känna sig bekväma och avslappnade.

Under studiens gång uppmärksammade vi att vissa informanter var mer villiga att delge information än andra vilket gjorde att följdfrågor tillkom i olika utsträckning. David och Sutton (2016) menar att det kan finnas svårigheter i att jämföra informanternas svar vid semistrukturerade intervjuer då svaren kan komma att skilja sig åt beroende på vilka följdfrågor som framkommer. Detta är något vi var medvetna om men som vi under studiens gång inte upplevde som problematiskt. Vi har genomgående haft studiens syfte i åtanke när vi ställt följdfrågor för att säkerställa att vi inte frångått det vi velat undersöka.

2.4.2 Målinriktat urval

Vi har i vår studie valt ut våra informanter utifrån ett målinriktat urval. Ett målinriktat urval innebär att forskaren väljer ut informanter på ett strategiskt sätt så att de är relevanta för att kunna besvara forskningsfrågan. Det är vanligt att informanterna skiljer sig åt ur vissa aspekter för att generera en variation i resultaten. Målinriktat urval innebär att informanter väljs ut med ett visst

ha någon typ av målinriktat urval (Bryman & Bell, 2017). Vi har vid val av våra informanter utgått från det vi ville undersöka och gjort våra val utifrån vilka vi ansåg skulle kunna besvara vår frågeställning på ett bra sätt. Våra informanter är personer som i och med Covid-19 pandemin har blivit tvungna att arbeta på distans och där majoriteten inte har erfarenhet av distansarbete sedan tidigare. Vi har valt personer som varierar i ålder, befattningar och kön för att få en så nyanserad bild som möjligt. Utifrån de kvalifikationer vi ansåg relevanta för vår studie började vi leta i våra egna kontaktnät efter personer som kunde lämpa sig. Alvehus (2013) beskriver att ett heterogent urval, det vill säga ett urval bestående av intervjupersoner med stor variation, ger en bredare insikt i det fenomen som undersöks och tillför ökad nyansrikedom i studien. Vi kunde hitta ett antal informanter i vår närhet och det kan därför liknas vid ett bekvämlighetsurval. Enligt Denscombe (2017) består ett bekvämlighetsurval av personer som finns i forskarens närhet och är lätta att nå. Alvehus (2013) menar att ett bekvämlighetsurval har en tendens att endast återspegla en viss grupp personer istället för ett fenomen. Vi anser dock att vi valt ut våra informanter med omsorg och vi har endast valt informanter som kommer från olika organisationer för att få en så nyanserad bild som möjligt.

2.4.3 Genomförande av intervjuer

Inledningsvis valde vi att ta fram ett informationsmail till de tio informanter som valt att delta i vår studie, se bilaga 1. Informationsmailet skickades ut till samtliga deltagare med information avseende studiens syfte, frågeställning och tillvägagångssätt. Tid för intervjuer bokades in utifrån önskemål från respektive deltagare för att vara tillmötesgående och visa vår uppskattning för deras deltagande i vår studie. På grund av den pågående pandemin och de restriktioner som Folkhälsomyndigheten (2020) gått ut med, valde vi att hålla samtliga intervjuer via det digitala kommunikationsverktyget Zoom.

Datorstödda intervjuer har på senare år blivit allt mer vanligt (Couper &

Hansen, 2002). Kayworth och Leidner (2002) hävdar att kommunikation via

digitala medier istället för fysiska möten kan medföra att viktiga kommunikationsfaktorer såsom ansiktsuttryck, gester och tonlägen missas eller förvrängs. Jacobsen (2018) menar att kombinationen av telefoni och bildteknologi som många digitala kommunikationsverktyg erbjuder, minskar skillnaden mellan ansikte mot ansikte intervjuer och intervjuer genomförda via internet. Vi är medvetna om att de finns en risk att de positiva effekter som ett fysiskt möte medför kan ha minskat vid de digitala intervjuerna. Däremot anser vi att videosamtal är det alternativ som bäst kan likställas med ett fysiskt möte eftersom vi har haft möjligheten att observera informanternas kroppsspråk och ansiktsuttryck.

Brinkmann och Kvale (2015) betonar vikten av att deltagare under en intervju ska känna sig bekväma för att de ska vilja delge en djupare bild av deras upplevelser. För att åstadkomma detta är det viktigt att intervjuaren delar med sig av sig själv och kan föra en öppen dialog med intervjupersonen. Under våra intervjutillfällen var vi måna om att våra informanter skulle känna sig bekväma med att delge information. Vi valde därför att endast ha två intervjupersoner närvarande under varje intervjutillfälle istället för att vi alla tre skulle medverka. Eftersom det alltid var två av oss närvarande under intervjutillfällena kunde en av oss föra anteckningar och den andra leda intervjun. Vi anser att begränsningen till att ha två intervjupersoner närvarande under varje intervjutillfälle gav goda förutsättningar till en öppen dialog där våra informanter kunde känna sig bekväma med att delge information.

Enligt Jacobsen (2018) är det fördelaktigt att spela in intervjuer eftersom det då finns möjlighet att lyssna på dem igen och således undvika att svaren har tolkats felaktigt eller att viktig information undgås. Kvale (1997) menar att det finns en risk att intervjupersoner i viss utsträckning kan påverkas av att intervjun spelas in, vilket kan utspela sig i nervositet. Alvehus (2013) påpekar att inspelning av intervjuer kan störa intervjupersonen och påverka hur öppen

personen i fråga kan vara. Intervjuaren kan då istället göra avvägningen att enbart förlita sig på sina anteckningar. Risken med att enbart förlita sig på anteckningar från intervjutillfället är att det som intervjuaren skriver ner inte alltid stämmer överens med det som sagts (Alvehus, 2013). Vi valde med godkännande från samtliga informanter, att spela in samtliga tio intervjuer som genomfördes. Inspelningarna hjälpte oss att gå tillbaka för att säkerställa att inga svar tolkats felaktigt eller att viktig information bortsetts från. Vi är medvetna om att det finns en risk att våra informanter kan ha påverkats av det faktum att intervjuerna spelats in. Vi är dock av uppfattningen att inspelningarna inte påverkade informanterna i form av nervositet då samtliga informanter kändes avslappnade och öppna under intervjutillfällena.

Enligt Larsen (2018) kan det inom kvalitativ forskning uppstå en så kallad intervjuareffekt som innebär att intervjuaren påverkar informanten genom sitt uppträdande eller reaktion på informantens svar. Intervjuareffekten kan uppstå när intervjuaren ställer följdfrågor eftersom frågorna omedvetet kan leda informanten i en viss riktning (Larsen, 2018). Vår medvetenhet kring risken av intervjuareffekten har bidragit till att vi i större utsträckning ansträngt oss för att begränsa den. Under intervjutillfällena valde vi att inte ställa ledande frågor samtidigt som vi hade i åtanke att inte ge reaktioner som kunde påverka informanternas svar under intervjutillfällena. För att addera kunskap till vår intervjuteknik samt att säkerställa att vi fått fram relevant information under intervjutillfällena valde vi att sätta oss ner och diskutera vårt tillvägagångssätt efter varje intervjutillfälle. På så sätt kunde vi upptäcka om det var något vi kunde lära oss samt förbättra till nästa intervju.

2.4.4 Presentation av informanter

Nedan följer en kort presentation av informanterna som medverkat i vår studie.

Informanterna presenteras utifrån de urvalskriterier vi satt upp: ålder, kön, befattning och organisation. Vi har gett alla informanter möjligheten att vara

anonyma och samtliga har önskat att vi inte delger deras namn. Med grund i detta har vi valt att benämna informanterna utifrån deras respektive befattningar som sedan har använts som pseudonymer vid fortsatt hänvisning i texten. Ingen värdering har lagts vid informanternas befattningar utan vi har valt att hänvisa till de olika befattningarna för att kunna skilja informanternas röster åt.

Informanter Ålder Kön Befattning Organisation

“Boupptecknings handläggaren”

52 år Kvinna Boupptecknings handläggare

Statlig

förvaltningsmyndighet

“Forskaren” 29 år Kvinna Forskare Universitet

“Företagsledaren” 46 år Kvinna Företagsledare Servicehandel

“Försäkringsutred aren”

60 år Man Försäkringsutred are

Statlig myndighet

“Handläggaren” 24 år Kvinna Handläggare Statlig

förvaltningsmyndighet

“HR-ansvarige” 48 år Kvinna HR-ansvarig Fastighetsbolag

“Kravledaren” 29 år Man Kravledare Spelbolag

“Kundtjänstmedar betaren”

27 år Man Kundtjänstmeda rbetare

Resebolag

“Professorn” 53 år Man Professor Universitet

“Samordnaren” 28 år Kvinna Samordnare Universitet

2.5 Tolkning av data

Under studiens gång har vi intervjuat tio personer utifrån semistrukturerade intervjuer. Detta har föranlett ett omfattande empiriskt material som vi behövt bearbeta. När vi analyserade vår insamlade data utgick vi från de tre begrepp som Jacobsen (2002) anser är viktiga att ha som utgångspunkt vid analys av kvalitativ data; Beskrivning, Systematisering och Kategorisering samt Kombination. Första steget som Jacobsen (2002) lyfter fram är beskrivning.

Beskrivning syftar till att forskaren så noggrant som möjligt ska anteckna intervjuer och samtal för att få en så detaljerad beskrivning som möjligt av det insamlade materialet (Jacobsen, 2002). I likhet med Jacobsen, menar Kvale (1997) att det i en kvalitativ studie är väsentligt för forskaren att överföra intervjun till text för att kunna strukturera och få en överblick av materialet.

För att få en detaljerad beskrivning av vårt insamlade material valde vi, efter att ha fått godkännande av samtliga informanter, att spela in intervjutillfällena samt noggrant anteckna den information som våra informanter delgav. Efter varje intervjutillfälle läste vi tillsammans igenom det insamlade materialet för att sedan ha en gemensam diskussion för att säkerställa att vi uppfattat materialet likvärdigt. Eftersom intervjutillfällena var inspelade hade vi även möjlighet att gå tillbaka och lyssna på informanternas upplevelser för att säkerställa att vi uppfattat deras svar korrekt.

Nästa steg som Jacobsen (2002) lyfter fram är Systematisering och Kategorisering. En viktig del vid analys av kvalitativ data är att sortera och förenkla det insamlade materialet. Sortering och förenkling gör att forskaren kan skapa en överblick över det insamlade materialet (Jacobsen, 2002). Fejes och Thornberg (2019) menar i likhet med Jacobsen (2002) att det i en kvalitativ studie är viktigt att organisera, sortera och finna mönster i den insamlade datan för att den ska bli meningsfull. För att systematisera och kategorisera det omfattande empiriska materialet som framkom vid intervjutillfällena sorterade vi först bort irrelevant information för att sedan identifiera utmärkande

begrepp och mönster som var återkommande under intervjutillfällena och hade relevans för vår forskningsfråga. Det sista steget som Jacobsen (2002) lyfter fram är Kombination som innebär att forskaren identifierar meningar och orsaker för att kunna ta fram de mest intressanta förhållandena. I likhet med Jacobsen framhåller Larsson (2005) att avgränsningar till vissa teman kan bidra till att forskaren får ett bättre helhetsperspektiv av insamlat material.

Utifrån de utmärkande begrepp och mönster som vi identifierat i vårt insamlade material framkom fem övergripande teman som vidare legat till grund för vårt empiri- och analysavsnitt. De teman som ligger till grund för empiri- och analysavsnittet är: Omställningen till distansarbete, Förutsättningar för att arbeta på distans, Sociala aspekter, Frihet under ansvar samt Distansarbete - ett allt vanligare arbetssätt.

2.6 Forskningskvalitet

I kvalitativa studier är trovärdighet ett begrepp som används för att bedöma en studies forskningskvalitet. Trovärdighet kan vidare delas in i fyra delkriterier:

tillförlitlighet, överförbarhet, pålitlighet samt möjlighet att styrka och konfirmera (Guba & Lincoln, 1994). Vi har utgått från dessa fyra delkriterier för att diskutera trovärdigheten i vår studie.

2.6.1 Tillförlitlighet

För att uppnå en tillförlitlig studie har vi under hela vår forskningsprocess följt de regler och riktlinjer som finns avseende hur forskning ska bedrivas. För att uppnå tillförlitliga resultat kräver det enligt Bryman (2018) att forskaren säkerställer att studiens resultat är en beskrivning av den sociala verklighet som deltagarna i studien delgett. Vidare menar han att de människor som varit delaktiga i studien ska kunna känna igen sig i den empiri som återberättas och ha möjlighet att komma med förslag på korrigeringar avseende studiens resultat om så behövs. Under samtliga intervjutillfällen har vi kontinuerligt

ställt kontrollfrågor till våra informanter för att säkerställa att vi gjort en korrekt tolkning av den information de delgett. Efter varje intervjutillfälle har vi skickat en sammanställning av intervjun via mail till den berörda informanten för att säkerställa att vi uppfattat informationen korrekt och för att ta hänsyn till eventuella synpunkter. Det var ingen av informanterna som hade synpunkter på sammanställningen av deras respektive intervjuer. Vi har även valt att i vår text ha med citat från våra informanter för att på bästa möjliga sätt kunna återge deras berättelser.

2.6.2 Överförbarhet

Resultatet av vår studie är baserat på åsikter och tankar från en mindre urvalsgrupp vid en viss tidpunkt och kontext. Urvalsgruppen består av såväl kvinnor som män i skilda åldrar där samtliga arbetar på olika företag.

Överförbarhet handlar enligt Ahrne och Svensson (2015) om i vilken utsträckning som undersökningens resultat kan föras över till andra miljöer och situationer. Det finns svårigheter i att avgöra överförbarheten i en kvalitativ studie. Eftersom kvalitativ forskning strävar efter att skapa djup förståelse inom ett problemområde tenderar undersökningens resultat att framhäva det kontextuellt unika i ett sammanhang (Ahrne & Svensson, 2015).

Enligt Johansson-Lindfors (1993) kan överförbarheten begränsas om studien utgår från en mindre mängd data. Vår studie har utgått från tio informanters åsikter och syn kring hur påtvingat distansarbete kan påverka en individs arbetsmotivation. Vi är medvetna om att det begränsade antalet informanter kan ha påverkat studiens överförbarhet. Däremot anser vi att det gav oss möjligheten att få en djupare förståelse för informanternas tankar och åsikter kring vår forskningsfråga. Något vi har beaktat är att motivation kan skilja sig åt mellan individer och i olika kontexter. Därmed hävdar vi att studiens resultat inte fullt ut är överförbart till andra miljöer och situationer. Däremot kan studiens resultat användas för att finna mönster och gemensamma drag som visar på hur arbetsmotivation påverkas av påtvingat distansarbete.

2.6.3 Pålitlighet

I studiens metodkapitel har vi ämnat att genomgående ge en utförlig beskrivning av forskningsprocessens alla faser samt argumenterat för våra metodval. För att säkerställa en studies pålitlighet krävs det enligt Ahrne och Svensson (2015) att forskaren utförligt redogör för alla forskningsprocessens faser. Det är av yttersta vikt att kunna redogöra för forskningsprocessens alla delar inom den kvalitativa forskningen för att andra ska förstå studiens tillvägagångssätt. Vidare lyfter Ahrne och Svensson (2015) fram att pålitlighet kan förknippas med transparens. De menar att en studie har transparens när författarna genomgående har argumenterat för studiens metodval. Med grund i detta har vi under hela forskningsprocessen varit transparenta i vårt tillvägagångssätt och genomgående beskrivit de svårigheter vi stött på.

Bryman och Bell (2017) poängterar vikten av extern granskning för att kunna bedöma en studies pålitlighet. Ett sätt att införa extern granskning kan vara att ta hjälp av en utomstående part vars syfte är att agera som kritiker till studien.

Under studiens gång har vi mottagit konstruktiv kritik och värdefulla synpunkter från vår handledare, examinator och andra studenter. Vi anser att den konstruktiva kritik vi mottagit under studieprocessen har varit av stor betydelse för att öka studiens pålitlighet.

2.6.4 Möjlighet att styrka och konfirmera

Vi har under vår studie varit medvetna om att vi inte har kunnat vara fullständigt objektiva. Kvale (1997) framhåller att ett helt objektivt förhållningssätt inom samhällelig forskning inte är möjligt. Det krävs att forskare är medvetna om detta för att kunna styrka och konfirmera sin studie.

Vidare beskriver Kvale (1997) att subjektivitet såsom teoretisk inriktning eller personliga värderingar bör undvikas för att forskaren ska ha möjlighet att behålla nödvändig öppenhet och få ny insikt. I likhet med ovanstående, menar Bryman och Bell (2017) att forskaren i en forskningsprocess ska säkerställa

att studien är utförd i god tro, vilket innebär att forskaren inte låtit personliga åsikter och värderingar påverka studien. Likaså ska det vara uppenbart att forskarens teoretiska inriktning inte påverka studien. Vi har under hela vår studie agerat i god tro för att styrka studiens resultat. Det finns en medvetenhet kring att vi till viss del blivit påverkade av vår förförståelse inom ämnet. Vi har i vår studie lagt stort fokus på att undvika förutbestämda meningar, särskild vikt har lagts vid syftet och frågeställningen. Detta för att begränsa subjektivitet och istället vara öppna för att få ny insikt och intressanta infallsvinklar från våra informanter.

2.7 Forskningsetiska frågor

I vår studie har vi beaktat olika etiska aspekter och etiska dilemman som kan uppkomma under genomförandet av studien. Johannessen, Tufte och Christoffersen (2020) menar att det vid genomförande av studier är viktigt att beakta etiska aspekter kopplade till den undersökning som genomförs. Enligt Kvale (2007) kan beaktning av etiska aspekter bidra till väl genomtänkta beslut under forskningsprocessens gång. Vetenskapsrådet (2017) lyfter fram att etiska överväganden och riktlinjer har stor betydelse för forskningens kvalitet och genomförande samt för hur forskningens resultat presenteras på ett ansvarsfullt sätt.

I en publikation från Vetenskapsrådet (2002) presenteras fyra allmänna forskningskrav som ska tas hänsyn till vid planering och genomförande av en forskningsstudie: informationskrav, samtyckeskrav, konfidentialitetskrav samt nyttjandekrav. De framtagna forskningskraven innebär att forskaren är förpliktigad att informera deltagare i studien om forskningens syfte, att deltagandet i studien är frivilligt, att det som delges av deltagarna i studien kommer behandlas med största möjliga konfidentialitet samt att det som delges endast kommer användas i forskningsändamål (Vetenskapsrådet, 2002). För att uppfylla ovanstående forskningskrav valde vi inledningsvis att skicka ut ett

informationsmail till deltagarna i vår studie där vi informerade dem om studiens syfte samt att de hade möjlighet att avbryta sin medverkan under studiens gång. Fortsättningsvis informerade vi deltagarna om rättigheten till anonymitet samt att insamlad data enbart kommer att behandlas och tillämpas till vårt forskningsändamål.

Johannessen, Tufte och Christoffersen (2020) lyfter fram att deltagare i en studie ska ges möjlighet till anonymitet om så önskas. Vidare poängterar de att det i kvalitativa studier är vanligt förekommande att deltagarna presenteras under pseudonym för att inte riskera att deltagarna i studien ska kunna identifieras. Vi är medvetna om att det finns en risk att personlig information som våra informanter delgett kan komma att bli offentlig. Studiens tio informanter blev därför tillfrågade om det ville vara anonyma. Samtliga informanter i vår studie har önskat att vi inte delger deras namn. För att belysa de olika informanternas röster på ett intresseväckande sätt valde vi att använda respektive befattningar som pseudonymer vid hänvisning i texten. Brinkmann och Kvale (2015) menar att anonymitet kan göra det svårt att kontrollera informanternas berättelser eftersom det inte framgår vem som sagt vad.

Eftersom vi benämner våra informanter vid pseudonymer anser vi att det blir tydligt vilken informant som sagt vad och att risken för förvrängning därmed minskas.

3. Teoretisk referensram

Vi kommer redogöra för teori relaterad till distansarbete och arbetsmotivation. Teorin som kommer redogöras för har en koppling till återkommande begrepp och mönster vi funnit i studiens empiriska material.

Med hjälp av teorin kan vi skapa en förståelse för den insamlade empirin, vilket vidare kan bidra till en förståelse för hur individer upplever att deras arbetsmotivation har påverkats av påtvingat distansarbete. Teorin kommer presenteras under fem teman; Omställning till distansarbete, Förutsättningar för att arbeta på distans, Sociala aspekter, Frihet under ansvar samt Distansarbete - ett allt vanligare arbetssätt.

3.1 Omställningen till distansarbete

Mycket av den tidigare forskning som behandlar distansarbete handlar främst om frivilligt distansarbete. Marić och Klindžić (2019) förklarar i deras forskning att när anställda själva efterfrågar distansarbete presterar de bättre vid arbete på distans än vid arbetsplatsförlagt arbete. När distansarbete är självvalt uppvisar de anställda disciplin, självständighet och arbetsmotivation vilket bidrar till ökade prestationer. Mello et al., (2011) hävdar att vissa av fördelarna som finns med distansarbete försvinner när distansarbetet blir påtvingat. De lyfter exempelvis fram att anställda vid påtvingat distansarbete inte längre upplever den form av flexibilitet som de hade gjort om distansarbetet hade varit självvalt. Det grundar sig i att anställda vid påtvingat distansarbete inte kan välja att variera mellan arbetsplatsförlagt arbete och arbete på distans. Distansarbetet blir således en obligatorisk heltidspraxis och balansen mellan arbetsliv och privatliv blir otydlig.

Tidigare har påtvingat distansarbete förekommit vid exempelvis naturkatastrofer och då betraktas distansarbete som ett effektivt sätt för

organisationer att fortsätta sin verksamhet när arbetet inte går att utföra som tidigare (Mello et al., 2011). Savage (2002) menar att distansarbete i samband med en kris, till exempel en pandemi eller en naturkatastrof, gör att den frivilliga aspekten av distansarbete försvinner och att övergången blir hastig och oförberedd. Enligt Donnelly och Proctor-Thomson (2015) kan det saknas organisatoriskt stöd och förutsättningar när implementeringen av distansarbete blir hastig och påtvingad. Vidare menar de att möjligheten till förberedelse kan saknas när övergången sker hastigt. När arbete på distans blir påtvingat behöver anställda anpassa sig i och med att situationen framkommer plötsligt, är obligatorisk och kommer oförberett (Dawis et al., 2000)

Enligt Bommer, Rich och Rubin (2005) kan omställningen från arbetsplatsförlagt arbete till arbete på distans liknas vid en organisatorisk förändring. Wanberg och Banas (2000) förklarar att individer reagerar olika starkt på förändring. Vissa reagerar negativt vid minsta förändring och andra ser förändring som en möjlighet att utvecklas och reagerar därför inte alls.

Antonacopoulou och Gabriel (2001) lyfter fram att förändring kan framkalla emotionella reaktioner hos individer i form av stress, oro och osäkerhet eftersom individerna går från det trygga och normala till något nytt och okänt.

Vakola och Nikolaou (2005) poängterar att organisationsförändringar kan bidra till minskad produktivitet samt att anställda känner osäkerhet. En konsekvens av det kan vara att de anställda upplever bristande arbetsmotivation.

Omställningen från arbetsplatsförlagt arbete till distansarbete har inneburit en stor förändring för många anställda. Harpaz (2002) lyfter fram både för- och nackdelar med distansarbete i sin forskning och menar att en av fördelarna med att arbeta hemifrån är att de anställda slipper tidskrävande och dyra resor till och från arbetet. Resor till och från arbetet kan vara ett stressmoment för många vilka försvinner helt vid arbete på distans. Därmed kan den anställda

lägga mer tid på annat när resor till och från arbetet försvinner. Schur, Ameri och Kruse (2020) menar att anställda blir mindre stressade av inte behöva pendla till och från arbetet vilket har en positiv inverkan på den anställdas produktivitet.

Rutinerna kring arbetet kan skilja sig när arbetet utförs hemifrån istället för från arbetsplatsen och många upplever att de får mer tid för familj och vänner när det planerar och utför arbetet hemifrån (Harpaz, 2002). Vid arbete hemifrån förekommer också, enligt Harpaz (2002) färre distraktioner än vid arbete på arbetsplatsen. På arbetsplatsen läggs det onödig tid på småprat med kollegor i korridorer och vid kaffemaskinen vilket inte sker hemifrån. Hanson (2004) menar att de uteblivna störningsmomenten från kollegor och chef innebär en större produktivitet för den anställda. Enligt Schur, Ameri och Kruse (2020) blir anställda mindre distraherade av kollegor när de arbetar på distans, vilket innebär färre avbrott i arbetet. Major, Verive och Joice (2008) menar i likhet med ovanstående att anställda som arbetar på distans upplever en minskad mängd avbrott under arbetsdagen och ökad arbetsmotivation.

Pyöriä (2011) menar att arbeten som kräver lugn och ro samt stor koncentrationsförmåga lämpar sig bra för distansarbete. Dock menar Conway et al., (2020) att förutsättningen för en ökad produktivitet och effektivitet vid distansarbete är att den anställda inte blir distraherad av saker i hemmet.

3.2 Förutsättningar för att arbeta på distans

Peters et al., (2016) lyfter fram att individuella förutsättningar har en påverkan på individers uppfattning och utförande av distansarbete. Familjestruktur, bostadsyta och teknisk utrustning är exempel på faktorer som kan påverka utförandet av distansarbetet. Även ålder och arbetslivserfarenhet är faktorer som kan påverka. Bjursell et al., (2021) menar att individer har olika förutsättningar för att arbeta på distans. Beroende på boendesituation och livssituation kan det vara flera personer i samma familj som arbetar eller

studerar hemifrån. Relevanta faktorer att se över vid distansarbete är om det finns arbetsytor eller tillräckligt bra internetanslutning i hemmet. Bortsett från individuella förutsättningar, har människor blivit tvungna att lära sig olika sätt för att få distansarbetet att fungera under pandemin (Bjursell et al., 2021).

Kasprzak (2016) poängterar att det är viktigt att anställda som arbetar på distans har en bestämd arbetsyta där relevant utrustning för arbetet finns tillgänglig. Det är även viktigt att informera övriga familjemedlemmar om arbetstider för att undvika störningsmoment. Ytterligare en förutsättning för ett fungerande distansarbete är att den anställda ska ha bra teknisk utrustning och kunskap i hanterandet av denna (Kasprzak, 2016). Enligt Harpaz (2002) kan anställda uppleva att de vid distansarbete saknar arbetsredskap och funktioner såsom administration och stödenheter som annars finns på arbetsplatsen. Även Abrahamsson och Johansson (2013) lyfter fram att avsaknad av teknisk utrustning och funktioner som krävs för att utföra arbetsuppgifter vid distansarbete kan bidra till stress och minskad produktivitet.

Frederick Herzberg skiljer i sin Tvåfaktorteori på hygienfaktorer och motivationsfaktorer. Hygienfaktorer är grundförhållanden som måste vara uppfyllda för att anställda inte ska känna missnöje i arbetet. Enligt Herzberg kan hygienfaktorer bidra till missnöje i arbetet men ger nödvändigtvis inte ökad grad av tillfredsställelse eller motivation. Exempel på hygienfaktorer kan vara fysiska arbetsförhållanden, förmåner och lön (Kaufmann & Kaufmann, 2016). Herzberg (1968) menar att om en anställd känner sig otillfredsställd i sitt arbete kan arbetsgivaren genom förbättringsåtgärder minska missnöjet.

När känslan av missnöje minskar kommer den anställde däremot inte känna sig mer tillfredsställd med sitt arbete. Enligt Herzbergs Tvåfaktorteori är motivationsfaktorer relaterade till arbetets innehåll och kan bidra till arbetstillfredsställelse och arbetsmotivation. Motivationsfaktorer kan exempelvis vara ansvar, större inflytande och utvecklingsmöjligheter inom

organisationen. Arbetsgivare kan arbeta med motivationsfaktorerna för att öka anställdas arbetstillfredsställelse vilket kan bidra positivt till arbetsmotivationen. Trots att en anställd inte känner tillfredsställelse med sitt arbete kommer det inte leda till missnöje (Herzberg, 1968).

Anställda kan uppleva svårigheter med distansarbete eftersom de vid eventuella problem i arbetet inte kan få hjälp i lika hög utsträckning som vid arbetsplatsförlagt arbete (Hultén, 2000). Vid distansarbete kan avståndet mellan arbetsgivare och anställda försvåra kommunikationen och bidra till att de anställda upplever att de inte får stöd i samma utsträckning som på arbetsplatsen (Nakrosiene et al., 2019). Amundsen och Martinsen (2015) konstaterar att stöd och vägledning från arbetsgivaren har en positiv inverkan på anställdas arbetsmotivation. Van der Lippe och Lippényis (2020) beskriver att support och stöttning ger positiva effekter på anställdas upplevelser kring kommunikation vid arbete på distans. Erskine (2012) menar att en god och stabil kommunikation mellan arbetsgivaren och den anställda är en viktig förutsättning för den anställdas arbetsmotivation vid distansarbete. Harpaz (2002) lyfter fram att kommunikation vid distansarbete kan upplevas vara mer energikrävande. Van der Lippe och Lippényi (2020) konstaterar att kommunikationen med kollegor vid distansarbete kan minska. Den minskade kommunikationen kan bero på att anställda anser det vara mer energikrävande att ringa eller maila kollegor istället för att föra fysiska samtal på arbetsplatsen.

Harris (2003) menar att det kan uppstå missförstånd i informationsöverföring när anställda kommunicerar via digitala kommunikationskanaler.

Kroppsspråk, ansiktsuttryck och tonlägen är viktiga faktorer för att undvika misstolkningar vid kommunikation (Baruch, 2000). Genom att arbetsgivaren utvecklar rutiner för hur och när kommunikationen ska ske blir det lättare att undvika att eventuella missförstånd uppstår (Zigurs, 2003). Harris (2003) konstaterar att brådskande arbetsrelaterade problem kan bli svårare att åtgärda

när anställda inte befinner sig på arbetsplatsen eftersom det kan vara svårare att få tag på support när kommunikationen sker via telefon eller mail.

Kommunikation anses vara en viktig förutsättning för motivationsskapande och är avgörande i de organisationer där distansarbete förekommer (Heide, Johansson & Simonsson, 2012).

3.3 Sociala aspekter

Det finns ett antal grundläggande psykologiska behov hos alla individer, ett att nämna är samhörighet. Self Determination Theory belyser samhörighet som ett grundläggande psykologiskt behov som gör att den inre motivationen kan öka. Enligt teorin avser samhörighet en individs känsla av social koppling till andra människor. En individ upplever ofta samhörighet när den känner sig omhändertagen eller när individen känner sig betydelsefull och viktig för andra. Faktorer såsom socialt umgänge och grupptillhörighet är även viktiga för att känna samhörighet. Samhörigheten är betydelsefull för såväl utveckling som välmående hos individen. Behovet av samhörighet kan många gånger uppfyllas på arbetsplatsen med hjälp av kollegor eller stöd från chef. På liknande vis kan brist på stöd och kontakt från kollegor eller chef förhindra individens känsla av samhörighet (Ryan & Deci, 2017).

Många individer som arbetar på distans upplever avsaknad av socialt umgänge från kollegor vilket kan leda till en känsla av isolering (Harris, 2003). Hill et al., (2003) konstaterar att distansarbete kan orsaka en känsla av ensamhet eftersom anställda har minskad social interaktion. Graham och Laurent (2015) fann i sin studie att anställa som arbetar på distans upplever utanförskap och försämrad grupptillhörighet. Nordengren och Olsen (2006) poängterar att det är viktigt för anställda att delta i möten när de arbetar på distans, dels på grund av att de anställda får en känsla av samhörighet och dels för att inte riskera att hamna utanför gruppen och beslutstagande. Bailyn (1988) menar att anställda

att känna samhörighet med arbetsteamet. Människor med stort behov av mänsklig kontakt kan uppleva minskad arbetsmotivation vid distansarbete då de känner sig mer isolerade (Ahmed et al., 2014).

Sociala faktorer såsom kontakt med kollegor kan ha stor påverkan på anställdas upplevelser av distansarbete (Ahmed et al., 2014). Enligt Harpaz (2002) kan anställda som arbetar på distans ofta sakna den dagliga kontakten med kollegor, där de kan prata och utbyta erfarenheter med varandra. Kurland och Bailey (1999) menar att anställda vid distansarbete kan gå miste om viktig interaktion och kommunikation med kollegor som sker på ett mer informellt sätt, exempelvis interaktion vid kaffemaskinen, i korridoren eller i lunchrummet. Bjursell et al., (2021) lyfter fram att ett problem vid distansarbete kan vara att interaktion och kommunikation med kollegor endast sker genom schemalagda möten. Vidare menar de att den spontana interaktionen inte kan schemaläggas och därmed riskerar att gås miste om när anställda arbetar på distans.

3.4 Frihet under ansvar

Omställningen från arbetsplatsförlagt arbete till distansarbete medför stora förändringar för såväl organisationer som anställda. Arbetsgivare bör ha i åtanke att övergången till distansarbete kan komma att påverka individer på olika sätt. En förutsättning för att organisationen ska uppnå positiva resultat är att arbetsgivaren gör övergången så effektiv som möjligt och har potentiella konsekvenser i åtanke (Baruch, 2000). Schur, Ameri och Kruse (2020) menar att distansarbete kan medföra svårigheter för arbetsgivaren att leda och kontrollera sina anställda. I likhet med ovanstående, framhäver Harpaz (2002) att arbetsgivarens förmåga att styra sina anställda kan påverkas vid övergången till distansarbete, eftersom arbetssättet kräver en ledningsstrategi som innebär mindre kontroll än tidigare. Minskad kontroll över sina anställda kan bli en utmaning i de fall arbetsgivaren inte upplever att de anställda presterar som

förväntat (Harpaz, 2002). Avsaknad av fysiska möten gör det dessutom svårare för arbetsgivare att utveckla tillit och förtroende till sina anställda (Yukl, 2013). Vid distansarbete krävs det att arbetsgivaren använder sig av mer flexibla styrtekniker, exempelvis ett stöttande ledarskap med fokus på utfall snarare än utförande (Gerards et al., 2018).

Distansarbete ställer krav på anställdas självdisciplin då det är en arbetssituation som kräver mer ansvar från den anställda när det gäller att utföra sitt arbete (Bjursell et al., 2021). Nordengren och Olsen (2006) menar att en negativ aspekt med distansarbete kan vara passivitet hos anställda.

Passivitet kan utspela sig i att anställda i viss utsträckning undviker att utföra sina arbetsuppgifter. Harpaz (2002) menar istället att distansarbete kan bidra till att anställda har större fokus på sina arbetsuppgifter, vilket har en positiv inverkan på den anställdas produktivitet och effektivitet. Däremot är god självdisciplin hos den anställda en förutsättning för att uppnå dessa positiva effekter. Gerards et al., (2018) fann i sin studie att det finns ett positivt samband mellan distansarbete och medarbetarengagemang. Faktorer såsom resultatstyrning, flexibilitet i arbetsrelationer samt arbetets oberoende av tid och rum är faktorer som har positiv inverkan på anställdas engagemang.

Studien visade även att när engagemanget ökar, ökar även arbetsmotivationen.

Self Determination Theory belyser autonomi som ett av människans grundläggande psykologiska behov som kan påverka en individs motivation.

Autonomi avser en individs behov av att ha möjlighet att själv påverka sina upplevelser och handlingar (Ryan & Deci, 2017). I likhet med Ryan och Deci, förklarar Gagné och Deci (2005) att autonomi är en individs upplevelse av att självständigt kunna påverka och fatta beslut. Nakrosiene et al., (2019) lyfter fram att distansarbete möjliggör att anställda i högre utsträckning kan styra sin egen arbetstid vilket skapar en känsla av flexibilitet och självständighet. Även Mann och Holdsworth (2003) beskriver att anställda får mer frihet och

Vilhelmson och Thulin (2016) menar att distansarbete ökar möjligheten till att anställda kan skapa en bra balans mellan arbetsliv och privatliv. Harpaz (2002) menar däremot att det vid distansarbete är svårt för anställda att skilja på arbete och privatliv. Gränsen mellan vad som är arbetstid och vad som är fritid kan lätt suddas ut när arbetet utförs hemifrån. När arbetet utförs från arbetsplatsen, får arbetsdagen en naturlig start när hemmet lämnas och ett naturligt avslut när arbetsplatsen lämnas. Allvin et al., (2011) menar att den flexibla arbetstiden kan resultera i att individen får svårt att skilja på arbetstid och fritid. Harpaz (2002) poängterar att det finns en risk att flexibiliteten bidrar till att anställda överskrider sina normala arbetstider och arbetar mer än de borde. Hög arbetsbelastning i sig har ingen direkt påverkan på arbetsmotivationen förutsatt att den anställda upplever att den kan påverka när och var arbetsuppgifterna ska utföras. När anställda inte har möjligheten att påverka när och var arbetsuppgifterna ska utföras kan det leda till minskad arbetsmotivation (Van Yperen et al., 2016).

3.5 Distansarbete - Ett allt vanligare arbetssätt

Sedan pandemins start går det att utläsa en kraftig ökning av distansarbete i Sverige. Under 2020 har distansarbete blivit det nya normala arbetssättet (Bjursell et al., 2021). Enligt en rapport från Internetstiftelsen (2020) är majoriteten av de människor som tvingats övergå till distansarbete på grund av pandemin nöjda med det nya arbetssättet. Bjursell et al., (2021) menar att andelen anställda som väljer att kombinera arbetsplatsförlagt arbete med arbete på distans troligtvis kommer öka efter pandemin avtagit. Durst (1999) menar att distansarbete kan bidra till ökad prestation inom organisationer och att arbetsformen ger bättre förutsättningar för att attrahera rätt kompetens.

Distansarbete är ett kostnadseffektivt arbetssätt för organisationer eftersom det bland annat bidrar till ökad produktivitet samtidigt som det minskar de fasta kostnaderna (Durst, 1999).

Enligt Van Lier et al., (2014) lämpar sig inte distansarbete för alla verksamheter eller medarbetare utan beror på vilka arbetsuppgifter som ska utföras. En undersökning om distansarbete och arbetsmotivation utförd av Caillier (2012) visar att arbetsmotivationen minskar när individer arbetar hemifrån mer än två dagar i följd. Detta grundar sig i att medarbetaren vid distansarbete, får minskad kontakt med kollegor och chef vilket resulterar i en känsla av isolering. Rupietta och Beckmann (2018) menar att arbetsgivare bör låta de anställda välja vart de föredrar att arbeta. I likhet med detta anser Bélanger (1999) att distansarbete bör vara frivilligt. När arbetsgivaren inför obligatoriskt distansarbete kan det orsaka missnöje bland de anställda eftersom individer har olika preferenser av hur och vart de vill arbeta. Caillier (2012) menar att vikten av att variera mellan arbetsplatsförlagt arbete och distansarbete är avgörande för att anställda ska få ett socialt utbyte.